Gestiunea operationala

1. Gestiunea potentialului uman

In intreaga literatura de specialitate se afirma ca principala bogatie a intreprinderii o constituie resursa umana, ca unic factor capabil de a valorifica creator toate celelalte resurse ale macromediului si ale intreprinderii insasi si, in acelasi timp, ca problema cheie in restructurarea intreprinderii. Avand in vedere natura particulara a acestei resurse, analiza sa presupune recurgerea la evaluari psiho-sociale si culturale, coroborat cu o abordare bazata pe un instrumentar tehnic specific. Acest demers implica pe langa variabile cuantificabile si variabile necuantificabile, care pot genera efecte majore asupra performantelor intreprinderii.

Aspectele gestiunii potentialului uman vizeaza:

- numarul si numarul mediu de salariati;

- structura (pe varste, formare, competenta, dinamism, capacitate de adaptare);

- climat social si motivare;

- competenta si adaptibilitate;

- mobilitate;

- utilizarea timpului de munca;

- eficienta utilizarii resursei umane.

Analiza numarului si numarului mediu de salariati

Agregarea indicatorilor privind numarul de salariati

	Personal total PT

• Personal cu contract de munca pe durata nedeterminata
• Personal cu contract de munca pe durata determinata

Personal disponibil PD

-

+

Personal prezent PP

-

+

Personal la munca PM

-

+

Personal utilizat PU

-

In definirea acestor categorii se tine seama de :

prevederile Codului Muncii intrat in vigoare la 1 martie 2003 ;

implicatiile asupra resurselor financiare ale intreprinderii ;

calcularea corecta a timpului de munca, inclusiv cel efectiv prestat si a productivitatii muncii.

Numar de personal total (PT) al unei intreprinderi permite aprecierea taliei si a puterii sale economico-financiare. In numarul total de personal se include personalul cu contract de munca pe perioada determinata/nedeterminata, cu norma intreaga sau cu timp partial de munca, inscris in registrul general de evidenta a salariatilor.

Numarul de personal disponibil (PD) - reprezinta diferenta dintre numarul de personal total si absentii de lunga durata, cu contracte individuale de munca suspendate de drept (militarii in termen, cei care exercita o functie in cadrul autoritatii executive, legislative sau judecatoresti, sunt alesi in organisme profesionale/sindicale retribuite, beneficiaza de concedii maternale) sau la cererea salariatului (concedii paternale), care nu antreneaza costuri la nivelul intreprinderii.

Numarul de personal prezent (PP) - cuprinde personalul disponibil mai putin absentii pe perioade relativ reduse (concedii medicale - CM, concedii fara plata - CFP, concedii de studii, concedii ingrijire copil bolnav, absente nemotivate), precum si cei al caror contract individual de munca a fost suspendat din initiativa angajatorului (cercetare/sanctiune disciplinara, plangere penala cu exceptia intreruperilor temporare dispuse de acesta.

Numarul de personal prezent la munca (PM) - este considerat personalul prezent din care se deduce personalul aflat in greva si cel aflat in intreruperi temporare dispuse de angajator din motive economice, tehnice, de sezonalitate etc.

Numarul de personal utilizat (PU) - este constituit din personalul care participa efectiv la procesul de productie, fiind calculat prin deducerea din personalul prezent la munca a personalului aflat la formare profesionala din initiativa si pe cheltuiala angajatorului.

Structura personalului

Pentru a fi pertinenta aprecierea asupra marimii, puterii si performantei intreprinderii in raport cu personalul sau, aceasta judecata trebuie completata cu analiza structurala a fortei de munca.

Teoria economica identifica o multitudine de criterii de structurare, cele mai importante fiind:

Structura pe varste

O urmarire consecventa a personalului pe varste, mentinerea unui echilibru intre experienta si creativitate, asigurarea promovarii intr-un proces natural retragere-promovare, va asigura colaborarea si increderea in ceea ce se numeste, de obicei, "joc corect", orice dezechilibru accentuat in piramida varstelor personalului va afecta echilibrul psihosociologic, ridicand probleme managementului in ceea ce priveste recrutarea si promovarea personalului. O angajare masiva, la un moment dat, de tineri va crea dificultati in promovare, printr-un raport dezavantajos intre numarul aspirantilor si posibilitatile de satisfactie.

