PLANUL DE AFACERI

Ce contine un plan de afaceri

In general, un plan de afaceri cuprinde urmatoarele capitole:

Rezumatul Executiv

Rezumatul Executiv (Executive Summary) este denumirea consacrata pentru capitolul cu care incepe un plan de afaceri, si care este de fapt un rezumat al acestuia. Cel care citeste un plan de afaceri se uita intai pe Rezumatul Executiv, pentru a vedea daca merita sa citeasca si restul.

Rezumatul Executiv acopera pe scurt toate punctele principale ale planului de afaceri. Uneori este conceput primul, servind ca ghid pentru a redacta restul planului de afaceri, alteori este scris ultimul, luand informatiile principale din celelalte capitole.

Compania, strategia si managementul

Acest capitol descrie intreprinderea (tipul firmei, obiectul de activitate, data infiintarii, forma juridica, un scurt istoric al firmei etc.), strategia de dezvoltare si echipa de management.

Piata

In acest capitol indicati cine este cumparatorul-tinta al produselor Dvs., care este piata, cat de mare este, care sunt segmentele importante de piata, cum evolueaza, care este concurenta, care sunt principalii factori care influenteaza achizitiile, ce pozitie aveti pe aceasta piata etc.

Produsul sau serviciul

Acest capitol contine o descriere detaliata a produsului sau serviciului prestat de companie (caracteristici, calitate, eventual o fotografie a unui prototip etc.), daca punerea la punct a procesului de productie este finalizata si cat mai dureaza, cum va fi fabricat produsul si la ce cost, service-ul, controlul calitatii etc.

Vanzarile si promovarea

Acest capitol descrie metodele de vanzare, canalele de distributie, cum sunt instruiti agentii de vanzari si ce ajutor le este acordat (brosuri, publicitate etc.).

Informatii financiare

Acest capitol cuprinde declaratii predate anterior si previziuni pe 3-5 ani privind bilantul, contul de profit si pierdere si fluxul de numerar. Daca scopul planului de afaceri este obtinerea finantarii, acest capitol trebuie sa cuprinda de asemenea cererea de finantare (suma fondurilor necesare si cum vor fi utilizate), precum si modalitatea prin care investitorii isi vor recupera banii (cand si cum).

Anexe

Contin detalii suplimentare, cum ar fi: CV-urile complete ale managerilor, taieturi din ziare cu reclame anterioare ale firmei, articole din presa la care se face referinta in planul de afaceri, rapoarte de piata etc.

Descrierea companiei in planul de afaceri

Cel care citeste planul de afaceri trebuie sa obtina din acest capitol o imagine asupra situatiei companiei per ansamblu si asupra potentialului ei de dezvoltare.

Acest capitol va cuprinde:

. Tipul firmei - angrosist, detailist, producator, prestari servicii etc.

. Obiectul principal de activitate. Cand descrieti compania Dvs., nu-i aplicati o eticheta din doua cuvinte care nu spune nimic. Ganditi-va ce avantaje oferiti clientilor. De exemplu, daca editati ziare pentru intreprinderi, cum v-ati prezenta, drept "o editura" sau ca "ajutati marile companii sa comunice informatiile importante clientilor si potentialilor clienti"?

. Daca este o intreprindere noua sau daca este deja renumita, data si povestea infiintarii ei etc. Daca sunteti o intreprindere mai veche, includeti o scurta istorie a firmei si citati cifrele anterioare de vanzari si de profit. Daca ati avut pierderi sau alte dificultati, explicati de ce, si ce masuri ati luat pentru a le corecta.

. Structura legala (SRL, SA, asociatie). Cati actionari si cati angajati are.

. Pe scurt, caror nevoi de piata raspundeti, cine sunt clientii, cum se vor vinde produsele sau serviciile.

. Strategia si obiectivele firmei. De exemplu, strategia unei intreprinderi poate fi dezvoltarea la o rata anuala de 20% si reducerea rotatiei personalului sub 15%.

