UNIVERSITATEA " SPIRU HARET ' CONSTANTA

FACULTATEA MANAGEMENT FINANCIAR - CONTABIL

PROFIL: CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

CAIET DE PRACTICA

la S.C.

CUPRINS

PREZENTAREA GENERALA A SOCIETATII

SCOPUL SI OBIECTUL DE ACTIVITATE AL SOCIETATII OBIECTUL DE ACTIVITATE

CAPITALUL SOCIAL SI PARTILE SOCIALE

CONDUCEREA SI ADMINISTRAREA SOCIETATII.

ADUNAREA GENERALA

FORTA DE MUNCA

EXERCITIUL ECONOMIC FINANACIAR

CONTROLUL GESTIUNII SOCIETATII

DIZOLVAREA SI LICHIDAREA SOCIETATII

ORGANIZAREA SI TINEREA CONTABILITATII

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONSTITUIREA SI FUNCTIONAREA UNITATII ECONOMICE

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND ORGANIZAREA CONTABILITATII CHELTUIELILOR SI VENITURILOR

GESTIONAREA, FOLOSIREA SI EVIDENTA FORMULARELOR TIPIZATE CU REGIM SPECIAL

DOCUMENTE DE EVIDENTA A IMOBILIZARILOR

DOCUMENTE DE EVIDENTA A STOCURILOR

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND ORGANIZAREA CONTABILITATII MIJLOACELOR BANESTI

INVENTARIEREA ELEMENTELOR DE ACTIV SI DE PASIV

CARACTERIZAREA GENERALA A UNUI ELEMENT DE ACTIV SI A UNUI ELEMNT DE PASIV

ACTIVITATEA ZILNICA

Operatii de incasari in numerar

Depuneri de numerar la banca

Contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului

Contabilitatea cheltuielilor privind asigurarile si protectia sociala

Contabilitatea cheltuielilor privind marfurile

Contabilitatea veniturilor din vanzari de marfuri

PREZENTAREA GENERALA A SOCIETATII

SC COMSTAR-VALY SRL este o societate comerciala cu raspundere limitata, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/12525/1991, si are atribut fiscal RO1595012.
Obiectul principal de activitate al societatii, conform H.G. 656/1997, il constituie comericalizarea produselor electrice si electrocasnice, cod CAEN 4643- "Comert cu ridicata al aparatelor electrice de uz gospodaresc, al aparatelor de radio si televizoarelor".

DL. MROUEM HESSAM - domiciliat in Bucuresti, Str. Sutasului, nr. 20. sector 1, identificat cu CI seria RD nr. 160310, emisa de SEP la data de 11.05.2001, CNP 1560826401173, in calitate de asociat detinand 70% din partile sociale si capitalul social,

Ca urmare a Sedintei din data de 28.01.2008 a Adunarii Generale Extraordinare a Asociatilor societatii comerciale COMSTAR-VALY SRL consemnata in procesul-verbal nr. 01/28.01.2008 s-au constatat urmatoarele:

asociat prezent: MROUEM HESSAM

asociat lipsa: MROUEM ILDIKO-ELISABET

Este indeplinit quorum-ul de 2/3 prevazut de art.12.10 din Actul constitutiv, astfel ca Adunarea Generala este valabil constituita.

Conform art. 12.11 din Actul Constitutiv actualizat la data 20.03.2007, hotararile Adunarii generale la orice convocare se iau cu votul majoritatii absolute (minim51%) a partilor sociale ale societatii.

SCOPUL SI OBIECTUL DE ACTIVITATE AL SOCIETATII.

OBIECTUL ACTIVITATII

Societatea are ca domeniu de activitate principal - grupa CAEN 464 - Comert cu ridicata al bunurilor de consum.

Societatea are ca activitate principala - clasa CAEN 4643 - Comert cu ridicata al aparatelor electrice de uz gospodaresc, al aparatelor de radio si al televizoarelor.

CAPITALUL SOCIAL SI PARTILE SOCIALE

Capitalul social al societatii COMSTAR-VALY SRL este de 729.500 RON, subscris si varsat integral de catre cei doi asociati, din care 719.510 RON si 16218 USD, format din 72950 parti sociale a cate 10 RON fiecare fiind detinut de asociati astfel:

MROUEM HESSAM - detine 51.065 parti sociale a cate 10 RON fiecare, in valoare totala de 510.650 RON din care 500.660 RON si 16.218 USD (echivalentul a 9990 RON), numerotate de la 1 la 51.065 inclusiv, reprezentand 70% din capitalul social total:

MROUEM ILDIKO-ELISABET - detine 21.885 parti sociale a cate 10 RON fiecare, in valoare totala de 218.850 RON, numerotate de la 51.066 pana la 72.950, reprezentand 30% din capitalul social total.

CONDUCEREA SI ADMINISTRAREA SOCIETATII.

