CONTABILITATEA INSTITUTIILOR PUBLICE

CONTABILITATEA INSTITUTIILOR PUBLICE

1. Obiectul contabilitatii publice

Obiectul contabilitatii institutiilor publice il constituie patrimoniul public si cel privat aflat aflat in administrarea acestora , veniturile si cheltuielile bugetare si extrabugetare , drepturile si obligatiile rezultate din activitatea desfasurata , cu respectarea prevederilor legale . Obiectul contabilitatii bugetare cuprinde inregistrarea operatiunilor patrimoniale ce se produc in cadrul institutiilor publice in procesul executiei bugetare .

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite[1] . Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca , potrivit legii , pot incheia contracte de prestari servicii , pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau de persoane fizice autorizate, conform legii . Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii . Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie .

In organizarea contabilitatii institutiilor publice un rol important il are cunoasterea si respectarea clasificatiei bugetare , adica identificarea corecta a veniturilor si cheltuielilor pe structuri prestabilite .

Organizarea contabilitatii bugetare potrivit structurii clasificatiei bugetare impune utilizarea in acest scop a conturilor de venituri si cheltuieli desfasurate pe partizi si fise deschise pe subdiviziunile clasificatiei .

Contabilitatea cheltuielile se tine pe feluri de cheltuieli , dupa natura sau destinatia lor , dupa caz , Contabilitatea veniturilor se tine pe feluri de venituri , dupa natura sau sursa lor , dupa caz .

Contabilitatea veniturilor bugetare , fondurilor speciale si veniturilor extrabugetare se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare .

Contabilitatea institutiilor publice finantate din credite bugetare , fonduri speciale si venituri extrabugetare asigura inregistrarea platilor de casa si a cheltuielilor efective, pe subdiviziunile clasificatiei bugetare, potrivit bugetului aprobat

Pentru finantarea cheltuielilor in limita prevederilor din bugetele aprobate institutiile publice au obligatia organizarii si conducerii evidentei angajamentelor bugetare in conformitate cu normele metodologice elaborate de Ministerul Finantelor Publice in acest scop[2] . La institutiile publice rezultatul executiei bugetare se stabileste anual prin inchiderea conturilor de cheltuieli efective si a conturilor de surse din care au fost executate .

Asezarea la baza contabilitatii bugetare a clasificatiei bugetare asigura , pe de o parte un limbaj comun cu planificarea bugetara , o identitate de continut a veniturilor si cheltuielilor , atat in planificare , cat si in evidenta executiei bugetului , iar pe de alta parte , permite urmarirea respectarii disciplinei bugetare comparand permanent previziunile cu realizarile din executia bugetara .

Ministerele si celelalte organe ale administratiei publice centrale , autoritatile publice , precum si institutiile publice cu personalitate juridica din subordinea acestora , ai caror conducatori au calitatea de ordonator de credite , unitatile administrativ teritoriale , institutiile si serviciile publice de subordonare locala , care au personalitate juridica si ai caror conducatori au calitatea de ordonator de credite , precum si institutiile publice cu personalitate juridica , finantate din bugetul asigurarilor sociale de stat , ai caror conducatori au calitatea de odonator de credite , organizeaza si conduc contabilitatea veniturilor incasate si a cheltuielilor efectuate , a veniturilor extrabugetare si a fondurilor speciale , potrivit bugetului aprobat .

Contabilitatea trezoreriei statului se organizeaza si functioneaza pe principiul executiei de casa si asigura inregistrarea operatiunilor de incasari si plati in conturi de venituri si cheltuieli deschise pe bugete , ordonatori de credite si subdiviziunile clasificatiei bugetare stabilite de Ministerul Finantelor Publice .

In contabilitatea trezorerie statului se deschid , pe seama ordonatorilor de credite , conturi distincte pentru creditele deschise si repartizate si pentru cheltuielile efectuate din bugetul de stat , bugetul asigurarilor sociale de stat si bugetele locale , precum si conturi de disponibilitati din care se pot angaja si efectua plati .

