Sistemul de documente utilizate pentru evidenta stocurilor

Sistemul de documente utilizate pentru evidenta stocurilor

Activele circulante materiale din cadrul unei intreprinderi ocazioneaza numeroase operatiuni, cum ar fi : aprovizionarea, pastrarea, eliberarea din depozite, prelucrarea in procesul de productie, vanzarea, inventarierea etc. Aceste operatiuni trebuie consemnate in diferite documente de evidenta operativa a stocurilor.

Intreprinderile emit catre furnizori comenzi, iar pe baza acestora se incheie contracte economice. In anumite conditii, contractele economice sunt inlocuite de catre furnizori prin confirmarea de comanda.

Pentru intrarile de stocuri se pot utiliza urmatoarele documente :

Avizul de insotire a marfii, care se emite la livrarea stocurilor si serveste ca document pentru eliberarea si scaderea din depozit a stocurilor, ca document de insotire a bunurilor pe timpul transportului, ca document care sta la baza intocmirii facturii si ca document de incarcare a gestiunii cumparatorului.

Factura fiscala, care se intocmeste in momentul livrarii bunurilor, cu sau fara aviz de insotire a marfii. Factura reprezinta actul justificativ pentru decontarea livrarilor care sunt efectuate.

Nota de receptie si constatare de diferente, care se intocmeste la primirea si receptia bunurilor, in cazurile cand exista diferente la receptie, cand sunt depozitate in mai multe locuri.

Bon de predare-transfer-restituire, document folosit atat la consemnarea depozitarii unor bunuri provenite din productie proprie, cat si pentru transferul lor intre magazii ca restituiri la locurile de depozitare initiale.

Luarea in primire a bunurilor aprovizionate se numeste receptie, care presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:

receptia transportului - se efectueaza de catre delegatul intreprinderii cumparatoare si consta in verificareaa starii ambalajelor. Pentru lipsurile constatate se intocmeste un proces-verbal de constatare, semnat de ambele parti ;

receptia cantitativa - se efectueaza de catre gestionar si presupune confruntarea datelor din documente (comanda, aviz de insotire a marfii sau factura fiscala) cu cantitatile de stocuri efectiv primite. Pe baza constatarilor facute, gestionarul intocmeste nota de receptie si constatare de diferente ;

receptia calitativa - se realizeaza de catre un specialist (tehnolog sau merceolog). Pentru anumite materiale se iau probe pentru analiza chimica, tehnica etc.

In cazul unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea unitatii se procedeaza astfel ;

bunuri sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare;

bunuri sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrate in gestiune.

Pentru iesirile de stocuri se pot folosi urmatoarele documente :

Avizul de insotire a marfii si Factura Fiscala, pentru iesirile in afara unitatii patrimoniale;

Bonul de consum, pentru materii prime si materiale date in consumul productiv, care poate fi Bon de consum individual si Bon de consum colectiv;

Fisa limita de consum, utilizata la consumul materiilor prime cu frecventa mare a iesirilor din magazie;

Bon de vanzare, utilizat pentru vanzarea de marfuri prin unitatile cu amanuntul.

Livrarea marfurilor si a produselor se efectueaza pe baza    Dispozitiei de livrare, Avizului de insotire a marfii si Facturii Fiscale. In cazul unor decalaje intre vanzarea si livrarea bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din unitate, nemafiind considerate proprietatea acesteia, asftel:

bunuri vandute si nelivrate se inregistreaza distinct in gestiune, iar in contabilitate, in conturi in afara bilantului;

bunuri livrate, dar nefacturate, se inregistreaza ca iesiri din gestiune atat la locurile de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea acestora din gestiune.

Evidenta operativa a stocurilor se realizeaza acolo unde se produc faptele. Documentul de evidenta operativa a stocurilor este Fisa de magazie. Fisa de magazie se conduce la locurile de depozitare a stocurilor pentru fiecare sortiment care este depozitat. Operatiile economice se consemneaza in Fisa de magazie numai cantitativ.

Pentru urmarirea realizarii contractelor de aprovizionare cu bunuri se intocmesc urmatoarele documente de evidenta operativa Registru de comenzi si Fisa de urmarire a executarii contractelor. Aceste documente se utilizeaza si pentru urmarirea sosirii transporturilor si plata facturilor.

In functie de specificul activitatilor, mai pot fi intocmite si alte documente de evidenta operativa cum sunt :

Raportul de gestiune ;

Registrul stocurilor ;

Bonul de primire in consignatie ;

Borderoul de primire a obiectelor in consignatie ;

Borderoul de iesire a obiectelor din consignatie ;

Borderoul de predare a documentelor.[1]