Corespondenta cu caracter personal

Corespondenta cu caracter personal

Definirea, importanta, caracteristicile corespondentei cu caracter personal;

Tipuri de scrisori: cererea personala, memoriul.

Cererea personala este o scrisoare prin care o persoana fizica, in calitate de cetatean sau salariat, solicita din partea organizatiei unde lucreaza sau din partea institutiilor si organelor de stat care indeplinesc servicii publice, diverse solicitari in scop personal. Cererea personala se mai numeste si petitie, cel care o adreseaza - petitionar, iar dreptul prevazut de lege - drept de petitionare.

Importanta cererilor personale este foarte variata:

In raporturile dintre salariati si unitatile in care acestia lucreaza intervin cereri de: eliberari sau certificari de acte, adeverinte, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alta categorie de retributie, de plata a alocatiei pentru copii sau altor drepturi banesti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi inscris intr-o forma de invatamant etc.;

In cazul in care un cetatean doreste sa lucreze sau sa activeze intr-o institutie intervin: cereri de angajare, de inscriere intr-o forma de invatamant sau la cursuri organizate, de inscriere intr-o asociatie de profil;

In cazul in care o persoana doreste sa obtina un act administrativ care sa-i confere un complex de drepturi si obligatii se intocmesc cereri de: pensionare, carnete auto, diplome scolare etc. Astfel de cereri presupun, insa, dreptul persoanelor de a le obtine, pe baza desfasurarii unei activitati anterioare, ca: exercitarea unei meserii sau profesii intr-o unitate pe o perioada corespunzand cerintelor legii, frecventarea unei scoli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de invatamant etc.;

In cazul in care cetatenii doresc sa li se stabileasca drepturi sau obligatii determinate de catre administratia publica: cerere de stabilire a obligatiei administrative a unei persoane de a plati impozitele pe venit, pentru locuinte sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a unui teren pentru constructia de locuinta proprietate personala, cererea de autorizatie, de certificare a unei anumite meserii;

Caracteristicile de redactare a cererii personale este compusa din urmatoarele elemente:

FORMULA DE ADRESARE mentioneaza functia conducatorului unitatii careia i se adreseaza cererea. Se plaseaza aproximativ la trei spatii sub adresa destinatarului. Dupa formula de salut se pune virgula si nu se recomanda abrevierea cuvintelor din formula de salut. Formula cea mai uzitata este "Domnule ." sau "Doamna .", daca destinatarul exercita o responsabilitate vom adauga: "Domnule primar", "Domnule director", "Domnule Ministru" etc. Exista functii care cer un alt apelativ, de exemplu "Sire" sau "Majestate". Formula de politete cuplata cu titlul functiei nu trebuie urmata si de nume. Primarului unui oras nu i se scrie: "Domnule primar Popescu", ci "Domnule primar". Dat fiind faptul ca o personalitate poate acumula mai multe responsabilitati, care ii confera tot atatea titluri, poate detine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justifica scrisoarea. Atunci cand ne adresam rectorului unei universitati care prezideaza o campanie de finantare pentru un organism de intrajutorare si corespondenta se refera la aceasta campanie, titlul de presedinte il va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va intelege natura textului pe care il va citi. Intr-o corespondenta intre doua persoane egale din punct de vedere ierarhic si care se cunosc bine se poate adauga la apelativul propriu-zis si "Stimate coleg" ("Domnule rector si stimate coleg"). Alte formule folosite "Stimate Domnule ." sau "Stimata Doamna" (urmate fie de numele lor, fie de functie, dupa cum ne-am adresat). Exista cuvinte a caror forma de feminin este marcata doar prin titluri de politete: "Doamna Ministru", "Doamna Judecator", etc.

OBIECTUL SCRISORII Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dupa formula de adresare, precedat de cuvintele "Referitor la .", rolul sau este de a prezenta succint problema tratata in scrisoarea respectiva si de a usura operatia de indrumare si de clasare a corespondentei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie si poate fi emisa in cazul in care problema tratata in scrisoare este prezentata pe scurt in primul paragraf al ei.