Contabilitatea trezoreriei statului asigura informatii cu privire la derularea executiei bugetare in conditii de echilibru financiar , aprobata anual prin lege pentru fiecare buget , precum si in limita disponibilitatilor aflate in conturi . Contabilitatea trezoreriei statului se organizeaza in cadrul Ministerului Finantelor Publice si al unitatilor sale subordonate si cuprinde operatiunile privind executia de casa a bugetului de stat , bugetului asigurarilor sociale de stat , bugetelor locale ; constituirea si utilizarea veniturilor extrabugetare si a fondurilor speciale ; gestiunea datoriei publice interne in contul organelor organelor administratiei publice centrale si locale .

Contabilitatea executiei bugetelor locale se organizeaza si se conduce la nivelul unitatilor administrativ teritoriale , potrivit normelor metodologice emise de Ministerul Finantelor Publice si asigura inregistrarea operatiunilor privind : drepturile constatate , veniturile incasate , cheltuieli efectuate in executarea bugetelor locale , precum si obligatiile cu termene legale de plata pana la data de 31 decembrie ; evidenta subventiilor primite de la bugetul de stat si de la celelalte bugete , precum si a sumelor defalcate din bugetul de stat , potrivit legi; gestiunea datoriei publice locale interne si externe; stabilirea rezultatului executiei bugetelor locale prin inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli .

Contabilitatea executiei bugetului asigurarilor sociale de stat se organizeaza si se conduce in cadrul Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale si al unitatilor subordonate , potrivit normelor emise de Ministerul Finantelor Publice si asigura inregistrarea operatiunilor privind : drepturile constatate , veniturile incasate , cheltuielile efectuate in executarea bugetului asigurarilor sociale de stat , precum si obligatiile cu termene legale de plata pana la data de 31 decembrie ; evidenta subventiilor primite de la bugetul de stat ; stabilirea rezultatului executiei bugetului asigurarilor sociale de stat prin inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli .

La inchiderea exercitiului financiar , in contabilitatea trezorerie statului se procedeaza la incheierea executiei bugetare potrivit normelor metodologice emise de Ministerul Finantelor Publice , dupa cum urmeaza :

a) incheierea executiei bugetului de stat se efectueaza de catre unitatile teritoriale ale trezoreriei statului ;

b) incheierea executiei bugetului asigurarilor sociale de stat se efectueaza de catre unitatile Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale ;

c) incheierea executiei bugetelor locale se efectueaza de ordonatorii principali de credite ai bugetelor locale .

Trimestrial si anual , institutiile publice intocmesc Situatii financiare , care se depun la organele ierarhice superioare . Consiliile locale si judetene depun darea de seama la directiile generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat , care le centralizeaza si le depun la Ministerul Finantelor Publice .

Particularitatile si specificul activitatii institutiilor publice impun ca informatiile contabile din diferite sectoare ale executiei bugetare sa fie centralizate pentru a avea o imagine clara asupra executiei bugetare de ansamblu, imbinand astfel contabilitatea curenta cu contabilitatea centralizatoare

si permitand cuantificarea datelor din treapta in treapta pana la final , la Ministerul Finatelor Publice , unde se determina datele de sinteza privind executia bugetului .

Ministerului Finantelor Publice intocmeste trimestrial si anual bilantul general al trezoreriei statului , in structura stabilita de acesta , care se aproba in conditiile legii .

Bilantul anual al institutiilor publice , in structura stabilita de Ministerul Finantelor Publice , se prezinta Guvernului o data cu contul general anual de executie a bugetului de stat .

Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, se realizeaza cu ajutorul unor conturi speciale, deschise pe structura clasificatiei bugetare in vigoare. Aceste conturi asigura inregistrarea veniturilor incasate si a cheltuielilor platite, potrivit bugetului aprobat si furnizeaza informatiile necesare intocmirii contului de executie bugetara si stabilirii rezultatului executiei bugetare.

