| CATEGORII DOCUMENTE |
| Administratie | Drept |
ORGANIZAREA SEDINTELOR
ORGANIZAREA INTALNIRILOR DE LUCRU
ORGANIZAREA AUDIENTELOR
IV. Termeni folositi in desfasurarea sedintelor
V. Personalul implicat in desfasurarea sedintelor
XIV Operatii ulterioare
Subcap B)
Manifestarile joaca un rol foarte important in viata de afaceri. Conform unor cercetari, cadrele de conducere petrec mai mult de jumatate din timpul lor de lucru in sedinte si conferinte.
Se spune ironic ca, existe conferinte de la care nu iese nimic, in afara celor care au intrat. Pentru ca acest lucru sa nu fie valabil, tuturor participantilor li se impun cerinte inalte.
Succesul manifestarilor este determinat de pregatirea lor corecta, depinzand de munca planificata a secretarelor. De cele mai multe ori, sefii sunt atat de ocupati cu sarcinile de specialitate, incat nu se pot ocupa de aspectele organizatorice, trebuind deci sa se poata bizui complet pe secretarele lor. De la acestea se cere, pe langa buna organizare, mai ales flexibilitate, adaptabilitate si capacitatea de a improviza. Cu cat secretarele preiau mai des asemenea sarcini, cu atat vor castiga mai multa experienta si competenta.
Sedintele si conferintele au preponderent scopul de a se:
Culege informatii
Schimba pareri
Informa participantii despre produse, servicii, obiective
Prezenta proiectele si deciziile luate
Solutiona problemele impreuna
Face schimb de interese
Stimula contractele
Incheia contractele
Inaintea fiecarei organizari a unei manifestari se vor redefini:
Obiectivele de atins
Desfasurarea cea mai potrivita
Mijloacele de folosit
Bunele rezultate ale unei sedinte, conferinte sau consfatuiri sunt determinate nu numai de calitatea materialelor prezentate si de aportul participantilor la discutii, ci si de conditiile organizatorice in care se desfasoara acestea, de fidela consemnare a desfasurarii dezbaterilor, de urmarirea respectarii hotaririlor ce se iau in cadrul acestora. Pregatirea sedintelor si consfatuirilor se face de catre secretariate si in acest sens, sarcinile acestora sunt multiple si trebuie realizate pana in cele mai mici detalii.
Ansamblul pregatirilor, al urmaririi desfasurarii lor, al consemnarii si al urmaririi sarcinilor stabilite in sedinta, esalonate in timp, are frecvente aspecte cu caracter repetitiv, ceea ce se permite executarea lor la timp si in bune conditii. Existenta unei liste in fisierul secretariatului, precizand amplasarea in timp si in bune conditii a fiecarei probleme de rezolvat, va permite personalului secretariatului sa nu omita nici un detaliu si sa asigure o desfasurare eficienta a lucrarilor sedintelor. O astfel de lista trebuie sa cuprinda problemele si ordinea lor de rezolvare. De exemplu, in cazul unei sedinte cu un numar mare de participanti din localitati diferite, in lista secretariatului se vor cuprinde:
Cu trei saptamani inainte de sedinta:
Se stabileste proiectul listei participantilor si se supune aprobarii conducerii
Se completeaza invitatiile sau legitimatiile de sedinta si se expediaza destinatarilor
Se intocmeste lista materialelor ce vor fi prezentate in sedinta pe baza indicatiilor conducerii
Se anunta raportorii sa depuna in timp util materialele spre multiplicare
Se asigura o sala pentru desfasurarea lucrarilor
Cu zece zile inainte de sedinta:
Se verifica primirea invitatiilor si a legitimatiilor, se noteaza confirmarile de participare la sedinta si se reavizeaza persoanele care nu au confirmat
Se colecteaza materialul ce va fi prezentat in sedinta si se iau masuri pentru multiplicarea lui
Se verifica materialul dactilografiat
Se difuzeaza materialele participantilor la sedinta
Cu sase zile inainte de sedinta:
Se pregatesc dosare pentru participanti, continand materiale documentare (situatii statistice, proiecte, graficee, situatii financiare)
Se asigura aparatura de proiectie (cand este cazul), aparatura de inregistrare si amplificare si se verifica functionarea acesteia
Se prezinta conducerii un set intreg din documentele de sedinta
Se stabilesc stenografele care vor lucra in sedinta
Cu doua zile inainte de sedinta:
Se asigura mijloacele de transport pentru aparatura de proiectie, inregistrare, amplificare, in sala de sedinte
Se verifica starea salii de sedinta, existenta fotoliilor, scaunelor, sistemul de iluminat, prizele pentru aparatura
In ajunul sedintei:
Se aranjeaza masa de lucru pentru prezidiu
Se instaleaza aparatura de proiectie, amplificare, inregistrare si se verifica functionarea ei in sala
Se noteaza pe lista de participanti persoane ce anunta in ultimul moment ca nu pot participa la sedinta
Inainte de inceperea sedintei:
Se completeaza lista de participanti cu persoanele anuntate in ultimul moment
Se inmaneaza conducerii o lista a participantilor, lista care se ataseaza la setul de documente de sedinta
La sala de sedinte se colecteaza legitimatiile (invitatiile) si se bifeaza prezenta in sala
In timpul sedintei:
Secretarul are obligatia sa se gaseasca la locul sedintei inainte de inceperea ei, in pauze si la sfarsitul ei, pentru a fi la dispozitia participantilor cu lamuriri suplimentare si pentru a transmite dispozitiile conducerii
Va lua notite pentru precizarea unor interventii neclare; in caz ca participa la sedinta si exista stenografe, va supraveghea functionarea aparatelor de inregistrare pentru a asigura astfel un proces-verbal fidel desfasurarii sedintei.
