Principale documente si registre uilizate in activitatea contabila

Principale documente si registre uilizate in activitatea contabila

1 Documentele justificative[1]

Datele si informatiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consumate in cadrul documentelor contabile. Pe baza acestor documente se formeaza in scris si organizeaza material, procesele de culegere, prelucrare, stocare si transmitere a datelor.

Potrivit legii contabilitatii, orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobindind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative cuprind de regula urmatoarele elemente:

a). Denumirea documentului

b). Denumirea si sediul unitatii patrimoniale care intocmeste documentul.

c). Numarul si data intocmirii acestuia

d). Mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii patrimoniale (cand este cazul)

e). Continutul operatiei patrimoniale, iar in cazurile necesare si temeiul legal al efectuarii ei

f). Datele cantitative si valorice aferente operatiilor efectuate

g). Numele si prenumele precum si semnatura persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat dupa caz.

h). Alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

In principiu, documentele justificative se intocmesc la locul de munca unde se produce operatia sau participa la infaptuirea ei. Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate.

In principiu, documentele justificative se intocmesc la locul de munca unde se produce operarea sau participa la infaptuirea ei. Intocmirea se face pe formulare tipizate sau retipizate.

Inregistrarea datelor in documentele justificative si in registrele contabile se face manual sau cu mijloace de prelucrare automata, astfel incat acestea sa fie vizibile, nnefiind admise stersaturi, razaturi, modificari sau    alte asemenea proceduri, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea. Lunar, pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor patrimoniale se intocmeste balanta de verificare.

Balanta de verificare - este un document contabil care serveste pentru intocmirea bilantului contabil. Balanta de verificare poate fi intocmita si in alte cazuri in functie de necesitate.

Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile unitatii patrimoniale, urmatoarele elemente: simbolul si denumirea contului in ordinea din planul de conturi, solduri initiale debitoare si creditoare, rulaje debitoare si creditoare, totalul sumelor, totalul sumelor datorate si totalul sumelor cheltuite, soldurile finale debitoare si creditoare.

Documentele contabile

Documentele contabile, jurnal, fise si celelalte documente contabile, care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documente justificative, intocmite in conditii manuale sau in conditiile utilizarii tehnicii de calcul, trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

felul, numarul si data documentului justificativ

sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate

conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare

semnaturile pentru intocmire si verificare

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta, cu masina de scris, sau cu ajutorul tehnicii de calcul dupa caz.

Potrivit dispozitiei legale, atat in documentele justificative cat si in cele contabile nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea. Erorile se corecteaza printr-o taiere cu o linie a textului sau a cifrei gresite pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului justificativ si se conforma prin semnatura persoanei sau a persoanelor care au intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei.

In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, sau a altor documente pentru care prezentele norme de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv, cu exceptia ordinului de deplasare (de delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta intre cheltuielile efective de deplasare si avans acordat. Documentele inscrise in listele de erori, anulare sau complectari, trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de unitatea beneficiara.

In vederea inregistrarii in jurnale, fise si celelalte documente contabile a operatiunilor economice si financiare consemnate in documentele justificative se face contarea documentelor justificative indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare in conformitate cu planul de conturi general elaborat de Ministerul Economiei si Finantelor.

In vederea inregistrarii in contabilitatea analitica si sintetica se face pe baza de documente justificative sau a unui centralizator n care sunt inscrise mai multe documente justificative a carui continut se refera la operatii de aceeasi natura si la aceeasi perioada.

Inregistrarile in contabilitate se pot face si pe baza de note de contabilitate in cazul operatiilor pentru care nu se intocmesc documente justificative.

In cazul stornarilor pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stocarea operatiei, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine al operatiei care face obiectul stornarii

Inregistrarea in contabilitate se face cronologic prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic in conturi sintetice si analitice in conformitate cu regulile stabilite pe fiecare forma de inregistrare in parte.

3. Registrele contabile[3]

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatiile economico-financiare consumate in documente justificative, care produc modificari in patrimoniul acestora.