- conturi generale - pentru reflectarea activelor si pasivelor institutiei, a cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului, indiferent daca veniturile au fost incasate iar cheltuielile platite, pentru determinarea rezultatului patrimonial (excedent sau deficit patrimonial);

Institutiile publice, au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla cu ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general.

Planul de conturi general cuprinde urmatoarele clase de conturi:

- clasa 1"Conturi de capitaluri";

- clasa 2 "Conturi de active fixe";

- clasa 3 "Conturi de stocuri si productie in curs de executie";

- clasa 4 "Conturi de terti";

- clasa 5 "Conturi la trezoreria statului si banci comerciale";

- clasa 6 "Conturi de cheltuieli";

- clasa 7 "Conturi de venituri si finantari".

In cadrul claselor exista mai multe grupe de conturi, iar grupele sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I si II. Conturile sintetice pot fi dezvoltate in conturi analitice in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii de informare.

Cu ajutorul acestor conturi, institutiile publice inregistreaza operatiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilitatii de drepturi si obligatii (de angajamente), respectiv in momentul crearii, transformarii sau disparitiei / anularii unei valori economice, a unei creante sau unei obligatii.

Corespondentele stabilite in cadrul functiunii fiecarui cont prin prezentele norme nu sunt limitative. Ele pot fi dezvoltate in cadrul fiecarei institutii, cu respectarea continutului economic al operatiunii respective, a cerintelor contabilitatii bazata pe principiul drepturilor si obligatiilor si a prevederilor legale in vigoare.

In acest sens, ordonatorii principali de credite urmeaza sa elaboreze planuri de conturi cu dezvoltarea conturilor in analitice precum si monografii continand operatiuni specifice domeniului de activitate respectiv.

2 Principii si politici contabile

Elementele prezentate in situatiile financiare se evalueaza in conformitate cu principiile contabile generale, conform contabilitatii de angajamente[4].

Principiul continuitatii activitatii - Presupune ca institutia publica isi continua in mod normal functionarea, fara a intra in stare de desfiintare sau reducere semnificativa a activitatii. Daca ordonatorii de credite au luat cunostinta de unele elemente de nesiguranta legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea acesteia de a-si continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate in notele explicative.

-Principiul permanentei metodelor - Metodele de evaluare trebuie aplicate in mod consecvent de la un exercitiu financiar la altul.

Principiul prudentei - Evaluarea trebuie facuta pe o baza prudenta si in special: trebuie sa se tina cont de toate angajamentele aparute in cursul exercitiului financiar curent sau al unui exercitiu precedent, chiar daca acestea devin evidente numai intre data bilantului si data depunerii acestuia si sa se tina cont de toate deprecierile.

Principiul contabilitatii pe baza de angajamente - Efectele tranzactiilor si ale altor evenimente sunt recunoscute atunci cand tranzactiile si evenimentele se produc si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul sau este incasat sau platit si sunt inregistrate in evidentele contabile si raportate in situatiile financiare ale perioadelor de raportare.

Situatiile financiare intocmite in baza acestui principiu ofera informatii nu numai despre tranzactiile si evenimentele trecute care au determinat incasari si plati dar si despre resursele viitoare, respectiv obligatiile de plata viitoare. Acest principiu se bazeaza pe independenta exercitiului potrivit caruia toate veniturile si toate cheltuielile se raporteaza la exercitiul la care se refera fara a se tine seama de data incasarii veniturilor, respectiv data platii cheltuielilor.

Principiul evaluarii separate a elementelor de activ si de datorii Componentele elementelor de activ sau de datorii trebuie evaluate separat.

Principiul intangibilitatii - Bilantul de deschidere pentru fiecare exercitiu financiar trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere al exercitiului financiar precedent.

Principiul necompensarii - Orice compensare intre elementele de activ si de datorii sau intre elementele de venituri si cheltuieli este interzisa, cu exceptia compensarilor intre active si datorii permise de reglementarile legale, numai dupa inregistrarea in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor la valoarea integrala.

