Contabilitatea trezoreriei

Contabilitatea trezoreriei

1 Concepte si tipologie

Contabilitatea trezoreriei asigura evidenta existentei si miscarii titlurilor de plasament, a altor valori de trezorerie, a disponibilitatilor existente in conturi la trezoreria statului, la alte banci si in casierie.

In scopul intaririi rolului finantelor publice si asigurarii unei discipline bugetare ferme, institutiile publice, indiferent de sistemul de finantare si de subordonare, inclusiv activitatile de pe langa unele institutii publice, efectueaza operatiunile de incasari si plati prin unitatile teritoriale ale trezoreriei statului in raza carora isi au sediul. Este interzis institutiilor publice de a efectua operatiunile de mai sus prin bancile comerciale, cu exceptia situatiilor prevazute de lege.

In vederea efectuarii cheltuielilor prevazute in buget, institutiile publice au obligatia de a prezenta trezoreriei statului, la care au conturile deschise, bugetul de venituri si cheltuieli, aprobat in conditiile legii. Creditele bugetare aprobate prin bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetele locale, pot fi folosite de institutiile publice finantate de la buget, la cererea ordonatorilor de credite numai dupa deschiderea si repartizarea creditelor bugetare. Creditele bugetare aprobate in bugetul institutiilor publice finantate integral sau partial din venituri proprii pot fi folosite in limita disponibilitatilor existente in cont.

2 Investitiile pe termen scurt

In cazul institutiilor publice, investitiile pe termen scurt se prezinta sub forma obligatiunilor emise si rascumparate. In scopul asigurarii surselor de finantare, unitatile administrativ-teritoriale pot emite, in conditiile legii, obligatiuni cu dobanda sau cu discount pe care le rascumpara la termen.

Investitiile pe termen scurt trebuie prezentate in bilant la categoria activelor circulante.

La intrarea in patrimoniu, investitiile pe termen scurt se evalueaza la costul de achizitie sau la valoarea stabilita potrivit contractelor.

In bilant, investitiile pe termen scurt trebuie prezentate la valoarea de intrare, mai putin ajustarile cumulate pentru pierderea de valoare.

Pentru deprecierea investitiilor pe termen scurt, la sfarsitul exercitiului bugetar, cu ocazia inventarierii, institutiile publice pot inregistra ajustari pentru pierderea de valoare, pe seama cheltuielilor. La sfarsitul exercitiilor ulterioare, in functie de modificarile de valoare constatate la investitiile pe termen scurt, ajustarile inregistrate pot fi majorate, diminuate sau anulate, dupa caz. La iesirea din gestiune a investitiilor pe termen scurt, eventualele ajustari pentru pierderea de valoare se anuleaza.

In planul de conturi al institutiilor publice, pentru aceste active circulante este rezervata grupa 50 "Investitii pe termen scurt", care cuprinde doua conturi, 505 "Obligatiuni emise si rascumparate", respectiv 509 "Varsaminte de efectuat pentru investitiile pe termen scurt".

Contul 505 "Obligatiuni emise si rascumparate" este cont de activ, se debiteaza cu valoarea obligatiunilor emise si rascumparate, se crediteaza cu valoarea obligatiunilor    rascumparate si anulate iar soldul creditor reflecta valoarea obligatiunilor emise, rascumparate si neanulate inca. Contabilitatea analitica se tine pe categorii si feluri de obligatiuni emise ce urmeaza a fi rascumparate.

Contul 509 "Varsaminte de efectuat pentru investitiile pe termen scurt" este cont de pasiv care evidentiaza datoriile institutiei publice sub forma varsamintelor de efectuat pentru obligatiunile emise si rascumparate si pentru alte investitii pe termen scurt. Contabilitatea analitica se tine pe unitatile emitente de obligatiuni.

Exemplu: O primarie emite, in exercitiul N, 10.000 obligatiuni, la valoarea nominala de 10 lei/obligatiune. In exercitiul N+3, obligatiunile sunt rascumparate, pretul de rascumparare fiind egal cu valoarea nominala. Pentru obligatiunile rascumparate institutia achita pe loc 50% din valoare, iar diferenta este platita dupa 20 de zile. Ulterior, obligatiunile emise si rascumparate sunt anulate.

