Ghidul participantului la stagiul 1 YPS 3

Ghidul participantului

la stagiul 1 YPS 3

Cateva chestiuni generale

• Acesta este al doilea stagiu din cele doua pe care le are programul, de 7 saptamani (18.08-03.10.208), in structuri ale administratiei publice locale, teritoriale si Organisme Intermediare din tara. El intentioneaza sa le asigure participantilor o intelegere clara a administratiei publice locale din Romania.

In primele 5 zile de stagiu, mentorul si participantii agrea temele de stagiu conform instructiunilor din prezentul ghid si din formularile temelor de stagiu; de asemenea vor agrea un plan de lucru pentru fiecare participant, pentru perioada stagiului. Acest plan de lucru trebuie sa includa activitatile in care va fi implicat participantul, rezultatele asteptate de la el si, acolo unde este posibil, data limita pentru rezultate. Odata intocmit acest plan de lucru, va fi transmis de catre participant prin email la coordonatorul de stagii    de la INA. Anexa 1 la prezentul ghid reprezinta un model de asemenea plan.

Fiecare participant la stagiu va avea doua sarcini generale: sa respecte planul de lucru dovedindu-si cat mai mult utilitatea pentru institutia gazda, si sa rezolve tema de stagiu.

In ceea ce priveste evaluarea participantilor, aceasta va fi efectuata de catre mentori, avandu-se in vedere performanta profesionala a participantului pe perioada stagiului, cat si rezolvarea temei de stagiu. Ca urmare, mentorul va intocmi un raport de evaluare a stagiului, urmarind instructiunile din ghid, in care va evalua si participantul, insistand asupra punctelor tari si a celor care trebuie imbunatatite. Mentorul va nota activitatea participantilor in dupa instructiunile si criteriile din ghid.

Pe perioada stagiului mentorul este incurajat sa ofere cat mai mult feedback informal participantilor, pentru ca acestia sa invete cat mai mult si sa-si poata imbunatati performanta.

Va rugam cititi cu atentie acest ghid, in special sectiunile legate de evaluarea participantilor si raportarea mentorilor.

Pentru orice nelamuriri, neclaritati sau probleme, atat mentorii cat si participantii se pot adresa oricand coordonatorului de stagii din partea INA:

Speram ca aceste informatii pe scurt au fost suficient de clare. Mai multe detalii veti gasi in cuprinsul ghidului. Nu ezita sa ne contactezi in cazul in care mai ai si alte intrebari.

Introducere

Prezentul ghid a fost elaborat pentru a veni in ajutorul participantilor YPS 3 aflati in perioada de efectuare a stagiului 2 in administratia publicalocala, astfel incat acestia sa isi poata indeplini in mod corespunzator rolul atribuit.

Lucrarea de fata propune o prezentare generala a rolului si responsabilitatilor mentorului si ale    participantului. De asemenea, ofera recomandari pentru a facilita intalnirile acestora, astfel incat colaborarea sa fie eficienta. Pe baza acestor sugestii, mentorii si participantii pot hotari de comun acord cum sa isi organizeze activitatea, cu conditia ca, saptamanal, sa programeze cel putin o intalnire pentru a evalua progresul.

Atat mentorul, cat si participantul vor sti de la inceput ca la final de stagiu, mentorul va face o evaluare finala a modului de desfasurare a stagiului, pe baza raportului pe care il intocmesc.

1. Ce este stagiul?

In cadrul YPS, stagiul reprezinta un element esential al procesului de formare. Activitatea desfasurata de participanti pe parcursul stagiului are ca obiectiv dobandirea unei experiente practice valoroase, precum si punerea in practica a cunostintelor si deprinderilor asimilate in timpul perioadei de training.

De aceea, pe intreg parcursul stagiului este necesara implicarea participantului in actiunile zilnice ale institutiei de stagiu, participarea la rezolvarea de probleme, la sedinte de lucru si la toate evenimentele de acest gen, precum si la realizarea de analize privind problematica integrarii europene si reforma administratiei publice romanesti.

Au fost elaborate 2 stagii care acorda suficient timp participantilor sa se implice in activitatea administratiilor unde au fost plasati, dar nu un timp prea lung, incat sa piarda legatura unul cu altul si cu programul de formare. Vor exista 2 perioade de stagiu in Romania:

- prima, de 5 saptamani, in structuri operationale ale autoritatilor si institutiilor administratiei publice centrale din Bucuresti;

- a doua, de7 saptamani in structuri administrative centrale din teritoriu si locale.

In acest fel li se va facilita stagiarior si bursierilor o familiarizare eficienta cu autoritatile si institutiile administrative precum si experienta ambelor sisteme administrative, central si local.

