ORGANIZAREA CONTABILITATII STOCURILOR DE MARFURI PE EXEMPLUL SOCIETATII COMERCIALE "MALVA" S.R.L.

UNIVERSITATEA SPIRU HARET BUCURESTI

Facultatea Management Financiar - Contabil

CAIET DE PRACTICA

ORGANIZAREA CONTABILITATII STOCURILOR DE MARFURI PE EXEMPLUL SOCIETATII COMERCIALE "MALVA" S.R.L.

1.Documentele primare privind operatiunile cu marfuri

Comertul cu amanuntul al marfurilor alimentare si nealimentare reprezinta obiectul de activitate al magazinului MALVA si presupune parcurgerea urmatoarelor faze ale circulatiei marfurilor:

aprovizionare

stocare

vanzare

Corespunzator fiecarei faze a circuitului marfurilor, se intalnesc forme si documente specifice.

Procesul de aprovizionare se desfasoara pe baza contractelor incheiate cu furnizorii, in care se precizeaza marfurile ce se achizitioneaza, cantitatile si termenele de livrare, modalitatile si termenele de plata, conditii de transport si ambalare.

Momentul intrarii marfurilor in proprietatea cumparatorului, poate coincide cu receptia marfurilor si achitarea ulterioara a lor sau cu momentul primirii facturii de la furnizor. Astfel, in unele cazuri, poate apare un decalaj intre momentul cumpararii si cel al receptiei, decalaj care determina aparitia marfurilor facturate si neprimite, sau a marfurilor receptionata nefacturate.

La magazinul MALVA se practica toate formele de aprovizionare cu marfuri si anume :

Aprovizionarea fara delegat - adica pe raspunderea furnizorului, conform contractelor incheiate.

Marfurile sosesc in magazin insotite de un caraus, care are asupra sa "scrisoarea de trasura" sau alt document de transport. Se formeaza comisia de receptie, care receptioneaza cantitativ si calitativ marfurile, confruntandu-le cu documentele de livrare. Marfurile pot fi insotite de factura si de avizul de insotire a marfii sau numai de avizul de insotire, factura urmand sa soseasca ulterior; acest fapt confera o contabilitate diferita a marfurilor.

In urma receptiei se intocmeste "Nota de receptie si constatare de diferente", in trei exemplare. Aceasta cuprinde: denumirea marfurilor, cantitate, pret de cumparare si valoare, pret de inregistrare (in cazul nostru - pret de vanzare) si valoare, valoarea totala a adaosului si TVA neexigibila, actul insotitor, numarul si data receptiei, precum si comisia de receptie.

Eventualele diferente constatate se inscriu intr-un "Proces verbal de constatare", opozabil carausului sau furnizorului, dupa caz. Daca marfurile nu corespund, total sau partial, din punct de vedere sortimental sau calitativ, ele se preiau in custodie, pe baza unui "Proces verbal de luare in custodie" si apoi se restituie furnizorului.

In nota de receptie marfurile se evalueaza la pret de vanzare cu amanuntul, deoarece acesta este pretul de evidenta a marfurilor in contabilitatea magazinului MALVA. Pe baza notei de receptie se fac inregistrari in evidenta operativa (fisa de magazie sau raportul de gestiune, in functie de unitatea operativa care primeste marfa).

Preturile de vanzare cu amanuntul sunt calculate de catre serviciile comerciale. Dupa calculul preturilor de vanzare, factura si/sau avizul de insotire sunt trimise la Oficiul de calcul, unde se intocmeste nota de receptie. Un exemplar (o copie) al notei de receptie merge la gestiune (depozit sau raion), iar celelalte doua - la serviciul comercial, unde sunt verificate. Un exemplar ramane la serviciul comercial, iar originalul vizat de acesta, este trimis la contabilitate. Aici urmeaza centralizarea documentelor de intrare pe zile, separat pentru depozite si pentru raioane.

In cadrul MALVA, aprovizionarea cu marfuri se face atat direct la raioane, cat si prin intermediul depozitelor de repartizare. In acest ultim caz, marfa sosita este receptionata si depozitata intr-unul din depozitele de repartizare de la subsolul magazinului, iar apoi este distribuita (transferata) de la depozite la raioanele de desfacere. Cu acest prilej se intocmeste "Nota de predare - restituire" (N.P.R.), care descarca gestiunea depozitului si incarca gestiunea raionului. N.P.R. se intocmeste in 4 exemplare (unul la depozit, unul la raion, originalul la contabilitate si unul la carnet) si sta la baza completarii raportului de gestiune cu intrarile de marfuri si a fisei de magazie cu iesirile.

O alta forma de aprovizionare este cea prin delegat propriu. Delegatul magazinului se prezinta la furnizor cu o comanda si o delegatie de ridicare a marfurilor. El participa la receptia marfurilor la furnizor si preia si semneaza avizul de insotire a marfii si factura. La sosirea la magazin se intocmeste nota de receptie. In cazul lipsurilor la receptie se intocmeste "Decizia de imputare" sau se ia delegatului un "Angajament de plata".

Transportul marfurilor poate fi asigurat de furnizor, de un tert sau de magazin, care dispune de un mic parc auto propriu.

Aprovizionarea cu delegat al intreprinderii furnizoare presupune prezentarea acestuia la magazin si participarea lui la receptia marfurilor.

Vanzarea marfurilor catre clienti reprezinta activitatea de baza desfasurata in cadrul magazinului MALVA si imbraca doua forme:

vanzarea catre consumatorii individuali, cu incasare in numerar;

vanzarea catre consumatorii colectivi (alte intreprinderi), cu incasare prin virament si, in unele cazuri , in numerar.