Structura dupa vechime

Analiza structurii dupa vechime in intreprindere furnizeaza informatii suplimentare, semnaland alte dezechilibre cu consecinte semnificative. Existenta unei ponderi insemnate a personalului cu vechime mare in intrepindere poate fi apreciata contradictoriu: pe de-o parte ea asigura imaginea intreprinderii, concurand la formarea culturii sale, iar pe de-alta parte, genereaza:

- cheltuieli de personal suplimentare aferente sporurilor de vechime;

- intarzieri in introducerea noutatilor tehnologice si/sau costuri suplimentare de formare;

- cantonarea in anumite rutine, eficiente la un moment dat, dar depasite si contraproductive ulterior, cand mediul socio-economic se modifica;

- realizarea unei structuri sindicale stabile si eficace, dar care va insista mai mult pentru drepturi

proportionale cu vechimea si mai putin cu creativitatea;

- dificultati majore in asigurarea continuarii activitatii, in momentul schimbarii masive a celor cu vechime de catre tineri fara experienta in problemele intreprinderii.

Realizarea unei piramide de vechime echilibrata poate constitui un factor de stabilitate si progres intr-o intreprindere.

Structura pe sexe

In mod natural repartitia pe sexe a personalului ar trebui sa reflecte structura nationala, relativ constanta, si natura activitatilor, ce pot determina predominante feminine sau masculine. In realitate, politica intreprinderii la angajari, are in vedere anumite cutume sau considerente:

anumite meserii sunt istoric sau natural inabordabile femeilor, prezenta lor constituind o exceptie (minerit, activitati portuare etc.);

angajarea sistematica a femeilor poate avea ca ratiune practicarea unor salarii inferioare, reducerea activitatilor sindicale si, in contrapondere, absente legate de concediile de maternitate;

angajarea sistematica a barbatilor are in vedere disponibilitatea mai mare a acestora de a se dedica profesiei , mobilitatea .

Analiza naturii activitatilor unei intreprinderi, cerintele diverselor posturi, comparativ cu structura personalului pe sexe, pot releva cauze ale unor disfunctionalitati, ce evidentiaza practici particulare contraproductive pentru intreprindere.

Structura profesionala

Aceasta analiza furnizeaza informatii asupra tehnicitatii, performantelor si perspectivelor unei intreprinderi. Structura profesionala la scara nationala este elaborata si analizata de M.M.S.S. In aceasta structura se regasesc toate meseriile si profesiile recunoscute in Romania. Ceea ce a ramas insa la latitudinea intreprinderii este structurarea pe trepte/grade de competenta si experienta, la nivelul economiei existand o structurare numai pentru personalul din sistemele bugetare. Pentru celelalte unitati se pot gasi asemenea structuri in grilele din contractele colective de munca care prevad, in general urmatoarele categorii:

muncitori

o       necalificati;

o       calificati, cu detaliere adaptata specificului intreprinderii (zidari, sudori, bucatari);

personal de specialitate,

o       cu studii medii cu detaliere adaptata specificului intreprinderii;

o       cu studii superioare, cu detaliere pe profesii (economisti, ingineri, merceologi etc) adaptata specificului intreprinderii;

personal tehnic-administrativ;

o       cu studii medii (normatori, atasamentisti, operatori);

o       cu studii superioare (juristi, economisti, referenti);

personal de conducere.

Aceasta structura permite incadrarea personalului in operativ si de administrare si de conducere,

date necesare analizei eficientei utilizarii acestuia .