Institutia de stagiu este acea institutie a administratiei publice (minister, sau alta autoritate/agentie a administratiei centrale) care a semnat cu INA acord intitutional si sub a carei coordonare si responsabilitate se desfasoara activitatile pe parcursul perioadei de stagiu pentru unul sau mai multi participanti determinati.

Repartizarea participantilor pe institutiile de stagiu se face de catre INA, in urma consultarilor realizate cu toti factorii implicati. Plasarea in institutia de stagiu este determinata astfel incat sa permita, pe cat posibil, conditii optime de desfasurare a activitatilor specifice.

Mentorul este persoana din cadrul institutiei de stagiu, functionar public de conducere, care are rolul de a coordona activitatea participantului si de a-l indruma pe perioada stagiului.

El are misiunea de a asigura implicarea participantului in activitatea institutiei in toate etapele ei (planificare, organizare, decizie, monitorizare, control), respectiv sub toate laturile (gestiune, resurse umane, financiar, etc.). Aceasta presupune, in primul rand, o mare disponibilitate de timp din partea mentorului.

In al doilea rand, mentorul trebuie sa fie un bun pedagog, cu o experienta bogata si variata. Printre trasaturile sale se numara: motivatia solida de a fi mentor; calitati manageriale; comunicativitate si deschidere; disponibilitate de timp pentru activitatea de mentor.

Mentorul se va implica atat in procesul de organizare a activitatii de stagiu, de derulare si monitorizare a actiunilor concrete la care participa participantul, cat si in evaluarea participantului in ceea ce priveste munca depusa pe parcursul perioadei de stagiu.

Institutul National de Administratie, impreuna cu echipa de asistenta tehnica va monitoriza procesul de derulare a activitatii de stagiu, colaborand in acest sens cu institutia de stagiu. Vizitele de monitorizare nu sunt in mod obligatoriu anuntate.

3. Ce este mentoratul?

Scopul principal al mentoratului consta in a asigura indrumare si sprijin in cadrul unei relatii pozitive, dand posibilitatea unei persoane cu mai multa experienta sa ajute o alta persoana, mai putin experimentata, sa isi atinga obiectivele. Adeseori, aceasta activitate de mentorat se desfasoara in mod natural, in viata de zi cu zi, insa in multe tari, este utilizata si in cadru organizat, in invatamant si in context profesional, in cadrul unor programe de formare profesionala ori in formarea la locul de munca.

Rolul mentorului este sa ofere indicatii si sa consilieze (insa mentorii nu sunt tutori insarcinati cu o contributie mai directa), sa asculte fara sa judece (insa nu sunt consilieri), sa provoace si sa inspire (insa nu trebuie sa preia controlul activitatilor participantului), sa sprijine (dar nu sa ofere solutii salvatoare) si sa incurajeze (insa numai daca participantul preia initiativa). In consecinta, mentorul trebuie sa aplice o abordare echilibrata: nici prea mult, nici prea putin.

Sprijinind procesul de formare/invatare intr-un context practic si profesional, mentorul are nu numai posibilitatea de a imbogati cunostintele participantului privind sistemul administratiei publice si evolutia acestuia, dar si de a-l ajuta sa constientizeze limitele si lacunele acestuia in efortul de a raspunde atat asteptarilor societatii civile, cat si provocarilor reprezentate de procesul de integrare in Uniunea Europeana. Mentorul va avea un rol important, complementar rolului unui formator.

In cele din urma, mentoratul va constitui un parteneriat activ, reciproc avantajos, intre participanti si mentorul lor.

4. Avantajele mentoratului pentru participanti

Cu ajutorul mentorului, participantii vor putea contacta mai rapid persoanele care lucreaza in departamentul-gazda (manager si personal), vor putea accesa mai usor documentatia si orice alte informatii disponibile la nivelul acestui departament si vor beneficia de o prezentare generala a departamentului, care ii va ajuta sa inteleaga misiunile, functiile si atributiile, sa organizeze interviuri cu personalul, sa se integreze in activitatile si sarcinile curente. Mentorii pot oferi sfaturi privind modalitatea optima de folosire a abilitatilor si conduita corespunzatoare care sa faciliteze integrarea participantului in departamentul-gazda. Pot oferi sfaturi pentru a-l ajuta pe participant sa isi indeplineasca mai bine sarcina primita, despre care urmeaza sa scrie un raport la finalizarea stagiului. Pot oferi indicatii pentru un studiu institutional si comentarii pe marginea constatarilor la care au ajuns participantii. Actionand astfel, pot contribui la evitarea unor interpretari gresite, care pot conduce la concluzii eronate.

