ASPECTE ALE COMUNICARII IN PROCESUL MUNCII

ASPECTE ALE COMUNICARII IN PROCESUL MUNCII

Generalitati

Importanta unei informari permanente a angajatilor cu privire la chestiunile de ordin general care le influenteaza rolul la locul de munca, consta in aceea ca duce la o mai buna intelegere a actiunilor conducerii, la reducerea neintelegerilor aparute in activitatile de zi cu zi si la sporirea increderii reciproce intre angajatori si angajati. Ca urmare, in orice institutie, pentru obtinerea unui randament ridicat si a unei productivtati crescute in procesul muncii, comunicarea trebuie sa aiba loc atat in sens acendent cat si descendent.

Comunicarea reprezinta transmiterea unui mesaj intr-un anumit context situational (spatio-temporal, socio-cultural, lingvistic) intre loc intre o persoana care vorbeste (emitator: E) si una care asculta (receptor: R).

La nivelul institutiilor exista doua tipuri de comunicare (Emilian, 1999):

Comunicarea externa se realizeaza in relatiile cu partenerii de afaceri

Comunicarea interna: se dezvolta in cadrul relatiilor dintre resursele

umane ale institutiei

Obiectivele comunicarii interne (Emilian, 1999):

asigura o buna circulatie a informatiilor interne;

in cadrul procesului de motivare, comunicarea face posibila identificarea,

cunoasterea si utilizarea corecta a diferitelor categorii de nevoi si

stimulente pentru satisfacerea anagjatilor;

in cadrul grupurilor de munca, amplifica legaturile dintre membrii

acestora, dezvoltand un climat intern, bazat pe incredere si apartenenta la

grup; in acest fel consolideaza coeziunea grupurilor, o comunicare corecta

fiind baza eficientei muncii in grup;

are un rol important in asigurarea protectiei muncii;

in cadrul politicilor de personal ale institutiei, comunicarea contribuie la

desfasurarea cu rezultate pozitive a proceselor de recrutare, selectie,

evaluare, perfectionare si promovare a personalului;

imbunatateste performantele profesionale, contribuind astfel la cresterea

productivitatii muncii.

Tipuri de comunicare:

Modalitatile de comunicare se pot clasifica astfel (A. Manolescu, 1998, R.Emilian, 1999, Z.Bogathy, 2003, M.Vlasceanu, 2003):

I.   Dupa gradul de oficializare

1. Comunicare formala: -se deruleaza conform cu actele normative si

cu structura organizationala ierarhica

2. Comunicare informala: -se stabileste spontan in cadrul relatiilor

dintre membrii organizatiei si vehiculeaza

informatii cu caracter personal/ general

II. Dupa directia in care circula informatia

1. Comunicare descendenta (ierarhica) : mesajele pornesc de la un anumit

nivel ierarhic si sunt destinate

nivelurilor inferioare

2. Comunicare ascendenta (salariala): mesajele circula de la baza catre

nivelurile superioare

Comunicarea orizontala (laterala): este un schimb de la egal la egal intre

sectoare, servicii/ departamente diferite

III. Dupa modul de transmitere a informatiilor

1. Comunicarea scrisa:

2.Comunicarea orala (verbala)

3. Comunicarea audio-vizuala

4. Comunicarea nonverbala (CNV)

4. Retele de comunicare:

Intr-un grup se formeaza anumite retele de comunicare, relative stabile prin care se transmite si circula mesajele. Ele exprima modul de distributie a mesajelor in sistemul comunicarii, ingloband atat pe emitatori (expeditorii) cat si receptorii (destinatarii), precum si retransmitatorii comunicarii din acel sistem, inclusiv pasii comunicarii (distantelor) dintre parteneri. Retelele pot fi (M. Vlasceanu, 1993, R.Emilian, 1999, Z.Bogathy, 2003):

Descentralizate:

Reteaua in cerc:

-participantii la comunicare sunt egali ca pozitii si se afla in relatii de

coordonare

-stilul de conducere in aceasta retea este stilul de conducere democratic,

participativ

-este indicata in activitatile creative si cele de informare

-dezavantajul : consta in dificultatea luarii rapide a unei decizii in situatii

deosebite, datorita distributiei egale a responsabilitatii intre

membrii retelei si evitarii asumarii responsabilitatii de catre

unul dintre acestia

Reteaua in lant: -se diminueaza posibilitatile de comunicare manager-

subordonat, acest tip de retea corespunzand stilului de

conducere" laissez-faire"