Un alt mod de abordare a acestui capitol implica impartirea lui in trei sectiuni: trecut, prezent si viitor.
In prima sectiune veti indica cand a fost fundata compania, care au fost principalele realizari si nerealizari etc.
In cea de-a doua sectiune veti descrie situatia prezenta (ce produse ofera, cati angajati are, ce pozitie detine pe piata, ce tendinta au vanzarile etc.).
In cea de-a treia sectiune veti descrie obiectivele companiei, planurile de noi produse sau noi piete etc.

Echipa de management

O echipa de management buna poate transforma chiar si o idee mediocra intr o intreprindere profitabila. Echipele puternice de management se muta de la o idee de afaceri la alta, demarand si conducand noi si noi companii prospere.
Din contra, echipele slabe de management nu pot mentine nici macar o companie foarte profitabila si cu o pozitie privilegiata pe piata.

Din acest motiv, experienta, talentul si integritatea managerilor si a fondatorilor unei intreprinderi sunt chestiuni de interes maxim pentru furnizorii de capital.

Capitolul despre managementul intreprinderii trebuie sa descrie biografia fiecarui manager (studiile, experienta de munca, locurile de munca anterioare, aptitudinile etc.), precum si responsabilitatile actuale. Puteti include si o organigrama a intreprinderii.

Un alt aspect foarte important este ca membrii echipei manageriale sa aiba aptitudini complementare. In cazul in care din echipa manageriala lipsesc anumite aptitudini (de exemplu nu aveti un director de marketing), va trebui sa recunoasteti acest lucru (ceea ce va demonstra investitorilor ca ati analizat cu grija necesitatile firmei si echipa manageriala prezenta) si sa precizati cand si cum veti selecta oamenii care va lipsesc.

Daca in capitolul despre companie nu ati dat detalii despre numarul de angajati, contractul colectiv de munca, conditiile de angajare, structura de proprietate a firmei etc., le puteti include in acest capitol.

Biografia fiecarui manager

Pentru a prezenta calificarile fiecarui manager, dar fara a dezorganiza planul de afaceri, va sugeram urmatoarea varianta:

In capitolul despre companie si echipa de management, includeti un paragraf sau un C.V. concis (de o jumatate de pagina. de ex.) despre fiecare persoana cu functie de conducere (locurile de munca anterioare si experienta profesionala, realizarile si studiile).

La sfarsitul planului de afaceri, in anexa, prezentati cate un C.V. complet pentru fiecare manager, dand inclusiv informatiile necesare pentru luarea de referinte. Fiecare C.V. trebuie sa cuprinda informatii detaliate despre locurile de munca anterioare (functia, firma, data angajarii, motivul transferului), unitatile de invatamant, diplomele obtinute etc.

C.V.-ul trebuie sa ilustreze de asemenea personalitatea fiecarui membru de conducere. Puteti include organizatiile la care este membru, hobby-urile si activitatile preferate in timpul liber.

Sugestii practice

. Asigurati-va ca aveti acoperite principalele domenii ale managementului - marketing, vanzari (inclusiv relatii cu clientii si service), productie, asigurarea calitatii, cercetare si administrare. Nu este obligatoriu sa aveti cate o persoana pentru fiecare domeniu, dar trebuie sa aveti oameni care sa-si poata asuma aceste responsabilitati.

. Pentru posturile neocupate la data redactarii planului de afaceri, descrieti aptitudinile si experienta necesare candidatilor.

. Dati detaliile despre manageri in ordine invers cronologica (incepeti cu aspectele cele mai importante). Nu faceti greseala sa incepeti prezentarea cu absolvirea facultatii si sa o incheiati cu experienta profesionala recenta.

. Diplomele si gradele in domeniul afacerilor si dreptului sunt evaluate in mare parte dupa institutia care le-a acordat, deci daca mentionati persoane cu MBA, indicati si la ce universitate le-au obtinut.

. Accentuati succesele anterioare ale echipei de management si recunoasteti greselile. Nimic nu dauneaza mai mult increderii ca ascunderea adevarului (un faliment anterior, un proces pentru incalcare de contract etc.). Fiti sigur ca vor fi facute verificari nu numai despre intreprindere, dar si despre fiecare membru de conducere!

