SECRETARA - ORGANIZAREA TIMPULUI

SECRETARA - ORGANIZAREA TIMPULUI

Pentru aceasta sectiune vreau sa aleg un motto:

'Ii spun lui Dumnezeu ce am de gand si El rade'

Timpul este un bun pretios care nu poate fi marit, stocat sau cumparat. Singura cale de a avea mai mult timp este o buna organizare a intregii vieti.

Statisticile arata ca aproximativ 60% din timpul petrecut de oameni la locul de munca este irosit, deci numai 40% din timp servestela realizarea sarcinilor de servici. De aici apare necesitatea orelor suplimentare, care duce la scurtarea timpului liber, stres, oboseala, neglijarea familiei si a propriei persoane. Toate acestea scad si mai mult randamentul.

Este dovedit ca lucrul sub presiune are mai putin randament decat cel relaxat, asta pentru ca presiunea termenului limita scade calitatea gandirii.

Nu ezitati sa va organizati mai bine timpul. Nu ezitati sa organizati mai bine timpul colegilor, subordonatilor si chiar sefilor dv. Veti intampina rezistenta din partea vechilor dv. obiceiuri, din partea vechilor obiceiuri ale celorlalti. Folositi puterea exemplului personal. Folositi-va inteligenta si tactul pentru a va convinge seful ce inseamna o buna organizare.

Incercati sa deveniti din slujitorii timpului stapanii lui. Incercati sa prevedeti evenimentele, sa le planificati pentru a actiona, nu pentru a reactiona la ele.

Incercati sa fiti eficace inainte de a fi eficient.

EFICACE - care produce efectul scontat, care da un rezultat pozitiv.

EFICACITATE - calitatea de a produce efectul pozitiv asteptat.

EFICIENTA - raportul dintre ansamblul efectelor utile ce se obtin de pe urma unei anumite activitati si totalul eforturilor pe care le implica acea activitate.

In continuare voi incerca sa va dau cateva idei despre cum sa va organizati mai bine.

1. Incercati sa vedeti ce sau cine va intrerupe, sau va deranjeaza in timp ce lucrati. Este bine sa stiti ca este mai greu sa te concentrezi asupra unei probleme daca ai fost intrerupt in timp ce lucrai la ea. Reluarea lucrului dupa o intrerupere presupune o noua adaptare, iar costul transferului atentiei de la o problema la alta, cu care nu are legatura este un factor de stres.

Gasiti vinovatii de pierderea timpului:

- incepeti prin a va studia propriile obiceiuri de lucru;

- incercati sa vedeti ce factori exteriori va perturba.

- luati masuri pentru a anihila macar cei mai importanti hoti de timp.

Faceti o lista cu cei mai iportanti hoti de timp si cu masurile pe care le veti lua chiar de azi pentru a-i anihila. Incepeti cu cate unul dar fiti conscventa. nu renuntati niciodata la ce v-ati propus.

2. O buna organizare presupune obiective clare, bine definite si urmarirea lor pentru a verifica indeplinirea lor. Exista un tip de management numit management prin obiective. Se poate aplica foarte bine la organizarea muncii de birou. Succesul in viata personala si profesionala se bazeaza pe o conceptie bine formulata despre viata, adica pe obiective clare, care sa fie urmate cu strictete.

Daca v-ati definit obiectivele puteti sa apreciati zilnic care va sunt prioritatile deci veti putea actiona eficace.

Va propun sa faceti o lista cu ceea ce doriti sa realizati. O lista de obiective langa fiecare obiectiv notand si ce veti face, concret pentru a le atinge.

Stabiliti-va obiectivele!

3. Stabiliti prioritati! Pentru a incepe sa va organizati trebuie sa stabiliti care dintre activitatile dv. sunt cele de importanta majora, care sunt cele cu importanta secundara si care sunt cele carora puteti sa le acordati mai putina importanta. Aceasta ordonare a sarcinilor in functie de prioritati va ajuta sa:

- va ocupati de sarcinile importante pe rand;

- daca este necesar va ocupati de sarcini in functie de urgenta lor;

- va concentrati asupra unei singure sarcini intr-un moment;

- realizati sarcinile conform programului stabilit;

- sa indepliniti obiectivele planificate cat mai eficient;

- toate sarcinile ce pot fi indeplinite de altii pot fi delegate;

- la sfarsitul perioadei planificate cele mai multe probleme sunt rezolvate;

- sarcinile pe baza carora sunt evaluate rezultatele dv. sunt indeplinite.