Potrivit art 20 din lege, principalele registre ce se folosesc in contabilitate sunt:

registrul jurnal

registrul inventar

cartea mare

      Registrul jurnal

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic operatiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa date de intocmire sau intrare a acestora in unitate.

Operatiunile de aceeasi natura, pe acelasi loc de activitate pot fi recapitulate intr-un document centralizator care sta la baza inregistrarii in registrul-jurnal.

Registrul jurnal poate fi prezentat sub forma unui registru jurnal general sau sub forma unui registru jurnal auxiliar pentru operatiuni patrimoniale de aceeasi natura.

Periodic, de regula lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizeaza in registrul jurnal general.

In registrul jurnal inregistrarea operatiunilor patrimoniale cuprind elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, sumele partiale si totale, explicatii in conturile debitoare si creditoare corespunzatoare operatiunilor efectuate.

      Registrul inventar

Registrul inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de active si pasive grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in registrul inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

      Registrul Cartea mare

Registrul Cartea mare este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin grupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare si rulajele creditoare si soldurile finale. Continutul acestui registru obligatoriu sta la baza intocmirii balantei de verificare a conturilor contabile. Cartea mare sta la baza intocmirii bilantului.

4. Forme de inregistrare in contabilitate[4]

Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta un sistem de formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate potrivit normelor stabilite a operatiilor economice ce au loc in unitatile patrimoniale pe tot parcursul exercitiului financiar.

Principalele forme de inregistrare in contabilitate a operatiilor patrimoniale, in cazul unitatilor care conduc contabilitatea in partida dubla sunt:

a). Forme pe jurnale

b). Forma maestru-sah

c). Forma combinata maestru-sah cu jurnale

Fiecare forma de contabilitate se distinge prin procedura sau modul de prelucrare a datelor si prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea inregistrarii cronologice si sistematice.

a). Forme pe jurnale

In cadrul formei de inregistrare in contabilitate, pe jurnale, principalele formulare utilizate sunt:

Registrul jurnal - se utilizeaza pentru inregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor patrimoniale consemnate in documente justificative. Pentru inregistrarile care nu au la baza documente justificative se intocmesc note de contabilitate.

Orice inregistrare in acest jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la felul, numarul, si data documentelor justificative, suma partiala si totala corespunzatoare operatiilor efectuate, explicatii privind operatiile efectuate si conturile debitoare si creditoare in care s-au inregistrat.

Pe masura inregistrarii in registru jurnal, documentele justificative, documentele anulate si notele contabile li se atribuie un numar de ordine, corespunzator datelor la care au fost inregistrate.

Societatile comerciale care au un volum restrans de operatiuni, pot conduce numai registrul jurnal pentru intreaga activitate economico-financiara. In societatile comerciale in care se produce un numar mare de documente justificative care trebuie inregistrate in contabilitate, pe langa registrul jurnal, pot sa-si deschida jurnale auxiliare cum sunt:

jurnal situatie privind operatiunile contabile

jurnal situatie privind operatiile de casa si de bani

jurnal privind decontarile cu furnizorii

situatia incasarii-achitarii facturilor

jurnal privind consumurile si alte iesiri de materiale

situatia privind miscarea materialelor si cheltuielilor de transport-aprovizionare

jurnal privind salariile si CAS

jurnal privind repartizarea si decontarea cheltuielilor de productie

jurnal privind vanzarea produselor si alte iesiri

jurnal privind vanzarea marfurilor si alte iesiri

jurnal privind operatiuni diverse

situatii privind avansuri spre decontare

Lunar, in fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare inregistrate in cursul lunii, totaluri ce se trec in registrul jurnal si in Cartea mare.

Contabilitatea analitica se tine fie direct pe aceste jurnale fie cu ajutorul celorlalte formulare tipizate comune (fise de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru cheltuieli diverse sau specifice folosite in acest scop). Lunar se intocmeste balante de verificare pentru conturile sintetice precum si balante de verificare pentru conturile analitice.

Cartea mare este documentul de sistematizare si de sinteza contabila care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat.

Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor sintetice si sta la baza intocmirii balantei de verificare a conturilor sintetice.

Balanta de verificare este document contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica si principalul instrument pe baza caruia se intocmeste bilantul contabil si celelalte situatii de sinteza.