Dupa sedinta:
Se adreseaza participantilor in ale caror expuneri au fost puncte neclare, pentru precizari
Dupa parasirea salii de catre participanti, strange materialele documentare ramase pe mese si preda caile salii personalului administrativ
In zilele urmatoare:
Intocmeste proiectul procesului verbal pe baza stenogramelor, a inregistrarii la magnetofon si a notitelor personale
Prezinta proiectul de proces-verbal conducerii, il corecteaza pe baza indicatiilor, redacteaza forma definitiva, asigura dactilografierea lui, il prezinta la semnat
Intocmeste un scadentar de termene pentru executarea sarcinilor decurgand din hotaririle sedintei (cuprinse in procesul-verbal)
Claseaza dosarul de sedinte
AGENDA (ordinea de zi)
Agenda este un program cu probleme ce trebuie discutate la o sedinta, in ordinea in care vor fi abordate. Agenda se trimite tuturor membrilor ce vor participa la sedinta pentru a le permite sa se gandeasca la subiectele ce vor intra in discutie. Perioada in care se trimite agenda este stabilita de organizatie si in mod normal este de 7-14 zile inainte de sedinta. Este bine ca in cursul sedintei, sa se stabileasca data urmatoarei. In mod normal agenda include date despre sedinta cum ar fi: ziua, data, ora si locul intalnirii.
Agenda este pregatita de secretara impreuna cu presedintele si sunt luate in consideratie aspectele ce au fost discutate las sedinta precedenta. Secretara trebuie sa faca o nota a tuturor problemelor ce pot necesita atentia comisiei astfel incat acestea sa poata fi incluse in aagenda pentru sedinta urmatoare.
Informatiile ce trebuie introdusa in agenda pot fi gasite:
In agenda sedintei anterioare
In notele sedintei anterioare
In statutul firmei
La presedinte sau la alte persoane care au cerut introducerea unor anumite articole.
Agenda pentru o sedinta generala anuala difera de agenda unei sedinte de comitet, deoarece se trimit copii tuturor membrilor organizatiei, nu numai celor alesi in comitet, si, in plus se discuta alt gen de probleme.
Agenda cuprinde:
Scuze pentru absente
Note de la ultima sedinta
Probleme ce au aparut
Situatia financiara
Sugestii pentru activitatile viitoare
Alte probleme
Data ultimei intalniri
EXEMPLU:
S.C. ALIAS S.R.L.
O sedinta a membrilor Consiliului de administratie va avea loc in biroul Directorului, vineri, 31 martie a. c. incepand cu ora 16, la care sunteti invitata sa participati.
Ordinea de zi e stabilita mai jos:
Primirea scuzelor pentru absenti
Discutii asupra alegerii altor 2 membrii in consiliu
Alte probleme
IV TERMENI FOLOSITI IN ORGANIZAREA SI DESFASURAREA SEDINTELOR
Ca secretara, in timpul activitatii dumneavoastra veti intalni multi termeni specifici sedintelor.
Ad hoc. Acest termen inseamna "organizat pentru acest scop". Un subcomitet ad hoc este creat cu scopul rezolvarii unei anumite probleme, cum ar fi pregatirile pentru vizita unei persoane foarte importante (VIP). Aceste comitete se mai numesc si comitete speciale.
Addendum. Un amendament care se adauga la o motiune.
