ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL CONTABIL EXISTENT

Analiza sistemului informational existent

Necesitatea si fazele analizei sistemului informational existent.

Analiza sistemului informational existent este necesara pentru a oferi conducerii firmei informatiile necesare pentru fundamentarea solutiilor de perfectionare a acestuia, dar, in acelasi timp, sa furnizeze si elementele necesare proiectarii sistemului informatic.

Analiza sistemului informational existent cuprinde un ansamblu de activitati care trebuie sa raspunda urmatoarelor obiective:

delimitarea ariei de cuprindere a sistemului informational existent, care va deveni sistem obiect pentru conceperea si realizarea sistemului informatic;

reflectarea activitatilor si operatiilor tehnologice de prelucrare a datelor specifice sistemului informational existent;

evidentierea modificarilor ce se impun in organizarea si functionarea sistemului informational actual, in vederea informatizarii lui;

evidentierea dotarii cu tehnica de calcul si identificarea problemelor ce urmeaza a fi rezolvate de noul sistem cu ajutorul calculatorului electronic;

fundamentarea solutiilor de principiu pentru noul sistem informatic, respectiv, stabilirea unui cost antecalculat al acestuia, precizarea tipului de calculator necesar, sistemul de operare aferent, solutiile preconizate pentru gestionarea datelor, modalitatile de prelucrare automata a datelor s.a. .

Etapele analizei sistemului informational existent sunt urmatoarele:

1) organizarea si conducerea analizei

a)      pregatirea conditiilor necesare analizei;

b)      constituirea colectivului de analiza;

c)      elaborarea planului de realizare a analizei;

2) realizarea analizei de sistem propriu-zise

a)      documentarea pentru analiza;

b)      alegerea procedeelor de culegere si analiza a datelor;

c)      studiul componentelor sistemului;

d)      evaluarea critica a sistemului informational existent;

e)      elaborarea variantelor de solutii pentru noul sistem;

3) finalizarea analizei de sistem:

a)      definitivarea documentatiei;

b)      avizarea de catre beneficiar a studiului privind analiza sistemului informational existent.

2. Organizarea si conducerea activitatii de analiza

a. Pregatirea conditiilor necesare analizei sistemului

Initierea si declansarea activitatii de analiza a sistemului informational existent revin unitatii beneficiare. Aceasta, printr-o 'Nota de comanda' inaintata unitatii de informatica ce urmeaza a efectua analiza, stabileste tema si obiectivele analizei. Pe baza 'Notei de comanda' se incheie intre cele doua parti "Contractul de executie". Valoarea contractului se stabileste pe baza de deviz, in care se prevad: numarul de ore necesare analizei, personalul implicat, tarifele de realizare a analizei, modul de decontare, termenul de executie si responsabilitatile celor doua parti.

b. Constituirea colectivului de analiza

Colectivul care urmeaza sa efectueze analiza sistemului informational existent poate fi alcatuit astfel:

1) din personalul propriu al unitatii beneficiare;

2) din personalul apartinand unitatii de informatica;

3) cu personal mixt, apartinand atat beneficiarului cat si unitatii de informatica.

Prima varianta prezinta avantajul ca membrii colectivului cunosc temeinic sistemul informational existent, ceea ce duce la scurtarea timpului de efectuare a analizei. Dezavantajul consta in aceea ca personalul propriu nu poate surprinde toate neajunsurile si limitele sistemului existent, deoarece este obisnuit cu acestea.

A doua varianta prezinta avantajul ca analistii sunt specializati in rezolvarea unor asemenea probleme si au o atitudine obiectiva fata de sistemul informational. Ca dezavantaj este faptul ca analistii au nevoie de un timp de documentare si analiza mai mare si pot intampina greutati in cunoasterea particularitatilor unitatii analizate.

A treia varianta este cea mai recomandata pentru ca imbina avantajele celor doua variante anterioare.

Indiferent de varianta aleasa, din echipa de analisti trebuie sa faca parte si conducatorii compartimentelor analizate. De asemenea, conducerea colectivului trebuie asigurata de un specialist cu atributii de conducere din partea unitatii beneficiare, care sa aiba putere de decizie.