Fig.III 1 Forma de inregistrare pe jurnale -sursa - Vlasiu Alexandru , "Sistemul   

informational in activitatea de comert interior", Editura Multimedia Arad 2003

b).     Forma maestru-sah

In cadrul formei de inregistrare "maestru-sah" principalele formulare ce se utilizeaza sunt:

Registrul jurnal se utilizeaza pentru inregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor patrimoniale consemnate in documente justificative, la fel ca in cazul formei de inregistrare pe jurnale.

In vederea inregistrarii in registrul jurnal documentele justificative sunt supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare, evaluare, contare).

Pe masura inregistrarii a documentelor justificative, a documentelor cumulate si a notelor contabile in registrul jurnal, li se atribuie un numar de ordine, corespunzator datei la care au fost inregistrate.

Lunar, in registrul jurnal se efectueaza totalul sumelor debitoare si creditoare care trebuie sa corespunda cu rulajul debitor si creditor din balanta de verificare sintetica a lunii respective.

Cartea mare-sah este document de sistematizare a inregistrarilor contabile in conturile sintetice.

Inregistrarea in Cartea mare-sah se face pe baza documentelor justificative, documentelor cumulate si a notelor de contabilitate cronologic zilnic sau ori de cate ori se vor inregistra in acest document deschis pentru fiecare cont sintetic precedata de inregistrarea in registrul jurnal.

La sfarsitul lunii, in fisa fiecarui cont sintetic din Cartea mare-sah se stabilesc totalurile la rulajul conturilor debitoare sau creditoare si de conturile corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespunzatoare trebuie sa fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.

Balanta de verificare se intocmeste lunar pe baza totalurilor preluate din Cartea mare, respectiv din fise deschise destinate pentru fiecare cont sintetic in parte.

De asemenea, se intocmeste balanta de verificare lunar pentru conturile analitice.

Fig.2 Forma de inregistrare maestru-sah-sursa - Vlasiu Alexandru , "Sistemul informational in activitatea de comert interior", Editura Multimedia Arad 2003

c). Forma combinata maestru-sah cu jurnale

In cazul utilizarii acestei forma in contabilitate, pe langa formularele mentionate la forma de inregistrare maestru sah se utilizeaza si unele jurnale auxiliare specifice formei de inregistrare "pe jurnale", cum sunt:

jurnal privind operatiile de casa si banca - pentru creditul contului si situatia privind operatiile de casa si banca de pe verso jurnalului pentru debitul conturilor respective care de obicei se completeaza in cursul lunii pentru fiecare cont in parte, inregistrarile zilnice facandu-se pe baza registrului de casa sau a extrasului de cont al bancii, la care sunt anexate documentele justificative. La sfarsitul lunii, rulajul creditor (din jurnal), respectiv, rulajul debitor (din situatie) se inscrie in registrul jurnal numerotandu-se distinct atat jurnalul cat si situatia.

Jurnalul privind decontarile cu furnizorii - care se utilizeaza pentru inregistrarea in cursul lunii a operatiilor privind decontarile cu furnizorii. Inregistrarile in acest jurnal se fac zilnic pe baza documentelor justificative utilizandu-se jurnale separate pentru marfuri, pentru lucrari si servicii, pentru livrari nefacturate.

Fiecare jurnal constituie un centralizator al operatiilor respective si serveste pentru inregistrarea totalurilor lunare in jurnalul de inregistrare si fisa sintetica a contului deschis in Cartea mare.

Facturile ramase neachitate pana la finele lunii se transcriu pozitie cu pozitie in situatia incasarii-achitarii facturilor, cu ajutorul acestui formular, tinandu-se contabilitatea analitica a furnizorilor.

Situatia privind miscarea materialelor si cheltuielile de transfer-aprovizionare se foloseste pentru stabilirea la sfarsitul lunii a rulajelor si soldurilor fiecarui cont de materiale precum si a proceselor de repartizare a cheltuielilor de transport-aprovizionare.

Situatia privind avansuri spre decontare se utilizeaza pentru contabilitatea analitica a avansurilor spre decontare, precum si a cheltuielilor de decontare.

