GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI TRENDIX - Modulul Gestiune

GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI TRENDIX

Modulul Gestiune

GESTIUNE

Inainte de a opera in modulul GESTIUNE, trebuie facute cateva setari generale ale modulului, iar acestea vor fi facute cu ajutorul butonului Configurare (Fig. 1).

Fig. 1

In fereastra ce se deschide se introduc date ce privesc gestiunea: punctul de lucru (daca exista), capitalul social, numar curent pentru generare NIR, comisie de inventariere, gestionar, etc. Cu ajutorul celor trei butoane din stanga, jos se definesc gestiunile (Gestiune), tipurile de materiale cu care se lucreaza (Tipuri materiale), si daca este cazul agentii cu care se colaboreaza (Agenti). Pentru fiecare dintre aceste categorii de date se apasa butonul corespunzator, apoi Adauga si in campurile devenite active se completeaza datele dorite. Pentru salvarea acestor date se apasa Salveaza, iar pentru iesirea din fereastra Renunt.

Tot aici se face legatura pentru casa de marcat sau se stabileste modul de listare automata a facturilor (pe coala alba, pe act personalizat/nepersonalizat).

In partea dreapta a ferestrei de dialog exista o serie de optiuni, care pot fi activate sau nu in functie de necesitatile utilizatorului.

Introducerea facturilor provenite de la furnizori se face prin apasarea butonului Intrari, apoi Operare cu NIR. In fereastra deschisa se apasa Adauga, pentru a introduce o noua factura (Fig. 2). Se completeaza datele din factura/aviz de expeditie (data, numar, furnizor, gestiunea in care intra produsul, valoare totala, valoare TVA, etc).

Fig. 2

Pentru introducerea unui nou furnizor si a datelor acestuia se apasa butonul mic pe care sunt afisate caracterele "." din dreptul liniei de furnizori; acelasi lucru se face pentru definirea unei noi gestiuni, se apasa butonul mic pe care sunt afisate caracterele ".";

Mai jos, in dreapta exista doua butoane - Termen de plata (Fig. 3) si Date expeditie (Fig. 4) care deschid doua ferestre mai mici pentru completarea acestor informatii.

Fig. 3

Fig. 4

Urmatorul pas este apasarea butonului Modificare Linii NIR (vezi Fig. 2), pentru a introduce denumirea produsului, gestiunea, UM, cantitatea, etc.

Se apasa Adauga rand (Fig. 5) pentru fiecare produs de pe factura. Introducerea unui produs in gestiune va deschide o noua fereastra pentru a verifica fie daca este un produs nou (in acest caz i se introduc caracteristicile prin apasarea butonului Adauga produs nou - Fig. 6), fie se alege un produs care a mai fost introdus sau este asemanator cu un alt produs existent, apoi se apasa Selecteaza. Se procedeaza identic pentru fiecare produs din factura, apoi se apasa Salveaza si factura va aparea in centralizatorul initial. Dupa salvarea facturii vor aparea si produsele in gestiune.

Fig. 5

Fig. 6

In mod asemanator se procedeaza si cu introducerea facturilor emise catre clienti. Se apasa butonul Iesiri, se alege Operare cu facturi, iar in fereastra deschisa se apasa butonul Adauga pentru introducerea unei noi facturi.

Se introduc datele facturii emise (Fig. 7), cu specificatia ca FCT Predefinita se refera la faptul ca factura poate fi intocmita in alta parte (ex. depozit), iar aici se face doar introducerea ei in gestiune (cu sumele deja calculate) (in acest caz se bifeaza DA) sau se poate intocmi la acel moment, prin introducerea produselor cu preturile aferente (in acest caz se bifeaza NU).

De mentionat ca, pentru introducerea produselor in factura de iesire ele trebuie sa existe in gestiunea/gestiunile creata/e la intrarea produselor.

Fig. 7

Prin Operare cu bonuri (Fig. 8) se inregistreaza bonurile de consum aferente diferitelor gestiuni. Se apasa Adauga in fereastra deschisa si apoi se completeaza cu datele specifice bonului de consum:

- data si numarul bonului;

- gestiunea de iesire si destinatia (pentru a crea o lista cu destinatiile posibile se apasa butonul mic din dreapta (.), iar ulterior se vor alege din lista);

- explicatiile bonului de consum;

- se introduc produsele care sunt date in consum prin apasarea butonului Modificare linii Bon.

