URMARIRE OBLIGATII

URMARIRE OBLIGATII

Nu este un modul de introducere de date (ca celelalte module prezentate pana acum) ci este unul creat pentru vizualizarea si evidenta obligatiilor cu partenerii si a avansurilor din trezorerie, pentru evidenta, deci in mare parte, a clasei 4 de conturi contabile datorii si obligatii fata de terti. Acestia sunt delimitati pe submodule (grupe): furnizori, clienti, creditori si debitori, dar si in ansamblu, pe conturi din clasa 4 de pasiv si activ.

Datorita similaritatii listelor obtinute, aceste submodule sunt prezentate in comun. Astfel, prin selectarea unuia din primele 5 submodule sau submodulele 9 si A se deschide urmatoarea fereastra de selectie:

Obligatiile globale prezinta toate obligatiile, din cursul anului, chiar daca sunt sau nu achitate. Obligatiile achitate integral prezinta obligatiile achitate in intregime, fara sold. Obligatiile achitate partial prezinta obligatiile cu sold. Obligatiile globale sunt alcatuite din cele achitate integral si cele achitate partial. Adaugare obligatii din sold se foloseste indeosebi la constituirea unei noi societati si la introducerea obligatiilor initiale, insa daca este cazul se poate folosi in orice moment.

Prin selectarea oricarei optiuni referitoare la obligatiile prezentate (1-3) apare un filtru dupa data de inceput si de sfarsit a situatiei care se doreste a se obtine, si dupa contul analitic (in cazul conturilor sintetice cu analitice se introduce direct analiticul: 1, 2 sau alta cifra). In cazul conturilor de pasiv sau activ (submodulele 9 si A) in locul analiticului apare ca filtru contul contabil.

Necompletarea campurilor de data din filtru are ca efect listarea tuturor obligatiilor fara sa se tina cont de data, iar in cazul necompletarii contului analitic efectul este listarea obligatiilor contului sintetic.

Un alt filtru este cel de alegere a obligatiilor dupa unul sau dupa toti partenerii. In cazul alegerii unui singur partener se va selecta acesta din lista care se deschide pe ecran.

De asemenea, obligatiile pot fi filtrate si dupa localitate cu conditia ca aceasta sa fie introdusa cu majuscule in fisierul de parteneri.

Dupa parcurgerea acestor filtre apare o fereastra cu tipurile de liste ce pot fi obtinute pentru respectivele conturi:

Vizualizare la zi permite vizualizarea situatiei obligatiilor in momentul vizualizarii. Daca la filtrul de data s-a completat data de sfarsit, atunci va apare situatia obligatiilor pana la data respectiva cu achitari pana la zi.

Vizualizare la zi se prezinta sub forma unei liste de parteneri (in partea stanga a ecranului) si a doua ferestre: prima prin care se vizualizeaza situatia obligatiilor, iar a doua detaliaza modul de achitare a acestora. Deplasarea intre ferestre se realizeza cu tasta TAB. Datele sau informatiile pot fi modificate, in cadrul acestor ferestre cu combinatiile de taste CTRL+A (adaugare) si CTRL+T (stergere sau refacere) insa se recomanda sa se evite aceste situatii. In partea inferioara a ecranului apare situatia partenerului pe care este situat prompterul, dupa validarea acestuia cu Enter, si soldul total la zi al obligatiilor contului respectiv in functie de filtrele alese. Iesirea din ecranul de vizualizare la zi se face cu tasta ESC.

Balantele sintetice, analitice (cu sau fara sold precedent) prezinta situatia obligatiilor la momentul datei de sfarsit din filtru. Contine crearea si achitarea obligatiilor pana la acea data.

Fisele dupa data si numar document prezinta obligatiile fiecarui partener in parte, in functie de filtrele selectate, ordonate dupa data sau numar document.

In cadrul aceleasi ferestre sunt prezente doua optiuni de verificare a obligatiilor cu achitarile si a achitarilor cu obligatiile. Pentru corectitudine, trebuie ca ferestrele ce se deschid la selectarea acestor optiuni sa fie goale.

Submodulul de Urmarire clienti prezinta in plus situatiile cu topul vanzarilor si topul datornicilor, utilizatorul putand sa selecteze numarul clientilor care sa apara in top. Necompletarea numarului va genera o lista cu toti clientii ordonati in functie de topul ales.

Daca este selectata optiunea (la crearea societatii) de lucru cu agenti comerciali, atunci pe langa listele prezentate, in submodulul urmarire clienti, mai apar si urmatoarele liste:

balante pe agenti, analitice si sintetice, cu situatia pe fiecare client;

incasarile pe fiecare agent in functie de scadenta obligatiilor (E);

incasarile pe fiecare agent pe o anumita perioada (F);

incasarile pe fiecare agent pe o anumita perioada, intr-o anumita limita de timp de la facturare ori de la scadenta (G).

Fiecare situatie poate fi vizualizata pe ecran, listata la imprimanta sau intr-un fisier text sau, pentru o aranjare dupa propriile dorinte ale utilizatorului, exportata in Excel. Rapoartele pot fi, de asemenea, modificate de catre utilizatorii cu cunostinete superioare in informatica.

In cazul situatiilor pentru listare, poate apare fereastra de interogare: Doriti eliminarea din lista a facturilor compensate (+ cu -) (D,N)? care este folosita pentru a nu mai prezenta in liste obligatiile cu sume identice pe + si - (desi in vizualizari obligatii parteneri, aceste sume exista). Aceasta optiune de eliminare sau compensare are efect numai cu interventia utilizatorului in submodulul de obligatii de achitat ce se gaseste in aproape orice modul prin alegerea Tipului partenerului (furnizor, client etc.) Nume partener, deschizandu-se fereastra de obligatii a partenerului. La obligatiile cu sume identice pe + si -, in ultimul camp din dreapta, cel de valid, se completeaza cu cifra 6, pentru ambele obligatii.

Submodulul de Intretinere baze realizeaza o reorganizare a bazelor de date si o serie de verificari:

Intre incasarile din casa si banca cu fisierul de incasari obligatii;

Intre platile din casa si banca cu fisierul de plati obligatii;

Existenta tuturor achitarilor, platilor si incasarilor, atat in casa / banca cat si in fisierul de achitari obligatii.

Aceste verificari genereaza fisiere temporare care pot fi sterse cu ajutorul ultimei optiuni din acest submodul: stergere fisiere de erori.