ORGANIZAREA COMUNICARII IN INTERIORUL INTREPRINDERII SI IN RELATIE CU MASS-MEDIA

Organizatiile sunt sisteme deschise incluzand subsisteme care comunica intre ele cat si mediul; schimbarile intervenite intr-un sistem influenteaza atat organizatia cat si mediul; schimbarile din mediu determina schimbari in interiorul subsistemelor.

In general, in cadrul organizatiei unul dintre subsiteme, denumit 'relatii publice' are ca sarcina monitorizarea comunicarii in interiorul organizatiei si intre aceasta si mediu.

Functia de management al comunicarii implica activitati de analiza si sinteza a opiniilor subiectilor organizatiei, dar si a subiectilor din mediu, generarea unor concluzii privind conditia publicului, a celor din afara organizatiei astfel ca sa constituie conditia de credibilitate si incredere.

In cadrul activitatilor care vizeaza interiorul sau exteriorul organizatiei, 'publicul', informatiile sunt sistematizate prin cercetarea datelor privind: categorii de public interesat, obiectivele acestor categorii versus propriile obiective, construirea de mesaje prin care sa determine credibilitatea si increderea, evaluarea continua a activitatii dupa fiecare etapa pentru a verifica masura in care obiectivele au fost atinse, daca anumite aspecte au condus la erori sau greseli, etc. Construirea de mesaje pentru toate categoriile de 'public' care pot fi interesate si care pot interesa obiectivele organizatiei.

Principii de baza

In aceste tipuri de activitatii intervin, pentru cei care lucreaza intr-un departament de relatii publice, urmatoarele principii de baza:

comunicarea se ocupa de realitati nu de false probleme (lucrurile care intereseaza in mod real oamenii, ce corespund obiectivelor lor);

orientarea relatiilor publice este catre binele comunitatii nu pentru propaganda;

respectarea eticii profesionale;

respectarea mass media prin intermediul careia se ajunge la public, furnizand doar informatii corecte;

sa aiba o buna capacitate de a comunica pentru ca relatiile publice se situeaza intre organizatie si public, prin acest departament informatia circuland cu dublu sens;

sa foloseasca cercetarea pentru a stabili in mod realist expectatiile, obiectivele, atitudinile 'publicului';

sa aiba o formare multi-disciplinara pentru a putea lucra in grup si sa aiba cunostintele necesare din stiintele sociale;

sa resimta obligatia de a da explicatii 'publicului', sa explice problemele inainte ca acestea sa conduca la o stare de criza.

Pentru cei care lucreaza in relatiile publice, in afara activitatii de monitorizare a informatiilor, intervin in plus si activitati precum: publicitate si reclama, marketing, propaganda etc.

Cele mai eficiente canale de comunicare sunt cele care implica relatii directe, in care factorul uman poate interveni direct. Dialogul fata in fata, urmat de intalniri si conversatii in grupuri mici si convorbiri telefonice sunt astfel de posibile canale de comunicare.

Ca si canale ale comunicarii directe fac parte: purtatorul de cuvant, conferintele de presa, prezentarile, discursurile.

In comunicarea indirecta, canalele de comunicare includ: sistemele tehnologice de informare, comunicatele video, fotografia si filmul.

Purtatorul de cuvant

Purtatorul de cuvant, care se substituie conducatorului organizatiei, trebuie sa faca fata presiunilor celor carora le transmite si presei, gasind solutia optima pentru a demonstra transparenta organizatiei pe care o reprezinta si sa cunoasca mesajul pe care il are de transmis precum si informatiile pe care nu are dreptul sa le ofere.

In cerintele acestei activitatii de purtator de cuvant se includ:

evitarea pasivitatii (presa pune intrebari incomode, deci se cere stabilit din timp un plan al momentelor in care trebuie inclus mesajul);

evitarea intrarii in defensiva (intrebarile urmeaza o dinamica si trebuie puse in asa fel incat sa poti plasa raspunsurile care contin mesajele, chiar daca se fac divagatii);

demonstrarea faptului ca situatia este stapanita (se poate demonstra entuziasmul, alaturi de prezentarea unor atitudini, fapte sau opinii si se explica si de ce anume sunt acestea importante);

se trece constant de la negativ la pozitiv folosindu-se orice ocazie pentru a se transmite mesajul principal;

se incheie intr-o nota pozitiva, subliniindu-se in final capacitatea de a controla situatia.

Prezentarile si discursurile

Vor fi pregatite dinainte. Strategia pregatirii include patru etape:

Regula fundamentala pentru a putea organiza este planificarea si cunoasterea tehnicilor si regulilor implicate in aceasta diversitate de actiuni posibile.

Tehnici de baza

Exista mai multe tehnici de baza si reguli aferente cerute personalului care se ocupa de relatiile public. Dintre acestea unele se adreseaza mai ales conditiei de comunicare directa, fata in fata; altele privesc organizarea informatiei pentru relatia cu mass media.

Tehnica mentinerii comunicarii

Include organizarea si facilitarea comunicarii dintre o organizatie sau subsistem al ei si o populatie tinta prin intermediul unor mesaje care trebuie sa gaseasca o disponibilitate de receptare permanenta).

