SISTEMUL DE INFORMATII IN COMERTUL CU AMANUNTUL

SISTEMUL DE INFORMATII IN COMERTUL CU AMANUNTUL

Obiective :

Ø      prezentarea structurii si importantei sistemului de informatii in comertul cu amanuntul;

Ø      clasificarea informatiilor;

Ø      analiza posibilitatilor de culegere a informatiei;

Cuvinte cheie:

Sistem de informatii, localizarea informatiei, culegerea, prelucrarea si utilizarea informatiei

Orice organizatie, inclusiv firma de comert nu poate supravietui in lipsa informatiei. Deciziile luate in lipsa informatiilor sunt riscante, putand duce chiar la faliment. De aceea, orice comerciant trebuie sa isi asigure un sistem de informatii coerent si viabil, care sa ii permita optimizarea activitatii sale. Acesta este format din patru activitati principale: localizarea informatiei, culegerea, prelucrarea si utilizarea informatiei.

Localizarea informatiei: scopul fundamental al sistemului de informatii este de a asigura un cadru pentru culegerea informatiilor de la mediul extern si de la cel intern al firmei de comert. In prima faza, aceste informatii trebuie localizate.

Tipurile de informatii:

Ø      Informatia secundara: este o informatie existenta care a fost colectata pentru alte scopuri si este adesea publicata. Din moment ce aceste informatii au fost colectate pentru alte scopuri, comerciantul va trebui sa le adapteze propriilor nevoi. Chiar daca informatia secundara poate sa nu asigure satisfacerea unei nevoi foarte precise a comerciantului, una din functiile majore ale sistemului de informatii in comert este de a transforma aceste informatii in informatii utile. Dezavantaje: poate sa nu fie exact ce are nevoie comerciantul; lipsa de acuratete; poate fi perimata (veche). Avantaje: putin costisitoare, este disponibila rapid; este in general familiara pentru comerciant, pentru potentialul utilizator; este posibil sa fie mai credibila decat informatia primara.

Ø      Informatia primara: este informatie noua, pe care comerciantul o colecteaza pentru un scop precis. Datele initiale sunt colectate utilizand anchete, paneluri de consumatori, laboratoare, tehnici statistice. Uneori, comerciantul colecteaza informatii primare pentru ca nu gaseste surse secundare potrivite, pentru luarea unei decizii importante. Alteori, informatia primara este colectata pentru a fi completata informatia secundara detinuta. Prin utilizarea informatiei primare sunt eliminate majoritatea dezavantajelor informatiei secundare. In general, informatia primara asigura o mai mare acuratete, este de actualitate si potrivita nevoilor comerciantului. Totusi, ea presupune consumuri mai mari de timp si bani. In plus, in general sunt necesare echipamente si personal specializat pentru obtinerea acestui tip de informatie.

Sursele de informatii:

Ø      Informatii externe: sunt obtinute din afara firmei. Ele au ca sursa organizatii formale (biblioteci, guvern, organizatii de comert, etc.) sau organizatii informale (furnizori, concurenti, consumatori). Datorita marii varietati a surselor externe, identificarea posibilelor surse consuma adesea mult timp si bani.

Ø      Informatii interne: sunt cele ce au ca sursa firma. De exemplu, numeroase departamente furnizeaza informatii prin activitatea lor curenta. De exemplu, inregistrarile privind evolutia vanzarilor, cifra de afaceri, rapoarte elaborate anterior in diferite scopuri. Alte informatii pot fi obtinute de la angajati. Prin aplicarea unor proceduri analitice, comerciantul poate obtine informatii aditionale.

Culegerea informatiei: odata ce sursa de informatii a fost localizata, pasul urmator este culegerea acesteia. Se poate realiza prin una din urmatoarele metode:

Colectarea informatiilor pentru comert: este orice metoda sau combinatie de metode utilizate pentru a obtine informatii secundare externe. Pentru a-i tine la curent pe cei care iau decizii in firma de comert, sistemul de informatii trebuie sa asigure monitorizarea zilnica a pietei. Aceasta metoda presupune proceduri de cautare ce combina biblioteca, sursele guvernamentale si cele ale asociatiilor profesionale pentru a se asigura o informatie pertinenta si sistematica. Exista organizatii comerciale, care contra unei taxe, monitorizeaza anumite aspecte ale pietei.

Cercetarea directa: implica utilizarea unui set de procedee specifice pentru a prelucra informatia primara de la clienti, furnizori si concurenti. In mod tipic, o asemenea cercetare este un proiect orientat si directionat pentru a furniza suportul necesar pentru luarea unei decizii sau rezolvarea unei probleme specifice. Acest tip de cercetare este realizata cu intermitente si in general utilizeaza prelucrarea datelor pe calculator.

Cautarea prin arhive si inregistrari: include toate metodele utilizate in obtinerea informatiei secundare interne. Contabilitatea firmei si diferitele subsisteme de control pot oferi numeroase informatii asupra tuturor operatiunilor comerciantului. Pot fi gasite informatii cu privire la activitatea curenta si la cea trecuta. Asemenea cercetari au ca rezultat informatii cu privire la vanzari, bunurile comercializate, clientii potentiali, etc.

Modelele analitice: sunt diferite metode statistice si cantitative care sunt utilizate pentru a obtine informatii primare. Ele sunt utilizate de marii comercianti pentru a evalua capacitatea unei arii de piata, pentru a prezice diferite cheltuieli, pentru a analiza procedeele de stocare si de manipulare a marfurilor.

Prelucrarea informatiei: dupa localizarea si culegerea informatiei, sistemul informational trebuie sa fie capabil sa prelucreze informatiile obtinute. Procesul consta in selectarea si pregatirea informatiilor de intrare; evaluarea, stocarea si arhivarea informatiilor; pregatirea si distribuirea rezultatelor obtinute. Prelucrarea poate fi manuala sau electronica.

Utilizarea informatiei: indiferent cat de bine s-ar desfasura primele trei etape ale sistemului informational, utilizarea ramane cheia succesului pentru intregul proces. Informatia, inputul principal in orice proces de luare a deciziilor este cruciala pentru comerciant in stabilirea scopurilor si obiectivelor, identificarea si analiza alternativelor, pentru planurile de dezvoltare. Informatia pertinenta si obiectiva trebuie sa fie disponibila si trebuie sa fie folosita.