Comunicarea verbala in cadrul firmei - gestionarea sedintelor

Comunicarea verbala in cadrul firmei - gestionarea sedintelor

Unul dintre cele mai bune teste ale capacitatii dumneavoastra de a-i conduce pe ceilalti este eficienta sedintelor pe care le organizati. Sedintele sunt nepretuite - cu toate beneficiile comunicarii moderne, intalnirile fata in fata si interactiunile pe care le implica acestea nu pot fi inlocuite - si totusi, daca vorbiti cu orice persoana care lucreaza intr-o mare companie, o sa va spuna ca se pierde prea mult timp in sedinte care nu au nici un rezultat. Pentru a fi un bun conducator, trebuie sa transformati aceste sedinte "ucigase" in "suratele" lor eficiente si constructive.

Sedintele si conducerea lor

Gestionarea sedintelor este doar unul dintre aspectele gestionarii timpului - si o buna gestiune a timpului este esentiala daca vreti sa supravietuiti ca manager. Pentru aceasta, exista o serie de reguli ce trebuie urmate si care se pot constitui intr-un ghid al sedintelor, si anume:

Inainte de sedinta

Incercati s-o anulati daca nu aduce beneficii clare.

Obiectivele: ce va fi altfel la sfarsitul sedintei ca rezultat al acesteia?

Participantii: grupurile de trei si sase persoane lucreaza impreuna cel mai eficient.

Pregatirea participantilor: spuneti-le despre ce este vorba chiar acum, si nu cand incepeti sedinta.

Scrieti o agenda a sedintei: ordonati subiectele de discutat astfel incat sa-si urmeze logic unul celuilalt; alocati timpul necesar in functie de importanta subiectelor, si nu de urgenta lor. Nu faceti sedinte lungi.

Alte pregatiri: Locul sedintei este potrivit? Echipamentul necesar este acolo? Este cumva nevoie de pregatiri speciale, precum locuri de parcare sau de acces pentru toata lumea?

Comunicati cu participantii. Chiar este nevoie sa vina la sedinta? Intrebati-i si daca ar mai fi si alte subiecte de discutat.

In timpul sedintei

Incepeti la timp!

Scrieti-va obiectivele urmarite.

Atrageti atentia asupra timpului alocat sedintei conform agendei. Subliniati ora la care trebuie sa se incheie.

Concentrati-va atat asupra procesului (cum decurge sedinta), cat si asupra continutului (ce se discuta acolo).

Respectati cu strictete orarul prevazut, dar nu cu incapatanare. Alocati timp pentru mici conversatii prietenesti la inceputul si la sfarsitul sedintei.

Asigurati-va ca fiecare a avut sansa sa-si spuna parerea si ca toata lumea a inteles ce s-a discutat.

Concentrati-va. Nu permiteti devieri prea mari de la subiect.

Sintetizati si inregistrati actiuni specifice stabilite si datele-limita pentru acestea.

Programati o alta sedinta daca este cazul. Ideal este sa nu fie nevoie.

Dupa sedinta

Scrieti o lista cu actiunile de intreprins si cu datele-limita ale acestora.

Nu includeti si lucrurile pe care numai ati fi dorit sa le auziti, dar n-au fost spuse.

Faceti publica lista in termen de 24 de ore.

Urmariti actiunile importante inainte de data-limita pentru a va asigura ca nu apar probleme.

Daca exista ceva anume din sedinta de care nimeni nu-si aminteste, e ca si cum nu s-ar fi spus. Sedintele scurte si listele clare si concise de actiuni se tin minte cel mai usor.

Sedintele si dezvoltarea lor

Paragraful anterior a fost scris din perspective persoanei care conduce sedinta. Acesta este scris din perspective participantului. Ca exercitiu imediat, intrebati-va cat de util va este folosit timpul in acea sedinta. Verificati toate "sedintele conduse de altii" din agenda si evaluati-le. Foarte probabil, multe dintre ele au o valoare foarte limitata pentru dumneavoastra, iar daca asa stau lucrurile, trebuie sa faceti ceva sa le schimbati.

Un bun inceput ar fi sa trimiteti ghidul de conducere a unei sedinte din paragraful anterior celor care vor conduce sedintele la care trebuie sa participati. Poate ca vor tine seama de el sau poate nu. Dar chiar daca nu-l vor lua in seama, vor sti la ce sa se astepte de la dumneavoastra cand veti interveni.