Adresarea catre presedinte. Toate remarciile trebuie adresate presedintelui, iar membrii nu trebuie sa le discute intre ei.
Amanare. In conformitate cu regulile din actul de constituire a unei organizatii, pot fi amanate unele subiecte pentru discutii ulterioare sau datorita timpului limitat. In acest caz, se va face o nota cu articolele de pe ordinea de zi amanate.
Amendament. O propunere de modificare a unei motiuni prin adaugarea sau inlaturarea unor cuvinte. Se propune modificarea si se pune in discutie.
Foaia de prezenta. Este o inregistrare a persoanelor care participa la sedinta, in general scrisa pe o coala de hartie care trece pe la toti membrii prezenti pentru a fi semnata.
Votul decisiv. Un vot, in general rezervat presedintelui, cu exceptia sedintei companiei. Acesta este folosit numai cand numerele voturilor pro si contra sunt egale.
Incheiere. O motiune examinata cu scopul incheierilor discutiilor despre o anumita problema inaintea sedintei.
Motiune abandonata. O motiune trebuie abandonata fie pentru ca nu are sustinatori, fie pentru ca membrii comitetului doresc acest lucru.
En bloc. Votarea, de exemplu, a unui comitet in bloc inseamna alegerea sau realegerea tuturor membriilor comitetului printr-un singur vot.
In camera (cu usile inchisse). O sedinta care nu este deschisa publicului.
Intra vires. In conformitate cu insarcinarea persoanelor interesate.
Ramane in asteptare. O scrisoare sau un document "ramane in asteptare" cand se decide sa nu se intreprinda nici o actiune in legatura cu problemele cuprinse in ea.
Majoritate. Statutul si regulile organizatiei vor defini majoritatea de voturi pentru a fi aprobata o motiune.
Memorandum si articole ale asociatiei. Acestea sunt reguli stabilite de o companie in legatura cu obiectivul sau de activitate si cu maniera in care trebuie condusa.
Motiune. O motiune, in mod normal, trebuie scrisa si inmanata presedintelui sau secretarei inainte de inceperea sedintei. Cel caruia ii este adresata motiunea are drept de replica la incheierea discutiilor. Sustinatorii motiunii au dreptul sa ia cuvantul o singura data. Daca nu exista nici un sustinator, motiunea este abandonata si nu se mai revine asupra ei niciodata. Cand este pusa in discutia unei sedinte, motiunea devine "intrebare" iar dupa ce se discuta, devine "rezolutie". O motiune ce priveste o problema ce nu se afla pe ordinea de zi, se discuta numai daca este declarata "urgenta" sau daca este inclusa in "alte probleme".
Nem con (nemine contradicente). Aceasta inseamna ca "nimeni nu este impotriva", adica nu este nici un vot impotriva motiunii, dar unii membrii nu au votat deloc.
Urmatoarea problema. Declaratia ca "sedinta incepe cu urmatoarea problema" este o metoda de a amana luarea unei decizii in legatura cu unele aspecte aparute inainte de sedinta.
Punct de dezbatut. Acesta este o intrebare ce priveste procedura unei sedinte sau o cerere in legatura cu ordinea de zi sau actul constitutiv, pusa de un membru in timpul sedintei, de exemplu in legatura cu neintrunirea numarului total de membrii.
Votarea ia adesea forma unui vot secret, cu biletele de hartie. Felul in care este condus acest procedeu de votare este de obicei stabilit in ordinea de zi sau in statutul organizatiei.
Amanarea. Actiunea intreprinsa pentru mutarea unei sedinte pentru o data ulterioara.
Punerea problemei. Pentru a incheia discutiile despre o motiune, se obisnuieste ca presedintele sa "puna problema" adica sa puna in discutie o motiune prin anuntul "Problema pusa adunarii este."
Rezolvaarea problemei. Cand se considera ca au avut loc destule discutii pe marginea unei motiuni, se poate trece la "rezolvarea problemei". Daca aceasta este sprijinita, numai cel care a propus motiunea poate vorbi si se trece la vot. Daca motiunea este respinsa, discutiile pot continua.
Cvorum. Este numarul minim de persoane necesar pentru a participa la o sedinta. Numarul necesar de voturi este prestabilit prin regulamentul de constituire al organizatiei.
Returnarea. Acesta este un amendament ce se refera la un raport ce se emite pentru o reconsiderare ulterioara personalului care l-a trimis. Daca returnarea unei motiuni este respinsa, discutiile vor continua.