Vanzarile si promovarea

Acest capitol al planului de afaceri descrie strategia pentru ca clientii sa cumpere produsele sau serviciile Dvs. Este punctul slab al multor planuri de afaceri, deci va trebui sa-i acordati atentie speciala, mai ales ca vanzarile sunt punctul central al unei afaceri.

Descrierea procesului de vanzare trebuie sa acopere doua aspecte: metodele de vanzare si promovarea.

Metodele de vanzare

Descrieti canalele de distributie pe care le aveti la dispozitie si cum le veti utiliza. Cum ajung produsele la utilizator - metoda de distributie si vanzare - este un aspect foarte important al planului de afaceri. Trebuie sa demonstrati ca aveti posibilitatile si cunostintele de a pune produsele la dispozitia cumparatorilor.

Veti vinde direct clientilor? Veti utiliza agenti de vanzari, distribuitori? Planificati sa va dezvoltati o retea proprie de reprezentanti de vanzari? Care este eficienta prevazuta a vanzarilor (de exemplu, de cate telefoane va fi nevoie in medie pentru a obtine o comanda)? Cat de mare va fi comanda medie? Cum va plati clientul - la primire sau la un anumit timp de la facturare? Ce comision veti acorda? Veti permite distribuitorilor sa returneze produsele nevandute intr-un interval de timp specificat?

Indiferent cum veti vinde produsul sau serviciul, angajatii de la vanzari au nevoie de instruire, de brosuri care descriu produsele etc. Distribuitorii au nevoie de toate acestea, plus modele de demonstratie. Si, poate cel mai important lucru, toti cei implicati in vanzari au nevoie de stimulente.

Pentru a fi eficiente, acestea trebuie sa fie echilibrate si clar explicate. Ele pot constitui atat prime in bani, cat si avantaje de alta natura. Vanzarea este una dintre cele mai dificile sarcini in afaceri si munca poate fi foarte demoralizatoare fara stimulentele corespunzatoare.

De asemenea, in acest capitol trebuie sa precizati daca aveti in vedere exportul. Exista piata pentru produsele Dvs. in afara tarii? Daca da, aveti in vedere sa vindeti pe acea piata? Aveti in plan sa utilizati agenti si distribuitori din strainatate, sau veti infiinta o sucursala?

Sugestii practice

. Nu presupuneti ca un canal de distributie va acorda produselor Dvs. timp egal de vanzare. Poate fi necesar sa concepeti o modalitate de stimulare a distribuitorilor care sa incurajeze reteaua de distributie sa promoveze produsele Dvs.

. Nu presupuneti ca efortul de vanzari poate fi realizat in timp scurt si la costuri reduse. De regula nu este cazul. Va trebui sa prevedeti perioade de acomodare, ca reprezentantii de vanzari sa se familiarizeze cu produsele si cu teritoriul.

. Nu confundati vanzarile cu marketingul. Marketingul este stiinta de a identifica o nevoie si apoi de a o satisface cu un anumit produs sau serviciu. Vanzarile privesc convingerea potentialilor clienti sa cumpere produsul sau serviciul Dvs.

Promovarea

Campania de reclama si promovare este modul cum comunicati informatii despre produsul sau serviciul pe care-l oferiti.

Acest capitol trebuie sa includa o descriere a tuturor mediilor publicitare pe care le veti folosi - ziare, reviste, radio si TV, internet, anuare, etc. - ca si programul Dvs. de relatii publice, materialele de promovare si vanzari (brosuri, fise tehnice ale produselor etc.), designul ambalajului, participarea la targuri si expozitii etc.

Anumite produse si servicii (bunurile de larg consum, sau serviciile de transport) au obligatoriu nevoie de reclama, dar planul de publicitate va trebui sa ia in calcul disponibilitatea produsului Dvs.
Nu faceti reclama la produse cu mult timp inainte de a fi disponibile, pentru ca clientii vor fi nemultumiti daca nu pot obtine produsul imediat si concurenta va fi anuntata din timp de intentiile Dvs.

O alternativa foarte atragatoare la publicitate sunt relatiile publice, deoarece implica costuri mult mai reduse. Editorii de ziare si TV sunt intotdeauna in cautare de stiri mai mult sau mai putin senzationale despre noi produse.

