DOCUMENTE SI REGISTRE OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACERI LA SC FIVE HOL S.A.

DOCUMENTE SI REGISTRE OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACERI LA SC FIVE HOLDING S.A.

CUPRINS

Argument

Capitolul I

1.Prezentarea generala a societatii5

1.1 Scopul si obiectul de activitate al societatii6

1.1.1. Scopul societatii.6

1.1.2. Obiectul de activitate al societatii6

1.2. Structura organizatorica a societatii7

1.3. Indiacatorii economico-financiari ce caracterizeza activitatea societatii.9

1.4. Norme privind protectia muncii in domeniul financiar contabil..11

Capitolul II

2. Aspecte teoretice privind documentele si registrele obligatorii in derularea unei afaceri

2.1. Identificarea documentelor si registrelor..14

2.1.1.Clasificarea documentelor economice contabile..14

2.2. Documente justificative15

2.3. Intocmirea, verificarea, corectarea,pastrarea si arhivarea documentelor.16

2.4. Documente justificative

2.4.1. Factura fiscala.18

2.4.2. Chitanta.19

2.4.3 Aviz de insotire al marfii..19

2.4.4. Statul de salarii20

2.5. Registre contabile..21

2.5.1. Registrul-jurnal.22

2.5.2.Registrul Cartea-Mare..23

2.5.3. Registrul- inventar23

2.6. Documente de sinteza24

2.6.1.Bilantul24

2.6.2. Contul de profit si pierdere .25

Capitolul III

Aspecte practice privind documentele si registrele obligatorii in derularea unei afaceri.26

Concluzii

Bibliografie

Anexe

ARGUMENT

Conform Legii contabilitatii orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efetuarii ei intr-un act scris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate , dobandind astfel calitatea de document justificativ. Se asigura astfel datele de intrare in sistemul informational contabil.

Importanta acestei teme este ca prin documente se poare concretiza faptul ca se justifica operatiile inregistrate in evidente, stau la baza inregistrarilor in contabilitate, consemneaza date necesare pentru control si analiza economico-financiara, si constituie in caz de litigii probe in justitie.

In raport cu operatiile pe care le consemneaza , inpractica se utilizeaza documente numeroase si variate.

Documentele contin mai multe elemente principale, se intcmesc la locul unde se produce operatia economica si dupa completare sunt supuse operatiei de prelucrare.

Evitarea sau inlaturarea erorilor se realizeaza prin operatia de verificare a documentelor,care imbraca mai multe forme :verificarea formei, aritmetica si de fond.

Erorile constatate cu ocazia intocmirii, verificarii, inregistrarii documentelor justificative se corecteza.

Documentele utilizate trebuie sa constituie un sistem unitar si rational, care sa aiba la baza reguli precise cu privire la intocmirea, folosirea, circulatia si evidenta fiecarui document.

Circuitul reprezinta drumul parcurs de documente din momentul intocmirii lor si pana in momentul clasarii lor in arhiva.

Intr-o inmtreprindere , circuitul documentelor se desfasoara conform unui grafic.

Pastrarea documentelor are loc , in functie de importanta si de felul lor, pe o perioada mai indelungata sau mai scurta de timp, conform normelor legale in vigoare.

Lucrarea este structurata pe trei capitole.

In capitolul I este prezentata societatea comerciala Five Holding S.A., Constanta, avand obiectul principal de activitate comertul cu materiale de constructii, prin supermarketul Brick. Datorita preturilor, serviciilor, si produselor oferite supermarketul Brick este liderul local in segmentul materialelor de constructii.

In capitolul II sunt prezentate aspectele teoretice privind documentele si registrele obligatorii in derularea unei afaceri. In functie de forma,continutul si rolul lor documentele se grupeaza in:documente justificative, register contabile si documente de sinteza . Sunt prezentate principalele documente si registre cu caracteristicile sprecifice.

In capitolul III sunt realizate aplicatii practice la societatea S.C. Five Holding S.A. privind documentele si registrele obligatorii in derularea unei afaceri.

Acesta tema are un scop prcis. Daca nu ar exista documentele si registrele contabile ar fi o lucrare foarte laborioasa si nu ar oferi garantia corectitudinii, dar totusi existand se preiau informatiile din documente, conform unor rubrici prestabilite si se ordoneaza centralizat pe debitul si pe creditul fiecarui cont utilizat.

Societatea comerciala Fice Holding S.A. Constanta, societae juridica pe actiuni , are obiectul principal de activitate comertul cu materiale de constructii, prin supermarketul Brick. Datorita politicii sale comerciale in privinta preturilor, serviciilor si flexibilitatii in relatia cu partenerii de afaceri si clientii, supermarketul Brick a reusit sa castige cel mai important segment al pietei materialelor de constructii.

Trasatura definitorie a firmei S.C. Five Holding S.A. este accentul pus pe calitate si respectul fata de sine, ceea ce reprezinta garantia unei afaceri de succes.