Pentru a transmite un mesaj el se organizeaza in trei parti distincte: introducere, cuprins, incheiere, indiferent daca este destinat oamenilor dintr-un subsistem al organizatiei prin prezentare ori dialog direct sau presei, radioului, televiziunii.

Organizarea mesajului cere considerarea factorilor:

tipul de consecinte scontat (imediat sau de perspectiva)

gradul de implicare al factorilor emotionali;

caracteristicile cognitive ale destinatarului (stilul inductiv sau deductiv de a prelua informatia);

gradul si nivelul de familiarizare al destinatarului cu subiectul;

conditiile generale in care are loc transmiterea mesajului

Avantaje ale comunicarii directe:

Comunicarea directa, fata in fata, are anumite avantaje fata de comunicarea indirecta, prin mesaje scrise. Prin comunicarea directa transmiterea se poate face mult mai adecvat sondand in interrelatia cu interlocutorul reactia acestuia, discutand aspectele si punctele de vedere comune; prin delimitarea aspectelor in divergenta se poate concentra negocierea doar pe aspectele in dezacord; se pot discuta aspectele practice de desfasurare a unor actiuni viitoare, ale unui contract comun, se poate stabili activitatea de post negociere.

Principalele bariere care intervin in mentinerea comunicarii directe, sau indirecte sunt: factorii perturbatori precum zgomotul, atitudinea mentala gresita, lipsa de atentie fata de mesaj, utilizarea unor cuvinte neadecvate sau improprii, starea emotionala si sau diferentele emotionale intre cel care comunica si cel care primeste mesajul.

Tehnica intrarii in rolul adecvat

In comunicarea unor mesaje, persoana insarcinata cu relatiile publice prezinta activitatea organizatiei, se prezinta pe sine si activitatea pe care o desfasoara. In context este necesar sa controleze impresia pe care o produce mai ales in sensul credibilitatii.

Din aceasta perspectiva se iau in considerare personalitatea interlocutorului(lor) si motivatia specifica, mai ales prin considerarea comportamentului non-verbal, prin gesturi, mimica, intonatie pentru a putea evita subiecte capabile sa conduca la blocaje in comunicare.

Ca tehnica specifica pentru comunicarea directa poate fi exersata tehnica impresionarii pozitive: persoana isi construieste o stare de spirit prin care poate trezi admiratia, increderea, deschiderea celuilalt. Ca reguli de lucru in cadrul acestei tehnici mentale de autosugestie:

evitarea oricarui gand care inhiba si oricarei tendinte critice: 'foloseste-ti propriile resurse';

problemele se abordeaza intr-o maniera constructiva (nu te centra pe aspectele negative, incearca sa atragi atentia asupra a ceea ce se poate construi, a sau a urmarilor pozitive posibile);

tinuta va corespunde situatiei (imbraca-te corespunzator cu situatia data);

este necesara o stare de spirit pozitiva (retrage-te din centrul atentiei daca resimti o indispozitie fiziologica sau psihologica acuta);

riscurile trebuiesc anticipate si trebuie pregatite posibile raspunsuri (asuma-ti si riscuri si insista sa reusesti; anticipa dificultatile, recunoaste punctele dificile, dar insista si pe sansele riscului asumat).

Tehnica negocierii

In cadrul acestei abordari, accentul central este pe disponibilitatea de a castiga a tuturor participantilor prin realizarea unui acord, a unui consens si nu a unei 'victorii' unilaterale. Principalul scop este mentinerea consensului: masura in care interesele divergente se pot transforma si vizualiza ca scopuri comune prin ajustarea flexibila a unor aspecte. Spontaneitatea, promptitudine si abilitatea de a improviza sunt calitati cheie pentru personalitatea celui care negociaza.

Procesul de negociere trebuie pregatit stabilindu-se: lista problemelor care urmeaza sa fie supuse discutarii, clasificarea problemelor de interes comun; subiectele posibile in dezacord.

Strategic, pentru a aborda o negociere de succes, in termenii cererii si ofertei, trebuiesc determinate clar aspectele asupra carora se poate 'ceda', uneori chiar de la inceput: 'asa ar fi corect' (sperand ca celalalt sa observe 'realismul' perspectivei tale).

De asemenea este important sa anticipezi momentele dincolo de care nu are sens sa se continue procesul de negociere, momentele cand intervine 'un punct critic' dincolo de care acordul se poate prabusi. Orice acord verbal trebuie confirmat in cel mai scurt timp posibil in scris.

Tehnica moderarii unor dezbateri generale

Moderarea dezbaterilor generale poate sa aiba ca obiectiv mai multe teme: constatarea de catre participanti a diversitatii solutiilor la aceeasi problema, a diversitatii posibilitatilor de utilizarea a rezultatelor actiunilor anterior desfasurate, evaluarea comparativa a progreselor, etc.

Moderatorul va prefera sa incurajeze prezentarea succesiva a contributiilor tuturor raportorilor, pentru ca doar apoi sa incurajeze dezbaterile generale.

