Negocierea si negociatorul

Scurta introducere.

Pe rarcursul intregii vieti, in fiecare ceas sau clipa, fiecare dintre noi are o dorinta, un interes sau un punct de vedere numai ,,al sau'' si uneori diferit de al celorlalti. Fiecare dintre noi poate convinge pe cineva sau se poate lasa convins de acel cineva. Majoritatea dintre oameni are ceva de schimbat cu altcineva, fie ca sunt bunuri materiale, idei, pareri, cuvinte, etc. si trebuie sa ajunga la o intelegere cu acel cineva. Totusi mai inainte de a ajunge la un acord trecem aproape inevitabil printr-o stare de dezacord mai mult sau mai putin conflictual. Aceasta stare intervine indiferent la ce se refera schimbul, fie ca este schimb de produse sau servicii, fie ca este schimb de emotii, sentimente, idei, opinii, bani, probleme, etc.

Arta de a te intelege cu partenerul de schimb evitand conflictul si represariile ar putea purta numele de negociere. Pentru a stapani arta negocierii trebuie sa ne gandim si sa simtim la fel si daca intradevar stapanim arta negocierii avem sanse in plus sa evitam ,,NU''-ul partenerului nostru. Inseamna sa stim sa orientam, sa influentam si sa manipulam compotamentul partenerului pentru al face sa spuna DA.

Peste tot si in toate timpurile oamenii nu si-au putut impune vointa in mod unilateral si au cautat o solutie comuna si anume solutia negocierii. Cei straluciti negociatori Iulius Cesar si Marco Polo.

In viata de zi cu zi, acasa, la slujba, pe strada, in piata, dar mai ales in diplomatie si in lumea afacerilor contemporane, negocierea si negociatorul au dobandit o importanta incredibila greu de evoluat. In interiorul tranzactiei comerciale niciodata nu au fost si nu s-au purtat valori noi. O negociere poate avea doua solutionari: poate fi fie pierduta fie castigata.

Definitia negocierii.

Deoarece pe Glob toate sursele devin la un moment dat limitate, oamenii si animalele au fost nevoiti sa invete sa-si procure hrana, perechea, teritoriul locuinta folosind diverse forme de dominare si afisare pentru a decide cine si cat ia ce si cand poate lua. Datorita civilizatiei care sa dezvoltat foarte repede si oamenii si-au dezvoltat capacitatea de a distribui hrana, teritoriul, resursele, vasta gama de produse si serviciiprin alte metode de cat violenta sau amenintarea ca de exemplu negocierea.

Negocierea poate fi deschisa ca un ,,proces de rezolvare aunui conflict aparut intre doua sau mai multe parti si in care ambele isi modifica pretentiile pentru a ajunge la uncompromis reciproc acceptabil''.

Negocierea poate fi definita mai concret ca fiind procesulprin care reusim sa obtinem ce vrem de la cei ce vor ceva de la noi, dar nu prin violenta sau amenintare ci prin procesul de negociere. Procesul de ajustare a opiniilor ambelor parti pentru aputea ajunge la o solutie ideala la o solutie reala de rezolvare aproblemei se poate numi negociere, care mai poate fi de altfel si proces de apurta tratative pentru a schimba lucruri pe care le avem si pe care altii le vor sau pentru a obtine lucruri pe care le dorim de la ei.

Pe scurt in orice negociere exista o idee de baza: ,,Da-mi ceea ce vreau si-ti voi da ceea ce vrei''.

Alternativele negocierii.

Orice negociere prezinta urmatoarele alternative:

s persiunea (,,serviciile noastre sunt de buna calitate'') este utilizata prima data atunci cand oamenii doresc ceva, dar reuseste destul de rar,atunci cand interesele sunt discordate;

s cedarea (,,bine am sa reduc pretul cu '') reprezinta una din optiuni atunci cand marjele sunt foarte mari sau problemele nu sunt foarte importane si inseamna sa cedezi dorintelor oponentului sau sa faci ceva fara a mai tine cont de propriile dorinte.