CAPITOLUL I

PREZENTAREA GENERALA A SOCIETATII  S.C. FIVE HOLDING S.A.

S.C. Five Holding S.A. Constanta , societate juridical pe actiuni (S.A.), a fost infiintata in actuala forma organizatorica in anul 1998 cu un capital social de 100.000 lei. Sediul social este inregistrat in Constanta, sat. Ion Roata, nr. 3, nr de inmatriculare la Oficiul Comertului este J/13/1334/1998. CIF RO 10562600. Societatea nu are filiale, sucursale sau participanti. Conform actelor constitutive ale socitatii obiectul principal de activitate este : Comert cu material lemnos si de constructii, cod CAEN 5153. Societatea mai desfasoara si activitate de productie , respectiv productia de pavele si borduri cat si activitate de prestari servicii si lucrari de constructii. Activitatea principala a societaii comerciale o reprezinta magazinul Brick in care se comercializeaza o gama larga de produse ,principalele fiind cele de constructii, instalatii sanitare, electrice, amsini si echipamente, pal melaminat, bunuri pentru amenajari interioare, dar si produse de uz casnic. O latura importanta a activitatii s-a dezvoltat in domeniul constructiilor in Constanta, dar si in statiunile de pe litoral, unde FIVE HOLDING a executat lucrari precum:

galeriile comerciale 'Select' din Mamaia

spatiile comerciale din 'Piata Tomis III'

lucrari de reabilitare a 4 bazine ornamentale cu fantani arteziene in Mamaia

amenajari pavaje cu prefabricate din beton

marcaje rutiere in municipiul Constanta si statiunea Mamaia

antreprenor general al Parcului Acvatic de Distractii AQUAMAGIC

Datorita politicii sale comerciale in privinta preturilor, serviciilor si flexibilitatii in relatia cu partenerii de afaceri si clientii, supermarketul BRICK a reusit sa castige cel mai important segment al pietei materialelor de constructii, perfectand peste 350 de contracte comerciale cu importante firme de constructii si alte societati comerciale cu diverse profile de activitate. Trasatura definitorie a firmei S.C. FIVE HOLDING S.A. este accentul pus pe calitate si respectul fata de client, ceea ce reprezinta garantia unei afaceri de succes.

1.1.Scopul si obiectul de activitate la S.C Five Holding S.A.

1.1.1 Scopul societatii

Scopul societatii este obiectivul fundamental al oricarei entitati economice, acela de a obtine profit. Intr-o continua dezvoltare, supermarketul BRICK vine in intampinarea cerintelor pietei constantene cu o gama de produse de lux. Intr-un cadru elegant si confortabil magazinul pune la dispozitia clientilor articole diverse, de calitate, in care tehnologia de varf isi face simtita prezenta. Expunerea produselor se realizeaza in ambiente. Simplitatea si bunul gust caracterizeaza intreaga structura a magazinului. In dorinta de a defini un stil, spatiul comercial creaza echilibru si da senzatia reconfortanta de 'acasa', respectand o lege general valabila conform careia 'un interior trebuie sa fie expresia echilibrului celui care il locuieste'.

1.1.2Obiectul de activitate al societatii S.C. Five Holding S.A.

Obiectul principal de activitate al S.C. FIVE HOLDING S.A. il constituie comertul cu materiale de constructii prin supermarketul Brick. Sub marca BRICK se regasesc cei mai importanti producatori si importatori din Romania. BRICK dispune de un modern spatiu comercial in suprafata de 6.000 mp, spatii de depozitare de 3.000 mp, depozit exterior de 3.000 mp si o parcare de 3.500 mp. Magazinul adaposteste un salon expozitional de 600 mp cu activitate permanenta, unde o parte din firme isi expun produsele si unde sunt organizate simpozioane, intalniri de afaceri si targuri la care sunt invitati colaboratori, arhitecti si clienti. BRICK se remarca fata de magazinele concurente prin comercializarea unei game complete de materiale de constructii si amenajari interioare, spatiu comercial modern, acces pe baza de card, consultanta oferita la standul de produse. Cei 70.000 de clienti, posesori ai cardurilor de client, au posibilitatea de a alege din cele peste 45.000 de produse oferite sub diferite marci.

1.2.Structura organizatorica a societatii S.C. Five Holding S.A.