1. Dintre acestea, ponderea o detine vanzarea catre consumatorii individuali, prin urmatoarele forme:

Vanzarea cu bon eliberat de vanzator, pe baza acestui bon, casierul incaseaza contravaloarea marfii, inregistrand-o in aparatul de casa si eliberand un tichet de casa. Cu acest tichet clientul se prezinta la raion si i se inmaneaza marfa. In cadrul raioanelor, la sfarsitul zilei, se intocmeste "Borderoul bonurilor de vanzare", care se confrunta cu tichetul de casa, continand valoarea totala pe gestiune, eliberat de aparatul de casa, precum si cu copia monetarului intocmit de casier. Monetarul se intocmeste in mai multe exemplare, in functie de numarul de gestiuni (raioane) deservite de o casa de marcat. Fila originala a monetarului se preda impreuna cu banii si banda de casa la casieria centrala. Casierul central numara banii, verifica si confirma exactitatea monetarelor prezentate de casieri, prin stampilare si semnare. Pe baza monetarelor si benzilor de casa, casieria centrala intocmeste "centralizatorul vanzarilor pe raioane si etaje", document ce insumeaza, pe raioane, volumul desfacerilor de marfuri (sumele incasate si eventualele diferente de casa) pe fiecare zi si fiecare tura (schimb).

Totalul centralizatorului (vanzarea magazinului pe o zi) se inscrie intr-o chitanta centralizatoare, care se inregistreaza in "Registrul de casa". Numerarul este predat la banca pe baza unui monetar, casierul primind in schimb o chitanta.

Centralizatorul vanzarilor, impreuna cu monetarele si benzile de casa si originalul registrului de casa sunt prezentate zilnic la serviciul financiar, pentru centralizare si inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica. Inregistrarile in evidenta operativa a raioanelor se fac pe baza monetarului si tichetului de casa, confruntate cu borderoul bonurilor de vanzare, vanzarea inregistrandu-se in raportul de gestiune.

Vanzarea marfurilor catre terti (alte societati comerciale) se diferentiaza de vanzarea catre consumatorii individuali, atat prin cantitatea mai mare de marfuri vandute unui singur cumparator, cat si prin modalitatea de incasare. Incasarea contravalorii marfurilor se poate face in numerar, in cazul chitantei fiscale, sau prin virament atunci cand se intocmeste factura.

Vanzarea catre terti, prin virament, se face prin prezentarea la sediul magazinului a delegatului cumparatorului. La raion se intocmeste o proforma care cuprinde: denumirea raionului, denumirea marfii, cantitatea, pretul de vanzare cu amanuntul si denumirea cumparatorului. Cu aceasta proforma delegatul se prezinta la Oficiul de calcul, unde se intocmeste factura, in 4 exemplare:

originalul se inmaneaza clientului;

o copie ramane la raion;

o copie se preda la contabilitate;

o copie ramane la carnet (la Oficiul de calcul).

Delegatul ridica marfa de la raion pe baza facturii. In ceea ce priveste incasarea, inainte de a i se elibera factura, delegatul trebuie sa faca dovada achitarii ei, cu o copie a ordinului de plata vizat de banca.

Plata cu CEC nu este acceptata datorita CEC-urilor fara acoperire. Copiile facturilor ce trebuie inregistrate la contabilitate se centralizeaza intr-un borderou la Oficiul de calcul, apoi sunt predate la sfarsitul lunii la contabilitate.

2. Contabilitatea sintetica a operatiilor cu marfuri

In cazul inventarului permanent la pret de vanzare inclusiv TVA, metoda practicata in cadrul magazinului MALVA S.R.L., conturile de baza utilizate pentru inregistrarea in contabilitate a operatiilor economice sunt urmatoarele :

Contul 371 "Marfuri" este un cont de activ, care tine evidenta existentei si miscarii stocurilor de marfuri. in debitul contului se inregistreaza :

valoarea la pret de inregistrare (respectiv pret de vanzare cu amanuntul) a marfurilor achizitionate de la furnizori sau din avansuri de trezorerie;

valoarea la pret de inregistrare a marfurilor reprezentand aportul in natura al actionarilor;

valoarea marfurilor aduse de la terti;

valoarea la pret de inregistrare a materiilor prime, materialelor auxiliare, obiectelor de inventar, a altor valori de natura stocurilor vandute ca atare;

valoarea la pret de inregistrare a produselor finite livrate prin magazine proprii de desfacere;

valoarea la pret de inregistrare a marfurilor constatate plus la inventar si a celor primite cu titlu gratuit;

valoarea adaosului comercial si T.V.A. neexigibila.

In creditul contului 371 se inregistreaza :

valoarea la pret de inregistrare a marfurilor iesite din gestiune prin vanzare, precum si lipsurile la inventar;

valoarea la pret de inregistrare a marfurilor trimise spre reconditionare la terti;

valoarea la pret de inregistrare a marfurilor retrase din aport de catre asociati;

valoarea adaosului comercial si a T.V.A. neexigibila aferente marfurilor vandute;

valoarea donatiilor si a pierderilor din calamitati

Soldul contului reprezinta valoarea, la pret de inregistrare (pret de vanzare cu T.V.A.) a marfurilor existente.

Contul 378 "Diferente de pret la marfuri" se foloseste a tine evidenta adaosului comercial (marja comerciala) aferent marfurilor existente in gestiunea unitatii comerciale. Este un cont rectificativ al valorii de inregistrare a marfurilor, fiind utilizat pentru stabilirea stocurilor la nivelul preturilor de cumparare. Functioneaza ca un cont de pasiv, inregistrand in credit valoarea adaosului comercial aferent marfurilor intrate in gestiune, iar in debit valoarea adaosului comercial aferent marfurilor vandute.

