Controlul financiar - Notiunea, rolul si functiile controlului financiar

Controlul financiar - Notiunea, rolul si functiile controlului financiar

Controlul este actiunea de stabilire a exactitatii operatiunilor materiale, care se efectueaza anticipat executarii acestora, concomitant sau la scurt interval de la desfasurarea operatiunilor. Controlul consta in a verifica daca totul a fost efectuat in conformitate cu programul fixat, dupa ordinile date si principiile stabilite.De asemenea, poate fi considerate o actiune de control, supravegherea sistematica si continua a unei activitati. Controlul se poate exercita personal sau cu ajutorul unor aparate speciale de control.

Controlul financiar- componenta a controlului economic- are ca obiectivitate cunoasterea de catre stat a modului cum sunt administrate mijloacele materiale si financiare, de catre societatile comerciale, publice, modul de realizare si cheltuire a banului public, urmareste asigurarea si consolidarea echilibrului financiar, asigurarea eficientei economico-financiare, dezvoltarea economiei nationale.

Instrument al politicii financiare a statului, controlul financiar reperezinta un mijloc de prevenire a faptelor ilegale, de identificare a deficientelor si de stabilire a masurilor necesare pentru restabilirea legalitatii.

Prin modul de organizare si exercitare, precum si prin modul si obiectivele ce le urmareste, controlul financiar indeplineste unele functii si anume: functia de evaluare, preventive, de documentare recuperatorie si o functie pedagogica.

1. Functia de evaluare. Cuprinde acte si operatiuni de estimare a situatie de facto, comparative cu cea de juro, realizarile obtinute in raport cu obiectivele si scopurile prestabilite. De asemenea, prin intermediul acestei functii, pe langa constatarea starii reale, se efectueaza si o apreciere a performantelor unei actiuni economice, precum si a unor entitati organizate ca persoane juridice.

2. Functia preventiva. Consta intr-o serie de masuri luate de catre organelle de control, in vederea evitarii si eliminarii unor fraude, inainte de a se produce efectele negative ale acestora, prin identificarea si anularea cauzelor care le genereaza sau favorizeaza. Prin caeasta actiune, controlul are sarcina de a opri actele si operatiunilor care nu sunt legale, in faza de angajare a societatii comerciale de consiliu de administratie al acesteia. In aceste sens, actiunea preventive se manifesta inaintea emiterii actelor sau efectuarii operatiunilor, astfel incat sa se printampine eventualele prejudicii. Prin intermediul acestei functii, pe langa legalitatea actelor si operatiunilor se mai urmareste oportunitatea, necesitatea si economicitatea acestora.

3.Functia de documentare. Permite cunoasterea proceselor care au loc in activitatea economica, a rezultatelor activitatii din structurile economice, relevarea fraudelor si depistarea cauzelor acestora, precum si identificarea actiunilor eficiente pentru a fi generalizate. Astfel, controlul participa nemijlocit la actul de conducere, furnizand date si informatii pentru fundamentarea deciziilor economico-financiare.

4. Functia recuperatorie. Evidentiaza un aspect foarte important al controlului financiar, deoarece ea nu se limiteaza la prevenirea si aprecierea starii de fapt, dar actioneaza si pentru descoperirea si recuperarea pagubelor, precum si pentru stabilirea, conform legii,a raspunderii juridice. Pentru recuperarea prejudiciilor constatate, organelle de control au obligatia de a stabili forma procedurala prin care urmeaza sa se faca recuperarea, pentru stabilirea integritatii avutului public.

Formele procedurale legale de recuperare sunt: recuperarea pe cale executarii silite, recuperarea pe calea raspunderii materiale reglementata de legislatia muncii, precum si recuperarea pe calea actiunii civile in justitie.

