CONTABILITATEA STOCURILOR

Contabilitatea stocurilor

1. Sistemul de conturi privind stocurile

Operatiile privind intrarile si iesirile de stocuri sunt reflectate prin conturile din clasa 3 a Planului de Conturi General, "Conturi de stocuri si productie in curs de executie".

Conturile de stocuri au functie contabila de activ. Se debiteaza cu valoarea stocurilor intrate in gestiunea institutiei publice prin achizitie de la furnizori, realizate din productie proprie, primite prin transfer de la ordonatorii superiori de credite, plusuri la inventar. Se crediteaza cu valoarea stocurilor iesite din gestiunea institutiilor publice prin consum, vanzare, transferuri la ordonatorii de credite subordonati. Soldul debitor reflecta valoarea stocurilor existente la un moment dat in gestiunea institutiei publice.

Conform Legii contabilitatii, functionarea conturilor de stocuri se nuanteaza in raport de metoda de organizare a contabilitatii stocurilor: metoda inventarului permanent sau metoda inventarului intermitent.

Metoda inventarului permanent presupune inregistrarea in contabilitate a tuturor operatiilor de intrari si iesiri de stocuri, astfel incat, stocurile pot fi determinate cantitativ si valoric, in orice moment.

Metoda inventarului intermitent presupune determinarea si inregistrarea iesirilor de stocuri in contabilitate pe baza inventarierii stocurilor, iesirile se determina pe baza relatiei:

Iesiri = Stoc initial + Intrari - Stoc final

In cazul utilizarii inventarului permanent, conturile de stocuri se debiteaza cu intrarile de stocuri si se crediteaza cu iesirile de stocuri.

In cazul utilizarii inventarului intermitent, conturile de stocuri evidentiaza la sfarsitul exercitiului bugetar in debit, stocurile stabilite pe baza inventarierii, iar la deschiderea exercitiu ui bugetar, in credit, stocurile de la inceputul perioadei preluate la cheltuieli pentru perioada urmatoare de gestiune, in cazul stocurilor cumparate si la venituri, in cazul stocurilor fabricate.

Provizioanele pentru deprecierea stocurilor sunt evidentiate in conturile din grupa 39 "Provizioane pentru deprecierea stocurilor si a productiei in curs de executie". Sunt conturi rectificative. In creditul conturilor se inregistreaza valoarea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor, constituite sau majorate. In debitul lor se inregistreaza diminuarea sau anularea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor. Soldul creditor reflecta valoarea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor constituite la sfarsitul exercitiului financiar.

2. Documente specifice stocurilor

Documentele specifice utilizate pentru evidentierea intrarilor si iesirilor de stocuri sunt:

Factura este documentul care atesta transferul proprietatii stocurilor de la furnizor la client.

Avizul de insotire a marfii serveste ca document justificativ al marfurilor pe timpul transportului, daca factura de livrare este intocmita ulterior.

Nota de receptie si constatare de diferente serveste pentru: receptia bunurilor aprovizionate, incarcarea in gestiune, act de proba in litigiile cu furnizorii si carausii, ca document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Bonul de predare, transfer, restituire serveste ca document pentru predarea la magazie a produselor finite, ca document justificativ pentru incarcarea in gestiune, de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate, ca sursa de date pentru urmarirea productiei.

Bonul de consum individual sau colectiv evidentiaza eliberarea din magazie pentru consum a unui singur material a mai multor materiale.

Fisa limita de consum este documentul de stabilire a cantitatii limita dintr-un material sau a mai multor materiale necesare fabricarii unui produs.

Lista zilnica de alimente se utilizeaza la stabilirea meniurilor zilnice, la calculul alocatiei de hrana, pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregatirii hranei.

Dispozitia de livrare consemneaza eliberarea stocurilor din magazie si totodata este documentul de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii.

Fisa de magazie este documentul de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale si de control operativ si contabil al stocurilor.

Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta serveste ca document de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar, de mica valoare sau de scurta durata, a echipamentului si materialelor de protectie date in folosinta personalului.

Fisa de evidenta a stocurilor si materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosinta este documentul de evidenta a materialelor care se elibereaza unor compartimente, a intrarilor, iesirilor si a stocurilor de materiale de natura

obiectelor de inventar pe locuri de folosinta, precum si de control operativ curent si contabil.

Registrul stocurilor este documentul de evaluare a stocurilor de valori materiale si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.

Lista de inventariere este documentul pentru inventarierea valorilor materiale aflate in gestiunea institutiei, pentru stabilirea plusurilor si minusurilor de stocuri, a provizioanelor pentru deprecieri, precum si pentru intocmirea registrului - inventar.