5. Avantajele mentoratului pentru mentor

Mentorii se vor simti rasplatiti oferindu-le participantilor sprijin si feedback si contribuind direct la procesul de formare a acestora. De asemenea, vor beneficia personal, se vor dezvolta profesional, dobandind noi abilitati manageriale si de cooperare care se vor reflecta asupra propriei experiente profesionale. In propriul context profesional, vor fi apreciati suplimentar pentru indeplinirea rolului de mentor. Mentorii se vor bucura si de exercitarea unui rol functional: pe de o parte, in cadrul retelei INA si in cadrul retelei propriei administratii, pe de alta aparte. In cele din urma, rolul de mentor reprezinta si o oportunitate de a intalni viitori tineri profesionisti, cu inalt potential de dezvoltare, si de a-si compara opiniile cu cele ale generatiei mai tinere.

6. Caracteristicile principale ale unui bun mentor

Este motivat sa indeplineasca rolul de mentor, astfel incat este usor de abordat

Ii place sa dezvolte excelente abilitati interpersonale si de comunicare

Stie sa asculte

Are experienta si cunostintele necesare

Respecta limitele impuse de confidentialitate si de domeniul de activitate

Ii place sa ofere feedback - atat confirmari, aprecieri pozitive, cat si critica constructiva

Are o atitudine respectuoasa si nu judeca

Este deschis si accepta sa analizeze viziuni si puncte de vedere noi

Este dispus la o analiza comparativa a experientelor si practicilor

Pe perioada stagiului participantii vor incerca:

• sa dobandeasca experienta:
• sa aprofundeze cunostintele dobandite;
• sa puna in practica cunostintele si metodele dobandite pe parcursul formarii;
• sa participe la derularea activitatilor din institutia/autoritatea unde efectueaza stagiul (elaborare de documente, participare la reuniuni/sedinte/etc., activitate la nivel de teritoriu s.a.), dupa caz;
• sa-si extinda capacitatile profesionale de analiza si sinteza.

• sa confrunte regulile/principiile care stau la baza activitatii administratiei publice cu realitatea propriu-zisa:
• sa studieze principiile de organizare si functionare in institutia/autoritatea in care efectueaza stagiul (fara insa ca aceasta sa reprezinte esentialul stagiului);
• sa se familiarizeze cu functionarea administratiei, cu procedurile utilizate si modul de punere in practica a legislatiei si a politicilor publice;
• sa participe la rezolvarea de probleme;
• sa analizeze raporturile dintre diferitii actori si parteneri care intervin in activitatea institutiilor/autoritatilor administratiei publice; sa identifice interdependentele dintre acestia si natura lor;
• sa-si extinda intelegerea posibilitatilor si constrangerilor actiunii administrative;

• sa-si dezvolte:
• capacitatea de comunicare si dialog, de intelegere a interlocutorului si de a se face inteles de catre acesta;
• spiritul de responsabilitate si initiativa intr-o situatie data/concreta;
• intelegerea faptului ca, in calitate de functionar public, se afla in serviciul cetateanului.

7. Detalii suplimentare despre cerintele legate de rolul mentorului in cadrul stagiilor YPS

Activitatile de mentorat presupun implicare reala, dar in final, vor cere foarte putin din timpul mentorului, deoarece solicitarile minime in cadrul programului de formare a tinerilor profesionisti prevad ca mentorul sa sprijine doi participanti si cu fiecare dintre acestia, sa programeze, separat, cel putin o intalnire de evaluare saptamanala a progreselor inregistrate.

Evident, asta nu inseamna ca nu trebuie sa existe intalniri informale si ca mentorul nu poate organiza, din cand in cand, intalniri cu toti participantii de care se ocupa, atunci cand considera ca este utila o analiza comparativa a progreselor inregistrate de participanti si a opiniilor acestora.

La randul lor, participantii trebuie sa ia personal legatura cu mentorul lor, prin telefon sau e-mail, pentru a-si anunta sosirea la departamentul-gazda si pentru a solicita o prima intalnire introductiva. Impreuna cu managerul departamentului, mentorul va stabili (daca nu detine el insusi aceasta functie) biroul la care va lucra participantul pe durata stagiului.

Este esential ca, in cadrul acestei intalniri introductive, mentorii si participantii sa inteleaga clar care le sunt asteptarile, indatoririle, programul si alte aspecte privind perioada de stagiu:

Mentorul trebuie sa cunoasca si sa inteleaga atat orientarea stagiului si obiectivele trasate participantilor, cat sarcinile pe care acestia trebuie sa le indeplineasca, urmand sa intocmeasca un raport despre aceasta.

Participantii trebuie sa cunoasca, sa inteleaga elementele care vor conta in evaluarea lor si se vor regasi in raportul de stagiu al mentorului.

Mentorul va stabili programul de acomodare al participantilor pentru prima zi (primele zile) ale acestora in cadrul departamentului-gazda: prezentarea modului de functionare a departamentului, vizita la manager(i), accesul la informatii scrise, interviuri cu membri ai personalului, programate cu aprobarea managerilor etc.