- Principiul comparabilitatii informatiilor - Elementele prezentate trebuie sa dea posibilitatea compararii in timp a informatiilor.

Principiul materialitatii (pragului de semnificatie) - Orice element care are o valoare semnificativa trebuie prezentat distinct in cadrul situatiilor financiare iar elementele cu valori nesemnificative dar care au aceeasi natura sau au functii similare trebuie insumate si prezentate intr-o pozitie globala. Un element patrimonial este considerat semnificativ daca omiterea sa ar influenta

in mod vadit decizia utilizatorilor situatiilor financiare.

Principiul prevalentei economicului asupra juridicului (realitatii asupra aparentei) - Informatiile contabile prezentate in situatiile financiare trebuie sa fie credibile, sa respecte realitatea economica a evenimentelor sau tranzactiilor, nu numai forma lor juridica.

Abaterile de la principiile generale prezentate mai sus pot fi efectuate in cazuri exceptionale. Astfel de abateri trebuie prezentate in notele explicative, precum si motivele care le-au determinat, impreuna cu o evaluare a efectului acestora asupra valorii activelor, datoriilor, pozitiei financiare si a rezultatului patrimonial.

Aplicarea prezentelor reglementari contabile presupune stabilirea unui

set de proceduri de catre conducerea fiecarei institutii publice pentru toate operatiunile derulate, pornind de la intocmirea documentelor justificative pana la intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale. Aceste proceduri trebuie elaborate de catre specialisti in domeniul economic si tehnic, cunoscatori ai specificului activitatii desfasurate si ai strategiei adoptate de institutie.

La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate principiile de baza

ale contabilitatii de angajamente.

Politicile contabile trebuie elaborate astfel incat sa se asigure furnizarea,

prin situatiile financiare, a unor informatii care trebuie sa fie:

a) relevante pentru nevoile utilizatorilor in luarea deciziilor economice; si

b) credibile in sensul ca:

-reprezinta fidel rezultatul patrimonial si pozitia financiara a institutiei publice;

-sunt neutre;

-sunt prudente;

-sunt complete sub toate aspectele semnificative.

Modificarile politicii contabile sunt permise doar daca sunt cerute de lege sau au ca rezultat informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile institutiei publice. Acest lucru trebuie mentionat in notele explicative

3. Documentele specifice institutiilor publice si registrele de

contabilitate

La baza reflectarii in contabilitate a operatiunilor economico-financiare stau documentele justificative . Toate operatiile economice si financiare trebuie consemnate in momentul efectuarii lor intr-un document justificativ pe baza caruia se fac inregistrarile in contabilitate .

La nivelul institutiilor publice , documentele justificative utilizate pot fi clasificate in doua categorii :

- documente comune si agentilor economici (chitante , facturi , state de salarii , bonuri de consum , ordine de deplasare , dispozitii catre casierie , ordine de plata , carnete CEC , etc.) ;

- documente specifice , legate in principal de activitatea de executie bugetara (cerere de deschidere a creditelor bugetare , dispozitia de repartizare a creditelor bugetare , fisa pentru operatiuni bugetare) .

In conformitate cu prevederile Legii privind finantele publice nr. 500 / 2002 creditele bugetare aprobate prin bugetul de stat , bugetul asigurarilor sociale de stat si bugetele fondurilor speciale pot fi folosite , la cererea ordonatorilor principali de credite , numai dupa deschiderea de credite , repartizarea creditelor bugetare si / sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora

Ordonatorii principali de credite vor solicita Ministerului Finantelor Publice deschiderea creditelor bugetare pentru activitatea proprie si a unitatilor subordonate , pentru cheltuieli curente si pentru cheltuieli de capital in baza "cererii de deschidere a creditelor bugetare" . In cererea de deschidere a creditelor bugetare se inscriu distinct cheltuielile curente (cu defalcarea pe cheltuieli de personal , cheltuieli materiale si subventii) si cheltuielile de capital , pentru activitatea proprie si , separat , pentru activitatea unitatilor subordonate.