Structura organizatorica reprezinta totalitatea persoanelor,compartimentelor de munca,a verigilor de productie si conceptie,modul in care acestea sunt distribuite in timp si spatiu,precum si relatiile ce se stabilesc intre ele in vederea realizarii obiectivelor intreprinderii.Prin denumirea functiei se exprima competentele,autoritatea si responsabilitatile stabilite pentru persoana ce o va exercita ;in raport cu continutul lor se deosebesc 2 tipuri principale de functii : de conducere si de executie. Functiile de conducere se caracterizeaza prin faptul ca ele cuprind sarcini si atributii de coordonare a activitatii persoanelor subordonate,avand astfel un grad mai mare de responsabilitate si autoritate.Principalele functii de conducere sunt :director,director adjunct tehnic,inginer sef ,contabil sef,etc. Functiile de executie cuprind sarcini de executare a unor lucrari sau de rezolvare a unor probleme,revenind si sarcini de coordonare.Functiile de executie,de specialitate sunt : functii de executie cu caracter de executie:gestionar. ajutor de gestionar, manipulanti, etc. Societatea comerciala S.C Five Holding S.A a luat fiinta in baza legii 31/2003 republicata. S.C Five Holding S.A este persoana jurica,avand ca forma societatea pe actiuni,desfasurandu-si activitatea in conformitate cu legile romane si prezentul act constitutive.Societatea are 4 asociati, care au drept de decizie finala si un numar total de 250 angajati ce desfasoara diferite functii in cadrul firmei astfel incat sa poata fi indeplinite obiectivele societatii.

FISA POSTULUI

SECRETARA(PROGRAM 8 ORE/ZI)

Nivel pregatire :Student al sectiei de calculatoare/informatica

Aptitudini si competente :

Flexibilitate,adaptare rapida la mediul de lucru profesional

Capaciate de analiza si organizare

Perseverenta,rabdare, seriozitare, onestitate, sociabilitate

Lucrul in echipa

Capacitate de comunicare foarte buna

Placerea de a lucra cu oamenii

Nivel de cunostinte :

Nivel de baza legat de retele,calculatoare, internet si instatlare/configurare sistele de calcul

Atributii :

De secretariat

Relatii cu publicul

Helpdesk

Gestiunea sistemului de tichete intern

Gestiune documente interne

Acest tip de structura organizatorica permite atat respectarea unitatii de conducere ,cat si folosirea cunostintelor de specialitate din cadrul diferitelor compartimente functionale.

Managerul general are urmatoarele atributii:

Asigura relatiile cu partenerii de afaceri

Controleaza in permanenta daca rezultatele corespund politicii stabilite

Aproba angajarea si desfacerea contractelor de munca,urmarind aplicarea regulamentului de organizare si functionare a prevederilor contractului colectiv de munca

Reprezinta interesele societatii in raporturile cu persoanele juridice sau fizice.

Managerul comercial este subordonat managerului general si are ca atributii:

Desfasurarea in bune conditii a activitatii de aprovizionare

Cautarea permanenta de noi clienti si fidelizarea celor actuali

Crearea impreuna cu biroul de marketing a unei politici clare de marketing in conformitate cu politica firmei.

Managerul economic este suboronat managerului general avand ca atributii :

Desfasurarea in bune conditii a activitatii interne a societati

Angajarea de personal nou sau luarea de masuri disciplinare daca este cazul.

Serviciul financiar-contabil este subordonat managerului comercial si are urmatoarele atributii :

Verifica justetea operatiunilor si legalitatea actelor supuse inregistrarilor contabile si intocmeste bilantul contabil.

Tine evidenta analitica si sintetica a mijloacelor circulante si a mijloacelor fixe in inventar

Verifica lunar soldurile din evidenta contabila si stocurile din fisele de magazie.

Tine evidenta analitica,intocmeste balantele,precum si celelalte operatiuni legate de debitori,creditori,lipsuri de valori materiale,conturile de ordine.

1.3. Principalii indicatori economico-financiari ce caracterizeaza activitatea societatii

Tabel 1  -mii lei-

Analizand evolutia profitului in ultimii trei ani se observa o tendinta de crestere a acestuia.

In 2006profitul ar fi trebuit sa fie de aproximativ 900000000 lei, insa societatea a inregistrat o pierdere foarte mare cauzata de falimentul unui client important.   In anul 2007 societatea s-a redresat si s-a obtinut un profit brut de aproximativ 1619734000 lei si un profit net de 1209452000 lei.

Tabel 2: - lei-

Analizand indicatorii finaciari prezentati in Tabelul 2 si reprezentarea grafica aferenta, se observa ca veniturile obtinute din comercializarea materialelor de constructie detin o pondere covarsitoare in totalul veniturilor realizate in anul financiar 2007.Aceasta justifica ipoteza conform careia, comertul materialelor de constructie este principalul obiect de activitate al societatii.

1.4 Norme privind protectia muncii in domeniul finanaciar contabil

In Romania protectia muncii este reglementata prin legea 90/1996 si constituie un ansamblu de activitati ce au ca scop asigurarea celor mai bune conditii privind desfasurarea procesului de munca,apararea vietii si sanatatii persoanelor fizice si juridice la care activitatea se desfasoara cu personal angajat.Ministerul Muncii si Familiei prin organele lor de specialitate organizeaza si controleaza total activitatea privind Protectia Muncii.

