Caracterizarea organizatiilor

Caracterizarea organizatiilor

Adoptand o atitudine explicativa vom aborda fiecare element cuprins in definitie si chiar vom incerca justificarea prezentei lui aici. Pentru aceasta este necesara o sumara incursiune in domeniul conceptului de sistem.

Conceptul de sistem, utilizat mai intai in tehnica si biologie, defineste un ansamblu de elemente, organizat pe baza legaturilor de conditionare dintre ele, a carui functionare - desfasurata intr-un mediu dinamic pe care il influenteaza si de care este influentat - permite atingerea anumitor obiective. Acceptand acest continut dat conceptului de sistem, am fi inclinati sa consideram oarecum pleonastica definitia propusa pentru organizatie. De aceea, trebuie sa facem mentiunea ca organizatia reprezinta un tip de sistem - unul social - care are caracteristici ce decurg din specificul sistemelor sociale organizate. Nominalizarea unui numar de caracteristici in cadrul definitiei are rolul de a sublinia si fixa acele elemente pe care le consideram indispensabile atingerii scopului demersului explicativ propus. Prin urmare, vom aminti anumite proprietati si principii caracteristice sistemelor in general, independent de varietatea lor sau de natura elementelor componente si apoi vom aplica organizatiilor aceasta viziune sistemica.

Continutul oricarui sistem este dat de:

Ø      obiectivele lui, altfel spus, motivul, ratiunea si finalitatea existentei lui;

Ø      elementele constitutive ale sistemului - statica lui;

Ø      legaturile dintre elementele sistemului - dinamica lui.

In raport cu mediul exterior, orice sistem are o intrare, o iesire, o comportare si functiuni, iar in raport cu el insusi - o structura, o stare, un calendar, un "repertoriu" si o transformare.

Intrarile sunt influente pe care sistemul le primeste din partea mediului, iar iesirile sunt influentele pe care sistemul le exercita asupra mediului.

Comportarea sistemului reprezinta toate actiunile pe care le intreprinde sistemul. Orice sistem are o motivare, o functie care exprima finalitatea lui, iar eficienta oricarei comportari se masoara prin orientarea comportarii conform scopului urmarit.

Caracteristica determinanta a sistemului o reprezinta structura si intelegem prin aceasta configuratia in care sunt dispuse elementele sale constructive si legaturile (conexiunile) dintre ele. Deci, structura este ordinea specifica in care sunt legate intre ele elementele astfel incat la unul si acelasi grup de elemente putem avea structuri diferite, ca urmare a modului diferit in care elementele sunt conectate in sistem.

Legaturile care actioneaza in interiorul sistemului asupra intrarilor si iesirilor variaza in timp, isi schimba marimile. Starea sistemului este constanta legaturilor intr-un anumit interval de timp. Asa putem vorbi de starea intrarii, starea iesirii si starea interioara a sistemului. Starea sistemului reprezinta de fapt marimile care caracterizeaza comportarea. In timp, legaturile se schimba si o data cu ele se modifica starea sistemului. Trecerea de la o stare la alta se numeste transformare. Cum un sistem trece printr-o multitudine de stari posibile se poate vorbi de un "repertoriu de chipuri" ale sistemului, iar multimea de momente carora le corespunde cate o stare, alcatuieste calendarul.

Pentru completarea imaginii notiunii de sistem, sa amintim principalele caracteristici ale sistemelor dinamice.

O prima caracteristica o reprezinta integralitatea inteleasa ca acea coerenta existenta intre elementele sistemului, astfel incat functionarea lor normala nu este posibila decat in cadrul intregului din care fac parte.

Dinamismul sistemului reprezinta schimbarea continua, dezvoltarea, evolutia sau involutia lui in timp.

Ierarhizarea care exprima modul de agregare a sistemelor dupa cum intre ele exista raporturi de subordonare sau supraordonare.

Reglarea este procesul prin care iesirile se mentin intr-o anumita masura dependente de intrari (conexiune).

