FLUXUL DATELOR SI INFORMATIILOR DE RUTINA DIN SISTEMUL DE SANATATE

FLUXUL DATELOR SI INFORMATIILOR DE RUTINA DIN SISTEMUL DE SANATATE

Datele si informatiile generate in interiorul sistemului de sanatate in prezent sunt structurate in trei fluxuri relativ independente. Aceste fluxuri sunt:

Fluxul informational catre Ministerul Sanatatii.

Fluxul informational catre Casa Nationala de Asigurari de Sanatate. El este centrat in special pe evaluarea activitatii furnizorilor.

Fluxul informational catre programele nationale de sanatate coordonate de Ministerul Sanatatii reprezinta al treilea circuit. Legea 100/1998 privind asistenta de sanatate publica, prin introducerea sistemului de finantare bazat pe programe nationale de sanatate a condus la crearea acestui al treilea flux informational necesar pentru monitorizarea sub-programelor si programelor nationale de sanatate.

1. Fluxul informational catre Ministerul Sanatatii

Actualul Sistem Informa ional de Sanatate functioneaza de peste 50 de ani. Pana in anul 1999, anul intrarii in vigoare a Legii asigurarilor sociale de sanatate, fluxul informational de sanatate a functionat pe principiul teritorialitatii. Fiecare unitate medico-sanitara avea arondat un anumit teritoriu si asigura asistenta medicala pentru populatia rezidenta in acel teritoriu.

In prezent Directiile Judetene de Sanatate Publica culeg date si informatii de la toti furnizorii de servicii de sanatate care au contracte cu Casele Judeteane de Asigurari de Sanatate. De asemenea, in concordanta cu prevederile legii asigurarilor sociale de sanatate, toti pacientii inscrisi pe listele medicilor de familie, indiferent de locul lor de rezidenta, primesc ingrijiri medicale in cadrul institutiilor specializate (ambulatorii sau unitati cu paturi) care au incheiat contracte. Astfel principiul teritorialitatii nu mai este functional.

In acest mod sunt disponibile date clare pentru populatia    inscrisa pe listele medicilor de familie si cu unele ajustari pentru populatia judetului. Fluxul de informatii catre Ministerul Sanatatii este un sistem centralizat, cu aspect piramidal si cu puternic caracter de comanda.

Puncte tari:

• Existenta unor serii cronologice cu durata mare;
• Existenta unei mari bogatii de date si informatii;
• Comparabilitatea in timp si spatiu datorita mentinerii formularelor tipizate de-a lungul a peste 40 ani;
• Este creata obisnuinta de a raporta;
• Existenta unei infrastructuri cu personal format si cu cai de transmitere preexistente.

Punctele slabe

• Lipsa unor definitii standard (cu exceptia definitiilor evenimentelor demografice si a definitiilor de caz pentru unele boli transmisibile);
• Agregarea la nivel de judet;
• Lipsa mecanismelor de control si asigurare a calitatii;
• Inexistenta unor standardizari care sa permita inter-comparabilitatea si compatibilitatea cu alte date;
• Raportare pe hartie si pe discheta;
• Absenta retelei electronice nationale de transmitere a datelor si informatiilor;
• Datele si informatiile circula intr-un singur sens: de la sursa spre centru. Centrele locale nu au acces la datele neagregate din sistem (lipsa de feed-back);
• Gradul scazut de prelucrare a datelor;
• Riscul potential de producere si punere in circulatie de date discordante sau care nu corespund cu realitatea (lipsa de validitate);
• Subestimarea anumitor boli.

Centrul de Calcul, Statistica Sanitara si Documentare Medicala (CCSSDM) este principalul contributor la fluxul informational catre Ministerul Sanatatii. El primeste date si informatii de rutina de la toate Directiile Judetene de Sanatate Publica si de la Directia de Sanatate Publica a Municipiului Bucuresti. Datele si informatiile sunt primite pe hartie, pe discheta sau prin e-mail. Formatul este standardizat; unele formate au fost actualizate dupa 1990. Centrul de Calcul Statistica Sanitara si Documentare Medicala colecteaza, stocheaza, prelucreaza si analizeaza datele de rutina. In acest scop utilizeaza diferite baze de date, in special in FoxPro si MS Excel.