Rezolutia. Este o decizie formata in legatura cu o sedinta. Aceasta trebuie propusa, sustinuta si discutata in sedinta in mod obisnuit. Rezolutia nu poate fi revocata in aceeasi sedinta in care a fost propusa.
Anexa. Aceasta reprezinta o clauza sau o propozitie adaugata la o rezolutie si difera de un amendament prin faptul ca se adauga la o motiune si nu o modifica. O clauza trebuie sa fie propusa, sustinuta si pusa in discutia sedintei in acelasi fel cu o motiune.
Dreptul la replica. Cel care propune o rezolutie are dreptul la replica (una singura), atunci cand rezolutia se discuta.
Sine die. Fara o zi prestabilita, sau nedefinit.
Regulament. Intruneste regulile organizatiei care stabilesc modalitatea in care vor fi conduse afacerile.
Status quo. Folosit pentru a se referi la o problema in care nu a intervenit nici o schimbare.
Subcomitet. Un subcomitet poate fi constituit de catre un comitet pentru a se ocupa de anumite probleme specifice. Subcomitetele trebuie sa indeplineasca functiile pentru care au fost delegate si trebuie sa prezinte periodic rapoartele comitetului.
Ultra vires. Dincolo de puterea legala a autoritatii unei companii sau organizatii.
Unanimitate. Cand toti membrii unei sedinte voteaza in favoarea unei rezolutii.
Convocator. O persoana autorizata convoca sedintele.
Membrii cooptati Un membru cooptat este o persoana care se afla in serviciul unui comitet ca urmare a puterii de cooptare a acestuia, adica un comitet poate coopta prin supunere la vot o persoana calificata care sa ii sprijine activitatea.
Membrii din oficiu Sunt membrii unui comitet in virtutea postului lor, de ex: Seful cantinei este membru din oficiu al Comitetului pentru bunastarea personalului.
Auditoriu. Acele persoane care participa la o sedinta pentru a oferi servicii de secretariat, juridice, financiare etc. dar nu participa la vot.
Membrii delegati. Persoane imputernicite sa ia parte la o sedinta si sa participe la vot in locul altora care nu au posibilitatea sa participe la sedinta.
Secretar. O persoana care raspunde de organizarea sedintelor.
Trezorier.Trezorierul este implicat atunci cand, la o sedinta, se discuta probleme financiare. Indatoririle trezorierului includ:
Pregatirea si prezentarea rapoartelor financiare
Consilierea membriilor ce iau parte la sedinta in chestiuni financiare
Studierea conturilor cand este necesar.
Minutele reprezinta inregistrari ale problemelor ce vor fi discutate in o sedinta si sunt pastrate pentru a furniza date concise, concrete si clare in legatura cu cele discutate.
Secretara este responsabila cu buna desfasurare a sedintelor si trebuie sa consemneze sub forma unor minute deciziile luate in timpul sedintelor. Este necesar sa se scrie cu exactitate fiecare rezolutie si numele celui ce a propus-o si al sustinatorilor. Nu este nevoie de o transcriere cuvant cu cuvant a discutiilor, dar trebuie notate argumentele pro si contra pentru deciziile importante.
E bine sa pastrati minutele intr-un carnet pentru ca apoi sa le dactilografiati. Daca folositi aceasta metoda trebuie sa aveti mare grija pentru ca foile se pot pierde sau incurca.
Pastrarea in siguranta a notelor este importanta pentru ca asigura o inregistrare permanenta a subiectelor discutate in timpul sedintelor si pot fi reiterate in discutii ulterioare. De asemenea pot fi studiate pentru a afla de ce au fost luate anumite decizii.
Minutele care includ si actiunile de efectuat constituie o alternativa de prezentare, care include o coloana specificand cine anume este responsabil pentru ducerea la indeplinire a unei decizii adoptate. Aceasta asigura o rememorare eficienta a etapelor de urmat si o impartire clara a responsabilitatilor.
Minutele trebuie scrise cat mai repede dupa sedinta pentru a se asigura acuratetea informatiilor cat timp discutiile sunt proaspete in memorie.
Minutele se scriu la pers lll-a si la timpul trecut.
Este esential ca minutele sa fie:
Exacte-pentru a prezenta o inregistrare reala a discutiilor
Scurte-pentru a prezenta rezumatul problemelor importante discutate si a deciziilor la care s-a ajuns
Clare-pentru ca cei absenti la sedinta sa fie pe deplin informati si sa nu existe dubii in privinta deliberarilor anterioare
Cand dactilografiati un set de minute, aveti grija sa lasati libera marginea din stanga pt adnotari. Minutele trebuie sa contina informatii in urmatoarea ordine:
Descriera sedintei, care trebuie sa includa tipul sedintei, ora, data si locul.
