REGULAMENT

privind evidenta contabila a societatii

Evidenta contabila a societatii este organizata in trei compartimente, cu atributii legate de aplicarea prevederilor legii 82/1991, a HG 831/1997 si a celorlalte prevederi legale privind buna desfasurare a lucrarilor de contabilitate.

Compartimentele sunt organizate pe atributiuni comune, si anume:

contabilitatea generala;

compartimentul financiar;

contabilitatea de gestiune.

Biroul financiar are competente :

in domeniul urmaririi operative a conturilor bancare;

in domeniul intocmirii operatiunilor de casa;

in domeniul respectarii plafoanelor de sold si de plati din casa;

in domeniul intocmirii documentelor bancare de plata;

in domeniul urmaririi scadentelor la plata a creditelor bancare;

in domeniul controlului intocmirii deconturilor de cheltuieli;

in domeniul vizelor de control preventiv;

Contabilitatea generala are competente :

in domeniul completarii unor docuimente primare;

in domeniul primirii si verificarii documentelor primare;

in domeniul inregistrarii documentelor primare;

in domeniul calculelor fiscale si de bilant;

in domeniul completarii registrelor societatii;

in domeniul constituirii dosarelor lunare de contabilitate;

in domeniul analizei soldurilor;

in domeniul recuperarii debitelor;

in domeniul platii datoriilor;

in domeniul controlului preventiv;

in domeniul evidentei documentelor cu regim special;

in domeniul inventarierii valorilor materiale;

Biroul depozite are competente :

in domeniul intocmirii notelor de receptie;

in domeniul facturarii marfurilor din gestiune;

in domeniul evidentei stocurilor;

in domeniul inventarierii stocurilor;

in domeniul confruntarii cu evidenta contabila generala;

in domeniul evidentei documentelor cu regim special;

Competentele si obligatiile sectorului financiar.

in domeniul urmaririi operative a conturilor bancare;

duce si preia zilnic documentele de la banca;

urmareste cuprinderea in extrasele de cont bancare a tuturor operatiunilor bancare;

urmareste continuitatea soldurilor bancare;

intocmeste evidenta operativa a disponibilitatilor bancare;

informeaza zilnic conducerea asupra disponibilului in cont, a surselor de incasat si a obligatiunilor de plata;

in domeniul intocmirii operatiunilor de casa;

intocmeste chitantele de incasarea sumelor in numerar;

intocmeste ordinele de plata a disponibilitatilor in numerar;

incaseaza sumele depuse la sfarsitul programului, care constituie incasari zilnice;

intocmeste registrul de casa cu incasarile si platile zilnice;

urmareste respectarea plafonului de plati catre furnizori;

urmareste respectarea plafonului de sold in casa si varsa la banca sumele care depasesc acest plafon;

face platile necesare legate de salarii;

face platile pentru furnizorii externi, in limita plafonului legal;

depune si ridica sume in numerar in/din banca;

tine evidenta valorilor speciale depuse in casierie;

in domeniul intocmirii documentelor bancare;

completeaza ordinele de plata pentru sumele ce trebue platite prin banca furnizorilor de marfa si servicii;

completeaza cecurile in numerar pentru sumele ce se ridica din banca;

completeaza la termen ordinele de plata privind datoriile la bugete si la fondurile speciale, conform legislatiei legale;

in domeniul urmaririi scadentelor la plata a creditelor bancare;

intocmeste scadentare cu datoriile la banca, distinct pe credite si termene;

urmareste plata la termen a datoriilor;

urmarest existenta in cont a sumelor necesare pentru plata datoriilor;

in domeniul controlului intocmirii deconturilor de cheltuieli;

primeste deconturile de cheltuieli intocmite de salariati;

verifica existenta documentelor anexate si legalitatea lor;

verifica viza de control preventiv a cheltuielilor facute;

in domeniul vizelor de control preventiv;

verifica legalitatea platilor facute in numerar sau prin banci;

verifica incadrarea cheltuielilor in bugete aprobate, daca acestea exista;