De fiecare data cand intram intr-un super market vom ceda in mod normal acceam preturile produselor care ne intereseaza, platim si le ducem acasa. Cedarea si renuntarea nu merg prea bine impreuna deparece dau o nota de nesiguranta, incurajang negocieri dificile sa fie si mai dificile.

s constrangerea (,,fa asa cum zic eu, ca daca nu ..'') este recomandata in unele situatii obligandu-l pe partener sa faca ce vrei tu, dar risca sa strice relatiile pe termen lung si provoaca ostiliaati, razbunare. Nu e deloc intelept sa folosim constrangerea intu-un context de negociere pentru ca nu reusim nimic altceva decat sa tensionam atitudinea si conduce la aparitia unor contra lovituri care pot fi daunatoare.

s rezolvarea problemei (,,cum sa fac sa nu ma mai lovesc din nou cu aceeasi problema?'') este aplicabila mult mai usor si corect cand ambele parti recunosc faptul ca au o problema si considera ca exista incredere reciproca intre cei doi negociatori.

s instuirea (,,uneltele sunt acestea, descurca-te daca poti'') este eficienta in anumite cazuri, ca de exemplu relatia angajator/angajat cand angajatul accepa instruire in domenii specifice, in schimbul consideratiei, desi prealabil ca acesta sa se supuna cu resentiment si sa pandeasca ocazia sa se razbune.

s albitrarea (,,ce propuneri sunt mai bune, ale mele sau ale lui?'') este o operatiune folosita in cazul in care nu se poate ajunge la un acord comun; este o metoda destul de nepopulara atat pentru ca reda puterea negociatorului cat si pentru ca partile se pot razgandi daca nu sunt obligati din punct de vedere legal, sa respecte respectivul acord.

Fazele negocierii.

Negocierea perfecta trateaza tehnica de negociere care se poate folosi pentru optine ceea ce vrei; deci prezinta cele patru faze care se aplica tuturor negociatorilor, indiferent de cei implicati, de interesele pe care le servesc, cultura si personalitatea negociatorilor, problemele in discutie, locul sau circumstantele desfasurarii negocierii. Toate negocierile oricare ar fi numerice, istorice, financiare, culturale sau contextuale pot fi analizate prin prisma urmatoarelor patru faze ale negocierii:

a). Pregatirea trebuie sa hotarasti ce vrei si sa-ti faci o evaluare a dorintelor tale.

Pregatirea sau lipsa de pregatire devine vizibila odata cu avansarea in negocieri deoarece lipsa de pregatire devine eficienta celalalt negociator se v-a simti mai puternic pe pozitie, devenind mai increzator si v-a tine mai mult la propriile cerinte, in special daca intrevederea poate fi reprogramata pentru ca celalalt sa se poata pregati corespunzator, iar o pregatire constructiva este intotdeauna vizibil. In faza de pregatire decidem sau confirmam ceea ce vrem sa obtinem, ceea ce vrem sa se intample ca rezultat al acestei negocieri. In urma expunerii principalei noasrte pareri si obiective in curs trebuie luate in consederare si obiectivele celelaltei parti si metoda folosita pentru realizarea lor. De obicei este dificil sa deducem obiectivele celuilalt negociator si sa-i intuiesti prioritatile mai ales ca poate fi in interesul lui sa-si ascunda adevaratele prioritati si sa te convinga de faptul ca cererile sale sunt toate la fel de importante. De obicei ar trebui alcatuita o lista si o ordine a prioritatii doritelor tale apreciindu-le prin orice tip de gradatie o importanta pe care o doresti, cum ar fi importanta mare, medie sau scazuta.

• importanta mare reprezinta ceea ce ar trebui sa optii daca este deacord cu totul, aceasta reprezinta ,,capatul de linie'' sau ,,pozitia limita'', obiactul fara de care o negociere nu este nu este pregatita sa ajunga la un acord.
• importanta medie; sunt mentionate acele obiective pe care ai dori sa le atingi daca poti, dar care nu sunt strict necesare.
• importanta mica, acele obiective pe care ai dori sa le atingi daca ai putea, dar care nu risca sa puna in pericol obiectivele care nu sunt inca atinse.

Momentul in care intri depinde de circumstante si de ceea ce crezi ca vei putea apara in mod credibil. Daca esti sigur ca ai multe obiective pastrate, punctul tau de intrare poate fi relativ ambitios, iar punctul de iesire poate fi oarecum apropiat de locul in care ai intrat. Negociatorul care nu este sigur pe fortele sale sau daca este convins ca ar putea atinge posibilele alternative este foarete posibil ca va intra ,,usor'' si va trebui sa se pregateasca sa iasa la fel de usor decat ar dori.

