PARTICULARITATI DE REDACTARE IN TEXTUL ADMINISTRATIV

PARTICULARITATI DE REDACTARE IN TEXTUL ADMINISTRATIV

CUPRINS

Introducere..................... .1

Prezentare teoretica...................2

Studiu de caz....................5

Concluzii.......................7

Bibliografie......................8

Anexe

INTRODUCERE

Prin alcatuirea acestui proiect doresc sa analizez amanuntit o serie de texte administrative, pentru a reusi sa inteleg mai bine modul lor de redactare. Avand in vedere ca textul este expresia vizuala a comunicarii in scris, voi avea in vedere atat mesajul transmis, cat si modalitatea de redactare a acestuia.

Am ales textul administrativ deoarece consider ca este caracterizat de rigurozitate, este alcatuit intotdeauna dupa un anumit sablon. De asemenea, odata cu redactarea acestui proiect, imi doresc sa retin particularitatile fiecarui tip de text, asemanarile si deosebirile dintre ele.

Un alt motiv pentru care prefer textul administrativ in detrimentul textului politic este gama larga de scrisori comerciale incluse in prima categorie de texte. Spre exemplu, scrisorile de afaceri se impart in: contract, proces verbal, C.V. de imagine, reclamatie, scrisoare de remediere, de mentinere, de prospectare, de intentie, de sponsorizare, oferta s.a.

In paginile care urmeaza voi analiza, in paralel, urmatoarele tipuri de scrisori de afaceri: cererea de oferta, scrisoarea de mentinere, scrisoarea de remediere, reclamatia si invitatia de participare la o lansare de carte, toate textele fiind luate din cartea "Scrisori de afaceri".

Inspirandu-ma din ghidul practic al dnei Olga Balanescu, am gasit toate materialele necesare, atat practice, cat si teoretice. Exemplele pe care le-am folosit sunt: cererea de oferta de la pag. 45, scrisoarea de mentinere de la pag. 80, scrisoarea de remediere de la pag. 87, reclamatia de la pag. 99 si invitatia de participare la o lansare de carte de la pag. 115.

PREZENTARE TEORETICA

Stilurile functionale sunt varietati ale limbii literare comune, diferentiate intre ele prin trasaturile lingvistice determinate de un anumit factor socio-cultural, care conditioneaza comunicarea si prin functia pe care o au ca mijloace de comunicare in diverse domenii de activitate. In limba romana sunt acceptate urmatoarele stiluri:

Stilul tehnico-stiintific

Stilul juridic-administrativ (oficial)

Stilul jurnalistic

Stilul beletristic (artistic)

Functia textului administrativ este de informare asupra unor probleme de interes general sau particular. Limbajul folosit este precis, urmand sintagme de adresare si de formulare a continuturilor informative, numite sabloane sau clisee.

Stilul oficial-administrativ se intalneste in textele si activitatile administrative, juridice, diplomatice si economice. Este mai conservator decat celelalte stiluri; este realizat indeosebi in forma scrisa monologata, dar poate lua si forma dialogului (in corespondenta oficiala, in negocieri, in raporturile cetatenilor cu autoritatile sau in actiunile judiciare; se desfasoara intr-un cadru institutional, local si temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotarari, ordonante, instructiuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezolutia, contractul etc.), de informare (anuntul, declaratia, instiintarea, notificarea, formularul de inscriere, telegrama), de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma), de corespondenta (scrisoarea, oferta etc). In raport cu alte stiluri este inchis la influente, servind ca sursa de imprumuturi indeosebi stilului publicistic.

Textul administrativ este caracterizat de anumite rigurozitati. Se imparte in doua categorii: obiectiv si subiectiv.

Ca orice alt tip de text, are Emitator si Receptor, canal, mesaj. In cazul scrisorilor de afaceri, Emitatorul este fie persoana fizica, fie juridica si are un caracter oficial. In cazul textului administrativ obiectiv, Emitatorul abordeaza Receptorul in mod generativ, transmitand mesajul dorit fara a tine cont de reactia Receptorului. Textul subiectiv formuleaza mesajul in asa fel incat Receptorul sa fie impresionat de continutul scrisorii.

