Metodologia de exercitare a controlului financiar

Metodologia de exercitare a controlului financiar

Prin actiunea de control financiar se stabileste daca activitatea economica si financiara este organizata si se desfasoara conform normelor, principiilor sau regulilor stabilite. Orice operatie sau activitate economico-financiara se cerceteaza nu numai in sine, ci si in raport cu anumite criterii, respectiv o baza de comparatie.

Comparatia de control prezinta aspecte specifice in functie de natura operatiilor si activitatilor economico-financiare controlate, de metodologia de calcul si sistemul de evidenta.

Metodologic, controlul - ca proces de cunoastere si perfectionare a activitatii economico-financiare si sociale, impune urmatoarele momente:

cunoasterea situatiei stabilite;

cunoasterea situatiei reale;

determinarea abaterilor prin compararea situatiei reale cu cea stabilita;

concluzii, sugestii, propuneri si masuri.

Competenta principala a metodologiei de control o constituie ansamblul procedeelor de cercetare, cunoastere si perfectionare a activitatii economice si financiare, si anume:

studiul general prealabil asupra activitatii ce urmeaza a se controla;

controlul documentar-contabil;

controlul faptic;

analiza economico-fonanciara;

controlul total si prin sondaj;

finalizarea (valorificarea) constatarilor controlului etc.

Avand in vedere rolul si obiectul controlului financiar, metodele de cercetare a acestora se concretizeaza intr-un sistem unitar de concepte si judecati de valoare, care asigura cunoasterea efectiva a fenomenelor economico-sociale si interpretarea corecta a lor.

Metoda controlului financiar exprima intreaga actiune de cunoastere si presupune utilizarea unor procedee de control specifice care la randul lor impun folosirea unor tehnici sau instrumente de control adecvate.

Procedeul de control reprezinta un ansamblu de reguli specifice, tehnici si instrumente care imbinate cu o anumita maiestrie personala, specifica profesionistilor contabili, expertilor in domeniu, se aplica in vederea solutionarii concrete a problemelor supuse controlului.

Prin tehnica, modalitate sau instrument de control se intelege o categorie specifica unui domeniu restrans de activitate, care desemneaza mijlocul utlizat de organul de control sau profesionistul contabil si prin care solutioneaza in mod concret, problemele ce decurg din prerogativele functiei sale.

In vederea asigurarii unui control cat mai corect si complet, procedeele de control trebuie sa fie utilizate intr-un sistem de interrelatii, printr-o imbinare rationala, dar sa constituie un tot unitar, in functie de particularitatile specifice ale entitatilor economice. Astfel, se poate vorbi de un control de calitate, avand o metodologie logica si unitara si o eficienta sporita.

Cele mai utilizate procedee de control, folosite in practica, sunt:

studiul general prealabil;

controlul documentar-contabil;

controlul faptic;

controlul total si prin sondaj.

Studiul general prealabil face posibila cunoasterea elementelor esentiale si specifice ale activitatii ce urmeaza a se controla si pe baza acestora orienteaza actiunea de organizare si exercitare in continuare a activitatii de verificare asupra: remedierii unor deficiente, lipsuri, abateri; mobilizarii unor rezerve de perfectionare a activitatii economice si financiare, de constituirea si utilizarea corecta a fondurilor, de cresterea rentabilitatii si eficientei economice.

Controlul documentar-contabil consta in aprecierea si analiza unor operatiuni, procese sau fenomene economice, pe baza documentelor justificative, a realitatii, legalitatii si a eficientei operatiilor si a activitatilor economice si financiare, prin examinarea documentelor primare si centralizatoare, a inregistrarilor in evidenta tehnico-operativa, financiara si contabila, a situatiilor contabile si bilanturilor.

Controlul documentar-contabil poate fi:

preventiv, efectuat asupra documentelor de dispozitie;

sau

ulterior, efectuat cu ajutorul documentelor de executie.