Soldul reprezinta valoarea adaosului comercial aferent marfurilor existente in stoc.

Contul 607 "Cheltuieli privind marfurile" tine evidenta cheltuielilor privind marfurile, respectiv valoarea marfurilor iesite, la pretul de cumparare. Este cont de activ.

se debiteaza cu valoarea la pret de cumparare a marfurilor iesite din gestiune(vandute sau constatate lipsa la inventar);

se crediteaza la sfarsitul lunii, prin repartizarea sumei totale a cheltuielilor cu marfurile asupra rezultatului financiar;

se mai poate credita cu valoarea plusurilor de inventar, considerate o diminuare de cheltuiala.

Contul 707 "Venituri din vanzarea marfurilor" tine evidenta veniturilor din vanzarea marfurilor. Este cont de pasiv

se crediteaza cu pretul de vanzare al marfurilor (exclusiv TVA) livrate clientilor, precum si sumele incasate in numerar din vanzarea marfurilor (exclusiv TVA);

se debiteaza, la sfarsitul lunii, cu trecerea sumei totale a veniturilor din vanzari la rezultatul financiar.

Contul 4428 "TVA neexigibila" este un cont bifunctional, care tine evidenta TVA neexigibila inclusa in pretul de vanzare cu amanuntul, precum si a TVA neexigibila rezultata din vanzarea si cumpararea de bunuri, servicii sau lucrari efectuate cu plata in rate si a TVA aferenta lucrarilor si cumpararilor de bunuri si servicii fara factura.

Contul 4428 inregistreaza in credit :

TVA aferenta marfurilor din unitatile comerciale cu amanuntul;

TVA aferenta livrarilor de bunuri, prestarilor de servicii,executarii de lucrari pentru care nu s-au intocmit facturi;

TVA aferenta livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii cu plata in rate;

TVA aferenta facturilor sosite devenita deductibila si TVA aferenta cumpararilor cu plata in rate, devenita deductibila.

Se debiteaza cu :

-TVA aferenta vanzarilor de marfuri in unitatile comerciale cu amanuntul;

-TVA aferenta facturilor nesosite;

-TVA aferenta cumpararilor efectuate cu plata in rate;

-TVA aferenta vanzarilor de bunuri si servicii cu plata in rate, devenita

exigibila.

De asemenea, legat de inregistrarea operatiilor cu marfuri, intervin si celelalte conturi de TVA si anume :

TVA deductibila

TVA colectata

4423 TVA de plata

4424 TVA de recuperat

Avand in vedere ca marfurile sunt cumparate de la furnizori si vandute clientilor, pentru inregistrarea operatiilor cu marfuri se folosesc si conturile din grupele: 40 "Furnizori si conturi asimilate", 41 "Clienti si conturi asimilate", precum si conturile 5311 "Casa", 5121 "Disponibil la banca", ca si alte conturi de cheltuieli si venituri intalnite exceptional, cum este cazul cheltuielilor si veniturilor exceptionale (671, 771), a veniturilor din sconturi (767), a altor venituri din exploatare (758).

Pentru realizarea evidentei contabile a marfurilor, la magazinul MALVA, conform metodei inventarului permanent, exista o colaborare stransa intre serviciile contabilitate si financiar si serviciile comerciale, precum si cu Oficiul de calcul. Dupa cum s-a observat din prezentarea circuitului documentelor, serviciile comerciale verifica documentele primare, dupa care le predau la contabilitate. in cazul documentelor primare privind vanzarea in numerar, verificarea lor si o prima centralizare se face la casierie, de aici documentele ajungand la serviciul financiar. in cadrul serviciilor contabilitate si financiar se efectueaza verificarea corectitudinii calculelor din documente, precum si a legalitatii operatiilor continute de acestea, dupa care urmeaza contarea documentelor primare.

Pentru principalele operatii cu marfuri, si anume aprovizionare si vanzare, se intocmesc centralizatoare pe zile, separat pentru depozite si pentru raioane de desfacere. = Totalurile acestor centralizatoare se inscriu intr-un document cumulativ, ce reflecta totalul intrarilor, respectiv vanzarilor de marfuri pe o perioada de o luna.

Operatiile economice cu marfuri, desfasurate in magazinul MALVA S.R.L.si inregistrarile contabile corespunzatoare lor sunt prezentate in continuare:

Contabilitatea intrarilor de marfuri

Intrarile de marfuri reprezinta aprovizionari de la furnizori. Se intoocmeste nota contabila astfel :

intrare de marfa la depozitele de repartizare

% 4.719.756.218

401 2.975.721.360

892.931.270

4428 851.10588

4426 = 401 654.658.699

intrare de marfa la raioane de desfacere a marfurilor industriale (nealimentare)

19.725.901.410

4428 561.45062

5.010.210

4426 = 401 2.721.541.100

intrare de marfa la raioane de desfacere a marfurilor alimentare

371.02 = % 1.106.124.571

186.846.690

4428.02 125.517.682

767 2.470.980

4426=401 128.080.381

Dupa cum se observa, contul 371 "Marfuri" este divizat in trei conturi analitice necesare pentru a urmari separat marfurile alimentare si nealimentare si, de asemenea, inregistrarea distincta a operatiilor cu marfuri la depozitele de repartizare:

371 " Marfuri in depozit "

371.01 " Marfuri in raioane nealimentare "

" Marfuri in raioane alimentare "

In cazul in care marfurile se receptioneaza pe baza avizului de expeditie, factura urmind sa soseasca ultrerior, marfurile se inregistreaza prin contul 408 "Furnizori - facturi nesosite", la valoarea de livrare fara T.V.A. ; la primirea rfacturii se va face inregistrarea :

% = 401 122.061.903

408 100.050.740

4426 22.011.163

Se observa ca TVA nu s-a inregistrat, la primirea avizului, in contul 4428"TVA neexigibila", ci direct in contul 4426"TVA deductibila" in momentul primirii facturii. Aceasta deoarece soldul contului 4428 este necesar la calculul coeficientului mediu de adaos ( se scade TVA din valoarea marfii ) si deci, operatiunea 4428=408 ar influenta rulajul si soldul acestui cont.