Numarul membrilor din colectiv depinde de obiectivele stabilite, de sfera de cuprindere a analizei si de complexitatea activitatii analizate. De asemenea, trebuie sa se tina seama si de termenul de executie prevazut in contract. Atunci cand numarul de membrii este prea mare se recomanda constituirea de subcolective de lucru, pentru fiecare din acestea stabilindu-se conducere si obiective distincte.

c. Elaborarea planului de realizare a analizei

Pentru a se incadra in termenul de executie si pentru a cuprinde toate problemele necesare, colectivul de analiza isi va elabora un program propriu de activitate cu termene si cu sarcini precise. Trebuie acordata o atentie sporita elaborarii acestui plan, in situatia constituirii de subcolective de lucru, fiind necesara o corelare a termenelor si obiectivelor fiecarui subcolectiv cu termenele si obiectivele colectivului de ansamblu si cu cele prevazute in contractul incheiat cu beneficiarul.

Urmarirea efectiva a analizei de sistem se face la finele fiecarei faze prin intermediul unor colective tehnice de avizare, formate din reprezentantii partilor. Atunci cand este cazul, in planificarea activitatii se pot utiliza procedee ale cercetarii operationale: metoda PERT, modele de optimizare s.a..

Prin elaborarea planului de efectuare a analizei se urmareste folosirea rationala a personalului, respectarea termenelor intermediare si finale, respectarea procedurilor de control si avizare a documentatiei de analiza a sistemului informational existent.

Realizarea analizei propriu-zise a sistemului existent

3.1. Documentarea in vederea analizei sistemului informational existent

Aceasta activitate presupune urmatoarele elemente:

documentarea in legatura cu modul de organizare si conducere a firmei;

documentarea in legatura cu particularitatile procesului tehnologic;

documentarea in legatura cu tactica si strategia echipei manageriale in vederea realizarii obiectivelor propuse;

documentarea in legatura cu politica economica a firmei pe perioada viitoare;

documentarea in legatura cu organizarea si functionarea subsistemelor firmei;

studiul actelor normative care reglementeaza activitatea si domeniul supuse analizei.

Este necesar ca documentarea sa fie completata cu studiul literaturii de specialitate, precum si cu studiul altor lucrari din domeniul perfectionarii sistemelor informationale sau in legatura cu experienta altor firme similare.

3.2. Alegerea procedeelor de culegere si analiza a datelor

Prin intermediul procedeelor de culegere si anliza a datelor se asigura conditiile necesare pentru studiul concret al sistemului de catre colectivul de analiza. Alegerea tehnicilor de analiza si de reprezentare a datelor culese se face in functie de complexitatea si particularitatile sistemului informational analizat, de sfera sa de cuprindere, de conditiile de lucru existente, de termenele de realizare, de experienta personalului care realizeaza analiza, de obiectivele noului sistem.

Pentru alegerea tehnicilor de analiza nu se pot oferi solutii general valabile. Totusi, din practica, se desprind cateva recomandari in acest sens:

nici o tehnica nu este capabila sa asigure singura culegerea tuturor elementelor necesare pentru a caracteriza sistemul analizat, de aceea se impune utilizarea concomitenta a mai multor tehnici;

in vederea alegerii corecte a tehnicilor de analiza trebuie realizata o buna documentare in legatura cu unitatea ce va fi supusa analizei si in special, in legatura cu personalul sau;

nu este bine ca analistul de sistem sa aiba idei preconcepute despre problemele unitatii si despre modul de rezolvare a lor, deoarece in urma analizei datelor culese, in loc sa identifice adevaratul mecanism al unitatii analizate, el va primi doar confirmarea proprilor pareri. De asemenea, elaborarea proiectului noului sistem informatic pe aceasta baza, va duce in mod sigur la esec. In concluzie, in timpul analizei, indiferent de imprejurari, analistul trebuie sa fie obiectiv;

in timpul activitatii de analiza nu se emit solutii, eventualele idei in acest sens vor fi notate, fara a se insista asupra lor in aceasta faza;

tehnica de documentare aleasa trebuie sa fie cat mai simpla si sa se adapteze cat mai bine activitatii analizate.

