Sistemul informational - componenta a sistemului de management

Sistemul informational - componenta a sistemului de management

Comunicarea intre diferite sisteme, subsisteme si in cadrul acestora se realizeaza prin intermediul sistemului informational. Spre exemplificare, daca ne referim la o organizatie economico-sociala privita ca sistem cibernetic , sistemul informational se interpune intre sistemul condus si sistemul de management.

1. Organizatia economica ca sistem cibernetic

Sistemul informational poate fii definit ca un ansamblu tehnico-organizatoric de proceduri de constatare, consemnare, culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, in scopul satisfacerii cerintelor informationale necesare conducerii in procesul fundamentarii si elaborarii deciziilor.

Sistemul informational poate fii privit ca " umbra" proceselor si fenomenelor ce se petrec in cadrul unei unitati economico-sociale, asa dupa cum reiese si din figura 1.1. In aceasta figura sunt redate intr-o succesiune logica activitatile de baza si procesele ce au loc intr-o organizatie economica cu caracter productiv: aprovizionare, productie si desfacere.

Pe langa proprietatile generale desprinse din apartenenta la categoria abstracta de sistem sistemele cibernetice economice au si caracteristici specifice, formulate ca legitati sau principii ale organizarii si functionarii acestora.

Figura 2.1

2. Reflectarea activitatiilor de baza in cadrul sistemului infomational

In ceea ce priveste obiectivul sistemului infomational, se poate spune ca acesta reprezinta satisfacerea cerintelor infomationale necesare conducerii in procesul de elaborare a deciziilor.

Analiza sistemului informational existent are scopul de a efectua un studiu complex asupra tuturor activitatilor si fluxurilor informationale existente, a volumului de informatii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informational si a dotarii existente cu tehnica de calcul, pentru a se evidentia calitatile, limitele, si deficentele actualului sistem informational, in vederea stabilirii cerintelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul unui nou sistem informatic ce urmeaza a fi implementat.

Activitatea de documentare necesara analizei sistemului informational s-a desfasurat conform procedurilor de audit intern,, Culegerea si prelucrarea informatiilor" si a urmarit indeosebi studierea problemelor de organizare ale companiei rezultate din analiza organigramei, a ROF-ului, si alte documente relevante, particularitatile fiecarei activitati, fluxurile informationale precum si cadrul legislativ normativ impus functionarii sistemului informational.

Procedee de analiza a sistemului informational existent

Alegerea procedeelor de analiza s-a facut in functie de complexitatea si particularitatile sistemului informational existent, conditiile concrete de lucru si experienta auditorilor interni.

Ca procedeu de analiza s-a utilizat observarea directa a activitatilor vizate si s-a urmarit modul de realizare a operatiilor de prelucrare a datelor din documentelor utilizate, timpul necesar realizarii fiecarei operatii, gradul lor de dificultate.

Constituirea colectivului pentru analiza sistemului informational existent. Colectivul pentru realizarea analizei sistemului informational este alcatuit din auditorii interni ai compartimentului de Audit Intern si sefii structurilor functionale supuse analizei si specialisti de sisteme informationale.

Participarea sefilor structurilor functionale este impusa de necesitatea identificarii informatiilor utile, eliminarea celor de prisos, inclusiv formularea cerintelor informationale pentru viitorul sistem, cerinte care se vor regasi in concluziile formulate de auditorii interni in Raportul de Audit Intern.

Aceasta colaborare a sefilor de structuri functionale ce fac obiectul analizei, este impusa de cunoasterea detaliata a tuturor activitatilor si operatiilor desfasurate, ceea ce ajuta la sesizarea neajunsurilor segmentului de sistem informational de care raspunde fiecare persoana din structura respectiva.