-dezavantaj: are loc o diminuare a corectitudinii

mesajului, o pierdere de continut

informational ceea ce duce la

distorsionarea mesajului datorita distantei de

emitator si transmiterii succesive prin

partenerii de comunicare

Centralizate: -in cazul acestor retele participantii se afla in raporturi de

subordonare/ supraordonare

- stilului de conducere este autoritar

-sunt recomandate pentru a fi utilizate in activitatile operative

care presupun luarea rapida a unor hotarari si decizii

Reteaua in Y: caracterizeaza o conducere slab centralizat

Reteaua in stea: caracterizeaza o conducere puternic centralizata

Retele multiple: -fiecare membru poate comunica cu toti ceilalti

-obtinerea feedback-ului este maximizata la fel ca si satisfactia

membrilor participanti la comunicare

-apare riscul imposibilitatii luarii rapide a unei decizii, a

rezolvarii unei sarcini in mod operativ, responsabilitatea fiind

diminuata

Bariere si cai de crestere a eficientei in comunicare:

1.Factori perturbatori externi (care nu tin de emitator si receptor) (R.Emilian,1999, F.Tudose, 2000):

Mediul fizic (iluminatul, temperatura, zgomotul)

Timpul si circumstantele nepotrivite

Distanta prea mare/ prea mica dintre interlocutori

Stimulii vizuali

Intreruperi repetate

Mijloace tehnice cu functionare defectuoasa (telefon cu paraziti, etc)

7. Structura organizationala cu canale formale

2. Factori perturbatori interni (tin de emitator si de receptor) (R.Emilian,1999, F.Tudose, 2000):

factori fiziologici

distorsiuni semantice

intereventia afectivitatii

formularea defectuoasa a mesajului, lipsa de claritate a mesajului

limitele individuale: emitatorul/ receptorul detine prea multa sau prea putina informatie

distorsiunea seriala: apare atunci cand exista mai multi transmitatori in serie

distorsiunea perceptuala legata de propriile atitudini, convingeri, sisteme de valori, experienta de viata.

Bibliografie

Bogathy Z.(coord.), Manual de psihologia muncii si organizationala, Ed. Polirom, Iasi, 2004

Cazacu-Slama T., Comunicarea in procesul muncii, Bucuresti, Ed. Stiintifica, 1964

Cazacu-Slama T., Psiholingvistica, o stiinta a comunicarii, Bucuresti, Ed ALL, 1999

Chelcea A (coord.) Psihoteste. (vol. I, II) Ed.Stiinta si Tehnica, Bucuresti, 1995/ 1997

Cole G.A., Managementul personalului, Ed. Codecs, Bucuresti, 2000

Constantin T., Stoica-Constantin A., Managementul resurselor umane. Ghid practic si instrumente pentru responsabilii de resurse umane si mangeri, Ed. Institutului European, Iasi, 2002

Emilian R., Conducerea resurselor umane, Bucuresti, Ed. Expert, 1999

Johns G., Comportament organizational, Ed. Economica, Bucuresti, 1998

Manolescu A., Managementul resurselor umane, Bucuresti, Ed. RAI, 1998

Mathis R., Rusu C., Managementul resurselor umane, Bucuresti, Ed. Economica,1997

Omer I., Psihologia muncii, Bucuresti, Ed. Fundatiei Romania de Maine, 2003

Senger G., Hoffman W., Cum sa ne calculam coeficientul de personalitate. Un program de antrenament individual si 40 de teste., Bucuresti, Ed. Gemma Press, 1998

Tudose F., O abordare moderna a psihologiei medicale, Bucuresti, Ed. Infomedica, 2000

Vlasceanu M, Psihologia organizatiilor si conducerii, Bucuresti, Ed. Paideia, 1993

Evaluare:

TEMA 1. Care dintre modalitatile de comunicare este cel mai adecvat in institutia dumneavoastra ?

TEMA 2. Ce factori perturba/ stimuleaza comunicarea in institutia dumneavoastra ?

TEMA 3. Ce tipuri de retele de comunicare se formeaza in colectivul dumneavoastra si care sunt avantajele si dezavantajele acestora?

