INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

Necesitatea inventarierii

Principiile inventarierii

Organizarea inventarierii

Necesitatea inventarierii

Cu ocazia miscarilor si transferurilor patrimoniale, datorate operatiunilor economico-financiare, are loc consemnarea in contabilitate a acestora. Deci, putem spune ca prin inregistrarile contabile, situatia, din punct de vedere scriptic, are o imagine reala. Mai mult, prin utilizarea balantei de verificare se garanteaza si corectitudinea inregistrarilor in contabilitate. Faptic, insa, nici prin inregistrarile contabile, nici prin balanta de verificare nu se garanteaza legalitatea utilizarii patrimoniului si integritatii lui. Ori, bilantul , ca instrument de lucru specific contabilitatii, trebuie sa prezinte imaginea fidela a patrimoniului. Pentru aceasta, contabilitatea trebuie sa apeleze la alt procedeu de lucru - inventarierea.

Inventarierea este cea care verifica nu numai legalitatea si integritatea patrimoniului, ci si starea in care se afla acesta. Deci, ea, prin rezultatele pe care le ofera, asigura respectarea principiului imaginii fidele a patrimoniului.

Inventarierea este un procedeu de lucru al contabilitatii prin care are loc verificarea faptica, pe teren, a realitatii economice. Rezultatul ei este inventarul. Inventarul este cel care asigura realismul bilantului .

Inventarierea este o actiune complexa ce se deruleaza, de regula, la sfarsitul fiecarui exercitiu financiar, dar si ori de cate ori situatia o impune, Deci, inventarierea poate fi :

periodica (la sfarsitul exercitiului financiar) ;

speciala (exceptionala).

Prin urmare, continutul inventarierii si tehnica de realizare difera de la tip la tip de inventariere. In mod exceptional, are loc inventarierea in urmatoarele situatii :

cand exista semnale de anumite fraude in utilizarea patrimoniului ;

cand organele de control de specialitate cer acest lucru ;

in urma unor calamitati naturale ;

cu ocazia predarii/primirii unei gestiuni ;

cu ocazia fuzionarii unor gestiuni ;

cu ocazia divizarii unor gestiuni ;

orice alta situatie imprevizibila.

Desi, in principiu, si in mod normal, inventarierea se face la sfarsitul fiecarui exercitiu financiar, tot in conditii normale inventarierea unor valori are loc la anumite intervale de timp, astfel :

casieria - lunar ;

alte valori - trimestrial ;

marfurile - semestrial ;

cladirile - la 2 ani ;

vagoanele de cale ferata - la 5 ani ;

alte bunuri imobile (poduri, viaducte) - peste 5 ani.

2. Principiile inventarierii

Inventarierea, fiind o actiune complexa, trebuie organizata conform prevederilor legale, dar si cu respectarea anumitor principii. Acestea sunt :

Principiul stabilirii cu anticipatie a elementelor supuse inventarierii - conform acestuia factorii de decizie, cei ce initiaza inventarierea, trebuie sa prestabileasca tipul inventarierii si elementele ce vor fi inventariate. Aceasta nu inseamna ca si gestionarul trebuie sa cunoasca aceste aspecte.

Principiul rigurozitatii efectuarii inventarierii - conform caruia inventarierea trebuie sa aiba un caracter stiintific; nu trebuie neglijata latura principial-tehnica in favoarea celei practice in realizarea inventarierii.

Principiul respectarii normelor metodologice in efectuarea inventarierii - orice inventariere are si un temei juridic;    sub aspectul organizarii si al derularii este reglementata prin diverse acte normative cunoscute ca norme metodologice. Ele nu trebuie incalcate nici de cel care face inventarierea, nici de cel caruia i se inventariaza gestiunea.

Principiul caracterului inopinat al inventarierii - conform caruia, desi factorul de decizie isi prestabileste inventarierea, gestionarul nu trebuie sa aiba cunostinta despre momentul inceperii si al sfarsitului inventarierii si nici despre motivul ei. Aceasta pentru a preveni orice eventuala frauda in gestionarea valorilor economice.

Principiul incompatibilitatii efectuarii inventarierii de catre gestionar - conform caruia, gestionarul nu trebuie sa-si faca singur inventarierea si nici sa faca parte din comisia de inventariere.

Principiul efectuarii practice, pe teren, a inventarierii - conform caruia, inventarierea este o activitate practica, dar organizata pe criterii stiintifice. Toate valorile supuse inventarierii trebuie constatate faptic, ca existenta si stare si nu se admite preluarea datelor despre gestiuni din evidenta existenta.

Principiul cuprinderii tuturor elementelor la inventariere - conform caruia, daca este supusa inventarierii o gestiune atunci toate valorile din gestiune trebuie evaluate fara exceptie sau daca este supus inventarierii un anumit tip de gestiune, atunci toate gestiunile de acelasi tip vor fi inventariate.

3. Organizarea inventarierii

Fiind o actiune ampla si foarte importanta pentru asigurarea realismului bilantului, inventarierea trebuie bine organizata, iar finalizarea ei sa serveasca intereselor prezente si viitoare ale activitatii agentului economic. De aceea, se impune ca, atat din faza de pregatire, cat si in cele de derulare si finalizare sa se asigure toate conditiile pentru ca inventarierea sa devina utila.