5. Functia pedagogica. Permite actiuni de educare a celor care au drepturi si obligatii in formarea si utilizarea fondurilor publice. Controlul, prin rezultatele sale, contribuie la formarea deontologiei profesionale, indeosebi a celor implicate in administrarea fondurilor publice. La randul lor, persoanele care alcatuiesc corpul de control, prin nivelul de pregatire si atitudine civica, trebuie sa reprezinte un model de comportament correct dar si intransigent. Aceasta functie se realizeaza si in combaterea manifestarilor ilegale, prin depistarea si sanctionarea lor cu fermitate. Publicitatea realizata in jurul acestor cazuri va contribui si va favoriza indeplinirea corecta, in deplina legalitate a atributiunilor de serviciu. Exercitatea intr-un spirit de obiectivitate si legalitate a controlului, este in masura sa asigure relatii corecte si civilizate intre controlor si controlat.

Formele controlului financiar

Controlul financiar are sarcina de a preveni angajarea de cheltuieli fara o justificare economica, de a asigura profit sporit in folosirea resurselor materiale, financiare si de munca.

Controlul financiar se realizeaza prin anumite forme care se imbina, se completeazxa reciproc si alcatuiesc impreuna sistemul integrat, general si cu character unitary asupra tuturor domeniilor si sectoarelor de activitate economico-sociala. Imbinarea stransa, unitara, a diferitelor forme de control asigura desfasurarea intregii activitati financiare in conformitate cu directivele stabilite, facandu-se posibila delimitarea fiecarei form, precum si stabilirea organelor care il executa.

Un prim criteriu de delimitare a formelor este dupa momentul in care se efectueaza, si anume: controlul financiar preventive concomitant si controlul financiar ulterior.

Controlul preventiv. Este un control specializat, care implica verificarea si analiza activitatii economice si financiare sub aspectul legalitatii, oportunitatii, necesitatii actelor si operatiunilor, a utilizarii cu eficienta a fondurilor materiale si banesti precum si pentru asigurarea integritatii acestora.

Prin acest control se urmareste sa se previna inregistrarea fenomenelor negative si disfunctionalitatea in economie prin incalcarea dispozitiilor legale. De aceea acest control trebuie sa actioneze in vederea perfectionarii activitatii tehnologice si tehnico-economice, ca un factor primordial al cresterii eficientei.El se realizeaza la toate nivelele, contribuind la mentinerea ordinii si disciplinei, la respectarea legalitatii, a principiilor liberei initiative si loialitati. Controlul financiar preventiv se exercita de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil.

Se supun controlului financiar preventive documentele si operatiunile ce se refera la drepturi si obligatii patrimoniale ale unitatii in faza de angajare si de plata in raport cu alte personae juridice si fizice.

Documentele ce contin operatiuni supuse contolului financiar preventiv si circuitul acestora se stabilesc de conducerile ministerelor, ale altor organe centrale de stat, prefecturilor, si regiilor autonome in functie de specificul activitatii financiare.

Organizarea controlului financiar preventiv intr-o unitate are foarte mare importanta pentru eviatrea partilor duble sau chiar triple, cu mijloace de plata diferite folosite concomitent, numerar, cec. In vederea exercitarii corecte a acestui control, seful compartimentului financiar -contabil din fiecare unitate va elabora un grafic al circuitul documentelor ce contin operatiunile supuse controlului, care va cuprinde si responsabilitatea sefilor compartimentelor de specialitate imputernicit sa semneze documentele respective, care raspund de realitatea si exactitatea datelor si legalitatea operatiunilor consemnate, prezentarea lor in termenul lor legal prevazut in grafic, conform instructiunilor in vederea efectuarii platilor si corecta lor intocmire.

Controlul concomitent. Se exercita in timpul desfasurarii proceselor economice si financiare, simultan cu efectuarea actelor si operatiunilor legate de aceste activitati, cu scopul de a interveni pentru corectarea sau diminuarea, eliminarea deficientelor si ilegalitatilor. Prin acest control se urmareste cunoasterea operativa a modului in care se indeplinesc sarcinile si se gestuioneaza patrimoniul.

