ACCESAREA FONDURILOR EUROPENE PRIN GRANTURI SI CONTRACTE

ACCESAREA FONDURILOR EUROPENE PRIN GRANTURI SI CONTRACTE

Granturi versus contracte

Accesarea fondurilor acordate de Uniunea Europeana, fie ca este vorba despre sprijin direct (implementare centralizata) sau indirect (implementare descentralizata), se poate realiza in doua feluri: prin participarea la apelurile pentru propuneri de proiecte, in vederea obtinerii unei finantari nerambursabile (a unui grant), sau prin participarea la licitatii, in vederea obtinerii unui contract.

Termenul foarte utilizat in limba romana "licitatie de proiecte" este o combinatie indirecta intre cele doua modalitati de accesare a fondurilor, putand produce confuzie. Granturile sunt disponibile pentru organizatiile care cauta finantare pentru proiecte si sunt acordate conditionat (din punctul de vedere al ideii de proiect si al modalitatii de implementare). La licitatii pot participa organizatiile care cauta sa isi vanda un produs sau un serviciu.

In primul caz, obtinerea unui grant se poate realiza fie in urma unui apel pentru propuneri (call for proposals) sau prin atribuire directa, fara competitie intre propuneri. Obiectivele propunerilor trebuie sa se plieze pe obiectivele expuse in apelurile pentru proiecte sau pe obiectivele expuse in alte documente programatice ale finantatorului, in cazul in care nu e vorba despre competitie. In ambele cazuri, modalitatea concreta de atingere a obiectivelor este gandita de catre cel care inainteaza propunerea - aplicantul. Rezultatele implementarii unui proiect finantat prin intermediul unui grant apartin aplicantului.

Derularea unui proiect finantat printr-un grant nu poate aduce in nici un caz profit aplicantului. Proiectul este derulat pentru a rezolva o problema pe care aplicantul nu ar putea sa o rezolve de unul singur, doar cu fonduri proprii. In ambele cazuri, este vorba despre acordarea conditionata a granturilor. Conditionarea este dubla: in ceea ce priveste obiectivele (ideea care este finantata) si in ceea ce priveste implementarea (proiectul care ar urma sa fie finantat printr-un grant nu poate fi derulat oricum, ci exista o serie de constrangeri din partea finantatorului - in ceea ce priveste monitorizarea, raportarea, promovarea proiectului, justificarea si rambursarea cheltuielilor etc.). Pentru acordarea unui grant in urma unui apel pentru propuneri se parcurg urmatorii pasi:

lansarea publica a "apelurilor la candidatura/apelurilor pentru propuneri" (call for proposals), prin care sunt anuntate: conditiile de eligibilitate, documentele care alcatuiesc dosarul de candidatura, termenele - limita de depunere a dosarelor, modalitatea prin care sunt depuse dosarele de candidatura etc.: de asemenea, finantatorul aduce la cunostinta publica ghidurile aplicantului, care precizeaza, in amanunt, toate informatiile de care are nevoie un aplicant pentru a decide daca doreste finantare nerambursabila si pentru a completa dosarul de candidatura;

evaluarea propunerilor de proiecte depuse, urmarind criteriile facute publice odata cu lansarea apelului la candidatura;

selectia celor mai bune propuneri de proiecte;

anuntarea rezultatelor - a proiectelor declarate castigatoare;

semnarea contractelor pe baza carora se vor implementa proiectele declarate castigatoare.

Granturile care nu sunt acordate in urma unei competitii intre propuneri vizeaza investitii compexe, mai ales in domeniul infrastructurii de transport si de mediu. De exemplu, primaria unui municipiu solicita finantare nerambursabila (doreste obtinerea unui grant) pentru extinderea si modernizarea sistemelor de apa si apa reziduala in zona X din municipiul respectiv. Finantarea nerambursabila este acordata, in acest caz, pentruindeplinirea unor directive europene referitoare la protectia mediului inconjurator. Odata obtinuta finantarea, Primaria va organiza mai multe licitatii - de bunuri, de servicii, de lucrari - pentru a gasi contractantii care vor executa segmente din aceasta investitie: contractantul pentru realizarea studiilor de fezabilitate, contractantul pentru supravegherea constructiei, contractantii pentru executarea lucrarilor etc.

In cazul licitatiilor (pentru contracte), selectia intre propuneri se realizeaza in urma unui anunt pentru licitatie (poate fi vorba de achizitionarea de bunuri, servicii sau lucrari). Eventuala acordare a unui contract presupune:

-lansarea publica a anuntului pentru licitatie;

-evaluarea ofertelor;

-selectia celei mai bune oferte, atat din punct de vedere tehnic, cat si financiar;

-semnarea contractului de lucrari sau servicii cu organizatia declarata castigatoare.