-emiterea imprumutului obligatar, cu incasarea imediata in contul bancar:

-rascumpararea obligatiunilor emise:

-achitarea diferentei de plata:

-anularea obligatiunilor:

3 Casa, conturi la trezoreria statului si banci

Se cuprind aici: conturi la trezoreria statului si banci, disponibil al bugetelor, casa si alte valori, acreditive, disponibil din fonduri cu destinatie speciala, disponibil al institutiei publice finantate din venituri proprii, disponibil din veniturile fondurilor speciale, viramente interne.

3.1 Disponibilitati ale institutiilor publice la trezoreria statului si la banci

Aceasta grupa cuprinde: disponibilul din imprumuturi din disponibilitatile contului curent general al trezoreriei statului, valorile de incasat sub forma cecurilor, disponibilul in lei si valuta al institutiilor publice pastrat la bancile comerciale, disponibilitatile in lei si valuta provenind din imprumuturi interne si externe contractatede stat, precum si cele garantate de stat, disponibilul din fonduri externe nerambursabile, disponibilul din imprumuturi interne si externe contractate/garantate de autoritatile administratiei publice locale, dobanzile de platit, dobanzile de incasat si imprumuturile pe termen scurt primite.

Dobanzile de platit si cele de incasat in cursul exercitiului financiar se inregistreaza la cheltuieli financiare, respectiv venituri financiare curente.

Sumele virate sau depuse la banci ori prin mandat postal, pe baza de documente prezentate institutiei si neaparute inca in extrasele de cont se inregistreaza intr-un cont distinct, 5125 "Sume in curs de decontare".

Depozitele bancare, constituite in conditiile legii, se evidentiaza distinct in cadrul conturilor sintetice de disponibilitati.

Contabilitatea analitica a disponibilitatilor aflate in conturi la banci se tine fiecare banca, distinct in lei si in valuta.

Operatiunile efectuate prin conturile de la trezorerie sau de la banci sunt evidentiate in extrasele de cont iar cele efectuate prin casierie sunt evidentiate in registrul de casa, pe baza documentelor primare care atesta efectuarea incasarilor/platilor (ordine de plata, cecuri, bilete la ordin, respectiv chitante, dispozitii de plata/incasare, foi de varsamant, s.a.) si reprezinta documente justificative ce stau la baza inregistrarilor in contabilitate.

Operatiunile privind incasarile in lei si in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a Romaniei. Operatiunile de vanzare-cumparare de valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul utilizat de banca comerciala la care se efectueaza schimbul valutar, fara ca acestea sa genereze diferente de curs valutar.

La finele perioadei, diferentele de curs valutar rezultate din evaluarea disponibilitatilor in valuta si a altor valori de trezorerie (acreditive, depozite pe termen scurt in valuta) la cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil pentru ultima zi a perioadei respective, se inregistreaza in conturile de venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz.

Exemplu: O institutie publica primeste, in calitate de beneficiar, suma de 800.000 euro, reprezentand contributie financiara nerambursabila de la Comunitatea Europeana. Cursul de schimb la data incasarii sumei este 3,5 lei/eur. Pe seama acestei finantari se realizeaza o investitie, achitandu-se in cursul anului facturi de la furnizori de active fixe, in valoare de 500.000 eur, curs la data platii 3,45 lei/eur. La sfarsitul exercitiului, se evalueaza disponibilul din cont, cursul de schimb comunicat de B.N.R. fiind 3,42 lei/eur.

-incasarea contributiei nerambursabile (800.000 eur x 3,5 lei/eur):

-plata furnizorilor (500.000 eur x 3,45 lei/eur):

-evaluarea disponibilului la sfarsitul exercitiului:

Contul de disponibil se prezinta astfel:

Disponibil evaluat la cursul de schimb de la inchiderea exercitiului bugetar = 300.000 eur x 3,42 lei/eur = 1.026.000 lei

Diferenta nefavorabila = 1.075.000 - 1.026.000 = 49.000 lei

Inregistrarea contabila a diferentei de curs valutar:

3.2 Disponibil al bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat si bugetelor locale

Conturile de disponibilitati ale bugetelor intervin in contabilitatea acelor institutii publice care administreaza bugetele respective. In aceasta grupa de conturi se mai cuprind: disponibilul din fondul de rulment al bugetului local (contul 522), disponibilul din cote defalcate din impozitul pe venit pentru echilibrarea bugetelor locale (contul 523), disponibilul din venituri incasate pentru bugetul capitalei (contul 524), disponibilul bugetului asigurarilor sociale de stat pentru constituirea fondului de rezerva (contul 526), disponibilul din fondul de rezerva al asigurarilor sociale de sanatate (contul 527), disponibilul din sume incasate in cursul procedurii de executare silita (contul 528), disponibilul din sume colectate pentru bugete (contul 529).