Apoi, cand primiti agenda sedintei, verificati daca exista timp pentru fiecare problema pusa in discutie. Daca nu exista, telefonati organizatorului si explicati-i problema. Apoi, asigurati-va ca ati inteles la ce se refera fiecare punct mentionat pe ordinea de zi. Va intereseaza ce se discuta? Daca va intereseaza un singur punct, cereti sa fie primul pe ordinea de zi, ca apoi sa puteti parasi sedinta.

La sedinta, daca nu a existat o agenda prestabilita, cereti o ordine de zi scrisa la inceput. Asigurati-va ca exista suficient timp pentru fiecare punct si ca toata lumea a inteles exact scopul sedintei. Puteti ajuta bunul mers al lucrurilor reamintind celor care deviaza ce se discuta. Daca timpul alocat se depaseste la un moment dat in mod semnificativ, plecati.

Poate ca toate acestea vi se par detalii manageriale mai curand decat tehnici care tin de conducere, insa detaliile acestea sunt cele care va umplu zilele de lucru, impiedicandu-va sa faceti ceea ce ar trebui sa faceti. Si una dintre primele sarcini importante ale dumneavoastra ca lider este aceea de a va organiza timpul astfel incat sa petreceti cat mai mult cu putinta facand lucrurile pe care trebuie sa le faceti, in loc de cele pe care vor altii sa le faceti.

Sedintele si suprimarea lor

La sedinte se pierde mult timp. In unele organizatii, se pierde chiar ingrijorator de multa vreme. E uimitor cat de ocupati sunt unii manageri. Iata un exemplu trait de un cercetator american pe cand lucra cu consiliul director al unei mari firme de asigurari din Marea Britanie: solicitand o intrevedere cu acest consiliu, i s-a spus ca data cea mai apropiata la care toata lumea ar fi disponibila pentru reuniune este in luna septembrie, desi era vorba despre o intrevedere foarte importanta. Si se gasea atunci in luna ianuarie! Sigur ca acesta este un exemplu extrem, insa nimeni nu poate face afaceri la modul serios in felul acesta.

Exista doua tipuri de sedinte care trebuie suprimate - cele conduse de dumneavoastra si cele ale altora.

La sedintele proprii este usor. Treceti in revista punctele intalnirii pe care o organizati si intrebati-va care este scopul acesteia. Este menita sa furnizeze informatii, sa colecteze informatii sau sa se ia o decizie? In multe cazuri, este vorba de amestecuri in diferite proportii din cele trei si atunci ar trebui poate sa va intrebati de ce u a fost suprimata deja. Sedintele traditionale sunt mijloace ineficiente de transmitere de informatii. Daca este nevoie, organizati o scurta sesiune de prezentare, insa ideal este sa diseminati informatiile in alt mod - unul care sa permita celorlalti sa decida cand si in ce mod vor asimila ceea ce doriti sa le transmiteti. Colectarea de informatii se realizeaza cel mai bine de la persoana la persoana si nu trebuie sa ocupe prea mult timp. Pentru luarea de decizii, este bine ca lumea sa se intalneasca (desigur, atunci cand este intr-adevar nevoie de oamenii respectivi pentru a lua hotararea in cauza). Insa luarea deciziei nu ia timp mult; nu adoptarea ei in sine este un proces consumator de timp.

Pentru sedintele altora, poate nu este nevoie sa va bateti capul cu suprimarea sedintei, ci mai curand cu evitarea ei. Daca nu exista riscul de repercusiuni politice, pur si simplu nu va duceti. Daca exista, incercati sa le ocoliti, eventual ajutand la suprimarea sedintei. Daca sunteti intr-o pasa altruista sau cultura sedintelor va afecteaza negativ afacerea, va puteti implica in suprimarea sedintelor altora. Puteti, de exemplu, sa petreceti ceva vreme cu organizatorii punandu-le intrebari legate de scopul acestora si cautand alternative.