Mentorul va stabili, impreuna cu participantii, planul general de activitati pentru restul stagiului, inclusiv programarea intalnirilor de evaluare a progreselor inregistrate, astfel incat, pe toata perioada de desfasurare a stagiului, participantii sa isi poata indeplini cu usurinta sarcinile atribuite.

Acest lucru presupune stabilirea unor norme realiste privind indrumarea si sprijinul in cadrul activitatilor de mentorat, care nu trebuie sa se transforme in activitati tutoriale sau de supraveghere zilnice.

In sfarsit, trebuie sa stabileasca impreuna regulile pentru o relatie profesionala sincera, corecta, prieteneasca, ceea ce nu inseamna ca trebuie sa devina cei mai buni prieteni!

Participantii trebuie sa inteleaga clar faptul ca mentorul aloca in mod voluntar o parte din timp pentru a indeplini acest rol, ceea ce nu inseamna ca si timpul pe care il dedica ei acestor activitati trebuie sa fie limitat. Participantii trebuie sa demonstreze ca depun interes si se implica in aceste activitati, pentru a justifica si a merita sprijinul mentorului.

Pe de alta parte, mentorul va recunoaste atat nivelul de formare, cat si viitoarele perspective profesionale ale participantilor, ceea ce nu inseamna ca acestia au dobandit deja competenta de a face ceva la cel mai inalt nivel profesional: participantii se afla intr-o etapa in care invata si experimenteaza, iar aceasta etapa poate include erori si greseli, motiv pentru care au nevoie de sprijinul si indrumarile mentorului.

Relatia dintre ei trebuie sa incurajeze exprimarea opiniilor si increderea, in ciuda diferentelor intre generatii.

8. Principalele aspecte care tin de organizarea stagiului

Participantii vor fi implicati in activitatea institutiei intr-un mod convenit de comun acord cu mentorul precum si in elaborarea unei teme de stagiu.

In primele 5 zile de stagiu, mentorul si participantii agrea temele de stagiu conform instructiunilor din prezentul ghid si din formularile temelor de stagiu; de asemenea vor agrea un plan de lucru pentru fiecare participant, pentru perioada stagiului. Acest plan de lucru trebuie sa includa activitatile in care va fi implicat participantul, rezultatele asteptate de la el si, acolo unde este posibil, data limita pentru rezultate. Odata intocmit acest plan de lucru, va fi transmis de catre participant prin email la coordonatorul de stagii    de la INA. Anexa 1 la prezentul ghid reprezinta un model de asemenea plan.

9. . Aspecte privind evaluarea participantilor

Stagiile au rolul de a da participantilor posibilitatea sa aprecieze si sa aplice cunostintele si abilitatile dobandite in modulele de formare si sa le adapteze la realitatile sectorului public. Pentru fiecare stagiu au loc doua activitati de evaluare:   

evaluarea unei teme de stagiu;

evaluarea performantelor profesionale din timpul stagiilor.

Fiecare dintre cele 2 elemente va avea o pondere egala (50%) in nota stagiului.

Tema de stagiu - Aceasta tema (exercitiu, sarcina, etc.) este stabilita de catre echipa de management a Programului, iar evaluarea ei presupune notare formala. Participantii primesc, in prealabil, specificatiile si cerintele generale referitoare la tema, precum si modul evaluare. Participantii decid singuri asupra prezentarii rezultatelor, a structurii detaliate a continutului materialelor, etc., in acest cadru general specificat. Calitatea acestor decizii este inclusa in procesul de evaluare, care se bazeaza pe criterii si indicatori comunicati participantilor in prealabil, si detaliati mai jos.

Scopul primordial al evaluarii temei de stagiu este de a oferi participantilor feedback-ul necesar privind modul in care au rezolvat tema, punctele tari si punctele de imbunatatit in aceasta privinta.

Chestiuni de retinut privind tema de stagiu:

• Participantii vor primi mai multe seturi de teme de stagiu, dupa cum urmeaza:
• Un set de teme generale, care se preteaza la orice tip de institutie de stagiu;
• Cate un set de teme pentru fiecare tip de institutie de stagiu (Consiliu Judetean, Institutia Prefectului, etc.);

Participantii vor alege o singura tema, dupa cum urmeaza:

• Fie o tema generala
• Fie o tema specifica institutiei unde au fost plasati
• Fie o alta tema, elaborata impreuna cu mentorul si luand in considerare cerintele generale ale celorlalte teme (criterii, elemente specifice, termene de predare, etc.). In acest caz, tema propusa trebuie avizata de coordonatorul de stagii INA.

