Organizarea sistemului informational contabil al stocurilor

Organizarea sistemului informational contabil al stocurilor

1 Evidenta operativa privind evidenta stocurilor

Activele circulante materiale(stocurile) ocazioneaza diferite operatii, care pot fi grupate dupa continutul lor in operatii de aprovizionare si conservare, operatii de eliberare din depozite, operatii de prelucrare in procesul de productie;operatii de inventariere si vanzare.

Aceste operatiuni sunt consemnate in diferite documente si evidente operative specifice;in continuare, mentionam cele mai des intalnite documente primare.

Aprovizionarea se face de regula, din afara, adica de la alte intreprinderi, iar unele materiale si produse se obtin din productia proprie. In vederea indeplinirii obiectivelor prevazute in programul de aprovizionare, unitatile patrimoniale emit catre furnizori comenzi, iar pe baza acestor comenzi se incheie contracte economice; in anumite conditii, contractele economice sunt inlocuite de catre furnizori prin confirmare de comanda.

Pentru urmarirea modului in care sunt realizate contractele de aprovizionare, serviciul de aprovizionare organizeaza o evidenta operativa, care cuprinde:

Registru de comenzi si fisa de urmarire a executarii comenzilor , in aceste registre se inscriu comenzile emise catre furnizori, precum si termenele de livrare stabilite de comun acord cu acestia, prin contractele economice sau, in lipsa acestora, prin confirmarea de comanda trimisa de furnizor, data la care a fost executata comanda, se fac mentiuni privind revenirile pentru urgentarea executarii comenzii, penalizarile datorate pentru neexecutarea conditiilor contractuale. In cadrul executarii comenzii si a contractului de aprovizionare, unitatea cumparatoare primeste de la furnizor avizul de insotire a marfii si, sau factura fiscala.

Avizul de insotire a marfii , se emite, pe masura livrarii, de compartimentul de vanzari si serveste ca, document pentru eliberarea si scaderea din depozit, a produselor, marfurilor sau altor valori destinate vanzarii; document de insotire a bunurilor pe timpul transportului; document pentru intocmirea facturii; document de primire in gestiunea cumparatorului. In gestiunea cumparatorului, exemplarul 1 sta la baza receptiei bunurilor aprovizionate, de catre comsia de receptie, dupa care este trimis in contabilitate, atasat la factura. In gestiunea furnizorului, exemplarul 2 este trimis la compartimentul de vanzari, pentru inregistrarea cantitatilor in evidenta privind executarea contractelor si apoi trimis la compartimentul financiar-contabil pentru a fi atasat la factura si inregistrat.

Factura se intocmeste in momentul livrarii bunurilor, cu sau fara aviz de insotire a marfii. Factura pe langa functiile avizului de insotire a marfii reprezinta actul justificativ pentru decontarea livrarilor care sunt efectuate.

Operatia de luare in primire a valorilor materialelor aprovizionate se numeste receptie. La sosirea materialelor de la furnizor se executa umatorele lucrari de receptionare:

• receptia transportului efectuata de delegatul serviciului aprovizionarii al unitatii cunparatoare. Aceasta se executa in momentul preluarii transportului de la caraus si consta in verificarea starii amabalajelor. In cazul in care se constata violari ale ambalajului se procedeaza pe loc la desfacerea coletului si se inventariaza continutul. Pentru lipsurile constatate se intocmeste un proces- verbal de constatare, care se semneaza de delegatul de transport si de cei ai unitatii destinatare.
• receptia    cantitativa se efectueaza de catre magazionerul care preia in gestiune materialele sosite. Prin receptie se confrunta datele din comanda cu avizul de insotire a marfii sau factura primita de la furnizor si cu materialele efectiv sosite.
• receptia calitativa se efectueaza de catre un specialist(tehnolog sau merceolog). Pentru anumite materiale stabilite prin instructiuni sau dispozitii interne se iau probe de materiale, care se trimit la laborator pentru analize, rezultatul fiind consemnat intr-un bulletin de analiza.

Daca la receptia valorilor materiale se constata deteriorarea sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative fata de datele indicate in documentele insotitoare, se intocmeste Nota de receptie si constatare de diferente . Prin acest document materialele necorespunzatoare calitativ sau in neconcordanta cu comanda sunt respinse la receptie, preluate in custodie si tinute la dispozitia furnizorului.