TEXTUL SCRISORII se amplaseaza in centrul paginii, in raport cu celelalte elemente - redactarea textului trebuie sa tina seama de anumite reguli de aranjare a elementelor intr-o ordine prestabilita, astfel: introducerea incepe cu expresia ,,Subsemnatul(a)" urmata de numele, prenumele, locul de munca, calitatea, adresa petitionarului; concluzia este al doilea element al textului cererii si constituie obiectul acesteia. In multe cazuri, ea este urmata de o motivare fundamentata; aceasta poate lipsi insa in cazul cererilor simple ca: legalizari de acte, adeverinte etc.

TEXTUL SCRISORII reprezinta partea esentiala a scrisorii si de aceea trebuie redactata cu deosebita atentie si cuprinde:

- paragraful de introducere;

- mesajul (sau cuprinsul);

- incheierea;

Cele trei parti se scriu cu aliniat si se separa eventual printr-un spatiu dublu fata de distanta dintre randuri la care este scris textul.

INTRODUCEREA

Este strans legata de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care il contine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondente, marfuri, documente, formularea unui raspuns la o scrisoare anterioara etc. Exemple: "Prin prezenta va informez ca .."; " va aduc la cunostinta ca ." "Ma folosesc de acest prilej pentru .""Obiectul scrisorii mele este:

sa va informez despre .

sa va anunt .

"Referitor la scrisoarea dumneavoastra din data de .""Folosesc acest prilej pentru a va multumi pentru scrisoarea dumneavoastra din data de ." "Revin la scrisoarea noastra  din data de .""Intrucat nici pana astazi nu am primit raspuns la scrisoarea noastra."

MESAJUL (CUPRINSUL)

Contine punctul de vedere al expeditorului fata de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate cat mai clar, intr-o inlantuire logica folosind un vocabular adecvat si un ton corespunzator. Este indicata folosirea frazelor scurte, fiecare idee distincta facand obiectul unui paragraf separat.

Mesajul poate sa cuprinda o motivare si o concluzie. Daca problema cuprinsa in scrisoare nu necesita explicatii (motivarea), continutul scrisorii se concretizeaza in chiar concluzia acestuia.

Metoda indirecta este considerata si metoda moderna. Avantajul acestei metode consta in aceea ca destinatarul cunoaste de la inceput obiectul scrisorii, ceea ce il determina sa analizeze in timpul citirii mai atent motivarea (in cazul scrisorilor de angajare). De asemenea, organizarea indirecta a mesajelor este indicata, din punctul de vedere al stilului (ton si impact):

pentru majoritatea scrisorilor neutre (raspunsul la cereri de informatii, darea de instructiuni si explicatii),

pentru mesajele care contin vesti bune (exemplu: aprobarea unor solicitari, cereri, anuntarea promovarii),

pentru mesajul care exprima buna vointa (felicitari, aprecieri pozitive, etc.).

INCHEIEREA

Incheierea mesajului trebuie sa reprezinte concluzia logica a punctului de vedere cuprins in mesaj. Aceasta se poate materializa in exprimarea unei promisiuni, a unei dorinte de continuare sau intarire a relatiilor de colaborare cu partenerul, a multumirilor pentru modul in care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.

Exemplu: "Astept cu nerabdare raspunsul dumneavoastra.""Va multumesc pentru increderea /sprijinul/confirmarea acordata" "Va rug sa primiti/acceptati scuzele mele"

De asemenea, tot in aceasta parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaza: "Anexam acestei scrisori ." Mentiunea "anexe" - apare atunci cand scrisoarea este insotita de anexe si acestea se scriu sub numele expeditorului principal, in stanga.

FORMULA DE INCHEIERE

Se plaseaza la 2-3 randuri sub text, inaintea semnaturii. Pentru scrisorile destinate unor oficialitati inalte, cele mai folosite formule de salut sunt:

"Va rog sa acceptati expresia distinselor mele sentimente"

"Va rog sa binevoiti a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele."

De retinut ca, pentru a respecta armonia intre formula de adresare (salut) si formula de incheiere, aceasta din urma o reia pe prima, plasand-o intre virgule.

"Va rog sa agreati, Domnule Ministru, expresia inaltei mele consideratii."

"Va rog sa primiti, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente."

"Va rog sa primiti, Domnule Presedinte, omagiul celui mai profund respect."

"Va rog sa primiti, Domnule Ambasador, Excelenta Voastra, asigurarea intregii noastre stime."

Alte formule folosite:

"Cu stima", "Cu respect" - formule folosite cand destinatarul este necunoscut.