Numele celor prezenti, primul nume fiind al presedintelui, iar ultimul al unui membru din consiliul de conducere.
Scuze pentru cei absenti.
Minutele ultimei sedintei.
Probleme aparute.
Corespondenta.
Probleme generale-rezolutia trebuie sa contina exact cuvintele folosite in timpul sedintei.
Orice alte probleme-acestea se scriu in ordinea in care au fost abordate in sedinta.
Data urmatoarei sedinte.
Locul pentru semnatura presedintelui si data sedintei cand nota va fi semnata. Inainte ca minuta finala sa fie tiparita, va fi trimisa o ciorna presedintelui, spre aprobare.
In timpul sedintei, presedintele o va ruga pe secretara sa citeasca minuta ultimei sedinte. Daca minuta a fost trimisa anterior si toti membrii sunt de acord, se poate trece peste citirea acesteia. Daca unul din membrii a descoperit o greseala, presedintele sau secretara va face corectura necesara, inainte ca minuta sa fie semnata. Cei care studiaza indatoririle secretariale trebuie sa stie ca minuta este o inregistrare a rezumatului sedintei si sa nu o confunde cu un raport ad literam al discutiilor. Prima este un rezumat al unui pasaj, discurs sau al unei scrisori, iar ultimul este raportare cuvant cu cuvant a unei sedinte, dezbateri sau discutii.
EXEMPLU:
Sedinta Consiliului de Administratie a Liceului "Eminescu" care a avut loc in biroul Directorului liceului, in 20 martie a.c. orele 14-16.
Prezenti au fost Domnul Director Pop, domnisoara Lupse, domnul Medan, domnii Sima, precum si membrii consiliului: domnii Hepcal, Nechita, Nemeti, Borcuti; precum si domnisoara Rus alaturi de doamna Petrut.
Minute: minutele de la ultima sedinta au fost citite, aprobate si semnate de Director.
Probleme aparute: domnul Pop si-a manifestat dezaprobul in ce priveste lipsa domnisoarei Mico in ultima delegatie la liceul Economic.
Declaratii financiare: statutul financiar curent nu a fost aprobat, ramas in discutie pentru urmatoarea sedinta din data de 07 aprilie 2006.
Alegeri: Domnul Director a fost ferm convins ca domnisoara Mico, in urma rezultatelor sale, trebuie aleasa in Consiliu de Administratie. In urma cuvantarii acestuia, s-au iscat o serie de nemultumiri si intrebari directe, ramanand in final la ideea directorului. Aceasta ideea a fost votata si semnata insa in lipsa domnisoarei Mico.
Rezolvare: asteptarea urmatoarei sedinte pentru ca si domnisoara Mico sa-si dea sau nu acordul in a figura in Consiliul de Administratie.
Presedinte,
SERVICII DE TELECOMUNICATII PENTRU SEDINTE SI CONFERINTE
V PERSONALUL IMPLICAT IN SEDINTE
Acesta are urmatoarele indatoriri:
Sa conduca sedinta si sa mentina ordinea
Sa aprobe articolele ce vor fi discutate
Sa conduca discutiile in conformitate cu agenda si cu actele de constituire a organizatiei, sa mentina discutiile in limitele stabilite si sa dea posibilitatea exprimarii tuturor punctelor de vedere.
Sa rezolve punctele de pe ordinea de zi.
Sa ghideze discutiile astfel incat sa se ia deciziile pentru rezolutii, amendamente etc
Sa supuna la vot si sa stabileasca rezultatul voturilor
Sa semneze minutele si sa se asigure ca au fost luate masurile necesare, dupa cum s-a aprobat
Sa inchida, sa suspecteze sau sa amane sedintele, dupa caz.
Tipul si manifestarilor joaca un rol esential pentru succesul acestora.
Intalnirea de afaceri este cosiderata a fi o intrunire a angajatilor, in centrul careia se afla un obiectiv apropiat, comun, in prim plan fiind formarea parerilor, solutionarea problemelor si luarea deciziilor.
Cheia succesului este comunicarea eficienta si capacitatea participantilor de a forma o echipa.
Conferintele sunt tot intruniri de grupuri de persoane, care doresc sa-si expuna propriile pareri, modurile de comportament si stilurile de lucru.
