DOCUMENTELE CONTABILE

Legea contabilitatii Nr. 82/1991 reglementeaza sistemul documentelor contabile :

- Art. 6 alin. 2 prevede ca " orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate dobandind astfel calitatea de document justificativ ".

- Art . 20 alin .1 precizeaza principalele registre care se folosesc in contabilitate

- registrul jurnal ;

- registru inventar ;

- cartea mare.

Pornind de la prima reglementare legala prezentata anterior putem defini documentele ca si acte scrise , intocmite pentru operatiuni patrimoniale in momentul efectuarii lor in scopul dovedirii realizarii respectivei operatiuni economice .

Aceste documente, in functie de modul de intocmire si de rolul lor in cadrul sistemului de evidenta economica, pot fi de :

- evidenta primara (documentele justificative )

- evidenta contabila ( registrele contabile )

- de sinteza si raportare (situatiile financiare ).

Circuitul intocmirii acestor documente este urmatorul :

Documente justificative (evidenta primara) registrele contabile (evidenta contabila) situatii financiare (evidenta sintetica si de raportare).

EVIDENTA SINTETICA SI DE

RAPORTARE

EVIDENTA PRIMARA

EVIDENTA CONTABILA

In raport cu contabilitatea aceste documente indeplinesc o serie de functii :

Functia de informare. Cu ajutorul documentelor se stabileste natura operatiunii economice.

Functia de acte justificative. Documentele se afla la baza inregistrarii tuturor operatiunilor in contabilitate, justificand astfel orice inregistrare contabila.

Functia de control economico - financiar. Cu ajutorul documentelor se urmareste mentinerea integritatii patrimoniale.

Functia juridica. Prin intermediul documentelor se angajeaza drepturi si obligatii intre unitatile patrimoniale.

VI .1 Documentele justificative

Aceste documente cuprind urmatoarele elemente principale:

denumirea documentului;

denumirea si sediul intreprinderii care intocmeste documentul;

numarul si data intocmirii acestuia;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei economice;

continutul operatiei economico - financiare iar atunci cand este cazul si temeiul legal al efectuarii ei;

datele cantitative si valorice aferente operatiei efectuate;

numele, prenumele, semnaturile persoanelor care le - au intocmit, vizat si aprobat, dupa caz;

alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Se intocmeste de obicei la locul de munca unde se produce operatia sau este in legatura cu producerea acesteia, manual sau cu mijloace de prelucrare automata, nu se admit    stersaturi, modificari, lasarea unor spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea .

Dupa completare, documentele justificative sunt supuse prelucrarii care consta in:

sortarea documentelor pe operatii;

exprimarea in etalon banesc a marimii operatiilor economico financiare daca este cazul;

cumularea mai multor documente justificative si obtinerea pe aceasta cale a documentelor centralizatoare;

verificarea documentelor :

- de forma (completarea tuturor rubricilor, existenta semnaturilor etc.);

- cifrica (controlul identitatii intre cifrele inscrise in document si cele care rezulta in urma calculelor matematice);

- de fond (verificarea realitatii, legalitatii, oportunitatii, operatiilor consemnate in documente).

Inregistrarea in contabilitate a documentelor se face fie document cu document, fie documentele centralizatoare care cuprind informatii culese din mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada.

Inregistrarea se face:

- cronologic dupa data de intocmire sau intrare in patrimoniu

- sistematic in registrele deschise pentru conturile sintetice si analitice.

Dupa inregistrare documentele se supun operatiilor de clasare si arhivare.

Clasarea documentelor la dosar consta in aranjarea acestora intr-o ordine stricta, prestabilita in scopul asigurarii unei pastrari cat mai bune si pentru a fi gasite cat mai usor.

Arhivarea documentelor asigura inregistrarea acestora pentru a putea fi folosite in scopuri informative sau in scopul verificarii legalitatii evidentei .

Documentele se pastreaza in arhive curente (timp de 10 ani, cu exceptia statelor de plata a salariilor care se pastreaza 50 de ani) ale compartimentului financiar - contabil din intreprindere si in arhive generale, unde se predau la anumite termene numerotate, certificate si sigilate.

VI. 2 Registrele contabile

Principalele registre ce se folosesc in contabilitate:

registru - jurnal

registru inventar

registru cartea mare

Asociatiile familiale si persoanele fizice autorizate sa desfasoare activitati independente pot sa inregistreze operatii patrimoniale numai prin folosirea "registrului jurnal de incasari si plati" .

A.      Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic operatiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in intreprindere .

Se poate prezenta sub forma unui registru jurnal general sau sub forma unor registre jurnal auxiliare sau analitice , pentru operatiuni patrimoniale de aceeasi natura .

Principalele registre jurnal auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionarile, vanzarile, trezoreria.

Model registru jurnal

UNITATEA

REGISTRU JURNAL

Model registru jurnal de incasari si plati

UNITATEA

REGISTRU JURNAL DE INCASARI SI PLATI

Nr. Pagina

B.  Registrul inventar este un document contabil obligatoriu care se intocmeste la finele anului intr-un exemplar si stabileste rezultatele inventarierii patrimoniului.

Cuprinde elementele patrimoniale de activ si pasiv grupate in functie de natura lor conform cu posturile de bilant inventariate.

La baza intocmirii acestui registru se afla " listele de inventariere " sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil

Cuprinde doua parti:

prima parte cuprinde elementele patrimoniale inventariate;

a doua parte cuprinde recapitulatia elementelor inventariate grupate pe structuri de activ si pasiv.

Model de Registru -Inventar

UNITATEA

REGISTRU - INVENTAR

La data de 31 decembrie ---------

Intocmit Verificat

Cartea mare

Se intocmeste la finele lunii de compartimentul financiar-contabil si serveste la stabilirea rulajelor lunare, rulajelor cumulate de la inceputul anului, a soldurilor pe conturi sintetice.

Este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct (fise de cont pentru operatii diverse) sau prin regrupare pe conturi corespondente (cartea mare sah), inregistrarile efectuate in jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele creditoare si soldurile finale.

Model pentru fisele de cont pentru operatii diverse

Model Cartea mare - sah

UNITATEA

Model Cartea mare - centralizatoare

UNITATEA