ADUNAREA GENERALA

Societatea este condusa de Adunarea Generala a Asociatilor, care are urmatoarele atributii:

a)      Desemneaza administratorii, cenzorii si dupa caz auditorii interni, le stabileste remuneratiile, durata mandatului, ii descarca de gesitune si ii revoca;

b)      Decide contractarea auditului financiar, atunci cand acesta nu are caracter obligatoriu, conform legii;

c)      Decide urmarirea administratorilor si cenzorilor sau, dupa caz, a auditorilor interni, pentru daunele pricinuite societatii, desemnand persoana insarcinata sa o exercite;

d)      Stabileste structura organizatorica a societatii, schema de personal si de salarizare a acestuia, precum si regulamentru de organizare si functionare a societatii prin care se stabilesc drepturile si indatoririle societatii pe compartimente si functiuni;

e)      Aproba bugetul de venituri si cheltuieli, bilantul contabil, contul de profit si pierderi si celelate documente contabile aunale ale societatii, precum si programul de activitate al societatii; stabilete modul de utilizare a beneficiului net;

f)        Hotaraste cu privire la schimbarea sediului societatii, la infiintarea de sucursale si filiale, agentii sau puncte de lucru ale societatii in Romania sau in strainatate;

g)      Hotaraste cu privire la marirea sau reducerea capitalului social , la modificarea numarului de parti sociale sau a valorii lor nominale, precum si transmiterea catre terti a partilor sociale;

h)      Hotaraste cu privire la modificarea formei juridice a societatii;

i)        Hotaraste cu privire la numirea, divizarea sau dizolvarea societatii inainte de termen, numind lichidatorii acesteia, analizeaza raportul lichidatorilor si hotaraste cu privire la rezultatele lichidarii ;

j)        Hotaraste cu privire la prelungirea duratei de functionare a societatii;

k)      Dispune efectuarea actelor juridice pe care nu le pot face administratorii;

l)        Hotaraste orice alta modificare a actului constitutiv al societatii, precum si asupra altor probleme date in competenta sa de lege sau prin actul constitutiv.

ADMINISTRAREA SOCIETATII

Administrator al societatii este MANEA TRAIAN, domiciliat in Bucuresti cu o durata a mandatului stabilita pentru o perioada nelimitata si puteri depline.

Administratorul actioneaza in limitele si drepturile acordate de Adunarea Generala in interesul societatii, exercitand toate actele legate de administrarea eficienta a societatii.

Numirea administratorului se face de catre Adunarea Generala a Asociatilor'

Administratorul este raspunzatori pentru prejudiciile rezultate din infractiuni sau abateri de la dispozitiile legale, precum si pentru abateri de la actul constitutiv.

Administratorul represinta societatea in relatiile cu tertii, avand drept de semnatura pentru operatiunile bancare.

Administratoul poate deschide/inchide sediile secundare/puncte de lucru, cu confirmarea scrisa din parte asociatilor societatii care detin cel putin 2/3 din capitalul social.

Administratorul poate transmite altei persoane dreptul de a reprezenta societatea, numai cu confirmarea scrisa din partea asociatilor societatii care detin cel putin 2/3 din capitalul social.

FORTA DE MUNCA

Administratorul societatii va hotari schema de organizare in functie de activitatea, dezvoltarea si necesitatile de personal, avand in vedere respectarea legistlatiei muncii in vigoare.

Plata salariilor personalului societatii si celelalte drepturi asimilate lor se vor face conform legislatiei romane in vigoare.

Societatea poate plati, in limita disponibilitatilor create, premii, gratificatii si alte asemenea.

EXERCITIUL ECONOMIC FINANACIAR

Societatea isi dezvolta activitatea pe baza programelor de activitate economica si financiara aprobata de asociati.

Exercitiul financiar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie al fiecarui an.

Exceptie face primul exercitiu inceput la data constituirii sicietatii si continuat pana la 31 decembrie ale aceluiasi an.

In cadrul primului exercitiu economico financiar, la capitolul cheltuieli se include si cheltuielile de constituire.

Evidenta financiar contabila, bilantul contabil, si contul de profit si pierderi se intocmesc, se verifica si se publica in conformitate cu legislatia financiar-contabila in vigoare, adaptandu-se normelor metodologice ale Ministerului Finantelor.

Beneficiile societatii se stabilesc prin bilant contabil intocmit prin grija administratorului si aprobat de Adunarea Generala.

Din beneficiile societatii se preleveaza anual 5% pentru formarea fondului de rezerva, pana ce acesta va ajunge 1/5 din capitalul social.

Conturile societatii comerciale COMSTAR-VALY SRL, in lei si in valuta se pot deschide la orice banca din Romania.

CONTROLUL GESTIUNII SOCIETATII

Auditor al societatii este S.C. MILENIUM AUDIT EXPERT SRL cu sediul in Bucuresti, avand numar de ordine in Registrul Comertului: J40/2227/01.03.2001, CUI 13740108 si atribut fiscal RO, reprezentata de auditor financiar autorizat Ghimpau - Beldiman Ana -Venera, care va exercita atributiile prevazute de lege.

DIZOLVAREA SOCIETATII COMERCIALE

Dizolvarea si lichidarea societatii se vor face in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 republicata.

LICHIDAREA SOCIETATII

Cu incepere din momentul dizolvarii, societatea este pusa in lichidare. Ea isi pastreaza personalitatea juridica pana la ultimul act de lichidare.