Dispozitia bugetara privind repartizarea creditelor este intocmita de ordonatorul principal pentru alimentarea conturilor ordonatorilor secundari sau tertiari si cuprinde elemente de identificare a platitorului si beneficiarului , natura si destinatia creditului , valoarea creditului si defalcarea sa pe structura clasificatiei bugetare .

Institutiile de subordonare centrala sunt finantate pe calea deschiderilor de credite bugetare , iar cele de subordonare locala pe calea alimentarii de fonduri . Pe baza creditelor bugetare deschise si in limita acestora , unitatile trezoreriei statului efectueaza plati -- prin conturile bancare , cu CEC de numerar - dispuse de institutiile bugetare, ce poarta denumirea de plati de casa .

Sumele ridicate in numerar in vederea efectuarii diferitelor plati si neutilizate , se restituie la trezorerie reintregind creditele bugetare ce pot fi utilizate in continuare pentru efectuarea platilor in vederea desfasurarii activitatii institutiei respective .

Platile nete de casa reprezinta consumul efectiv de credite bugetare deschise sau repartizate potrivit relatiei :

Platile nete de casa = Platile - Restituirile (reintregirile)de credite bugetare

Reintregirea creditelor bugetare consta in diminuarea platilor de casa de catre trezorerie cu sumele restituite de institutii , sporind corespunzator disponibilul de credite dupa relatia :

Disponibilul de credite deschise = Credite bugetare - Platile + Reconstituirile de casa de credite

Fisa pentru operatii bugetare serveste ca document pentru evidenta analitica astfel :

- la institutiile publice finantate de la buget pentru evidenta creditelor bugetare aprobate , a platilor de casa si a cheltuielilor efective ;

- la institutiile publice finantate din mijloace extrabugetare si fonduri cu destinatie speciala pentru evidenta prevederilor din bugetul aprobat , a platilor de casa si a cheltuielilor efective .

Fisa pentru operatii bugetare se intocmeste pe articole si alineate ale clasificatiei economice , din cadrul fiecarui subcapitol de cheltuieli prevazut de bugetul aprobat .

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: registrul jurnal, registrulinventar si cartea mare .

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic operatiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau intrare a acestora in institutia publica . Registrul-jurnal se intocmeste de catre fiecare institutie si de catre fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate proprie , zilnic sau lunar , dupa caz , prin inregistrarea cronologica a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv .

Registrul inventar este un document obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de activ si de pasiv , grupate in functie de natura lor , conform posturilor din bilantul contabil , inventariate potrivit normelor legale . Elementele patrimoniale inscrise in registrul inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil .

Registrul inventar se intocmeste la infiintarea institutiei , anual la inchiderea exercitiului , cu ocazia incetarii activitatii , fara stersaturi si spatii libere ,pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si in procesele verbale de inventariere , prin gruparea elementelor de activ si de pasiv . Registrul inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice . Registrul inventar serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii si ca proba in litigii . In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului , in registrul inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii , la care se adauga intrarile si din care se scad iesirile de la data inventarierii pana la data

incheierii exercitiului .

Registrul "Cartea Mare" este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar , direct sau prin regrupare pe conturi corespondente , inregistrarile efectuate in registrul jurnal , stabilindu-se situatia fiecarui cont , respectiv soldul initial , rulajele debitoare , rulajele creditoare si soldurile finale . Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare si se intocmeste de catre fiecare institutie , precum si de catre fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate proprie .

Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub forma de registru sau foi volante si listari informatice legate sub forma de registru , dupa caz .Registrele de contabilitate se numeroteaza inainte sau pe masura intocmirii lor , iar la inchiderea conturilor , acestea se bareaza , nefiind admisa inregistrarea unor operatii ulterioare .