3.3. Studiul componentelor sistemului informational

Pentru desfasurarea acestui studiu trebuie aplicate urmatoarele principii:

nu se considera nimic cunoscut dinainte;

orice informatie trebuie sustinuta prin date certe;

se tine seama in permanenta de obiectivele studiului.

In studiul componentelor se va urmari realizarea urmatoarelor obiective:

studiul structurii organizatorice a unitatii beneficiare;

studiul activitatilor si al dotarii cu tehnica de calcul;

studiul fluxurilor informationale;

studiul si analiza datelor de intrare-iesire in cadrul sistemului existent;

studiul costurilor de functionare a sistemului informational existent.

Studiul structurii organizatorice a intreprinderii vizeaza urmatoarele aspecte:

cunoasterea obiectivelor activitatii de baza;

cunoasterea procesului tehnologic;

analiza dinamicii unor indicatori tehnico-economici definitorii pentru activitatea analizata;

determinarea modului de ierarhizare a compartimentelor de lucru si a sectiilor de productie;

identificarea metodelor de conducere, a formei de contabilitate, a metodelor de analiza economico-financiara, a metodelor de calculatie a costurilor etc.;

cunoasterea relatiilor informationale dintre unitatea analizata si eventualele subunitati care sunt integrate in unitatea respectiva.

Studiul activitatilor si al dotarii cu tehnica de calcul urmareste evidentierea specificului activitatilor desfasurate, prin studierea documentelor si a procedurilor utilizate in cadrul fiecarei activitati implicate in functionarea sistemului informational existent. Activitatile asigura cadrul general de organizare si functionare a sistemului informational si ele se concretizeaza in activitati de planificare, cercetare-dezvoltare, aprovizionare, programare, lansare, urmarire a productiei, desfacere etc.

Paralel cu studiul acestor activitati se analizeaza si dotarea cu tehnica de calcul, gradul de utilizare a acesteia, modul in care ea raspunde cerintelor activitatii, precum si posibilitatile de integrare a sa in configuratia de calcul necesara noului sistem informatic.

Studiul fluxurilor informationale asigura identificarea circuitului documentelor in cadrul fiecarui compartiment, precum si intre acestea, in scopul realizarii obiectivelor sistemului.

Studiul presupune urmatoarele lucrari:

descrierea fluxurilor informationale prin intermediul tehnicilor de reprezentare alese;

evidentierea fluxurilor paralele sau nerationale, ce urmeaza a fi eliminate in noul sistem informatic;

identificarea datelor din documentele utilizate, cu scopul de a preciza datele nevalorificate in totalitate sau stabilirea de noi date ce trebuie incluse in documentele primare;

determinarea gradului de incarcare cu lucrari a fiecarui compartiment implicat in functionarea sistemului analizat;

integrarea activitatii analizate cu alte activitati din cadrul unitatii.

Studiul si analiza datelor din sistemul informational existent presupun precizarea tipului de date cu care lucreaza sistemul existent, precum si volumul acestor date. Sunt necesare aceste repere pentru a se determina corect tipul de fisiere ce trebuie proiectate, volumul de date ce trebuie stocate, ca si volumul de date ce vor trebui prelucrate prin intermediul calculatorului electronic. Cu ocazia acestui studiu se analizeaza si sistemul de coduri utilizat in unitate pentru exprimarea acestor date, pentru ca ele sa poata fi preluate, eventual, in structura noilor componente informatice.

In urma analizei datelor, in special prin prisma volumului lor, colectivul de analiza poate formula recomandari privind configuratia de hardware pentru noul sistem informatic.