Fig. 8

Prin intermediul butonului Miscari (Fig. 9) se pot efectua transferuri intre gestiuni (se apasa Intre Gestiuni), sau intre marfuri (se apasa Intre Marfuri). In fereastra deschisa pentru transferul intre gestiuni, se specifica gestiunea de iesire si cea de intrare (daca gestiunea nu exista, se poate defini o noua gestiune cu ajutorul butonului mic din dreapta liniei de gestiune), data si numarul bonului de transfer, iar produsele ce se transfera sunt adaugate cu ajutorul butonului Modificare Linii (apoi se apasa Adauga). De asemenea, se pot introduce si datele de expeditie (butonul Date Expeditie).

Fig. 9

Preluarea comenzilor de clienti se poate face cu ajutorul butonului Comenzi, alegand una din cele doua variante de lucru Comenzi de marfa si Comenzi de Lucru (Fig. 10). Prin apasarea butonului Comenzi de Marfa, se pot introduce produsele comandate de clienti prin butonul Adauga iar in noua fereastra deschisa se completeaza numarul comenzii, data, clientul, gestiunea din care se face comanda, iar pentru a selecta produsele se apasa Adauga rand).

Fig. 10

Odata selectate si introduse toate produsele din comanda, aceasta se salveaza, putand fi modificata ulterior sau daca nu mai exista modificari in timp, ea poate fi transformata in factura sau aviz de expeditie printr-o simpla apasare de buton.

Astfel, dupa salvare comanda poate fi vizualizata in fereastra ce se deschide automat dupa salvare; se selecteaza comanda ce se doreste a fi transformata si apoi se apasa butonul Transforma in factura sau Transforma in Aviz ori Transforma in Miscare, dupa caz. Dupa introducerea catorva date de identificare ale facturii (data, numarul, date de expeditie, termen de plata), aceasta este gata.

In mod asemanator se procedeaza cu Comenzile de Lucru, care se fac pentru diverse lucrari, aici existand cateva elemente specifice (tip comanda, termen de executie, etc).

O evidenta a contractelor incheiate cu diferiti furnizori/clienti poate fi tinuta cu ajutorul butonului Contracte. In cadrul submeniului Contracte furnizori apar urmatoarele elemente ce trebuie introduse:

numar contract,

data si scadenta contractului,

furnizorul;

produsele (pentru adaugarea produselor aferente contractului se apasa Adauga rand si apoi se Salveaza).

De asemenea, se pot inregistra si contractele incheiate cu clientii in submeniul Contracte Clienti, cu urmatoarele elemente (Fig. 11):

numarul si data contractului;

Clientul

Valuta in care s-a incheiat contractul, cursul valutar, valoarea in valuta (se va calcula automat valoarea in lei)

Numarul de rate (se va calcula automat valoare in valuta si lei, daca este cazul);

Obiectul contractului (se apasa butonul cu acest nume si se introduc produsele aferente contractului)

Dupa salvarea acestor date, contractul va aparea intr-o lista cu contracte. Aici se vor putea inregistra facturile aferente contractului prin apasarea butonului Detalii la Contract. Astfel, va aparea o fereastra cu toate facturile inregistrate pe contractul respectiv si se pot adauga alte facturi (se apasa Adauga si va aparea formularul de factura de iesire obisnuit). De mentionat ca, produsele vor fi alese doar dintre cele introduse in contract si la pretul stabilit in contract si nu va aparea toata gestiunea de produse.

Fig. 11

Caiet facturi reprezinta o evidenta a carnetelor de facturi si chitante. Pentru adaugarea unui nou facturier sau chitantier se apasa Adauga si se completeaza data, seria, intervalul de numerotare, ulterior folosirii putandu-se trece si facturile anulate din fiecare facturier (Fig. 12).

Fig. 12

8. In Stocuri (Fig. 13) se regasesc inventarele efectuate la nivelul stocurilor din gestiunile societatii. Astfel, prin Actualizare stoc se pot vizualiza stocurile existente la un moment dat, iar prin Inventar se face efectiv inventarul care poate fi listat pentru compararea cu stocurile faptice. In fereastra deschisa se alege gestiunea, perioada pana la care se face inventarul, apoi se apasa inventar nou. Va aparea un formular de inventar in care vor fi afisate toate stocurile aferente unei gestiuni pentru perioada solicitata.

