Prezentarea generala a regulilor Western Union

Prezentarea generala a regulilor Western Union

Servicii WILL CALL

Sunt acele transferuri in care atat ordonatorul cat si beneficiarul sumei sunt persoane fizice care pot

primi sau transfera  sume in valuta sau lei la/de la ghiseele Bancii Romanesti/subagentilor/partenerilor desemnate pentru sau dedicate acestui serviciu.

Din punct de vedere al calitatii de ordonator sau beneficiar a clientilor BROM/subagent/partener sau al locului initierii tranzactiei, in cadrul serviciilor WILL CALL se disting:

1.1. Transferuri primite (INBOUND) care constau in primirea de sume ordonate prin agenti

Western Union si achitarea acestora catre beneficiari la ghiseele Bancii Romanesti sau ale sub-agentilor/partenerilor sai.

1.2. Transferuri initiate (OUTBOUND) care constau in incasarea sumelor de la clientii ordonatori

si transmiterea acestora, prin sistemul Western Union, spre a fi achitate beneficiarilor prin intermediul altor locatii Western Union.

2) Servicii Comerciale - transferuri intre o persoana fizica si o persoana juridica

Din gama serviciilor comerciale, Banca Romaneasca pune la dispozitia clientilor sai

urmatoarele servicii:

2.1.QUICK PAY, constand in trimiterea unor sume in valuta ordonate de catre persoane fizice in

favoarea unor beneficiari persoane juridice din strainatate.

Nota. Conditia efectuarii acestor servicii este ca persoanele juridice beneficiare sa fie agreate si

incluse in baza de date a Western Union.

Modul de derulare a tranzactiilor INBOUND

In cazul ghiseelor cu acces direct in sistemul Western Union

1. Pentru eliberarea sumelor transferate, clientul va furniza operatorului informatii despre tranzactie (tara de origine a transferului, moneda pe care o asteapta, suma cit si expeditorul tranzactiei) si se va prezenta la ghiseu cu un act de identitate valabil, cu fotografie:

- pentru rezidenti (persoane cu domiciliul permanent in Romania): buletin/carte de identitate, pasaport, carte provizorie de identitate.

- pentru nerezidenti: pasaport, legitimatie de sedere temporara, carnet de identitate (pentru personalul diplomatic), adeverinta de identitate (pentru refugiati).

2. Plata unei tranzactii Western Union poate fi efectuata in USD, EURO sau RON conform optiunii expeditorulului. Aceasta inseamna ca destinatarul nu poate opta pentru o alta moneda de achitare decat prin obtinerea modificarii instructiunilor initiale, de catre ordonator.

Operatorul are obligatia sa verifice corectitudinea informatiilor oferite de client cu cele prezentate in aplicatia WU, sa identifice beneficiarul in baza actului de identitate si sa solicite clientului semnarea chitantei in prezenta sa.

Verificarea informatiilor furnizate de catre client vizeaza urmatoarele elemente:

a) elemente obligatorii:

numele si prenumele destinatarului, adresa sa completa;

numele si prenumele expeditorului;

orasul si tara de unde a fost initiat transferul;

suma de transfer (cu aproximatie).Marja maxima de eroare acceptabila este de +/- 10%.

b) elemente facultative

numarul de control al transferului (MTCN)

adresa completa si numarul de telefon al expeditorului.

Operatorul va trece apoi la identificarea tranzactiei in sistem, prin testare,  utilizand cate un singur element dintre cele mentionate mai jos, in urmatoarea ordine:

numarul de control al transferului (MTCN);

numele beneficiarului;

numele expeditorului;

numarul de telefon al expeditorului (daca transferul a fost initiat din SUA, Canada, tari arabe).

Operatorul care vizualizeaza/identifica un transfer in sistemul Western Union va orienta ecranul calculatorului astfel incat sa nu permita identificarea elementelor tranzactiei de catre beneficiar sau alte persoane neautorizate. Operatorul nu va parasi postul de operare inainte de a dezactiva aplicatia Western Union, pentru a evita efectuarea unor operatiuni de catre persoane neautorizate.

Daca dupa doua testari in sistem transferul nu este identificat, operatorul nu va efectua plata si va solicita clientului sa contacteze expeditorul pentru a i se comunica toate datele corecte, urmand ca la urmatoarea prezentare la ghiseu sa cunoasca aceste date.

Daca datele inscrise in actul de identitate prezentat nu sunt lizibile sau daca exista orice rezerva in legatura cu calitatea de beneficiar a persoanei solicitante, se refuza plata.

In cazul tranzactiilor Inbound, eliberarea sumelor de bani se va efectua numai catre beneficiar, neacceptandu-se nici un fel de imputernicire/reprezentare/procura sau un alt document asemanator.

