Efectuarea calculelor cu functii

Obiectivele lectiei:

In aceasta lectie veti invata sa efectuati calcu1e cu functii si sa folositi vrajitorul Function Wizard din Excel, pentru a insera rapid functii in celule.

Ce sunt functiile?

Functiile sunt formule complexe preformatate, folosite pentru executarea unei serii de operatii cu un grup specificat de valori. De exemplu, pentru a calcula suma unei serii de numere din celulele Al - H1, puteti folosi functia =SUM(A1:Hl) in loc sa introduceti formula =Al+B1+Cl si asa mai departe. Functiile pot folosi referinte la domenii de celule (cum ar fi Bl:B3), denumiri de domenii (de exemplu VANZARI) sau valori numerice (de exemplu 585.86).

Orice functie este formata din urmatoarele trei elemente:

Semnul = arata ca ceea ce urmeaza este o functie (o formula).

Denumirea functiei, de exemplu SUM, arata ce operatie va fi efectuata.

Argumentul, cum ar fi (Al:H1), indica adresele celulelor cu valorile afectate de functie. Argumentul este adeseori un domeniu de celule, dar poate fi si mult mai complex.

Puteti sa introduceti functiile fie scriindu-le in celule, fie cu ajutorul vrajitorului Function Wizard, dupa cum veti vedea in aceasta lectie.

In tabelul 14.1 sunt prezentate functiile Excel pe care le veti folosi cel mai des.

Tabelul 14.1 Functiile Excel cel mai des folosite

Excel in reteaua Web 0 noua functie, =HYPERLINK(), este folosita pentru crearea de legaturi cu siturile Web - plasate direct in foaia de calcul. De exemplu, =HYPERLINK(https://www.microsoft.com,"Visit Microsoft") va afisa cuvintele "Visit Microsoft" intr-o celula. Cand utilizatorul executa clic pe celula, este conectat la pagina sursa Microsoft. Puteti sa folositi aceasta facilitate si pentru legarea la foi de calcul din reteaua intranet a firmei la care lucrati.

Folositi modul corect de introducere a textului Cand introduceti text intr-o formula, aveti grija sa-I incadrati intre ghilimele, ca in "Seattle".

Utilizarea functiei AutoSum

Deoarece Sum este una dintre functiile cel mai frecvent folosite, Excel va ofera o metoda introducere rapida - executati clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. Pornind de la celula selectata in acel moment, AutoSum "ghiceste" care sunt celulele pe care vreti sa insumati. Daca AutoSum selecteaza gresit un grup de celule, puteti sa editati selectia respectiva.

Pentru a folosi functia AutoSum, efectuati pasii urmatori:

• Selectati celula in care vreti sa inserati suma. Incercati sa alegeti o celula la capatul randului sau al coloanei cu date; in acest fel, functia AutoSum va putea sesiza mai usor care sunt celulele pe care vreti sa adunati.
• Executati clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. AutoSum va insera =SUM si adresa grupului de celule din stanga sau de deasupra celulei selectate (vezi figura 14.1).
• Daca grupul selectat de Excel nu este corect, trageti mouse-ul peste grupul pe care vreti sa-1 folositi, sau executati clic pe bara de formule si editati formula.
• Executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule, sau apasati tasta Enter. Excel va calcula totalul pentru grupul selectat.

Insumare rapida Pentru a insera rapid functia de insumare, selectati celula in care vreti sa fie inserata suma si executati dublu clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. Cand executati dublu clic pe butonul AutoSum, evitati pasul in care Excel afiseaza in celula formula SUM si argumentele acesteia. In schimb, veti vedea totalul in celula si formula SUM pe bara de formule. Problema legata de utilizarea acestei metode este faptul ca nu aveti posibilitatea sa "ghiciti" grupul de celule folosit de AutoSum pentru insumare.

Functia SUM apare in celula selectata si pe bara de formule

AutoSum selecteaza un grup de celule de deasupra sau din stanga celulei selectate

Grupul selectat devine argumentul functiei

Figura 14.1 AutoSum insereaza functia SUM si selecteaza celulele pentru insumare

Utilizarea functiei AutoCalculate

In versiunile anterioare ale programului Excel, cand vroiati sa verificati rapid totalul, foloseati un calculator, sau introduceati formule temporare in foaia de calcul? Daca da, veti constata ca facilitatea AutoCalculate din Excel 97 este foarte utila. AutoCalculate va permite sa verificati rapid un total sau o medie, sa numarati intrarile sau numerele, si sa gasiti numarul maxim sau pe cel minim dintr-un grup.

Iata care este modul de lucru al functiei AutoCalculate. Pentru a verifica un total, selectati grupul pentru care vreti sa calculati o suma. Excel va afisa automat raspunsul in sectiunea AutoCalculate (ca in figura 14.2). Daca vreti sa folositi alta functie pentru un grup de numere, selectati grupul si executati clic cu butonul din dreapta pe sectiunea AutoCalculate pentru a deschide un meniu de comenzi rapide. Apoi selectati o functie din meniu. De exemplu, selectati Count pentru a numara valorile numerice din grup. Rezultatul va aparea in sectiunea AutoCalculate.

Unde este bara de atare? Daca bara de stare nu este afisata, deschideti meniul View si executati clic pe Status Bar, pentru a o activa.

Sectiunea AutoCalculate

Figura 14.2 Cu AutoCalculate puteti vedea rapid o suma

Utilizarea vrajitorului Function (Function Wizard)

Desi puteti sa introduceti o functie direct in celula, la fel ca in cazul formulelor, poate fi mai usor sa folositi vrajitorul Function Wizard, care va ghideaza prin procesul de introducere a unei functii. Iata cum puteti folosi Function Wizard:

Selectati celula in care doriti sa inserati functia. (Puteti sa inserati o functie in mod independent sau ca parte a unei formule.)

• Scrieti = sau executati clic pe butonul Edit Formula de pe bara cu instrumente de formatare. Pe ecran va aparea Formula Palette, ca in figura 14.3.
• Selectati functia pe care vreti sa o inserati din lista Functions, executand clic pe butonul Functions (vezi figura 14.3). Daca nu vedeti in lista functia dorita, selectati More Functions de la sfarsitul listei.

Ce rol are aceasta functie? Daca vreti sa aflati mai multe lucruri despre o anumita functie, executati clic pe butonul Help din Formula Palette. Cand apare Office Assistant pe ecran, executati clic pe Help with the Feature. Pe urma, executati clic pe Help on Selected Function.

Lista Functions

Butonul Edit Formula