In cazul in care dizolvarea societatii este cauzata de faliment, sunt aplicabile dispozitiile legale in materie de faliment.

Timp de 5 ani dupa sfarsitul lichidarii, registrele si documentele societatii vor fi pastrate.

ORGANIZAREA SI TINEREA CONTABILITATII

Pentru tinerea contabilitatii societatea foloseste un program computerizat autorizat. Evidenta contabila se desfasoara conform standardelor ISA si IAS, se elaboreaza lunar statele de plata, se tine evidenta personalului, a materialelor, a facturilor pe clienti (stocuri, facturi emise, facturi achitate), evidenta contabila a produselor, etc.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND CONSTITUIREA SI FUNCTIONAREA UNITATII ECONOMICE

1. Constituirea societatii
   Pentru constituirea societatii au fost necesare urmatoarele documente:

cerere de inmatriculare-declaratie de inregistrare;

copie autorizatie emisa de Administratia publica Sector 1, in temeiul Decretului-Lege nr.54/1990;

copie act doveditor de sediu, respectiv contract de vanzare-cumparare;

declaratie pe propria raspundere pentru inregistrare, data de fondatori, prin care atesta calitatea de a fi demni de profesia de comercianti (original)

actul constitutiv al societatii - contract de societate si statut, redactat la notariat;

copii de pe actele de identitate ale asociatilor, actele privind activitatea comerciala anterioara, dar in cazul nostru s-a depus actul de studiu pentru ambii asociati

declaratie pe propria raspundere cu privire la averea detinuta si la modul de evaluare a acesteia (original)

dovada depunerii capitalului social- chitanta CEC

specimenul de semnatura, depus la Oficiul Registrului Comertului si certificat prin semnarea unui document tip in prezenta judecatorului delegat
Dosarul pentru inmatriculare a fost depus la Camera de Comert si Industrie a Romaniei.
A dobandit calitatea de comerciant odata cu inmatricularea la Registrul Comertului si publicarea documentelor constitutive in Monitorul Oficial.

2. Functionarea societatii comerciale

Societatea functioneaza ca o societate cu raspundere limitata. Capitalul social al societatii subscris si varsat este de 729.500 RON, conform cu Legea 31/1990 (republicata).

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND ORGANIZAREA CONTABILITATII CHELTUIELILOR SI VENITURILOR

Contabilitatea societatii este tinuta de MARIANA BADEA, contabil angajat cu contract de munca, in programul de contabilitate OMC.

Programul avizat si licentiat, este conceput in limbajul de programare PARADOX, program predefinit cu inregistrari contabile si are mai multe module: salarii, productie, comert, gestiune comerciala, trezorerie etc.

Functioneaza in forma - "pe jurnale", inregistrandu-se toate documentele primare si actele justificative, la data la care au fost emise, in fiecare jurnal auxiliar in parte:

Jurnal de vanzari

Formulat tipizat fara regim special.

Serveste ca :

Jurnal auxiliar pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,

Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata colectata,

Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,

Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA colectata datorata. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile emise si borderoul de vanzare zilnic, de la casele de marcat.

Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

Jurnal de cumparari

Formulat tipizat fara regim special.

Serveste ca :

Jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,

Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila,

Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,

Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibila. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achizitionat valori materiale sau prestari de servicii).

Circula la compartumentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

Factura(furnizor / client)

Este un formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare , comun pe economie, executat pe hartie autocopiativa securizata.

Serveste ca :

• Document de baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor , a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate ;

• Document de insotire a marfii pe timpul transportului ;

• Document de incarcare in gestiunea primitorului ;

• Document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

In cadrul firmei COMSTAR-VALY SRL facturile sunt intocmite de Departamentul vanzari in trei exemplare (exemplarul albastru merge la client , cel verde in contabilitate iar cel rosu ramane la gestiunea care l-a emis).

SC COMSTAR-VALY SRL este firma platitoare de TVA si deci foloseste factura fiscala cod 14-4-10/A.

Se arhiveaza : la furnizor ; la departamentul vanzari(ex. 2) ; la compartimentul financiar-contabil(ex. 1) ; la cumparator ; la compartimentul financiar-contabil(ex. 3) .

Operatiunile de export sunt consemnate in Factura fiscala (cod 14-4-10-A), urmand ca in baza solicitarii partenerului extern , sa fie atasata la aceasta factura si factura externa INVOICE in devize si in limba engleza ( o limba de circulatie internationala).

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite , pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. Pentru bunurile livrate cu aviz de insotire a marfii , factura fiscala trebuie emisa in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data livrarii, fara a depasi finele lunii in care a avut loc livrarea.

Chitanta: Se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani , se semneaza de casiera si se stampileaza cu stampila casieriei . Cu ajutorul chitantei se platesc sume de bani catre furnizori (in acest caz chitanta este emisa de furnizor).

Registrul de casa este intocmit zilnic in 2 exemplare de catre casierul unitatii operandu-se distinct fiecare operatie in parte. Este semnat de catre casier pentru confirmarea operatiilor efectuate, si de catre persoana din compartimentul financiar - contabil primind totodata exemplarul nr.2 impreuna cu actele justificative.