Daca va descrieti oferta intr un mod interesant pentru audienta, editorii s-ar putea sa se decida sa publice gratuit stiri despre compania Dvs. In functie de produsele sau serviciile pe care le oferiti, acestea pot aduce mai multe vanzari chiar decat publicitatea platita.
In plus, stirile care apar in mass-media sunt foarte valoroase pentru modul cum este vazuta compania sau produsele ei de catre public.

Sugestii practice

. Asigurati-va ca tacticile de reclama si promovare sustin metodele de vanzare. De exemplu, daca utilizati reprezentanti de vanzari, va trebui sa descrieti ce materiale de promovare le veti furniza.

. Daca se poate, includeti mostre sau exemple pentru a ilustra prezentarea tacticilor promotionale. Daca aveti o copie a unui anunt pe care l ati publicat, sau o macheta a unui anunt pe care planuiti sa-l publicati, includeti-o in anexe.

. Un ambalaj unic pentru produsele Dvs. este de asemenea o tactica promotionala esentiala. Probabil veti dori sa prezentati avantajele designului ambalajului produselor Dvs., si sa includeti o mostra in planul de afaceri.

. Daca aveti un plan pentru relatii publice, anexati o copie a articolelor pe care doriti sa le difuzati in mass-media si o lista a publicatiilor, posturilor etc. la care intentionati sa le distribuiti.

. Daca participarea la targurile comerciale face parte din strategia Dvs. de promovare, includeti un program de participare in care enumerati expozitiile la care veti lua parte. Nu uitati sa explicati de ce ati ales respectivele targuri.

Informatii financiare

In acest capitol va sustineti afirmatiile anterioare cu cifre si formulare financiare, pentru a dovedi viabilitatea afacerii si siguranta investitiei. De asemenea, in acest capitol indicati ca ati evaluat riscurile posibile.
Daca planul este intocmit pentru obtinerea finantarii, el trebuie sa cuprinda urmatoarele sectiuni:

Riscuri Declaratia de flux de numerar
. Bilantul
. Cont de profit si pierdere
. Necesitatile de finantare si modul de rambursare
. Cheltuielile
. Analiza pragului de rentabilitate; analiza senzitivitatii

Declaratiile financiare ale firmei sunt partea centrala a capitolului de informatii financiare. Ele prezinta atat rezultatele anterioare ale firmei cat si previziunile.
Pentru o companie mai veche, potentialii investitori vor dori bilanturile, conturile de profit si pierdere, declaratiile de flux de numerar pe ultimii trei ani si previziunile pe urmatorii cinci ani.

Previziunile privind fluxul de numerar si contul de profit si pierdere trebuie detaliate pe luni pentru primii doi ani; dupa aceea, pot fi impartite pe trimestre. Previziunile de bilant trebuie impartite cel putin pe trimestre pentru primii doi ani si pe ani dupa aceea.

Previziunile peste cinci ani sunt considerate speculative si nu au folosinta practica.
Previziunile sub trei ani nu sunt suficiente pentru evaluarea potentialului companiei.

Pentru companiile noi, care cauta capital de pornire, pot fi de ajuns previziunile de vanzari si lista costurilor de productie, vanzare si administrative. In alte situatii, pot fi necesare mai multe informatii financiare; de exemplu, daca vor fi investite sume semnificative in mijloace fixe, va trebui sa furnizati o lista a achizitiilor pe care le anticipati.

Intocmirea acestor declaratii necesita experienta in finante si contabilitate. Pentru a fi credibile, ele trebuie sa corespunda cu tendintele anterioare ale firmei si cu informatiile prezentate in restul planului de afaceri, precum si intre ele, in privinta vanzarilor, stocurilor, costurilor de productie etc.

Daca planul este intocmit numai ca ghid pentru uz intern, sectiunea privind necesitatile de finantare nu va mai exista, dar procesul asamblarii previziunilor financiare este in continuare necesar, pentru a permite managerilor sa identifice din timp potentialele deficiente si oportunitati.