Daca materialele se primesc in transe sau sosesc inainte de primirea facturii fiscale de la furnizor, precum si in cazul in care materialele respective au fost achitate si lasate un timp in custodia furnizorului, la sosirea acesteia, pentru consemnarea receptiei, se intocmeste Nota de intrare-receptie . In cazul in care factura soseste o data cu materialele, se pot consemna direct pe factura fara a se mai intocmi nota de intrare-receptie.

Bon de predare-transfer-restituire , document folosit pentru predarea a produselor, semifabricatelor si a materialelor obtinute din productia proprie, pentru tranzitarea materilalelor de la un loc de depozitare la altul in cadrul aceleasi unitati, precum si pentru restituirea celor neutilizate la sfarsitul perioadei.

Documentele folosite pentru eliberarea stocurilor de materialele pentru consum sunt:

Bonul de consum, pentru materii prime si materiale date in consumul productiei; el poate fi, bon de consum individual sau bon de consum colectiv.

Fisa limita de consum, utilizata la consumul materiilor prime cu frecventa mare a iesirilor din magazie

Bon de vanzare, utilizat pentru vanzarea de marfuri prin unitatile cu amanunutul

Evidenta operativa a stocurilor se realizeaza acolo unde se produc faptele.

Documentul de evidenta operativa la depozit este Fisa de magazine[7], se intocmeste la locurile de depozitare si se deschide pentru fiecare sortiment care este depozitat. Operatiile economice se consemneaza in fisa de magazie, numai cantitativ.

Livrarea marfurilor si a produselor se face pe baza:

Dispozitiei de livrare

Aviz de insotire a marfii

Factura fiscala

In situatia decalajelor intre procesul de vanzare si momentul livrarii bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din unitate astfel:

            bunurile vandute si nelivrate se inregistraza distinct in gestiune iar in contabilitate se inregistreaza in conturi extrabilantiere;

            bunurile livrate si nefacturate se inregistreaza ca iesiri din gestiune atat la locurile de depozitare cat si in contabilitate pe baza documentelor aferente.

In general documentele de evidenta a stocurilor evidentiaza intrarile, iesirile, existente la un moment dat si pentru un anumit loc de depozitare. Ele reprezinta sursa de informatie pentru controlul operativ si contabil.

In functie de specificul activitatilor, mai pot fi intocmite si alte documente de evidenta operativa cum sunt:

v     Raportul de gestiune;

v     Registrul stocurilor;

v     Bonul de primire in consignatie;

v     Borderoul de primire a obiectelor in consignatie;

v     Borderoul de iesire a obiectelor din consignatie;

v     Borderoul de predare a documentelor.

2 Contabilitatea analitica a stocurilor

Contabilitatea analitica a stocurilor trebuie astfel organizata incat sa permita cunoastere acestora cantitativ si valoric pe fiecare loc de depozitare in parte si pe feluri de materiale, produse, marfuri, etc.

Contabilitaea analitica este o evidenta completa, intrucat se foloseste atat in etalonul banesc, cat si in etalonul natural, spre deosebire de evidenta operativa a depozitelor, care utilizeaza numai etalonul natural.

Unitatile mici si mijlocii care folosesc metoda inventarului intermittent in contabilitatea sintetica a stocurilor nu organizeaza contabilitatea analitica a stocurilor.

Unitatile mari care folosesc metoda inventarului permanent in contabilitatea sintetica a stocurilor pot sa organizeze contabilitatea analitica a stocurilor folosind una din urmatoarele metode:

a) Metoda cantitativ-valorica (pe fise de conturi analitice)

Dupa aceasta metoda, la locurile de depozitare se tine o evidenta cantitativa cu ajutorul formularului Fisa de magazie pe fiecare sortiment, iar in contabilitate se tine o evidenta cantitativ-valorica cu ajutorul formularului Fisa de cont analitic pentru valori materiale , tot pe fiecare sortiment .

Etapele care se parcurg in evidenta stocurilor in cazul acestei metode sunt urmatoarele:

operarea cantitativa a stocurilor in fisele de magazine,

intocmirea documentului Borderou de predare a documentelor,

inregistrearea documentelor in Fisele de cont analitic pentru valori materiale

verificarea concordantei inregistrarilor din Fisele de magazie cu cele din Fisele de cont analitic,

verificarea concordantei inregistrarilor din fisele de cont analitic cu situatia din Fisele de cont sintetic cu ajutorul Balantelor de verificere analitice.