In situatia imposibilitatii prezentarii la ghiseu a persoanei indicate in sistem drept beneficiar, acesta va fi rugat sa contacteze expeditorul in vederea efectuarii eventualei schimbari a destinatarului si implicit a modificarilor care decurg din aceasta.

Neidentificarea transferului in sistem poate fi cauzata de urmatoarele situatii:

a)transfer inexistent;

b)transfer mai vechi de 45 zile;

c)transfer initiat pentru o alta tara decat Romania;

d)datele transferului au fost inregistrate eronat in sistem, la initiere.

Pentru reintroducerea transferului in sistem la solicitarea beneficiarului ( numai pentru

situatia b), operatorul va completa si va transmite CSC, prin fax, o solicitare din care sa reiasa faptul ca se doreste actualizarea tranzactiei WU.

Plata se efectueaza numai in cazul in care toate elementele obligatorii specificate, completate de client, corespund celor existente in sistemul Western Union. In caz contrar, nu se efectueaza plata.

Dupa verificarea identitatii beneficiarului, identificarea tranzactiei in sistem si verificarea

corectitudinii datelor furnizate de client, operatorul proceseaza tranzactia preda casierului documentele necesare efectuarii platii (actul de identitate al benefiaciarului si ordinul de plata).

Operatorii WU au interdictie de a accesa baza de date pasiva "Look for money for customer

service". In cazul in care, pentru o tranzactie, se considera ca exista motive care ar justifica accesarea acestei baze de date, se va contacta CSC Western Union sau se va solicita clientului sa se adreseze acestuia la telefonul gratuit.

In cazul in care se acceseaza un transfer in baza de date activa, in vederea efectuarii unei plati

"Inbound", indiferent de criteriul de cautare (MTCN, Numele beneficiarului, Numele expeditorului, Numarul de telefon al expeditorului etc.) si tranzactia nu are legatura cu Romania (Romania nu apare ca tara de destinatie sau expeditie) se va solicita decizia Centrului de Suport Clienti din Centrala Bancii Romanesti SA.

Se interzice comunicarea de relatii sau informatii aferente transferurilor Western Union,

solicitarile de acest gen urmand a fi directionate catre CSC Western Union din Centrala Bancii Romanesti SA la numarul de telefon cu acces gratuit . Se pot furniza telefonic numai informatii cu caracter general privind oferta acestui serviciu. De asemenea nu se vor transmite in scris sau verbal, la ghiseu, informatii care reprezinta elemente obligatorii pentru efectuarea unei tranzactii, acestea avand un carcter strict confidential.

Operatorii din Divizia Western Union ( Centrul Suport Clienti din Centrala Bancii Romanesti

SA) pot furniza informatii aferente transferurilor Western Union, conform reglementarilor in vigoare si pot accesa baza de date pasiva "Look at all money for customer service", cu aprobarea punctuala a managerului Diviziei Western Union sau a Sefului Departamentului Plati Externe.

Indiferent de suma, transferurile care contin Test Question nu vor putea fi platite pe teritorul

Romaniei . Pentru a i se elibera suma beneficiarul va trebui sa contacteze direct expeditorul pentru modificarea/ anularea unei astfel de cerinte. Utilizarea "Test Question" pe teritoriul Romaniei nu face parte din modul actual de lucru, utilizarea acestui mod de identificare este limitat la numai cateva zone geografice din lume.

Modul de derulare a tranzactiilor de tip OUTBOUND la nivelul sucursalelor

Cazul sucursalelor cu acces direct

Suma maxima care poate fi transferata de o persoana este echivalentul a zece mii USD/tranzactie/

zi.

Transferul sumelor de bani poate fi initiat din USD, EURO sau RON (doar in cazul in care transferurilor in Romania), in functie de dorintaclientului care efectueaza aceasta operatiune.

Pentru sumele egale sau depasind echivalentul a 7500 USD se va completa formularul din

Anexa 14 in vederea obtinerii, de catre membrii echipei CSC, a aprobarii Western Union pentru a se putea efectua tranzactia.

Rezidentii si nerezidentii pot efectua transferuri externe si interne (outbound si quick pay) in

conditiile reglementate de regulamentul valutar Nr.5/2005 cu modificarile ulterioare.

In cazul tranzactiilor Outbound si Quick Pay, transmiterea sumelor de bani se va efectua numai in prezenta fizica a expeditorului, neacceptandu-se nici un fel de imputernicire /reprezentare/procura sau un alt document asemanator.

Pentru toate tranzactiile outbound de 5.000 USD, sau echivalentul acestei sume, este obligatoriu a informa Centrul Western Union inainte de procesarea tranzactiei respective.