Exemplu: Compartimentul de contabilitate a creantelor bugetare din cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Bacau inregistreaza, pe baza titlurilor de creanta, impozit pe profit de la persoane juridice in suma de 10.000.000 lei. Ulterior, suma este incasata prin intermediul trezoreriei statului.

-constituirea creantelor bugetare:

-incasarea creantelor:

-la sfarsitul perioadei, inchiderea contului de disponibil in vederea stabilirii rezultatului patrimonial:

(contul 121.09 "Rezultat patrimonial-bugetul de stat" se va credita prin debitul conturilor de venituri si finantari din clasa 7)

3.3 Casa si alte valori

Contabilitatea disponibilitatilor aflate in casieria institutiilor publice, precum si a miscarii acestora ca urmare a operatiunilor de incasari si plati efectuate in numerar, se tine distinct in lei si valuta, utilizand conturile 5311 "Casa in lei", respectiv 5314 "Casa in valuta".

Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a Romaniei. La finele perioadei, disponibilitatile in valuta si alte valori de trezorerie in valuta se evalueaza la cursul de schimb in vigoare la data respectiva iar diferentele de curs rezultate se inregistreaza in contabilitate ca venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz.

Institutiile publice pot ridica din contul de finantare sau din conturile de disponibil, dupa caz, deschise la trezoreria statului, sume pentru efectuarea de plati in numerar, reprezentand drepturi de personal, precum si pentru alte cheltuieli care nu se justifica a fi efectuate prin virament.

Institutiile publice au obligatia sa isi organizeze activitatea de casierie astfel incat incasarile si platile in numerar sa fie efectuate in conditii de siguranta, cu respectarea dispozitiilor legale in vigoare si in limita plafonului de casa stabilit de catre trezoreria statului pentru fiecare institutie publica.

Incasarile efectuate de catre institutiile publice prin casieria proprie se depun in conturile bugetare respective deschise la trezoreria statului si reprezinta venituri ale bugetului de stat, ale bugetelor locale, bugetului asigurarilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale. Veniturile incasate in numerar care sunt lasate, potrivit legii, la dispozitia institutiilor ca venituri proprii se depun in conturile de disponibilitati ale acestora.

Exemplu: Casa Judeteana de Asigurari Sociale de Sanatate Bacau inregistreaza suma de 10.000 lei incasata in numerar reprezentand venituri ale bugetului Fondului National Unic de Asigurari Sociale de Sanatate (FNUASS) si depunerea acesteia in contul de trezorerie:

-incasarea in numerar a contributiilor:

-depunerea numerarului in cont:

Institutiile publice conduc contabilitatea "altor valori" care includ: timbrele fiscale si postale, biletele de tratament si odihna, tichetele si biletele de calatorie, bonurile valorice pentru carburanti auto, biletele cu valoare nominala, tichetele de masa, alte valori, etc Pentru evidenta contabila a acestor valori se deschid analitice in cadrul contului 532 "Alte valori".

Exemplu: O institutie publica finantata de la bugetul local achizitioneaza tichete de masa in valoare de 35.000 lei, factura cuprinzand si comisionul de 2% retinut de firma furnizoare. Tichetele de masa sunt distribuite ulterior salariatilor institutiei.