Acest control se exercita sistematic pentru asigurarea desfasurarii proceselor economico-financiare la parametrii eficienti si este efectuat din interiorul unitatii, iar datele culese in timpul controlului sunt consemnate intr-un registru de control.

Controlul ulterior acest control se poate exercita asupra actelor si operatiunilor economico-financiare si dupa ce acestea au fost executate fiind desfasurate de organele din afara societatii cat si de organele proprii prin actiuni periodice.

Controlul este necesar sa se efectueze din mai multe considerente, si anume:

-intrepretrea eronata ori necunoasterea prevederilor legale;

-lipsa de supraveghere din partea conducatorului ierarhic;

-autonomia si independenta atribuite eronate etc.

Aceasta forma de control contribuie la identificarea, mobilizarea si formarea resurselor interne din economie, verifica legalitatea, oportunitatea si eficienta activitatilor, reface integritatea patrimoniului lezat prin frauda si se actioneaza persoanele care au incalcat reglementarile juridice.

Exista si alte criterii de delimitarea a controlului, si anume: dupa sfera de activitate poate fi intern, deci pe baza dispozitiilor din interiorul societatii, sau extern pe baza documentelor existente la alti agenti economici.

Controlul poate fi permanent sau periodic, total sau partial. Poate fi de asemenea grupat pe diverse sectoare ale activitatii si anume controlul de magazin, de documente etc.

Controlul poate fi impartit si dupa organele care il executa in control financiar ierarhic, control de gestiune sau control de executie, de asemenea se poate imparti si dupa modul de concretizare in urmatoarele forme: control direct, control indirect, control de drept si control de fapt.

Metodele controlului financiar

Metodologic, controlul este un proces de cunoastere si perfecdtionare prezentand atat o latura obiectiva determinata de specificul obiectului, cat si o latura subiectiva, prin acea ca in anumite momente obiectul este simplificat.

Metodologia de control, ca ansamblu de instrumente, metodologic organic structurate, se utilizeaza selectiv, diferentiat in functie de natura activitatilor sau operatiunilor controlate, formele de control fianaciar, sursele de informare pentru control, natura abaterilor existente si a posibilitatilor de perfectionare a activitatii controlate.

Metodologia de control utilizeaza atat modalitati proprii de cercetare si actiune cat si ale altor discipline, putand fi folosite o serie de metode tehnice ca: controlul financiar faptic, controlul financiar documentar, controlul financiar tematic, controlul financiar total, controlul financiar partial, controlul financiar complex, controlul financiar incrucisat, controlul financiar mixt, controlul financiar repetat, etc. Aceste metode se utilizeaza in mod selectiv si combinat in raport de circumstantele concrete diferite.

Controlul financiar faptic este acel procedeu de stabilire reala a existentei si miscarii mijloacelor materiale si banesti si a desfasurarii activitatii economice financiare. Acest control se exercita la fata locului printr-o observare directa, constatand acele situatii ce nu rezulta din documente, ca urmare aceste doua forme de control completandu-se.

Dintre cele mai improtante modalitati de realizare a controlul financiar faptic mentionam: inventarierea, observarea directa, expertiza tehnica, analiza de laborator.

Inventarierea, ca modalitate principala de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existentei cantitative si calitative a elementelor de activ si pasiv ale unei unitati si modul de executare a sarcinilor de catre gestionari.

Inventarierea joaca un lor important prin faptul ca prin el se poate face comparatie intre datele stabilite si cele din documente, stabilindu-se daca exista sau nu diferente; tocmai de aceea, pentru a se stabili realitatea este necesar ca acest control sa se faca inopinat.

Prin observarea directa, se urmareste modul cum este organizat si functioneaza un compartiment, daca se respecta prescriptiile legale in desfasurarea unei activitati, in ce masura este utilizat timpul de munca corespunzator etc. Aceasta tehnica are rolul de a stabili situatiile practice, daca personalul isi indeplineste actiunile de serviciu, aceasta facandu-se pe baza de program si inopinat.