3. Contabilitatea operatiilor privind stocurile de materii prime si materiale consumabile

Stocurile de materii prime si materiale consumabile pot intra in gestiunea institutiilor publice prin urmatoarele modalitati:

achizitie de la terti;

transfer de la institutiile publice superioare;

plusuri de inventar;

primite cu titlu gratuit;

rezultate din dezmembrarea imobilizarilor.

Principalele modalitati de iesire a stocurilor de materii prime si materialele consumabile sunt:

1. Consum;

2. Lipsuri constatate cu ocazia inventarierii;

3. Pierderi din calamitati,

Transfer la institutiile publice subordonate.

Exemplu:

O institutie publica a efectuat in luna martie N urmatoarele operatiuni privind stocurile de materii prime si materiale consumabile:

Achizitioneaza materii prime conform facturii in valoare de 1.000 lei:

Primeste prin transfer de la o institutie superioara tipizate in valoare de 500 lei:

3. Inregistreaza un plus de combustibil constatat la inventariere in valoare de 30 lei;

Primeste prin donatie piese de schimb in valoare de 200 lei:

5. Inregistreaza piese de schimb in valoare de 100 lei rezultate din dezmembrarea unui calculator:

6. Inregistreaza consumul de medicamente in valoare de 10 lei:

7. Inregistreaza o lipsa neimputabila de materiale auxiliare in valoare de 20 lei, constatata la inventariere:

8. Inregistreaza distrugerea unui stoc de materii prime in valoare de 500 lei, ca urmare a unor inundatii:

9. Inregistreaza transfer de materii prime in valoare de 50 lei unei institutii subordonate:

4. Contabilitatea operatiilor privind materialele date in prelucrare

La nivelul institutiilor publice, materialele pot fi prelucrate in sectoarele proprii sau de catre terti.

Materialele prelucrate in sectoarele proprii ale institutiei publice sunt reflectate in contul 3011 "Materii prime date in prelucrare in institutie", iar cele trimise pentru prelucrare la terti, in contul 357 "Materii prime si materiale aflate la terti". Acest cont are functie contabila de activ. In debit inregistreaza valoarea materiilor prime si materialelor trimise spre prelucrare la terti. In credit reflecta valoare materiilor prime si materialelor primite de la prelucrare. Soldul debitor reprezinta valoarea materiilor prime si materialelor aflate la prelucrare.

In cazul in care materialele sunt prelucrare in sectoarele proprii, cheltuielile cu prelucrarea se inregistreaza pe baza documentelor justificative care consemneaza consum de stocuri, manopera, alte elemente necesare prelucrarii, iar in cazul prelucrarii de catre terti, cheltuielile cu prelucrarea se inregistreaza pe baza facturii.

Exemplu:

Prelucrarea materiilor prime si materialelor in sectoarele proprii.

Un spital prelucreaza pana in valoare de 200 lei pentru confectionarea de lenjerii. Cheltuielile cu prelucrarea sunt: salarii 40 lei, contributiile institutiei la: asigurari sociale de stat 8,8 lei, asigurari sociale de sanatate 2,8 lei, fondul de somaj 1,2 lei, accesorii 10 lei. Se receptioneaza lenjerii in valoare de 262,8 lei.

a) se inregistreaza trimiterea panzei la prelucrare:

b) se inregistreaza cheltuielile de prelucrare:

c) se inregistreaza receptia lenjeriilor:

Prelucrarea materiilor prime si materialelor de terti.

O institutie de invatamant preuniversitar trimite pentru prelucrare la terti panza in valoare de 500 lei. Cheltuielile de prelucrare consemnate in factura sunt 20 lei; ulterior se achita. Se receptioneaza fete de masa in valoare de 520 lei.

a) se inregistreaza trimiterea panzei la prelucrare:

b) se inregistreaza factura de prelucrare si receptionarea fetelor de masa:

c) se inregistreaza achitarea facturii:

5. Contabilitatea operatiilor privind materialele de natura obiectelor de inventar

Modalitatile de intrare oi iesire a materialelor de natura obiectelor de inventar sunt similare materiilor prime si materialelor.

In cadrul materialelor de natura obiectelor de inventar se remarca echipamentul de lucru si echipamentul de protectie. Contravaloarea echipamentului de lucru se suporta 50% de institutie si 50% de catre salariati. In cazul echipamentului de protectie, contravaloarea acestuia se suporta integral de catre institutie.