In registrul de casa sunt inregistrate toate incasarile ,dupa care acestea sunt totalizate (inclusiv soldul de casa raportat al zilei precedente ), apoi sunt inregistrate toate platile, iar totalul acestora sunt scazute din sumele din insumarea incasarilor , stabilindu-se soldul de casa al zilei respective.

Registrul de casa este utilizat ca document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar efectuate prin caseria unitatii pe baza actelor justificative , act de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa si de inregistrare zilnica a operatiilor de casa.

Fac precizarea ca platile efectuate prin casa pot fi facute numai in urmatoarele cazuri:

plata salariilor, si altor drepturi in legatura cu personalul;

alte operatiuni de platai ale societatii cu prsoane fizice;

plati catre personale juridice in limita uni plafon maxim stabilit prin lege.

Chitantele de incasare de la clienti persoane juridice, incasarile aferente bonurilor de casa de marcat ( prin specificarea TVA colectat 4427 se transfera automat in jurnalul de vanzari), chitante de plata catre furnizorii de marfa si servicii si alte bonuri fiscale de cheltuieli diverse;

Jurnalul de banca - ordine de plata, bilete la ordin, CEC, ( incasari si plati prin banca);

Ordinul de plata este un instrument de plata de credit care circula de la unitatea bancara a clientului platitor catre unitatea bancara a clientului beneficiar. Efectul utilizarii acestui instrument este debitarea contului clientului platitor si creditarea contului clientului beneficiar.
. Ordinul de plata se concretizeaza intr-o dispozitie neconditionata data de emitentul unei banci de a pune la dispozitia unui beneficiar o suma de bani, respectiv de a plati sau de a face sa se plateasca aceasta suma.

Biletul la ordin este un inscris prin care o persoana numita emitent sau subscriitor, se obliga sa plateasca la scadenta o suma de bani unei alte persoane, numita beneficiar, sau la ordinul acestuia intr-un anumit loc.

Asadar, el intervine doar intre doua persoane si nu trei ca in cazul cambiei. Spre deosebire de cambie, el nu contine ordinul de plata adresat altei persoane, ci numai asumarea propriei obligatii de plata. Biletele la ordin trebuie sa fie dactilografiate sau inscrise in intregime cu cerneala sau pix de culoare albastra sau neagra.

CEC-ul de numerar . Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori, avansuri de trezorerie etc). Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura) Directorului Economic si stampila unitatii, se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar.

Jurnalul de operatiuni diverse - note de contabilitate, respectiv regularizari de TVA, nota de salarii, nota de amortizare, nota de inchidere a contului de profit si pierdere (aceasta se face automat), alte note contabile.

Note contabile in care se efectueaza inregistrarile contabile curente (si prognozate) pe baza informatiei din documentele primare, se inregistreaza tranzactiile contabile care nu influenteaza datele din bilant. In cazul unui buget de cheluieli sau de venituri se pot inscrie tranzactii bugetare de cheltuieli / venituri pentru a tine sub control indeplinirea bugetului. De asemenea se poate intretine un istoric al tranzactiilor pe perioada nelimitata.

Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare.

Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice, la alte perioade prevazute de actele normative in vigoare, si ori de cate ori se considera necesar.

Balanta de verificare trebuie sa cuprinda :

Simbolul si denumirea conturilor, in ordine, din planul de conturi in vigoare;

Totalul sumelor inregistrate in debitul sau;

Totalul sumelor inregistrate in creditul sau;

Soldul contului

Functiile balantei de verificare sunt:

Functia de verificare a exactitatii inregistrarilor efectuate in conturi;

Functia de verificare a concordantei dintre conturile sintetice si conturile analitice;

Functia de instrument de legatura intre conturile sintetice si bilant;

Functia de grupare si centralizare a datelor inregistrate in conturi;

Functia de instrument de analiza si sinteza a activitatilor economice.

Erorile descoperite cu ajutorul balantei de verificare

Erori de intocmire a balantei de verificare

Erori de inchidere a conturilor

Erori de inregistrare in cartea mare

Erori cu stabilirea sumelor din formularele contabile compuse.

GESTIONAREA, FOLOSIREA SI EVIDENTA FORMULARELOR TIPIZATE CU REGIM SPECIAL

Documentele cu regim special au stabilite reguli stricte de tiparire, completare, circulatie si arhivare, fiind asigurate la nivel national de catre Ministerul Finantelor Publice si Regia Autonoma Imprimeria Nationala. Aceste documente sunt inseriate, numerotate, parafate si angajeaza raspunderea conducatorului de unitate.

Pentru intarirea disciplinei cu privire la evidenta si utilizarea documentelor cu caracte special s-a instituit regimul unitar de numerotare, evidenta si gestionare a acestora cu ajutorul "Fisei de magazie a formularelor cu regim special".

Documentele cu regim special sunt urmatoarele :

avizul de insotire a marfii;

factura proforma si factura fiscala ;

chitanta

bonul de comanda-chitanta (TVA) ;

bonul cu valoare fixa ;

fisa de magazie a formularelor cu regim special.

