DOCUMENTAREA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITATII

DOCUMENTAREA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITATII

a) Notiune

Documentarea este un procedeu al metodei contabilitatii prin care, pentru fiecare operatiune economica sau financiara ce are loc, se intocmeste cate un document. Documentele, astfel intocmite, devin acte justificative atat pentru organele de control, cat si pentru contabilitate in sine.

Nicio inregistrare in contabilitate nu are loc daca ea nu are la baza un document de evidenta. Prin document de evidenta se intelege un act intocmit in momentul si la locul petrecerii fenomenului economic. Pentru ca un document de evidenta sa fie util contabilitatii el trebuie sa contina realitatea.

b) Importanta documentelor

Documentele au o importanta atat pentru contabilitate, cat si in general. Pentru contabilitate, documentele sunt importante pentru ca stau la baza inregistrarii in contabilitate. Ea va consemna ceea ce ii vor oferi documentele justificative. In general, documentele sunt importante pentru ca:

atesta petrecerea unui fenomen economic;

reprezinta marturie in timp a petrecerii fenomenului economic;

constituie proba in justitie in conditii de litigii.

c) Structura documentelor

Pentru ca un document sa raspunda cerintelor pentru care a fost intocmit, trebuie sa aiba o serie de elemente care alcatuiesc structura documentului. Elementele pe care le poate contine un document sunt:

- antetul - reprezinta elementul de identificare a emitentului (unitatea, adresa completa). Se inscrie in coltul "stanga sus" al documentului.

- numarul si data - elementul de ordine si de moment pentru acel document, in ansamblul documentelor de acelasi tip. Data se refera la momentul petrecerii fenomenului continut in document. Se inscrie, fie imediat sub antet, fie pe aceeasi linie cu antetul, in "dreapta sus".

- titlul - denumirea documentului care este strans legata de continutul operatiunii inscrisa in document. Se inscrie centrat "stanga-dreapta", deasupra continutului documentului.

- continutul - elemental de descriere, fie letric, fie cifric sau letric si cifric a operatiunii cu ocazia careia s-a intocmit documentul.

- semnaturile - elementele de identificare a persoanelor imputernicite in intocmirea si/sau verificarea documentului sau a persoanelor imputernicite in a reprezenta organul emitent al documentului. Sunt indescifrabile, iar in conditiile reprezentantilor oficiali sunt precedate de functia si numele, citet, ale lor.

- stampila - sigiliul sau pecetea agentului economic. Se aplica langa semnatura conducatorului unitatii.

- alte mentiuni speciale - element prin care se expliciteaza numarul de exemplare, circuitul documentului, regimul de utilizare etc.

d) Clasificarea

Imprejurarile in care se intocmesc documentele de evidenta sunt multiple, iar natura operatiunilor economice inscrise in documente este foarte diversa. Deci, si documentele de evidenta difera intre ele. De aici, posibilitatea clasificarii lor:

1) Dupa continut:

documente de dispozitie;

documente de executie;

documente combinate (mixte);

documente contabile.

Documentele de dispozitie sunt acele documente prin care un sef ierarhic dispune unui subaltern efectuarea unei operatiuni. De ex.: prin documentul "dispozitie de livrare", seful compartimentului desfacere dispune gestionarului de produse eliberarea din magazie si livrarea unui lot de produse.

Documentele de exercutie sunt documente prin care se atesta executarea unui fenomen. De ex.: prin "chitanta" se atesta incasarea in numerar a unei sume de catre casier.

Documente mixte sunt acele documente prin care, deopotriva, se dispune de catre un sef ierarhic unui subaltern executarea unei sarcini si se confirma executarea ei. De ex.: pentru eliberarea unei sume din casierie unei personae pentru deplasarea in interesul unitatii, compartimentul financiar-contabil intocmeste "Dispozitie de plata catre casierie" pe baza careia casierul elibereaza suma. Deci, se dispune si , totodata, se confirma executarea dispozitiei.

Documente contabile sunt acele documente care se intocmesc la nivelul compartimentului financiar-contabil cu ocazia petrecerii unui fenomen de aici. La randul lor, acestea vor servi la inregistrarile din contabilitate, si in acelasi timp, se vor constitui si in baze de calcul pentru anumiti indicatori economico-financiari. Documentele contabile pot fi:

documente contabile de inregistrare;

documente contabile de calculatie;

documente contabile centralizatoare;

documente contabile de generalizare si raportare contabila.