Fiecare forma a textului administrativ este caracterizata de un mod de redactare specific. Scrisorile de afaceri au o formulare stas, formule de inceput, de incheiere, un numar fix de paragrafe,antet.

Spre deosebire de textul obiectiv, care se bazeaza pe componenta informationala a mesajului, textul subiectiv face apel si la componenta afectiva, incercand sa convinga Emitatorul de mesajul transmis.

Este foarte important de stiut faptul ca un text administrativ poate fi folosit ca proba in instanta, gratie stampilei, semnaturii Emitatorului, antetului, nr. inreg. Lipsa vreunui element din cele enumerate mai sus face ca autoritatea legislativa a textului sa scada.

Particularitatile textului administrativ se impart pe patru niveluri: lexical, morfologic, sintactic si stilistic.

La nivel lexical, se observa necesitatea folosirii unor abrevieri, dezvoltarea unui anumit camp lexical. Una din conditiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine intocmit si inteles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu notiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general numai cuvinte si expresii potrivite cu fondul de notiuni si idei al scrisorii respective, evitandu-se utilizarea cuvintelor si expresiilor arhaice, regionale, din argou si jargon.

La nivel morfologic, se constata folosirea verbelor la modurile indicativ si conjunctiv, timpul prezent. Asadar, textul este alcatuit pe axa temporala prezenta. Se foloseste pluralul in loc de singular la pers. I , neconcordanta intre numarul real si cel gramatical (pluralul autoritatii). Se foloseste neconcordanta intre timpul real si cel gramatical, in unele situatii, prin utilizarea prezentului in loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguranta si nu de eventualitate. Este frecventa folosirea substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, solutionare, reglementare etc.), a pronumelor nepersonale, a prepozitiilor si conjunctiilor.

Din punct de vedere sintactic, textul administrativ contine enunturi dezvoltate, cu o topica standard, alcatuite din complemente. De asemenea, predomina propozitiile principale, juxtapunerea. Subordonatele sunt, in general, de tipul atributiva sau completiva directa. Se construiesc propozitii si fraze scurte. Frazele lungi, topica inversata dau nastere la confuzii, producand dificultati in intelegere;

La nivel sintactic, textul este caracterizat printr-o constanta restrangere a expresivitatii. Principalele caracteristici ale stilului corespondentei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea si oficialitatea, politetea si demnitatea, naturaletea si simplitatea. Corectitudinea impune respectarea intocmai a normelor, formelor si regulilor gramaticale, ortografice, de punctuatie, de fonetica. Claritatea este o particularitate comuna oricarui stil, dar in corespondenta, in scrierea documentelor este urmarita cu multa grija, intrucat, este vorba de fapte, fenomene, situatii, drepturi, obligatii, raspunderi, care daca nu sunt prezentate clar, produc prejudicii partilor. Claritatea se asigura si prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor si a formelor gramaticale care nu au circulatie generala sau care exprima aproximatii, nesiguranta, intelesuri alternative. Concizia este o conditie specifica stilului corespondentei, intrucat scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesita cheltuieli de timp si materiale. Aceasta trasatura stilistica se poate realiza prin fixarea ideilor in propozitii scurte, grupate logic in paragrafe si prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Precizia se asigura prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitatilor de masura oficiale, prin exprimarea in litere, alaturi de exprimarea cifrica ori de cate ori este vorba de sume, cantitati etc. Sobrietatea si oficialitatea sunt impuse de faptul ca actele oficiale trebuie sa aiba un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este inrudita cu concizia, dar in plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie sa-l ofere certificarile si toate relatarile care se fac in corespondenta. Stilul corespondentei trebuie sa fie prin definitie un stil al politetii si demnitatii. Politetea este ceva elementar, ceva ce sta in firea oricarui om civilizat. Nu costa, dar poate aduce profit si alte beneficii.

Textele din paginile urmatoare sunt, bineinteles, obiective (cererea de oferta) si subiective (scrisoarea de remediere, invitatia, scrisoarea de mentinere, reclamatia).