Exemplu:

Un institut de cercetari achizitioneaza halate in valoare de 500 lei in vederea distribuirii ca echipament de lucru si cizme de protectie in valoare de 200 lei; ulterior se achita factura; se dau in folosinta salariatilor halatele si cizmele.

1. Se inregistreaza achizitia de materialele de natura obiectelor de inventar:

2. Se inregistreaza achitarea facturii:

Se inregistreaza distribuirea halatelor, retinandu-se 50% din contravaloarea lor, salariatilor:

4. Se inregistreaza distribuirea cizmelor de protectie:

5. Se inregistreaza retinerea pe statul de plata a contravalorii halatelor:

6. Contabilitatea stocurilor la cost standard

Costul standard este un cost antecalculat, pe baza nivelurilor normale ale materialelor consumabile, manoperei, eficientei, capacitatii de productie. Aceste niveluri trebuie revizuite periodic si ajustate, daca este necesar in functie de conditiile existente. Diferentele dintre costul standard si costul de achizitie sau de productie sunt reflectate distinct in contabilitate atat la momentul intrarii stocurilor, cat si al iesirii acestora, in conturile specifice fiecarei categorii de stocuri: 308 "Diferente de pret la materii prime si materiale", 348 "Diferente de pret la produse".

Sunt conturi rectificative. In debit se inregistreaza diferentele nefavorabile aferente stocurilor intrate si diferentele favorabile aferente stocurilor iesite. In credit se inregistreaza diferentele favorabile aferente stocurilor intrate si diferentele nefavorabile aferente stocurilor iesire. Soldul conturilor reflecta diferentele de pret favorabile/nefavorabile aferente stocurilor existente.

Pentru repartizarea diferentelor de pret asupra valorii bunurilor iesite se parcurg etapele:

- se determina coeficientul de repartizare:

se determina diferentele de pret aferente stocurilor iesite:

Exemplu:

O institutie publica finantata din venituri proprii tine evidenta stocurilor de materii prime si produse finite la cost standard.

Situatia initiala a stocurilor de materii prime este:

200 kg 15 lei. = 3.000 lei (valoare la cost standard)

diferente de pret favorabile = 50 lei.

In luna martie, institutia a efectuat urmatoarele operatiuni:

1. achizitioneaza materii prime conform facturii, 100 kg 12 lei; cheltuieli de transport inscrise in factura 100 lei;

2. consuma 250 kg materii prime;

3. obtin produse finite, valoarea la cost standard 150 lei;

4. vinde produsele finite conform facturii, pret de vanzare 200 lei, costul standard al produselor finite vandute 120 lei:

5. la sfarsitul lunii s-a calculat costul efectiv de productie al produselor finite obtinute in suma de 160 lei;

6. inregistreaza diferentele de pret aferente produselor finite vandute.

1. Se inregistreaza achizitia materiilor prime:

Pret de cumparare 100 kg 12 lei = 1.200 lei

Cheltuielile de transport inscrise in factura = 100 lei.

= Valoarea la cost de achizitie 1.300 lei

Valoarea la cost standard 100 kg 15 lei = 1.500 lei

Diferente de pret nefavorabile 200 lei

Se inregistreaza consumul de materii prime si repartizarea diferentelor de pret: Consum de materii prime la cost standard = 250 kg 15 lei = 3.750 lei.

Situatia in conturi se prezinta astfel:

D 301 "Materii prime" C D 308 "Dif. de pret la mat.prime si mat." C

Pentru repartizarea diferentelor de pret asupra valorii materiilor prime iesite se parcurg etapele:

se determina coeficientul de repartizare (K₃₀₈):

K₃₀₈ =

se determina diferentele de pret aferente materiilor prime iesite:

Diferentele de pret = 3.750 5,56 % = 209 lei

aferente materiilor prime iesite

3. Se inregistreaza obtinerea produselor finite la cost standard:

a) Se inregistreaza vanzarea produselor finite:

b) Se inregistreaza descarcarea gestiunii pentru produsele finite vandute la cost standard:

5. Se inregistreaza diferentele de pret aferente produselor finite obtinute; cost standard 150 lei, cost efectiv de productie 160 lei, diferente de pret nefavorabile 10 lei = 160 lei - 150 lei:

Se inregistreaza diferentele de pret aferente produselor finite vandute:

Situatia in conturi:

D    345 "Produse finite" C D 348 "Dif.de pret la produse finite"C

K₃₄₈₅ = = 6,66 %

Diferentele de pret aferente =120 lei 6,66% = 8 lei

produselor finite vandute

Institutiile publice finantate integral de la buget, sunt obligate sa vireze toate veniturile pe care le obtin la bugetul din care sunt finantate. Astfel, vanzarea produselor finite se reflecta ca o datorie fata de buget, contabilizata in contul 4481 "Alte datorii fata de buget"'. Este cont de pasiv. In credit inregistreaza alte datorii fata de bugetul statului, in debit alte datorii achitate la buget. Soldul creditor reprezinta sumele datorate de institutia publica bugetului.