Statele unei intreprinderi pot furniza informatii detaliate asupra structurii profesionale iar analiza comparata a acesteia cu nevoile reiesite din specificul activitatii va fundamenta concluzii pertinente si masuri de ameliorare in recrutarea, formarea si utilizarea fortei de munca.

Nivelul de formare si adaptare a angajatilor

Nivelul de formare a personalului este un criteriu primordial de apreciere a capacitatii intrerpinderii de a crea performante. Aprecierea nivelului de formare a personalului este insa foarte anevoioasa, existand dificultati metodologice de evaluare. Nivelul de formare a personalului trebuie judecat in corelatie cu capacitatea de adaptibilitate la evolutiile tehnologice, sociale, economice. Progresul tehnic si tehnologic reclama un grad din ce in ce mai inalt de calificare si o crestere a interesului in domeniu. Aprecierea nivelului de formare vizeaza atat atestarea formala cat si competenta efectiva. Un prim criteriu de apreciere il constituie diploma obtinuta care insa nu este relevant daca nu e coroborat cu experienta personalului, aceasta notiune complexa fiind insa dificil de evaluat. Analiza pe baza de atestate/diplome fara o evaluare a experientei, care uneori poate avea o importanta cruciala, nu va putea furniza informatii suficient de corecte in opiniile exprimate, cu atat mai mult cu cat "experienta" este o notiune extrem de complexa si de dificil de cuantificat care nu a facut obiectul unui studiu aprofundat.

O evaluare de tipul:

Formare (atestare, diploma) Experienta in domeniu Experienta in intreprindere (ani de activitate)

Lucrari practice

Rezultate Functii

Perormante obtinute

poate furniza informatii suficiente pentru angajarea sau evaluarea fiecarei persoane in parte. Cumularea acestor informatii, la nivelul intreprinderii, este insa, de regula, dificila.

Imbunatatirea continua a calitatii produselor, competitivitatii si capacitatii concurentiale a intreprinderii impun transformarea procesului de formare a personalului dintr-o practica discontinua si exceptionala intr-o practica permanenta si ordinara.

Estimarea efortului generat de formarea personalului presupune luarea in consideratie atat a unor costuri evidente cat si a unora ascunse determinate de formarea curenta, pe masura desfasurarii activitatii.

Formarea pesonalului trebuie privita atat ca o cheltuiala, ca o investitie de mentinere, atunci cand este vorba de a fi la curent cu ceea ce e cotidian/curent, cat si ca o investitie de crestere, atunci cand este vorba de imbogatirea cunostintelor.

Mobilitatea personalului

Analiza numarului si structurii personalului, trebuie completata cu analiza miscarii acestuia pe total si pe diferite structuri identificate pentru a sesiza tendintele evolutiei acestui factor de productie. In diagnosticarea mobilitatii personalului, in functie de cauzele generatoare se face distinctie intre circulatie si fluctuatie . Circulatia fortei de munca are la baza cauze normale , in timp ce fluctuatia este o consecinta a unor cauze anormale (desfacerea contractului de munca ca urmare a incalcarii prevederilor sale, demisii datorate nemultumirilor).

Un indicator sintetic de apreciere globala a miscarii personalului il constituie rata de crestere a acestuia :

Rata de crestere  Variatia numarului mediu de personal

a personalului   = -------- ----- ------ ----- ----- ------------ x 100

Numarul mediu de personal

Aprecierea variatiei numarului de personal se poate realiza pe baza relatiei:

Ns₁ - Ns₀ x I q

unde : I q = indicele de crestere a productiei

Inregistrarea unui rezultat negativ al acestei diferente releva o economie relativa a numarului de personal ca urmare a cresterii productivitatii muncii, si invers.

Analiza variatiei personalului poate fi aprofundata la nivelul iesirilor si intrarilor de personal, a cauzelor care le-au generat.

