Utilizarea aplicatiei Access

1.1 Concepte generale privind bazele de date

Evolutia diferitelor metoda si tehnici de organizare a datelor, pe suporturi de memoria externa, a fost determinata de necesitatea de a avea un acces cat mai rapid si mai usor la un volum cat mai mare de date. Datele stocate si prelucrate sunt foarte complexe cu foarte multe interdependente, lucru ce a facut necesara aparitia bazelor de date.

Baza de date reprezinta un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o

redundanta minima, accesibile cat mai multer utilizatori in acelasi timp.

0 baza de date este un ansamblu de colectii de date cunoscute sub denumirea de tabela (pentru bazele de date relationale) si obiect (pentru bazele de date orientate obiect).

Lumea reala contine diferite obiecte, pe care Ie vom numi entitati. Aceste entitati au anumite caracteristici (proprietati), pe care Ie vom numi atributele entitatilor, aceste atribute pot lua anumite valeri.

In acest context informatia se poate defini ca fiind formata din:

entitate (obiectul informatiei)

atribut (proprietatile entitatii)

valoare (masura proprietatii).

De exemplu entitatea angajat este formata din atributele nume, varsta, ani vechime, ce au diferite valori.

Toate aceste date sunt organizate in tabele.

O baza de date este formata din mai multe tabele cu diferite legaturi intre ele. Pentru a defini o tabela sunt necesare urmatoarele elemente:

Domeniul de valori - reprezinta un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit.

Atributul - reprezinta o coloana dintr-o tabela caracterizata printr-un nume. Acesta de obicei semnifica valorile luate dintr-un domeniu corespunzator. Mai multe atribute pot lua valori din acelasi domeniu.

Pentru a defini o baza de date este nevoie de:

Tabela - reprezinta un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizata printr-un nume. 0 foaie de clacul din Excel se poate considera o tabela, unde pe prima linie sunt trecute domeniile ce apartin tabelei, iar apoi se trec datele corespunzatoare acestor domenii, unde de exemplu domeniul 1 se refera la sexul unor persoane, iar domeniul 2 se peate referi la varsta persoanelor respective.

Legaturile dintre tabele

De exemplu sa construim o tabela pentru entitatea Angajat.

O baza de date este formata din mai multe tabele cu diferite legaturi.

Tipurile de legaturi dintre doua tabele pot fi urmatoarele:

1:1 - legatura de tip unu la unu cand unei inregistrari dintr-o tabela ii corespunde o singura inregistrare in cealalta tabela

1:M - legatura de tip unu la multi cand unei inregistrari dintr-o tabela ii corespund mai multe inregistrari in cealalta tabela

M:N - legatura de tip multi la multi cand mai multor inregistrari dintr-o tabela Ie corespund mai multe inregistrari in cealalta tabela.

Uneori intr-o tabela exista foarte multe date, de aceea se recomanda ierarhizarea datelor din tabela, pentru a putea fi regasite cat mai usor. De aceea, pentru anumile tabele se recomanda construirea indecsilor. Cu ajutorul unui index datele din tabela se I P pot regasi foarte usor (de exemplu putem construi un index care sa ordoneze date din tabela in ordine crescatoare a anilor de vechime).

Orice tabela trebuie sa aiba definita o cheie. Cheia unei tabele reprezinta un ansamblu minim de atribute care identifica o inregistrare dintr-o tabela.

Cheia peate fi formata dintr-un singur atribut (cheie simpla) sau din mai multe atribute, (cheie compusa). Determinarea cheii, necesita cunoasterea semnificatiilor atributelor din tabela. La un moment dat intr-o tabela pot exista mai multe atribute cu proprietatea ca pot identifica o inregistrare, aceste combinatii se numesc chei candidate. Dintre acele chei candidate se alege o combinatie care se foloseste efectiv. Aceasta combinatie folosita se numeste cheie primara. Aceasta cheie primara va identifica in mod unic o inregistrare din tabela. Daca intr-o tabela un atribut sau ansamblu de atribute ia valori in acelasi domeniu ca si cheia primara a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numeste cheie exterma??.

Intr-o baza de date exista diferite legaturi intre tabele. Este foarte important de definit restrictiile referitoare la legaturile existente intre tabele. De exemplu putem avea tabela Angajat si tabela Copii. Tabela angajat are o legatura de tip unu la multi cu tabela copii deoarece un angajat peate avea mai mulsi copii. Este foarte important de definit restrictiile acestor legaturi. Aceste restrictii se refera la stergerea datelor, la introducerea datelor sau la modificarea unor date. De exemplu nu se peate sterge o inregistrare din tabela Angajat daca aceasta are inregistrari in tabela copii, deoarece in acest caz In tabela copii ar exista inregistrari care nu ar avea corespondent in tabela Angajat.