Normele de protectie a muncii care se aplica la nivelul intregii economii :

Nici un agent economic nu isi desfasoara activitatea daca nu a obtinut Autorizatia de functionare din punct de vedere al Protectiei Muncii autorizate, care le cerere este eliberata de inspectorii de munca. Agentii economici au obligatia de a dota pe fiecare lucrator cu echipament individual de protectie a muncii.Acest echipament este diferit in functie de conditiile concrete de munca,echipamentul individual se acorda gratuit,iar in cazul degradarii,agentul economic trebuie sa acorde un nou echipament. Agentii economici au obligatia de a acorda alimentatia de protectie a lucratorilor ce lucreaza in conditii grele si foarte grele de munca.Agentii economici au obligatia de a acorda materiale igienico-sanitare pentru lucratorii care isi desfasoara activitatea intr-un mediu ce impune o igiena deosebita. In cazul nerespectarii normelor specifice de protectie a muncii apar accidentele de munca care reprezinta vatamarea violenta a organismului sau intoxicarea acuta profesionala care are loc in timpul procesului de munca si care provoaca pierderea capacitatii de munca pe cel putin 3 zile,invaliditatii sau deces. Principalele norme de securitate a muncii aplicabile in activitatea compartimentului financiar-contabil sunt legate de prelucrarea automata a datelor.

Utilizatorii trebuie sa aiba posibilitati de modificare a pozitiei de lucru.In timpul activitatii :

Monitoarele sa fie amplasate la distanta fata de ferestre;

Ecranul,suportul de documente si tastatura trebuie sa fie amplasate la distante egale fata de ochi 600+150mm;

Se interzice personalului de deservire a echipamrntelor de calcul sa intervina la tablouri electrice,grupuri stabilizatoare,instalatii de climatizare sau la alte instalatii auxiliare;

Se interzice fumatul in incaperi cu volum mare de documente;

Se interzice consumul alimentelor pe masa calculatorului sau deasupra tastaturii;

Reluarea lucrului in zonele de actiune a CO2 se va face numai prin ventilarea spatiilor respective cu instalatia de climatizare in functiune,in circuit deschis,un timp stabilit in functie de capacitatea ventilatoarelor,dar nu mai putin de o ora.

CAPITOLUL II

Aspecte teoretice privind documente si registre obligatorii in derularea unei afaceri

2.1.Identificarea documentelor si registrelor obligatorii in derularea unei afaceri

In derularea unei afaceri sunt folosite o serie de documente si register contabile. Legea contabilitatii prevede ca orice operatie economico-financiara efectuata se consemneaza intr-un document care sta la baza inregistrarii in contabilitate. In raport cu forma,continutul,si rolul lor documentele se grupeaza in :

Documente justificative

Registre contabile

Documente de sinteza.

Documentele economice din sfera contabilitatii numite si documente contabile realizeaza legatura intre cele 3 forme ale evidentie economice :

-Evidenta operativa

-Evidenta contabila

-Evidenta statistica

2.1.1 Clasificarea documentelor economice contabile

1.Documente justificative:

-documente tipizate

-documente netipizate

2.Registre contabile

-registru Jurnal -registru Inventar -registru Cartea Mare

3.Documente de sinteza si raportare -situatii financiare anuale

2.2.Documente justificative

Documentele sunt acte scrise,intocmite pentru operatiile economice sau financiare la locul si in momentul lor,cu scopul de a dovedi existenta acestor operatii,precum si pentru evenimente izvorate dic necesitati organizatorice si administrative ale entitatii economice . In activiatea unitatii patrimoniale sunt utilizate numeroase si variate documente de evidenta in raport cu operatiunile economice si/sau financiare pe care le consemneaza.in functie de trasaturile caracterisitce ale operatiunilor economice si financiare,documentele de evidenta se clasifica dupa mai multe criterii. Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc documentele se impart in :

a)documente de dispozitie(ex :ordin de plata,comanda,dispozitii de plata) b)documente justificative sau de executie(ex :factura,factura fiscala,chitanta,bon de consum) c)documente mixte(ex :aviz de insotire a marfii,dispozitie de livrare)

Dupa momentul intocmirii si rolul lor,pot fi :

a) documente primare sunt acele documente in care se consemneaza pentru prima data operatiile economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii acestor operatii economice sau financiare. Ex.: Chitanta, Factura etc.;  b) documente secundare sunt documentele ce se intocmesc pe baza documentelor primare. Dupa modul de intocmire si rolul pe care-l indeplinesc in cadrul sistemului informational,contabil,documentele de evidenta se grupeaza in :

