Aspecte teoretice privind contabilitatea decontarilor prin casierie

Aspecte teoretice privind contabilitatea decontarilor prin casierie

1. Notiuni generale

Operatiile de incasari si plati prin casieria unitatii se efectueaza cu respectarea prevederilor legale, respectiv Regulamentul nr. 2/1991 emis de Banca Nationala a Romaniei, cu completarile ulterioare si a Ordonantei Guvernului nr. 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutare, cu modificarile ulterioare.

Evidenta operativa a operatiilor de incasari si plati prin casieria unitatii se realizeaza cu ajutorul Registrului de casa care se completeaza de catre casier pe baza documentelor primare.

Contabilitatea sintetica a operatiilor efectuate prin casierie se tine cu ajutorul contului 531 "Casa", care are functia contabila de activ.

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta numerarului aflat in casieria unitatii, precum si a miscarii acestuia, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate.

In debitul contului se inregistreaza:

sumele ridicate de la banci (581);

sumele incasate de la clienti (411, 419);

sumele incasate de la asociati (455);

sumele incasate reprezentand decontari in cadrul grupului si decontari privind interesele de participare (451, 452);

sumele incasate reprezentand aport la capitalul social (456);

sumele incasate in numerar de la diversi debitori (428, 461);

sumele incasate in numerar de la diversi creditori (462);

sumele incasate reprezentand venituri anticipate (472);

sumele restituite in numerar reprezentand avansuri de trezorerie neutilizate (542);

sumele incasate reprezentand imobilizari financiare pe termen scurt cedate (501, 502, 503, 506, 508);

sumele incasate din prestari de servicii, vanzarea marfurilor si alte activitati (704, 707, 708);

sume incasate din despagubiri si alte venituri din exploatare (758);

diferentele favorabile de curs valutar aferente disponibilitatilor in valuta la incheierea exercitiului financiar sau operatiunilor efectuate in valuta (765).

In creditul contului se inregistreaza:

depunerile de numerar la banci (581);

costul de achizitie al investitiilor financiare cumparate in numerar (261, 262, 263, 265, 267, 269, 501, 502, 503, 505, 506, 508, 509);

platile efectuate catre furnizori (401, 404);

valoarea avansurilor acordate pentru livrari de bunuri, prestari de servicii sau executari de lucrari (409);

sumele achitate personalului (421, 423, 424, 425, 426, 428);

sumele achitate tertilor reprezentand retineri sau popriri din remuneratii (427);

sumele achitate reprezentand decontari in cadrul grupului si decontari privind interesele de participare (451, 452);

sumele restituite asociatilor (455, 456);

dividendele platite actionarilor sau asociatilor (457);

sumele achitate diversilor creditori (462);

platile efectuate reprezentand sume transferate intre unitate si subunitati (481);

avansurile de trezorerie acordate (542);

platile in numerar reprezentand alte valori achizitionate (532);

diferentele nefavorabile de curs valutar, aferente disponibilitatilor in valuta la incheierea exercitiului financiar sau operatiunilor efectuate in valuta in cursul exercitiului (665);

platile efectuate reprezentand alte cheltuieli de exploatare (658).

Soldul debitor reprezinta numerarul existent in casieria unitatii.

Contul se detaliaza in doua conturi sintetice operationale de gradul al doilea si anume:

v   contul 5311 "Casa in lei"

v   contul 5314 "Casa in valuta"

Operatiunile de incasari si plati intre persoanele juridice se

efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar cu urmatoarele exceptii:

plata salariilor si a altor drepturi de personal;

alte operatiuni de plati ale persoanelor juridice catre persoane fizice;

plati catre persoane juridice, in limita unui plafon zilnic maxim care incepand cu 29 aprilie 1998, conform prevederilor Decretului nr. 140/1998 este de 30.000.000 lei.

Prin plafon zilnic se intelege totalitatea platilor efectuate in

numerar de persoana juridica intr-o zi.