Cel care doreste sa achizitioneze descrie, in anuntul pentu licitatie si in caietul de sarcini, ce trebuie facut, iar ofertantul propune un pret pentru realizarea respectivelor sarcini si evidentiaza calificarile care il indreptatesc sa le realizeze. In cazul unei primarii care a obtinut un grant pentru a dezvolta si implementa o solutie de ghiseu electronic, rezultatul proiectului - solutia de ghiseu electronic - apartine primariei. Primaria poate fi sprijinita pentru a derula un astfel de proiect fie din cauza ca ar avea resurse, dar nu ar fi foarte interesanta sa finalizeze ideea respectiva. Pentru a ajunge la solutia de ghiseu electronic (concepere, dezvoltare, testare, implementare), primaria organizeaza o licitatie la care sunt invitate sa participe firmele de software. Rezultatul derularii contractului - ghiseul electronic - nu va apartine firmei castigatoare, ci primariei, deci celui care a comandat achizitionarea respectivelor servicii. In urma derularii contractului, firma poate obtine profit sau, daca obiectivul acesteia este de a inaugura o relatie de lunga durata cu institutia care contracteaza, poate exista si strategia "zero profit".

Finantarile nerambursabile prin intermediul granturilor

Acordarea finantarii in cazul granturilor se face doar pe baza unei propuneri scrise. Propunerea scrisa se face intr-un anumit format (cerere de finantare / formular standard / formular pentru candidatura) pus la dispozitie de catre finantator sau institutia care il reprezinta. Cererea de finantare descrie, in detaliu, ce va trebui sa se realizeze prin proiect in cazul in care se obtine grantul (prin competitie sau fara). Pe langa cererea de finantare completata, finantatorul solicita si alte documente sa anexe (certificate de urbanism sau de mediu, autorizatie de constructie, studiul de impact de mediu, anexe referitoare la statutul legal al aplicantului, CV-urile membrilor echipei de proiect etc). Cererea  de finantare impreuna cu anexele alcatuiesc dosarul de finantare sau dosarul de candidatura.

Cateva din diferentele dintre proiectele care sunt finantate prin granturi (proiecte cu finantare nerambursabila) si alte genuri de proiecte, mai ales cele comerciale sunt:

1. In primul rand, finantarea se obtine pe baza dosarului de candidatura (cererea de finantare si anexele). Finantarea este acordata in vederea promovarii unei politici a Uniunii Europene, in vederea infaptuirii unor directive (in privinta mediului, de exemplu), a imbunatatiri unor indicatori economici si sociali. Prin urmare, obiectivele finantatorului trebuie cunoscute si luate in considerare. Finantatorul nu isi propune sa recupereze suma de bani acordata initial si sa obtina o plata suplimentara (dobanda); recuperarea "creditului", sau recuperarea "investitiei", se face sub forma promovarii unei anumite politici; de aici accentul pe rezultate, pe durabilitatea rezultatelor, pe metodele de diseminare/promovare a acestora, pe incurajarea exemplelor de buna practica.

2. In cazul unui proiect cu autofinantare, obiectivele proiectului trebuie sa fie in concordanta cu strategia de dezvoltare a organizatiei. In cazul unui proiect cu finantare nerambursabila, obiectivele proiectului trebuie sa se coreleze si cu obiectivele organizatiei, dar si cu cele ale finantatorului. Deci, in cazul unui astfel de proiect, avem de-a face cu o dubla constrangere in ceea ce priveste obiectivele. Daca obiectivele proiectului nu se coreleaza cu obiectivele de ansamblu ale organizatiei, avem de-a face cu un proiect inutil pentru respectiva organizatie. Daca obiectivele proiectului nu corespund cu cele ale finantatorului, exista mari sanse ca respectivul proiect sa nu fie finantat de catre acel finantator. De exemplu, daca, printr-o anumita linie de finantare, se doreste sprijinirea formarii profesionale continue, o propunere care are in vedere invatamantul de lunga durata (studii universitare) nu este eligibila, indiferent cat de argumentata ar fi cererea de finantare, cat de presanta ar fi problema, cat de bogata ar fi expertiza organizatiei care si-ar dori proiectul. In acest caz, fie se cauta un alt finantator, fie proiectul poate fi implementat din surse proprii(autofinantare).