Interventiile sale de moderare se vor concretiza preferential in intrebari si reformulari.

Intrebarile pot fi:

Reformularile pot fi:

Tehnica ascultarii si a interviului

Ascultarea fara prejudecati, cu atentie si observarea interlocutorului constituie aspectele cheie pentru a putea intelege nu numai ce se spune, ci si ceea ce nu se spune. Evaluarea modului de formulare a frazelor, a modului de exprimare si de comunicare, a tonului si gesturilor are ca urmare secundara si incredintarea interlocutorului ca este ascultat.

Organizarea interviului implica ca factori:

scopul urmarit;

clarificarea strategiei care se va adopta pentru a se ajunge la informatia care intereseaza;

care este gradul de detaliere, nuantare care poate fi relevant pentru scopul interviului;

tipul de teme puse in discutie si momentul cand se vor lansa intrebarile care le vizeaza.

Importanta relationarii de tip 'fata-in-fata' in interviu:

permite fiecaruia sa-si formeze o impresie initiala in legatura cu celalalt;

anumite tipuri de informatii despre subiect pot fi obtinute sau validate doar dintr-o intalnire personala.

De exemplu, aspecte privind:

capacitatea subiectului de se auto-exprima oral,

de a participa efectiv intr-un schimb interpersonal,

de a fi vioi, calm, cu tact,

de a intelege si de a se face inteles

date privind impulsivitatea, entuziasmul, nivelul de energie (de obicei, un aspect de baza este cantitatea de efort pe care subiectul o pune in interviu)

obtinerea unei imagini valide asupra auto-perceperii, a ceea ce gandeste despre sine legat de interese, aspiratii, valori personale, cod de conduita, a ceea ce-i place / displace in general, adaptarea la situatii.

Cerinte pentru un cel ce intervieveaza

Interviul nu este o simpla tehnica, intr-o buna masura pare a fi mai degraba o arta. Nu tine numai de ratiune si schimburi rationale de idei, ci include si afectivitate, intuitie, senzorialitate.

Toate aspectele interviului pot fi imbunatatite prin formare, exersare si, mai ales prin practica de intervievare.

Interviul nu este un mijloc de a domina vointa subiectului (interviul este diferit de hipnoza). Scopul interviului este de obtine raspunsuri reprezentative, normale, obisnuite de la subiect, nu de a-i domina si distorsiona conduita. Important este insa si pentru hipnoza, dar si pentru interviu, sa obtii mai intai cooperarea subiectului.

Individualitatea si diferenta de opinii trebuie deplin acceptate si tolerate. In masura in care unele aspecte implicate in interviu pot fi intr-adevar relevante pentru se insista pe clarificari si nuantari ale pozitiilor adoptate.

Numai o atitudine prietenoasa, in care cel care ia interviul sprijina si participa personal, este capabila sa releve intreaga gama de interese, aspiratii, sentimente exprimate, deci intreaga personalitate a interlocutorului.

Interviul cere abilitatea de a-ti disciplina riguros reactiile; o exprimare la intamplare a propriilor tale emotii ar putea tulbura cursul comunicarii si ar reduce cantitatea de informatii exprimate de celalalt.

Interviul include si arta de a fi apreciativ: se cer din partea celui care intervieveaza reactii care sa-l asigure pe interlocutor ca este ascultat atent, ca spune un lucru bun, corect, real, semnificativ. Cel care ia interviu nu trebuie sa reactioneze de genul: 'Asta este cel mai tampit / prostesc / nebunesc lucru pe care l-am auzit vreodata!'. Intr-o situatie de acest gen se poate replica prin: 'Este intr-adevar putin neobisnuit ce imi spuneti, dar foarte interesant, deci mai puteti spune ceva despre acest lucru?'

Cel care ia interviul trebuie sa-si exprime toleranta, interesul pentru punctul de vedere al interlocutorului intr-o mare gama de subiecte exprimate de acesta. Intrebarile trebuie sa dea posibilitatea persoanei sa se exprime, sa-i ceara continuarea raspunsurilor ('nu-i asa?')

Pentru a fi eficient, cel care ia un interviu trebuie sa se centreze pe punctul de vedere al intervievatului. Punctul de vedere al celui care ia interviul sau al organizatiei fiind secundare deocamdata si, atata timp cat se cauta obtinerea de informatii despre interlocutor, acestea nu trebuie direct implicate (sunt gresite exprimarile de tipul: 'Noi dorim', 'Ceea ce ne intereseaza', etc.).

Se cere o sensibilitatea la tonul vocii, la expresivitatea faciala, fata de tot ceea ce ar putea sa indice anxietatea, tensiunea, nesiguranta subiectului. Cand apar astfel de semne directia interviului se va schimba de la obtinerea de informatii spre furnizarea de informatii. Acest lucru implica pozitiv interlocutorul si se poate face prin felicitarea lui pentru un rezultat excelent academic sau un premiu obtinut, sau dandu-i sansa de a pune el insusi intrebari ('Am impresia ca nu am fost prea limpede cu unele din intrebarile mele. Doriti cumva sa clarific ceva pentru dumneavoastra?').