Controlul documentar-contabil se exercita printr-o serie de modalitati sau tehnici de control: control cronologic, control invers-cronologic, control sistematic sau pe probleme, control reciproc, control incrucisat, investigatia de control, examenul critic, analiza contabila, balanta de control contabila sintetica si analitica, tehnici de control specifice in conditiile sistemelor de prelucrare automata a datelor etc.

Controlul cronologic se exercita in ordinea intocmirii, inregistrarii si indosarierii documentelor. Documentele se examineaza pe fiecare zi, la rand, in ordinea in care sunt pastrate sau indosariate fara nici o grupare sau sistematizare prealabila.

Controlul invers cronologic se exercita de la sfarsitul spre inceputul perioadei de control. Se incepe cu controlul celor mai recente operatii si documente si se continua de la prezent spre trecut.

In controlul sistematic sau pe probleme se procedeaza la gruparea documentelor pe probleme (operasii de casa/aprovizionare/salarizare.) si apoi la controlul lor in ordine cronologica sau invers cronologica.

Controlul reciproc consta in cercetarea si confruntarea la aceeasi unitate a unor documente sau evidente cu continut identic insa diferite ca forma, pentru aceleasi operatii sau pentru operatii diferite insa legate reciproc. Controlul reciproc este o confirmare interna a datelor inscrise in documente si evidente.

Controlul incrucisat consta in cercetarea si confruntarea tuturor exemplarelor unui document existent la unitatea controlata si la alte unitati cu care s-au facut decontari, de la care s-au primit sau carora li s-au livrat materiale, produse, marfuri si alte valori. Pe langa confruntarea tuturor exemplarelor unui document, controlul incrucisat cuprinde si documente sau evidente diferite, din a caror confruntare se pot desprinde neconcordante care privesc aceeasi operatie. Controlul incrucisat constituie o confirmare externa a datelor inscrise in documentele sau evidentele unitatii controlate.

Investigatia reprezinta modalitatea prin care organul de control obtine informatii din partea personalului a carui activitate se controleaza. Investigatia implica studierea unor probleme care nu rezulta clar din documentele si evidentele puse la dispozitie.

Examenul critic implica examinarea actelor, documentelor si evidentelor, astfel incat sa se acorde atentie problemelor mai importante. Eficienta sa depinde, in mod nemijlocit, de experienta profesionala a persoanelor care efectueaza controlul.

Analiza contabila presupune inlantuirea logica a mai multor judecati pentru obtinerea unei concluzii concretizate in solutia contabila a operatiei economice. Analiza contabila precede inregistrarea operatiilor economice in conturi, plasandu-se la inceputul procesului de evidenta.

Balantele analitice de control se intocmesc pentru fiecare cont sisntetic desfasurat pe conturi analitice, pe baza datelor preluate din conturile analitice, inainte de a se intocmi balanta sintetica de control contabil, motiv pentru care se mai numesc si balante auxiliare sau secundare de control. Controlul inregistrarilor se face si prin confruntarea fiecarei balante analitice de control cu sumele respective ale contului sintetic din balanta sintetica de control contabil.

Cu ajutorul balantei sintetice de control se semnaleaza inregistrarea gresita a unor operatii economice, insumarea eronata a rulajelor sau stabilirea gresita a soldurilor. Erorile de inregistrare se identifica prin intermediul egalitatilor care trebuie sa existe intre totalurile diferitelor colane, precum si prin intermediul corelatiilor care se stabilesc cu ajutorul lor.

In conditiile prelucrarii automate a datelor o importanta deosebita prezinta controlul programat si controlul mecanic. Controlul programat se realizeaza ca urmare a faptului ca programele cuprind, pe langa instructiuni de prelucrare si instructiuni de control. Instructiunile cu caracter de control examineaza existenta corelatiilor cifrice si logice. In afara de descoperirea datelor lipsa si a contradictiilor logice, controlul programat indica si modul de reparare a greselilor, iar in unele cazuri cuprinde si corectarea. Cea mai mare parte a erorilor aparute este legata de inregistrarea si comunicarea incorecta a datelor de baza. Controlul mecanic consta in operatii efectuate de masini, in solutiile fluxului de date care functioneaza permanent si realizeaza probleme de control.