Analiza cauzelor iesirilor de personal este complexa vizand aspecte generale legate de situatia intreprinderii (reducerea activitatii, ameliorarea productivitatii muncii, schimbari tehnologice) sau situatii individuale (nivel de remunerare, orar de munca, posibilitati de promovare, conditii de incadrare, alte cauze neprofesionale - boala, accidente). Indicatorul utilizat in analiza este:

Rata iesirilor Numarul iesirilor de personal

de personal (Re) = -------- ----- ------ ----- x 100

Numarul mediu de personal

Analiza intrarilor de personal se realizeaza pe baza indicatorului rata intrarilor, calculat:

Rata intrarilor Numarul intrarilor de personal

de personal (Ri) = -------- ----- ------ ------------ x 100

Personal initial

sau

Numarul intrarilor de personal

= -------- ----- ------ ------- x 100

Numarul mediu de personal

Aprecierea mobilitatii totale a personalului se determina prin raportarea intrarilor si iesirilor de personal la numarul mediu al acestuia: 

Nr.intrari + Nr.iesiri

Rata mobilitatii = -------- ----- ------ ---- x 100

(Rm) Numar mediu de personal

Eficientizarea activitatii presupune asigurarea unui grad de stabilitate a personalului cat mai ridicat. Acest grad se determina:

Gs = 100 - Rata mobilitatii

Aceasta cerinta presupune identificarea fluctuatiei potentiale si a componentelor sale in vederea limitarii si a preintampinarii efectelor negative asupra climatului psiho-social al intreprinderii si , implicit, asupra performantelor sale.

Utilizarea timpului de munca

Analiza utilizarii resurselor umane vizeaza pe de-o parte latura extensiva - cantitativa, respectiv utilizarea integrala a timpului de munca, iar pe de-alta parte latura intensiva - calitativa, respectiv economisirea timpului de munca necesar realizarii unui produs, prestarii unui serviciu, executarii unei lucrari.

Pentru aprecierea utilizarii timpului de munca este necesara urmarirea evolutiei structurii fondului de timp maxim disponibil. Aceasta presupune definirea conceptelor utilizate:

Timpul calendaristic se determina ca produs al numarului de zile calendaristice, numarului de personal din registrul general de evidenta a salariatilor si numarul de ore de lucru.

Timpul disponibil legal (TDL) se calculeaza ca produs al timpului de munca legal (fondul de timp calendaristic din care se scad zilele libere, sarbatorile legale, zilele de concediu de odihna) cu numarul de personal din registru de evidenta sau cu numarul de personal disponibil, in functie de obiectivele analizei.

Timpul de munca legal (tl) este prevazut de legislatia nationala. In Romania, in prezent, Codul Muncii stabileste ca timpul de munca normal este de 40 de ore saptamanal si ca timpul maxim saptamanal de munca este de 48 de ore, prevazandu-se obligativitatea concediilor de odihna anuale de minimum 20 zile (21 zile conform CCM). Saptamana de lucru de 40 de ore este caracteristica institutiilor bugetare precum si unitatilor economice in care statul detine majoritatea capitalului si constituie termenul de referinta pentru timpul de munca legal.

In functie de cele precizate, timul legal de munca se poate calcula, astfel:

tl = 52 saptamani x 5 zile/sapt. x 8h/zi - (20 zile CO + 8 zile sarbatori legale ) x 8h/zi = 2060 ore/an sau

tl = 52 saptamani x 6zile/sapt. x 8h/zi - (20 zile CO + 8 zile sarbatori legale ) x 8h/zi = 2272 ore/an

Pe baza timpului legal de munca se poate calcula timpul maxim disponibil:

Timpul disponibil  Timpul legal de

de referinta = de munca anual x Personalul disponibil

TDL tl PD

Timpul disponibil pe intreprindere TD) pe intreprindere. Determinarea acestui indicator presupune definirea timpului de munca disponibil la nivelul fiecarei intreprinderi pornind de la timpul de munca legal corectat cu timpii partiali, dupa caz. Timpul de munca este stabilit, de regula, in fiecare intreprindere prin contractul colectiv de munca cu particularizare prin contractele individuale de munca.