Autoreglarea - reprezinta actiunea iesirii asupra intrarii (conexiune inversa) si determina comportarea sistemului in raport cu mediul exterior, facand-o sa se autoregleze.

Adaptabilitatea si stabilitatea exprima capacitatea sistemului ca, prin modificarea valorilor sale de functionare, sa se adapteze continuu mediului fiind in acelasi timp si stabil in anumite limite.

Finalitatea reprezinta orientarea permanenta a sistemului spre un anumit scop. Este util de mentionat ca din punct de vedere al capacitatii sistemelor de a se schimba, acestea se impart in:

Ø      sisteme cu autoreglare;

Ø      sisteme cu autoorganizare;

Ø      sisteme cu autoinstruire.

Sistemul cu autoreglare nu-si schimba structura interna in mod substantial. In acest caz iesirea actioneaza in sens invers fata de actiunea pe care o exercita intrarea asupra sistemului.

Sistemul cu autoorganizare este un sistem care se adapteaza la mediul exterior schimbandu-si structura, adica un sistem care isi modifica legaturile (conexiunile) intre elemente. Orice sistem cu autoorganizare este si cu autoreglare, dar nu si invers.

Sistemele cu autoinstruire sunt acelea care isi pot schimba criteriile si regulile de adoptare a solutiilor.

In procesul de interactiune cu mediul exterior si cu cel interior, sistemul poate nu numai sa-si schimbe starea si sa-si imbunatateasca structura, ci si sa-si perfectioneze regulile generale in functie de care adopta solutiile.

In concordanta cu definirea sistemului propusa mai sus, sa vedem care este continutul sistemului numit organizatie.

Intr-adevar, organizatia este un sistem deschis , organic adaptativ, tinand seama de faptul ca este o componenta a unor sisteme mai mari cu care are legaturi armonizate prin procesul de conducere. In acelasi timp, organizatia are si un grad propriu de autonomie, o functionare de sine statatoare. Organizatia poate fi inteleasa numai privind-o ca sistem deschis ale carui procese interne se afla in interrelatie cu mediul. Sistemul inchis este o constructie ipotetica care nu a existat si nu exista in realitate. Organizatia ca un sistem complet inchis probabil nu va exista niciodata deoarece componentele sale sunt intotdeauna influentate de forte din afara sistemului. Aceasta inseamna ca organizatia trebuie analizata contextual si in acest sens putem vorbi de "grade de permeabilitate" la influentele din mediu, dar nu de un sistem inchis.

Organizatia este un sistem social de activitate si reuneste oameni (resurse umane) si resurse materiale prin intermediul carora realizeaza scopul pentru care a fost creata - produse, lucrari, servicii, corespunzator comenzii sociale. Oricare ar fi organizatia, ea s-a construit voit de catre oameni pentru a produce ceva de care societatea are nevoie. Obiectivul este ratiunea care a determinat construirea organizatiei si in acelasi timp este motivarea mentinerii ei in continuare. Chiar daca, in timp, scopul s-a schimbat si cel prezent nu mai coincide cu cel pentru care a fost creata, organizatia se mentine totusi daca ea are un scop, satisface o nevoie.

Organizatia este un sistem dinamic in sensul ca evolutia si viabilitatea sa sunt determinate de modificarile care se produc in cadrul sistemului, in relatiile acestuia cu mediul. Ea este, de asemenea, un sistem complex probabilistic si relativ stabil, deoarece reprezinta o reuniune de componente articulate prin numeroase legaturi, supusa unor factori perturbatori, dar capabila sa-si mentina functionarea in cadrul unor limite care-i definesc maniera de comportare. Trebuie sa mai adaugam ca este un sistem autoreglabil si autoorganizabil, deoarece are capacitatea sa faca fata diferitelor influente din interior si din exterior, cu ajutorul conducerii, prin acte decizionale.