b). Dezbaterea este cea mai comuna forma de infractiune intr-o negociere, acoperind aproximativ 80% din timpul negocierii. Negociatorul trebuie sa intre in spiritul dezbaterii si daca reuseste s-o faca sa lucreze in fafoarea sa si a obiectivelor sale de negociere si nu impotriva lor, atunci cu siguranta ca performantele sale de negociator se vor inbogati foarte mult. Dezbaterea ofera o ocazie foarte importanta de acumulare a informatiilor referitoare la obiectivele si pozitiile celuilalt negociator, ceea ce duce la cunoasterea planului, dorintelor sau obiectivelor celorlalte parti si poate oferi ocazia sa-si testeze sinceritatea sau intedritatea. Daca timpul de dezbatere este utilizat eficient, permite o explodare reciproca atat a inhibarilor personale, cat si ale celuilalt negociator. Realizarea unui dialog deschis intre cele doua parti va avea una sau mai multe consecinte, fie ca ii va face pe negociatori sa fie constienti de beneficiul reciproc al negocierii. Deseori negocierea incepe intr-o oarecare tensiune ce poate denota si trecutul relatiei respective, esecul in incheierea unui contract recent sau prezent,etc. aceasta tensiune apare deoarece negociatorii nu se cunosc sau ca nu sunt siguri de ceea ce se va hotara in final si daca aceasta tensiune exista este iperativ sa se evite inrautatirea situatiei si transformarea tensiunii intr-o ostilitate tatala, astfel tensiunea se poate reduce de catre negociatori prin modul in care isi vorbesc unii altora si prin ceea ce spun. Se poate contribui la reducerea tensiunii, daca nu uiti ca singurul tau tau rol in dezbatere este in principal aceea de a afla ce vrea celalalt negociator si de ai face cunoscut ce urmareste. Mai putin de ½ din negociatori nu pun suficient de multe intrebari care este printre unicele solutii de aflare a obiectivelor celuilalt negociator. Comportamentul emite semnale sau pune la dispozitie o metoda de a manevra miscarile cu incredere. Semnalele sunt calificari atasate unei declaratii. De exemplu prin expresii se poate intelege si altceva:

,,preturile noasrte obisnuite sunt''

(dar avem preturi speciale in situatii speciale)

,,va fi extrem de dificil''

(dar nu in mod necesar imposibil)

c) .Propunerea; propunerea initiala a oponentului tau va fi prezentarea pozitiei sale initiale. Poti analiza flxibilitatea pozitiei sale initiale prin expresii in genul: (,,Tin sa insist asupra / Speram sa ). O propunere este o incercare de raspuns la intrebarea: ce dorinte ale celuilalt negociator trebuie sa satisfac daca vreau sa optin ceea ce mi-am propus? Este mult mai eficienta daca este conditionata comunicarea astfel, termenii posibili in care ati putea incheia afacerea. Este formata din doua elemente: conditia ce reprezinta ceea ce vrei tu sa optii de la celalalt negociator si oferta ce reprezinta ceea ce ai putea oferi in schimb. O propunere care consta doar intr-o conditie ii impune celuilalt negociator sa cedeze. Conditia ta poate fi vaga sau clara daca afacerea ta trebuie sa fie intotdeauna clara. Flxibilitatea te poate ajta sa te abati de la propunerea pe care ai facut-o initial. Prea putina flexibilitate poate da impresia ca nu vrem sa negociem deloc determinand cealalta parte sa abandoneze definitiv negocierea. O flexibilitate prea mare poate semnala ca nu tii prea mult la pozitia ta si risti sa nu te fi luat in serios.

d). Tranzactionarea implica efectuarea unor schimburi sa dai ceva pentru a primi ceva in schimb. O tranzactionare este o solutie specifica la problema negocierii care este favorabil pentru amandoi. Tranzactia stabileste termenii exacti pe care ii propui pentru a ajunge la un acord, fie legat de un singur element fie pentru toate elementele. Toate tranzactiile trebuie sa fie intr-un format complet (Daca tu atunci eu , Dca tu esti deacord cu asta atunci eu voi fi deacord cu asta ). Ca propunerea, tranzactia este formata dintr-o conditia si o oferta. Cand va spune exact ce doreste de la celalalt negociator, daca este dispus sa incluzi in oferta ta vreuna din dorintele specifice ale celuilalt. In tranzactie nimic nu este vag, trebuie folosite conditia si oferta impreuna. Incepe cu conditia si nu cu oferta. Raspunsul tau la o tranzactie v-a fi in forma de acceptare sau non acceptare fara o negare ulterioara. Nimic nu este convenit pana nu se ajunge la un acord asupra tuturor aspectelor.