Odata cu achizitia si receptionarea documentelor mai sus enumerate are loc inregistrarea acestora in fisa de magazie a formularelor cu regim special, pe baza seriilor si a numerelor cuprinse in factura fiscala care insoteste imprimatele respective.

Eliberarea din gestiune a formularelor cu regim special se efectueaza pe baza bonului de consumdintr-un bonier distinct, in care se inscriu, in mod obligatoriu, seria si numerele aferente formularelor respective.

In cadrul societatii, am intalnit urmatoarele imprimate cu regim special :

Avizul de insotire a marfii - este intocmit manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare (de culori diferite: albastru - exemplarul 1, rosu-exemplarul 2 si verde - exemplaru 3) la livrarea produselor.

Este utilizat ca document de insotire a marfii pe timpul transportului si sta la baza intocmirii facturii fiscale. De asemenea, este folosit ca document de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, in cadrul aceleiasi unitatii, precum si ca document de primire in gestiunea cumparatorului in cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.

Transmiterea de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati dispersate teritorial. Implica mentiunea ,,Fara factura' pe avizul de insotire a marfii, se emite pe masura livrarii, de catre compartimentul de desfacere care semneaza pentru intocmire.

Exemplarul verde ramane la cotor in magazinul care emite avizul, cel rosu este trimis la departamentul de Contabilitate pentru inregistrarea avizului in evidenta primara iar cel albastru ramane in magazinul care primeste marfa.

Factura Proforma este un document informativ emis de vanzator prin care se specifica produsele ce se vor vinde si pretul acestora. Acest document nu este unul de plata. Nu contine marcaje de expediere si trebuie sa mentioneze clar denumirea de proforma.

Factura proforma nu are valoare contabila, deci nu trebuie inregistrata in contabilitate, nu este un document de plata ca si factura normala. Spre deosebire de factura normala care reprezinta o obligatie de plata pentru produsele achizitionate, factura proforma poate fi interpretata ca o enumerare si detaliere a produselor oferite de catre vanzator cumparatorului.

Factura proforma este utilizata in principal pentru a evidentia valoarea produselor tranzactionate si este transformata in factura normala dupa momentul efectuarii platii.

Factura Fiscala - se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare, la livrarea produselor, lucrarilor si serviciilor, de catre furnizor sau un reprezentant al sau, pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente. Factura fiscala se intocmeste de platitorii de taxa pevaloare adaugata (TVA-impozit indirect suportat de catre consumatorul final si platit statului de catre participantii la circuitul economic), iar factura o intalnim la unitatile neplatitoare de TVA.

Incepand cu data de 1 iulie 2004, au intrat pe piata noile facturi personalizate (tipizate anti-evaziune) utilizate in activitatea financiara si contabila .Documentele se imprima pe hartie speciala. Securizata prin mai multe indicii, pentru a fi " imposibil de falsificat .Spre deosebire de cele vechi, formularele tipizate cu regim special au pretiparit in antet, prin imprimare in tipografie datele de identificare, denumirea firmei numar de inmatriculare, cont bancar, capitalul social al societatii etc.

Chitanta - se intocmeste in 2 exemplare de catre casier, care semneaza de primirea sumei. Serveste ca document justificativ privind incasarea unei sume in numerar de catre caseria unitatii. Chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si in contabilitate. Circula la platitor (exemplarul 1, cu stampila unitatii) ,iar exemplarul 2 ramane in carnet fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa.

DOCUMENTE DE EVIDENTA A IMOBILIZARILOR

Registrul numerelor de inventar este intocmit intr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar - contabil in care sunt atribuite numere de inventar imobilizarilor corporale intrate in patrimoniu prin achizitionare, construire, confectionare, transfer, donatie.

Numerotarea imobilizatilor in cadrul registrului s-a facut pe grupe de imobilizari corporale in ordinea succesiva a numerelor. In acest scop, fiecarei prupe i-au fost rezervate o anumita serie de numere, astfel incat prima cifra din serie reprezinta grupa din care face parte imobilizarea corporala respectiva.

In cuprinsul acestui document sunt completate date referitoare la numarul de inventar,codul mijlocului fix, datele de identificare a mijlocului fix, locul unde se afla, diverse mentiuni, cum ar fi transferul sau scoaterea din functiune a mijlocului fix.

Fac precizarea ca acest document nu circula, fiind utilizat pentru inregistrarea in contabilitate.

Fisa mijlocului fix - este intocmit intr-un singur exemplar de catre compartimentul financiar - contabil pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloce fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare, care au aceeasi cote de amortizare si au fost puse in functiune in aceeasi luna. Sunt completate in baza documentelor privind intrarea, modernizarea sau reevaluaiea imobilizarilor corporale, respectiv :proces verbal de receptie, de punere in functiune ,bon de miscare, proces verbal de scoatere din functiune etc.

Bonul de miscare a mijloacelor fixe este intocmit in 2 exemplare de catre persoana desemnata de compartimentul care dispune miscarea mijlocului fix. Serveste ca document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe intre 2 locuri de munca ale societatii. Fiind totodata folosit pentru inregistrarea in evidenta de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de -folosinta si in contabilitate si ca document de insotire a mijloacelor fixe pe timpul de la subunitatea predatoare la cea primitoare.