"Cu cele mai bune sentimente" - formula mai familiara, folosita de la egal la egal sau pe o scara ierarhica superioara.

"Cu sentimente alese" de la furnizor la client, de la functionar la patron.

"Cu sinceritate"

"Cu cele mai alese ganduri."

SEMNATURA constituie un element important al scrisorii, intrucat ea este cea care da autenticitate scrisorii. Aranjarea semnaturii in pagina se face dactilografiind la 3 randuri de text functia semnatarului, urmata obligatoriu de virgula. Se lasa un spatiu pentru semnatura olografa, apoi se dactilografiaza numele si prenumele celui care va semna.

DATA se amplaseaza la stanga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate personal, data cererii este considerata data la care a fost inregistrata la unitatea destinatara.

ADRESAREA scrisorii se face in subsolul paginii, realizata prin completarea formulei initiale cu denumirea unitatii (Domnului Director General al Institutului de Informatica Bucuresti). In cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca si cele initiale, cu majuscule si fara prescurtari.

Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi insotite de un memoriu, prin care se detaliaza motivarea cererii. In unele cazuri, cererea, ca atare, imbraca forma unui memoriu.

Memoriul intocmit de o persoana fizica este un document prin care aceasta expune documentat o problema legata de persoana sa, evenimente dintr-o perioada trecuta, legate de persoana autorului si care explica sau fundamenteaza obiectul cererii.

Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) - serveste pentru promovarea in munca sau pentru obtinerea unor grade in serviciu. Se aseamana cu cererea personala, avand un scop bine definit, ce se arata, de obicei, in final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte in sustinerea obiectului solicitat.

Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica si motiva o anumita actiune savarsita ca urmare a unei dispozitii sau reiesind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fara sa fie o cerere propriu-zisa, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subintelesa) a unei cereri de a primi aprobarea forului ierarhic superior sau a altui for pentru o anumita actiune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se intocmeste un deviz, care se prezinta conducerii insotit de schita de plan si de memoriul justificativ care demonstreaza utilitatea constructiei, eficienta economica, fundamentarea amplasarii constructiei intru-un anumit loc, termenul de executie etc. si, in final, se cere aprobarea pentru executarea constructiei.

Corespondenta cu caracter protocolar

Importanta corespondentei cu caracter protocolar;

Tipuri de scrisori: invitatii, felicitari.

INVITATIILE se trimit unor persoane importante pentru firma si sunt adresate din partea unei persoane din conducere. Invitatiile privesc in special cocteilurile, dejunurile, receptiile (la nivel inalt), conferintele organizate in cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la sarbatorirea unor angajati, ziua portilor deschise etc.

Cu toate ca telefonul inlocuieste astazi o mare parte din comunicarea scrisa, la invitatii este obligatorie comunicarea scrisa. Invitatia scrisa este un mod de prezentarea a gazdei si a evenimentului care are loc, dar ea informeaza si despre locul, data, cauza  desfasurarii respectivei manifestari.

Invitatiile nu sunt numai bilete de intrare, ci si carti de vizita ale gazdei. O invitatie de afaceri nu trebuie doar sa-l faca pe destinatar sa astepte cu nerabdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie sa puna si prestigiul expeditorului intr-o lumina favorabila. Invitatul primeste scrisoarea si astfel se realizeaza primul contact intre el si evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, marimea, culoarea, grafica folosite, dar si continutul trebuie sa conlucreze la obtinerea efectului dorit. Individualitatea si creativitatea formularii pot influenta valoarea si atractivitatea evenimentului.

Structura unei invitatii cuprinde urmatoarele elemente:

denumirea si sigla firmei;

numele si eventual, functia celui care lanseaza invitatia;

formularea invitatiei;

evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);

scopul intalnirii (petrecerii);

data, ora;

locul;

instructiuni speciale;

unde se poate raspunde.

Invitatia oficiala cuprinde titlul gazdei fara nume, dar adaugarea numelui nu reprezinta o greseala.

Exemplu:

Presedintele Fundatiei ....

Sau

Presedintele Fundatiei...

Domnul Viorel Ionescu

De asemenea, o invitatie poate fi transmisa in numele unui individ sau al unui grup:

Presedintele Fundatiei . . . . . .