Riscurile

Nu exista afacere fara riscuri. Capacitatea Dvs. de a le identifica si de a le prezenta demonstreaza calitatile Dvs. manageriale si va sporeste credibilitatea in fata potentialilor investitori.
Veti arata ca aveti intentia de a face fata unor astfel de oportunitati si de a le rezolva. Dar functioneaza si contrariul; daca un investitor va descoperi factori negativi care nu au fost mentionati, aceasta va submina credibilitatea planului de afaceri si va pune in pericol sansele obtinerii finantarii.

Urmatoarea lista va poate da o imagine in ce priveste riscurile:

. Nu sunt atinse vanzarile prevazute
. Costurile depasesc previziunile
. Un client important isi anuleaza contractul
. Un furnizor important nu face livrarea la timp
. Concurenta v-o ia inainte lansand un produs mai bun
. Concurenta isi reduce preturile
. Opinia clientilor asupra produselor Dvs. se schimba
. Nu gasiti personal cu abilitatile necesare

Sugestii practice

. In loc sa discutati riscurile intr-un capitol separat, puteti sa le includeti in diferite capitole ale planului de afaceri, in functie de domeniul in care se incadreaza un anumit risc.

. In multe domenii, unii inventeaza si marile corporatii trag foloasele. Este un risc pe care trebuie sa-l aveti mereu in vedere. Ganditi-va la modalitatile prin care puteti ramane inaintea concurentei.

Declaratia de flux de numerar

Declaratia de flux de numerar indica celui care citeste planul de afaceri cati bani va vor trebui, cand va vor trebui si de unde veti obtine acele fonduri.
Declaratia de flux de numerar indica numerarul si sursele de venituri minus cheltuielile si necesitatile de capital, obtinandu-se o cifra neta a fluxului de numerar. Din declaratia de flux de numerar se poate vedea cat numerar are firma in orice moment si cand este probabil sa aiba nevoie de mai mult numerar.
Analizati pe scurt ce rezulta din declaratia de flux de numerar si includeti aceasta analiza in planul de afaceri.

Sugestii practice

. Evitati estimarea unei cresteri bruste a vanzarilor. La cele mai multe firme vanzarile cresc treptat. O crestere neasteptata pe care nu o explicati va parea o estimare nesincera.

. Includeti in previziuni efectele sezoniere. De exemplu, o firma de consultanta s-ar putea sa aiba vanzari mai mari la inceputul anului, dupa ce se aproba bugetele, si la sfarsit, cand se utilizeaza fondurile ramase.

. Nu cadeti in capcana subestimarii necesitatilor de numerar. Poate duce la subcapitalizare.

Bilantul

Daca compania este infiintata de mai mult timp, anexati bilanturile pe ultimii trei ani. Comentati pe scurt rezultatele din bilant si includeti aceasta analiza in planul de afaceri.

Contul de profit si pierdere

Acesta descrie capacitatea firmei de a genera profit, inregistrand veniturile, cheltuielile, capitalul si costul bunurilor. Diferenta fata de declaratia de flux de numerar este ca contul de profit si pierdere nu cuprinde detalii despre cand sunt incasate veniturile sau platite cheltuielile. Analizati pe scurt rezultatele contului de profit si pierdere si includeti aceasta analiza in planul de afaceri.

Necesitatile de finantare si modul de rambursare

Mentionati suma fondurilor de care aveti nevoie si tipul investitiei (imprumut sau achizitie de actiuni). Detaliati cum vor fi folositi banii. Investitorii vor dori sa stie ce vor primi in schimbul capitalului, deci fiti clar cu privire la avantajele investitiei.

Sugestii practice

. Includeti urmatoarele elemente, dupa caz: valoarea minima a participatiei; cum va dilua acest capital structura curenta; perioada de rambursare si randamentul investitiei; de ce este investitia solida; garantiile colaterale oferite; investitorii la momentul de fata; accesul la surse aditionale de finantare; ce procent din investitie se poate recupera in caz de lichidare.

. Nu cereti mai putine fonduri decat aveti nevoie, doar pentru ca credeti ca astfel le veti obtine mai usor. Mai bine cereti mai mult, decat sa trebuiasca sa cautati din nou surse de finantare.

. Monitorizati datoria. Aveti grija ca raportul datorie/capital propriu sa nu devina prea mare, pentru ca va face compania sa para mai riscanta in ochii furnizorilor de capital.