Registrul jurnal si registrul inventar se numeroteaza si se snuruiesc inainte de depunerea la organele fiscale teritoriale pentru parafare si inregistrare . Numerotarea filelor registrelor se face in ordine crescatoare , iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor . Volumele urmatoare de register contabile se vor inregistra la organele fiscale teritoriale pe masura completarii celor inregistrate si parafate anterior , efectuandu-se totodata completarea acestora , fara stersaturi , spatii libere sau file lipsa .

Registrele de contabilitate numerotate , snuruite , parafate , inregistrate la organele fiscale teritoriale si conduse regulat pot fi admise ca proba in cazul litigiilor , precum si in orice alte situatii .

4.Exercitarea controlului financiar preventiv la institutiile

publice

Controlul financiar preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operatiuni care nu respecta conditiile de legalitate si regularitate si/sau, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si de angajament si prin a caror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public si/sau fondurile publice.

Fac obiectul controlului financiar preventiv operatiunile[5] care vizeaza, in principal:

- angajamentele legale si angajamentele bugetare;

- deschiderea si repartizarea de credite bugetare;

- modificarea repartizarii pe trimestre si pe subdiviziuni a clasificatiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virari de credite;

- ordonantarea cheltuielilor;

- constituirea veniturilor publice, in privinta autorizarii si stabilirii titlurilor de incasare;

- concesionarea sau inchirierea de bunuri apartinand domeniului public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

- vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri apartinand domeniului privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

- alte categorii de operatiuni stabilite prin ordin al ministrului finantelor publice.

In functie de specificul entitatii publice, conducatorul acesteia decide exercitarea controlului financiar preventiv si asupra altor categorii de operatiuni.

Continutul controlului financiar preventiv

Potrivit art. 23 din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, controlul financiar preventiv se exercita asupra tuturor operatiunilor care afecteaza fondurile publice si/sau patrimoniul public.

Controlul financiar preventiv se exercita asupra documentelor in care sunt consemnate operatiunile patrimoniale, inainte ca acestea sa devina acte juridice,

prin aprobarea lor de catre titularul de drept al competentei sau de catre titularul unei competente delegate in conditiile legii. Nu intra in sfera controlului financiar preventiv analiza si certificarea situatiilor financiare si/sau patrimoniale, precum si verificarea operatiunilor deja efectuate.

Controlul financiar preventiv consta in verificarea sistematica a operatiunilor care fac obiectul acestuia, din punct de vedere al:

a) respectarii tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, in vigoare la data efectuarii operatiunilor (control de legalitate);

b) indeplinirii sub toate aspectele a principiilor si a regulilor procedurale si metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operatiuni din care fac parte operatiunile supuse controlului (control de regularitate);

c) incadrarii in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, dupa caz (control bugetar).

Controlul financiar preventiv al operatiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii, de catre conducatorii compartimentelor de specialitate emitente. Operatiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaza patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv dupa avizarea lor de catre compartimentele de specialitate juridica si financiar-contabila.

La entitatile publice unde nu sunt organizate compartimente de specialitate juridica si/sau financiar-contabila, controlul financiar preventiv se va exercita exclusiv prin viza persoanei desemnate de conducatorul entitatii publice.

Conducatorii compartimentelor de specialitate raspund pentru realitatea, regularitatea si legalitatea operatiunilor ale caror acte si/sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Obtinerea vizei de control financiar preventiv pentru operatiuni care au la baza acte si/sau documente justificative certificate sau avizate, care se dovedesc ulterior nereale, inexacte sau nelegale, nu exonereaza de raspundere sefii compartimentelor de specialitate sau alte persoane competente din cadrul acestora[6]

Controlul financiar preventiv se organizeaza, de regula, in cadrul compartimentelor de specialitate financiar-contabila. In raport de natura operatiunilor, conducatorul entitatii publice poate decide extinderea acestuia si la nivelul altor compartimente de specialitate in care se initiaza, prin acte juridice, sau se constata obligatii de plata sau alte obligatii de natura patrimoniala.