• Odata aleasa tema de stagiu, participantul va informa coordonatorul de stagiu INA despre alegerea respectiva;
• Odata terminata tema de stagiu, aceasta va fi trimisa mentorului pentru evaluare, precum si coordonatorului de stagiu INA.
• In cazul in care se considera ca o tema este suficient de elaborata pentru a implica mai multi participanti, acest lucru este permis, urmand ca fiecare participant sa primeasca aceeasi nota pentru rezolvarea temei de stagiu.

Evaluarea temei de stagiu

Elementele tehnice ale temei de stagiu:

Notarea temei de stagiu

Tema de stagiu se noteaza fie de catre mentor, fie de catre o alta persoana pentru folosul careia se face tema (nu este obligatoriu ca "beneficiarul" temei sa fie mentorul). In cazul in care evaluarea temei o face altcineva decat mentorul, acesta va prelua rezultatele si le va insera in raport in mod corespunzator. Notarea se face acordand un punctaj de la 1 la 10 pentru fiecare criteriu in parte:

- capacitatea de analiza si sinteza;

- structura logica;

- relevanta / fundamentarea concluziilor si a propunerilor;

- calitatea si claritatea exprimarii per ansamblu

- respectarea cerintelor tehnice (unde este cazul).

Nota temei de stagiu va fi media aritmetica a celor 5 punctaje. In cazul in care, prin natura sa tehnica, tema nu permite evidentierea unuia dintre criteriile de evaluare, acesta va fi omis, iar nota temei va fi media aritmetica a celorlalte.

Nota finala va fi media aritmetica dintre nota temei de stagiu si nota pentru performanta profesionala.

Evaluarea performantelor profesionale din timpul stagiilor - Evaluarea activitatii desfasurate de catre fiecare participant in cadrul compartimentelor institutiei de stagiu se face pe avandu-se in vedere modul de realizare a lucrarilor si activitatilor prevazute in planul de lucru. Rezultatele evaluarii performantelor profesionale, se noteaza de catre mentor, cu un punctaj de la 1 la 10 pentru fiecare dintre elementele:

• Eficienta capacitatii de relationare a participantului
• Isi face multe contacte personale in unitatea gazda
• Demonstreaza abilitatea de a se prezenta singur celorlalti
• Construieste relatii pozitive cu angajatii, directorii si supervizorii
• Stabileste intalniri cu angajatii si superiorii
• Genereaza contacte pozitive cu mentorul
• Se integreaza rapid si in mod corect in activitatile unitatii gazda

• Eficienta comunicarii a participantului
• Raspunde repede la cerintele colegilor
• Dovedeste abilitatea de a gestiona discutii eficace
• Poseda bune abilitati de ascultare si intrebare
• Dovedeste empatie, deschidere si grija in ascultare
• Comunica intr-un mod clar, structurat si convingator
• Poseda bune abilitati de folosire a limbii romane

• Dorinta de invatare si autoperfectionare a participantului
• Buna intelegere a misiunii, responsabilitatilor si constrangerilor
• Se organizeaza bine, este motivat si proactiv
• Demonstreaza o buna gestionare si planificare a timpului
• Capacitatea de obtinere de informatii si cercetare
• Straduinta de a obtine noi cunostinte si a dobandi noi abilitati
• Abilitatea de a aplica in stagiu ceea ce a invatat in cadrul perioadei de instruire
• Continua sa foloseasca de-a lungul timpului, comportamentul si cunostintele pe si care le-a imbunatatit
• Foloseste cunostintele si abilitatile obtinute din toate sursele si din orice oportunitate ivita
• Gandirea constructiva a participantului
• Intelege relatiile intre aspecte si idei
• Intelege importanta relativa a aspectelor detailate
• Isi bazeaza recomandarile si comentarii pe puncte coerente, clare si structurate
• Comentariile sunt realiste, echilibrate si coerente
• Poate extrage aspectele cheie din multimea detaliilor
• Capacitatea de obtine rezultate bune si relevante
• Adapteaza ideile si prioritatile contextului si evenimentelor
• Demonstreaza o intelegere rapida a contextului

Aspecte privind etica si profesionalismul

• Respectarea programului de lucru
• Respectarea Regulamentelor interne
• Respectarea codurilor, tinutelor, etc
• Respectarea confidentialitatii informatiilor, dupa caz

Nota pentru performanta profesionala va fi media aritmetica a    celor 5 punctaje

Nota finala va fi media aritmetica dintre nota temei de stagiu si nota pentru performanta profesionala.

10. Aspecte privind raportarea mentorilor

La sfarsitul perioadei de stagiu mentorul va elabora un raport de evaluare a stagiului. Acest raport are ca scop relatarea aspectelor importante cu privire la desfasurarea stagiului, precum si evaluarea participantilor. Principalele elemente care vor fi luate in calcul sunt organizarea si desfasurarea stagiului, relatia cu participantii si calitatea prestatiei participantilor pe perioada stagiului, precum si o serie de sugestii si recomandari pentru echipa de gestiune a programului, privind modalitatile de imbunatatire a organizarii si desfasurarii stagiilor. Anexa 2 la acest ghid reprezinta modelul raportului mentorului.