Starea de spirit dupa care se recunoaste un interviu bun: ambele parti sfarsesc simtindu-se stimulati de intalnire, de faptul ca le-a placut si ca le-ar place sa mai stea de vorba impreuna.

Scopul interviului

Un interviu are ca scop general o predilectie privind importanta pe termen lung a celor abordate.

Daca se are in vedere, de exemplu, pe termen lung posibilitatea de imbunatatire a tehnicii de lucru, a organizarii intreprinderii (a produce mai mult, calitate mai buna, costuri mai mici), atunci se pune problema predictiei in termeni mai complecsi prin interviu si a unor aspecte precum:

- cat de mult doreste persoana sa se dezvolte si sa participe efectiv;

- cat de mult este capabil sa se dezvolte si sa participe efectiv;

- cat de realist este fata de sine;

- ce energie are disponibila (motivatie) si ce ambitii are.

Interviul se poate transforma intr-un instrument cu ajutorul caruia se aleg cei mai buni candidati in cadrul unei scheme organizationale pe termen lung. Deci, nivelul si scopurile interviului trebuie sa corespunda scopurilor imediate sau pe termen lung ale managementului organizatiei.

Competenta celui care intervieveaza

Indemanarea in comunicarea fata-in-fata, de obicei, tine de calitati precum: tact, vioiciune, capacitatea de a sesiza timpul si adecvarea raspunsurilor, flexibilitate, abilitatea de a gandi independent, claritatea de expresie, calmul, persuasiunea, sensibilitatea la 'ceilalti'.

Indemanarea si capacitatea de a varia masura presiunii sau ambiguitatii la care poate supune subiectul este unul dintre aspectele cheie:

daca intervievatul se va simti 'sub presiune', sau 'in conditie de incertitudine' nu va avea posibilitatea sa-si exprime competenta;

daca este presat prea devreme sau se simte fortat, relatia de interviu se poate intrerupe brusc.

Deci, trebuie adesea adecvata pentru fiecare intervievat tactica succesiunii intrebarilor sau a modurilor de a le exprima in functie de personalitate intervievatului.

Exemplu de indici semnificativi intr-un interviu de tip selectie profesionala:

Daca se pun intrebari legate de succesul profesional precum cele legate de abilitatea de a face fata unei mari varietati de relatii interpersonale, tactica in testarea acestora va fi de a le evalua de la inceput. Daca, candidatul trece cu succes aceasta etapa se poate trece la alte domenii de evaluare. Insa daca competenta subiectului in acest domeniu nu este importanta pentru scopul examinarii, testul practic poate fi amanat sau chiar lasat de o parte.

Nivelul de energie exprimat prin entuziasm, ambitie, orientarea spre realizari, initiativa, harnicia, ingeniozitatea, impulsul de a se dezvolta pot fi evaluate prin doua tipuri de abordari.

1. Poate fi cercetat nivelul general de activitate pe care un candidat il constientizeaza si il afirma.

De exemplu:

subiectul care are in prezent o slujba de rutina, dar care prezinta o lista intreaga de activitati extra-profesionale; energii pe care nu le foloseste in profesie;

subiectul care are rezultate mereu mai bune decat colegii sai, care creeaza mereu alte proiecte, dar care se simte limitat in postul pe care il are.

2. A doua abordare cere evaluarea eficientei cu care subiectul isi utilizeaza energia (exista variatii largi intre oameni atat in nivelul de energie cat si in eficienta adaptarii la munca respectiva).

Astfel, de exemplu, i se poate cere sa descrie ceea ce a realizat, felul cum lucreaza si si-a obtinut rezultatele; se poate observa direct daca se simte liber sa vorbeasca despre experientele sale si le discuta expansiv si daca realizarile percepute au insemnat un sir de realizari treptate.

In unele posturi, rutiniere, un exces de energie poate fi stanjenitor si trebuie cautata o persoana linistita, relaxata si cu ambitii moderate.

Autoperceperea - felul cum se percepe pe sine si cum percepe lumea este un aspect foarte complex al psihologiei unui om si tine de atitudini si motivatii. Din acest punct de vedere cel mai bun instrument psihologic pentru a evalua datele despre imaginea de sine a unei persoane ramane interviul. Dar numai un psiholog bine antrenat poate ajunge la aceasta profunzime. Mult din ceea ce numim si pare comportament irational, poate fi explicat doar pe seama imaginii de sine a subiectului.

De exemplu:

o femeie ce poarta tocuri foarte inalte este capabila sa indure un disconfort sever pentru a-si satisface imaginea de sine;

cel ce intra intr-o casa in flacari pentru a salva un copil isi poate risca viata pentru a pastra imaginea propriei sale bravuri;

cel ce refuza, chiar cu riscul de a fi dat afara, sa faca o anumita munca pe care o percepe sub demnitatea lui, poate prefera o actiune disciplinara unei atingeri a imaginii sale si nu este, asa cum deseori se interpreteaza, un indice de responsabilitate.

Adesea cunoasterea imaginii de sine a celui intervievat poate fi cheia evaluarii corecte a comportamentului.