Consideram ca acest fel de inregistrare nu prezinta inconveniente din nici un punct de vedere ( nu influenteaza in nici un fel corectitudinea si exactitatea datelor din conturile mentionate ).

Contabilitatea vanzarilor de marfuri.

Inregistrarea in contabilitate a operatiei de vanzare a marfurilor este diferita, in functie de cele 2 forme de vanzare practicate. Astfel, pentru marfurile vandute pe baza de factura, cu incasare prin virament bancar, nota contabila se intocmeste

200.934.430

36.234.070

Pentru marfurile vandute in numerar, se intocmesc centralizatoare pe fiecare zi si apoi, un centralizator ce cuprinde vanzarea pe luna.

5311=% 2610.156.078

4428 4.478.541.968

Contabilitate altor operatii cu marfuri

In cazul unei diferente la receptie, imputabile delegatului magazinului inregistrarile vor fi

inregistrarea marfii receptionate :

3741.02=% 618.000

58934

652.426

inregistrarea minusului imputabil, la pret de vanzare cu amanuntul :

cantitate facturata = 144 buc. Napolitane

cantitate receptionata = 120 buc.

minus cantitativ = 24 buc.

24 buc. x 2000 lei = 48.000 lei = valoare de vanzare cu amanuntul

TVA = 8.656 lei

4282 = % 48.000

inregistrarea diferentei nereceptionate, ca obligatie fata de furnizor :

24buc. x 1270 lei = 30.480lei

% = 401 37.185

6.705

Marfurile aprovizionate de la furnizori prin depozitele de repartizare se transfera catre raioanele de desfacere, pe baza notelor de predare-restituire.

Acestea se centralizeaza la contabilitate, pe zile si apoi, pe luna. Conform acestor centralizatoare se intocmeste nota contabila :

371.01=371 5.641.749.220

In cazul in care anumite marfuri nu se pot vinde la pretul de vanzare cu amanuntul stabilit in momentul receptiei lor, se procedeaza la reducerea pretului pe seama adaosului comercial, intocmindu-se, pentru aceasta, o lista de inventar. Aceasta cuprinde denumirea marfurilor supuse reducerii de pret, cantitatea aflata in raion, pretul vechi, pretul nou si diferentele valorice aferente. inregistrarea reducerii de pret, este :

Inregistrarea se face in rosu pentru a nu denatura rulajele conturilor 371 si 378, necesare in calculul coeficientului mediu de adaos.

In afara reducerilor de pret, se intilnesc si majorari de preturi, care apar in momentul receptiei unui sortiment de marfa care exista si in stocul raionului, dar la un pret mai mic. Majorarea se face pentru aducerea marfurilor din stoc la acelasi pret cu cele nou achizitionate si are loc pe seama adaosului comercial, care se mareste. Se inregistreaza :

Pentru marfurile returnate furnizorului, din diferite motive, se intocmesc aviz de expediere si factura, de catre magazin, iar inregistrarea se face in rosu, tot datorita rulajelor conturilor 371 si 378 necesare in calculul adaosului aferent marfii vandute.

Pentru evidenta marfurilor trimise la reconditionat, se foloseste contul 357 "Marfuri in custodie la terti", intocmindu-se un aviz de expeditie si o factura, pe baza carora se inregistreaza:

Totodata se fac corectari ale rulajelor conturilor, astfel:

In urma solutionarii acestei situatii pot rezulta doua cazuri :

marfurile se intorc la reconditionat in luna urmatoare in stare buna (reparate), caz in care se face receptia lor, intocmindu-se nota de receptie. inregistrarile sunt :

marfurile nu se mai intorc de la reconditionat, furnizorul achitand contravaloarea acestora. Aceasta determina urmatoarele inregistrari:

Deci, pentru evidentierea datoriei furnizorului catre magazin, pentru marfa trimisa la reconditionat, se foloseste contul 461 "Debitori diversi".

Inventarierea marfurilor, in cadrul unui magazin universal, cum este magazinul MALVA, este necesara in doua momente:

in cursul exercitiului, pentru controlul gestiunilor (depozite si raioane), putandu-se efectua 1-3 inventarieri pe an, la aceeasi gestiune;

la inchiderea exercitiului, pentru stabilirea situatiei patrimoniale reale si in vederea evaluarii marfurilor pentru bilant.

Inventarul are ca scop stabilirea integritatii patrimoniale, dar cu aceasta ocazie se pot realiza si alte obiective : cunoasterea structurii fondului de marfa, a dinamicii si vechimii stocurilor.

a). inventarierea de control poate avea loc o data sau de mai multe ori in cursul anului, precum si in urmatoarele situatii:

predarea - primirea gestiunilor

indici ai existentei plusurilor sau minusurilor in gestiune;

la cererea organelor de control;

in cazul comasarii unor unitati sau a desfiintarii lor;

in cazuri de forta majora (calamitati)

Inventarierea se efectueaza de catre o comisie, formata din cel putin 2 persoane, numita de directorul general prin dispozitie de inventariere. La magazinul MALVA inventarierea se face de catre un revizor de gestiune si seful serviciului "Revizori gestiuni". Din comisie nu pot face parte contabilul care tine evidenta gestiunii respective si gestionarul care, insa, trebuie sa asiste la inventariere.

