Documente de evidenta

1 Notiunea si importanta

Legea contabilitatii prevede ca orice operatie economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un moment care sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Este interzisa efectuarea de operatii economice fara sa fie inregistrate in contabilitate.

Procesul cunoasterii contabile incepe cu actiunea de culegere si consemnare a informatiilor, a datelor despre patrimonial agentului economic. Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baa de acte scrise.

In raport cu forma, continutul si rolul lor, documentele se grupeaza in documente justificative, registre contabile si documente de sinteza.

Documentele economice din sfera contabilitatii, numite in sens general si documente contabile, realizeaza legatura indisolubila intre cele trei forme ale evidentei economice: evidenta operative (evidenta primara); evidenta contabila si evidenta statistica.

Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, document cu document sau a unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si perioada.

Documentele justificative sau documentele primare sunt acte scrise, intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea acestor operatii. Ele contin date letrice si numeroase exprimate in etalon valoric sau natural. In procesul de prezentare a informatiilor specifice, contabilitatea respecta in mod obligatoriu doua principii de baza:

nici o operatie economico-financiara fara document;

nici o inregistrare contabila fara document.

Se numesc documente justificative pentru ca justifica efectuarea activitatii si inregistrarea ei in contabilitate.

Importanta documentelor poate fi apreciata dupa urmatoarele caracteristici:

documentele fac dovada infaptuirii operatiilor economico-financiare si le justifica cu acte scrise;

furnizeaza informatii necesare utilizatorilor interni si externi, cu care agentul economic intra in relatii angrenate de mediul economic;

documentele constituie proba in relatiile cu tertii si in justitie prin legalitatea operatiilor pe care le descriu.

Totalitatea documentelor ca suporturi materiale a informatiilor constituie documentatia intreprinderii.

Documentele justificative, dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, servesc pentru informarea operative in legatura cu administrarea patrimoniului agentului economic. Prin continutul si modul in care sunt intocmite, documentele angajeaza raspunderea materiala si de aceea trebuie sa indeplineasca anumite cerinte, atat in ceea ce priveste structura, cat si circulatia si pastrarea lor.

Functiile documentelor justificative:

justificarea operatiilor economico-financiare;

calcul si analiza;

transmiterea de date utilizatorilor;

act probatoriu in justitie.

Registrele contabile sunt formulare specifice, folosite pentru inregistrarea operatiilor in conturi. Ele furnizeaza date privind starea si miscarea patrimoniului, reprezentand fisierul de date pentru contabilitatea curenta. Registrele contabile au o liniatura speciala si se poy prezenta sub forma de registre, fise si listari informatice.

Documentele de sinteza sunt documentele complexe obtinute prin centralizarea si generalizarea inregistrarilor in contabilitate si determinarea unor indicatori economici. Ele sunt documente de raportare contabila, anuala sau periodica, care prezinta elemente de active, datoriile si capitalul propriu la sfarsitul exercitiului financiar sau la alte perioade stabilite de lege; in cadrul documentelor de sinteza, cele mai importante sunt situatiile financiare anuale care cuprind (in varianta simplificata) urmatoarele structuri:

Bilant;

Situatia fluxuriulor de trezorerie;

Politici contabile si note explicative.

2 Structura documentelor

Structura documentelor este diferita in functie de caracterul operatiei consemnate si domeniul de activitate la care se refera. In felul acesta continutul documentelor cuprinde elemente commune si elemente specifice.

Elementele commune sunt elementele pe care trebuie sa le cuprinda orice document indifferent de felul lui. Informatiile fixe sunt prestabile, tiparite, iar informatiile variabile completeaza spatiile libere din document pe traseul stabilit de informatiile fixe:

denumirea documentului (ex.: chitanta, factura)

numarul si data documentului. Unor documente care au un regim special de tiparire, folosite si control, li se atribuie o serie (combinatii litere) si un numar de catre unitatea care le-a tiparit sau distribuit, iar la primirea lor in unitate li se atribuie un numar intern;

denumirea unitatii emitente si adresa sau compartimentul care a intocmit documentul;

date fiscale de identificare a unitatii emitente;

partile sau agentii economici care au participat la efectuarea operatiei economice consemnate in document;

continutul operatiei inregistrate in document;

date cantitative si valorice;

semnaturile persoanelor care au intocmit, verificat sau aprobat documentul si stampila unitatii;

alte elemente de identificare si completare a datelor privitoare la operatia economica.