Strategii de intervievare

Clasificare larga a interviurilor in directive si nondirective, provine din diferentierea intre strategiile de utilizare a unor intrebari care directioneaza strict fata de urmarirea unor teme fara intrebari stricte, dinainte formulate.

Intervievarea directiva

hinterlocutorul discuta - asemeni clientului in cadrul unei terapii - problema in detaliu cu cel care ia interviul;

h cel care intervieveaza asculta, pune intrebari pana ajunge la o evaluare - diagnostic in care are incredere si apoi opreste interviul;

h cel care intervieveaza isi prezinta opinia si prefigureaza cursul actiunii care urmeaza interviului.

Se presupune ca interlocutorul nu are nevoie sa inteleaga problema.

Intervievarea nondirectiva

Cel care intervieveaza nu furnizeaza o expertiza diagnostica sau un program de actiune. Mai degraba lucreaza pentru a ajuta persoana sa-si clarifice modul de percepere, sentimentele si valorile, pana in momentul final cand acesta va ajunge la o intelegere a problemei sale si va decide asupra actiunilor corective.

Avantaje si dezavantaje in ambele:

Intervievarea directiva:

(+) are meritul ca tine de expertiza si specializare

(+) permite ca punctul de vedere cel mai larg si experimentat sa fie cel care va stabili programul de actiune

(+) conduce spre cel mai bun program de actiune

(-) o expertiza si o diagnoza poate fi gresita

(-) planul de actiune poate fi in detrimentul sau in beneficiul intervievatului

(-)persoanei i se cere sa accepte; iar solutia poate fi simpla sau superficiala, dar eficienta, evolutia depinzand de credinta persoanei in cel care intervieveaza si in sfaturile lui.

Consilierea nondirectiva se sprijina pe capacitatea de intelegere a intervievatului si nu pe increderea in cel cu care vorbeste. Cel care intervieveaza nu trebuie sa emita si sa forteze o explicatie elaborata a problemei, nici nu i se cere sa emita el o solutie la problema. El este doar un ghid a carui functie este de a 'reflecta' sentimentele celeilalte persoane, nu de a le analiza.

Ca avantaje se poate considera faptul ca actiunea se centreaza mai mult pe sentimentele celuilalt si, atata timp cat acestea sunt un criteriu real de succes, este o abordare foarte realista.

Interviul nondirectiv este util ca instrument de investigatie:

in intervievarea directiva doar intamplarea face sa domine, sa devina evidente nevoile, valorile intervievatului;

in intervievarea nondirectiva, rezultatul interviului este in intregime dependent de experienta, perceptiile, valorile intervievatului.

Intervievarea directiva are rol important mai ales in demersul de angajare permitand evaluarea intervievatului in termenii urmatori:

capacitatea de a raspunde

capacitatea de a face fata diferentelor deschise de opinii

capacitatea de a invata de la celalalt

Uneori cel care intervieveaza trebuie sa corecteze, sa modifice perceperile incorecte ale candidatului despre postul respectiv sau institutii, sau sa stabileasca importanta unei anumite atitudini particulare sau a nivelului de expectatii, ceea ce poate cere trecerea in intervievarea de tip nondirectiv.

Cercetarile privind modul in care sunt intelese intrebarile au ajuns la concluzia ca exista aspecte psihologice care se repercuteaza asupra eficientei comunicarii:   

Procese psihice implicate in generarea raspunsurilor la intrebarile despre opinii sau atitudini

Exemplu de intrebare: Ce parere aveti despre situatia X?

		INTREBARE
				COMPREHENSIUNE

 

 

INFORMATIE SEMANTICA SI EPISODICA RELEVANTA

 

REPREZENTARE MENTALA

 

Procesele de evaluare care intervin in elaborarea raspunsului la intrebari de frecventa comportamentala sunt semnificative in considerarea cauzelor unor tipuri de erori in evaluare.

Exemple de intrebari comportamentale: 'De cate ori obisnuiti sa ?', 'Cate tigari fumati intr-o zi?'

Procese de gandire implicate:

Enumerarea episoadelor

Estimari bazate pe reguli

Estimari bazate pe euristici existente

Estimari automate bazate pe un simt genetic al frecventei relative sau absolute

Combinatii ale acestor procese.

Cauzele erorilor de estimare a frecventei:

1. persoanele definesc gresit obiectul studiat, omitand sau incluzand evenimente.

2. persoanele isi amintesc sau estimeaza eronat frecventele

3. persoanele isi distorsioneaza deliberat raspunsul din ratiuni de auto-prezentare sociala.

Tehnica redactarii materialelor pentru mass media

Informatia care va fi inclusa in comunicatele de presa trebuie evaluata in functie de 5 factori: consecinta, interesul, ineditul, proximitatea si proeminenta.

Consecinta se refera la evaluarea relevantei informatiei pentru publicul tinta.

Interesul se refera la gradul de neobisnuit al informatiei, sau la capacitatea de a raspunde unor asteptari si motivatii ale publicului. Ineditul cere evaluarea actualitatii materialului; daca informatia nu este noua in sine trebuie prezentata sub un unghi de abordare diferit de cel deja vehiculat. Proximitatea se refera la relevanta informatiei pentru zona geografica in care se afla publicul ei. Proeminenta se refera la masura in care subiectul articolului implica o persoana publica sau o organizatie importanta.