Studiul costurilor de functionare a sistemului informational existent este necesar pentru a se stabili tipul de cheltuieli implicate in functionarea sistemului actual. In acest fel se ofera date atat pentru analiza critica a sistemului informational actual, prin prisma costurilor, cat si pentru calculul indicatorilor de eficienta economica ce se va efectua in etapa de implementare a noului sistem informatic. In cheltuielile de functionare a sistemului existent se includ: cheltuielile cu personalul, cu materialele de birou, cu amortizarea cladirilor, cota parte din cheltuielile generale etc..

3. Evaluarea critica a sistemului informational existent

In urma culegerii datelor referitoare la sistemul informational existent se trece la analiza acestuia, in vederea formularii observatiilor critice cu privire la structura si functionarea sa.

Aspectele critice vor urmari gradul de satisfacere informationala a decidentilor, eventualele modificari organizatorice, structurale sau tehnologice necesare, care pot sa contribuie la imbunatatirea deciziilor.

Concluziile analizei sistemului informational existent se grupeaza pe trei categorii:

A.    analiza critica a obiectivelor sistemului existent;

B.     critica mijloacelor folosite;

C.     analiza costurilor de functionare.

A. Analiza critica a obiectivelor sistemului informational existent

Prin obiectivele sale sistemul existent trebuie sa asigure informatiile necesare conducerii eficiente a firmei. Obiectivele sistemului informational sunt subordonate obiectivelor generale ale unitatii. Nerealizarea acestor obiective trebuie interpretata si prin prisma calitatii informatiilor furnizate de sistemul informational existent.

In urma analizei se pot constata doua grupe de deficiente:

lipsa informatiilor din sistem;

existenta unor informatii de prisos.

In primul caz, in cadrul analizei se vor enumera toate informatiile care sunt necesare, dar lipsesc si care influenteaza procesul decizonal. Trebuie stabilite cauzele care determina aceasta lipsa. Dintre acestea se pot aminti:

lipsa unei organizari judicioase a proceselor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor;

lipsa unor mijloace tehnice de calcul sau utilizarea celor existente in mod necorespunzator pentru efectuarea acestor operatii;

personalul este solicitat si nu mai poate raspunde la timp sarcinilor primite;

circulatia greoaie a documentelor;

limitele sistemului manual in privinta furnizarii anumitor informatii etc..

Toate aceste cauze vor fi corelate cu obiectivele care nu au putut fi realizate.

In acelasi timp trebuie mentionat ca existenta unor informatii de prisos e la fel de daunatoare ca si lipsa de informatii pentru procesul decizional, datorita aglomerarii cu informatii si ingreunarii procesului de selectie a informatiilor cu adevarat utile .

In scopul depistarii informatiilor de prisos se face o inventariere a tuturor informatiilor, evidentiindu-se cauzele care le-au generat pe cele in plus. Printre aceste cauze se pot enumera:

surse paralele de date;

procese asemanatoare de prelucrare a datelor;

situatii finale asemanatoare din punct de vedere al continutului.

Concluzii in acest sens se pot intalni si-n cazul in care sistemul informational are in componenta elemente informatizate. In acest caz, aparitia informatiilor de prisos se poate datora urmatoarelor cauze:

existenta unor informatii identice intr-un numar diferit de fisiere independente;

imposibilitatea efectuarii unei actualizari coordonate a fisierelor in cazul aparitiei unor modificari;

necunoasterea faptului ca exista deja, in momentul proiectarii noului sistem, unele fisiere asemanatoare in cadrul altor aplicatii informatice etc..

In final, trebuie stabilita o corespondenta intre existenta informatiilor de prisos si deficientele sistemului decizional.

Concluziile desprinse din aceasta analiza pot sa conduca la necesitatea reformularii obiectivelor sistemului informational sau a cuprinderii de noi obiective, in vederea asigurarii unei conduceri moderne a firmei. In permanenta, insa, trebuie sa se pastreze raportul dintre aceste obiective si existenta sau inexistenta informatiilor necesare realizarii obiectivelor generale ale firmei.

B.    Critica mijloacelor folosite

In cadrul sistemului informational existent, mijloacele de realizare a obiectivelor pot fi manuale (documente primare, proceduri manuale etc.) sau pot fi mijloace tehnice (echipamente de culegere, transmitere si prelucrare a datelor). In ambele situatii este supus analizei si personalul existent in unitate si care se foloseste de aceste mijloace.