Procesul - verbal de receptie este intocmit in 3 exemplare si sta la baza inregistrarilor in contabilitate a intrarilor de imobilizari corporale. In cadrul societatii poate fi intalnit in mai multe variuante:

proces verbal de recepie (pentru mijoacele fixe care nu necesita montaj) -proces verbal de receptie provizorie (pentru mijloacele fixe care necesita montaj dar nu si probe tehnologice)

proces verbal de punere in functiune (pentru utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si pentru constructiile care deservesc procese tehnologice).

Proces - verbal de scoatere din functiune a mijlocelor fixe / de declasare a unor bunuri materiale - au fost intocmite in 2 exemplare, separat pentru mijloacele fixe, materiale de natura obiectelor de inventar in folosinta si bunuri materiale aflate in gestiuna unui singur gestionar, pe baza documentatiei prevazute in normele legale.

DOCUMENTE DE EVIDENTA A STOCURILOR

N.I.R.-ul - serveste ca : document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru incarcare in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatte la receptie, document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Circula la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate , la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate , precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica , atasata la documentele de livrare(factura sau avizul de insotire a marfii).Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Bonul de consum - a fost intocmit in 2 exemplare, pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de catre compartimentul care efectueaza lansarea.

A fost utilizat pentru eliberarea din magazie pentru consum a unui singur material sau mai multe, scaderea din gestiune, inregistrarea lor in evidenta magaziei si in contabilitate.

Bonul de consum poate sa aiba urmatorul circuit :

la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

la magazia de materiale pentru eliberarea cantitatilor prevazute semnandu-se de predare de catre gestionai - si de primire de catre delegatul care primeste marfa;

la compartimentul financiar - contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

Registrul stocurilor este intocmit cu ajutorul tehnicii de calcul de catre compartimentul financiar-contabil la sfarsitul flecarei luni, pe feluri de materiale, bunuri de materiale, bunuri de natura obiectelor de inventar si produse, grupate pe magazii.

Registrul stocurilor serveste ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale si de verificare a concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu cele din contabilitate.

Aviz de insotire a marfii :

Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie, executat pe hartie autocopiativa securizata.

Serveste ca :

• Document de insotire a marfii pe timpul transportului;

• Document ce sta la baza intocmirii facturii fiscale;

• Dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta;
• Document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleasi unitati in cazul transferului;

Circula la :

furnizor;

la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului , pentru semnare de primire (ex. 1);

la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (ex. 3);

la cumparator ;

la magazie , pentru incarcarea de gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptiesi dupa consemnarea rezultatelor (ex.1);

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate sintetica si analitica, atasat la factura (ex.1 );

Dispozitie de livrare

Serveste ca :

• Document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii;
• Document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare;
• Document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii fiscale, dupa caz.

Circula la:

Magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori materialesi pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate.

Se arhiveaza la: magazie (ex.1); la departamentul vanzari (ex.2)

Fise de magazie

Serveste ca:

document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale;

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, si se completeaza de gestionar sau de persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, la iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatiune inregistrata, dar in mod obligatoriu zilnic.

Fise de magazie a formularelor cu regim special

Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie, executat pe carton securizat.

Serveste ca:

• Document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;
• Document de evidenta a formularelor anulate;
• Sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.

Se intocmeste intr-un exemplar , separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar.

Nu circula, fiind document de inregistrare si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIVIND ORGANIZAREA CONTABILITATII MIJLOACELOR BANESTI

a)      Foaia de varsamant (formular tipizat, specific fiecarei banci, cu ajutorul caruia se depun la banca banii care depasesc plafonul zilnic stabilit de lege. Se intocmeste de casiera in doua exemplare, unul insoteste banii la banca iar celalalt (vizat de banca ) ramane la registrul de casa.

b)      CEC-ul de numerar. Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori, avansuri de trezorerie etc). Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura directorului economic si stampila unitatii) Directorului Economic se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar.

c)      Dispozitia de plata / incasare. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie. Se intocmeste de contabilul care tine evidenta Avansurilor de trezorerie pe baza unui referat semnat in prealabil de directorul economic sau in urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare). Se inregistreaza intr-un registru de numere (cu evidenta avansurilor de trezorerie) si se semneaza de contabilul care l-a intocmit, de contabilul sef si directorul economic. In baza documentului astfel intocmit casiera elibereaza - plateste sumele de bani ( Dispozitia de plata) sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate (dispozitia de incasare). Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative.

d)      Chitanta. Se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani, se semneaza de casiera si se stampileaza cu stampila casieriei. Cu ajutorul chitantei se platesc sume de bani catre furnizori (in acest caz chitanta este emisa de furnizor).

e)      Registrul de casa lei si valuta. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se tine evidenta incasarilor si platilor zilnice, in numerar(lei sau valuta). Se intocmeste de casiera, zilnic, in doua exemplare: un exemplar ramane la casierie iar celalalt se arhiveaza in compartimentul financia-contabil unde se si opereaza inregistrarile in evidenta contabila a unitatii.

f)       Monetarul este actul fiscal cu care magazinul firmei depune banii in casierie la sfarsitul fiecarei zile(inacasati pe baza bonului fiscal - vanzare cu amanuntul).