In redactarea se urmaresc regulile de baza pentru redactarea unui articol de presa: un paragraf bun de deschidere care sa atraga atentia si interesul; gramatica corecta; identificarea corecta a persoanelor care apar in articol si, in masura in care sunt prezentate fragmente de interviu, acestea trebuie corect citate.

Tehnica luarii de pozitie

Luarea de pozitie intervine in masura in care un eveniment anume afecteaza interesele organizatiei, sau un eveniment a carui pregatire este anuntata ca sigura, ori exista o conditie de disputa. O luare de pozitie analizeaza o problema importanta pentru auditoriu subliniind cat mai multe argumente in sprijinul intereselor auditoriului, incercand sa transeze disputa in favoarea acestuia.

Luarea de pozitie este predominat persuasiva argumentatia avand scopul de a dezvolta si face vizibil punctul de vedere al auditoriului, interesele sale fiind evidente atunci cand sunt puse in legatura cu evenimentul care a generat luarea de pozitie. Auditoriul fiind, in situatia data, fie membrii organizatiei, fie acea secventa din public interesata de problema.

Redactarea se va realiza in asa fel ca sa convinga in primul rand redactorul care va mediatiza comunicatul de corectitudinea argumentelor si de interesul public al informatiei.

Structura unei luari de pozitie: introducerea, prezentarea fondului problemei, discutarea fatetelor problemei, sublinierea clara a pozitiei membrilor organizatiei sau a publicului tinta in problema data, motivatia si sugestiile privind un plan de actiune in problema respectiva.

In argumentarea luarii de pozitie se argumenteaza pozitia cu citate din surse credibile (autoritate recunoscuta si fara interese materiale comune cu auditoriul tinta); se utilizeaza rationamente inductive si deductive; se examineaza punctele forte si punctele salbe ale actiunii sau situatiei contrare intereselor auditoriului tinta; se incearca anticiparea intrebarilor, indoielilor si posibilelor aspecte de neincredere ale auditoriului.

Redactarea va prezenta succint problema si aspectul principal al disputei; se scrie intr-o maniera pozitiva nu defensiva; se selecteaza pentru convingerea auditoriului informatii faptice, verificabile; este inclusa informatia de fundal relevanta; cand este necesar se identifica sursele; se iau in considerare toate fatetele problemei; se ofera o solutie, un posibil mod de rezolvare sau de actiune.

Editorialul poate contine o luare de pozitie. Editorialul are rolul de a comunica auditoriului tinta un punct de vedere transant, fara interventia unui redactor. In redactarea editorialului se utilizeaza urmatoarea lista de control:

concentrarea pe o singura idee principala;

utilizarea, ca semnatura pentru articol cu acordul persoanei in cauza, numele persoanei celei mai competente in legatura cu subiectul; alaturi de numele autorului se adauga numele organizatiei;

editorialul nu trebuie sa fie transformat intr-o scrisoare promotionala;

se examineaza si posibilitatea de a scrie la persoana intai, (pentru a sublinia autenticitatea);

se folosesc exemple concrete pentru orice incercare de generalizare;

se va adauga 'in exclusivitate pentru' canalul mediatic respectiv.

Pregatirea comunicatului de presa

Comunicatele de presa cuprind si informatii neprelucrate precum cele care se refera la numirea in functie, infiintarea unui departament, prezentarea unui eveniment. In comunicatele de presa, paragraful final trebuie sa dea informatii de reper foarte precise.

In structura comunicatului de presa intervin urmatoarele puncte obligatorii:

numele clientului si coordonatele sale publice; termenul de difuzare; data; titlul relevant care sa indice redactorului subiectul articolului;

locul de unde provine articolul (se lasa spatii albe pe pagina pentru ca redactorul sa poata face adnotari si sa dea un titlu articolului); aliniatele trebuiesc marcate iar textul se scrie la doua randuri;

continutul; primul paragraf, obligatoriu va cuprinde cele mai importante elemente ale stirii - paragrafele si frazele sunt scurte, punctuatia simpla, pentru a fi usor de urmarit si inteles, nu se foloseste un stil inflorat, sau referinte literare; paragraful final; informatii suplimentare care cuprind si numele persoanei careia i se poate adresa reprezentantul presei pentru a obtine de date in plus).

Criteriul principal de calitate al unui comunicat de presa este precizia.

Cand se scriu mai multe pagini, in josul fiecareia in afara ultimei se scrie 'continua'.

Ca tipuri de comunicate de presa sunt delimitate 4: anunturi, stiri scurte, replici si prezentari.

Anunturile sunt mai mult luate in considerare cu cat informatia noua pe care o aduc raspunde mai adecvat interesului public si, cel putin in prezentare, este mai departata de un continut pur publicitar.

Stirile scurte apar in situatia in care exista o situatie de criza la nivelul celui caruia i se adreseaza: o pana de curent, o explozie la o uzina, un accident de alt tip, starea sanatatii unei persoane cu importante functii oficiale, etc.