a)documentele justificative :sunt acele documente care se intocmesc la locul si in urma executarii operatiilor economice sau financiare prin semnarea lor de catre persoanele care le-au intocmit,verificat si inregistrat.Ele asigura certitudinea si realitarea efectuarii operatiilor respective.Aceste documente preced si fundamenteza datele cuprinse in ele,fac dovada efectuarii operatiilor si angajeaza raspunderi,drepturi si obligatii cu privire la existenta si miscarea elementelor patrimoniale. b)documente de evidenta contabila :sunt registre contabile in care se consemneaza si se pastreaza informatiili in strucuta proprie a contului. In cadrul registrelor contabile propriu-zise intra :registrul-jurnal,registrul cartea-mare,registrul-inventar.De asemenea,registele contabile pot fi insotite si de registre de evidenta operative care se intocmesc pentru stocarea informatiilor de anumit fel,pe locuri de gestionare,si anume :registrul cheltuielilor,registrul stocurilor,registrul veniturilor,registrul jurnalul de vanzari,jurnalul de cumparaturi,etc. c)documente de sinteze si rapoarte contabile :sunt acele documente prin care se cumuleaza si se transmit informatii din exteriorul unitatii patrimoniale si din care amintim :bilantul contabil semestrial si anual,si note explicative,balanta de verificare sintetica la sfarsitul lunii,bugetul de venituri si cheltuieli,declaratia privind impozitul pe profit la sfarsitul trimestului (anului) etc. Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul operatiilor economice si financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmarindu-se sa fie clare, sa redea in forma simpla activitatle desfasurate de catre unitatea patrimoniala, cu cheltuieli materiale si umane minime.

2.3. Intocmire,verificare,corectare, pastrare si arhivare.

2.3.1 Intocmirea

In orice unitate patrimoniala, intocmirea documentelor pentru fiecare operatie economic a si fmanciara reprezinta o cerinta majora pentru cunoasterea si managementul activitatii, mtrucat aceasta reclama un control riguros atat asupra integritatii si modului de gestionare a patrimoniului in totalitate sau a partilor componente, cat si a fiecarei operatii in parte.  Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automata, astfel incat acestea sa fie lizibile, nefiind admise stersaturi, razaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatiu liber intre operatiile consemnate in acestea. lntocmirea documentelor are loc, de regula, la locul unde se produce operatia economicii sau financiara. Dupa intocmire, documentele se supun verificarii si prelucrarii.

2.3.2 Verificarea

Verificarea documentelor de evidenta este operatia premergatoare inregistrarii operatiilor economice si financiare in conturi si consta in controlul respectarii conditiilor de forma si de fond pe care acestea trebuie sa le indeplineasca. Verificarea are ca scop evitarea greselilor, neregulilor si abuzurilor, precum si pentru ref1ectarea realit:atii in contabilitate. Verificarea documentelor de evidenta se efectuaeaza in general de catre alte personae decat cele care le-au intocmit si prelucrat. Dupa verificare,documentele correct intocmite sunt supuse analizei contabile si contarii, adica inscrierii pee le a conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare in care urmeaza a se inregistra operatiile economice sau finanaciare. Contarea si inregistrarea in contabilitate in contabilitate se fac document cu document sau dupa o centralizare a documentelor care se refera la operatii de aceasi natura din aceasi perioada.

2.3.3. Corectarea

Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care:

sa li se permita recunoasterea momentului cand s-a produs greseala ;

sa se aduca la cunostinta celor care au intocmit documentul ;

sa se efectueze corectarea prin taierea cu o linie a textului sau sumei gresite, in asa fel incat sa se poata citi ce s-a gresit. Apoi se scrie deasupra textul sau suma corecta,facandu-se mentiunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt ;

datele corecte sa fie certificate prin semnaturile persoanei care a completat initial documentul sau a corectorului,cand eroarea s-a constat la prelucrare.

2.3.4. Clasarea si pastrarea

Clasarea este o operatie de asezare a documentelor intr-o anumita ordine stricta determinata,in scopul pastrarii si al gasirii lor cu usurinta atunci cand sunt cautate pentru furnizarea informatiilor necesare organelor de evidenta,conducere si control. Clasarea poate fi definitive sau provizorie,in functie de durata de timp.

2.3.4. Arhivarea

Arhivarea documentelor de evidenta se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli :

documentele se grupeaza in dosare ,numerotate, numite si parapete ;

gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic,in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera aceasta. In cazul fuziunii sau al lichidarii unitatii,documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat ;

evidenta documentelor de analiza se tine cu ajutorul Registrelor de evidenta,in care sunt tinute evidentele dosarelor si documentelor intrate in arhiva,precum si miscarea acestora in decursul timpului. Documentele cu valoare istorica, stiintifica si politica se dau spre pastrare la arhivele statului. Restul documentelor se predau la arhiva intreprinderii pentru topire,la expirarea termenului de pastrare,intrunindu-se o comisie sub conducera administartorului sau ordonatorului de credite,dupa caz. In caz de pierdere sustragere sau distrugere a unor documente contabile,se iau masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare si aceste documente poarta in mod obligatoriu si vizibil pe ele mentiunea RECONSTRUIT, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

2.4Documentele justificative

Numite si documentele primare sunt actele scrise intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea acestor operatii:

Factura si factura fiscala

Serveste ca document de baza deconectarea produselor si serviciilor,a lucrarilor executate si serviciile prestate .Insoteste marfa in timpul transportului de la furnizori la cumparatori .Este document justificativ de inregistrare in contabilitate a bunurilor achizitionate de la furnizori .Se intocmeste de unitatea furnizoare in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare cuprinzand anumite referinte,privind emitentul si clientul(felul marfii,cantitae,valoare totala si valoare t.v.a) Se arhiveaza la conpartimentul financiar-contabil.