Inventarierea presupune parcurgerea mai multor etape si anume :

pregatirea inventarierii;

constatarea elementelor supuse inventarierii si descrierea lor ;

evaluarea elementelor inventariate ;

stabilirea diferentelor si regularizarea rezultatelor ;

intocmirea documentelor finale si consemnarea lor in contabilitate.

1) In cadrul pregatirii inventarierii se rezolva urmatoarele probleme:

delimitatarea bunurilor supuse inventarierii ;

constituirea comisiei de inventariere. Are loc prin decizia conducatorului agentului economic, iar daca are loc inventarierea generala se constituie si subcomisii. Din comisie trebuie sa faca parte specialisti de formatii diverse care sa garanteze respectarea principiilor si a cadrului legislativ in derularea inventarierii. Din comisie nu pot face parte : gestionarul, rudele lui, contabilul care tine evidenta ;

instruirea membrilor comisiei : presupune transmiterea ultimelor noutati in materie de inventariere ;

luarea unei declaratii gestionarului din care sa rezulte aspecte ca : daca are cunostinta de eventuale plusuri sau minusuri din gestiune, daca are bunuri date fara document, daca are bunuri straine fara document, daca a suferit abuzuri din partea sefilor ierarhici in gestionare etc. ;

aranjarea de catre gestionar a bunurilor pe categorii si sortimente ;

verificarea existentei tuturor cailor de acces in gestiune ;

verificarea instrumentarului folosit pentru comensurarea bunurilor inventariate ;

verificarea aducerii la zi a evidentei operative a gestiunii si marcarea ei ;

sigilarea tuturor cailor de acces prin aplicarea de catre comisie a unei incuietori, prin care nici gestionarul nu are acces in gestiune fara comisie si nici comisia fara gestionar si aplicarea sigiliului.

2) Are loc constatarea, prin diverse metode, a existentei si starii bunurilor supuse inventarierii si descrierea caracteristicilor pe documetul "Lista de inventariere". In ceea ce priveste comensurarea bunurilor economice, se utilizeaza un instrumentar verificat, iar daca sunt bunuri greu/imposibil de comensurat cu ajutorul instrumentarului, atunci se folosesc diverse metode de apreciere. De ex.: la nisip se foloseste cubajul.

3) Aici va avea loc preluarea preturilor din contabilitate si stabilirea valorilor contabile aferente bunurilor existente. Totodata, are loc si stabilirea valorii de utilitate pentru fiecare categorie de bunuri.

4) Dupa evaluarea bunurilor inventariate si stabilirea valorilor contabile si de utilitate pentru fiecare bun, are loc stabilirea diferentelor dintre valoarea contabila stabilita la inventariere si valoarea contabila din contabilitate, cat si diferentele dintre valoarea contabila stabilita la inventariere si valoarea de utilitate a bunurilor. In urma compararii celor doua valori contabile petru fiecare bun pot rezulta diferente in plus si/sau minus la inventariere. Orice diferenta in plus se consemneaza cantitativ si valoric in contabilitate. Diferentele in minus pot fi neimputabile sau imputabile.

Lipsurile imputabile se atribuie persoanei vinovate. Imputarea are loc in urma deciziei de imputare emisa de conducatorul unitatii la propunerea comisiei. Valoarea care i se imputa vinovatului este , de regula, mai mare decat valoarea contabila.

Lipsa neimputabila este o pierdere pentru agentul economic, trecandu-se pe costuri. Aceste operatiuni de rezolvare a diferentelor la inventariere se numesc regularizari. In urma compararii valorii contabile la inventariere cu valoarea de utilitate, care este valoarea de inventar, se determina diferentele in plus sau in minus.

Toate datele legate de concluziile comisiei de inventariere se consemneaza in    "procesul-verbal de constatare la inventariere". Pe baza lui se intocmeste toata documentatia privind regularizarea rezultatelor.

5) Documentele intocmite pe baza concluziilor "procesului-verbal de constatare la inventariere" se intocmesc in urma analizei economice, financiare si juridice efectuata de conducerea agentului economic. Intocmirea documentelor se face de catre compartimentul finaciar-contabil. Aceste documente vizeaza plusul si minusul in gestiune. Cu ocazia intocmirii lor se pun de acord datele din contabilitate cu datele inventarierii si nu invers.

Totalitatea documentelor intocmite pe parcursul inventarierii alcatuiesc ''Inventarul''. Daca gestionarul este nemultumit de felul de desfasurare a inventarierii, el poate inainta o contestatie conducatorului agentului economic. In acelasi timp gestinarul va semna si "provesul-verbal de constatare la inventariere", fapt ce atesta ca inventarierea s-a facut in prezenta sa, iar datele consemnate sunt cele reale.

Sunt situatii cand, la inventarierea unor categorii de bunuri, pot apare plusuri la unele sortimente si minusuri la altele. Daca sortimentele sunt confundabile se poate proceda, dupa o analizaa temeinica, la compesari cantitative, doar daca "+" = "-".

Compensarile se fac numai in cazul aceleiasi inventarieri.