Nu este permis ca o tranzactie in care suma principala este mare sa fie procesata in doua sau mai multe tranzactii mici. Exemplu: daca suma principala este de 6.000 USD se va procesa o singura tranzactie, nu in doua tranzactii de 3.000 USD.

Nu este permis ca doua sau mai multe persoane sa transmita sume de bani aceluiasi destinatar.

Acest mod de lucru este considerat de Western Union split si nu va permite plata tranzactiilor respective, banii fiind restituiti expeditorului.

Aceste procedee sunt considerate de Western Union modalitati de evitare a conditiilor si restrictiilor existente in fiecare tara si din acest motiv nu se va accepta efectuarea platii catre destinatari.

Conditiile si restrictiile de prestare a serviciului OUTBOUND sunt incluse in baza de date a

WU. Operatorul este obligat ca inaintea initierii transferului sa consulte baza de date si sa comunice ordonatorului atat eventualele restrictii cat si serviciile optionale disponibile in tara de destinatie:

program de functionare si elementele de identificare;

suma estimata a fi primita in tara de destinatie;

valuta in care se poate/se va efectua plata

restrictii de sume sau solicitarea unor documente pentru eliberarea banilor;

obligativitatea unor Intrebari Test;

disponibilitatea notificarii telefonice a beneficiarului de catre agentul din tara de destinatie

disponibilitatea platii la domiciliu a sumei transferate

dispomibilitatea transmiterii unei telegrame la domiciliul destinatarului

alte conditii specifice tarii de destinatie a transferului.

Operatorul va verifica identitatea ordonatorului, in aceleasi conditii cu cele prezentate mai sus, stabilind concordanta datelor completate in formularul "Pentru trimis bani" cu actul de identitate. De regula, in functie de natura operatiunii se vor solicita documentele justificative, iar in cazuri exceptionale se va solicita declaratia data pe principiul "bona fide", (conform Sectiunii a-3-a, Principii in relatia intermediar-client, Art. 14, punctul c, din Regulamentul Valutar nr. 1 din 30 ianuarie 2004). Operatorul va introduce datele in sistem numai dupa verificarea ordinului de incasare si confirmarea de catre casier a incasarii integrale a sumei aferente transferului (formata din suma principala de transfer,  comisioanul datorat pentru serviciul de transfer  si eventualele comisioane pentru orice serviciu suplimentar selectat). 

In cazul transferurilor Outbound cu Test Question, de regula, destinatarul nu are acte de

identitate (se verifica in acest caz daca in tara respectiva se poate plati fara acte de identitate; in unele tari, de exemplu, este nevoie de o dovada emisa de politie ca actul de identitate a fost furat.), iar suma sa fie mai mica de 1000 USD. In acest caz, operatorul trebuie sa bifeze in sitem ca destinatarul nu va avea acte de identitate.

Modul de derulare a tranzactiilor in cazul SERVICIILOR COMERCIALE

Quick Pay - este un serviciu asimilabil cu Will Call OUTBOUND, aplicandu-se aceleasi

modalitati de verificare, de  procesare a tranzactiei si de incasare a sumelor de la ordonatori.

Sunt valabile de asemenea prevederile Regulamentului valutar amintite la descrierea modului de

derulare a tranzactiilor outbound, stabilirea naturii si scopului transferului facandu-se pe baza unor documente justificative precum: facturi, comenzi, contracte externe, formulare, chestionare, alte documente etc.

La sfarsitul fiecarei zile de lucru, la nivelul fiecarei unitati teritoriale a sucursalei se va proceda dupa cum urmeaza:

1. In cazul ghiseelor cu acces direct:

a) operatorul preia din sistemul WU si din aplicatia interna BROM 'Jurnalul tranzactiilor zilnice' pe care il verifica si il puncteaza cu documente primare (ordine de plata/ incasare, chitantele Western Union) cu jurnalul notelor contabile precum si cu Jurnalul operatiunilor de casa al zilei, furnizat de catre casierie;

b) intocmeste 'Situatia zilnica a operatiunilor Western Union' (conform modelului prezentat in Anexa nr. 1) pe care o transmite la CSC BROM

Dispozitii finale

1. La achitarea sumelor aferente tranzactiilor de tip INBOUND se va avea in vedere principiul

rotunjirii la intreg a sumelor care contin zecimale astfel:

- pentru zecimale pana la 0.50 USD (inclusiv) rotunjirea se face in minus;

- pentru zecimale care depasesc 0.50 USD rotunjirea se face in plus.

Diferenta urmeaza a fi inregistrata in contul de venituri, respectiv cheltuieli al sucursalei/ subagentului.