Controlul financiar preventiv se exercita, prin viza, de persoane din cadrul

compartimentelor de specialitate desemnate in acest sens de catre conducatorul

entitatii publice.

Persoanele care exercita controlul financiar preventiv sunt altele decat cele care aproba si efectueaza operatiunea supusa vizei.

Viza de control financiar preventiv se exercita prin semnatura persoanei desemnate si prin aplicarea sigiliului personal, care va cuprinde urmatoarele informatii: denumirea entitatii publice; mentiunea 'vizat pentru control financiar preventiv'; numarul sigiliului (numarul de identificare a titularului acestuia); data acordarii vizei (an, luna, zi).

Procedura de control

Documentele care privesc operatiuni asupra carora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv se transmit persoanelor desemnate cu exercitarea acestuia de catre compartimentele de specialitate care initiaza operatiunea.

Documentele privind operatiunile prin care se afecteaza fondurile publice si / sau patrimoniul public vor fi insotite de avizele compartimentelor de specialitate , de note de fundamentare, de acte si / sau documente justificative si, dupa caz, de o 'Propunere de angajare a unei cheltuieli' si / sau de un 'Angajament individual / global'.

Pentru realizarea unei cheltuieli sunt parcurse patru faze[7]:

-Angajare, document, act juridic constitutive de drepturi si obligatii;

-lichidare, act de lichidare, de constatarea creantei (datoriei) printr-un act juridic individual si declarative;

-ordonantare, emiterea titlului executoriu catre agentul platitor;

-plata, incetarea, stingerea efectelor juridice a actului juridic constitutive de drepturi si obligatii.

Persoanele desemnate pentru exercitarea controlului financiar preventive vor prelua documentele si vor proceda, intr-o prima etapa, la verificarea formala a acestora cu privire la: completarea documentelor in concordanta cu continutul acestora; existenta semnaturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate; existenta actelor justificative specifice operatiunii prezentate la viza.

Daca nu sunt respectate cerintele legale documentele sunt returnate emitentului, precizandu-se, in scris, motivele restituirii.

Dupa efectuarea controlului formal, persoanele desemnate sa exercite controlul financiar preventiv inregistreaza documentele in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv si efectueaza verificarea operatiunii din punct de vedere al legalitatii, regularitatii si, dupa caz, al incadrarii in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament.

Daca in urma verificarii de fond operatiunea indeplineste conditiile de legalitate, regularitate si, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea sigiliului si a semnaturii pe exemplarul documentului care se arhiveaza la entitatea publica.

Documentele vizate si actele justificative ce le-au insotit sunt restituite, sub semnatura, compartimentului de specialitate emitent, in vederea continuarii circuitului acestora, consemnandu-se acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Daca in urma verificarii se constata ca operatiunile nu intrunesc conditiile de legalitate, regularitate si, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor refuza motivat, in scris, acordarea vizei de control financiar preventiv), consemnand acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Refuzul de viza, insotit de actele justificative semnificative, va fi adus la cunostinta conducatorului entitatii publice, iar celelalte documente se vor restitui, sub semnatura, compartimentelor de specialitate care au initiat operatiunea.

Cu exceptia cazurilor in care refuzul de viza se datoreaza depasirii creditelor bugetare si/sau de angajament, operatiunile refuzate la viza se pot efectua pe propria raspundere a conducatorului entitatii publice.

Efectuarea pe propria raspundere a operatiunii refuzate la viza de control financiar preventiv se face printr-un act de decizie interna emis de conducatorul entitatii publice. O copie de pe actul de decizie interna va fi transmisa persoanei care a refuzat viza, compartimentului de audit public intern al entitatii publice, precum si, dupa caz, controlorului delegat.

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor informa Curtea de Conturi, Ministerul Finantelor Publice si, dupa caz, organul ierarhic superior al entitatii publice asupra operatiunilor refuzate la viza si efectuate pe propria raspundere.