Documentele contabile de inregistrare sunt acele documente contabile ce se intocmesc cu ocazia petrecerii fenomenelor economice la nivelul compartimentului financiar-contabil si care se constituie acte justificative pentru inregistrarea in contabilitate a acestor fenomene. De regula, toate operatiunile economice care se petrec si nu au la baza documente vor determina intocmirea a astfel de documente. Ex.: pentru inregistrarea in contabilitate a decontarii T.V.A. se intocmeste "nota de contabilitate".

Documente contabile de calculatie sunt acele documente contabile prin care se determina, la nivelul compartimentului financiar-contabil, o serie de indicatori care vor face obiectul inregistrarii in contabilitate. De ex.:,'' fisa de calcul a amortizarii'' se foloseste pentru a determina amortizarea in vederea includerii ei lunare sau anuale in costuri.

Documentele contabile centralizatoare sunt acele documente contabile ce sintetizeaza (cumuleaza) sumele din mai multe documente justificative de acelasi tip. In acest sens se va folosi "centralizatorul" sau "documentul cumulativ". De ex;: "centralizatorul facturilor" pe o anumita perioada.

Documente contabile de generalizare si raportare contabila sunt acele documente contabile prin care, fie se prezinta in mod generalizat patrimonial, fie se raporteaza diverselor organe starea patrimoniului. Ex.: "bilantul " este un document prin care se prezinta generalizat si se raporteaza diverselor organe situatia patrimoniului

2) Dupa circuit (locul de intocmire):

Documente interne;

Documente externe.

Documentele interne sunt documente intocmite de agentul economic, servind fie doar acestuia, fie si altor persoane. Ex.: "factura fiscala" se intocmeste pentru facturarea (vanzarea de bunuri catre alte persoane), servind atat agentului economic, cat si beneficiarului.

Documentele externe sunt documente intocmite la nivelul altor agenti economici, dar servesc si interesele agentului nostru economic. Ex.: cu ocazia achizitionarii de bunuri economice agentul economic primeste si "factura" prin care au fost livrate bunurile de furnizori.

3) Dupa modul de intocmire:

Documente primare;

Documente centralizatoare.

Documentele primare sunt acele documente ce se intocmesc in momentul si la locul producerii fenomenului. Ex.: chitanta.

Documentele centralizatoare cumuleaza datele din documentele primare. De ex.: cu ocazia vanzarii marfurilor se intocmesc bonuri de vanzare. Pentru o perioada de timp aceste bonuri sunt centralizate in "centralizatorul vanzarilor de marfuri", cu scopul simplificarii inregistrarilor in contabilitate.

4) Dupa regimul de intocmire si folosire:

Documente cu regim special;

Documente fara regim special.

Documentele cu regim special sunt documente la care persoanele si locul de intocmire, cat si circuitul lor au un regim restrictiv. De aceea, pentru a fi usor de identificat au inscriptia "regim special". Aceste documente se refera la operatiunile cu mijloace banesti, dar si la alte operatiuni ce angajeaza diverse miscari de valori. Ex.: chitanta.

Documentele fara regim special sunt documente la care nu se ridica restrictii cu privire la intocmire si circuit. Ex.: "bon de consum" intocmit cu ocazia consumului de materii prime.

5) Dupa natura elementelor continute

Documente privind mijloacele fixe;

Documente privind evidenta stocurilor;

Documente privind mijloacele banesti si decontarile;

Documente privind salariile si alte drepturi de personal;

Documente privind alte subactivitati;

Documente de sinteza contabila (bilantul);

Documente privind inregistrarile generale in contabilitate (fisa de cont);

e) Tipizarea documentelor

Este o operatiune prin care se elaboreaza documente tip pentru anumite operatiuni economico-financiare. Prin tipizare se asigura aceeasi structura unui document indiferent de loc si persoana ce il intocmeste si acelasi mod unitar de intocmire.

Tipizarea este, in acelasi timp, rezultatul simplificarii si rationalizarii documentelor. Ea se face de organisme specializate, iar documentele sunt imprimate la tipografie.

f) Intocmirea documentelor are loc prin completarea cerintelor impuse de structura lor. Completarea se face cu pix sau cu cerneala albastra. Pe fiecare document se vor inscrie informatiile letrice sau cifrice, fara stersaturi, completandu-se toate spatiile, pentru a nu se completa ulterior, iar cand exista valori, ele se vor scrie si letric, prin legarea cuvintelor. De ex.: 237428,00 lei se va scrie letric Douasutetreizecisisaptemiipatrusutedouazecisioptlei si 0%.