Competentele si obligatiile contabilitatii generale

in domeniul completarii unor docuimente primare;

intocmeste statele de salarii pentru personalul permanent;

intocmeste statele de plata a veniturilor din colaborari;

intocmeste facturile de livrare, altele decat cele intocmite de depozite, pe baza specificatiei si a preturilor date de serviciul cmercial;

intocmeste calculatia de amortizare a mijloacelor fixe;

in domeniul primirii si verificarii documentelor primare;

primeste facturile emise de depozit si verifica existenta si respectarea cronologiei lor;

primeste facturile de la furnizori de servicii si verifica viza de control preventiv;

primeste deconturile de cheltuieli si verifica viza de control;

primeste facturile de la furnizorii de marfa si verifica receptia lor la depozit;

primeste si verifica documentele de vama si facturile anexa;

in domeniul inregistrarii documentelor primare;

inregistreaza in contabilitate toate documentele de casa;

inregistreaza toate documentele de banca;

inregistreaza toate facturile de vanzare emise de societate;

inregistreaza toate facturile de furnizori de marfa si servicii;

inregistreaza toate operatiunile de import si export;

inregistreaza cheltuielile legate de amortizarea mijloacelor fixe;

inregistreaza salariile si obligatiile legate de salarii;

iregistreaza operatiuni de reevaluare a valutei in cont, a creantelor si datoriilor, potrivit legii;

inregistreaza operatiuni legate de colectarea si deducerea TVA;

inregistreaza operatiunile de inchidere a veniturilor si cheltuielilor lunare, stabilirea rezultatului financiar;

inregistreaza obligatiile de plata impozitului pe profit;

in domeniul calculelor fiscale si de bilant;

intocmeste lunar decontul de Tva;

intocmeste lunar calculul impozitului pe profit si declaratiile legate de aceste;

intocmeste lunar recapitulatia datoriilor legate de drepturile salariale;

intocmeste semestrial raportarea bilantiera a principalilor indicatori financiari;

intocmeste anual Bilantul Contabil si anexele la Bilant;

depune in termen toate declaratiile, deconturile si bilanturile legale;

in domeniul completarii registrelor societatii;

completeaza zilnic registrul de casa;

completeaza lunar jurnalul de operatiuni conform OMF 425/1998;

completeaza lunar jurnalele de cumparari si de vanzari;

completeaza anual Registrul de Inventar al patrimoniului societatii;

in domeniul constituirii dosarelor lunare de contabilitate;

lunar intocmeste dosarul contabil al lunii respective;

dosarul lunar trebue sa cuprinda:

n      notele contabile, in ordinea lor numerica;

n      Jurnalul operatiunilor contului casa;

n      Jurnalul operatiunilor conturilor de banca;

n      Jurnalul facturilor de vanzare;

n      Jurnalul facturilor de cumparare;

n      Notele contabile de salarii impreuna cu statele de plata;

n      Fisele de calcul a amortizarii lunare;

n      Calculatia impozitului pe profit;

n      Decontul lunar de Tva;

n      Jurnalul general de operatiuni lunare;

n      Registrul notelor contabile;

n      Balanta de Verificare lunara;

in domeniul analizei soldurilor;

verifica lunar soldurile din Balanta de Verificare, precum si corelatiile dintre acestea;

verifica lunar invenarele soldurilor de clienti, furnizori, debitori si creditori;

verifica lunar soldurile

in domeniul recuperarii debitelor;

intocmeste liste cu soldurile clientilor neincasati si le preda sectorului comercial pentru recuperarea lor;

propune sistarea livrarilor catre clientii rau platnici;

urmareste incasarea debitelor din avansurile de trezorerie nedecontate;

intocmeste, impreuna cu juristul societatii, documentatia necesara actionarii in judecata a debitorilor;

in domeniul platii datoriilor;

urmareste calcularea corecta a datoriilor la bugetul de stat si la bugetele locale;

urmareste efectuarea platii in termen a datoriilor la buget;

urmareste depunerea in termen a declaratiilor privind impozite, taxele si fonduri;le speciale;

in domeniul controlului preventiv;

verifica intocmirea documentelor primare inaintea cuprinderii lor in contabilitate;

opreste inregistrarea documentelor nelegale;

urmareste inregistrarea tuturor documentelor, la termenele lor;

in domeniul evidentei documentelor cu regim special;

tine evidenta documentelor cu regim special utilizand fisele de magazie pentru documentele cu regim special;

integistraza intrarea in gestiune a tuturor documentelor achizitionate;

inregistreaza iesirea din gestiune a documentelor predate pentru utilizare catre compartimente;

verifica decontarea corecta a documentelor utilizate;

in domeniul inventarierii valorilor materiale;

participa, alaturi de personalul din depozit, la inventarul periodica al marfurilor din depozite;

participa la inventarierea anuala a mijlocelor fixe si a obiectelor de inventar;

verifica inventarele intocmite si corecta valorificare a lor;

inregistreaza in contabilitate diferentele de inventar constatate;

propune spre casare mijloacele fixe cu durata expirata si care nu mai pot fi utilizare;

propupe spre casare obiectele de inventar uzae integral;