Centrul de Calcul Statistica Sanitara si Documentare Medicala trimite date si informatii catre:

• Ministerul Sanatatii si diferitele sale Directii pentru informarea periodica de rutina;
• Directiile Judetene de Sanatate Publica;
• Institutul National de Statistica pentru actualizarea datelor privind miscarea naturala a populatiei si pentru evaluarea performantelor unitatilor de ingrijiri medicale;
• Institutiilor internationale cu care colaboreaza in mod obisnuit, cum ar fi OMS.

Directia Judeteana de Sanatate Publica (DJSP) prin Compartimentul de statistica si informatica este in centrul fluxului de date si informatii din cadrul DJSP.

Directia de Strategie si Management din DJSP are atributii in managementul programelor nationale de sanatate la nivel de judet. Pentru monitorizarea progreselor realizate in cadrul subprogramelor de sanatate au fost concepute seturi de date, indici si indicatori specifici.

Raportarile sunt analizate si revizuite anual cu ocazia aprobarii bugetului.

Schimbul de date: DJSP primeste date de la toti furnizorii de servicii de ingrijiri care au contracte cu casa de asigurari de sanatate si de la toate compartimentele din structura directiei (cum ar fi compartimentul de igiena alimentatiei, de igiena mediului, de igiena scolara, etc.).    Cel mai frecvent raportarile se primesc lunar. Raportarile cerute trimestrial si anual sunt mai putin numeroase si unele dintre ele ( in special cele trimestriale) sunt rezultatul compilarii datelor lunare. Formatul este tipizat si suportul este hartia, discheta sau e-mailul.

Datele care transmise spre DJSP sunt:

• Demografice;
• De morbiditate (informatii legate de bolile transmisibile si unele boli netransmisibile care sunt considerate probleme de sanatate publica);
• De evaluare a performantei furnizorilor.

Activitatile de stocare si management al datelor care se desfasoara in cadrul biroului de statistica sunt:

• Verificarea logica a datelor;
• Codificarea cauzelor de deces;
• Centralizarea si agregarea datelor la nivel de judet;
• Realizarea bazei de date a judetului;
• Actualizarea bazei de date;
• Prelucrarea si analiza datelor in functie de nevoile locale.

Bazele de date sunt in general in FoxPro si in MS Excel. Bazele de date nu sunt modulare si nu ofera posibilitatea de acces on-line. Transferul de date de la o baza la alta se face manual.

Biroul de statistica trimite date si informatii catre:

• Centrul de Calcul, Statistica Sanitara si Documentare Medicala: lunar, trimestrial si anual, pe hartie, discheta sau prin e-mail;
• Ministerul Sanatatii: numai in mod exceptional si numai pentru anumite boli transmisibile sau in cazul aparitiei de epidemii (prin telefon, e-mail sau pe hartie)
• Directia Judeteana de Statistica sau Directia Regionala de Statistica; de aici datele ajung la Institutul National de Statistica. Fluxul de date privind miscarea naturala a populatiei este in dublu sens: evenimentele demografice sunt consemnate in functie de locul producerii si calculate in functie de domiciliul stabil al persoanei implicate in eveniment.
• Autoritatile locale (prefectura, primarii, consiliile judetene si locale): tipul si cantitatea de date si informatii variaza de la un judet la altul si de la simple informari curente pana la analize ale principalelor aspecte ale starii de sanatate a populatiei, in situatii speciale;
• Institutele coordonatoare pentru programele si subprogramele nationale de sanatate prin intermediul compartimentului de strategie si management, in atributiile caruia intra coordonarea programul national de sanatate.
• Diverse categorii de public, in special in cazul unor evenimente de criza, sau la solicitarea reprezentantilor presei.

Puncte tari

• Bogatie mare de date si informatii pe serii cronologice lungi ( in jur de 50 de ani);
• Datele pot fi dezagregate pana la nivel de furnizor;
• Obisnuinta de a raporta;
• Personal format pentru culegerea, codificarea, prelucrarea si analiza datelor;
• Dotarea cu calculatoare.

Puncte slabe

• Lipsa de date privind comportamentele si obiceiurile legate de sanatate si stil de viata;
• Personal insuficient pentru volumul mare de munca;
• Modificarea frecventa a subordonarii ierarhice;
• Modificari dese de softuri si aplicatii.