Controlul documentar-contabil in conditiile prelucrarii automate a datelor are in vedere ca atat programul prelucrarii datelor, cat si introducerea datelor sa fie complete si corecte.

Controlul faptic este procedeul de stabilire a realitatii, existentei si miscarii mijloacelor materiale si banesti si a desfasurarii activitatilor economico-financiare. Principalele modalitati sau tehnici de control faptic sunt:

inventarierea;

expertiza tehnica si analiza de laborator;

observarea directa;

inspectia fizica.

Inventarierea ca modalitate principala de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existentei cantitative si calitative a elementelor de activ si de pasiv ale unei entitati gestionare, precum si a modului de executare a sarcinilor de catre gestionari. Pe langa constatarea stocurilor faptice, inventarierea include si compararea acestora cu cele scriptice si stabilirea eventualelor diferente.

Inventarierea de control, ca tehnica a controlului financiar coincide numai partial cu activitatea de inventariere a elementelor de activ si de pasiv, care se realizeaza printr-o imbinare a elementelor de control faptic cu cele documentare si prin efectuarea unor operatii specifice de regularizare a rezultatelor. O conditie esentiala pentru surprinderea realitatilor efective este ca inventarierea de control sa se efectueze inopinat.

Expertiza tehnica si analiza de laborator sunt tehnici de control faptic care se folosesc pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realitatii uni operatii, calitatii unor produse, continutului anumitor lucrari, volumului manoperei si cantitatii de materiale necesare pentru executarea lor. Se efectueaza de specialisti tehnicieni la solicitarea organelor de control.

Observarea directa este folosita pentru stabilirea unor situatii faptice care nu rezulta din documente. Observarea desemneaza practica organului de control de a merge la fata locului pentru a constata modul in care personalul controlat isi indeplineste obligatiile de serviciu. Observarea directa ca tehnica de control faptic, se poate face pe baza de program si inopinat, in locurile unde se realizeaza activitatile (sectii, laboratoare, magazine, birouri, depozite etc.).

Inspectia fizica consta in examinarea activelor si a altor resurse. Este o proba sigura pentru constatarea existentei unui anumit post de activ, a imobilizarilor sau a actelor justificative inregistrate in evidenta.

Controlul total si prin sondaj

Controlul total cuprinde toate operatiile din cadrul obiectivelor stabilite si intreaga perioada supusa controlului.

Controlul prin sondaj cerceteaza cele mai reprezentative documente si operatii, care permit obtinerea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului urmarit. Eficienta controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operatiunilor si documentelor ce se controleaza si care dau posibilitatea generalizarii concluziilor si masurilor ce se impun.

Tehnicile de control de intrepatrund in forme multiple si variate, cum sunt: controlul simultan, controlul complet, controlul continuu sau permanent, controlul progresiv, controlul periodic, controlul direct, controlul executiei si controlul de conducere.

Controlul financiar nu se limeteaza la constatarea lipsurilor, deficientelor si abaterilor. Controlul de constatare este urmat obligatoriu de controlul de remediere definitiva a neajunsurilor si abaterilor constatate. Astfel, se propun sau dispun masuri operative, in timpul desfasurarii controlului pentru inlaturarea deficientelor constatate si prevenirea repetarii lor.

Pe baza constatarilor si propunerilor organelor de control financiar, conducerea entitatii controlate si a organului care a dispus controlul, stabilesc o serie de masuri de remediere.

Pentru stabilirea raspunderii, ca modalitate de finalizare a controlului financiar, exista urmatoarele tipuri de raspundere: disciplinara, contraventionala, materiala si penala (vezi disciplina drept).

O actiune de control nu se considera incheiata pana nu se lichideaza toate deficientele constatate si se stabilesc masuri care duc la imbunatatirea practica a activitatii economico-financiare. Controlul actioneaza pentru solutionarea concreta, operativa a problemelor, iar acolo unde sunt abuzuri, unde sunt incalcate prevederile legale, in conformitate cu prevederile si drepturile legale, controlul ia masuri, inclusiv pentru sanctionarea celor vinovati.