Sumele in numerar aflate in casieriile proprii ale persoanelor juridice nu pot depasi la sfarsitul fiecarei zile conform prevederilor Decretului nr. 140/1998 plafonul de 20.000.000 lei. Se admite depasirea acestui plafon numai cu sumele aferente platii salariilor si a altor drepturi de personal, precum si a altor operatiuni cu persoane fizice, pentru o perioada de 3 zile lucratoare de la data prevazuta pentru plata acestora.

Sumele in numerar care depasesc nivelul legal stabilit vor fi depuse in conturile bancare ale persoanelor juridice respective, astfel:

o    in urmatoarea zi lucratoare, daca sediul persoanei juridice se afla in aceeasi localitate cu cel al unitatii bancare la care are deschis contul;

o    in maxim 2 zile lucratoare daca sediul persoanei juridice se afla in alta localitate decat cel al societatii comerciale bancare la care unitatea isi are deschis contul;

o    in situatii exceptionale, se admite depasirea termenelor prevazute mai sus, cu avizul unitatii bancare la care persoana juridica isi are deschis contul.

Agentii economici pot efectua, in limitele prevazute de legislatia in

vigoare incasari si plati prin casierie in valuta.

Evidenta operativa a numerarului in valuta se tine cu ajutorul Registrului de casa care are coloane atat pentru incasari , plati si sold in lei cat si coloane pentru incasari, plati si sold in valuta.

Pentru fiecare fel de valuta se conduce cate un registru de casa.

Evidenta analitica a contului 5314 "Casa in valuta" se tine pe feluri de devize.

La finele exercitiului financiar, soldul in valuta este evaluat la cursul oficial, de referinta al Bancii Nationale a Romaniei din ultima zi a anului si sunt inregistrate diferentele fata de cursul initial, astfel:

evidentierea diferentei favorabile de curs valutar:

5314 "Casa in valuta" = 765 "Venituri din diferente de curs

valutar"

reflectarea diferentei nefavorabile de curs valutar:

665 "Cheltuieli din = 5314 "Casa in valuta"

diferente de curs

valutar"

Operatii economice

Operatiile economice privind decontarile in numerar sunt urmatoarele:

Depunerea aportului in numerar la capitalul social:

% = 456 "Decontari cu actionarii/

5311 "Casa in lei" asociatii privindcapitalul"

5314 "Casa in valuta"

2) Concomitent cu depunerea aportului are loc realizarea capitalului subscris, varsat:

1011 "Capital subscris = 1012 "Capital subscris

nevarsat" varsat"

3) Onorarea obligatiilor fata de actionari sau asociati, avand la baza hotararea adunarii generale a actionarilor sau asociatilor, extrasele de cont, ordinele de plata, registrele de casa, dispozitiile de plata catre casierie:

456 "Decontari cu actionarii/ = %

asociatii privind capitalul" 5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

4) Concomitent, se diminueaza capitalul social, cu contravaloarea rambursarilor efectuate catre actionari sau asociati:

1012 "Capital subscris = 456 "Decontari cu actionarii/

varsat" asociatii privind capitalul"

5) Realizarea varsamantului de 50% odata cu subscrierea, conform registrului de casa si a chitantelor plus prima de emisiune:

5311 "Casa in lei" = 456 "Decontari cu actionarii/

asociatii privind capitalul"

6) Concomitent cu efectuarea varsamantului se evidentiaza realizarea capitalului subscris, varsat:

1011 "Capital subscris = 1012 "Capital subscris

nevarsat" varsat"

7) Realizarea celui de-al doilea varsamant, conform registrului de casa si a chitantelor:

5311 "Casa in lei" = 456 "Decontari cu actionarii/

asociatii privind capitalul"

8) Concomitent cu efectuarea varsamantului se evidentiaza realizarea capitalului subscris, varsat:

1011 "Capital subscris = 1012 "Capital subscris

nevarsat" varsat"