Ca sistem autoreglabil, organizatia actioneaza in concordanta cu ansamblul normativ si valoric si se autoregleaza in functie de mai multe elemente. Printre acestea se numara elementele umane aflate in interactiune reciproca; actiunea umana transformatoare; faptul ca organizatia dispune de libertatea de alegere a mijloacelor si cailor de actiune ca si de modalitatea de formulare a scopurilor viitoare, adica are flexibilitate; alt element de autoreglare este activitatea variabila a oamenilor care este strans legata de motivatie si convingere, de satisfactie si stari morale, de comportamentul complex, de sistemele de comunicare si informare, de modelele adoptate in procesul de decizie si de performantele acestora. Autoorganizarea exprima capacitatea organizatiei de a reface echilibrul componentelor sale in raport cu perturbatiile ivite, iar autoinstruirea reflecta capacitatea pe care o are de a folosi experientele anterioare pentru optimizarea propriei activitati.

Organizatia este un sistem ierarhizat in care functioneaza o diviziune a muncii precisa, iar indivizii au statute si roluri clar definite. Una din caracteristicile de baza ale organizatiilor este existenta unei structuri ierarhice a conducerii, respectiv a unui colectiv sau a unor colective care functioneaza avand in frunte conducatori de diverse ranguri.

Dar, pentru a avea o imagine mai completa a organizatiei este necesar sa subliniem ca ea trebuie privita atat ca sistem cat si ca "suprasistem"¹⁹. Ca sistem, este inclusa in societatea globala, iar ca suprasistem inglobeaza alte sisteme. O clasificare operationala a sistemelor (subsistemelor) participante la anatomia interna a organizatiei o furnizeaza D. Katz si R. Kahn, care gasesc cinci tipuri generice esentiale

subsistemul de productie (production subsystem) care este principalul deoarece in cadrul lui se desfasoara transformarea prin actiunea "intrarilor" in sistem;

subsistemul de sustinere (supportive subsystem) procura "intrarile" din mediu (oameni, materiale, energii), plaseaza "iesirile" si realizeaza si legaturile institutionale ale organizatiei cu mediul exterior;

subsistemul de mentinere (maintenance subsystem) care echipeaza interiorul organizatiei cu ceea ce este necesar realizarii in cele mai bune conditii a activitatii. Sunt cuprinse aici mecanisme de recrutare si instruire a fortei de munca, de socializare si motivare conform normelor organizatiei, de aplicare a sanctiunilor si stimularilor pentru atingerea scopurilor organizatiei;

subsistemul adaptativ (adaptative subsystem) care elaboreaza masuri de corectie, de adaptare a sistemului in urma receptarii influentelor din mediul inconjurator;

subsistemul de conducere (managerial subsystem) care cuprinde activitatile organizate in vederea controlarii, coordonarii si dirijarii numeroaselor subsisteme ale structurii. Acest subsistem dispune de mecanisme de reglementare si este investit cu autoritate structurata pe mai multe nivele. El este cel care produce deciziile necesare coordonarii si dirijarii tuturor celorlalte subsisteme.

Aceasta clasificare trebuie privita ca un punct de vedere, ca un model, pentru ca nu toate organizatiile sunt alcatuite dupa aceasta schema, atributiile subsistemelor, in practica, nu sunt strict distribuite, subsistemele nu sunt precis delimitate, diferitele compartimente in care se concretizeaza subsistemele de mai sus pot fi localizate la diferite nivele ale organizatiei. Imaginea organizatiei este una complexa formata din fenomene, procese, relatii, stari si evenimente materiale si spirituale, interdependente, conditionate de dezvoltarea societatii globale, dar si de mecanismele proprii de functionare si structurare autonoma

Ajunsi in acest punct, este momentul sa nuantam prezentarea organizatiilor ca sisteme sociale prin introducerea termenului de organizatie formala

Orice organizatie reprezinta un sistem cu relatii structural determinate, reglementate prin lege, intre treptele ierarhice de conducere si verigile functionale ale organizatiei . Aceasta reprezinta structura organizationala formala. Structura si relatiile formale introduc o anumita rigiditate care-l obliga pe indivizi sa ocupe o anumita pozitie, sa aiba un statut sau statute oficiale si cel putin un rol, daca nu mai multe, de indeplinit in limitele eficientei si competentei.