-inregistrarea facturii de cumparare a tichetelor de masa:

-achitarea facturii prin virament:

-distribuirea tichetelor catre salariati:

3.4 Acreditive si avansuri de trezorerie

In vederea achitarii unor obligatii fata de furnizori, se poate solicita institutiilor publice deschiderea de acreditive la banci, in lei sau in valuta. Evidenta contabila a acreditivelor deschise in favoarea furnizorilor se tine cu ajutorul contului 541 "Acreditive". Este un cont de activ, in debit se inregistreaza acreditivele deschise la dispozitia tertilor, in credit platile efectuate pe seama acreditivului iar soldul debitor reprezinta acreditivele deschise si neutilizate. In functie de moneda in care se constituie acreditivul, se utilizeaza unul din conturile sintetice de gradul II: 5411 "Acreditive in lei" sau 5412 "Acreditive in valuta". Contabilitatea analitica se tine pe feluri de acreditive.

Exemplu: O institutie publica finantata din venituri proprii deschide un acreditiv in valoare de 100.000 lei, in favoarea unui furnizor de active fixe. Din acreditivul deschis se achita furnizorului facturi in valoare de 95.000 lei, diferenta neutilizata fiind virata apoi in contul de disponibil al institutiei.

-inregistrarea deschiderii acreditivului, pe baza extrasului de cont:

si:

-achitarea sumelor datorate furnizorului de active fixe:

-reintregirea contului de disponibil cu acreditivul neutilizat:

Sumele in numerar puse la dispozitia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in numele institutiei, se inregistreaza distinct in contabilitate. Pentru evidenta acestor sume se utilizeaza contul de activ 542 "Avansuri de trezorerie". In debitul contului se inregistreaza sumele acordate in numerar ca avansuri de trezorerie, in credit platile efectuate pe seama acestor avansuri iar soldul debitor reprezinta avansurile acordate si nedecontate.

Exemplu: Se acorda un avans in suma de 750 lei unui salariat al unei institutii publice, in vederea efectuarii unei deplasari in interes de serviciu. Avansul se acorda in numerar, la plecarea in delegatie. Salariatul depune, la intoarcerea din delegatie, decontul prin care avansul este justificat astfel: cheltuieli de transport (bilete de tren) 150 lei, cheltuieli de cazare 250 lei, diurna 200 lei. Suma ramasa este restituita in numerar.

-acordarea avansului:

-justificarea avansului:

-pentru cheltuielile de transport si cazare:

-pentru cheltuielile cu diurna (indemnizatia de delegare):

-depunerea avansului neutilizat la casierie:

3.5 Disponibil din fonduri cu destinatie speciala

Disponibilitatile din fondurile cu destinatie speciala constituite in conditiile legii se inregistreaza in contabilitate distinct, contul folosit fiind 550 "Disponibil din fonduri cu destinatie speciala". In debitul contului se inregistreaza sumele incasate pentru constituirea fondurilor cu destinatie speciala iar in credit sumele platite pentru actiuni ce se finanteaza din fondurile respective, potrivit legii. Contabilitatea analitica se tine pe feluri de fonduri cu destinatie speciala iar contabilitatea analitica a incasarilor si platilor se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare.

Alocatiile bugetare cu destinatie speciala acordate institutiilor publice se inregistreaza in contabilitatea acestora utilizand contul de activ 551 "Disponibil din alocatii bugetare cu destinatie speciala". In debitul contului se inregistreaza sumele incasate reprezentand alocatii de la buget pentru cheltuieli cu destinatie speciala iar in credit platile efectuate din cont. Contabilitatea analitica a incasarilor si platilor se tinepe subdiviziunile clasificatiei bugetare.

Sumele de mandat si sumele in depozit pe care institutiile publice le pot pastra la finele anului intr-un cont de disponibil distinct deschis la trezoreria statului se inregistreaza in contul de activ 552 "Disponibil pentru sume de mandat si sume in depozit". Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta sumelor primite de la alte institutii publice sau de la agenti economici in vederea efectuarii unor operatiuni speciale (procurarea de materiale, abonamente la publicatii, garantii depuse de agentii economici pentru participarea la licitatii, operatiuni de mandat efectuate din sumele puse la dispozitie de catre agentii economici, care nu se restituie pana la finele anului) sau pentru pastrarea unor drepturi banesti (drepturi banesti ale persoanelor lipsite de libertate, pastrate de penitenciare, drepturi de personal, burse si pensii, alocatii pentru copii, alocatii pentru somaj ordonantate, dar neridicate in cursul anului de catre persoanele beneficiare). Contul 552 "Disponibil pentru sume de mandat si sume in depozit" este utilizat, de asemenea, la sfarsitul exercitiului bugetar pentru evidenta sumelor reprezentand drepturi salariale curente neachitate sau neridicate si care, daca ar ramane in conturile de finantare, ar reprezenta credite bugetare neutilizate si, potrivit legii, ar fi retrase la buget.