Sectiunea privind organizarea si desfasurarea stagiului - in aceasta sectiune mentorul va raporta despre fazele prin care s-a desfasurat procesul (nominalizarea pentru pozitia de mentor, contactul cu INA, formarea sau, dupa caz, materialele pregatitoare, contactul cu participantii, etapele de desfasurare a stagiului, monitorizarea. Aceasta sectiune va fi foarte utila pentru echipa de gestiune a programului, in vederea verificarii etapelor de implementare a procesului.

Sectiunea privind relatia cu participantii si performanta acestora - In cadrul acestei sectiuni mentorul va raporta despre modul in care s-a stabilit si a evoluat relatia cu participantii (prima intalnire, metodele relationare, planul de lucru, intalnirile regulate, etc.) precum si modul in care participantul a realizat lucrarile si activitatile prevazute in planul de lucru. Se vor avea in vedere, dupa caz tema de stagiu si performanta profesionala generala.

Sectiunea prind sugestiile si recomandarile pentru imbunatatirea procesului - In aceasta sectiune mentorul va face recomandari si sugestii privind imbunatatirea procesului, in toate fazele lui, de la desemnarea mentorilor pana la evaluarea stagiilor, bazandu-se pe experienta proprie.

11. Scurta lista de verificare a cerintelor pentru mentori si participanti

12. Cum trebuie organizate intalnirile intre mentor si participant?

Prima intalnire: fiecare se prezinta si se pregatesc activitatile stagiului, precum si planul de lucru

Pentru a stabili o buna relatie de mentorat este important ca atat mentorul, cat si participantul sa inteleaga la fel aceasta relatie in timpul stagiului.

Cel mai usor mod de a sparge gheata la aceasta prima intalnire este ca fiecare sa povesteasca ceva despre sine.

Exemple de posibile intrebari si raspunsuri pe aceasta tema:

Intrebari pentru participanti: Cine esti? Unde te-ai nascut, unde ai crescut? Esti casatorit, ai copii? Daca nu esti din oras, a fost dificil sa gasesti o locuinta? Ce studii ai facut si ce experienta profesionala ai (daca ai)? Ce realizari ai avut pana in prezent? De ce ai decis sa te implici in acest program de formare a tinerilor profesionisti? Care sunt asteptarile tale pentru viitor? Ce astepti de la acest stagiu? Ce astepti de la mine?

Informatii personale oferite de mentor participantului: Cat despre mine, m-am nascut in. dar am crescut in. Am studiat. Pe langa asta, am studiat., iar experienta mea profesionala. lucrez in administratia publica din. si pana in prezent am detinut functiile . lucrez in acest departament din. iar misiunea, atributiile si indatoririle mele sunt. Important pentru mine este. Imi place. si nu sunt de acord cu. Cele mai mari satisfactii profesionale pentru mine au fost. etc.

Intr-o relatie profesionala, fiecare poate avea asteptari si nevoi diferite, ca si stiluri interactive diferite. Aceste aspecte trebuie discutate deschis si intelese. Negocierile intre mentor si participant vor asigura baza dezvoltarii relatiei de mentorat.

Subiecte care urmeaza a fi abordate la prima intalnire:

Timpul alocat - evaluare realista si sincera a timpului pe care mentorul il poate afecta participantului; participantul trebuie sa precizeze cat de des doreste sa se intalneasca cu mentorul. Interactiunile directe constituie un aspect important al activitatilor de mentorat. Scopul este ca mentorul si participantul sa ia legatura cel putin o data pe saptamana, de exemplu, vineri dimineata, astfel incat activitatile participantului sa decurga fara dificultati sau eventualele probleme sa fie rezolvate la timp. Se va sublinia faptul ca participantul poate lua legatura cu mentorul si in afara intalnirilor saptamanale oficial programate, daca se confrunta cu probleme dificile, dar participantul trebuie sa faca diferenta intre activitatile de mentorat si cele tutoriale, dupa cum am mentionat mai sus, si sa inteleaga ca mentorul nu poate/nu va fi permanent disponibil pentru a-l ajuta. In aceasta etapa, cei doi trebuie sa se asigure ca au stabilit de comun acord tipul si frecventa intalnirilor.

Planul de lucru - document care va lista obiectivele generale ale stagiului, obiectivele specifice, principalele modalitati de atingere a acestor obiective si datele limita pana la care aceste obiective trebuie atinse

Locul de desfasurare a intalnirilor - ar trebui sa fie biroul mentorului, insa nu este interzis ca mentorul sa il viziteze pe participant la locul in care va lucra in perioada stagiului.