9) Incasarea prin casierie a valorii de vanzare a obligatiunilor:

5311 "Casa in lei" = 461 "Debitori diversi"

10) Rascumpararea la scadenta a obligatiunilor cu prima, achitandu-se cumparatorilor si prima:

505 "Obligatiuni emise = 5311 "Casa in lei"

si rascumparate"

11) Colectarea cheltuielilor cu infiintarea unitatii patrimoniale, in functie de modalitatea de plata sau decontare cu tertii:

201 "Cheltuieli de constituire" = %

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

12) Achizitionarea titlurilor de participare, la valoare nominala, cu plata partiala a acestei valori in lei prin casierie, si cu reflectarea diferentei ce urmeaza a se achita ulterior:

261 "Titluri de participare = 5311 "Casa in lei"

detinute la filiale din

cadrul grupului"

13) Decontarea ulterioara a diferentei neachitate prin casierie:

269 "Varsaminte de efectuat = 5311 "Casa in lei"

pentru imobilizari

financiare"

14) Achitarea in lei a garantiilor catre furnizorii de energie, gaze, apa-canal, prestatii telefonice, precum si alte creante imobilizate (cautiuni):

2678 "Alte creante imobilizate" = 5311 "Casa in lei"

15) Restituirea garantiilor depuse la furnizori sau incasarea altor creante imobilizate, prin casierie, in lei:

5311 "Casa in lei" = 2678 "Alte creante imobilizate"

16) Se inregistreaza vanzarea, cu incasarea imediata a acestor marfuri:

5311 "Casa in lei" = %

707 "Venituri din vanzarea

marfurilor"

4427 "TVA colectata"

17) Vanzarea marfurilor primite in cosignatie la nivelul pretului de vanzare (pretul de vanzare este format din valoarea marfurilor primite de la deponent, comisionul unitatii care a preluat marfurile in consignatie si TVA colectata):

5311 "Casa in lei" = %

707 "Venituri din vanzarea

marfurilor"

708 "Venituri din activitati

diverse"

4427 "TVA colectata"

18) Achitarea datoriilor catre furnizori:

401 "Furnizori" = %

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

19) Reflectarea sumelor nete achitate colaboratorilor:

401 "Furnizori" = 5311 "Casa in lei"

20) Acordarea unor avansuri furnizorilor, in numerar, in lei si in valuta (avansuri continue aprobate de organul fiscal):

409 "Furnizori-debitori" = %

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

21) Se inregistreaza sumele incasate de la clienti in casierie:

5311 "Casa in lei" = 4111 "Clienti"

22) Incasarea clientilor incerti in lei, prin casierie:

5311 "Casa in lei" = 4118 "Clienti incerti sau in litigiu"

23) Plata avansului chenzinal din salarii si din ajutoare de boala:

425 "Avansuri acordate = 5311 "Casa in lei"

personalului"

24) Achitarea drepturilor banesti cu prilejul chenzinei a doua si a ajutoarelor materiale:

% = 5311 "Casa in lei"

421 "Personal - salarii

datorate"

423 "Personal - ajutoare

materiale datorate"

25) Achitarea drepturilor de personal, neridicate la termen:

426 "Drepturi de personal = 5311 "Casa in lei"

neridicate"

26) Reflectarea impozitului pe venit aferent sumelor cuvenite:

424 "Participarea personalului = 5311 "Casa in lei"

la profit"

27) Achitarea indemnizatiilor pentru concediul de odihna neefectuat:

4281 "Alte datorii in = 5311 "Casa in lei"

legatura cu

personalul"

28) Achitarea sumelor catre personal:

4281 "Alte datorii in = 5311 "Casa in lei"

legatura cu

personalul"

29) Inregistrarea sumelor incasate sau retinute personalului reflectate in acest cont:

5311 "Casa in lei" = 4282 "Alte creante in

legatura cu

personalul"

30) Retinerea sumei drept garantie si evidentierea datoriei fata de angajat pentru sumele retinute pe statul de plata sau depuse la casierie:

5311 "Casa in lei" = 4281 "Alte datorii in

legatura cu

personalul"

-analitic distinct-

31) Depunerea garantiei in cont la CEC:

581 "Viramente interne" = 5311 " Casa in lei"

32) Restituirea garantiei si a dobanzii, mai putin comisionul perceput la retragere:

4281 "Alte datorii in = 5311 "Casa in lei"

legatura cu

personalul"

-analitic distinct-

33) Incasarea in numerar a unor sume ce se lasa temporar la dispozitia unitatii:

% = 4551 "Asociati - conturi curente"

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

34) Restituirea sumelor lasate de asociati si a dobanzilor aferente, in numerar:

% = 5311 "Casa in lei"

4551 "Asociati - conturi

curente"

4558 "Asociati - dobanzi

la conturi curente"

35) Reflectarea datoriei nete ramasa, ce se achita actionarilor si/sau asociatilor, sau care se lasa de catre acestia la dispozitia unitatii:

457 "Dividende de plata" = 5311 "Casa in lei"

36) Se inregistreaza sumele virate din operatii de participatie:

4581 "Decontari din = %

operatii in 5311 "Casa in lei"

participatie - pasiv" 5314 "Casa in valuta"

37) Virarea de sume de la unitate la subunitati:

481 "Decontari intre = %

unitate si subunitati" 5311 "Casa in lei"

-analitic distinct- 5314 "Casa in valuta"

38) Incasarea debitelor in lei:

5311 "Casa in lei" = 461 "Debitori diversi"

39) Evidentierea sumelor incasate si necuvenite in lei si devize:

% = 462 "Creditori diversi"

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

40) Restituirea sumelor incasate si necuvenite si plata datoriilor pentru achizitionarea titlurilor de plasament:

462 "Creditori diversi" = %

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

41) Reflectarea veniturilor incasate in avans privind chiriile, o cota parte din vanzarile de locuinte cu plata in rate, abonamente, asigurari, precum si sumele facturate:

5311 "Casa in lei" = 472 "Venituri inregistrate in avans"

42) Restituirea sumelor necuvenite unitatii ce au fost incasate anterior:

473 "Decontari din = 5311 "Casa in lei"

operatii in curs

de clarificare"

43) Rascumpararea unor actiuni proprii cu achitarea partiala in momentul rascumpararii, in numerar, iar partial la o data ulterioara:

502 "Actiuni proprii" = 5311 "Casa in lei"

44) Cumpararea de actiuni, cu achitarea integrala in lei, din casierie:

503 "Actiuni" = 5311 "Casa in lei"

45) Vanzarea de actiuni la un pret mai mare decat cel de inregistrare cu incasarea imediata in numerar:

5311 "Casa in lei" = %

503 "Actiuni"

7642 "Castiguri din

investitii financiare

pe termen scurt cedate"

46) Vanzarea de actiuni la un pret mai mic decat cel de inregistrare cu incasarea imediata in numerar:

% = 503 "Actiuni"

5311 "Casa in lei"

6642 "Pierderi privind

investitiile financiare

pe termen scurt cedate"

47) Achitarea partiala din casierie a contravalorii obligatiunilor rascumparate:

505 "Obligatiuni emise = 5311 "Casa in lei"

si rascumparate"

48) Cumpararea de obligatiuni cu achitarea partiala in lei:

506 "Obligatiuni" = 5311 "Casa in lei"

49) Vanzarea de obligatiuni la un pret mai mare decat cel de cumparare, cu incasarea prin casierie:

5311 "Casa in lei" = %

506 "Obligatiuni"

7642 "Castiguri din investitii

financiare pe termen

scurt cedate"

50) Incasarea prin casierie a dobanzilor aferente obligatiunilor si titlurilor de plasament:

5311 "Casa in lei" 5088 "Dobanzi la obligatiuni

si titluri de plasament"