Locul de desfasurare a negocierii.

Sala trebuie sa fie suficient de incapatoare, bine iluminata si incalzita corespunzator. O atentie depsebita se va acorda sonorizarii precum si asigurarii linistii atat de necesara in timpul negocierii. Mobila trebuie sa asigure un confort corespunzator sa contribuie la asigurarea unui cadru linistitor, masa trebuie sa fie suficient de mare, scaunele in numar suficient,si mai ales confortabile. Este bine ca in sala sa existe o tabla pentru a se face o prezentare in detaliu a argumentelor si contra argumentelor. Este recomantat ca alaturi sa existe a sala pentru pauze, pentru discutii particulare sau pentru o eventuala discutie a membrilor echipei de nrgociere.pentru punerea in acord a parerilor acestora. Este indicat sa se asigure un bufet pentru servirea unor gustari, sucuri, bauturi racoritoare, tigari, etc. In timpul negocierii pe masa trebuie sa existe in permanenta apa minerala, bauturi racoritoare si cafea. Este interzisa intrarea persoanelor straine in sala de negociere.

Negociatorul si negocierea perfecta.

Un bun negociator trebuie sa fie inzestrat cu cu unele trasaturi native cum sunt:

se va imbraca intr-o tinuta dreapta, demna cu umerii relaxati, cu mana dreapta libera, curat si bine inbracat;

trebuie sa aiba o expresie prietenoasa, deschisa;

inteligenta;

imaginatie;

o memorie foarte buna;

curaj;

prezenta de spirit;

capacitate de adaptare la situatii diferite sau neprevazute;

modestie;

tact;

fler;

cultura generala vasta;

minte clara;

mari rezerve de energie;

o profunda si solida pregatire profesionala;

cunostinte tehnice de negociere;

cunostinte profunde si in determinare tematicii si problematicii puse in discutie;

claritate in gandire;

mobilitate in spirit;

capacitate de analiza a cererii si/sau a ofertei;

capacitate de a judeca problemele in spirit practic;

incredere in sine;

puterea de a-si pastra calmul in conditii de stari emotionale sau de stres;

disponibilitatea de a se descurca in situatii limita;

capacitate de a se incadra intr-o echipa;

capacitate de a fi un bun coleg si colaborator;

inzestrarea cu tabu-ul de a observa si colabora;

sa aiba maiestria de a se intelege cu persoanele situate la toate nivelurile;

sa fie inzestrat cu bun simt;

sa fie diplomat diplomat, convingator, sincer, perseverent, calm, temperat;

sa aiba simtul oportunitatii si al momentului;

sa fie ferm;

sa fie dur si flexibil in analiza argumentelor partenerilor;

sa poata sa se autocontroleze in permanenta;

sa fie abil atunci cand este pus in situatii de ambiguitate;

trebiue sa arate si sa castige respect;

trebuie sa nu spuna nu;

trebuie sa nu puna intrebari;

nu trebuie sa respinga niciodata o propunere noua;

nu trebuie sa intrerupa;

sa fie disciplinat;

Sfaturi pentru a se ajunge la o negociere perfecta:

a.       abordarea unei negocieri in stilul ,,catre o intelegere comuna'' este cea mai buna abordare, dar depinde in mare parte de conditiile de baza;

b.      confruntarea este cea mai primitiva forma de negociere;

c.       srangerea de maini si prin contavtul vizual trebuie sa inspire incredere si credibilitate;

d.      limbajul corporal ar putea sa ofere o imagine aproape de realizat mai mult asupra observatorului decat a persoanei observate;

e.       in cadrul unei negocieri nu este intotdeauna indicat sa cedam pentru ca acest lucru poate incuraja si alte cereri ulterioare;

f.        se va folosi aproximativ 5% din timpul estimat al negocierii ,,pentru topirea ghetii'';

g.       intreruperile nu sunt un procedeu favorabil prntru ambele parti;

h.       este in avantajul nostru sa dam satisfactie celorlalti;

i.         intre menbrii echipei trebuie sa fie un respect reciproc atat verbal cat si nonverbal;

Bibliografie:

1. Gavin kennedy Negocierea perfecta

Tot ceea ce ai nevoie pentru a reusi de prima data

Editura National 1998

2. Gheorghe Pistol Negocierea; teorie si practica

Bucuresti    1994

3. Stefan Pruteanu Comunicare manageriala in afaceri

Publirom Iasi 1998

4. Bill Scott    Arta afacerilor

Editura tehnica Bucuresti