Chitanta

Serveste ca documnt justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la caseria unitatii. Sta la baza intocmirii registrului de casa. Se intocmeste de catre casier in doua exemplare si se semneaza la primirea unei sume .Circula la depunator(exemplarul 1)iar (exemplarul 2) ramane in carnet,fiind folosit ca document de verificare a operatiilor inregistrate in registrul de casa .Este document tiparit,completat,folosit si pastrat conform dispozitiior legale in vigoare . Se arhiveza la compartimentul financiar-contabil numai dupa ce s-a completat in intregime carnetul.

Aviz de insotire al marfii

Continutul obligatoriu al avizului de insotire a marfii este :

• Seria si numarul intern de identificare a formularului
• Data emiterii formularului
• Datele de identificare ale furnizorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscala)
• Datele de  identificare ale cumparatorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscala)
• Denumirea si cantitatea bunurilor livrate ;
• Date privind expeditia :numele delegatului,buletin/cate de identitate(serie,numar),numarul mijlocului de transport,ora livrarii,semnatura delegatului,semnatula expeditotului. Avizul de insotire al marfii este formular cu regim inern de tiparire si numeratare. Caracteristici : Se intocmeste in 2 sau mai multe exemplare,de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor,marfurilor sau altor valori materiale,precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale societatii.In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati , dispersate teritorial,avizul de insotire a marfii poarta mentiunea  fara factura .Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea pentru prelucrare la terti.In alte situatii(decat cele prevazute mai sus)se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura. Se arhiveaza la furnizor la compartimentul desfacere si la compartimentul financiar-contabil si la cumparator la compartimentul financiar-contabil.

Statul de salarii

Serveste ca :

Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor,precum si al contributiilor si al altor sume datorate ;

Document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare,lunar,pe sectii,ateliere,servicii etc,pe baza :

Documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv ;

Documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salariati in acord etc. ;

Documentelor de evidenta si a documentelor privind retinerile legale ;

Listelor de avans chenzinal ;

Concediilor de odihna,certificatelor medicale(in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c).

Se semneza pentru confirmarea exactitatii calculelor,de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii. Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu retineri legale altele decat cele nominalizate in formular. Pentru centralizarea la nivelul unitarii a salariilor si a elementelor componente ale acestora,inclusiv a retinelor,se utilizeaza aceleiasi formulare de state de salarii. Platile facute in cursul lunii :avansul chenzinal,lichidarile,indemnizatiile de concediu,etc. Se includ in statele de salarii,pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legate din perioada de decontare respectiva. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil,separat de celelalte acte justificative de plati si la compartimentul care a intocmit statele de salarii. Continutul minimal obligatoriu al formularului este urmatorul :

Denumirea unitatii,sectiei,serviciului etc.

Denumirea formularului ;

Intocmit pentru luna,anul ;

Numele si prenumele ;

Venitul brut ;

Contributia individuala de asigurari sociale ;

Contribuita individuala la bugetul asiguarailor de somaj ;

Contributia pentru asigurarile sociale de sanatate ;

Cheltuieli profesionale ;

Venitul net ;

Deducere personala de baza ;

Deduceri suplimentare ;

Venitul baza de calcul ;impozitul calculat si retinut ;salariul net ;

Semnaturi :conducatorul unitatii,conducatorul compartimentului financiar-contabil,persoana care il intocmeste

2.5.Registre contabile

Fiecare operatiune economica se consemneaza printr-un document specific,astfel incat la nivelul unei luni exista o multitudine de documente ce contin informatii care trebuie sa se reflecte prin Balanta de verificare. In momentul consemnarii operatiunii,se inregistreza cronologic si sistematic datele din documentul primar, deci, fiecare document justificativ se va regasi intr-o formula contabila. Pentru intocmirea Balantei de verificare la sfarsitul lunii,ar insemna ca toate informatiile din documente sa se insumeze si sa se centralizeze pe debitul si creditul fiecaruiu cont, conform formulei contabile. Ar fi o lucrare foarte laborioasa si care nu a roferi garantia corectitudinii, daca nu ar exista registrele contabile. Acestea preiau informatiile din documente, conform unor rubrici prestabilite si le ordoneaza centralizat, pe debitul si pe creditul fiecarui cont utilizat. Registrele contabile nu circula in interiorul societatii comerciale si nici in afara ei, fiind documente de inregistrare contabila.

Tipuri de registre contabile

Conform Legii Contabilitatii 82/91 republicata, societatile comerciale au obligatia de a intocmi trei tipuri de registre contabile :Registrul-jurnal, Registrul Cartea-Mare, si Registrul Inventar.