Elementele specifice se refera la domenii de activitate care au caracteristici specifice, detalierea unor informatii etc.

3 Modelul, forma si formatul documentelor

Formularele tipizate sunt documente in care modelul, forma si formatul sunt prestabilite dinainte si sunt tiparite, imprimate cu elemente obligatorii stabilite prin reglementari legale emise de Ministerul Finantelor Publice.

Modelul formularelor reprezinta continutul formularelor si este determinat de elementele structurale compuse din informatii fixe si variabile. Informatiile fixe au un caracter repetitiv si sunt commune pentru toate documentele, iar informatiile variabile au un continut specific, determinat de particularizatile operatiilor economice. Potrivit legii Ministerului Finantelor Publice impreuna cu normele metodologice de intocmire si utilizare a lor, aceste norme sunt commune pe economie si pot fi adaptate in functie de spcificul si necesitatile agentului economic, cu conditia respectarii continutului de informatii cuprinse in modele, precum si a normelor de intocmire si utilizare. Modelele sunt stabilite intr-un nomenclator (table, situatie), unde se precizeaza denumirea formularului si codul de clasificare.

Forma documentului, ca si formular, este determinata de gruparea si aranjarea informatiilor fixe intr-o anumita ordine ceruta de faptul ca ele sunt elemente comune pentru toate documentele indiferent de activitatea desfasurata. De exemplu, factura este un document universal, folosit de toti agentii economici. In raport de aceste criterii, documentele pot avea forma diferita:

forma tabelara;

forma de chestionar;

forma grupata combinata.

Formularele netipizate sunt documente in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabile si imprimate, iar folosirea lor este determinate de situatii sprcifice.

4 Clasificarea documentelor

Dupa natura sau continutul operatiilor consemnate, documentele pot fi:

a)      documente privind operatiuni banesti

b)      documente privind operatii cu activele fixe

c)      documente privind operatii cu stocuri

d)      documente privind operatii cu salariile

e)      documente privind inventarierea

Dupa momentul intocmirii:

a)      documente primare, intocmite in momentul efectuarii operatiei economice. Ele fac dovada executarii acestor operatii, indeplinind rolul de documente justificative.

b)      Documente secundare intocmite pe baza documentelor primare si care asigura pregatirea datelor in vederea prelucrarii lor.

Dupa locul intocmirii:

a)      documente interne, intocmite in cadrul intreprinderii si care circula in interiorul acesteia.

b)      Documente externe, intocmite in cadrul intreprinderii si expediate sau private din afara sa. Ele prezinta relatiile intreprinderii cu furnizorii, clientii, banca si alti terti.

Dupa forma de prezentare:

a)      documente tipizate, intocmite pe formulare tip, cu un model, forma si format prestabilit;

b)      documente netipizate, intocmite pe formulare care nu au date prestabilite, continutul fiind elaborate in functie de operatia economico-financiara consemnata.

Dupa regimul de folosire:

a)      documente cu regim special, cu un regim deosebit de tiparire, numerotare, folosire, justificare, pastrare. Ele sunt inseriate si numerotate la tipografia emitenta si contin mentiunea "regim special RS). Documentele cu regim special sunt evidentiate separate in documentul "Fisa de magazie a formularelor cu regim special" si sunt justificate ca formular, atat cele folosite, cat si cele nefolosite (care raman la carnet).

Conform noilor reglementari, formularele cu regim special vor fi personalizate si se vor executa prin imprimarea urmatoarelor date de identificare:

denumirea unitatii

numarul de imnatriculare

codul unic de inregistrare

atribut fiscal

sediul social

contul bancar

capitalul social

seria si numarul fiscal.

De asemenea, formularele cu regim special pot fi personalizate complex adica vor avea imprimate in modelul formularelor sigla, emblema sau elemente grafice de identificare in diferite culori. Aceste masuri sunt luate pentru completarea informatiilor adresate utilizatorilor, pentru o identificare mai usoara si pentru a evita efectuarea unor operatii ilegale.

b)      documente fara regim special, care nu sunt supuse unor restrictii de utilizare, fiind elaborate si intocmite in conformitate cu normele generale.

5 Intocmirea, verificarea si corectarea

5.1 Intocmirea documentelor

Documentele se intocmesc conform normelor legale in vigoare prevazute in Legea 82/1991. Ele se intocmesc:

a)      manual: scrise rar, citet, fara stersaturi; spatiile libere se bareaza;

b)      prin tehnoredactare: se intocmesc in mai multe exemplare, punandu-se hartie copiativa.