Domnul Viorel Ionescu

Si

Membrii Consiliului de Administratie

In afara de numele gazdei, pe invitatie mai poate fi trecut numele unei personalitati de al carei prestigiu beneficiaza evenimentul. Inainte de a-i imprima numele, ne vom asigura ca aceasta persoana este de acord, prezentandu-i proiectul textului.

Exemplu:

Sub patronajul

Presedintelui Crucii Rosii

Domnul .....

O invitatie poate fi nominala sau nenominala. Spunem despre o invitatie ca este nominala daca in text este scris (cel mai indicat de mana) numele invitatului. Pe invitatie se va scrie fie titlul invitatului fara nume, fie numele si titlul, fie doar numele. Pe invitatia nenominala nu este scris numele invitatului.

Formulele cele mai uzitate sunt: ,,are placerea sa va invite la ."; ,,va roaga sa ii faceti onoarea de a participa (de a asista) la ."; ,,va roaga sa onorati cu prezenta dumneavoastra ."

Pentru motivul invitatie, gazda trebuie sa aleaga cuvintele, formula cea mai potrivita pentru a clarifica scopul (motivul) invitatiei.

Formule folosite:

,,in onoarea"

,,cu prilejul."

,,la dejunul in onoarea..."

,,la cina oferita cu ocazia . ..."

,,la semnarea acordului intre . . . ,"

,,la inaugurarea pavilionului ..."

,,la vernisajul...."

,,la o receptie cu ocazia vizitei delegatiei .

In ceea ce priveste data si ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cand se stabileste data se tine cont de disponibilitatea invitatilor).

De exemplu, in cazul unei invitatii la cina, vom scrie ora 19⁰⁰ si nu incepand cu ora 19⁰⁰. Este bine sa se indice si o ora limita; in acest caz, cunoscand dinainte durata activitatii, invitatii isi pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:

Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l9⁰⁰ la ora 21⁰⁰

Daca se cere punctualitate, aceasta trebuie motivata. Exemplu:

,,Deoarece evenimentul este televizat, va rugam sa nu intarziati".

Locul - constituie adresa exacta (eventual o schita). O adresa cuprinde numele cladirii (daca are nume), numele salii, strada si numarul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu:

La Hotel Ambasador
Salonul Rosu
Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucuresti

In finalul invitatiei destinatarul este rugat sa confirme participarea. Se mentioneaza un numar de telefon unde se vor primi confirmarile, o persoana de contract si o data limita.

In ultimul timp, in loc de ,,Va rugam sa confirmati participarea dv. pana cel mai tarziu pe 10.04 2003 (tel.: 647.47.47, doamna Alice Manu)", se foloseste din ce in ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a formulei din limba franceza "Repondez s'il vous plait" - "Raspundeti va rugam" si este urmata de un numar de telefon sau fax. De asemenea, se poate adauga: ,,inainte de .".

Exemplu:

R.S.V.P. inainte de .

Tel./fax: 6474747

Instructiuni speciale

Este important, daca evenimentul o cere, indicarea pe invitatie a tinutei: ,,tinuta de seara" sau ,,tinuta de zi", aceasta va ajuta ca fiecare invitat sa se simta bine; se vor da si alte informatii pentru a-i ajuta pe invitati (de exemplu: ,,parcare speciala in spatele hotelului" sau ,,in caz de ploaie se amana .. sau se va desfasura."). Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare in slujba mesajului care trebuie transmis. Invitatia scrisa trebuie sa retina atentia invitatilor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. In primul rand, in ceea ce priveste textul, dimensiunea, caracterelor, pentru anumite cuvinte si grupuri de cuvinte, spatiul intre ele, dar si culoarea invitatiei si forma sa, in al doilea rand, prezenta simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importanta. Una din regulile grafice consta in a nu utiliza decat un singur tip de caractere pe aceeasi invitatie. Resursele grafice contribuie in egala masura si la rezolvarea problemelor de ierarhie intre diferite personalitati. Astfel, presedintele unei asociatii, directorul unui muzeu etc, vor avea grija ca numele sau titlul ministrului care prezideaza evenimentul, sa fie scris cu caractere mai mari decat cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul este culoarea admisa.

Invitatiile trebuie trimise cu suficient timp inaintea evenimentului, pentru ca invitatii sa-si poata rezerva timpul necesar. Uzanta protocolara pretinde ca invitatiile sa primeasca un raspuns prompt. Raspunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.