2.5.1.1. Registrul Jurnal

In conditiile conducerii evidentei contabile in partida simpla cu ajutorul tehnicii de calcul,fiecare operatiune economico-finaciara se inregistreza in ordine cronologica,in functie de datele de intocmire sau de intrare a documentelor. Registrul-jurnal se incasari si plati se editeza lunar iar paginile sunt numerotate pe masura editarilor.registrul-jurnal de incasari si plati parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial este completat lunar prin preluarea totalului sumelor din registrul-jurnal de incasari si plati tinute cu ajutorul tehnicii de calcul.

Caracteristici :

Documentul contabil obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a modificarii elementelor de activ si pasiv ale unitatii.

Se intocmeste de catre :

Societatea comerciala

Companii nationale ;

Societati agricole

Institutii publice ;

Unitati cooperatiste ;

Asociatii ;

Alte persoane juridice ;

Se intocmeste intr-un singur exemplar. Se numeroteaza (in ordine crescatoare ;volumele se numeroteaza in ordinea completarii) . Se snuruieste. Se inregistreaza la organul fiscal teritorial. Numerotarea filelor si a registrelor se face in ordinea crescatoare,iar volumele se noteaza in ordinea completarii lor.

Se intocmeste zilnic sau lunar prin inregistrarea cronologica,fara stersaturi si spatii libere,a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si pasiv ale unitatii. Cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor fieare operatiune economico-financiara se inregistreaza prin articole contabile,in mod cronologic,dupa data de intocmire sau d eintrare a documentelor in unitate. Registru-jurnal se conduce de subunitati cu conditia interistrarii acestuia la nivelul subunitaii,in cazul in care unitatea are subunitati dispersate teritoral care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare. Nu circula,fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil,impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

2.5.1.2. Registrul Cartea-Mare

Registrul Cartea-Mare serveste la : Stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice,la unitati care aplica forme de inregistrare pe jurnale ;

• Verificarea inregistrarilor contabile efectuate ;
• Intocmirea balantei de verificare.

Se intocmeste la sfarsitul lunii(perioadei)astfel :

• Rulajul creditor se raporteaza din jurnalul contului respectiv into singura suma ,fara desfasurarea pe conturi corespondente ;

Sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale se raporteza din acele jurnale obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente ;

Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulaje debitoare si creditoare ale contului respectiv,tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului (care se inscrie pe randul destinat in acest scop).

Registrul contabil obligatoriu poate fi inlocuit cu fisa de cont petru operatiuni diverse  ea nu circula fiind un document de inregistrare contabila si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

2.5.1.3. Registrul-Inventar

Reprezinta documentul contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. Registrul-Inventar se numeroteaza,se snuruieste si se parafeaza la Administratia Fianantelor publice. Se intocmeste la 31 decembrie pe baza datelor din listele de inventsriere si a Proceselor verbale de invertariere. Diferentele valorice constate cu ocazia inventarierii si consemnate in Registrul inventar corecteaza valoarea de inregistrare a elementelor patrimoniale , aducand-o la valoarea actuala(de inventar). Completarea Registrului-inventar se include in operatiunile pregatitoare de incheiere a exercitiului financiar, respectiv de intocmire a bilantului contabil.

2.6. Documente de sinteza

Situatiile financiar anuale sunt documente oficiale de prezentare a situatiei economico-financiare a entitatilor ,care reflecta o imagine fidela a pozitiei financiare,performantei financiare si a celorlalte informatii referitoare la activitatea desfasurata. Setul unitar de formulare care alcatuiesc Situatiile financiar anuale sunt documente de sinteza care prezinta o imagine fidela a activelor, datoriilor,pozitiei financiare, profitului sau pierderii. Situatile finaciare anuale se intocmesc in lei. Aceasta unitate de masura se va trece pe fiecare formular in parte. Se pastreaza in arhiva generala a entitatii timp de 50 de ani. Legea contabilitati prevede obligativitatea publicarii Situatilor finaciare anuale pentru a fi aduse la cunostinta utilizatarilor interni si externi de informatii contabile. Trebuiesc elaborate in conformitate cu reglementarile contabile legislative in vigoare privind regulile de intocmire,aprobare, auditare si publicitare. In caz contrar, Legea contabilitatii prevede aplicarea si sanctionarea pentru contraventii si infractiuni.

Bilantul

Bilantul este documentul de sinteza prin care se prezinta elementele de activ,datorii si capital propriu ale entitatii la sfarsitul exercitiului financiar, precum si in celelalte situatii prevazute de lege. Bilantul este obligatoriu si reda starea si evolutia situatiei financiare a entitatii. Exista doua scheme de baza : schema bilantului orizontal si schema bilantului vertical. La noi in tara se foloseste schema bilantului vertical. Modelul vertical se bazeaza pe ecuatia fundamentala :Activ-Datorii=Capital propriu. Bilantul prescurtat se intocmeste de celelalte persoane juridice, care nu indeplinesc conditiile stabilite la cele trei criterii se elaboreaza Situatii financiare simplificate. Detalierea informatiilor in cadrul bilantului se face, in functie de necesitatile de informare in trepte :pe grupe,subgrupe, si posturi bilantiere. Grupele se noteaza cu majuscule, subgrupele cu cifre romane iar posturile bilantiere cu cifre arabe. Postul de bilant este structura cea mai mica, cea mai analitica, care dimensioneaza fie un element individual din patrimoniu fie mai multe elemente patrimoniale cu aceleasi caracteristici. Postul bilantier are un grad de semnificatie convenabil pentru utilizatori, constituindu-se in pozitii distincte.