Dupa Peter M. Blau si W.R. Scott, organizatiile formale au cateva caracteristici definitorii care le disting de organizatiile sociale care au o sfera de cuprindere foarte larga

Astfel, dupa acesti autori, organizatiile formale "au fost deliberat create pentru un scop cert", au o structura si roluri adecvate acestui scop, statutele se atribuie, nu se dobandesc spontan.

J. Szczepanski incearca si el o delimitare intre organizatiile sociale si cele formale si considera ca fiecare organizatie sociala se compune din organizatia formala si elemente neformale. "Organizatia neformala este o creatie spontana de modele de actiune transmise prin traditie de institutii neformale, obiceiuri, sanctiuni morale si satirice care reglementeaza si implineste golurile din organizatia formala

Consideram potrivit punctul de vedere exprimat de Catalin Zamfir care, analizand dualitatea "formal si informal" in cadrul organizatiilor, considera ca organizarea formala este "formularea pe hartie", adica in "statuturi", "in normative, coduri de legi si regulamente". "Acest sistem formulat oficial de statute si roluri a capatat denumirea de organizatie formala sau nivel formal al organizatiei". "Pentru a desemna multimea actelor care nu sunt prevazute in sistemul formal al unei organizatii se foloseste denumirea de sistem informal sau nivel informal al organizatiei . Dinamismul si complexitatea procesului de functionare a unei organizatii conduc la crearea unor relatii care reflecta interactiunile din interiorul acesteia si pe care le numim elemente informale.

Precizam ca folosirea termenului de informal (sau neformal) pentru a desemna ceea ce nu este formalizat, are sens numai in interiorul organizatiei, raportat la organizatie. Optam pentru utilizarea termenului de "nivel informal" sau "elemente informale" si nu pentru cel de "organizatie informala". In acest sens pornim de la urmatoarea logica: daca organizarea produce organizatia, constructie constienta, voita, cu relatii oficiale (formale), comunicare formala, sanctiuni formale, control formal si lideri formali, atunci informalul nu poate fi rodul organizarii, deoarece, in sensul pe care l-am propus, organizarea nu poate produce relatiile de prietenie, comunicarea informala, sanctiunile informale, controlul informal si liderii informali. O imagine cat mai realista a organizatiei o putem obtine prin conceperea coexistentei celor doua nivele: formal si informal, iar nivelul informal il presupune pe cel formal. Elementele informale se dezvolta si functioneaza pe suportul organizatiei formale si se manifesta in interiorul ei.

Relatiile si structurile informale au o serie de caracteristici, cum ar fi:

Ø      ele nu sunt prevazute in organizatie si nu se exprima prin reguli formale; aceasta nu inseamna ca sunt spontane; ele pot avea stabilitatea pe care o au raporturile oficiale;

Ø      ele favorizeaza schimbul de informatii si raporturi mai libere si mai simple decat cele permise oficial, iar uneori au eficacitate mai mare decat cele oficiale;

Ø      au o mai mare mobilitate si suplete decat cele formale, structurandu-se si restructurandu-se rapid;

Ø      ele servesc ca protectie in fata unor exigente ale organizatiei si in felul acesta contribuie la asigurarea echilibrului intern;

Ø      ele pot favoriza modificari in stilul de conducere si control;

Ø      se bazeaza pe prestigiul personal si nu pe pozitia ocupata in ierarhia oficiala;

Ø      ele modifica comportamentul uman pentru faptul ca individul dobandeste atitudini, opinii, aspiratii si idealuri, fiind sursa de control social;

Ø      raporturile informale, prin caracterul lor direct si preferential determina capacitatea de integrare si adaptare o data cu acceptarea exigentelor functionale;

Ø      ele pot crea conducatori neoficiali care, uneori, au mai multa influenta si autoritate decat cei fixati oficial.

Din cele mentionate, putem observa cu usurinta ca structurile informale semnificativ pozitive pot fi utilizate pentru sustinerea structurilor formale.