Locul sesiunii trebuie adaptat cercului participantilor. Nu este bine ca un seminar care se adreseaza, in principal, salariatilor meseriasi, sa fie organizat intr-un hotel de prim rang, in care bauturile sunt extrem de scumpe si unde poate nici nu se serveste bere. Acesti participanti s-ar simti desigur mai bine in sala de intruniri al unui restaurant bun. Insa, pentru o manifestare la care ia parte publicul, se va alege o sala de sedinte proprie, sau una situata intr-un hotel sau intr-o institutie renumita.
Tema trebuie sa fie pe intelesul tuturor participantilor. Tipul manifestarii trebuie sa poata fi usor recunoscut; mai ales sa rezulte daca este vorba de o manifestare informativa sau de una decizionala. Daca sunt prevazute discutii, atunci tema nu trebuie conceputa nici prea ingusta, dar nici prea larga, astfel participantii ar putea solicita largirea sau sistarea discutiilor pe baza ordinii de zi, dupa caz.
Tema trebuie formulata neutru din punct de vedere valoric, adica din titlu nu trebuie sa rezulte pozitia coordonatorului conferintei fata de acestea, fiindca discutiile ar putea fi influentate dinainte prin formulari eronate.
Aceasta depinde de tematica si de ocazie. Se poate stabili dinainte daca manifestarea sa dureze una sau mai multe zile.
In schimb, este adesea incerta prestabilirea duratei, in ore, mai ales in cazul manifestarilor publice cu durata de o zi. Din cauza discursurilor si a discutiilor unor persoane, necunoscute dinainte, se pot produce uneori intarzieri substantiale, de pilda la adunarile generale ale actionarilor societatilor pe actiuni, la care iau cuvantul reprezentantii micilor actionari.
Daca este vorba de sedinte cu ordinea de zi fixata, referentilor li se vor aloca durate exacte pentru luarile de cuvant. Succesul sedintelor este adesea sporit prin stabilirea anticipata a duratei luarilor de pozitie, asigurandu-se astfel expuneri precise si repartitia echitabila a timpului pentru toti vorbitorii.
Totodata, la stabilirea ordinii de zi se va avea in vedere intercalarea de pauze dupa o ora si jumatate-doua ore. Nu se poate mentine atentia sustinuta a participantilor mai mult de doua ore, cercetarile de specialitate demonstrand scaderea apreciabila a capacitatii de concentrare deja dupa 45 de minute.
Deoarece, in prezent, in mod normal, nu se mai fumeaza in salile de sedinte, in cele mai multe cazuri este de dorit sa se introduca pauze chiar mai dese pentru fumat.
Aceasta depinde de obiectivele fixate pentru manifestare. Poate fi vorba de sala de sedinte a organizatorilor, salile de conferinte a hotelurilor din aceeasi localitate sau in afara acesteia sau de o sala de congrese, in cazul unui congres important.
Pentru sesiuniule care se intind pe durata mai multor zile, se prefera alegerea unui hotel din afara localitatii, in care pot locui toti participantii, pentru a stimula contactele pentru discutiile din afara programului.
Se prefera din ce in ce mai mult aeroporturile ca locuri de desfasurare a sesiunilor, intrucat astfel se scutesc multe drumuri si se economiseste timp. De aceasta posibilitate fac uz firmele industriale si comerciale cu activitate internationala, asociatiile, consultantii de firme.
Centrele de conferinte ale aeroporturilor sunt dotate cu cea mai moderna tehnica si dispun, de regula, de conectare la Internet, iar partial de instalatii pentru video-conferinte.
Sala de sedinte trebuie rezervata inca inainte de trimiterea invitatiilor. Uneori, acest lucru este insa dificil si anume, atunci cand marimea salii poate fi determinata si aleasa abia dupa aflarea numarului de participari confirmate. In aceste cazuri, este foarte importanta informarea prealabila, privitoare la cei prezumtiv interesati.
La alegerea incaperilor, se va avea in vedere ca acestea sa fie ferite de perturbatii exterioare (zgomotul circulatiei sau cel cauzat de lucrarile de constructie).
Succesul manifestarilor depinde in mare parte de atmosfera. Incaperile frumos situate, placut amenajate si bine temperate vor spori capacitatea de asimilare si de concentrare a participantilor.
Un rol decisiv in alegerea locului il joaca, in prezent, pozitia acestuia, posibilitatile de a ajunge acolo de la gara, de la aeroport sau cu autoturismul (mai ales pe timp de iarna si in perioadele circulatiei de varf), ca si posibilitatile de parcare. Multe manifestari din centrele oraselor nu pot incepe punctual, fiindca participantii nu gasesc posibilitati de parcare pentru masinile lor. Daca nu exista suficiente posibilitati, incheiati conventii cu parcarile pazite sau cu cladirile de parcare si atentionati-i deja in privinta aceasta pe participanti in invitatii.