Competentele si obligatiile biroului depozit.

in domeniul intocmirii notelor de receptie;

primeste si receptioneaza marfa, cantitativ si valoric;

intocmeste si semneaza Notele de receptie marfa;

opereaza pe calculator intrarile de marfa;

in domeniul facturarii marfurilor din gestiune;

executa livrarea de marfa la cerere sau prin dispozitie de livrare emisa de sectorul comercial;

opereaza pe calculator iesirile de marfa si intocmeste facturile de livrare;

executa transferul de marfa intre gestiuni si opereaza pe calculator intraea/iesirea marfurilor prin transfer;

intocmeste avizele de expediere pentru marfurile transferate fara factura;

in domeniul evidentei stocurilor;

opereaza pe calculator toate intrarile si iesire de marfuri, numai pe baza de documente primare legal intocmite;

informeaza conducerea unitatii asupra calitatii necorespunzatoare a unor marfuri;

informeaza conducerea unitatii asupra stocului de marfa nevandabil;

informeaza conducerea unitatii asupra perisabilitatii unor marfuri;

tine evidenta de raft a marfurilor prin etichete din care sa rezulte codul si denumirea produsului;

in domeniul inventarierii stocurilor;

participa la inventarierea fizica, periodica a stocului de marfa din gestiune;

verifica inventarea intocmite cu stocul faptic din teren si semnaleaza contabilitatii neconcordantele aparute;

propune spre casare sau declasare a marfurilor depreciate fizic;

opereaza pe calculator diferentele cantitativ-valorice constatate cu ocazia inventarierii peiodice;

in domeniul confruntarii cu evidenta contabila generala;

lunar intocmeste lista stocurilor existente in ultima zi a lunii si o confrunta cu contul de marfa din contabilitate;

sesizeaza abaterile si solicita masuri pentru remedierea erorilor;

lunar intocmeste jurnale de intrare a marfurilor, din care sa rezulte valoarea marfurilor la prt de intrare, valoarea Tva si valoarea totala a facturii;

confrunta jurnalul marfurilor intrate cu operatiunile contabile si sesizeaza abaterile solicitand corectarea erorilor;

lunar intocmeste jurnale de iesire a marfurilor, din care sa rezulte valoarea

marfurilor livrate la prt de livrare si la prt de intrare, valoarea Tva si valoarea totala a facturii;

confrunta jurnalul marfurilor iesite cu operatiunile contabile si sesizeaza abaterile solicitand corectarea erorilor;

in domeniul evidentei documentelor cu regim special;

preia din contabilitatea generala documentele cu regim special (facturi, avize, chitante fuscale etc.);

tine evidenta documentelor preluate si folosirea lor;

utilizeaza documentele cu regim special in stricta concordanta cu instructiunile de intocmire si utilizare a lor;

face decontarea la contabilitate a documentelor utilizate;

Conditii minimale privind evidenta contabila pe calculator.

Programul de calculator trebue sa indeplinesca conditiile minimale prevazute in OMF 425/1998

In acest sens, este necesar:

programul sa permita preluarea tuturor procedurilor legale in vigoare, cu posibilitatea de actualizare periodica a lor;

personalul unitatii sa cunoasca functiile de baza ale programului;

gestionarea usoara a pachetului de programme si asigurarea protectiei;

solutionarea eventualelor erori;

posibilitatea de verificare a modului de functionare;

posibilitatea de verificare a operatiunilor contabile;

criteriile minimale ale programului sunt:

n      sa fie in concordanta cu legislatia in vigoare;

n      sa precizeze clar sursa continutul si apartenenta datelor;

n      sa asigure liste ale operatiunilor efectuate;

n      sa asigure reluari automate a soldurilor precedente;

n      sa asigure conservarea datelor;

n      sa nu permita inserari, modificari eliminari etc. a datelor din perioadele inchise;

n      sa asigure elementele constitutive ale inregistrarilor contabile legale;

n      sa asigure confidentialitatea datelor prelucrate;

n      sa asigure listari clare;

Obligatiile Prestatorului de lucrari contabile.