Codificarea structurii formale a unei organizatii este de obicei organigrama care exprima intr-o forma grafica ansamblul relatiilor ierarhice (relatiile pe verticala), functionale sau de cooperare (relatiile pe orizontala) instituite (oficializate) intre indivizi si organismele componente. Nivelul formal al organizatiei mai cuprinde sisteme de norme adecvate, legi, regulamente privind organizarea si functionarea, toate acestea precizand relatiile dintre diferitele organisme, subordonarea ierarhica, atributiile si responsabilitatile conducatorilor etc.

Indiferent de structura, varietate, complexitatea si finalitatea lor, organizatiile include intotdeauna oameni²⁵. Oamenii sunt agenti activi si constituie una din "intrarile" sistemului organizational, cea mai importanta si cea mai complicata. Totul porneste de la om. Astfel, scopul organizatiei reprezinta o comanda sociala, indeplinirea lui reprezinta satisfacerea unei nevoi a oamenilor. Fiind dat un scop, trebuie construit un sistem care sa-l realizeze si aici intervine "ingineria sistemelor" sociale. Pentru a realiza scopul, oamenii coopereaza, se organizeaza, stabilesc intre ei relatii care imbraca forme variate si se afla intr-o continua interactiune. Fiecare membru al organizatiei devine un mijloc de atingere a acestor scopuri. Scopurile individuale se pot realiza daca se realizeaza cele ale organizatiei, care sunt primordiale. De aceea, membrii organizatiei isi desfasoara activitatea in sensul atingerii scopului organizatiei. Gradul de atingere a scopului reprezinta criteriul dupa care se apreciaza eficienta oricarei organizatii. In cadrul organizatiei exista o diviziune a muncii, indivizii au responsabilitati diferite, sunt situati pe trepte ierarhice diferite, iar pentru atingerea scopului sunt selectati dupa pregatirea profesionala, ceea ce conduce la existenta unei mari varietati profesionale. De aici rezulta rolul, adica totalitatea activitatilor pe care trebuie sa le realizeze un membru al organizatiei care ocupa o anumita pozitie. Pe langa rol, orice membru al unei organizatii are un statut care desemneaza locul ocupat de el in relatiile cu ceilalti.

Aceasta complexitate de resurse umane si materiale este armonizata, asa cum vom vedea, cu ajutorul sistemului valorico-normativ al organizatiei prin exercitarea procesului de conducere.

Din perspectiva teoriei organizarii sociale, conducerea apare ca un element component al sistemului social, avand rol esential in organizarea, perfectionarea si transformarea acestuia. A conduce presupune previziune, organizare, comanda, coordonare si control. Prin urmare, structura organizatiilor, relatiile lor cu exteriorul, schimbarea lor, sunt probleme fundamentale asupra carora se exercita procesul de conducere.

Tabloul realizat pana acum este incomplet daca nu adaugam si alte caracteristici ale organizatiilor ca sisteme de activitate sociala organizata. Acest lucru ne permite atat o mai larga descriere cat si o mai buna intelegere a organizatiilor.

Intr-o forma condensata, putem spune ca este necesara cunoasterea a trei elemente de analiza:

Ø      elementul organizational;

Ø      elementul interpersonal (grupul);

Ø      individul (personalitatea).

In functie de structura pe care o are, o organizatie este caracterizata de marimea numarului de membri, de complexitatea profesionala a sarcinilor pe care acestia le indeplinesc, precum si de "gradul de formalizare"²⁶, intelegand prin aceasta cat de mult se foloseste in organizatii transmiterea in scris a comunicarilor.

Orice organizatie este caracterizata de existenta unei componente de control a activitatii sale si aceasta se refera la dimensiunea aparatului administrativ, la diferentierea pe verticala a nivelelor de autoritate, la gradul de centralizare sau descentralizare a serviciilor, departamentelor sau subunitatilor sale.