Fluxul informational catre Casa Nationala de Asigurari de Sanatate

Acest flux informational a fost creat odata cu implementarea Legii 145 din 1997, Legea asigurarilor sociale de sanatate. Aceasta lege a condus la aparitia mai multor structuri ierarhice si actori, pe langa Ministerul Sanatatii si unitatile sale subordonate: Casa Nationala de Asigurari de Sanatate si Casele Judetene de Asigurari de Sanatate, furnizori de servicii de sanatate, institute de cercetare, etc. Fiecare dintre aceste structuri poseda un sistem informational, mai mult sau mai putin complex, asupra caruia isi exercita exclusivitatea.

Puncte tari

• Permite evaluarea tipului si numarului de servicii furnizate;
• Permite decontarea serviciilor prestate si controlul costurilor;
• Serveste ca baza pentru estimarea cererii de servicii si echilibrarea balantei intre cerere si oferta;
• Furnizeaza date pentru alocarea resurselor pentru satisfacerea cererii (planificarea serviciilor de sanatate).

Puncte slabe

• Absenta de softuri unitare si compatibile pentru raportarea datelor. Fiecare Casa Judeteana de Asigurari de Sanatate si-a creat propriul sau sistem de softuri utilizand limbaje de programare diferite, ceea ce face ca inter-comparabilitatea si comunicarea datelor sa fie dificila. Acum pentru toate tipurile de servicii furnizate este implementat la nivel national SIUI- Sistem Informatic Unic Integrat realizandu-se astfel raportarea unitara in acelasi format.
• Datele raportate reflecta gradul mare de birocratie din Romania.
• Raportarile lunare de date facute de catre fiecare medic de familie sunt numeroase si presupun aproximativ multe zile de munca in fiecare luna pentru completarea formularelor de raportare.
• Fiecare medic de familie trebuie sa depuna personal rapoartele la sediul Casei Judetene de Asigurari de Sanatate cu care are contract;
• Supra incarcarea medicilor de familie, ceea ce duce la descurajarea lor, pierderea din timpul alocat direct pacientului si la compromiterea calitatii datelor;
• Listele medicilor se modifica frecvent astfel ca, raportarile implica un volum suplimentar de munca;
• Comunicarea cu medicii de familie este dificila din cauza numarului mare de furnizori din fiecare judet;
• Datele se transmit pe hartie si/sau discheta si/sau e-mail;
• In acest schimb de date, cele referitoare la starea de sanatate sunt putine, deoarece scopul principal este controlul administrativ atat al medicilor, cat si al utilizarii resurselor publice de catre pacienti;
• Furnizorii de servicii medicale nu fac schimb de informatii intre ei.

Casa Nationala de Asigurari de Sanatate (CNAS)

Schimb de informatii: CNAS este cel mai important contributor al acestui flux de date. Ea primeste raportari statistice de la toate Casele Judetene de Asigurari de Sanatate.

Casa de Asigurari de Sanatate, in scopul controlului costurilor, cere de la furnizori un set de date care permite identificarea cu usurinta a asiguratului.

Punctele tari si slabe sunt acelea si care au fost identificate la prezentarea fluxului informational catre Casa Nationala de Asigurari de Sanatate.

Casa Judeteana de Asigurari de Sanatate (CJAS)

Schimb de informatii: CJAS primeste si prelucreaza datele si informatiile de la toti furnizorii de servicii medicale si trimite date si informatii catre Casa Nationala de Asigurari de Sanatate si la solicitare catre alti beneficiari.

3. Legaturie intre Ministerul Sanatatii si Casa Nationala de Asigurari de Sanatate privind informatiile de sanatate

Puncte tari

• Raspund nevoii principale percepute de decidentii din cele doua organizatii;
• Monitorizeaza activitatea furnizorilor de servicii de sanatate;
• In anumite limite, serveste la monitorizarea cheltuielilor.

Puncte slabe

• Existenta a doua fluxuri paralele de informatii conduce la dubla raportare si incoerenta in definitii si codificari. Ca urmare, acelasi indicator raportat pe doua canale diferite are doua valori diferite;
• Furnizorii de ingrijiri de sanatate au contract cu Casa Judeteana de Asigurari de Sanatate, dar ei nu sunt subordonati Directiei Judetene de Sanatate Publica;
• Numarul mare de furnizori de ingrijiri de sanatate dintr-un judet (de ordinul sutelor), in special medicii de familie, implica o incarcatura mare administrativa.
• Este important de subliniat ca furnizorii de servicii medicale din sectorul privat, care nu au contract cu casele de asigurari de sanatate nu trimit date si informatii catre sistemul de sanatate.