Timpul disponibil de referinta difera de timpul disponibil al intreprinderii din diferite motive:

incheierea unor contracte individuale de munca cu timpi partiali de munca: 6 / 4 / 2ore;

acordarea unor zile de concedii sau sarbatoare suplimentare;

reducerea orarului de productie (fara reducerea castigului) de tipul: 4 zile lucratoare / saptamana, vineri zi scurta de munca.

In practica, timpul disponibil pe intreprindere se reconstituie astfel:

TDL

T_SZ T_SZ = numar salariati care lucreaza 6 zile pe saptamana x numar de saptamani

lucrate x 8 ore/zi

- T_SS T_SS = numar salariati disponibil x nr.zile sarbatoare acordate in plus x 8 h/zi

T_CS T_CS = numar zile concedii suplimentare, in functie de vechimea in munca

- T_OR T_OR = numar salariati cu timp partial x nr.ore reduse din orarul de munca

+/- T_AA T_AA = timp aferent altor abateri de la timul prevazut prin lege.

= TD

Timpul de prezenta in intreprindere (TP) este un element cheie al aprecierii disfunctionalitatilor. De obicei, fisele de pontaj si statele de salarii reflecta cu exactitate prezenta la lucru, in numar de ore prestate.

Pe baza timpului de prezenta se poate calcula timpul mediu de prezenta pe salariat:

tp = TP / PD

Timp de prezenta la munca (TM). Orele de prezenta in intreprindere nu sunt, de regula, egale cu orele de prezenta la munca avand in vedere ca :

- intreruperile dispuse de angajator ca urmare a unor probleme economice, tehnice sau legate de sezonalitate presupun plata unor indemnizatii si obligativitatea salariatilor de a se prezenta la serviciu la cererea acestuia

- grevele sunt intreruperi de munca, chiar daca personalul este considerat prezent in intreprindere;

- exista un absenteism al prezentilor, fie manifestat ca exprimare a refuzului conditiilor de munca, fie ascuns, care este foarte greu de evaluat.

Adaugarea numarului de ore suplimentare efectuate (TS), remunerate de intreprindere, la TM permite determinarea timpului total de munca real pe intreprindere.

In practica , orele de prezenta la munca se considera a fi:

TM = TP - TIT + TS

unde TIT = ( Nr. salariati in intrerupere dispusa de angajator x nr. ore

intrerupere temporara) + (Nr.grevisti x nr. ore de greva) +

timpul de intreruperi din alte motive

Pe baza TM se calculeaza:

o       timp mediu de munca pe salariat:

tm = TM /PD

o       gradul de utilizare a timpului legal:

GTL = TM/TDL x 100 

o       abaterea in suma absoluta:

D = TDL - TM

o       abaterea relativa: 

e = D / TDL x 100

Analiza absenteismului

Compararea timpului de prezenta cu timpul diponibil sau timpul de munca pe intreprindere permite calcularea coeficientilor de absenteism:

Ca = 1 - (TD/ TP) sau Ca = 1 - (TP/ TM) sau Ca = 1 - (TD/TM)

Rata absenteismului este un indicator social care face obiectul a numeroase analize datorita implicatiilor sale economico-financiare. Analiza absenteismului si a implicatiilor sale, trebuie aprofundata in functie de cauzele care le-au generat. Astfel, putem identifica un absenteism considerat normal, generat de maternitate, studii, absente autorizate si un absenteism anormal, aferent absentelor nemotivate, sustragerii de la munca, etc.

Timp utilizat TU). Nu intreg timpul de prezenta la munca este utilizat efectiv pentru productie. Din acesta o parte este afectat: pauzelor de masa, timpului de formare in intreprindere sau in afara, intalnirilor pentru informare, analiza, situatie considerata participare indirecta la procesul de productie. Ca atare, timpul de munca productiva brut (Tub) se calculeaza prin deducerea acestor timpi din timpul de prezenta la munca :

Tub = TPM - (timp de formare, specializare + timp de sedinte + pauze de masa)

Raportul TU/TM poate releva modul de organizare al intreprinderii.