Comisia opreste procesul circulatiei marfurilor in cadrul gestiunii, verifica ultimele documente de miscare a marfurilor si solicita gestionarului o declaratie de inventar.

Desfasurarea inventarierii presupune constatarea faptica a marfurilor si ambalajelor existente in gestiune, prin masurare, cantarire, numarare, etc.

Stocurile stabilite se consemneaza in listele de inventar, intocmite separat pentru marfurile in stare buna si pentru cele defecte. Marfa defecta gasita cu ocazia inventarului se caseaza, intocmindu-se proces verbal de casare, ea nemaifiind cuprinsa in stocul faptic.

Listele de inventar se intocmesc in trei exemplare, din care unul se lasa gestionarului, iar doua se preiau de comisie, in vederea verificarii si certificarii preturilor unitare pentru fiecare sortiment de marfa si apoi a evaluarii stocurilor inventariate.

Se procedeaza apoi la totalizarea listelor de inventar, cu care ocazie se intocmeste o recapitulare a listelor de inventar.

In final, se determina diferentele de inventar si cauzele care le-au generat si se propun solutiile de regularizare a diferentelor, incheindu-se un proces verbal de inventariere si control gestionar.

Un exemplar al listelor de inventar, procesul-verbal de inventariere si o nota de prezentare sunt predate apoi, la contabilitate pentru inregistrare in evidenta sintetica si analitica.

Stabilirea si regularizarea diferentelor de inventar se fac diferit, in functie de evidenta analitica a gestiunilor, respectiv :

gestiuni reflectate cantitativ-valoric, adica depozite de repartizare ;

gestiuni reflectate global valoric, adica raioane de desfacere.

Organizarea contabilitatii analitice cantitativ-valorice, la depozitele de repartizare, permite controlul pe fiecare fel de marfa, prin compararea stocurilor si soldurilor faptice, din listele de inventar, cu cele scriptice, din fisele de cont analitice din contabilitate.

Pentru marfurile la care se constata diferente se intocmeste situatia comparativa a diferentelor de gestiune. Diferentele de inventar pot fi:

plusuri

minusuri.

Regularizarea acestor diferente se face prin:

compensarea plusurilor cu minusurile, cu respectarea normelor legale

inregistrarea perisabilitatilor ;

determinarea diferentelor nete si definitive si solutionarea lor.

Compensarea se face atat cantitativ, cat si valoric, intre sorturi ale aceluiasi sortiment de marfa, usor confundabile intre ele, pentru diferentele constatate in cadrul aceluiasi exercitiu si la aceeasi gestiune.

Limita de compensare o constituie cantitatea cea mai mica.

Compensarea porneste de la marfa cu pretul cel mai mare catre marfa cu pretul cel mai mic, pana se ajunge la limita cantitativa de compensat.

In urma compensarii pot rezulta :

plusuri valorice, cand cantitatea in plus intrata in compensare a fost epuizata, dar valoarea plusului nu;

minusuri valorice, in situatia inversa.

Plusul valoric permite o recuperare a cheltuielilor cu marfa, iar minusul valoric se imputa.

In urma inventarierii depozitului de incaltaminte, din cadrul magazinului MALVA a rezultat situatia comparativa anexata. Conform procesului-verbal de control inregistrarile in contabilitate vor fi:

inregistrarea minusului neimputabil, in valoare de 120.207 lei, reprezentat de marfa defecta casata (conform procesului-verbal de casare nr. 3308):

Pentru stabilirea adaosului aferent marfii constatate lipsa la inventar se aplica cota de adaos a lunii precedente care, in cazul nostru, este de 21,20%, astfel:

Adaos = (1.242.814-224.114)x21,20%=215.964 lei

Cheltuieli cu marfa = 1.242.814-224.114-215.960=802.740 lei

inregistrarea minusului valoric rezultat in urma compensarii, imputabil gestionarului, in valoare de 11728 lei.

inregistrarea imputatiei:

Calculul pentru aflarea adaosului aferent minusului se face la fel cu exemplul precedent (cota de 21,20%).

Inregistrarea in contabilitatea analitica se face pe baza listelor de inventar. La oficiul de calcul, se inregistreaza stocul faptic pe fiecare marfa. In evidenta operativa, se deschid fise noi de magazie, in care se inscriu stocurile faptice constatate la inventar.

La raioanele de desfacere a marfurilor, la care evidenta analitica este global valorica, se confrunta soldul faptic, din recapitularea listelor de inventar, cu cel scriptic din evidenta contabila si se procedeaza la determinarea rezultatelor definitive.

In urma inventarului realizat la gestiunea 122, raion incaltaminte femei, conform notei de prezentare si procesului-verbal de inventariere si control, s-a constatat un plus de marfa de 636.693 lei, inregistrat astfel:

In legatura cu procesele-verbale de casare, acestea sunt aprobate de directorul comercial si de directorul economic si se intocmesc in 2 situatii:

Pentru marfa defecta constatata in cadrul gestiunilor, de care nu se face nimeni vinovat;

Pentru perisabilitatile calculate la anumite marfuri, la care se prevad anumite cote, conform legii.

In ambele cazuri, cheltuielile cu marfa provenite din aceste casari nu sunt deductibile fiscal.

In cazul minusurilor constatate la inventar, ele se imputa tuturor membrilor gestiunii, deoarece sunt gestiuni cu raspundere colectiva. Imputarea se face in functie de salariul tarifar si numarul de zile lucrate in perioada inventariata.

b) inventarierea la inchiderea exercitiului financiar.

La sfarsitul exercitiului financiar marfurile trebuiesc inventariate si evaluate, pentru inregistrarea in bilant, la valoarea lor actuala.