3. Durata si bugetul proiectelor cu finantare nerambursabila sunt impuse de catre finantator, in sensul ca acesta anunta - prin apelurile pentru propuneri si prin ghidul solicitantului - faptul ca demersurile pe care le va finanta nu pot depasi un numar de luni, iar valoarea grantului nu poate depasi o anumita suma. Aceasta nu inseamna ca aplicantul isi concepe ideile de proiect in functie de aceste praguri. Aplicantul identifica o idee de proiect, face o planificare detaliata a costurilor. Dupa care face un calcul privind raportul dintre costurile eligibile si costurile neeligibile si, in cazul costurilor eligibile, calculeaza ce anume poate fi sustinut prin grant si ce anume trebuie sustinut prin contributie proprie. In felul acesta, ajunge la un calcul privind contributia proprie si ia decizia daca poate sustine, din punctul de vedere al cofinantarii, ideea de proiect. In cazul in care ceea ce rezulta in urma planificarii corespunde cerintelor finantatorului (durate, sume maxime, pondere a contributiei proprii etc.), rezulta ca avem de-a face cu o idee care merita detaliata intr-o cerere de finantare si pentru care efortul de a obtine grantul are sens. In caz contrar, ideea de proiect trebuie revazuta, dar pastrand legatura dintre obiectivele proiectului si cele ale organizatiei, pe de o parte, si cele ale finantatorului, pe de alta. Se renunta la anumite activitati, dar fara a pune in pericol ideea initiala, se restrange aria de cuprindere a proiectului (numar de cursanti,numar de calculatoare achizitionate etc.). In cazul in care aceasta revizuire este imposibila, in sensul ca, de dragul de a respecta cerintele finantatorului privind durata maxima si plafoanele financiare, fezabilitatea, relevanta sau sustenabilitatea proiectului este afectata, atunci trebuie cautat alt finantator.

4. Cererea de finantare devine documentul oficial al proiectului, anexa la contractul care reglementeaza relatia dintre finantator si aplicant. Asadar, propunerea de proiect trebuie sa reflecte o abordare realista, pentru ca toate aspectele precizate in propunere se vor reflecta in viata reala, in activitatea reala de executie. Propunerea scrisa reprezinta un gen de imagine in oglinda a proiectului din viata reala, o anticipare detaliata a ceea ce se va intampla. De multe ori, exista tendinta de a multiplica numarul de activitati de a exagera atunci cand este expusa capacitatea tehnica si manageriala a organizatiei promotoare, de "umfla" informatiile cu privire la contributia proprie sub forma de munca voluntara - toate acestea doar pentru a castiga proiectul, pentru a-i spori atractivitatea si a-i creste, eventual, punctajul de evaluare. Pentru a vorbi de performanta reala, proiectul trebuie finantat si derulat. Din nefericire, in practica reala, accentul se pune pe obtinerea finantarii, in lipsa unor minime preocupari privind implementarea propriu-zisa.

5. O alta caracteristica a proiectelor finantate prin granturi de la Uniunea Europeana consta in faptul ca exista cerinte mult mai stricte in ceea ce priveste durata si bugetul (plafonul si realocarile intre capitolele bugetare); modificarile parametrilor precizati in cererea de finantare privind aceste doua aspecte sunt foarte rare; un proiect cu autofinantare poate intarzia (si, in general, proiectele sufera intarzieri, deoarece planificarea - oricat de riguroasa - este, totusi, un "salt in viitor", "in necunoscut", deci nu poate anticipa toate aspectele externe care pot interveni pe parcursul implementarii). Exista si proiecte finantate din surse private care nu pot intarzia, dar acest lucru se datoreaza continutului proiectului. De pilda organizarea unui summit international la cel mai inalt nivel, a carui perioada de desfasurare este fixa, nu poate fi in nici un fel decalata. In cazul in care apar intarzieri care pot periclita data de incepere a summit-ului, se opereaza modificari in ceea ce priveste resursele (suplimentari): implicarea unui numar suplimentari de experti, atat in ceea ce priveste procesul de management, cat si continutul; contractarea unor pachete de activitati catre firme specializate; marirea numarului de ore dedicate proiectului etc. Din moment ce mai toate proiectele intarzie si depasesc costurile estimate initial (fapt dovedit statistic), cei care implementeaza un proiect finantat printr-un grant se gasesc in situatia de a elimina sau reduce anumite activitati, chiar in timpul implementarii, sau - varianta mai proasta - de a renunta la anumite standarde de calitate, doar pentru a respecta termenul de incheiere al proiectului si bugetul initial.