51) Achitarea titlurilor de plasament cumparate:

509 "Varsaminte de efectuat = 5311 "Casa in lei"

pentru investitii financiare

pe termen scurt"

52) Depunerea numerarului la banca la sfarsitul lunii, la "casa serala", ce nu a aparut in extrasul de cont:

5125 "Sume in curs = 5311 "Casa in lei"

de decontare"

53) Acordarea in numerar a unui avans de trezorerie, in lei:

542 "Avansuri de trezorerie" = 5311 "Casa in lei"

54) Depunerea la casieria unitatii a avansului de trezorerie nejustificat:

5311 "Casa in lei" = 542 "Avansuri de trezorerie"

55) Virarea (iesirea) sumelor dintr-un cont de trezorerie in alt cont de trezorerie:

581 "Viramente interne" = %

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

56) Intrarea sumelor intr-un cont de trezorerie din alt cont de trezorerie:

% = 581 "Viramente interne"

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

57) Reflectarea sumelor achitate direct din casierie prin actiuni de protocol, reclama si publicitate:

% = 5311 "Casa in lei"

623 "Cheltuieli de

protocol, reclama

si publicitate"

4426 "TVA deductibila"

58) Achitarea din casieria unitatii a contravalorii serviciilor bancare si asimilate:

627 "Cheltuieli cu = %

serviciile bancare" 5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

59) Evidentierea donatiilor si subventiilor acordate:

6582 "Donatii si subventii = %

acordate" 5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

60) Concomitent, se inregistreaza taxa pe valoarea adaugata aferenta activelor preluate cu titlu gratuit:

635 "Cheltuieli cu alte = 4427 "TVA colectata"

impozite, taxe si

varsaminte asimilate"

61) Reflectarea contravalorii lucrarilor executate si serviciilor prestate, incasate in numerar:

5311 "Casa in lei" = %

704 "Venituri din

lucrari executate

si servicii prestate"

4427 "TVA colectata"

62) Evidentierea sumelor incasate in numerar fara trecerea lor in categoria creantelor din concesiuni, locatii de gestiune, chirii, precum si pentru folosirea brevetelor, marcilor si a altor drepturi similare:

5311 "Casa in lei" = %

706 "Venituri din

redevente, locatii

de gestiune si chirii"

4427 "TVA colectata"

63) Reflectarea sumelor incasate in numerar din vanzarea cu amanuntul a marfurilor:

5311 "Casa in lei" = %

707 "Venituri din

vanzarea marfurilor"

4427 "TVA colectata"

64) Evidentierea sumelor incasate de la terti in numerar, reprezentand venituri din activitati diverse:

5311 "Casa in lei" = %

708 "Venituri din

activitati diverse"

4427 "TVA colectata"

66) Reflectarea sumelor incasate in lei prin casierie reprezentand venituri din exploatarea curenta pentru care nu au fost inregistrate anterior creante:

5311 "Casa in lei" = %

7588 "Alte venituri

din exploatare"

4427 "TVA colectata"

67) Reflectarea bunurilor de natura activelor de trezorerie primite cu titlu gratuit:

% = 7582 "Venituri din

5311 "Casa in lei" donatii si

5314 "Casa in valuta" subventii primite"

68) Plusul de numerar in lei si valuta:

% = 768 "Alte venituri financiare"

5311 "Casa in lei"

5314 "Casa in valuta"

3. Monografie contabila privind contabilitatea

decontarilor prin casierie

3.1. Se inregistreaza achitarea in numerar a materiilor prime, in suma de 20.000.000 lei, conform chitantei nr. 1537004/25.06.2004 din Anexa 1 si a registrului de casa din Anexa 2:

471 "Cheltuieli inregistrate = 5311 "Casa in lei" 20.000.000

in avans"