Exemplu:

O institutie publica finantata de la bugetul de stat a efectuat urmatoarele operatiuni:

1. Inregistreaza obtinerea de produse finite in valoare de 300 lei:

2. Se inregistreaza vanzarea produselor finite:

3. Se inregistreaza descarcarea gestiunii pentru produsele finite vandute:

4. Se incaseaza contravaloarea produselor finite vandute:

5. Se inregistreaza achitarea obligatiei la buget:

7. Contabilitatea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor

Provizioanele pentru deprecierea stocurilor se constituie la sfarsitul exercitiului financiar, ca diferenta intre valoarea contabila si valoarea de inventar a stocurilor.

In cazul in care provizionul pentru deprecieri constituit pentru un stoc devine total sau partial fara obiect deoarece motivele care au determinat constituirea acestuia nu mai exista intr-o anumita masura, atunci acel provizion trebuie reluat corespunzator .a venituri.

Pentru reflectarea in contabilitate a provizioanelor pentru deprecierea stocurilor se utilizeaza doua metode:

metoda reluarii provizioanelor presupune constituirea si majorarea provizioanelor pe seama cheltuielilor si diminuarea si anularea lor pe seama veniturilor;

metoda anularii globale a provizioanelor presupune constituirea provizioanelor la sfarsitul exercitiului pe seama cheltuielilor si anularea lor la inceputul exercitiului urmator prin reluare la venituri.

Exemplu:

La 01.03.N o institutie publica achizitioneaza materii prime in valoare de 300 lei. In perioada 31.12.N - 31.12.N+2, stocurile de materii prime au inregistrat urmatoarele valori de inventar: 31.12.N - 270 lei; 31.12.N+1 - 200 lei; 31.12.N+2 - 280 lei; la 3.01.N+3, stocurile se dau in consum.

l. Metoda reluarii provizioanelor

a) 01.03.N - achizitie materii prime

b) 31.12.N - constituire provizion pentru deprecierea materiilor prime:

Valoarea contabila    300 lei

-Valoarea de inventar 270 lei

Provizion necesar 30 lei

c) 31.12.N+1 - majorare provizion pentru deprecierea materiilor prime:

Valoarea contabila 300 lei

-Valoarea de inventar 200 lei

Provizion necesar 100 lei

Provizion existent 30 lei

Majorare provizion 70 lei

d) 31.12.N+2 - diminuare provizion pentru deprecierea stocurilor:

Valoarea contabila 300 lei

-Valoarea de inventar 280 lei

Provizion necesar 20 lei

Provizion existent 100 lei

Diminuare provizion 80 lei

e) 3.01.N+3

consum materii prime:

anulare provizion pentru deprecierea materiilor prime, ramas fara obiect:

2. Metoda anularii globale a provizioanelor

a) 1.03.N - achizitie materii prime:

b) 31.12.N - constituire provizion pentru deprecierea materiilor prime:

c) 1.12.N+1 - anulare provizion constituit la 31.12.N:

d) 31.12.N+1 - constituire provizion necesar pentru deprecierea materiilor prime:

Valoare contabila 300 lei

Valoare de inventar 200 lei

Provizion necesar 100 lei

e) 1.01.N+2 - anulare provizion constituit la 31.12.N+1:

f) 31.12.N+2 - constituire provizion necesar pentru deprecierea materiilor prime:

Valoare contabila 300 lei

Valoare de inventar 280 lei

Provizion necesar 20 lei

g) 3.01 .N+3

anulare provizion pentru deprecierea stocurilor de materii prime:

consum materii prime:

O alta metoda de contabilizare a deprecierii stocurilor este cea a ajustarii valorii stocurilor si consta in utilizarea conturilor de cheltuieli pentru reflectarea diminuarii si majorarii valorii realizabile nete.

Pentru diminuarea valorii stocurilor pana la valoarea realizabila neta:

Cheltuieli privind stocurile = Stocuri

Pentru majorarea valorii realizabile nete a stocurilor:

Stocuri = Cheltuieli privind stocurile