Expertiza tehnica si analiza de laborator sunt modalitatile controlului faptic care se folosesc pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realitatii unei operatii, calitatii unor produse, continutul unor anumite lucrari, volumul manoperei si cantitatii de materiale necesare pentru executarea lui.

Controlul financiar documentar se exercita prin verificarea documentelor existente in cadrul evidentei contabile. Prin acest procedeu se stabileste realitatea, oportunitatea, necesitatea si legalitatea operatiunilor economico-financiare care se controleaza.

Controlul financiar tematic consta in verificarea unei anumite probleme-operatiuni de casierie, evidenta si pastrarea mijloacelor materialelor banesti, retributia muncii- cu scopul de a generaliza, de a face comparatii si de a concluziona.

Controlul financiar total se executa asupra tuturor actelor si operatiunilor ce au avut loc in perioada de la ultimul control financiar. Este cel mai cuprinzator si sigur, insa datorita volumului mare de munca nu poate fi folosit decat la unitatile mici.

Controlul financiar partial presupune verificarea numai a unor sectoare din activitatea unitatii controlate si pe o anumita perioada de timp. Acest procedeu se poate efectua si prin sondaj, asupra unor acte sau operatiuni economice financiare.

Controlul financiar complex reprezinta cercetarea intregii activitati a unitatii, de la probleme economico-financiare pana la probleme tehnice si de cadre. Acest control se realizeaza de o echipa formata din organe de control financiar si specialisti din domeniile controlate. Are avantajul cunoasterii activitatii in totalitate a unitatii, obtinandu-se date complete atat cu privire la rezultatele negative, cat si cele pozitive.

Controlul financiar incrucisat consta in verificarea documentatiei unitatii controlate, concomitent cu o verificare a documentelor unitatilor cu care aceasta are relatii economice si financiare in scopul constatarii autenticitatii actelor si operatiunilor efectuate. Prin acest control se confirma ca datele inscrise in documentele sau evidentele controlate corespund realitatii. Acest control constituie o confirmare externa a datelor.

Controlul financiar mixt presupune folosirea mai multor procedee tehnice de control, cu scopul de a realiza o mai mare eficacitate a actiunii de verificare si de a elimina dezavantajele unora dintre procedeele de control.

Controlul financiar repetat se exercita in situatia cand rezultatele actiunii de control, efectuate anterior, sunt neconcludente, incomplete sau nesatisfacatoare, si deci, se impune cu necesitate un nou control.

Controlul poate fi departamental sau extradepartamental, atunci cand unitatea care controleaza si ce controlata, precum si organele de control apartin aceluiasi departament sau sunt din departamente diferite.

In concluzie se poate spune ca metodele controlului economico-financiar prezinta unele trasaturi specifice care constau in sesizarea unor fapte cu caracter general si specific din structura interna a unitatii prin intermediul cercetarii directe a fenomenelor, ca: stabilirea legalitatii, necesitatii, oportunitatii, sinceritatii si realitatii operatiunilor, stabilirea modului de indeplinire a indicatorilor calitativi si cantitativi, cunoasterea faptelor care au determinat rezultatele.

Procedura executarii controlului financiar

Procedura controlului financiar este alcatuita dintr-un ansamblu de acte si operatiuni privind organizarea, desfasurarea si valorificarea rezultatelor actiunii de control.

Rezultatele actiunii de control sunt determinate tocmai de modul de programare si organizare, asigurandu-se astfel ordinea in munca. Procedura controlului financiar se desfasoara pe baza unui plan bine determinat, intr-o anumita ordine, care poate fi grupata pe sase etape.