Replicile contin informatii specifice ca raspuns la presiunea opiniei publice la intrebarile formulate direct sau indirect de presa sau la acuzatii.

Prezentarile, prin continutul lor informational au valoarea unei stiri, dar sunt ceva mai ample; se discuta unghiurile de vedere, se poate problematiza informatia, se poate modela articolul pentru a putea sensibiliza publicul unei anume publicatii, sau al unui post de radiu sau TV.

Distribuirea comunicatelor de presa se face prin posta, e-mail, telefax, telex, telegrama.

Redactarea comunicatelor pentru presa scrisa se poate realiza urmarind un ghid privind continutul, stilul si limbajul, formatul

Continutul:

Stilul si limbajul:

Format:

Comunicate pentru presa audio - vizuala

Regulile de verificare prezentate pentru presa scrisa sunt valabile si pentru comunicatele destinate audio-vizualului.

Ca aspecte specifice legate mai ales de conditia acestui comunicat de a fi ascultat, trebuie urmarite: expectanta auditoriului, sonoritatea discursului si dinamismul prezentarii informatiei.

Crearea expectantei se refera la faptul ca introducerea trebuie sa determine auditoriul sa se astepte si sa stie ca urmeaza una sau mai multe informatii interesante.

Sonoritatea se refera la faptul ca frazele trebuie sa fie clare si sa sune atractiv, cursiv.

Dinamismul se refera la un anume grad de dramatizare astfel ca fraza sa permita, prin cuvintele folosite, o citire nuantata a frazelor.

Un text a carui lectura dureaza aproximativ 30 de secunde nu poate cuprinde mai mult de 4 - 5 randuri.

Dosarul de presa

Scopul pentru care se realizeaza aceste dosare de presa este de a permite jurnalistilor sa poata cuprinde atmosfera evenimentului la care participa.

Dosarul de presa cuprinde:

scrisoare adresata unui anume redactor, nominal;

unul sau mai mute comunicate de presa;

lisata ce cuprinde fapte semnificative, care pot sa descrie contextul in care are loc evenimentul dat; materialul, denumit lista faptica, este folosit mai ales in cazurile in care informatia completa ar putea face comunicatul de presa prea lung si prea tehnic; lista faptica poate fi, la limita, cea mai simpla forma de dosar de presa;

lista de sugestii ce ar putea fi folosite de redactor in cazul in care nu doreste sa foloseasca textul comunicatelor de presa ca atare;

un text cu informatii de fundal, care adauga informatii ce pot argumenta, sustine, detalia informatiile de baza din comunicatul propriu-zis.

de asemenea, fotografii, dischete, pixuri, insigne, afise, mici obiecte de promovare care pot constitui o sursa de reamintire a evenimentului, asigurand si posibila legatura pentru contactele viitoare.

Conferinta de presa

Conferinta de presa implica participarea unor reporteri si conducerea unui interviu de grup, fiind cel mai bun mijloc de a crea transparenta interpersonala.

Poate fi o ocazie pentru ca diferite canale de informatie sa manipuleze opinia publica conform unor interese restranse (politice, economice etc.).

In mod normal, conferinta de presa se convoaca cand exista ceva important de anuntat sau cand solicitarile presei sunt prea disparate si numeroase pentru a putea fi tratate separat.

Strategia organizarii si pregatirii unei conferinte de presa include:

alcatuirea unui material complet care precizeaza in mod necesar pentru cei invitati: data, ora, subiectul, locul de desfasurare, posibilitatile de a se ajunge in locul conferintei si, daca este necesar, cerintele de legitimare; materialul in sine poate sa fie sub forma unui comunicat de presa in intregime sau a unei liste de informatii relevante;

declaratia trebuie evaluata si din perspectiva intrebarilor posibile si a raspunsurilor ce pot fi date;

se pregatesc materiale tiparite pentru a fi distribuite (astfel aveti certitudinea ca datele vor fi corect inregistrate);

se pot pregati si materiale grafice

Comunicatele video

Comunicatele de presa video sunt destinate canalelor de televiziune; sunt utile in masura in care ofera o informatie cu valoare de stire care nu poate fi obtinuta pe o alta cale. Au ca subiect evenimente deosebite, de regula de interes pentru public, evenimente interne din cadrul unor mari organizatii, urari. Ele trebuie construite de specialisti.

In construirea lor intervin urmatoarele reguli specifice:

ancorarea in realitate, abordarea numai a unor subiecte de interes public;

informarea corecta a publicului;

se indica modul cum subiectul respectiv il afecteaza pe spectator;

se includ imagini si grafice interesante;

credibilitatea poate fi construita si prin includerea unor interviuri cu personaje cheie pentru subiectul respectiv, spectatori obisnuiti sau specialisti in tema data;

nu se va abuza de comercialism pentru ca nu trebuie transformat in clip publicitar; nu se poate exagera in referintele la client;

materialul trebuie sa fie scurt ( ca durata medie, 90 de secunde);

faptele trebuie prezentate corect, opiniile exprimate trebuie sa fie atribuite cuiva;

se va folosi tehnologia acceptata de postul de televiziune respectiv.