INVENTARIEREA ELEMENTELOR DE ACTIV SI DE PASIV

Inventarierea este procedeul prin care se poate face posibila cunoasterea situatiei reale a patrimoniului unei intreprinderi, ocazie cu care se constata existenta faptica a elementelor evidentiate in contabilitate.

Aceasta etapa este parcursa obligatoriu, conform legii contabilitatii si se efectueaza in conformitate cu normele privind organizarea si efectuarea invrentarierii elementelor de activ si de pasiv, aprobate prin Ordinul 1753 din 22 noiembrie 2004.

In vederea efectuarii inventarierii, unitatile patrimoniale efectueaza mai multe lucrari pregatitoare :

1. Lucrari organizatorice

stabilirea comisiei de inventariere

sigilarea cailor de acces

solicitatea unei declaratii scrise din paitea gestionarului cu privire la bunurile aflate in gestiune

sistarea operatiilor de predare - primire a bunurilor

verificarea si pregatirea aparatelor de masura si control si cantarire

pregatirea bunurilor ce se vor inventaria, precum si a locurilor unde urmeaza a fi depozitate bunurile inventariate

2. Lucrari contabile

aducerea la zi a scriptelor contabile care privesc elemtele patrimoniale ce urmeaza a se inventaria

compararea datelor din evidenta operativa cu cele din contabilitate

vizarea evidentelor operative dupa ultima operatiune inregistrata.

CARACTERIZAREA GENERALA A UNUI ELEMENT DE ACTIV

SI A UNUI ELEMNT DE PASIV

Societatea comerciala COMSTAR-VALY SRL avand obiectul principal de activitate comericalizarea produselor electrice si electrocasnice, principalii "pioni" ce fac posibila desfasurarea activitatii in cadrul societatii sunt Clientii si Furnizorii, de aceea in continuare voi face o caracterizare generala a celor doua conturi:

Clientii - reprezinta acele persoane fizice sau juridice avand calitatea de cumparatori sau beneficiari potentiali ori efectivi ai bunurilor, lucrarilor ori serviciilor oferite spre vanzare de un agent economic.

Contabilitatii ii revine sarcina de a urmari raporturile specifice dintre intreprindere si clientii sai, respectiv de a reflecta creantele aferente livrarilor, precum si modul de lichidare a lor. Pentru realizarea acestui scop se utilizeaza o serie de conturi specifice, si anume:

Contul 411 "Clienti" evidentiaza decontarile cu clienti interni sau externi pentru produse, semifabricate, materiale, marfuri etc., vandute; lucrari executate si servicii prestate pe baza de facturi.

Este un cont de ACTIV care inregistreaza

In Debitul contului: pretul de vanzare al marfurilor livrate, lucrarilor executate si serviciilor prestate, TVA colectata aferenta; valoarea bunurilor livrate sau serviciilor prestate; diferentele de curs valutare aferente creantelor evidentiate in devize la inchiderea exercitiului; contravaloarea creantelor reactivate, precum si diferentelor de curs valutar constatate cu ocazia lichidarii creantelor in devize.

In Creditul contului se inregistreaza: sumele incasate de la clienti in conturile de disponibilitati bancare sau in numerar; diferentele nefavorabile de curs valutar constatate cu ocazia lichidarii creantelor, contravaloarea efectelor comerciale acceptate; valoarea sconturilor acordate clientilor; sumele datorate de clienti incerti, rau platnici sau aflati in litigiu, evidentiate ca atare, precum si reluarea diferentelor de curs valutar aferente creantelor in devize existente la inchiderea exercitiului.

Soldul debitor al contului reprezinta sumele datorate de clienti.

Furnizorii sunt reprezentati de acele persoane fizice sau juridice care livreaza agentului economic bunuri, ii executa anumite lucrari sau presteaza servicii contra plata in baza unei intelegeri prealabile.

Evidenta relatiilor ce se stabilesc intre o unitate patrimoniala si furnizorii sai se realizeaza cu ajutorul contului 401 "Furnizori".

Este un cont de PASIV, de resurse atrase, care inregistreaza:

In Creditul contului valoarea materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, animalelor, pasarilor si marfurilor intrate in patrimoniu la cost de achizitie, inclusiv diferentelor de pret aferente; diferentele favorabile sau nefavorabile de curs valutar la inchiderea exercitiului; materiale nestocate aprovizionate, incluse direct pe cheltuieli; consumul de energie si apa; valoarea lucrarilor executate sau a serviciilor prestate de terti; diferente nefavorabile de curs valutar evidentiate cu ocazia lichidarilor datoriilor catre furnizori; valoarea facturilor primite in cazul in care acestea au fost evidentiate anterior ca facturi nesosite si taxa pe valoarea adaugata inscrisa in facturile furnizorilor.

In Debitul contului platile efectuate catre furnizori; reluarea diferentelor de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiilor; valoarea biletelor la ordin sau cambiilor acceptate de furnizori; diferentele favorabile de curs valutar aferente datoriilor catre furnizori externi exprimate in devize cu ocazia lichidarii acestora; valoarea avansurilor virate furnizorilor cu ocazia regularizarii platilor cu acestia; valoarea sconturilor obtinute de la furnizori si valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, predate furnizorului.