Prima etapa consta in pregatirea echipei de control financiar, prin informarea si documentarea asupra dispozitiilor legale cu privire la specificul unitatii ce urmeaza a fi controlata, actele normative cu caracter economico-financiare, analizarea actelor de control anterioare, masurile luate in urma verificarilor, sesizarilor facute de catre banca finantatoare, cele ale intreprinderilor cu care are legaturi economice. Pregatirea echipei de control joaca un rol important, deoarece da posibilitatea de a stabili problemele de baza si de a asigura calitatea controlului.

Cea de-a doua etapa este prezentarea la unitatea in care urmeaza sa se efectueze controlul. Organele de control cer conducerii unitatii sprijinul pentru efectuarea controlului in bune conditii, prin a li se pune la dispozitie toate materialele necesare.

A treia etapa conrespunde organizarii activitatii echipei de control. Dupa constatarile facute in urma informarii, documentarii, se intocmeste un plan de lucru in care se prevad obiectivele cuprinse in tematica de control, metodele folosite etc. Cu cat acest plan este intocmit, cu atat creste calitatea controlului.

O alta etapa reprezinta desfasurarea actiunii de control, care consta in verificarea propriuzisa a actelor si operatiilor, legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea si realizarea acestora.

Controlulo are la baza in primul rand date din evidentele contabile, insa nu sunt suficiente, de aceea se controleaza si celelalte documente si evidente care nu sunt de natura contabila. Prin controlul tematic al documentelor si evidentelor se poate obtine un tablou complet asupra continutului operatiunilor si proceselor economice ale unitatii controlate. Procesele economice se reflecta insa clar in indicii sintetici si analitici cuprinsi in bugetele de venituri si cheltuiieli.

Organele de control, in cazul constatarii unor fraude, deplasari, lipsuri in gestiune sau daca documentele sunt dubioase, trebuie sa se realizeze un control incrucisat. Pentru aceasta este necesar sa se ridice documentele cercetate, lasandu-se in locul lor copii. Este foarte important ca documentele sa fie ridicate imediat pentru ca acestea sa nu fie modificate sau distruse.

In timpul controlului, in caz ca se descopera abateri, comise in mod constient sau inconstient, vinovatilor li se va cere sa dea explicatii in legatura cu acea problema.

O alta etapa consta in redactarea actelor de control, acestea constand in fundamentarea concluziilor, a constatarilor si a masurilor propuse, prezentarea abaterilor si a dispozitiilor legale inclacate, persoanele raspunzatoare, pozitia acestora in fata echipei de control, punctul de vedere al echipei de control si concluzia definitiva. In aceasta etapa se sintetizeaza, se definitiveaza constatarile facute in timpul controlului, actele facandu-se in tot acest timp si nu la incheierea controlului, aceasta ar duce la ingreunarea valorificarii actelor.

Ultima etapa consta in valorificarea actiunii de control, care se concretizeaza prin luarea masurilor si urmarirea executarilor de catre unitatea care a dispus controlul, ca urmare a constatarilor facute in acte.

Valorificarea rezultatelor are ca principal scop remedierea deficientelor. Pentru aceasta se va intocmii un plan de masuri, organelor de control revenindu-le sarcina sa acorde sprijinul necesar unitatii pentru a-l realiza..

Putem trage concluzia ca daca se tine cont de toate aceste momente in realizarea controlului, acesta va avea eficienta dorita, descoperindu-se la timp deficientele, asigurandu-se luarea in mod operativ a masurilor ce se impun.

Actele controlului financiar

Activitatea de control presupune in final inscrierea constatarilor organelor de control in anumite documente. Aceste documente, atat ca forma cat si ca structura, fie sunt stabilite de catre organele de control specializate in acest scop, fie sunt luate la aprecierea organelor de control.

Constatarile stabilite in urma controlului sunt consemnate in: raportul de control, actul de constatare a contraventiilor, nota de prezentare a raportului de control si nota de expunere a concluziilor controlului.