Una din caracteristicile cele mai complexe ale unei organizatii o reprezinta comportamentul sau in sens de comportament colectiv²⁷. Aceasta reprezinta "personalitatea" organizatiei si este rezultanta interactiunii celor trei tipuri de activitati esentiale: atingerea obiectivelor, mentinerea sistemului intern si adaptarea la mediul extern.

Comportamentul colectiv al unei organizatii este rezultatul actiunii membrilor sai, a relatiilor dintre ei, dintre ei si factorii de control si putere. In acest sens, organizatia trebuie privita ca grup si inteleasa din punct de vedere al dinamicii grupurilor umane. Elementul central al comportamentului colectiv al organizatiei il reprezinta climatul, iar modul in care membrii percep climatul conduce la formarea imaginii acestora despre organizatie. Unele organizatii sunt percepute de membrii lor ca fiind dinamice, altele ca lipsite de dinamism, unele sunt "umane", altele sunt "reci" sau "dure". Felul in care sunt tratati oamenii in organizatie, locul ocupat in ierarhia organizationala, practicile de control si impunere a normelor si regulilor, sistemul de comunicare, coeziunea grupului, loialitatea fata de organizatie, imaginea despre mediul caruia apartine organizatia, sunt cateva coordonate ale climatului din organizatie. Aceasta caracteristica a organizatiilor, care tine in primul rand de domeniul relatiilor umane, se modifica incet in timp sub influenta liderilor si mediului.

Coeziunea si comunicarea reprezinta unele din caracteristicile organizatiei cu implicatii majore in atingerea scopului in conditii de participare a indivizilor.

In anii 1938-1939, Kurt Lewin a introdus notiunea de coeziune in studiul dinamicii grupului²⁸. Notiunea poate fi aplicata si organizatiei deoarece aceasta poate fi conceputa ca un sistem de forte. Putem remarca in cadrul organizatiei existenta fortelor de progres, de exemplu, care "trag" colectivitatea spre stingerea scopurilor propuse, sau forte de coeziune, care motiveaza membrii sa ramana in organizatie. De multe ori coeziunea este confundata cu atractia pe care grupul - in cazul nostru organizatia - o exercita asupra membrilor. Aceasta este functie de o serie de factori care tin de obiectivele, marimea, modul de organizare, dar si de capacitatea pe care o are organizatia de a satisface nevoile membrilor sai, nevoi cum sunt cele legate de relatiile interpersonale, de securitate s.a.

Prin coeziunea organizatiei, o serie de factori legati de scopul propus, sunt deosebit de importanti si ei se refera la:

Ø      claritatea scopurilor, ceea ce presupune concordanta in perceperea acestora de catre membri;

Ø      daca scopurile au fost bine alese, deci pertinenta scopurilor;

Ø      acceptarea scopurilor de catre membri.

Acordul intre membri in aceste probleme semnifica, de fapt, forte de atractie, de coeziune. Dezacordul conduce la respingere si in cazul in care fortele divergente domina, se poate ajunge la dispersia grupului.

In caracterizarea climatului organizatiei comunicarea este un factor de prima marime pentru ca problema comunicarii este de fapt aceea a schimburilor intre membri²⁹.

Notiunea de comunicare a fost importata din cibernetica in psihologia grupurilor. Dupa N. Wiener "natura comunicatiilor sociale depinde intr-o mare masura de modurile intriseci de comunicare"³⁰.

G.A. Miller aprecia ca "organizarea sociala este imposibila fara comunicare"³¹, iar Claude Flament nota: "Procesele de comunicare sunt unele dintre constituentii fundamentali ai vietii sociale: fara comunicare un grup nu poate exista"³².

Important de identificat in cadrul organizatiei sunt retelele de comunicare si dinamica generala a comunicarii deoarece acestea determina efectele structurarii canalelor de comunicare asupra circulatiei informatiei si a structurii ei progresive, ca si asupra eficacitatii unor structuri in rezolvarea problemelor, in aparitia anumitor roluri, de exemplu, acela de lider. Comunicarea in cadrul organizatiei se realizeaza atat verbal cat si neverbal. Dintr-o perspectiva sociometrica am putea distinge:

Ø      retele de comunicatie formale, retele oficiale, cum ar fi, de exemplu, intr-o intreprindere, circularele sau rapoartele, notele de serviciu s.a.;

Ø      retele informale.