2.6.2. Contul de profit si pierdere

Contul de profit si pierder este documentul de sinteza care masoara performantele financiare ale unei entitati cu prezentarea veniturilor,a cheltuielilor si rezultatelor obtinute in cursul unei perioade date. Contul de profit si pierdere evidentiaza si explica intr-o forma analitica rezultatele prin prisma raportului de echilibru intre cheltuieli si venituri,potrivit ecuatiei fundamentale : +/- Rezultatul exercitiului=Venituri cheltuieli.

Elementele de baza ale contului de profit si pierdere sunt :

Veniturile

Cheltuielile

Profiturile

Pierderile.

Modelul contului de profit si pierdere este sub forma de lista, pe verticala,unde sunt prezentate mai intai veniturile si apoi cheltuielile dupa natura economica sau continut economic.

CAPITOLUL III

Aspecte practice privind documentele si registrele obligatorii in derularea unei afaceri

1.Unitatea intocmeste ordinal de plata nr 446 la data de 13.03.2008. prin care se dovedeste ca suma de 472,06 a fost extrasa din contul bancii Alpha Bank pentru a achita un transport CFR.(anexa 2).

5125=5121 472.06

2. La data de 04.03.2008 unitatea se aprovizioneaza de la furnizor SC hig Muntenia SRL cu carnete-monetar 10 buc, pret 8,40 lei,TVA 19% si carnete-chitanta 10 buc, pret 8,40 lei, TVA 19% conform factura fiscala nr 0005891(anexa 3).

%= 401 31,92

302

4426

3.Un angajat al unitatii Ionescu Liviu achita la caseria unitatii suma de 35 lei drept garantie pentru un bun achizitionat conform chitanta nr 1716(anexa4).

5311=8011 35

4. Pentru asigurarea mijloacelor fixe societatea incheie un contract cu SC asirom SA(contract de asigurare) care are in continut urmatoarele bunuri :

-camion 500

-motostivuitor 400

-utilaje 500

Se inregistreaza contractul de asigurare :

613=401 1400

5.In ziua incheierii contractului de asigurare 03.03.2008 SC Five Holding SA intocmeste ordinul de plata nr 02261 pentru achitarea asigurarii(anexa5).

5121=401 1400

6. Pentru activitatea de productie se cumpara ciment de la SC Romexil SRL, conform factura fiscala 24162, 20 tone,pret 12.50, TVA 19%.

%= 401 29750

302 25000

4426 4750

7. Se da in consum conform bonului de consum nr 211 (anexa6)

602=302 29750

8.Gestionarul unitatii Popescu Gina depune la banca suma de 10000 ,conform foaie de depunere numerar nr 1715(2 exemplare) insemnand incasarile din ziua anterioara(anexa7)

9. La data de 10.03.2008 societaea achizitioneaza materii prime in valoare de 15000 lei, tva 19%.

%= 401 17800

301 15000

4426 28.50

10.Se face plata furnizorilor cu o fila CEC.

401=5125 17850

11.Se dau in consum materiile prime

601=301 17850

12.Se intocmeste statul de plata pe luna martie 2008.

-toti angajatii au fost prezenti la lucru in luna ianuarie

-luna are 26 zile lucratoare

-retineri angajati :CAS 9.5%

somaj 1%

fond de sanatae 6.5%

impozit 16% (anexa 8).

13. Conform fisei de magazie din luna martie 2008 se da in consum linoleum super(anexa 9)

603=303 3078

14.La data de 21.03.2008 se vinde din magazin cu factura nr 3364675 suruburi autofiletante(anexa 10) la pretu l de 9,53 lei, TVA 19%.

%= 401 11.34

303 9.53

4426 1.81

15. Se incaseaza prin virament intern

5121=4111 11.34

CONCLUZIE

In concluzie, consider ca registrele contabile cu character complex, care sa permita intocmirea situatiilor centralizate privind patrimonial intreprinderii.

Formele de contabilitate ce reprezinta sistemul de formulare intre ele , care servesc la inregistrarea operatiilor economico-financiare intr-o anumita perioada de timp dupa anumite reguli.

Intocmirea documentelor se face in ordine cronologica , cu toate elementele patrimoniale din cadrul entitatii.

S.C. Five Holding S.A. respecta ordinea intocmirii , verificarii, corectarii, pastrarii si arhivarii.Documentele cuprind date , fac dovada efectuarii operatiilor si angajeaza in acelasi timp raspunderi, drepturi si obligatii cu privire la existenta si micsarea elementelor patrimoniale.