Componentele principale

Access este o componenta a pachetului de programe Microsoft Office, care permite crearea si gestionarea de baze de date de dimensiuni reduse, la care se pot conecta maximum 31 de utilizatori simultan. Pentru baze de date mari (de ordinul Gigabytes-ilor) se recomanda folosirea SGBD-urilor Oracle, SQL Server, Sybase.

Spre deosebire de alte sisteme, Access stocheaza toate componentele unei baze de date intr-un singur fisier, cu extensia *.mdb.

Componentele principale ale sistemului Access, numite si obiecte (Objects) sunt urmatoarele (fig. 1):

ð     Tabele (Tables) - structuri bidimensionale destinate pastrarii datelor;

ð     Interogari (Queries) - instrumente de selectare si de afisare a a datelor din una sau mai multe tabele, pe baza de criterii; cu ajutorul acestora se pot realiza si functii de creare tabele, adaugare, modificare si stergere inregistrari in tabele;

ð     Formulare (Forms) - ferestre destinate introducerii datelor, afisarii si modificarii lor; permit crearea interfetei grafice cu utilizatorul si afisarea pe ecran a graficelor;

ð     Rapoarte (Reports) - situatii obtinute pe baza de interogari sau tabele si care pot fi afisate pe ecran sau la imprimanta;

ð     Macro-comenzi (Macros) - secvente de actiuni care se executa la initierea unei singure comenzi a utilizatorului;

ð     Module (Modules) - subprograme scrise in Visual Basic Access (VBA), care pot implementa raspunsuri la evenimente-utilizator, functii de prelucrare si validare a datelor, initializari ale bazei de date.

O caracteristica importanta a sistemului Access o constituie proiectarea asistata de "vrajitori" (Wizards), care ofera asistenta programatorului la crearea tabelelor,    a interogarilor, a formularelor si a rapoartelor. Aceste instrumente au rolul de a pune la dispozitia proiectantilor optiuni din care pot selecta varianta optima, de asemenea asigura asistenta on-line (help) pentru documentarea in timpul proiectarii.

Prin stabilirea de relatii intre tabele se asigura coerenta si consistenta bazei de date, astfel incat stergerile, adaugarile, modificarile la nivelul unei tabele sa nu conduca la disfunctionalitati ale sistemului. Totusi stergerile de date, crearea si distrugerea de tabele sunt operatii care provoaca fragmentarea spatiului de disc rezervat fisierului .mdb. Acces-ul are integrata comanda Tools->Database Utilities->Compact and Repair Database pentru compactarea periodica a bazei de date si pastrarea performantelor ei.

Crearea unei baze de date se poate face la deschiderea mediului, daca se alege optiunea Blank Access Database, fie ulterior, cand mediul este deschis si se activeaza optiunea File->New Database.

Dupa deschiderea unei bazei de date sunt accesibile componentele ei, grupate pe tipuri de obiecte (Tables, Queries, Forms etc), asa cum se observa in fig.1; asezarea obiectelor pe desktop este caracteristica versiunii Access 2000.

Vor fi prezentate in continuare modalitati de creare si exemple de utilizare a obiectelor Access mentionate anterior.