Daca se alege un hotel din afara localitatii, atunci incaperile acestuia trebuie vazute in orice caz dinainte, verificandu-se imposibilitatea producerii perturbatiilor prin lucrari de constructii, circulatie intensa sau prin alte manifestari care au loc simultan.
Mai ales in toiul verii, este importanta buna functionare a instalatiilor de climatizare din hoteluri. Binevenite vor fi si lumina de zi in salile de sesiune si posibilitatea aerisirii, in timpul pauzelor, prin deschiderea ferestrelor. Importanta este si testarea prestatiilor culinare la fata locului.
Multe hoteluri isi ofera serviciile pentru sesiuni, existand o serie de astfel de hoteluri cu multa experienta. Altele abia intra pe piata si ofera, din acest motiv, preturi pausale avantajoase. In schimb, in asemenea situatii pot aparea probleme si cheltuieli suplimentare.
Hotelurile experimentale va pot consilia si sprijini la alcatuirea programului cadru, la fel si agentiile de indrumare din multe orase, dintre care unele dispun de departamente proprii pentru organizarea sesiunilor.
Daca in aceste manifestari urmeaza sa aiba loc si discutii pe grupe si ateliere de lucru, atunci hotelul trebuie sa dispuna, in afara sala de conferinte, de suficiente incaperi suplimentare, cu dotarea corespunzatoare pentru conferinte.
IX COLABORAREA CU PCO
Organizarea manifestarilor necesita incredere si deci adesea, pe langa competenta profesionala, si experienta, un bun renume, bune relatii inter-personale si simpatie.
De aceea, este extrem de importanta foarte atenta alegere a PCO si purtarea in prealabil a unei intense convorbiri personale. Solicitati referinte si informati-va privitor la succesele anterioare ale PCO.
In cadrul agentiei de conferinte, trebuie sa existe, pe cat posibil, o singura persoana responsabila de contact, pana la sfarsitul manifestarii.
Puteti conveni cu agentia consultanta profesionala, diverse servicii individuale (ecusoanele cu numele participantilor, rezervarile de hotel, serviciul de insotitoare, programul cadru etc.) sau servicii complete.
In cele mai multe cazuri, se trimit invitatii scrise, chiar si pentru sedintele mai mari cu durata de cateva ore. Pentru asigurarea desfasurarii eficiente a acestora si atingerea obiectivelor fixate, este important ca invitatiile sa contina urmatoarele date:
Data sedintei
Ora inceperii
Durata
Locul
Tema si ordinea de zi
Numele coordonatorului sedintei
Numele tuturor participantilor (pe cat posibil)
Indicarea documentelor care trebuie aduse sau a lucrarilor prealabile, care trebuie rezolvate
Rugamintea de a se confirma participarea sau de a se numi un inlocuitor
Indicarea duratei alocate luarii de cuvant
Pentru manifestarile mai importante, care dureaza mai multe zile, este adesea necesar, ca inaintea invitatiilor propriu-zise sa se transmita instiintari prealabile participantilor avuti in vedere. Acest lucru trebuie facut cat mai devreme, pentru ca toti participantii sa-si programeze data respectiva.
La anumite manifestari, cum ar fi adunarile generale, termenul de invitare este prescris prin lege si trebuie neaparat respectat.
De regula, invitatiile trebuie trimise cu cel putin sase saptamani inaintea datei manifestarii, in cazul invitatiilor din strainatate-cu mult inainte, iar personalitatilor proeminente si referentilor, cu cel putin sase luni inainte. Scrisoarea de invitatie trebuie sa cuprinda tot ce este important pentru participanti:
v Tipul sedintei
v Obiectivul sedintei
v Locul sedintei
v Data sedintei
v Durata sedintei
v Referentii
v Grupa de participanti vizata
v Punctele exacte de discutie sau cele ale seminariilor
v Documentele care trebuie aduse
v Taxele de participare
v Alte costuri previzionate
v Posibilitatile de innoptare
v Posibilitatile de parcare
v Manifestarile auxiliare
v Tinuta
v Acceptarea persoanelor insotitoare (eventual cu un program paralel)
v Tratatia
v Datele despre sosire si plecare
v Schita drumurilor de acces
v Descrierea hotelurilor
v Termenul de confirmare a participarii
.