Comunicarea intr-o organizatie reprezinta un proces si aceasta implica o abordare mai completa care are in vedere atitudinile si comportamentele fiecaruia dintre membri in sfera comunicarii, precum si alte elemente, de genul, cine "vorbeste" si cui "vorbeste"; "vorbeste" mult sau putin.

Intr-o organizatie informatia circula. Aceasta circulatie se poate realiza in lant, in stea sau in cerc si acestea constituie structurile de comunicare cu consecinte asupra "vietii" organizatiei deoarece fiecare dintre aceste structuri favorizeaza sau nu anumite manifestari. De exemplu, comunicarea in stea favorizeaza randamentul, dar nu este exclus sa dezvolte starea de frustratie si de aici sa apara manifestari agresive. Comunicarea in cerc, sa luam alt exemplu, este mai satisfacatoare la nivelul sentimentelor membrilor, dar poate conduce la pierderi de timp. Intr-o organizatie, circuitul informational, pentru a fi eficient si controlabil trebuie sa parcurga traiectorii verticale si orizontale. Sistemul informational poate fi un organism operational in functie de calitatea si cantitatea informatiei vehiculate periodic sau permanent, prin diverse canale, in diferite sensuri. Informatia veridica reprezinta conditia prima a participarii individului la organizatie si a functionarii normale a organizatiei. Pentru a fi eficienta, informatia trebuie sa intruneasca calitatea de a fi exacta, concreta, completa, oportuna, sistematizata, utila, reinnoita si furnizata permanent. In orice proces de conducere, de elaborare si control a indeplinirii deciziilor, sistemul informational detine o importanta majora.

La construirea climatului organizatiei o contributie semnificativa o are stilul de conducere promovat, stiind ca, de obicei, acesta este imitat pe linia descendenta a ierarhiei. Modul in care sunt tratati membrii organizatiei poate fi factor de crestere sau descrestere a participarii indivizilor, de tensionare sau detensionare in interiorul organizatiei.

Un stil de conducere directiv care tinde sa structureze si sa controleze tot³³, la care se adauga structura piramidala a organizatiei, poate conduce la crearea unui sentiment acut de dependenta si supunere, ceea ce poate deveni izvorul unor manifestari care n-au intrat in nici un calcul la momentul construirii organizatiei. Este de stiut faptul ca, cu cat un membru al organizatiei simte mai mult rigiditatea, controlul strans, autoritatea stilului directiv, cu atat mai mult va cauta sa creeze activitati de adaptare cum sunt: absenteismul sau agresiunea, sub diferite forme, indreptata impotriva celor pe care ii percepe ca fiind cauza frustrarilor, a esecului, a conflictului, a modului dificil de a-si satisface nevoile. De aici pot decurge o serie de consecinte: efectuarea unei munci de slaba calitate si fara interes, reducerea voluntara a productiei, "tras chiulul", furtul, falsificarea rapoartelor, rebuturi, stabilirea de norme informale, pentru a lua numai cateva exemple de forme de agresiune.

Toate acestea sunt consecinte nedorite si ele tind sa apara in organizatie atunci cand exista incompatibilitate intre nevoile individului si exigentele organizatiei.

Un lucru este de necontestat: organizatia nu poate exista fara membrii sai. Dar nici indivizii nu-si pot satisface cerintele in afara existentei organizatiei. Din punct de vedere psihologic, indivizii au nevoie sa-si acorde valoare si sa-si dovedeasca competenta. Organizatia este locul in care individul isi poate defini obiectivele sale imediate, ca si propriile cai de a le atinge in acord cu obiectivele organizatiei, isi poate evalua eficacitatea personala si isi poate creste competitivitatea in munca.