Evaluarea pentru bilant la o valoare actuala practic nu este posibila, deocamdata. Aceasta, deoarece evidenta gestiunilor de marfa se tine global-valoric si dupa metoda inventarului permanent la pret de vanzare cu TVA si, dupa cum am aratat, inventarierea tuturor raioanelor la finele anului nu se poate face (ar implica oprirea procesului de vanzare in tot magazinul pe parcursul inventarierii).

Daca evidenta ar fi cantitativ-valorica, pentru raioane, la sfarsitul anului, in conditiile inventarului permanent, s-ar putea cunoaste stocul scriptic pe sortimente (cantitativ-valoric). Acesta s-ar putea actualiza, deci exprima la valoarea actuala pentru bilant.

In cazul in care se constata ca valoarea de inventar stabilita in functie de utilitatea bunului pentru unitate si pretul pietei, este mai mare decat valoarea cu care sunt evidentiate marfurile in contabilitate, in listele de inventariere se inscrie valoarea din contabilitate, iar diferenta nu se inregistreaza in contabilitate, conform principiului prudentei.

In cazul in care valoarea de inventar este mai mica decat valoarea din contabilitate, in listele de inventariere se inscrie valoarea de inventar.

Pentru asigurarea imaginii fidele a patrimoniului, in cazul constatarii unor deprecieri relative (nedefinitive) trebuie constituit un provizion - pentru depreciere, care sa reflecte situatia reala existenta, indiferent de situatia economica a intreprinderii, chiar si in cazul in care aceste cheltuieli nu sunt recunoscute din punct de vedere fiscal. Provizionul pentru deprecierea stocurilor se constituie astfel :

- valoare de inventar = 2.500.000

- valoare contabila = 2.850.000

- provizion(depreciere) = 350.000

"Cheltuieli de exploatare privind provizioanele    "Provizioane pentru deprecierea

pentru deprecierea activelor circulante" marfurilor"

68l4 = 397 350.000

Prin scaderea provizionului din valoarea de intrare se obtine valoarea actuala a marfurilor, la care are loc evaluarea in bilant. Deci, provizionul apare ca un post substractiv al postului marfuri.

In exercitiul urmator, daca situatia se schimba, deci valoarea actuala a marfii depaseste valoarea de intrare, precum si in cazul in care marfa se vinde (deci provizionul nu mai are obiect), provizionul se reia de la venituri:

"Provizioane pentru deprecierea "Venituri din provizioane pentru

marfurilor" deprecierea marfurilor"

In general, tendinta este de crestere a preturilor marfurilor, deci valoarea lor actuala este mai mare decat valoarea lor de intrare, ceea ce nu genereaza inregistrari contabile.

Descarcarea gestiunii de marfa vanduta, in cazul inventarului permanent la pret de vanzare cu TVA, are in vedere repartizarea adaosului comercial (inregistrat in contul 378) asupra marfii vandute si apoi, determinarea costului marfurilor vandute, prin diferenta. Pentru aceasta, se calculeaza un coeficient de adaos, dupa formula :

S.I.378 + RC 378

K378 =-------- ----- ------ ----- ----- -----x 100

S.I.371+RD 371-(S.I.4428 + RC 4428)

Deoarece evidenta contabila se tine la pret de vanzare inclusiv TVA, TVA neexigibila trebuie eliminata din soldul contului 371.

Continuand exemplul anterior, la magazinul MALVA, situatia in conturi, inainte de descarcarea gestiunii, se prezinta astfel :

"Marfuri"

"Marfuri nealimentare" "Marfuri alimentare"

"Diferente de pret la marfuri" "Diferente de pret la marfuri alimentare"

"TVA neexigibila" "TVA neexigibila la marfuri nealimentare"

Coeficientul de adaos se calculeaza separat pentru marfurile nealimentare si pentru cele alimentare, astfel :

pentru marfurile nealimentare :

S.I. cont 371 + S.I. cont 371.01 = 22.301.664.850

RD cont 371.01 +(RD cont 371 - RC cont 371) = 24.5115197

745.098.050 + 4.579.457.440

K 378 nealim. = -------- ----- ------ -------- ----- ------ ----x100

22.301.664.850+24.5115197-(631.934.780+4.426.076.719)

= ----- ----- ---------- x100 = 19,12%

pentru marfurile nealimentare :

134.244.070 +187.430.624

K378 alim = -------- ----- ------ ----- ----- --------- ----- ------- X100 =

1.117.610.000+1.109.742.571-(159.286.588+126.170.108)

321.674.694

= ----- ----- --------- x100 = 16.56%

Conform centralizatoarelor vanzarii in numerar si prin virament avem :

* vanzare marfuri nealimentare in numerar, inclusiv TVA = 22.050.526.540

TVA colectata = 978.11179

* vanzare marfuri nealimentare prin virament, inclusiv TVA = 200.934.444

TVA colectata = 36.234.080

* total vanzare mafuri nealimentare, inclusiv TVA = 22.251.460.984

* total TVA colectata pentru marfuri nealimentare = 4.014.347.259

* total vanzare marfuri nealimentare, exclusiv TVA = 18.234.11725

Adaosul aferent desfacerii marfurilor nealimentare este :

18.234.11725x19,12%=486.936.145

Costul marfurilor nealimentare vandute :

Se intocmeste nota contabila astfel :

Se procedeaza la fel si pentru marfurile vandute :

- vanzare marfuri alimentare, inclusiv TVA = 1.218.215.798

(conform centralizatorului vanzarilor)

TVA colectata = 168.934.318

- vanzare marfuri alimentare, exclusiv TVA = 1.049.281.480

Adaosul aferent desfacerii de marfuri alimentare este :

1.049.281.480 x 16,56% = 17761.010

Costul marfurilor alimentare vandute :

0- 17761.010 = 875.520.470

Formula contabila va fi :

Pentru un calcul si mai corect se poate inmulti K378 cu valoarea marfurilor iesite din gestiune cumulat de la inceputul anului pana la sfarsitul perioadei de calcul. Din suma rezultata se scad diferentele repartizate pana la inceputul perioadei de calcul, obtinandu-se astfel diferentele aferente marfurilor iesite in cursul lunii.