Pentru aceasta se apasa Incarca repere si apoi Transfera. Astfel, inventarul apare in lista de inventare in lista initiala de unde poate fi listat (se apasa Tipareste).

Fig. 13

9. In cadrul submeniului Liste (Fig. 14) se regasesc o serie de rapoarte si situatii asupra produselor din gestiune. Pe langa situatiile contabile obisnuite (centralizatoare NIR-uri, listari NIR-uri, intrari produse, centralizatoare facturi, listari facturi, vanzari produse, etc) exista si o serie de rapoarte care pot fi extrem de utile managerilor pentru aprecierea cat mai corecta a activitatilor firmei.

Fig. 14

In cadrul Nirurilor se regasesc urmatoarele situatii:

centralizatoare Niruri;

listari Niruri (Fig.15);

totaluri contare

importuri - situatia importurilor in functie de un anumit furnizor sau toti furnizorii externi;

intrari produse - se pot obtine rapoarte utilizand mai multe criterii de selectie: perioada, articolul, furnizorul sau gestiunea. Se poate alege ca raportul sa fie afisat in functie de pretul de intrare sau de cel de vanzare.

Fig. 15

In cadrul Facturilor de iesire (Fig. 16) se pot vizualiza si lista urmatoarele rapoarte:

centralizatoare facturi - pot fi vizualizate facturile de iesire tinand cont de urmatoarele criterii: facturi, facturi din avize, avize, avize facturate (se bifeaza corespunzator pentru optiunea dorita);

listari facturi - se pot vizualiza si lista facturi pe coala alba, formulare personalizate sau formulare nepersonalizate (tip). Tipul formularului de factura utilizat se stabileste din meniul GESTIUNE, Configurare.

totaluri contari;

situatie vanzari (este reflectata tinand cont de mai multe filtre de sortare: dupa client, gestiune, tip, material, agent -daca este cazul, diferite tipuri de facturi si avize).

Fig. 16

Nota: inainte de a lista factura se poate previzualiza documentul pentru a vedea cum va fi incadrat tinand cont de setarile imprimantei folosite (Fig. 17). Pentru aceasta se apasa Setup Printer si apoi Previzualizare cu salvare. Tot in aceasta fereastra se mai pot face modificari (tipul paginii: A4 sau A3, formatul paginii: portret sau landscape, calitatea listarii: ridicata, medie, joasa, scazuta) in vederea unei cat mai bune tipariri a facturilor. Fig. 17

In cadrul Bonurilor se regasesc urmatoarele liste:

centralizatoare bonuri de consum (se poate opta pentru bonurile din o anume gestiune de iesire, bonuri cuprinse intre anumite numere sau data bonului );

listari bonuri;

totaluri contare.

In Miscari se pot vedea miscarile dintre gestiuni ca centralizatoare (se aleg perioada si gestiunea de intrare si cea de iesire), se listeaza aceste miscari sau se pot vizualiza totaluri contare.

In Liste stocuri (Fig. 18) pot fi urmarite mai multe tipuri de liste legate de stocuri:

stocuri: (Fig. 19) se pot urmari stocurile la pret de intrare sau de vanzare, se pot filtra dupa procent de TVA, gestiune, tip material, gestiuni cumulate, produse cu cantitate mai mica decat 0, afisare cu TVA sau fara TVA, ordonare crescatoare sau descrescatoare;

Fig. 18

miscari stocuri: afiseaza lista stocurilor cu toate miscarile aferente stocului (fisa stocului) sau numai intrarile, iesirile sau miscarile intre gestiuni;

stocuri pe furnizor: se selecteaza stocurile in functie de furnizor, tip TVA, gestiune, tip de material, ;

stocuri pe toate societatile;

stocuri fara miscare: afiseaza stocurile fara miscare din gestiune, iar optional se poate bifa pentru afisarea produselor cu stoc 0 si valoare 0;

contracte onorate de furnizori: pe marfuri, gestiuni si furnizori, in forma detaliata sau nu;

inventar: se pot lista inventarele efectuate pe depozite, in functie de denumire, cantitatea in plus/minus, valoarea in plus/minus, in sens crescator sau descrescator;

liste inventar;

iesiri depozit: pot fi ordonate pe marfuri si gestiuni, in functie de denumire sau valoare;

balanta stocuri: afiseaza stocul initial, intrarile, iesirile pe factura, iesirile reale, stoc final ;

balanta la pret de catalog: se afiseaza in functie de tipul de TVA, gestiune, tip material;

viteza de rotatie a stocurilor: intr-o perioada data, pe marfuri;

dinamica stocurilor: la o anumita data, pe furnizori.