. Descrieti cum va fi recuperata investitia. O grija comuna tuturor investitorilor este ca, chiar daca o companie este profitabila, s-ar putea sa fie dificil sa obtina un pret bun pe actiunile lor. Ei vor cere o optiune de retragere in cinci ani sau asigurarea ca firma va deveni un candidat puternic pentru achizitie sau pentru oferta publica de cumparare la bursa.

Cheltuielile

Cheltuielile de functionare

In acest formular adunati toate cheltuielile implicate in functionarea firmei. Categoriile de cheltuieli cuprind marketing, vanzari si cheltuieli generale.
Cheltuielile generale includ cheltuielile fixe cum sunt costurile administrative si alte cheltuieli care sunt constante indiferent de nivelul de activitate al firmei.
La cheltuielile generale veti include de asemenea cheltuieli variabile, cum ar fi deplasarile, chiriile pentru echipamente, consumabilele etc.

Costul produselor

Pentru o firma de productie, costul produselor este costul de productie. Pentru o firma de comert, costul produselor (numit uneori costul vanzarilor) este costul de achizitie al stocurilor.
Pentru intocmirea tabelului privind costul produselor, va trebui sa stiti numarul total de bucati vandute pe an. Pentru o companie de productie, acest tabel va cuprinde costul materialelor, manoperei, si cheltuielile generale legate strict de productie.

Alti factori care influenteaza previziunile

. Estimati nivelul stocurilor necesare pentru a suporta volumul de vanzari estimat. Este un factor major pentru previziunile de flux de numerar.

. Estimati timpul intre o vanzare si incasarea sumei respective. Poate fi exprimat fie ca perioada medie de incasare a facturilor (de exemplu, 60 de zile), fie ca rata de rotatie pe an (o rata de rotatie de 6 ori corespunde unei perioade medii de incasare de 60 de zile).

. Estimati perioada in care veti achita facturile furnizorilor. La inceput, o firma trebuie sa plateasca prompt, pentru a avea un istoric bun al platilor. Asadar, in primii ani perioada Dvs. de plata este posibil sa fie mai scurta decat media pe ramura.

. Detaliati cheltuielile de marketing pe primii doi ani (includeti o previziune privind personalul si costurile aferente, comisioanele din vanzari, costurile de participare la targuri, campaniile promotionale si costurile generale de publicitate). Pentru anii urmatori, puteti estima cheltuielile de marketing ca procent din vanzari.

. Descrieti principalele active pe care intentionati sa le cumparati si cand. Indicati durata de viata a echipamentelor.

. Daca costurile de cercetare-dezvoltare sunt semnificative, prezentati-le detaliat. Daca cercetarea si dezvoltarea nu vor constitui o activitate majora, costurile pot fi estimate ca procentaj din vanzari.

. Intocmiti o lista detaliata a principalelor cheltuieli generale si administrative, cum ar fi salariile pentru personalul administrativ, chiria, costurile de electricitate, apa etc. Nu este necesar sa atasati aceasta lista la planul de afaceri, dar trebuie sa descrieti pe scurt cum ati calculat cheltuielile generale pe care le estimati.

. Calculati impozitul pe care il veti plati. Analizati variantele de organizare cele mai eficiente din acest punct de vedere.

Analiza pragului de rentabilitate

O analiza care spune foarte multe despre o firma este cea a pragului de rentabilitate. In loc sa estimati un volum de vanzari si sa calculati profitul, este mult mai folositor sa calculati invers, la ce nivel de vanzari aveti profit zero.

Analiza senzitivitatii

Investitorii vor dori sa vada o analiza de senzitivitate la capitolul previziuni. Aceasta analiza inseamna sa identificati presupunerile cu efectele cele mai importante asupra previziunilor si ce impact ar avea modificarea acestor presupuneri.

Daca ati prevazut o rata de crestere anuala de 50%, ce s-ar intampla daca in realitate s-ar obtine o rata de creste de numai 30%? Sau daca costurile de productie ar fi cu 5% mai mari decat s-a anticipat? Dar daca prima livrare ar intarzia doua luni?