5. Circuitul documentelor[5]

In cadrul unitatilor patrimoniale, documentele contabile utilizate trebuie sa constituie un sistem rational, care sa aiba la baza sa reguli precise cu privire la:

evidenta, gestionarea, si utilizarea documentelor

reconstituirea documentelor contabile

arhivarea si pastrarea documentelor contabile

6. Evidenta, gestionarea si utilizarea documentelor contabile[6]

Unitatile patrimoniale au obligatia sa organizeze si sa asigure evidenta, gestionarea si corecta utilizare a unor documente contabile ce intra sub incidenta formularelor, cum sunt: facturi, chitante, dispozitie de livrare, cu ajutorul carora se stabileste volumul de activitate, platile si incasarile facute, obligatiile fata de buget, clienti, furnizori si alte persoane fizice sau juridice.

Raspunderea pentru organizarea gestionarii, folosirii si evidentei acestor formulare ii revine administratorului, coordonatorului de credite sau a altei persoane care au obligatia gestionarii patrimoniului.

In cadrul unitatilor patrimoniale, evidenta operativa a formularelor (facturi, chitante, etc) se tin cu ajutorul "Fisei de magazie a formularelor", care trebuie tinuta corect si la zi. Inscrierea datelor in aceste formulare, se face potrivit reglementarilor cuprinse in prezentele norme metodologice.

Formularele care nu se mai folosesc se inregistreaza in "Fisa de magazie a formularelor", mentionandu-se numarul si seria formularelor primite.

Formularele neutilizabile se anuleaza prin barare in diagonala facandu-se mentiunea "ANULAT" pe toate exemplarele si se restituie gestionarului de formulare inscriindu-se numarul (seria) formularului respectiv in coloana "formulare anulate".

Formularele neutilizabile se distrug conform dispozitiei legale in prezenta unui delegat numit de administrator sau de catre ordonatorul de credite. Formularele utilizabile pana la predarea lor in arhive se pastreaza la compartimentul care le-a folosit in ordinea numerelor, pentru a permite controlul in orice moment al utilizarii acestuia.

7. Reconstiuirea documentelor contabile[7]

Reconstituirea documentelor contabile are loc doar atunci cand acestea sunt pierdute, sustrase sau distruse.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa duca la cunostinta in termen de 24 ore de la constatare conducatorului unitatii, administratorului unitatii patrimoniale, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului.

Conducatorul unitatii este obligat ca in termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii sa incheie un proces verbal ce trebuie sa cuprinda:

datele si identificarea actului disparut

numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului

date si imprejurari in care s-a constatat lipsa documentului respectiv

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea actelor, documentelor constituie o infractiune, se duce imediat la cunostinta organelor de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", intocmit pentru fiecare caz in parte. Acest dosar trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut si anume:

- sesizarea scrisa a celui care a constat disparitia documentelor

- proces verbal de constatare s pierderii, sustragerii sau distrugerii si declaratia salariatului respectiv

- dovada sesizarii Procuraturii sau dovada sanctionarii disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz

- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului

- o copie dupa documentul reconstituit

Documentele ce au fost reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "Reconstitui" , numarul si data dispozitiei pe baza caruia s-a facut reconstituirea. In cazul in care se gasesc documentele originale, care au fost reconstituite, nu se anuleaza sanctiunile disciplinare sau penale insa poate constitui motiv de revizuire a acestora, in conditiile legii.

8. Arhivarea si pastrarea documentelor contabile[8]

Unitatile patrimoniale au obligatia de a pastra in arhiva lor a registrelor de contabilitate precum si a documentelor justificative, care stau la baza inregistrarii in contabilitate. Aceste documente contabile sunt pastrate in arhiva 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului fuziunii, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza 50 de ani.

In cazul incetarii activitatii unitatii patrimoniale, documentele lor contabile se predau la arhivele statului. Dupa expirarea termenului, eliminarea documentelor din arhiva se face de catre o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite dupa caz, intocmindu-se un proces verbal si operandu-se scaderea documentelor eliminate din registrul de evidenta curenta al arhivei.