Inregistrarile in Fisele de analitice pentru valori materiale se fac, document cu document, pe baza documentelor de intrare-iesire a bunurilor stocabile in /si /din gestiuni care au stat la baza inregistrarii in Fisa de magazie.

b) Metoda operativ-contabila sau pe solduri

Utilizarea metodei operativ-contabila sau pe solduri se bazeaza pe suprimarea fiselor de conturi analitice pentru valori materiale de la compartimentul financiar-contabil si inlocuirea ei cu fise centralizatoare a miscarilor valorice pe grupe de bunuri. Aceasta metoda presupune evidenta miscarii stocurilor la contabilitatea materialelor numai in expresie valorica pe gestiuni, conturi de stocuri si grupuri de bunuri .

Aceasta metoda intareste controlul exercitat de catre serviciul contabilitatii asupra gestionarilor, prin punctajul pe fisele de magazine a tuturor documentelor inregistrate.

Etapele care se parcurg in evidenta stocurilor in cazul acestei metode sunt urmatoarele:

evidenta cantitativa a bunurilor la locurile de depozitare pe categorii de stocuri cu ajutorul Fisei de magazie;

intocmirea borderoului de predare a documentelor pe baza fiselor de magazie si a documentelor de intrare-iesire in contabilitate;

intocmirea Registrului stocurilor la sfarsitul lunii in care se trec:

cantitatiile de stocuri preluate din fisele de magazie,

preturile unitare,

totalurile valorilor determinate,

intocmirea Fisei centralizatoare a miscarilor valorice pe grupe de bunuri;

c) Metoda global-valorica

Aceasta metoda presupune tinerea evidentei valorice atat la nivelul gestiunii, cat si in contabilitate. Documentele care se intocmesc sunt Raportul de gestiune , Fisele de cont pentru operatiuni diverse . Periodic, se face un control al concordantei dintre evidenta operativa si cea contabila.

La locul de depozitare se foloseste formularul denumit Raportul de gestiune care se completeaza numai valoric, pe baza documentelor de intrare-iesire a marfurilor si ambalajelor si respectiv pe baza documentelor de depunere a numerarului rezultat din vanzari in caseria unitatii sau direct in conturile bancare ale acesteia

In compartimentul financiar-contabil, contabilitatea se tine cu ajutorul Fisei de cont pentru operatiuni diverse.

Controlul inregistrarilor efectuate la gestiune si in contabilitate se face periodic prin punctajul valoric al documentelor inregistrate in cele doua evidente.

IIl.3 Contabilitatea sintetica a stocurilor

Conturile de stocuri si productia in curs de executie sunt plasate in clasa a 3-a a Planului de conturi general, denumita "Conturi de stocuri si productie in curs de executie". Aceste conturi sunt conturi de bilant sau de inventar. Ele furnizeaza informatii de reflectare si control gestionar privind situatia si miscarea stocurilor si productiei in curs de executie. Soldul lor este debitor si este un sold care se preia in activul bilantului.

Conturile de stocuri au functia contabila de active:

se debiteaza cu valoarea stocurilor intrate in gestiunea unitatii patrimoniale prin achizitionarea de la furnizori, aportate de catre asociati, realizate din productia proprie si din alte surse

se crediteaza cu valoarea stocurilor iesite din gestiunea unitatii patrimoniale prin consum, vanzare si alte destinatii. Soldul conturilor este debitor si reprezinta valoarea bunurilor si serviciilor in stoc sau in sold la sfarsitul exercitiului financiar.

In cadrul clasei a 3-a "conturi de stocuri si productie in curs de executie", conturile sunt organizate in 8 grupe de conturi:

v     Grupa 30"Stocuri de materii si materiale"

v     Grupa 33"Productia in curs de executie"

v     Grupa 34"Produse"

v     Grupa 35"Stocuri aflate la terti"

v     Grupa 36"Animale"

v     Grupa 37"Marfuri"

v     Grupa 38"Amabalaje"

v     Grupa 39"Ajustari pentru depreciarea stocurilor si productiei in curs de executie"

Ordinea de asezare a grupelor de conturi urmeaza criteriul general de ordonare a activelor in structura planului de conturi si in bilantul contabil, respectiv in ordinea crescatoare a lichiditatii stocurilor.