Cererea de oferta este o scrisoare emisa de o firma cu scopul de a procura produse sau de a obtine executarea unor lucrari sau prestari de servicii; este documentul prin care se declanseaza efectiv dialogul precontractual intre doi parteneri.

Scrisoarea de remediere. Raspunsul la reclamatie trebuie sa fie prompt si redactat pe un ton cat mai calm si politicos. Raspunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamatiei

Invitatia precizeaza clar din partea cui vine si cui se adreseaza, foloseste un ton politicos si ofera date exacte referitoare la evenimentul promovat.

Scrisoarea de mentinere are un texte scurt, original. Este o incercare din partea Emitatorului de a-si fideliza Receptorul. Se scrie cu anumite ocazii speciale. Daca este in forma print, se poate apela si la mesajul iconic.

Reclamatia .Emitatorul reclamatiei va redacta textul pe un ton politicos, dar de o maniera clara si concisa a situatiei care a determinat inaintarea reclamatiei. De asemenea, tonul folosit indica o pozitie ferma dar deschisa spre rezolvarea problemei. Se face precizarea clara a datelor care constituie obiectul reclamatiei, cu referire la obligatiile contractuale, solicitarea politicoasa dar imperativa a cercetarii si efectuarii de actiuni corective. Daca este cazul, se ataseaza actele doveditoare ce fundamenteaza reclamatia.

STUDIU DE CAZ

Cele cinci tipuri de texte administrative au puncte comune, dar si deosebiri. In primul rand, invitatia este singura dintre cele cinci texte careia nu ii este atribuit antetul. De asemenea, scrisoarea de remediere, scrisoarea de mentinere si cererea de oferta contin in antet datele companiei ce redacteaza textul, dar reclamatia, venind din partea unei persoane fizice, contine in antet datele companiei care primeste plangerea. Antetul contine intotdeauna datele de identificare ale Emitatorului (numele companiei, adresa, numar de telefon, fax), avand o structura stas.

O alta carenta a invitatiei este numarul de inregistrare, element pe care toate celelalte texte il prezinta. Asa cum ii spune si numele, contine un numar prin care este consemnat documentul, dar si data la care a fost redactat ("Nr. inreg. 35/6.01.2005", "Nr. inreg. 705/13.04.2005", "Nr. inreg. 335/17.08.2005")

In functie de natura Receptorului se aleg formulele de redactare. Adresarea se face in mod direct unei persoane din cadrul conducerii unei companii in cazul reclamatiei ("Domnului director al Casei de Moda VERA"), scrisorii de remediere ("Doamnei directoare a Salonului de frumusete AFRO"), cererii de oferta ("In atentia Biroului Vanzari, dl Marcu Iliescu") si invitatiei ("Catre Institutul pentru studiul limbii romane BUCURESTI, Doamnei directoare Oana Badica"), in timp ce scrisoarea de mentinere contine doar un titlu ("DECLARATIA ARGUS").

Formulele de introducere difera de la text la text. Astfel, reclamatia va fi inceputa politicos, dar exprimand din start nemultumirea, existenta unei probleme ("Ma adresez dumneavoastra cu toata increderea si speranta ca ma veti intelege."). Drept raspuns, inceputul scrisorii de remediere prezinta acceptarea vinei si scuzele ("Ne pare sincer rau de incidentul survenit. Dupa cum ati putut constata si dumneavoastra, asemenea nereguli nu s-au strecurat in activitatea noastra pana acum."). Aceste formulari politicoase garanteaza solutionarea problemei si aplanarea conflictului. Celelalte trei tipuri de scrisori au un inceput destul de abrupt, evidentiind scopul exact al redactarii textului: in cazul cererii de oferta, "Atelierele noastre de croitorie au nevoie pentru ciclul de productie de materiale de calitate in vederea realizarii colectiei de primavara-vara.", scrisoarea de mentinere felicita compania ("In 1999, Societatea de Asigurari Argus a implinit 10 ani. A fost un prilej de srabatoare pentru una dintre cele mai stabile institutii financiare din Romania."), iar invitatia convoaca anumite persoane la evenimentul promovat ("Marti 12 iunie 1999, ora 18, Editura ARINA are onoarea de a va invita la festivitatea de lansare a cartii Dictionar-englez-roman-arab.").