In cazul efectuarii lucrailor de contabilitate printr-o societate specializata, exista urmatoarel obligatii:

1. Obligatiile societatii de contabilitate:

sa verifice corectitudinea documentelor emise;

sa execute integral si la termen prelucrarile contabile ,sa incadreze actele primare in formulele contabile legale;

sa intocmeasca jurnalele de operatiuni, jurnalul de inventar si jurnalele de vanzari si cumparari si celelalte jurnale legale;

sa intocmeasca fisele contabile, balanta de verificare, situatiile cu componenta soldurilor conturilor de clienti, furnizori, debitori, creditori;

sa verifice situatia contului " CASSA " cu Registrul de Casa;

sa verifice concordanta conturilor de banca cu soldurilor extraselor de cont bancare;

sa respecte integral prevederile legale in domeniu;

sa aplice regulile si procedurile legale de intocmire a contabilitatii;

sa intocmeasca dosaul de contabilitate a lunii;

sa intocmeasca deconturile de impozit pe profit, deconturile de TVA sa le prezinte pentru semnare si sa le predea organelor fiscale;

sa intocmeasca la termen raportarile bilantiere, sa le prezinte pentru semnatura si sa le depuna la organele fiscale;

sa sesizeze Beneficiarul de eventualele incorectitudini observate in documentele contabile justificative si sa pretinda modificarea, inlocuirea sau anularea lor, dupa caz;

sa sesizeze eventulele lipsuri de documente bancare sau de casierie, pentru eviterea inregistrarilor eronate ca urmare a acestor lipsuri;

sa atentioneze de obligatiile ce decurg din legislatia financiara si de impozitare, privind plata lor la termen;

sa explice, la cerere, continutul lucrarilor executate pentru buna lor receptie;

sa acorde, la cerere, asistenta contabil-financiara necesara pentru intelegerea si respectarea prevederilor legale;

1. Obligatiile serviciilor specializate :

sa tina evidenta formularelor cu Regim Special (facturi, chitante fiscale etc.), sa le intocmeasca in mod corect, sa respecte circuitul diferitelor exemplare, sa le predea la contabilitate in luna pentru care au fost emise, si sa le arhiveze pe cele anulate (toate exemplarele);

sa intocmeasca, cu respectare legislatiei in vigoare, toate celelalte documente primare justificative privind miscarea de patrimoniu: avize de expeditie, note de receptie, bonuri de consum, bonuri de transfer, chitante si dispozitii de plata catre casierie, ordine de plata bancare, procese verbale de clasare-declasare a materialelor si marfurilor, bonuri de retur din sectii, ordine de deplasare, state de salarii etc;

sa intocmeasca deconturile de cheltuieli, insotite de documentele justificative, sa le vizeze din punct de vedere al acceptarii costurilor si sa le predea la contabilitate;

sa intocmeasca borderourile de cheltuieli cu materiile prime, materialele, combustibili, lubrifianti etc. destinate consumului productiv, grupate pe locurile de colectare (sectie, subsectie, gestiune etc) si categorii de cheltuieli si sa le predea la contabilitate;

sa tina evidenta gestionara sortimentala cantitativ-valorica (pe fise de magazie) a materialelor, marfurilor, obiectelor de inventar si mijloacelor fixe;

sa respecte secventa numerica in numerotarea documentelor justificative;

sa respecte regulile de manuire a numerarului si sa intocmeasca registrul "Casa", in care va face operatii zilnice, in ordine cronologica, pe baza de documente justificative. Sa urmareasca respectarea plafonului de casa si a plafonului pentru operatiuni in numerar, sa depuna numerarul in exces la banca;

sa depuna si sa ridice documentele bancare;

sa respecte termenul de predare a documentelor justificative care necesita inregistrari in contabilitate;

sa exercite, conform legii, controlul financiar preventiv, prin persoana special delegata in acest sens ;

sa informeze de orice opertiune patrimoniala care a fost efectuata si pentru care nu exista documente legale, sau care s-au pierdut, s-au distrus, s-au predat altor societati etc.;

sa receptioneze lucrarile realizate de societatea de contabilitate si sa aplice semnaturile legale pe documentele finale;

sa plateasca in termen taxele si impozitele catre organele de stat (impozitul pe profit, impozitele si taxele pe salarii, impozitul pe dividende, alte impozite si taxe);

sa execute cel putin odata pe an lucrarile de inventariere a patrimoniului, in confomitate cu LEGEA 82/91 si a celorlalte dispozitii legale in domeniu, precum si inventarierea lunara a productiei realizate si a productiei neterminate;

sa analizeze in Adunarea Generala a Asociatilor, si in Consiliul de Administratie, datele din bilant si rezultatele financiare, si sa aprobe Bilantul, Contul de Profit si Piederi si repartitizarea profitului (pierderii);

sa asigure conditiuni corspunzatoare pentru arhivarea documentelor contabile, in confornitete cu LEGEA 82/ 1991;