In cazul cantitatilor, ele se scriu complet, dar barate in fata si spate. De ex.:    =250,00 Kg=.

Daca o informatie a fost scrisa gresit si s-a depistat pe loc, ea se taie cu o linie orizontala astfel incat sa se cunoasca textul/suma gresit(a) si se inscrie deasupra informatia corecta.

Daca documentul este cu regim special si nu se admit corecturi, atunci el se anuleaza, completandu-se un alt document, pastrandu-se si cel anulat anterior.

Daca sunt mai multe exemplare folosim indigo. In cazul unor documente precum "chitanta" se recomanda asezarea imdigoului astfel incat sa se imprime si pe verso fiecarui exemplar.

g) Verificarea documentelor

Pentru ca documentele stau la baza inregistrarii in contabilitate trebuie sa contina informatii veridice. Pentru a avea garantia lor se procedeaza la verificarea documentului. Ea se face de persoane imputernicite sau delegate de acestea.

Pentru documente care au anumite valori se impune aplicarea vizei de control financiar preventiv. Dreptul asupra acestei vize apartine contabilului-sef; el poate delega un contabil.

Verificarea consta in:

verificarea formei;

verificare aritmetica;

verificare logica/de fond.

Verificarea formei reprezinta urmarirea daca s-a folosit documentul care trebuia, daca au fost completate toate spatiile, daca nu are stersaturi si daca semnaturile sunt cele reale;

Verificarea aritmetica reprezinta refacerea unor calcule care duc la marimea valorilor inscrise in documente;

Verificarea logica/de fond reprezinta verificarea necesitatii, a oportunitatii, a legalitatii si a eficientei fiecarei operatiuni inscrise in document. Verificarea necesitatii inseamna urmarirea faptului daca momentul petrecerii fenomenului inscris este si util, efectele pe care le produce petrecerea fenomenului sunt avantajoase. Verificarea oportunitatii inseamna urmarirea faptului daca momentul petrecerii fenomenului este cel mai potrivit. Verificarea legalitatii consta in urmarirea faptului daca producerea fenomenului inscris nu contravine anumitor reglementari juridice. Verificarea eficientei inseamna urmarirea faptului daca producerea fenomenului inscris nu angajeaza costuri prea mari comparativ cu efectele produse.

h) Corectarea documentelor

Daca in urma verificarii s-au semnalat erori, atunci se procedeaza la corectarea lor. Ea se face de aceeasi persoana care l-a intocmit. Deci, documentul va fi returnat de cel ce verifica la cel ce l-a intocmit.

Corectarea propriu-zisa (vezi intocmirea). Daca documentul avea viza de control financiar preventiv pusa deja, iar eroarea i-a fost descoperita ulterior, atunci se va proceda la corectarea aplicandu-se iar viza de control financiar preventiv la spatiul de corectare. Orice corectare trebuie insotita de motivare si semnatura corectorului.

i) Pastrarea documentelor

Are loc in arhiva. Daca suntem in exercitiul financiar pastrarea se face in arhiva curenta; dupa expirarea exercitiului financiar documentele se depun la arhiva unitatii. Pentru arhivare, documentele trebuie pregatite astfel incat, in conditiile unor necesitati, sa poata fi usor gasite. Documentele se indosariaza dupa criterii care vor fi si criterii de arhivare. Criteriile sunt:

criteriul cronologic - asezarea in dosare, indiferent de fel, in ordinea datelor si numerelor;

criteriul pe obiecte - asezarea in dosare special constituite pe structuri patrimoniale;

criteriul pe corespondenti - asezarea, unde este posibil, pe categorii de parteneri (pe furnizori, pe clienti etc.);

criteriul mixt - folosirea a doua criterii precedente in arhivare.

Folosirea documentelor de la arhiva se face doar cu aprobarea conducatorului unitatii, iar daca documentul este luat temporar, in loc se lasa un inscris cu titlul, numarul, data documentului, persoana care l-a luat, perioada, motivul.

De organizarea arhivei raspunde contabilul-sef. Timpul de pastrare - minim 10 ani. Daca are loc deteriorarea unor documente la arhiva, se procedeaza la reconstituire, care se face in maxim 30 zile de la constatare. Documentul-reconstituit va avea inscriptia RECONSTITUIT.

Dupa expirarea timpului de pastrare in arhiva documentele se predau la arhiva localitatii, daca prezinta importanta in continuare, daca nu se dau la topit. Predarea are loc pe baza unui borderou de predare-primire a documentelor.