Reclamatia si scrisoarea de remediere au o structura compozitionala care urmareste o serie de elemente foarte clare. Paragrafele 1, 2 si 3 ale reclamatiei explica prejudiciul adus, paragrafele 4, 5 si 6 exprima certitudinea Emitatorului ca Receptorul va solutiona problema, iar paragraful 7 garanteaza faptul ca relatiile de colaborare nu vor fi afectate pe viitor. In scrisoarea de remediere, primul paragraf exprima regretul fata de prejudiciul adus si subliniaza faptul ca acesta s-a produs neintentionat, al doilea si al treilea paragraf prezinta modalitatea de solutionare a problemei, iar ultimul paragraf exprima increderea ca relatiile de colaborare vor continua.

Cererea de oferta, fiind singurul text administrativ obiectiv dintre textele analizate, are o structura compozitionala diferita. Daca nu sunt formulare, au o alcatuire schematica si simetrica de redactare, ca in cazul exemplului. Este permisa folosirea cratimei intr-o enumerare pentru a exprima ce doreste Emitatorul de la Receptor (-tesaturi bumbac uni/imprimeu, -tesaturi lycra uni, -tesaturi matase artificiala imprimeu, -tesaturi matase naturala uni/imprimeu). Se face apel la limbajul artificial (cifre: 150m, 200m, 3 variante de culoare).

Textul invitatiei este scurt, la obiect, oferind detalii exacte referitoare la eveniment. Este precizata data exacta, locatia, programul de desfasurare. Si aici, ca si la cererea de oferta, este acceptata scrierea cu cratima pentru a detalia programul ("-cuvantul de deschidere adresat de directoarea Editurii Arina, -scurte aprecieri asupra cartii, -interventia autorilor").

Scrisoarea de mentinere are scopul de a fideliza Receptorul; nu are o structura stas, dar trebuie precizat motivul pentru care se redacteaza (in exemplu, Societatea de Asigurari Argus implineste 10 ani de existenta), aprecierea si felicitarile.

In ceea ce priveste formulele de incheire, cererea de oferta se aseamana cu scrisoarea de remediere, ele incheindu-se respectuos ("Cu adanc respect, Director Relatii Publice, Paul Marinescu" respectiv "Cu respect, Director vanzari"). Reclamatia, la fel ca scrisorile de mai sus, se termina cu semnatura Emitatorului, dar si cu data, In timp ce invitatia si scrisoarea de mentinere nu au o formula de incheiere.

Abrevierile sunt specifice fiecarui tip de scrisoare, ele fiind unanim acceptate si chiar necesare pentru a economisi spatiul. In reclamatie, cerere de oferta, scrisoarea de remediere, de mentinere, abrevierile se fac la nivelul adreselor ("Str. Libertatii"), numelui companiei ("F.P.I. Fondul Popular de Investitii"). In invitatie, se abreviaza functia participantilor ("prof.univ.dr. X").

Fiecare text este caracterizat printr-un anumit stil: scrisoarea de mentinere trebuie sa fie originala, reclamatia si scrisoarea de remediere sunt politicoase, dar la obiect, cererea de oferta este clara si exacta, iar invitatia este concisa.

CONCLUZII

In concluzie, s-a demonstrat printr-o analiza amanuntita ca formele textului administrativ indeplinesc functia de comunicare in domeniul relatiilor oficiale, au caracter formal, sunt individualizate de corectitudine, proprietate, formalism. Ele pot fi redactate atat de persoane juridice, cat si de persoane fizice, gratie sablonului specific fiecarei scrisori. Daca se urmareste forma de redactare, oricine poate compune un text administrativ, pe care il poate transmite Receptorului si care poate fi folosit chiar in instanta.

BIBLIOGRAFIE

Olga Balanescu, "Scrisori de afaceri (ghid practic)", Bucuresti, editura Ariadna '98, 2005, pag. 15-40, 45, 80, 87, 99, 115

Ion Toma, Ioana Dinca, "Limba romana. Stilistic si compozitie", Bucuresti, editura Niculescu, 1998, pag. 17-19