Cheltuielile de transport, facturate de diversi furnizori, pentru marfurile achizitionate, se inregistreaza

"Furnizori"

"Cheltuieli cu transportul de bunuri

si de personal"

624 41.500.000

TVA de recuperat

4424 9.130.000

Deoarece aceste cheltuieli nu sunt facturate odata cu marfa, ele nu se pot include in costul de achizitie si deci, in pretul de vanzare, in momentul receptiei marfurilor.

Modalitatea de inregistrare a cheltuielilor de transport, la magazinul MALVA, este prin contul 471 "Cheltuieli in avans", in care se inregistreaza cheltuielile de transport aferente marfurilor aflate in stoc.

La sfarsitul fiecarei luni, se face urmatorul calcul :

total intrari, preluate din totalul sumelor debitoare ale conturilor de marfa cumulat de la inceputul anului :

TSD 371 - TSC 371 + TSD 371.01 + TSD 371.02 = 25286.53560

Se scade TVA neexigibila (cont 4428) = 44.325.14360

- total cheltuieli de transport aferente marfurilor intrate (de la inceputul anului), din contul 624 (total sume) si din contul 471 (soldul acestuia, reflectand cheltuielile de transport ale marfurilor din stoc) = 48620.210

48620.210

K transport =-------- ----- ------ ------- x 1000 =

25286.53560 - 44.325.14360

48620.210

= -------- ----- ------ x 1000 = 2,31 %o

208.961.390.200

Acest coeficient se inmulteste cu valoarea stocului de marfa de la sfarsitul lunii pentru care se face calculul, obtinandu-se cheltuielile de transport aferente stocului de marfa.

Sold marfa - TVA neexigibila = 25.562.004.730 - 4.47350.828 =

= 21.088.65900

22.132.569.090 x 2,31%o = 48.714.790 lei

in urma acestui calcul se fac urmatoarele inregistrari contabile :

preluarea soldului de cheltuieli de transport aferente soldului initial de marfa :

"Cheltuieli cu transportul de bunuri "Cheltuieli inregistrate in

si de personal" avans"

inregistrarea cheltuielilor de transport aferent soldului final al marfurilor:

"Cheltuieli inregistrate in "Cheltuieli cu transportul de bunuri

avans" si de personal"

471 = 624 48.714.790

corectarea rulajului contului 624:

"Cheltuieli cu transportul de bunuri "Cheltuieli cu transportul de bunuri

si de personal" si de personal"

624 = 624 48.714.790

Dupa cum se observa, cheltuielile de transport sunt inregistrate in contul 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si de personal", si nu in contul 607 "Cheltuieli cu marfurile", asa cum ar fi fost cazul, daca aceste cheltuieli ar fi intrat in componenta pretului de achizitie al marfurilor.

O alta varianta de inregistrare a cheltuielilor de transport efectuate in cursul lunii intr-un analitic al contului 371 "Marfuri", astfel :

"Furnizori"

"Marfuri"

41.500.000

TVA de recuperat

calculul coeficientului de repartizare a cheltuielilor de transport, asemanator cu cel aratat in exemplul anterior :

sold cont 371.8 + rulaj debitor cont 371.8

la inceputul anului cumulat de la inceputul anului

K 371.8 = -------- ----- ------ -------- ----- ------ ---------

Sold cont 371 + Rulaj debitor cont 371

La inceputul anului cumulat de la inceputul anului

acest coeficient se inmulteste cu valoarea marfurilor iesite din gestiune in perioada de referinta, efectuand inregistrarea :

"Cheltuieli privind marfurile"    "Marfuri"

x 2,31%= 44.574.486

Organizarea contabilitatii analitice a stocurilor si operatiilor cu marfuri.

Detalierea conturilor sintetice pe conturi analitice permite urmarirea existentului si miscarii elementelor patrimoniale (marfurilor) pe unitatile operative (depozite si raioane), precum si verificarea concordantei acestora cu contul sintetic corespunzator. De asemenea, se pot stabili eventualele diferente dintre datele din conturile analitice si evidenta operativa, condusa cu ajutorul fiselor de magazie, precum si intre datele din conturile analitice si cele din balanta de verificare analitica a unui cont sintetic, ceea ce denota sanse reale de control asupra elementelor patrimoniale, oferite de utilizarea conturilor analitice.

Conturile analitice reprezinta principalul instrument de asigurare a integritatii patrimoniului agentilor economici si de realizare a controlului gestionar asupra elementelor patrimoniale.

In cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea analitica, a marfurilor se poate organiza dupa una din metodele urmatoare :

metoda cantitativ-valorica;

metoda operativ-contabila (pe solduri)

metoda global-valorica.