Prin deducerea din timpul de munca productiva brut a timpilor necesari aprovizionarii si pregatirii locului de munca, a timpilor pierduti in cazul defectiunilor de orice natura, se obtine timpul de munca productiva neta (TUn).

Rata : TUn/TUb poate releva modul de organizare a proceselor ce se desfasoara in intreprindere.

Eficienta utilizarii resurselor umane

Principalul indicator de apreciere a eficientei utilizarii resurselor umane il reprezinta productivitatea muncii. Productivitatea muncii este o categorie economica complexa si dinamica care exprima insusirea resursei umane de a crea o anumita valoare intr-o unitate de timp. Productivitatea muncii se determina fie ca valoare creata de un muncitor intr-o unitate de timp fie ca timp de munca necesar pentru realizarea unui produs/serviciu, ceea ce releva faptul ca productivitatea muncii este direct proportionala cu volumul productiei si invers proportionala cu timpul de munca.

W = Q/T

Productivitatea muncii poate fi exprimata in unitati valorice, caracterizand situatia la nivelul intreprinderii, luand in considerare ca indicatori de efect: productia fabricata, valoarea adaugata cifra de afaceri, precum si in unitati fizice, permitand caracterizarea eficientei consumului resursei umane pe produs.

Principalii indicatori utilizati in aprecierea situatiei generale a productivitatii muncii sunt:

- productivitatea medie anuala a muncii ( Wa):

Wa = prod.fabricata destinata livrarii, valoarea adaugata, cifra de afaceri / Ns

unde : Ns=numarul mediu de salariati

- productivitatea medie zilnica ( Wz ):

Wz = prod.fabricata destinata livrarii, valoarea adaugata, cifra de afaceri / Tz

unde : Tz=total om-zile lucrate;

- productivitatea medie orara ( Wh ):

Wh = prod.fabricata , valoarea adaugata , cifra de afaceri / Th

unde : Th=total om-ore lucrate.;

Corelarea ritmurilor diferite de crestere ale productivitatii partiale a muncii, calculate pe baza aceluiasi indicator valoric de efect, releva modul de utilizare a timpului de munca.

Diferentele dintre ritmurile de crestere a productivitatii muncii determinate pe baza diversilor indicatori valorici de efect evidentiaza aspecte ale gestiunii resursei umane cu incidente asupra stocurilor de productie neterminata, stocurilor de produse finite, a consumurilor celorlalte resurse ale intreprinderii.

Determinarea productivitatii atat la nivelul intregului personal cat si la nivelul personalului direct productiv evidentiaza aspecte privind modificarile structurii personalului intreprinderii .

Principalele rezerve de crestere a productivitatii muncii sunt :

- volumul, structura, calitatea potentialul tehnic;

- organizarea procesului de productie;

- gestiunea resurselor umane: organizarea acestora in activitate, formarea si perfectionarea acestora, remunerarea etc.;

- factori specifici naturii umane: biologici, psihologici, sociologici.

Productivitatea marginala Obiectivul oricarei intreprinderi referitor la utilizarea resurselor este acela al maximizarii eficientei utilizarii acestora. Un indicator de evaluare in acest sens a eficientei utilizarii resursei umane il reprezinta productivitatea marginala, calculata ca raport intre sporul de productie (DQ) si cantitatea suplimentara de munca (DT) necesara obtinerii acestuia in conditiile mentinerii constante a capitalului intreprinderii.

Wm = DQ/DT

Un instrument complementar de apreciere a eficientei utilizarii resursei umane , il reprezinta elasticitatea productiei in functie de variatia efortului uman implicat:

E = (DQ/Q) / (DT/T)

Acest indicator evidentiaza cresterea relativa a activitatii la crestere cu 1% a factorului uman consumat , eliminand , prin exprimarea procentuala , limitele modului de evaluare a indicatorilor.