Comunicatul de presa

Comunicatul de presa

Comunicatul de presa este un instrument de baza al relatiilor publice. El reprezinta o modalitate de transmitere de la organizatie catre presa a informatiei, a unui punct de vedere, a unei luari de pozitie sau a unui document oficial. Consta in redactarea unor stiri de catre comunicatori si transmiterea lor prin posta sau fax (mai nou prin e-mail) spre redactorii din presa (gatekeepers) pentru a fi utilizat in rubricile lor. Comunicatul de presa se poate publica si pe site-ul organizatiei, caz in care reporterii vor fi anuntati prin e-mail ca exista stiri noi la adresa sitului.

Comunicatul de presa poate fi redactat sub forma unui anunt (cuprinzand date despre evenimente, persoane, evolutia firmei, vesti proaste, servicii sau produse), sub forma unei replici (cuprinde o replica la o stire, actualizari de informatii, comentarii), briefing (doua sau trei randuri care furnizeaza informatia de baza).

Redactiile nu au nici o obligatie de a publica materialul informativ trimis, uneori acesta este chiar refuzat, in special pentru motivul ca are un caracter prea vizibil promotional sau ca este lipsit de interes pentru cititori.

Continutul si scopul unui comunicat de presa. Comunicatul de presa contine de obicei o noutate de interes pentru public, transmisa din partea unui comunicator. Astfel, prin comunicatul de presa se anunta un eveniment, se comunica o informatie importanta legata de institutie, o luare de pozitie, sau o replica. El se redacteaza tinand cont de caracteristicile organismului media utilizat.

Scopul comunicatului de presa[1], din punctul de vedere al comunicatorului, este de a gratula clientii, a atrage simpatii, a atenua crize, a stinge scandaluri, a demonta zvonuri, a mediatiza oferte sau produse noi, idei, persoane, evenimente. Nu se va transmite niciodata un comunicat daca nu contine o informatie, intrucat agasarea jurnalistilor cu mesaje lipsite de importanta mediatica atrage pierderea increderii ziaristilor in organizatie.

Tipuri de comunicate de presa. Putem vorbi despre doua tipuri principale de comunicat de presa:

Informative, adica cele ce contin stiri, invitatii, date statistice. Acest tip de comunicat nu va contine comentarii sau asumari de opinie (pro sau contra).

Persuasive. Este comunicatul de presa destinat unor contestatii, comentarii, lamuriri, opinii sau dezmintiri.

Redactarea si structura comunicatului de presa. Redactarea unui comunicat de presa necesita parcurgerea prealabila a unei etape pregatitoare[2].

Etapa pregatitoare. Este etapa in care fixam continutul de informatii care trebuie transmis si verificam daca ceea ce dorim sa publicam este cu adevarat de interes pentru public si pentru presa. In al doilea rand, ne asiguram ca informatiile pe care dorim sa le transmitem sunt certe si verificate, iar in al treilea rand, ca momentul transmiterii lor este oportun.

Etapa de redactare este etapa elaborarii propriu-zise a comunicatului. Trebuie sa stim ca un comunicat de presa se transmite intotdeauna tiparit (listat la imprimanta), de regula pe o coala normala A4, fara margini decorative si cu antetul emitatorului. Marginile colii sunt standard (2-3 centimetri). Iata din ce se compune un asemenea document:

i. Caseta de identificare a emitatorului. Este o zona plasata in coltul din stanga sus si cuprinde: numele emitatorului, adresa completa, numele persoanei de contact (purtator de cuvant sau redactor), numarul de telefon al persoanei de contact (de la birou, de acasa, eventual si un numar apelabil non-stop).

ii. Caseta de identificare a comunicatului de presa. Este o zona amplasata mai jos fata de adresa, in coltul din dreapta. Cuprinde:

data si ora difuzarii (momentul cand stirea va putea fi transmisa)

mentiuni de embargo, adica intervalul in care ori momentul pana la care comunicatul nu poate fi transmis (exemplu: "Embargo pana la ora"). Rostul acestei mentiuni este intarzierea difuzarii stirii, fie pentru ca se doreste ca difuzarea sa fie concomitenta in mai multe organisme de presa, fie pentru ca este nevoie de anumite confirmari pentru ca stirea sa fie reala

iii. Corpul comunicatului. Este amplasat la inceputul celei de a doua treimi a paginii, astfel incat spatiul alb ramas deasupra lui poate fi folosit de catre redactorii canalelor mass-media pentru diferite adnotari.

iv. Titlul e amplasat pe un rand separat si aliniat la stanga, tiparit cu majuscule, scurt, explicit si incitant. Formularea sa este mai putin formala si nebirocratica.

v. Paragraful initial sau lead-ul. Este replica de deschidere sau "fraza de atac" prin care rezumam informatia esentiala din stire. Se distinge de restul textului prin italice sau bold. Include o mare parte din raspunsurile la intrebarile: cine, ce, unde, de ce, cand. Ocupa maxim 5-6 randuri.

vi. Textul comunicatului este partea cea mai lunga. El dezvolta paragraful initial si prezinta informatiile in ordinea descrescatoare a importantei lor. Textul se scrie spatiat la doua randuri. Este recomandabil sa nu depaseasca o pagina dar daca acest lucru este necesar atunci la sfarsitul primei pagini va trebui sa existe mentiunea "CONTINUA", iar la final, pe a doua pagina, se tipareste cuvantul "SFARSIT" sau un simbol cu aceasta semnificatie (de obicei "###")

In josul paginii apar obligatoriu numele si semnatura managerului care autorizeaza transmiterea comunicatului, precum si stampila organizatiei.

vii. Dateline-ul este caseta din dreapta, plasata intre titlu si lead. Indica locul si data redactarii comunicatului. Rolul sau este cel de localizare in spatiu si timp.

Comunicatul de presa trebuie sa contina un limbaj simplu, neutru, accesibil publicului larg; se vor evita pretiozitatile sau jargonul si nu va incepe niciodata cu un citat.