Analiza critica a mijloacelor folosite se refera la urmatoarele elemente:

a)      documente utilizate pentru culegerea datelor si prezentarea informatiilor;

b)      mijloace tehnice de calcul aflate in dotare sau exploatare;

c)      personalul existent.

a) Documentele reprezinta principalul mijloc din cadrul sistemelor informationale manuale prin care se culeg, se transporta si se valorifica datele si informatiile. In urma analizei critice a acestora se pot formula concluzii cu privire la urmatoarele aspecte:

existenta unui volum prea mare de documente, care conduce la scaderea operativitatii in prelucrare;

existenta sau aparitia unor documente netipizate sau neadaptate la prelucrarea automata a datelor, ceea ce ingreuneaza operatia de culegere si de introducere a datelor in sistem;

existenta unor fluxuri de circulatie sau de prelucrare a documentelor greoaie, suprapuse sau paralele;

lipsa unor documente prevazute de legislatia sau de metodologiile in vigoare.

b)     Mijloacele tehnice de calcul aflate in dotare sau exploatare

In urma analizei se pot scoate in evidenta urmatoarele aspecte in legatura cu acestea:

slaba preocupare a firmei pentru dotarea cu asemenea mijloace;

mijloacele existente nu sunt folosite la capacitatea maxima de lucru sau nu sunt utilizate in raport cu performantele tehnice de care acestea dispun;

intretinerea necorespunzatoare a tehnicii de calcul existente;

utilizarea unor sisteme de operare neadecvate echipamentelor din dotare;

utilizarea unor pachete de programe aplicative neperformante.

c)    Personalul existent

In legatura cu personalul intreprinderii, concluziile analizei sistemului informational existent pot sa evidentieze urmatoarele aspecte:

existenta unui personal prea numeros in anumite compartimente;

existenta unui personal prea redus in alte compartimente, ceea ce determina un randament mai scazut;

slaba preocupare a firmei pentru selectarea si promavarea personalului;

lipsa unei preocupari permanente privind perfectionarea personalului si intinerirea acestuia.

C.     Analiza costurilor de functionare.

In general, nu este edifcatoare analiza cheltuielilor de functionare a sistemului informational existent doar prin comensurarea in suma absoluta a acestor cheltuieli.

Este mai sugestiv ca aceasta analiza sa vizeze raportul existent intre costul informatiilor, valoarea lor si efectele deciziilor ce se pot lua pe baza acestora. Astfel, trebuie sa se scoata in evidenta relatiile dintre informatiile obtinute cu intarziere, cele care contin un anumit grad de eroare si influenta acestora asupra procesului decizional.

Elaborarea variantelor de realizare a noului sistem

Inca din faza de analiza a sistemului informational existent, pe baza concluziilor critice desprinse, colectivul de analisti poate elabora mai multe variante de propuneri referitoare la modul in care poate sa arate noul sistem informatic.

Aceste variante sunt puse la dispozitia beneficiarului odata cu studiul de analiza, astfel incat sa-i permit acestuia, ca in functie de obiectivele urmarite si de posibilitatile financiare de care dispune, sa-si aleaga solutia potrivita.

Elaborarea variantelor de realizare a noului sistem informatic se face tinand seama de urmatoarele etape:

Stabilirea obiectivelor noului sistem

Aceasta activitate are la baza analiza critica din fazele anterioare, precum si obiectivele generale ale unitatii, obiectivele nou aparute si cerintele formulate de beneficiar.

Stabilirea obiectivelor noului sistem presupune delimitarea ariei de cuprindere si enumerarea principalelor activitati pe care le va cuprinde acesta, inclusiv a interfetelor cu alte aplicatii informatice aflate deja in exploatare sau prevazute a fi introduse in viitor.

Dupa identificarea obiectivelor globale ale noului sistem se precizeaza cerintele generale ale sistemului informatic ce urmeaza a fi proiectat.

