Descrierea postului

Descrierea postului

Descrierea postului se concentreaza asupra postului in sine si ofera informatii privind denumirea, localizarea postului in structura companiei, indatoririle si responsabilitatile aferente, conditiile generale de munca.

Informatiile obtinute din descrierea postului sunt sintetizate, in fisa postului care include: identificarea postului (denumirea, grupa de activitati de care apartine, codul etc.); pozitia ierarhica; activitatile si procedurile postului (sarcini ce trebuie indeplinite, materiale si utilaje folosite, interactiuni formale cu alti angajati); relatiile de subordonare; marja de autonomie; conditiile de munca si mediul fizic in care se desfasoara aceasta (temperatura, iluminat, nivelul zgomotului, spatiul muncii (inchis sau deschis), localizare geografica, posibilitatea modificarii acestor conditii); conditii de angajare (structura salariului, metoda de plata a salariului, alte beneficii posibil de obtinut, oportunitati privind promovarea sau transferul).

Descrierea postului este procesul de prezentare organizata si sistematica a informatiilor esentiale despre post. Documentul rezultat este fisa postului.

Exista mai multe moduri de elaborare si prezentare a fisei postului, care difera prin:

orientare

fisa postului orientata pe sarcina

fisa postului orientata pe responsabilitate

nivel de detaliere

grad de standardizare, s.a.

Companiile care asimileaza metodele moderne de MRU (Managementul resurselor Umane) au facut trecerea de la fisa postului orientata pe sarcina la fisa postului orientata pe responsabilitate, cu un nivel scazut de detaliere si cu utilizarea unor formate standardizate de fisa de post.

Continutul de baza al unei fise de post elaborata intr-o conceptie moderna cuprinde urmatoarele informatii:

la care se adauga organigrama cu indicarea relatiilor postului.

Scopul postului este o fraza care exprima ratiunea pentru care a fost creat si exista postul. Cerinta principala este ca aceasta fraza sa nu fie o declaratie generala, ci sa fie specifica postului.

Structura frazei care exprima scopul este de tipul:

VERB DOMENIUL DE IMPACT REZULTAT

Asigura legaturile si comunicarea pentru a promova

cu alte companii imaginea si interesele

companiei.

Exemple:

pentru Responsabil IT:

"Asigura dezvoltarea, implementarea si intretinerea tuturor sistemelor computerizate pentru a satisface cerintele utilizatorului si a sustine realizarea obiectivelor companiei."

pentru Responsabil RU:

"Realizeaza implementarea strategiei de resurse umane a companiei prin planificarea, organizarea, coordonarea si controlul activitatilor de RU pentru indeplinirea obiectivelor companiei si asigurarea satisfactiei individuale a personalului privind munca prestata."

Dimensiunea specifica postului este o informatie cantitativa semnificativa referitoare la resurse, buget sau oameni asupra careia postul are un impact nemijlocit.

Exemple:

pentru Responsabilul RU

- gestioneaza problemele de personal pentru 250 angajati

- administreaza un buget de salarii de 37 miliarde lei

pentru Responsabil Taxe si impozite

- urmareste incasarea taxelor si impozitelor in valoare de 25 miliarde lei

Responsabilitatile. Fisa postului trebuie sa indice toate responsabilitatile principale care revin postului, in conexiune cu rezultatele cheie asteptate, orientate catre performanta, clare si, daca este posibil cu indicarea limitei de timp.

Structura formularii unei responsabilitati este de tipul:

VERB OBIECT REZULTAT

Pregateste, bugetul anual pentru a asigura

monitorizeaza si al departamentului atingerea obiectivelor

controleaza stabilite

Verbele utilizate in exprimarea responsabilitatilor trebuie sa fie relevante si adecvate categoriei de posturi. Astfel:

Pentru posturi     Pentru posturi de Pentru posturi de

manageriale     specialitate executie

Planifica Analizeaza Opereaza

Directioneaza Propune Prezinta

Stabileste Elaboreaza Raporteaza

Implementeaza Evalueaza Intretine

Asigura Recomanda Urmareste

Antreneaza Sprijina Mentine

Controleaza Dezvolta Ofera

Aloca Avizeaza Raspunde de

Pentru a evalua corectitudinea formularilor date responsabilitatilor postului se poate utiliza testul SMART:

Organigrama referitoare la post trebuie sa indice intr-o forma grafica adecvata relatiile ierarhice si functionale ale postului, potrivit modelului urmator:

Metodologia de elaborare a descrierilor de post urmeaza calea de sus in jos, in companie.

In acest sens in prima faza se elaboreaza fisele de post pentru pozitiile manageriale; in etapele urmatoare se intocmesc fisele de post pentru pozitiile de specialisti (supervisori), personal de executie, muncitori

Specificatia postului se refera la caracteristicile cerute ocupantului pentru a putea obtine performanta pe postul respectiv. Prin specificatie se descriu cerintele legate de educatie, experienta, perfectionare, abilitati fizice sau intelectuale, indemanare, abilitati specifice cerute de munca respectiva, putere de decizie etc.

In vederea efectuarii analizei posturilor, compania are mai multe posibilitati:

sa apeleze la un cabinet de specialitate exterior care se ocupa cu acest tip de probleme. Avantajul consta in obiectivitatea si independenta relativa a cabinetului vis--vis de diversii membri ai personalului. Riscul rezida in cunoasterea "din exterior" a problemelor de organizare, in conditiile existentei unei reticente din partea personalului de a raspunde cu toata sinceritatea la intrebarile puse;

sa recurga la un compartiment specializat din companie. Problema esentiala va fi, in acest caz, de a obtine adeziunea si de a suscita cooperarea altor compartimente;

sa apeleze direct la titularii posturilor, care sa procedeze ei insisi la analiza, fie raspunzand la un chestionar, fie participand la o discutie libera; bineinteles, acest tip de abordare este posibil decat daca a fost obtinut un indice ridicat de adeziune din partea personalului.

Se poate proceda, fie la analiza tuturor posturilor de conducere si de executie, fie numai la posturile de executie, sau de conducere, fie numai la unele posturi (de conducere sau executie), de obicei cele care ridica probleme sau sunt posturi noi.

Ca metoda de analiza se recurge la intalniri cu grupe mici, de 6 pana la 12 membri, in scopul de a discuta sarcinile realizate de fiecare, sau la discutii individuale cu titularii posturilor. Dar tot asa de bine se poate lasa titularilor de posturi sa procedeze ei insisi la aceasta analiza. Formula presupune o puternica implicare a indivizilor, care accepta sa-si faca analiza respectiva; ea se dovedeste mai eficace si mai putin costisitoare.