6. Alte specificitati ale unui proiect finantat printr-un grant acordat de Uniunea Europeana sunt, pe scurt:

- in timpul derularii, trebuie respectate reguli de licitatie/achizitie stricte;

- promovarea proiectului este obligatorie si se face in conformitate cu anumite reguli privind identitatea vizuala a Uniunii Europene;

- proiectul se implementeaza cu respectarea regulilor de audit (extern) pe toata perioada derularii si, de regula, inca cinci ani dupa incetarea finantarii nerambursabile;

- de multe ori, accentul cade pe derularea ca atare si pe conformitate in defavoarea preocuparii pentru rezultate.

Exista cateva avantaje indiscutabile asociate obtinerii unui grant pentru finantarea proiectelor unei organizatii.

Primul este de natura financiara, caci avem de-a face cu o suma de bani care nu trebuie inapoiata si pentrucare se plateste dobanda.

Dar avantajele depasesc cu mult aspectele financiare: aderarea la standardele de calitate, atat in ceea ce priveste rezultatele proiectului, cat si calitatea procesului de management al proiectelor; transferul de know-how; asocierea cu imaginea (indiscutabil foarte buna) a finantatorului; adoptarea obligatorie a unei metodologii de management al proiectelor; documentarea acestui proces (rapoarte de monitorizare, de progres, minute ale intalnirilor, planuri de proiect initiale si actualizate etc.); promovarea interna si externa a proiectului (de care in absenta unor cerinte stricte impuse de finantator, managerul de proiect ar putea uita).

Un alt avantaj se refera la acumularea de experienta in identificarea, pregatirea si managementul proiectelor. In urma unui astfel de proiect, se creeaza o anumita expertiza (rara) in ceea ce priveste proiectele in general, ceea ce reprezinta un avantaj deloc de neglijat. Mai mult, data fiind cerinta documentarii proiectului (atat in ceea ce priveste continutul, cat si procesul de management al proiectului), este vorba despre crearea unei competente detectabile nu numai la nivel individual, ci si a unei competente organizationale.

In sfarsit, un ultim avantaj pe care l-am identificat se refera la sprijinul din partea finantatorului. Finantatorul este interesat ca proiectul sa fie un succes, sa produca rezultate, sa fie sustenabil. Ceea ce este oarecum diferit de o banca, de exemplu, care urmareste, in cele din urma, recuperarea banilor si obtinerea profitului. Dincolo de principiu si de logica, ramane ca acest rol de sprijin sa fie constientizat si asumat in mod real de reprezentantul finantatorului, de angajatii institutiilor create pentru implementarea acestor fonduri - lucru care nu se  intampla intotdeauna.

Dezavantajele (sau mai degraba constrangerile de care un eventual aplicant ar trebui sa fie constient de la bun inceput) se refera la:

Exista uneori un interval de timp foarte lung intre momentul redactarii cererii de finantare si semnarea contractului (inceperea proiectului); este posibil ca acest interval mare sa creeze o situatie oarecum diferita de cea descrisa in crearea de finantare (alte preturi ale materialelor, alte categorii de beneficiari, alte nevoi ale beneficiarilor, schimbari tehnologice etc.).

Alt punct slab se refera la accentul asupra conformitatii, a derularii (performance) in defavoarea rezultatelor. Proiectele cu finantare nerambursabila nu sunt gandite, intotdeauna, intr-o perspectiva economica foarte exacta si foarte stricta. Accentul se pune mai ales pe respectarea contractului, pe verificarea eligibilitatii cheltuielilor, in defavoarea rezultatului final. O anumita reticenta a intreprinzatorilor se explica si prin rigoarea impusa de finantator, porneste de la faptul ca ei nu pot adapta continutul proiectului in functie de schimbarile care au intervenit in mediul extern al acestuia.

In acelasi timp, rigiditatea si birocratia pe care le asociem cu proiectele finantate de Uniunea Europeana nu sunt "reglementate" de catre Uniune; nu exista cerinte privind generarea unor munti de documentatie. De multe ori aceasta birocratie este generata tot de institutiile din statul beneficiar - in absenta unei viziuni clare cu privire la implementarea fondurilor. Cuvintele de ordine ale ultimelor reglementari ale Instrumentelor Structurale din 2006 au fost "simplificare!", "simplificare!", "simplificare!". Este de discutat daca acest lucru s-a reflectat in modul in care autoritatile din Romania au conceput sistemul intern de management al Instrumentelor Structurale - sistem a carui concepere, daca ne aducem aminte de principiul managementului comun, nu reprezinta responsabilitatea Comisiei, ci a statului beneficiar. Comisia doar isi ia garantii si verifica daca sistemul respectiv functioneaza. Prin urmare, este foarte probabil sa nu fie vorba despre o birocratie europeana, ci despre una cat se poate de romaneasca.