TEMA 4. Aratati daca urmatoarele fraze sunt "adevarate" sau "false":

a) comunicarea eficienta se realizeaza in absenta feed-back-ului

b) comunicarea ascendenta se realizeaza uneori prin intermediul zvonului

c) in cadrul politicilor de personal comunicarea contribuie la desfasurarea cu rezultate pozitive a proceselor de selectie, evaluare, perfectionare si promovare a personalului

d) retelele "in stea" sunt retele descentralizate corespunzand stilului de conducere "laissez-faire"

e) retelele in cerc corespund stilului de conducere democratic si sunt indicate in activitatile de informare si in activitatile creatoare

f) in cadrul grupurilor de munca comunicarea consolideaza coeziunea acestora, fiind baza eficientei muncii in grup;

g) retelele multiple faciliteaza asumarea rapida a responsabilitatii

TEMA 5. Aplicati cele doua chestionare de mai jos in colectivul unde lucrati. Comentati rezultatele in scris.

ARTA CONVERSATIEI (I)

(A. Chelcea (coord.) 1997)

De obicei interlocutorul meu:

1. Nu-mi da sansa de a ma pronunta; eu am ce spune, dar nu am posibilitatea sa-mi exprim informatiile si/ sau opiniile.

a. DA

b. NU

2. Ma priveste in fata in timpul discutiei si astfel pot sa-mi dau seama ca ma asculta.

a.       DA

b.      NU

3. Ma intrerupe foarte des in cursul discutiei.

a.       DA

b.      NU

4. Imi creeaza sentimentul unei discutii utile si/ sau interesante.

a.       DA

b.      NU

5. Se agita in permanenta; creionul, hartia sau alte obiecte reprezinta pentru el mai mult decat cuvintele mele.

a.       DA

b.      NU

6. Surade incurajator, facandu-ma sa ma simt in largul meu.

a.       DA

b.      NU

7. Imi distrage mereu atentia cu intrebari si comentarii.

a.       DA

b.      NU

8. Incearca sa ma combata intotdeauna.

a.       DA

b.      NU

9. Denatureaza sensul cuvintelor mele si le da sensul care ii convine.

a.       DA

b.      NU

10. Imi spune de-a dreptul sa tac atunci cand incerc sa ridic vreo obiectie.

a. DA

c.       NU

11. Imi spune parerea lui numai dupa ce-mi termin ideea.

a.       DA

b.      NU

12. Se ocupa de altceva in timpul discutiei- urmareste pe furis televizorul, radioul, rasfoieste presa, priveste adesea la ceas, etc- fiind evident neatent la ce-i spun.

a.       DA

b.      NU

13. Este foarte interesat de concluziile pe care le trag.

a.       DA

b.      NU

14. Reuseste intotdeauna sa plaseze unul sau mai multe cuvinte in naratiunea sau argumentarea mea.

a.       DA

b.      NU

15. Ma priveste ca si cum m-ar aprecia.

a.       DA

b.      NU

16. Spune ca s-a gandit si el la acelasi lucru ori de cate ori vin cu o propunere noua.

a. DA

b. NU

17. Da aprobator din cap, stimulandu-ma astfel in cursul discutiei.

a.       DA

b.      NU

18. Plaseaza glume, anecdote, cand incerc sa vorbesc despre ceva serios.

a. DA

b. NU

19. Impune ca toti sa fie de acord cu el; orice enunt se termina cu o intrebare: "Nu sunteti de acord ?". "Aveti cumva alta opinie ?", etc.

a. DA

b. NU

20. Se poarta ca si cum l-as impiedica sa faca ceva mai bun.

a. DA

b. NU

Coptarea raspunsurilor daca la itemii 1,3,5,7,8,9,10,12,14,16,18-20 ati raspuns prin DA primiti cate 1 punct. Daca la itemii 2,4,6,11,13,15,17, ati raspuns prin NU primiti cate 1 punct. Totalizati punctele obtinute.

Interpretarea rezultatelor

Intre 14-20 puncte: aveti dificultati majore in comunicare: nu stiti sa va structurati mesajele, sa captati si sa mentineti atentia interlocutorilor, sa trageti concluzii, sa va adecvati comportamnetul la stilul partenerilor. In acelasi timp nu stiti sa ascultati- orice intrerupere sau interventie a interlocutorului este negativ distorsionata de susceptibilitatea dumneavoastra exagerata.