Refuzul invitatiilor de afaceri - iata o tema sensibila din cel putin doua motive:

intre partenerii de afaceri nu exista de regula o relatie asa intensa ca intre prieteni; invitatiile sunt mai rare si au o valoare mai mare;

invitatiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clientilor au aproape intotdeauna o importanta pentru afaceri: se intretin relatiile existente sau se intemeiaza altele noi. In unele imprejurari se ajunge chiar la negocieri si la incheieri de contracte, de aceea in domeniul afacerilor este mai indicat sa se accepte o invitatie, chiar in ciuda unor probleme. Daca totusi nu se poate da curs invitatiei, este indicat sa se trimita o scrisoare in care sa se mentioneze motivul sau motivele refuzului; se multumeste pentru invitatie, se ureaza gazdei succes la festivitatea organizata si eventual se fixeaza in perspectiva o invitatie reciproca si sau o alta intalnire. Daca relatia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,inlocuitor", astfel nu va lasa impresia ca evenimentul nu prezinta interes pentru el si firma sa.

Scrisoarea de invitatie la nivel inalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare sa se adreseze de omologul celui invitat. Echivalenta rangului se stabileste la nivelul conducatorului delegatiei invitate. Este totdeauna tiparita si are caracter diplomatic; poate fi precedata de un fax pentru operativitate, insa trimiterea prin curier a invitatiei originale este obligatorie[2]. Are antetul institutiei (stema, alte insemne sau elemente distinctive, numele institutiei celui care invita).

Scrisoarea de invitatie incepe cu o fraza de politete care sa exprime bucuria de a comunica, in cazul in care este primul contact dupa numirea in functie, se adreseaza felicitari (chiar daca acestea au fost transmise la investitura, prin intermediul ambasadei); in cazul invitatiei la nivel inalt se face o rememorare a ultimelor contacte.

Continutul propriu-zis cuprinde invitatia concreta, precizandu-se perioada si locul. Se va clarifica caracterul vizitei (invitatiei): de curtoazie, de lucru sau vizita oficiala). De asemenea, in continutul invitatiei se va preciza scopul vizitei (invitatiei). Dupa definirea generica a scopului, se face o succinta propunere de agenda a intalnirii. Agenda intalnirii nu se stabileste concret in scrisoarea de invitatie, aceasta este stabilita ulterior de expertii celor doua parti, dupa primirea scrisorii de acceptare.

Finalul scrisorii de invitare este o fraza de politete si trebuie sa cuprinda asigurarea adresantului de respectul de care se bucura si faptul ca se asteapta un raspuns.

Scrisorile de felicitare si felicitarile (pretiparite)

Scrisorile de felicitare si felicitarile pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentantilor diverselor institutii, omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, sarbatori nationale, numiri in functie, aniversari etc. Cel mai important prilej il reprezinta Anul Nou si sarbatorile de iarna. Intrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea pretiparita.

Scrisorile de la sfarsitul anului contin mai mult decat urari. Ele au un caracter mai personal si indica stadiul unei relatii. Scrisoarea poate fi scrisa de mana, iar daca textul este scris la masina, atunci formula de adresare si incheiere se va scrie de mana. Scrisoarea trebuie sa fie scrisa cat mai citet si sa lase o buna impresie estetica. Ea cuprinde elementele de structura ale oricarei scrisori.

Felicitarea este cea mai buna alegere in cazul relatiilor mai putin stranse. Exista o multitudine de prezentari in forma pretiparita. Urarile pretiparite vor contine o nota personala daca vor fi completate cu cateva randuri scrise de mana. Formula de incheiere se va scrie obligatoriu de mana.

Pentru a putea intretine bune contacte profesionale, fiecare firma trebuie sa aiba o baza proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul comunicarii intre parteneri.

Alegerea de felicitari pretiparite si de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie sa se incheie din luna noiembrie. De asemenea, urarile de la sfarsitul anului trebuie sa ajunga la destinatar cu cateva zile inainte de Craciun, deoarece se stie ca majoritatea firmelor au vacanta in ajunul acestor sarbatori. Corespondenta trebuie expediata cu o saptamana inainte de Craciun. Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urarile de sfarsit de an, cu o exceptie, daca cineva a fost uitat, in ultima instanta se va trimite urarea prin fax, decat deloc.