Stilul intalnirilor saptamanale - formal sau informal, cu subiecte pregatite in prealabil sau discutii ad-hoc, teoretice sau practice, toate acestea vor fi stabilite de la inceput de mentor si participant. Mentorii trebuie sa se gandeasca la cel fel de persoane sunt: active sau meditative? Comunica verbal cu usurinta sau nu? Prefera sa provoace sau sa il asculte pe participant?

Facilitarea integrarii in institutie, mai ales prezentarea managerului si a membrilor personalului, organizarea interviurilor, implicarea in indeplinirea sarcinilor etc. Toate aceste aspecte vor fi stabilite si pregatite la prima intalnire. Tot atunci vor fi identificate obiectivele stagiului si sarcinile pe care participantul trebuie sa le indeplineasca pana la finalul stagiului si vor fi planificate strategiile si activitatile prin care acestea vor fi atinse.

Evaluarea finala a comportamentului participantului: in aceasta etapa initiala, chestionarul de evaluare personala (asigurat de YPS TMT), pe care mentorul il va completa la sfarsitul stagiului va fi analizat si comentat impreuna cu participantul, astfel incat amandoi sa stie clar cum si dupa ce criterii mentorul va evalua stagiul la final.

Alte intalniri saptamanale intermediare: verificare evolutiei stagiului

Dupa stabilirea clara a asteptarilor si a sarcinilor si inceperea activitatii, sunt necesare intalniri saptamanale pentru a verifica modul de desfasurare a activitatii.

In timpul intalnirilor, participantul trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari:

Ce ai facut saptamana asta? In ce activitati ai fost implicat in departamentul administrativ? Ti-a fost usor sau greu? Poti sa imi spui de ce? Cum te pot ajuta? (de exemplu, verificand concret faptele.)

In ce priveste sarcina care ti-a fost atribuita si pe care trebuie sa o indeplinesti pana la finalul stagiului, ce rezultate ai obtinut saptamana asta? Ai obtinut informatiile necesare cu usurinta sau ai intampinat dificultati? Cate interviuri ai avut si cu cine? Aceste contacte personale au fost sincere si pozitive? Ce ai constatat? Care este parerea ta? Vrei parerea mea in legatura cu aceste constatari sau cu dificultatile cu care te-ai confruntat? Crezi ca poti respecta programul de activitati, asa cum a fost stabilit in planul de lucru? Pot sa iti facilitez ceva in saptamanile urmatoare? Ce ai de facut sau ce intentionezi sa faci saptamana viitoare? Cum vrei sa te ajut? (de exemplu, prin verificare elementelor strategice ale stagiului).

Este foarte important ca, la intalnirea ce preceda ultima saptamana de stagiu, sa se raspunda la acest al doilea set de intrebari. Fiecare intrebare va fi atent analizata, pentru a facilita rezolvarea unor aspecte restante importante, care pot fi esentiale pentru raportul participantului. Insa nu este rolul mentorului sa rezolve direct aceste probleme. Rolul sau este de a facilita numai accesul la informatiile care lipsesc sau la persoanele pe care participantul nu a putut sa le contacteze, nu de a rezolva probleme sau de a oferi informatii, ori de a lua legatura cu acele persoane.

Pentru asta, sunt esentiale abilitatile de comunicare, iar ele nu pot fi considerate de la sine intelese. Aceste abilitati presupun atat implicarea mentorului, cat si a participantului. Presupun abilitatea de a asculta activ si cu interes: manifestarea curiozitatii, confirmarea intelegerii si respectul fata de interlocutor il vor face pe acesta sa simta ca este cu adevarat ascultat. Utilizarea intrebarilor deschise (ce crezi despre.?) vor stimula si facilita discutia; intrebarile inchise sau dirijate se vor concentra asupra unor teme specifice. Este importanta observarea elementelor nonverbale (gesturi, intonatie, expresii, limbajul corpului), care pot dezvalui contextul emotional neexprimat in cuvinte. Verificarea intelegerii mesajului, prin parafrazare sau rezumare, pentru a se asigura ca mesajul interlocutorului a fost corect inteles, poate fi un instrument important. Atat mentorii, cat si participantii trebuie sa aiba o atitudine incurajatoare, nu sa judece, pentru a stimula increderea, respectul si intelegerea.

Ultima intalnire la finalul stagiului: reflectii si concluzii, evaluarea stagiului.