In cadrul evidentei analitice, la magazinul MALVA, intalnim doua metode, astfel :

metoda cantitativ-valorica, pentru evidenta marfurilor aflate in depozitele de repartizare.

metoda global-valorica, pentru evidenta marfurilor aflate in raioanele de desfacere;

Evidenta operativa si analitica a depozitelor de repartizare, conform metodei cantitativ-valorice, se realizeaza astfel:

a). Evidenta operativa se conduce numai cantitativ, la locurile de depozitare si in care gestionarul calculeaza stocul cantitativ scriptic dupa fiecare operatie de intrare si iesire de stoc.

b).Evidenta contabila analitica se conduce atat cantitativ, cat si valoric, la compartimentul contabilitate, cu ajutorul fiselor de cont analitic pentru valori materiale. Se deschide cate o fisa pentru fiecare marfa in parte, pentru care s-a deschis cate o fisa de magazie distincta la locul de depozitare.

La magazinul MALVA, evidenta contabila analitica se realizeaza pe calculator. Oficiul de calcul inregistreaza lunar, document cu document, toate operatiile de intrare-iesire a marfurilor prin depozitele de repartizare, obtinand fise de cont analitic pe fiecare depozit si in cadrul acestuia, pe fiecare marfa. Pentru aceasta, marfurile sunt codificate, iar in fisele de cont apar numarul si data documentelor de intrare si iesire, cantitatea si valoarea intrata/iesita. De asemenea, tot la oficiul de calcul se realizeaza balanta de verificare analitica a depozitelor, deci a contului sintetic 371 "Marfuri in depozit".

Lunar, controlul gestionar-contabil al existentei si miscarii marfurilor se realizeaza prin :

confruntarea datelor cantitative (intrari, iesiri, stoc) din fisele de cont analitic din contabilitate cu datele similare din fisele de mazazie;

confruntarea dintre datele valorice (debit, credit, sold) din fisele de cont ale fiecarui depozit (pe total) si totalurile din balanta de verificare analitica a contului 371.

Schematic, evidenta operativa si analitica a depozitelor de repartizare, prin metoda cantitativ-valorica, se prezinta astfel :

Metoda global-valorica, practicata pentru evidenta analitica a raioanelor de desfacere a marfurilor, se realizeaza cu ajutorul fiselor de cont pentru operatiuni diverse; acestea sunt obtinute tot cu ajutorul calculatorului si cuprind numai date valorice (valoarea marfurilor intrate, iesite si a stocului), inregistrate document cu document.

La raion, evidenta operativa se tine cu ajutorul raportului de gestiune periodic, intocmit bilunar, care cuprinde intrarile, iesirile si stocul de marfa, exprimate valoric si inregistrate zilnic, conform documentelor primare.

Lunar, la contabilitate are loc :

verificarea concordantei datelor din fisele de cont cu cele din raportul de gestiune, ocazie cu care se intocmeste un proces verbal de punctaj:

verificarea concordantei datelor din fisele de cont cu cele din balanta analitica a conturilor 371.01 si 371.02.

Schema realizarii evidentei operative si analitice a raioanelor de desfacere, prin metoda global valorica este:

Metoda global-valorica are avantajul reducerii volumului de munca la contabilitate, prin eliminarea fiselor de cont analitic, pe fiecare marfa.

Pe de alta parte, dezavantajul principal consta in faptul ca nu permite cunoasterea stocului de marfa pe sortimente, ci doar valoric, pe total.

Realizarea unei contabilitati analitice cantitativ-valorice la raioane nu este posibila in momentul de fata, deoarece din documentele primare nu reiese sortimentul de marfa vandut, lipsind, in acelasi timp, aparatura electronica necesara unei astfel de evidente.

Un sistem informatic performant, cu calculatoare legate prin terminale la casele de marcat, exista in cadrul magazinului Victoria. Fiecare produs fiind codificat, codul sau este citit, in momentul vanzarii, de un dispozitiv atasat casei de marcat si care se afla in legatura cu reteaua de calculatoare; acest fapt permite tinerea unei contabilitati analitice dupa metoda cantitativ-valorica, pentru fiecare raion al magazinului, astfel incat, in orice moment se poate cunoaste stocul pentru orice marfa.

O astfel de retea prezinta numeroase avantaje, cum sunt:

posibilitatea cunoasterii, in orice moment, a stocului de marfa si deci, un control mai riguros al acestuia;

evidenta marfurilor la pret de achizitie, permitand vanzarea marfurilor la diferite preturi (in functie de evolutia preturilor pe piata);

posibilitatea aplicarii unuia dintre procedeele FIFO, LIFO, CMP, pentru evaluarea marfurilor la iesirea din magazin, deci o mai corecta descarcare a gestiunii de marfurile vandute;

posibilitatea evaluarii marfurilor la valoarea actuala, cu ocazia inchiderii exercitiului financiar si prin urmare, constituirea unor eventuale provizioane pentru depreciere si urmarirea lor;

usurarea calculelor contabile privind descarcarea gestiunii, dar un volum de munca contabila mai mare din punct de vedere al contabilitatii analitice (punctajul" cu evidenta operativa).

In acelasi timp implementarea unui sistem informatic perfectionat in cadrul magazinului MALVA (respectiv calculatoare performante PC 486, precum si programe adaptate specificului sau) ar permite tinerea contabilitatii "la zi". Aceasta presupune inregistrarea documentelor in chiar ziua intocmirii lor (sau in ziua urmatoare) si deci, posibilitatea obtinerii zilnice a informatiilor necesare procesului decizional.

In momentul actual, magazinul dispune de un numar de aproximativ 10 calculatoare, majoritatea fiind insa, depasite din punct de vedere al performantelor. Cu ajutorul lor se obtin situatiile analitice, precum si balanta de verificare sintetica si fisele sintetice-sah. Acestea se obtin acum cu o intarziere de aproximativ 20-30 zile fata de momentul producerii fenomenelor economice.

Pe de alta parte, contabilitatea "la zi" necesita si un personal mai calificat si competent in cadrul tuturor serviciilor care opereaza pentru evidenta sistematica si corecta a operatiilor economice.