Imbunatatirile vizibile 

Motivul pentru care un bun conducator poate suprima multe sedinte protocolare este acela ca aproape toata comunicarea eficienta fata in fata are loc in cadrul unor intrevederi neprotocolare, adesea la ocazii de tipul intalnirilor intamplatoare in care opriti pe cineva pe culoar si ii transmiteti mesajul. Si totusi, prea multi manageri stau inchisi toata ziua in birou, facand imposibil acest tip de comunicare. Uitati-va cateva minute pe agenda. Exista momente cand va aflati in birou si sunteti disponibil? Exista momente cand faceti un tur printre oameni pentru a le oferi posibilitatea de a va aborda cu anumite probleme si pentru a-i bate prieteneste pe spate?

In afara cazurilor cand prevedeti astfel de activitati in mod special in agenda sau cand aceste momente apar in pauzele "naturale", ca, de exemplu, langa automatul de cafea, sedintele ii determina pe oameni sa se deplaseze. Daca eventual compania va ofera posibilitatea de a va intalni undeva in aer liber cu echipa dumneavoastra, profitati de aceasta sansa. Sunteti astfel mai accesibil pentru ei.

Stilul de management ce implica a avea contact direct cu angajatii era foarte popular prin anii '70 - '80, dar acum a cam iesit din moda. Existenta altor tehnici de management nu reduce insa puterea acestuia - iar acest mod de a conduce va confera controlul vizibilitatii proprii in fata oamenilor, ceea ce nu se intampla atunci cand stati in birou si asteptati sa vina ei la dumneavoastra. Totusi, o politica a usilor complet deschise ar face imposibila gestionarea timpului propriu. Trebuie sa aveti si posibilitatea de a inchide usa pentru a va ocupa de probleme personale, pentru a gandi si a fi productivi.

A fi vizibil nu inseamna a fi accesibil 24 din 24 de ore. Vizibilitatea este foarte importanta pentru angajati - le arata ca sunt pretuiti - si face posibila eliminarea sedintelor lungi si oficiale. Cautati moduri diferite de a fi vizibili. Mancati in acelasi loc cu echipa dumneavoastra. Incercati sa ajungeti la birou putin mai devreme, astfel ca, daca cineva doreste sa va vorbeasca, sa va poata aborda inainte de inceperea lucrului. Nu considerati discutiile de felul acesta drept intreruperi - acesta este unul dintre motivele pentru care sunteti acolo.

Pauzele

Pentru orice intalnire de grup - sedintele sunt doar un exemplu - o gestionare atenta a pauzelor este esentiala. Pauzele regulate vor reimprospata atentia, vor indeparta factorii de distragere si vor spori motivarea de a continua discutiile asupra punctelor din agenda. Pauzele ar trebui programate, insa, daca este nevoie, nu ezitati sa le adaptati nevoilor grupului. Adaptarea este usoara cand lucrati intr-un grup mic, insa nu va fi deloc practica in cazul unui grup de 400 de persoane; in aceasta situatie, este mai bine sa urmati intocmai programul.

Greseala cea mai comuna in stabilirea pauzelor este sa le faceti prea rare si prea lungi. Este mult mai bine sa cereti un efort concentrat pe o durata intre 40 de minute si o ora, cu pauza de cinci minute dupa aceea, decat o dimineata intreaga de concentrare urmata de o pauza lunga. Acordati o atentie speciala pauzelor de pranz. Durata acestora depinde in general de locul desfasurarii reuniunii si de grup. Nu trebuie sa fie prea lungi, pentru ca lumea se poate plictisi sau se poate intoarce la birou (daca locul reuniunii o permite), parasind adunarea. Totusi, oamenii au nevoie de suficient timp ca sa manance si de cateva minute in plus dupa aceea ca sa se relaxeze. O buna regula de baza este sa prevedeti suficient timp pentru ca toata lumea sa termine de mancat plus inca 15 minute.

Uneori, oamenii sunt nemultumiti de pauze. Discutiile decurg atat de bine incat nimeni nu vrea sa le intrerupa. Perseverati totusi cu impunerea pauzelor. Oricat de mult ar simti lumea ca lucrurile progreseaza, dupa o scurta pauza lucrurile vor merge si mai bine si vor continua sa mearga bine mai multa vreme. Pauzele stimuleaza creativitatea si impiedica rutina. Fara pauze, oamenii se molesesc, moralul grupului scade si rezultatul este ca motivarea descreste rapid. Oricat ar dori participantii sa continue sedinta, insistati asupra pauzelor.