Fig. 19

Astfel, prin apasarea butonului Vanzari din cadrul Listelor vor aparea o serie de rapoarte si indicatori, precum:

Lista clienti: afiseaza intreaga lista de clienti cu Cod Fiscal, adresa, telefon, banca, numar de cont;

Comenzi: pot fi selectate dupa mai multe criterii: client, gestiune, transformate sau nu in facturi/avize de expeditie, comenzi de marfa sau de lucru, in forma detaliata sau nedetaliata;

Comenzi transformate: afiseaza comenzile transformate in facturi, avize sau reprezinta miscari intre gestiuni.

Produse: afiseaza lista produselor dupa clienti, furnizori, coduri, tipuri de materiale, pret de intrare, adaos, pret vanzare, cantitate;

Topul vanzarilor: selecteaza produsele vandute dupa mai multe criterii (pe gestiuni, pe clienti, dupa cantitate, valoare de vanzare, adaos comercial, );

Top Clienti: ordoneaza clientii in functie de valoarea marfurilor cumparate si arata discountul acordat (daca este cazul);

Vanzare produse pe zi: sorteaza volumul vanzarilor fiecarui produs pe zile, in functie de gestiune si poate fi detaliata sau nu;

Lista adaos comercial: afiseaza adaosul comercial pe produse, furnizori, intre anumite procente;

Cumparari - Produse: sunt afisate produsele cumparate in functie de urmatoarele criterii:

pe tipuri de materiale, pe gestiuni, furnizori

sub forma detaliata sau nedetaliata;

dupa pretul de intrare sau cantitate.

Tot in cadrul Listelor se regaseste si o Evidenta pe Agenti, in cazul in care societatea colaboreaza cu agenti.

In cadrul optiunii Incasari si plati butonul Achitari facturi se foloseste pentru cazurile in care gestiunea este tinuta in alt loc decat contabilitatea (ex.: punct de lucru, depozit) si se doreste efectuarea unor plati si incasari la locul unde este gestiunea. Altfel, incasarile si platile se fac in Modulul CONTA GENERALA (Tranzactii, Machete Generale sau Dedicate).

. Transfer in Contabilitate - odata introduse facturile de la furnizori sau cele emise catre clienti si bonurile de productie introduse in Modulul PRODUCTIE, se conteaza automat prin apasarea acestui buton si pot fi regasite in Vizualizare, Miscari. Contarile pentru aceste operatiuni se definesc in Modulul Conta Generala (vezi Configurare, Inregistrari Contabile).

Transfer gestiuni la distanta - se poate face in cazul existentei depozitelor, punctelor de lucru, subunitatilor care au gestiuni de marfuri sau materiale si transmit la sediu central (sau acolo unde se tine contabilitatea) operarile in gestiuni (incarcarea, descarcarea de gestiune) printr-o conexiune la Internet.

Exercitii propuse:

Introduceti o factura de aprovizionare. Listati NIR-ul corespunzator acesteia.

Introduceti o factura de iesire. Listati factura.

Generati un bon de consum.

Efectuati un transfer intre gestiuni.

Introduceti o comanda de marfuri.

Introduceti un contract incheiat cu un furnizor/client.

Prezentati modalitatea de evidenta a facturilor si chitantelor in cadrul unei companii.

Generati lista de inventar pe o anumita perioada de gestiune.

Generati o lista a produselor aprovizionate la pret de intrare/vanzare folosind urmatoarele criterii de selectie:

perioada: de la data de .. pana la data de ...

furnizor

gestiune

Generati un centralizator al facturilor de iesire pe o anumita perioada de gestiune.

Generati o situatie a vanzarilor folosind urmatoarele criterii de sortare:

tip produs

client

gestiune

Generati un centralizator al bonurilor de consum.

Generati o lista a stocurilor dupa urmatoarele criterii: furnizor, tip TVA, gestiune, tip produs.

Generati o balanta a stocurilor de produse.

Generati urmatoarele categorii de liste: lista clientilor, topul vanzarilor, lista produselor.

Prezentati procedura de transfer in contabilitate a notelor contabile generate de tranzactiile preluate in modulul de gestiune.