Raportul de control este documentul principal al controlului care cuprinde deficientele si abaterile constatate, precum si cauzele si consecintele asupra bunei gospodariri a unitatii controlate.

Acest act se intocmeste pe capitole, intr-o succesiune cronologica, format din o parte introductiva, unde se trec numele organului de control, unitatea care dispune controlul, delegatia pe baza careia s-a efectuat controlul, stadiul de executare a indicatiilor obligatorii si recomandarilor, ca urmare a controalelor facute anterior, perioada in care s-a efectuat controlul. Urmatorul capitol va cuprinde deficientele constatate in legatura cu activitatea unitatii, grupandu-se pe propleme corespunzatoare obiectivelor controlate. Pentru fiecare abatere si deficienta constatata se indica: actele legale incalcate, persoanele raspunzatoare, cauzele, consecintele acestora.

In raportul de control se consemneaza numai constatarile proprii ale echipei de control, bazate pe date si fapte precise, prezentate clar si concis in document. In raport nu se consemneaza opiniile personale ale membrilor echipei de control si nici deficientele ori faptele negative pentru care au fost luate masuri legale, inainte de inceperea controlului.

In ultima parte a raportului de control, se precizeaza ca s-a incheiat controlul si au fost restituite doate documentele de care s-a folosit organul de control, se atara cate exemplare au fost incheiate si se semneaza de organul de control si conducerea unitatii controlate.

In cazul in care se constata fapte care atrag raspunderea penala se intocmeste un act separat care este semnat si de persoanele vinovate precum si de martorii asistenti.

La raportul de control se poate anexa diverse documente precum: situatii, tabele, acte, note de constatare, note explicative.

Notele de constatare reprezinta acele acte constatatorii pentru situatii in care reconstituirea ulterioara nu este intotdeauna posibila. In aceste note se consemneaza situatii de fapt, precum si masurile luate pentru remedierea deficinetelor.

Notele explicative se intocmesc in cazul in care se constata abateri sau fraude care atrag raspundere juridica. Aceste acte sunt intocmite ca niste rapsunsuri la intrebarile organelor de control, pe care le dau persoanele considerate raspunzatoare de abateri si de alte persoane care pot clarifica cauzele si imprejurarile care au determinat nerespectarea actelor normative. Ca urmare a acestor note se definitiveaza constatarile controlului.

Procesul verbal de contraventie se incheie de echipa de control atunci cand se constata inclacarea actelor normative cu privire la disciplina financiara de personalul din unitatea controlata. Acesta cuprinde date privnd faptele savarsite, date despre salariatul raspunzator, cuantumul sumei aplicate ca amenda, se poate acorda si un termen, in care sa se remedieze deficientele constatate, identitatea si semnatura martorului sau confirmarea organului constatatorca s-a incheiat in lipsa de martori.

Acest act se incheie in trei exemplare astfel: unul se da contravenientului, altul organului de control care a instrumentata cazul, si un altul sectiei care executa amenda.

Nota de prezentare a raportului de control, reprezinta un raport personal al organului de control, cu concluzii si propuneri referitoare la abaterile constatate, care se va anexa la actele de control incheiate.

Inc azul in care la controlul efectuat nu se constata nici o deficienta sau fapt ilicit, nu se incheie raport de control ci o nota de expunere a concluziilor controlului, in care se va consemna obiectivele si documentele controlate.

In nota de expunere se pot prezenta si alte situatii care nu pot fi consemnate in raportul de control, ca de exemplu: prezentarea principalelor rezultate pozitive obtinute de unitatea controlata si care pot fi generalizate si in alte unitati.

Felul in care se prezinta aceste acte de control are o importanta deosebita, de acestea depinde remedierea deficientelor si luarea masurilor de imbunatatire a activitatii unitatii controlate. Pentru o mai buna finalitate a actiunii de control, actele organelor de control trebuie sa fie clare, complete, concise, obiective, bazate pe faptele si documentele controlate.