Impartiti-va sarcinile in :

- sarcini A - cele mai importante sarcini ale dv. pe care nu le puteti indeplini decat dv. eventual in colaborare cu o echipa;

- sarcini B - sunt de importanta medie si o parte pot fi delegate;

- sarcini C - sunt cele mai putin importante, dar cele mai frecvente si cele mai multe ca timp ocupat.

Trebuie sa intelegeti ca in cele opt ore de serviciu este mai important sa rezolvi cat mai multe sarcini A decat toate sarcinile C. Pentru aceasta trebuie sa va planificati eficient aststfel:

- planificati una doua sarcini A pe zi alocandu-le 3 ore;

- planificati 2-3 sarcini B pe zi alocandu-le o ora;

- alocati 45 min- o ora pentru sarcini C;

- restul de 2 ore este pentru sarcini neprevazute sau pentru a rezolva in avans unele probleme.

Astfel veti reusi sa lucrati orientate spre rezultat - facand lucrurile care trebuie facute.

4. Planificati! Planificarea inseamna pregatirea pentru indeplinirea obiectivelor. Inseamna economisirea timpului. Se considera ca 8 minute alocate planificarii economisesc o ora de lucru.

Cel mai important este sa puneti planurile pe hartie. Aceasta va va permite sa:

- controlati mai bine proiectele;

- reduceti incarcarea memoriei dv;

- aveti o automotivare daca veti vedea cum bifati ca rezolvate problemele de pe lista;

- va concentrati mai usor cu lista sarcinilor in fata;

- verificati ce s-a realizat si ce trebuie transferat in alta zi;

- aveti timp si pentru evenimentele neprevazute;

- aveti o documentatie daca pastrati planurile zilnice cu ce si cand ati facut si o dovada a activitatii dv.

Scrieti o lista a sarcinilor pe care trebuie sa le indepliniti!

Cel mai usor este sa va alcatuiti planuri zilnice.

O metoda de a alcatui un plan zilnic sau pe termen lung este urmatoarea:

- formulati o lista a sarcinilor, activitatilor si termenelor limita care sa cuprinda activitatile neterminate din ziua precedenta; noile sarcini, activitatile obisnuite.

- observati si estimati timpul necesar indeplinirii sarcinilor; nu planificati mai mult decat se poate face in opt ore; estimati timpul necesar unei activitati si incadrati-va in el; stabiliti termene limita;

- rezervati timp pentru sarcinile neprevazute; planificati cu problemele necesare, cunoscute doar 60% din timp, lasati 20% pentru probleme neprevazute si 20% pentru activitati spontane;

- trasati prioritati;

- evaluati gradul de indeplinire al sarcinilor la sfarsitul zilei si amanati sarcinile neindeplinite.

Cele 7 etape ale intocmirii unui plan:

- definiti-va obiectivele;

- puneti-le pe hartie;

- stabiliti-va strategia, impartiti-va obiectivele in etape mai mici mai usor de realizat;

- stabiliti un termen limita;

- puneti-va pe treba;

- nu va temeti de esec;

- insistati , insistati, insistati.

Folositi 20 de minute la sfarsitul zilei de lucru pentru a va face planul pentru ziua urmatoare. Evaluati ce ati facut in ziua respectiva. Faceti o lista cu activitatile care ar trebui reprogramate.

5. Organizati-va!

- folositi-va agenda ca pe un sistem de stocare a informatiilor, pentru a va lista lucrurile pe care le aveti de facut;

- fiti ordonata;

- pastrati impreuna lucrurile care au legatura unul cu altul;

- faceti ordine pe birou la sfarsitul fiecarei zile de lucru; aceasta va arata ca va-ti terminat treaba si va face sa nu incepeti ziua cu a face ordine;

- pastrati mereu articole de rezerva din cele pe care le folositi mereu;

- faceti zilnic liste de control si bifati activitatile pe care le-ati finalizat;

- pastrati liste de control permanente pentru activitatile regulate

6. Invatati sa spuneti NU! Daca cineva va roaga sa faceti ceva ce nu intra in atributiile dumneavoastra trebuie sa invatati sa-l refuzati.

7. Fiti perseverent! Puneti in practica deciziile pe care le luati. Daca credeti cu adevarat in ceva nu abandonati in ciuda celor care va vor arata aspectele negative ale hotararii dv.

Incepeti ziua de lucru cu recitirea programului alcatuit in seara precedenta, reamintiti-va ordinea importantei si urgentei lor. Pregatiti-va si aranjati-va materialele de care aveti nevoie pentru indeplinirea sarcinilor A.