In grupa de conturi 55 "Disponibil din fonduri cu destinatie speciala" fac parte si conturile pentru reflectarea disponibilitatilor unor fonduri gestionate de unitatile administrativ-teritoriale in afara bugetelor locale: 553 "Disponibil din taxe speciale", 554 "Disponibil din amortizarea activelor fixe detinute de serviciile publice de interes local", 555 "Disponibil al fondului de risc", 556 "Disponibil din depozite speciale constituite pentru construirea de locuinte" (a se vedea paragraful 3.2.Fondurile institutiilor publice).

In categoria disponibilitatilor cu destinatie speciala intra si disponibilul din valorificarea unor bunuri intrate in proprietatea privata a statului. Cu ajutorul contului 557 "Disponibil din valorificarea bunurilor intrate in proprietatea privata a statului", directiile generale ale finantelor publice judetene, respectiv a municipiului Bucuresti, precum si administratiile finantelor publice ale sectoarelor municipiului Bucuresti, tin evidenta sumelor incasate din valorificarea bunurilor intrate in proprietatea privata a statului, in contul de disponibil deschis la trezoreria statului, potrivit legii. In debitul contului se inregistreaza sumele incasate din valorificarea bunurilor iar in credit platile efectuate in vederea acoperirii cheltuielilor cu valorificarea bunurilor respective si sumele varsate in contul bugetului de stat, potrivit legii.

Exemplu: In contabilitatea Directiei Generale a Finantelor Publice se inregistreaza creante in valoare de 50.000 lei din valorificarea unor bunuri intrate in proprietatea privata a statului. Cheltuielile ocazionate de valorificarea bunurilor sunt de 500 lei, conform facturilor primite de la furnizori. Diferenta trebuie virata, potrivit legii, la bugetul de stat.

-incasarea sumelor de la clienti pentru bunurile valorificate:

-plata sumelor datorate furnizorilor:

-achitarea datoriei catre bugetul de stat:

Disponibilitatile din cofinantarea de la buget, aferenta programelor/proiectelor finantate din fonduri externe nerambursabile, se inregistreaza, de asemenea, distinct in contabilitate. Contul 558 "Disponibil din cofinantarea de la buget aferenta programelor/proiectelor finantate din fonduri externe nerambursabile" este un cont de activ, in debit se inregistreaza sumele incasate de la buget, in completarea fondurilor externe nerambursabile, pentru finantarea unor programe sau proiecte iar in credit se inregistreaza sumele platite pentru realizarea programelor sau proiectelor respective. Contabilitatea analitica a incasarilor si platilor se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare.

3.6 Disponibil al institutiilor publice si activitatilor finantate integral sau partial din venituri proprii

Veniturile proprii ale institutiilor publice, precum si subventiile primite de la buget in completarea acestora, se incaseaza, se administreaza, se utilizeaza si se contabilizeaza potrivit dispozitiilor legale. Pentru evidenta disponibilitatilor corespunzatoare se folosesc conturile din grupa 56 "Disponibil al institutiilor publice si activitatilor finantate integral sau partial din venituri proprii".

Excedentele rezultate din executia bugetelor institutiilor publice finantate din venituri proprii si subventii acordate de la buget, se regularizeaza la sfarsitul anului cu bugetul din care au fost acordate subventiile, in limita sumelor primite de la acesta.

Excedentele anuale rezultate din executia bugetelor institutiilor publice finantate integral din venituri proprii se reporteaza in anul urmator.

3.7 Disponibil al fondurilor speciale

Fondurile speciale, constituite potrivit legii, sunt: Fondul National Unic de Asigurari Sociale de Sanatate si bugetul asigurarilor pentru somaj. Conturile de disponibil ale acestor bugete nu au un corespondent ca atare in contabilitatea trezoreriei statului si au drept scop evidentierea veniturilor incasate si a cheltuielilor efectuate din aceste bugete. Ele sunt utilizate doar in contabilitatea institutiilor publice care administreaza bugetele respective.