De fapt, in cadrul organizatiei interfereaza doua sisteme: sistemul social, care este centrat pe realizarea scopului sau si sistemul personalitatii omului care este centrat mai mult pe necesitatile sale individuale. Pentru a evita conflictul intre cele doua sisteme, intervine capacitatea de armonizare, de echilibrare, de adaptare reciproca in vederea mentinerii coeziunii organizatiei.

In mod schematic, vom constata ca organizatia are doua functii³⁴:

Ø      functia finala, care reprezinta insusi scopul organizatiei;

Ø      functia laterala, de realizare a scopurilor individuale.

Cele doua tipuri de functii vor exercita totdeauna presiuni una asupra celeilalte si aici se situeaza de fapt sursa de tensiune si conflicte in cadrul organizatiei.

Arta conducerii organizatiei si problema ei fundamentala este de a mentine intr-un echilibru dinamic aceste doua functii, utilizand una ca mijloc de realizare a celeilalte. Un decalaj in indeplinirea celor doua functii conduce inevitabil la dezechilibrul ansamblului, la micsorarea eficientei lui. Chris Argyris vorbeste in cartea sa "Participare si organizatie" de energia psihologica ca de una din cele mai importante surse de energie ale organizatiei. Aceasta energie creste o data cu dovedirea succesului psihologic si descreste proportional cu esecul. Succesul psihologic se atinge tocmai cand se realizeaza echilibrul intre cele doua sisteme: sistemul social si sistemul personalitatii omului si acest lucru poate fi influentat in primul rand de ansamblul societatii prin cultura careia apartin cele doua sisteme. De altfel, Chris Argyris scrie: "Consideram ca organizatiile si personalitatea constituie unitati discontinui, avand legile lor proprii, care le face susceptibile de a fi studiate ca unitati distincte. De asemenea, consideram ca aspecte importante ale existentei fiecarei unitati depind de conexiunea lor cu altele. Nu poate fi inteles deplin individul daca nu se intelege organizatia din care el face parte integranta si reciproc"³⁵.

In fond, problema semnificativa ramane cum sa se ordoneze actiunea comuna, cum pot fi determinati indivizii sa participe la activitatea organizatiei, realizand comportamental modalitatile prescrise velorico-normativ de organizatie.

Organizatia stabileste un ansamblu de norme care fixeaza fiecarui individ limite si directii de actiune, o anume intensitate a actiunii.

Incercand sa se adapteze conditiilor impuse de organizatie, indivizii tind sa-i modifice structura, adaugand structurii formale (oficiale), asa cum am vazut, o structura informala, neoficiala. Norma este o regula, un model de activitate, de comportare care se impune prin uz, traditie, consens sau autoritate. Autoritatea este cea care impune si mentine normativitatea in cadrul organizatiei si ea reprezinta puterea care-i revine unei persoane sau unui grup in virtutea rolului sau pozitiei intr-o organizatie. Pentru a impune normativitatea, puterea dispune de un intreg sistem care cuprinde mijloace de control, de sanctiune si de recompensa.

In organizatie, in general, s-a observat existenta unei presiuni spre uniformitate, adica respingerea deviantelor, a membrilor care nu adopta valorile, normele si scopurile propuse. Un rol important revine aici motivatiei. Cu cat motivatia este mai puternica, cu atat este mai pregnanta tendinta membrilor organizatiei de a respinge devianta.

Echilibrul organizatiei ca sistem depinde in foarte mare masura de comportarea conforma a membrilor. Sistemele de norme sunt in majoritatea lor generalizari ale activitatii anterioare, rezultatul observatiilor privind factorii care inlesnesc si a celor care impiedica obtinerea performantelor pozitive propuse.

Majoritatea sistemelor de norme presupune ideea de ierarhie, adica existenta unor deosebiri intre indivizi din punctul de vedere al drepturilor si obligatiilor. Astfel, indivizii sunt incadrati in nivele (trepte) ierarhice diferite. Dar, tot normele ii pot situa pe aceeasi treapta ierarhica, stabilindu-le aceleasi drepturi si obligatii, caz in care putem vorbi de identitatea de rol sau statut a indivizilor.