La sfarsitul stagiului, este momentul sa se evalueze daca obiectivele stabilite individual pentru participant au fost atinse si sa se aprecieze rezultatele acestuia:

Participantul a fost implicat in activitati reale in cadrul departamentului, care sa ii permita sa-si formeze o imagine mai clara si sa inteleaga mai bine ce presupune munca in acel departament si in administratia publica in general? Considera ca stagiul a fost productiv? Care sunt impresiile pozitive si cele negative cu care a ramas dupa aceasta experienta? Aceasta reprezinta oportunitatea de a primi feedback de la participant si, pentru acesta, de a asculta punctul de vedere al mentorului in legatura cu comportamentul si rezultatele sale, asa cum au fost percepute de el si de ceilalti angajati ai departamentului.

Participantul si-a atins obiectivele stabilite pentru sarcina pe care a trebuit sa o indeplineasca pe parcursul stagiului, ca parte a programului de formare, de exemplu, analiza functionala si structurala a departamentului, pentru a finaliza un raport personal cuprinzand constatarile si rezultatele studiului sau? Care au fost principalele dificultati cu care s-a confruntat? Care sunt concluziile principale? Care sunt comentariile participantului privind concluziile si rezultatele la care a ajuns? Ce comentarii poate face mentorul in legatura cu aceste concluzii?

In general, mentorii trebuie sa tina cont ca transmiterea observatiilor presupune abilitati complexe si ca, desi sinceritatea este importanta, trebuie sa isi formuleze concluziile in mod constructiv si specific, evitand ambiguitatile. Chiar daca nu au atins anumite obiective ale activitatilor de mentorat, trebuie sa isi analizeze aceasta experienta cu sinceritate si in intregime. Poate ca mentorul isi va vedea locul de munca cu alti ochi, poate va constata ca a dobandit competente noi, cum ar fi abilitatea de a negocia sau de a lucra in echipa, sau va descoperi ca are abilitati de care nu era constient. In aceasta etapa, analiza si reflectia sunt esentiale, pentru a examina toate implicatiile acestei experiente.

13. Responsabilitate si etica

Mentorii trebuie sa le prezinte detaliat participantilor procedurile de lucru in timpul primelor intalniri si vizite. Participantii si mentorii vor conveni sa se comporte in mod etic si responsabil in orice situatie.

Orice persoana care are intrebari sau care intampina dificultati trebuie sa contacteze fara intarziere coordonatorul de stagiu. Situatiile de absenteism nemotivat sau problemele comportamentale trebuie raportate coordonatorului de stagii in cel mai scurt timp.

Anexa 1

STAGIU 2

INSTITUTIA

Mentor

Stagiar:

PLAN DE LUCRU

OBIECTIVE GENERALE

Anexa 2

RAPORTUL DE EVALUARE A STAGIULUI 2 DIN CADRUL PROGRAMELOR DE FORMARE SPECIALIZATA IN ADMINISTRATIA PUBLICA DESTINATE VIITORILOR MANAGERI PUBLICI, ELABORAT DE MENTOR

Acest raport are ca scop relatarea aspectelor importante cu privire la desfasurarea stagiului. Principalele elemente care vor fi luate in calcul sunt organizarea si desfasurarea stagiului, relatia cu participantii si calitatea prestatiei participantilor pe perioada stagiului, precum si o serie de sugestii si recomandari pentru echipa de gestiune a programului, privind modalitatile de imbunatatire a organizarii si desfasurarii stagiilor.

Sectiunea 1: Organizarea si desfasurarea stagiului

Va rugam sa detaliati etapele care s-au succedat in desfasurarea intregului proces (nominalizarea pentru pozitia de mentor, contactul cu INA, formarea sau, dupa caz, materialele pregatitoare, contactul cu participantii, etapele de desfasurare a stagiului, monitorizarea). Va rugam sa punctati elementele care vi s-au parut mai importante.

Sectiunea 2: Relatia cu participantii si performanta acestora - In cadrul acestei sectiuni va rugam sa evidentiati despre modul in care s-a stabilit si a evoluat relatia cu participantii (prima intalnire, metodele relationare, planul de lucru, intalnirile regulate, etc.) precum si modul in care participantul a realizat lucrarile si activitatile prevazute in planul de lucru. Se vor avea in vedere, dupa caz, elementele de mai jos, insistandu-se asupra punctelor tari si a punctelor care trebuie imbunatatite:

Participant 1:

Nume

Prenume

Evaluarea temei de stagiu

Nota finala a participantului:

Participant 2:

Nume

Prenume

Evaluarea temei de stagiu

Nota finala a participantului:

Participant 3:

Nume

Prenume

Evaluarea temei de stagiu

Nota finala a participantului:

Sectiunea 3: Sugestii si recomandari pentru imbunatatirea procesului - In aceasta sectiune va rugam sa faceti recomandari si sugestii privind imbunatatirea procesului, in toate fazele lui, de la desemnarea mentorilor pana la evaluarea stagiilor, bazandu-va pe experienta proprie.