La documentele care prevad operatii banesti trebuie sa se tina seama de:

suma se trece in litere si cifre;

literele legate intre ele;

inaintea cifrei si la final se pune semnul "=";

data se scrie de regula in litere.

5.2 Verificarea documentelor

Documentele se verifica din punct de vedere al formei, calculelor, fondului.

Verificarea de fond consta in verificarea necesitatii legatilatii, oportunitatii si eficientei operatiei inscrise. Controlul mai poate fi preventiv sau posterior (preventiv = inainte de a se produce operatia inscrisa in document; posterior = dupa ce s-a produs operatia inregistrata in document).

5.3 Corectarea documentelor fara regim special

Se taie cu o linie ce este gresit si se scrie alaturat ce este correct, se semneaza si se dateaza.

5.4 Corectarea documentelor cu regim special

Se scrie cuvantul "ANULAT" pe documentul gresit si se semneaza si pastreaza exemplarul la carnet, dupa care se intocmeste un nou exemplar corect.

Pentru documentele de predare - primire, gestiune, corectarea documentelor trebuie sa fie contrasemnata atat de gestionarul predator, cat si de gestionarul primitor.

Documentele care sunt prelucrate in sistem informatic trebuiesc corectate inainte de prelucrarea lor. Cand eroarea se constata dupa prelucrare, trebuiesc liste de coretura.

6 Circuitul, pastrarea si arhivarea

Din momentul intocmirii lor pana la arhivare, documentele parcurg un anumit circuit:

intocmirea

prelucrarea

analiza contabila

inregistrare contabila

clasare

arhivare.

Circuitul se face de regula pe baza unor grafice.

Pastrarea documentelor: de la 1 ianuarie pana la 31 decembrie se pastreaza in arhiva generala a serviciilor; dupa 31 decembrie trec in arhiva generala. Documentele contabile, in functie de necesitati sunt pastrate intre 10 si 50 de ani, dupa care se dau la topit.

7 Completarea documentelor

Activele fixe sunt obiecte sau complex de obiecte cu o valoare mare si durata de folosinta indelungata peste un an. Ele prezinta caracteristici aparte fata de celelalte elemente patrimoniale care raman inaintate pe o perioada mai mica de un an. Activele fixe nu isi schimba forma fizica in timpul folosirii la procesele economice si au caracteristici tehnice complexe. In procesul folosirii lor la mai multe cicluri economice ele se amortizeaza. Aceasta caracteristica determina folosirea de documente specifice pentru acest segment de activitate economice in cadrul intreprinderilor.

a)      Factura fiscala este un document tipizat cu regim special care atesta transferal de proprietate al produselor si marfurilor cu ocazia vanzarii - cumpararii. Pe baza facturii se efectueaza la banca plata furnizorului si incasarea clientului.

      Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul in trei exemplare de catre compartimentul vanzari (desfacere) al furnizorului.

      Circula: exemplarul nr 1 la comparator si exemplarele 2 si 3 raman la furnizor.

      Se arhiveaza: exemplarul 2 la compartimentul vanzari al furnizorului, exemplarul 3 la compartimentul financiar - contabil al cumparatorului.

b)      Proces verbal de receptie, document in care se consemneaza concluziile comisiei de receptie cu ocazia achizitiei mijloacelor fixe.

      Se intocmeste: in trei exemplare.

      Circula: comartimentul pentru investitii - dezvoltare → exemplarul 2; compartimentul financiar contabil → exemplarele 1 si 3.

      Se arhiveaza: la compartimentul pentru investitii si la compartimentul financiar - contabil.

c)      Registrul numerelor de inventar este un document care serveste la atribuirea numerelor de inventar mijloacelor fixe in vederea identificarii lor.

      Se intocmeste intr-un singur exemplar, sub forma de registru.

      Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

      Se arhiveaza la compartimentul financiar - contabil.

d)      Fisa mijlocului fix este un document de evidenta analitica a mijloacelor fixe si se pastreaza pe toata durata folosirii mijlocului fix, oferind informatii tehnice si contabile privind mijlocul fix.

      Se intocmeste: la compartimentul financiar - contabil unde fisele se structureaza pe grupe de mijloace fixe, iar in cadrul lor pe locuri de folosinta.