Dupa continutul economic, conturile din clasa a 3-a se grupeaza astfel:

conturi care tin evidenta stocurilor la valoarea de intrare;

conturi substractive sau rectificative care au rolul de a corecta valoarea de intrare a stocurilor, respective conturile 308, 348, 368, 378,388 si conturile de ajustari.

Grupele de conturi din clasa a 3-a , in afara de grupa 39"Ajustari pentru deprecierea stocurilor si productia in curs de executie", dupa functia lor contabila, sunt conturi de active:

o       se debiteaza cu valoarea stocurilor intrate

o       se crediteaza cu valoarea stocurilor iesite

o       soldul final al contului este debitor si reprezinta valoarea stocurilor existente la un moment dat

Conturile rectificative au rolul de a corecta valoarea de intrare a stocurilor. In aceasta categorie intra urmatoarele conturi:

308"Diferente de pret la materii prime si materiale",

348"Diferente de pret la produse",

368"Diferente de pret la animale si pasari",

378"Diferente de pret la marfuri",

388"Diferente de pret la ambalaje".

Conturile de diferente de pret functioneaza astfel:

o       se debiteaza cu diferentele de pret (in rosu sau negru) aferente stocurilor intrate

o       se crediteaza cu diferentele de pret aferente stocurilor iesite

o       soldul final al conturilor este debitor si poate fi in rosu sau negru , el reprezentand diferentele de pret aferente stocurilor existente in unitate.

Conturile din grupa 39"Ajustari pentru deprecierea stocurilor si productiei in curs de executie ", din punct de vedere a functiei contabile sunt de pasiv.

Acestea :

• se crediteaza cu valoarea ajustarilor de depreciere constituite sau majorate;
• se debiteaza in momentul anularii sau diminuarii ajustarilor;
• soldul final al conturilor de ajustari este creditor si reprezinta ajustarile constituite si neutilizate.

Contabilitatea sintetica a fluxurilor de stocuri se poate organiza prin folosirea inventarului permanent sau intermitent.

Metoda inventarului permanent se utilizeaza de catre unitatile mari si consta in folosirea conturilor de stocuri( materii prime, materiale consumabile, produse, marfuri).

Prin utilizarea acestei metode se pot urmarii in permanenta stocurile scriptice dupa fiecare operatie de intrare sau iesire.

Contabilitatea sintetica va reflecta:

stocul initial, de la inceputul lunii, care va fi cel final din luna precedenta si care nu poate fi decat debitor;

intrarile in cursul lunii, pe baza documentelor de intrare a stocurilor, ce se vor inregistra in debitul conturilor corespunzatoare;

iesirile din cursul lunii, in baza documentelor de iesire a stocurilor care vor forma rulajul creditor al conturilor de stocuri;

in baza elementelor mentionate mai sus se va stabili in permanenta stocul scriptic al bunurilor.

Folosirea acestei metode presupune :

utilizarea fiecaruia dintre preturile de inregistrare a stocurilor;

folosirea conturilor de diferente de pret aferente stocurilor, daca este cazul;

conducerea unei contabilitati a stocurilor prin adoptarea uneia dintre metodele de contabilitate analitica descrisa mai sus.

Metoda inventarului permanent, desi presupune un volum mare de munca, asigura o cunoastere mai riguroasa a marimii stocurilor si un mai bun control al integritatii patrimoniului.

Metoda inventarului intermitent poate fi utilizata de unitati patrimoniale mici si mijlocii si se caracterizeaza prin faptul ca in contabilitatea sintetica nu se urmaresc stocurile intrate si iesite in cursul perioadei de gestiune.

Conturile de stocuri se utilizeaza numai la sfarsitul perioadelor de gestiune cand se debiteaza cu soldurile finale existente la locurile de consum sau depozitare stabilite prin inventariere, dupa ce in prealabil aceleasi conturi de stocuri au fost diminuate cu stocurile intrate.

Iesirile de stocuri se determina astfel:

Iesiri = Stoc initial + Intrari - Stoc final