Definirea solutiilor globale.

In acest scop, se au in vedere obiectivele propuse a fi cuprinse in cadrul uneia sau alteia din variantele generale concepute pentru prelucrarea automata a datelor.

Pentru fiecare varianta se stabilesc activitatile si gradul de informatizare a acestora, urmarindu-se delimitarea procedurilor ce urmeaza a fi executate automat, de cele care raman in continuare a fi realizate manual.

In cadrul acestei etape se vor studia:

solutiile tehnice de principiu referitoare la modalitatile de prelucrare (prelucrare de tip ON LINE sau OFF LINE, monopost sau retea etc.);

tipurile de echipamente ce pot fi utilizate in prelucrarea datelor specifice activitatilor respective;

corelatia dintre volumul datelor de prelucrat si capacitatea de stocare a suporturilor de memorie externa;

viteza de prelucrare necesara pentru obtinerea unor informatii sau situatii (acestea se coreleaza cu performantele tehnice ale echipamentelor existente sau preconizate a se achizitiona);

posibilitatile de exploatare a suporturilor reutilizabile si a unor pachete de programe tipizate.

Datorita caracterului de anticipare, elaborarea variantelor de realizare a noului sistem devanseaza solutiile de proiectare generala, prin estimari sintetice de ansamblu asupra acestuia. Pentru fiecare din solutiile prezentate trebuie aratate avantajele si dezavantajele ei, specificandu-se, in acelasi timp, pentru fiecare varianta, toate resursele care sunt necesare.

Evaluarea variantelor de realizare.

Evaluarea presupune ca fiecare varianta va fi exprimata prin intermediul costurilor, al efectelor economice cuantificabile si necuantificabile, sub aspectul modificarilor organizatorice ce le va aduce, al posibilitatilor financiare de realizare s.a.m.d..

Beneficiarul este cel care va selecta varianta cea mai convenabila din punctul sau de vedere, in acest scop putand consulta si specialisti in prelucrarea automata a datelor sau in proiectarea de sisteme informatice.

Finalizarea analizei sistemului existent

a)         Definitivarea documentatiei de analiza

Munca de analiza si concluziile care se desprind, vor fi centralizate de echipa de analisti intr-o documentatie specifica. Aceasta are rolul de a consemna intr-o forma sintetizata rezultatele activitatii de analiza, astfel incat sa permita formularea unor aprecieri critice cu privire la neajunsurile sistemului informational existent, iar pe de alta parte sa furnizeze elementele cantitative si calitative necesare conceperii noului sistem informatic.

Pentru aceasta se apeleaza la instrumentele oferite de diverse metodologii de analiza si proiectare, concetizate in anumite formulare specifice.

In principiu, documentatia analizei de sistem trebuie sa cuprinda urmatoarele lucrari:

organigrama structurii organizatorice a firmei;

locul activitatii analizate in cadrul intreprinderii privita ca sistem;

studiul procedurilor;

organigrama prelucrarii datelor in sistemul existent;

inventarul si studiul documentelor de intrare-iesire;

studiul sau inventarul informatiilor codificate (daca este cazul);

inventarul mijloacelor tehnice de prelucrare automata a datelor existente (daca este cazul);

inventarul programelor informatice utilizate (daca este cazul);

concluzii, care constau in evaluarea critica a modului de functionare a sistemului informational existent si propuneri pentru noul sistem informatic, evaluarea variantelor propuse.

b)    Avizarea documentatiei de analiza

Avizarea se efectueaza de comisii tehnice constituite in acest scop, din care fac parte specialisti din ambele unitati (beneficiara si proiectanta). Ea are in vedere atat la continutul studiului cat si termenele de executie efectiv realizate, comparativ cu termenele de executie prevazute in contract

In acest scop, va avea loc o sedinta de avizare in urma careia beneficiarul poate sa solicite completarea analizei, daca este cazul, urmand ca in final sa accepte studiul de analiza. Acest studiu va constitui punctul de plecare pentru proiectarea noului sistem informatic.