Se reflecta incasarea in numerar a unui debitor divers, in suma de 15.000.000 lei, si a valorii imputate gestionarului gasit vinovat de 6.500.000 lei, conform chitantei nr. 1537050/15.04.2004 din Anexa 3, dispozitiei de incasare catre casierie nr. 158/15.04.2004 din Anexa 4 si a registrului de casa din Anexa 5:

5311 "Casa in lei" = % 21.500.000

461 "Debitori diversi" 15.000.000

4282 "Alte creante in 6.500.000

legatura cu

personalul"

Se inregistreaza achitarea in numerar a creditorilor persoane terte, in suma de 1500.000 lei, conform chitantei nr. 1537050/18.05.2004 din Anexa 6 si a registrului de casa din Anexa 7:

462 "Creditori diversi" = 5311 "Casa in lei" 1500.000

Se inregistreaza contravaloarea de 1.224.180 a cotizatiei de membru, la Camera de Comert si Industrie Gorj, pe luna iunie 2004, conform facturii fiscale nr. 5381783/9.06.2004 din Anexa 8:

446 "Alte impozite, = 5311 "Casa in lei" 1.224.180

taxe si varsaminte

asimilate"

Se inregistreaza acordarea in numerar a unui avans de trezorerie in vederea deplasarii unui salariat in Bucuresti, pentru efectuarea unui transport de marfa, in suma de 7.500.000 lei, conform dispozitiei de plata catre casierie nr. 205/01.07.2004 din Anexa 9 si a registrului de casa din Anexa 10:

542 "Avansuri de trezorerie" = 5311 "Casa in lei" 7.500.000

3.5.1. Se reflecta justificarea avansului de trezorerie, conform ordinului de deplasare (delegatie) nr. 115/01.07.2004 din Anexa 11, a dispozitiei de plata catre casierie nr. 206/007.2004 din Anexa 12 si a registrului de casa din Anexa 13:

542 "Avansuri de trezorerie" = 5311 "Casa in lei" 500.000

Si:

% = 542 "Avansuri de 8.000.000

6022 "Cheltuieli privind trezorerie" 4.21000

combustibilul"

4426 "TVA deductibila" 988.000

625 "Cheltuieli cu deplasari, 800.000

detasari si transferari"

Se inregistreaza diferentele favorabile de curs valutar, la finele exercitiului financiar, aferent devizelor existente in casierie, in suma totala de 980.000 lei, conform notei de contabilitate nr. 155/31.04.2004 din Anexa 14:

5314 "Casa in valuta" = 765 "Venituri din 980.000

diferente de

curs valutar"

Se inregistreaza diferentele nefavorabile de curs valutar, la finele exercitiului financiar, aferent devizelor existente in casierie, in suma totala de 1.050.000 lei, conform notei de contabilitate nr. 256/31.06.2004 din Anexa 15:

665 "Cheltuieli din = 5314 "Casa in valuta" 1.050.000

diferente de

curs valutar"

Se inregistreaza incasarea in numerar de la banca, suma de 30.000.000 lei, in data de 24.06.2004, conform C.E.C.-ului din Anexa 16:

581 "Viramente interne" = 5121 "Conturi la 30.000.000

banci in lei"

Concomitent:

5311 "Casa in lei" = 581 "Viramente interne" 30.000.000

Se inregistreaza poprirea pe luna iunie, anul 2004, de la Popescu Maria pentru Popescu Ion, astfel:

5311 "Casa in lei" = 462 "Creditori diversi" 1.000.000

Apoi, se expediaza suma de 1.000.000 lei prin mandatul postal, nr. 120, din Anexa 17:

462 "Creditori diversi" = 5311 "Casa in lei" 1.000.000

3.10. Se inregistreaza achitarea salariilor in avans, in suma de 500.000 lei, conform statului de salarii din Anexa 18:

471 "Cheltuieli inregistrate = 5311 "Casa in lei" 500.000

in avans"

Apoi, se inregistreaza lichidarea drepturilor salariale, conform statului de salarii:

421 "Personal-salarii = 5311 "Casa in lei" 147.124

datorate"