Intre 8- 13 puncte : aveti unele deficiente in comunicare semnalate de intrebarile la care ati obtinut puncte. Acordati mai multa atentie partenerului si modului propriu de comportare in cursul interattiunii, evitati concluziile pripite- cu privire la tema discttiei, la stilul si persoana celui cu care stati de vorba- si totul va fi foarte bine.

Intre 3- 7 puncte: sunteti un bun interlocutor. Aveti insa tendinta de a neglija uneori interlocutorul, fapt pentru care va reamintim ca dialog inseamna partener prezent.

Intre 0- 2 puncte: stiti ce si cum sa comunicati; stiti sa ascultati. Felicitari.

SE POATE COMUNICA BINE CU DUMNEAVOASTRA ? (II)

(G.Senger G., W. Hoffman, 1998)

La acest test aveti urmatoarele posibilitati de a raspunde:

acord total = 4 puncte

acord partial = 3 puncte

acord = 2 puncte

dezacord= 1 punct

Testul idenitifica 3 tipuri de stiluri de comunicare:

Tipul A: itemii 3, 6, 9,12,15,17, 20

Tipul B: itemii 1, 4, 8,10,13,18,21

Tipul C: itemii 2, 5, 7,11,14,16,19

Totalizati pentru fiecare tip in parte punctele obtinute. Stilul dumneavoastra de comunicare corespunde punctajului cel mai mare pe care l-ati obtinut.

Tipul A: "Armonia cu orice pret naste conflicte"

Aveti probleme cu partenerii dumneavoastra in a stabili relatii sincere. Dificultatile dumneavoastra apar mai ales in situatiile in care, intr-o discutie, trebuie sa va confruntati cu sentimentele negative ale partenerilor. Incercarea de eschivare, respectiv stilul inadecvat, fals al discutiei va determina fie sa subestimati, fie sa suprestimati sentimentele partenerilor, fapt care genereaza strari conflictuale. Spuneti deschis ceea ce ganditi, ceea ce va deranjeaza astfel veti evita neintelegeri si conflicte potentiale.

Tipul B: "Cine detine puterea ?"

Faptul ca in relatiile interpersonale aveti din cand in cand probleme cu interlocutorul dumneavoasrta se datoreaza unui conflict de autoritate mai mult sau mai putin actual. De cele mai multe ori acesta duce la divergente de opinii, care contribuie la clarificarea raportului de forte. Fara sa vreti, lasati partenerului de discutie impresia ca nu il/o intelegeti, ca nu puneti prea mare pret pe parerea sa, fapt care poate conduce la aparitia unor stari de tensiune sau conflictuale.

Tipul C: "Arta conversatiei mai presus de orice"

Este un lucru foarte usor pentru dumneavoastra sa faceti schimb de opinii si sa va exprimati gandurile, sentimentele, ceea ce denota o atitudine de deschidere, intelegere, ascultare fata de interlocutorii dumneavoastra. Capacitatea dumneavoastra de a sti sa puneti lucrurile la punct in cadrul unui dialog este extraordinara si foarte eficienta. Sunteti consecvent/consecventa si nu ii jigniti pe interlocutori. Sunteti suficient de flexibil/ flexibila si nu ezitati sa va revizuiti atitudinea, atunci cand este cazul. Felicitari!

TEMA 5. Aplicati urmatorul minichestionar colegilor si elaborati o matrice a relatiilor de comunicare din colectivul dumneavoastra de munca. Identificati persoanele care comunica eficient si pe cele care au dificultati in comunicare.La persoanele cu dificultati de comunicare analizati daca aceste dificultati sunt incompatibile cu specifiul postului pe care-l ocupa si in ce masura acestea le afecteaza munca.

MINICHESTIONAR DE EVALUARE A COMUNICǍRII

(T.Constantin, A, Stoica-Constantin, 2002)

Chestionarul este confidential si colegii dumneavoastra nu vor avea acces la el!

1. Cu care dintre colegii dumneavoastra pe plan profesional, credeti ca puteti comunica cel mai usor, este deschis, puteti realiza un schimb de informatii profesionale utile si profitabile?

2. Cu care dintre colegii dumneavoastra pe plan profesional, nu credeti ca puteti comunica cel mai usor, nu este deschis, si nu puteti realiza un schimb de informatii profesionale utile si profitabile?