Figura 2-1 Canale de transmisie a datelor

4. Fluxul informational catre Programele Nationale de Sanatate ale Ministerului Sanatatii

Programele nationale contin peste 40 de subprograme. Fiecare dintre acestea opereaza cu fluxuri specifice de date modificate si imbunatatite permanent. Gradul de elaborare si implementare a fluxurilor informationale variaza mult de la un subprogram la altul.

Numarul mare de subprograme si varietatea fluxurilor informationale aferente face imposibila prezentarea lor exhaustiva.

Pentru ilustrare prezentam fluxurile informationale aferente pentru subprogramul "Evaluarea starii de sanatate si a factorilor de risc din mediu" din cadrul programului national de sanatate "Programului Comunitar de Sanatate Publica":

Acest subprogram national de sanatate publica este coordonat de Directia Generala de Sanatate Publica si Inspectie Sanitara de Stat din Ministerul Sanatatii.

Institutul de Sanatate Publica Bucuresti este coordonator national al acestui subprogram prin intermediul unui secretariat.

Programul are patru obiective principale cu peste 40 de activitati. Aceste obiective sunt:

1. Protejarea sanatatii si prevenirea imbolnavirilor asociate factorilor de risc din mediu;

Evaluarea starii de sanatate a copiilor si tinerilor din colectivitati in relatie cu factorii din mediul de viata si activitate;

3. Protejarea sanatatii si prevenirea imbolnavirilor asociate factorilor de risc ocupationali;

4. Monitorizarea starii de sanatate si supraveghere demografica.

La sfarsitul fiecarui an se elaboreaza un raport pentru fiecare subprogram privind starea de sanatate a comunitatii la nivel de judet, teritorial (cele patru regiuni istorice si geografice, aferente unuia din cele patru Institute de Sanatate Publica) si national.

Institutul coordonator elaboreaza metodologia standard care este apoi aplicata de catre fiecare Directie Judeteana de Sanatate Publica. In acest context, alaturi de raportarea, de monitorizarea realizarii activitatilor si costul mediu al activitatii (informatii care se trimit trimestrial Ministerului Sanatatii), rezultatele concrete (determinari de laborator, anchete, etc.) ale fiecarei activitati sunt trimise institutului coordonator. Datele si informatiile sunt trimise pe hartie sau prin fax si rar prin e-mail. Sintezele sunt trimise Ministerului Sanatatii si scurte informari sunt aduse la cunostinta autoritatilor locale, presei, organizatiilor neguvernamentale interesate, etc.

Indicatori de evaluare a subprogramului "Evaluarea starii de sanatate si a factorilor de risc din mediu".

Exista trei tipuri de indicatori, fiecare cu alta ritmicitate.

Indicatorii de rezultate se trimit anual. Acestia se refera la reducerea factorilor de risc si a bolilor aferente. Aceste date sunt incluse in sintezele anuale.

Indicatorii fizici se trimit trimestrial si se refera la numarul de actiuni specifice (inclusiv studii) de monitorizare si evaluare a efectelor factorilor si a efectelor lor asupra sanatatii.

Indicatori de eficienta se trimit tot trimestrial si se refera la costul mediu per actiune.

Datele referitoare la indicatorii fizici si de eficienta sunt stocate, prelucrate si analizate la Institutul de Sanatate Publica Bucuresti.

Puncte tari

• Conceput special pentru monitorizarea impactului factorilor de mediu asupra starii de sanatate;
• Prevede realizarea unor sinteze nationale legate de frecventa factorilor de risc, din mediu;
• Culegerea datelor se face dupa metodologii standard proprii fiecarui factor de risc;
• Datele acopera intreg teritoriul tarii;
• Prevede obligativitatea diseminarii rezultatelor catre factorii de decizie din sistemul de sanatate si din afara lui.

Puncte slabe

• Absenta metodologiei unice de calcul al costului mediu pe actiune; in consecinta datele transmise de judete nu sunt comparabile intre ele;
• Latenta mare intre momentul culegerii datelor si cel al terminarii sintezei ( in jur de 6 luni);
• Absenta retelei electronice nationale;
• Datele sunt transmise prin fax, e-mail si posta (pe hartie);
• Absenta controlului de calitate a datelor;
• Fiecare din activitati are alta modalitate de stocare a datelor. Ca urmare, exista baze de date independente, una sau mai multe pentru fiecare factor de risc;
• Modulele nu sunt compatibile, interconectarea, comparabilitatea datelor fiind redusa.