Soldul creditor al contului reflecta sumele datorate furnizorilor.

ACTIVITATEA ZILNICA

Operatii de incasari in numerar

Operatiile de incasari in numerar sunt consemnate in Registrul de casa. Acestea se fac pe baza dispozitiei de incasare catre casierie iar platile pe baza dispozitiei de plata catre casierie, intocmite de contabilitate.

Platile si incasarile in numerar se fac in limita plafoanelor stabilite: 2.000 RON.

Incasarile in numerar cele mai frecvente se refera la:

ridicari de numerar din banca pe baza de CEC:

5311 'Casa in lei' = 581'Viramente interne'

sume incasate in numerar de la clienti:

5311 'Casa in lei' = 411'Clienti'

incasari in numerar de la debitori:

5311'Casa in lei' = 461'Debitori diversi'

incasari in numerar reprezentand alte venituri:

5311'Casa in lei' = 758'Alte venituri din exloatare'

diferente de curs valutar favorabile aferente operatiunilor efectuate in numerar

5311'Casa in lei' = 765'Venituri din diferente de curs valutar'

Depuneri de numerar la banca

Depunerile de numerar la banca se efectueaza pe baza foii de varsamant de catre unitatile ce efectueaza incasari zilnice in numrar, in vederea incadrarii in limita soldului de casa stabilit prin normele Bancii Nationale. Plafonul actual este de 2.000 RON. Depasirea acestui plafon atrage dupa sine sanctionarea unitatii.

Conform soldului registrului de casa reprezentand 3.100 RON, diferenta dintre limita plafonului actual de 2.000 RON si soldul zilei trebuie depusa la banca.

581'Viramente interne' = 5311'Casa in lei' 1.100 RON

5121'Cont curent la = 581'Viramente interne' 1.100 RON

banca'

Contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului

Cheltuielile cu salariile personalului sunt reflectate in contul: 641'Cheltuieli cu remuneratiile personalului'.

641'Cheltuieli cu remuneratiile = 421'Personal-remunerati 210.000 RON

personalului' datorate'

Contabilitatea cheltuielilor privind asigurarile si protectia sociala

Aceste cheltuieli se inregistreaza in contul 645'Cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala', respectiv in subconturile sale operationale astfel:

contributia unitatii la asigurarile sociala, calculata asupra salariilor. Tot personalul se incadreaza in grupa 3 de munca iar cota de C.A.S. este de 30%.

6451'Cheltuieli privind contributia = 4311'Contributia unitatii 63.000RON

unitatii la asigurarile sociale' la asigurarile sociale'

virarea sumei la bugetul de stat:

4311'Contributia unitatii = 5121'Conturi la banci 63.000RON

la asigurarile sociale' in lei'

contributia unitatii la fondul de somaj (5%):

6452'Cheltuieli privind contributia =4371'Contributia unitatii la 10500RON

unitatii pentru ajutorul de somaj'    fondul de somaj'

virarea sumei la bugetul de stat:

4371'Contributia unitatii la = 5121'Conturi la banci 10500RON

fondul de somaj' in lei'

sumele cuvenite personalului pentru protectia sociala, adica ajutoare materiale suportate de unitate conform dispozitiilor legale in vigoare (Ex. ajutor de deces):

6458'Alte cheltuieli privind = 423'Personal-ajutoare 2.100 RON

asigurarile si protectia sociala' materiale datorate'

plata efectiva:

423'Personal-ajutoare = 5121'Conturi la 2.100 RON

materiale datorate' banci in lei'

Contabilitatea cheltuielilor privind marfurile

Contabilitatea cheltuielilor privind marfurile se realizeaza cu ajutorul contului 607'Cheltuieli privind marfurile'. Evidenta marfurilor se tine la pretul de vanzare ce cuprinde pret cumparare + adaos comercial.

Se vand in general produse electrocasnice care sunt pe stoc si care au fost evidentiate in contul 371'Marfuri'.

607'Cheltuieli privind marfurile' = 371'Marfuri' 100.000 RON

Contabilitatea veniturilor din vanzari de marfuri

Pentru vanzarea marfurilor se intocmeste factura fiscala.

Contabilitatea acestor venituri se realizeaza cu ajutorul contului 707'Venituri din vanzarea marfurilor':

411'Clienti' = % 1.220 RON

707'Venituri din vanzarea 1.000 RON marfurilor'

4427'TVA colectat' 220 RON

- incasare contravaloare factura:

5311'Casa in lei' = 411'Clienti' 1.220 RON

BIBLIOGRAFIE

Lacramioara-Rodica Haiduc, Carmen Mitea-Popia, Ramona Chivu (Ionita), Managementul documentelor financiar-contabile, Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2006.

Lacramioara-Rodica Haiduc, Management financiar contabil, Editura

Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2005

Doina Maria Robu CONTABILITATE GENERALA

Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale

Catalogul formularelor tipizate cu regim special privind activitatea financiara si contabila, Editura Imprimeria Nationala, Bucuresti, 2004