Organizarea discursului

Strategia de organizare a discursului care trebuie sa aiba in vedere toate cele 5 probleme prezentate mai jos:

In rezumat, regula celor 5 'C': pe Cine reprezentati?, Ce efect doriti sa aiba discursul?, Cat cunoaste publicul despre subiect?, Cum urmeaza sa realizati efectiv comunicarea?, Cand veti comunica - adaptarea mesajului la dispozitia publicului si caracteristicile situatiei respective).

Pregatirea prezentarii include si realizarea unui suport scris; acest lucru este important mai ales in situatia unor mesaje dificile, cu argumentare treptata, construita in trepte, sau pentru a realiza o cuvantare.

Pe o prima pagina va trebui sa punctati clar aspectele specifice legate de cele 5 puncte de mai sus.

O a doua etapa este notarea pe fise a punctelor si subpunctelor pe care intentionati sa le dezvoltati. Organizati logic succesiunea, sectiune cu sectiune.

Nu uitati, in masura in care ati reusit sa identificati clar obiectivul, dar si motivatiile auditoriului, organizarea trebuie sa tina seama de modul cum succesiunea expunerii raspunde la aceste dominante.

Echilibrati tonul si nivelul limbajului. Nu uitati sa utilizati expresii favorite, simboluri specifice, exemple concrete pe inteles.

In pregatirea unui discurs puteti trece prin urmatoarele actiuni:

Daca la inceput este nevoie de organizarea scrisa a discursului si uneori de citirea unora dintre punctele mai dificile, treptat aceste puncte si subpuncte, aceasta strategie de care vorbeam ceva mai inainte trebuie sa fie lasata acasa, in culise, 'la spate'.

Pentru detalii puteti consulta in Anexe, Ghidul nr. II: 'Etape in organizarea discursului'.

Un profesionist isi organizeaza expunerea si ideile dupa aceleasi principii, dar vorbeste liber. Incercati sa expuneti liber ideile inregistrandu-va pe caseta si apoi sa va ascultati. Incercati sa identificati ticurile de vorbire, punctele nevralgice ale discursului ca si cand ati face parte din auditoriul pentru care l-ati organizat. Identificati-va punctele tari si cele mai slabe. Remediati-le acasa. Repetati.

Dupa multe repetitii, treptat veti ajunge sa nu aveti nevoie de toata aceasta 'punere in scena' pentru a putea vorbi liber si convingator. Veti deveni profesionist.

Reguli pentru utilizarea suportului audio - vizual:

Etape in organizarea discursului

Urmariti cu atentie etapele prezentate mai jos si, atunci cand incepeti sa lucrati la o cuvantare, chiar si la o banala 'luare de cuvant' sau la o prezentare in fata unui angajator, incercati sa va ordonati ceea ce veti spune si cum o veti face in functie de aspectele prezentate in pasii ghidului de mai jos.

1. Auditoriul

1.1. Descrierea auditoriului: Cine? Cati?

1.2. Auditoriul este motivat de: Care sunt lucrurile care atrag profesional auditoriului. Mai sunt alt tip de 'motivatii' care sunt specifice situatiei prezente?

1.3. Auditoriul este motivat si de: Care sunt atractiile personale ale auditoriului? Exista un anumit specific al acestora?

1.4. Ce doriti sa faca auditoriul: Ce doriti sa faca dupa ce ati terminat de vorbit?

2. Strategia discursului

2.1 Conceperea discursului: Folositi aspectele care atrag profesional auditoriul pentru a-i capta interesul si a se alatura obiectivului urmarit, respectiv evaluati in ce masura, prin ceea ce spuneti, puteti raspunde unor expectatii profesionale sau personale ale auditoriului.

2.2. Aspecte care sa va sustina discursul, dovezi: Materiale vizuale si sau prezentarea unor antecedente, unor exemple practice, etc.

3. Tema discursului

Tema: Formularea clara a temei si a implicatiilor ei posibile

4. Tonul

Se evalueaza si se stabileste tonul care se va folosi in discurs sau in diferitele faze ale prezentarii (insufletit, serios, insistent, prevenitor, emotionat etc.)

5. Subiectul

va parcurge prezentarea urmand pasi distincti:

5.1. Enuntarea temei; sunt incluse si sublinieri (memento-uri) privind unele note personale de tipul: comportament (zambeste, postura energica), glume sau explicatii. Pentru deschiderea propriu zisa nu exista reguli (de exemplu, uneori se prezinta direct obiectivul care va fi argumentat, alteori se incepe printr-o captare a atentiei si interesului).

5.2. Argumentarea: punctul I; primul aspect de sprijin; al doilea sprijin si trecerea spre

5.3. Punctul II al argumentarii; primul aspect de sprijin, al doilea aspect de sprijin si trecerea spre

5.4. Punctul III al argumentarii; primul aspect de sprijin; al doilea aspect de sprijin si trecerea spre (etc.)

5.5. Concluzie: declararea obiectivului si reiterarea temei in final.