Dragi colaboratori,
Deoarece in curand se implinesc 2 ani de
cand am deschis noul sediu al firmei, doresc sa va invit sa luati parte la o
sedinta, impreuna cu cei 3 directori economici ai colaboratorilor nostrii din
Mentionez ca sedinta va avea loc joi, 18 iulie a.c. in sala de festivitati a Hotelului Carpati, intre orele 18-20.
Asteptam confirmarea dumneavoastra sau a inlocuitorilor imputerniciti pana in data de 10 iulie.
Va multumesc pentru colaborare,
Baia Mare, 1iulie 2006
Cartile postale pentru raspuns. Pe cat posibil, trimiteti impreuna cu invitatiile si cartile postale de raspuns pre-imprimate si indicati un termen adecvat pentru confirmarea participarii.
Daca va ocupati de cazarea invitatiilor din afara, pregatiti cartile postale de raspuns astfel incat participantii sa trebuiasca doar sa bifeze tipul de cazare dorit sisau adaugati o lista de hoteluri, cu cartelele de rezervare respective.
De indata ce sosesc primele raspunsuri, acestea trebuie luate in evidenta si evaluate. Aceasta se poate face in mod traditional, sub forma de listafise de cartoteca sau, mai profesional, pe computer. Important este sa se tina cont de toate doleantele speciale ale participantilor. Nu trebuie omisa nici intocmirea notelor de rezolvare, pentru eventualele reclamatii sau a inlocuirii dumneavoastra subite cu alta persoana.
In cazul unui cerc mai redus de participanti, invitatiile se confirma sub forma de scrisori in serie.
Pentru ocaziile oficiale, manifestarile sunt importante, prelegeri, seminarii si alte asemenea, va fi adesea necesara tiparirea scrisorilor de invitatie si a programelor. In aceste cazuri, luati din timp legatura cu o tipografie si conveniti termene adecvate pentru realizarea tiparirii.
Amplasarea salii de conferinte trebuie sa asigure cat mai multa liniste si lipsa perturbatiilor. Incaperea trebuie adaptata la numarul participantilor, pentru ca acestia nici sa nu fie dispersati in sala, dar nici sa nu stea inghesuiti. Deoarece, de cele mai multe ori, se distribuie documentatie participantilor, iar acestia trebuie sa scrie, nu se va renunta, pe cat posibil, la mese.
In cazul grupurilor mai mici, cele mai potrivite, sunt mesele rotunde sau masutele aranjate in forme poligonale. In felul acesta, participantii se pot vedea si discuta unii cu altii, ceea ce este dificil la mesele lungi. Comunicarea se usureaza prin aranjarea circulara a participantilor.
In cazul unui numar mai mare de participanti, trebuie aleasa asezarea in forma literelor T, U, in careu, ca la parlament sau chiar pe siruri de scaune.
Ordinea prestabilita a locurilor este de cele mai multe ori un deziderat, in aceste cazuri trebuind sa existe ecusoane bine vizibile, pentru fiecare loc in parte.
Acestea vor fi inscriptionate neaparat pe ambele parti, intrucat adesea discutiile se poarta mai mult cu participantii din fata, decat cu cei de alaturi. Acest lucru este valabil si in cazul prelegerilor, pentru ca atat referentii cat si participantii sa poata citi bine numele.
Daca numarul de participanti este si mare, in afara de ecusoane se va mai expune intr-un loc cu buna vizibilitate un plan cu ordinea de asezare, pentru ca toti participantii sa-si poata repera locurile, inca inainte de a intra in incapere.
Daca este vorba de foarte multi participanti, asezati la mese individuale (eventual numerotate), se mai recomanda si afisarea unei liste alfabetice, cu fiecare nume si cu numarul corespunzator mesei.
Daca nu se atribuie locuri fixe, ci se pregatesc doar ecusoanele pentru mese, acestea se vor aseza cel mai bine pe o masa speciala chiar la intrare, pentru ca fiecare invitat sa-l poata lua pe al sau si sa-l duca la locul ales. Ecusoanele se pot introduce si in mapele de sedinta ale participantilor.
Ecusoanele. Daca participantii nu se cunosc intre ei, sunt utile ecusoanele suplimentare, la purtator. Astfel, participantii isi pot spune pe nume in timpul pauzelor si al meselor, ceea ce stimuleaza contactele.
Importanta este imprimarea, scriera sau gravarea numelor cu caractere cat mai mari. Numele de familie sunt suficiente, fara a mai specifica: domnul sau doamna; se prefera insa adaugarea si a prenumelor complete, inaintea numelor.
Ecusoanele invitatiilor pot fi marcate special, prin puncte colorate, conform functiei lor (invitati, membri in prezidiu, asociati).
Tineti cont de faptul ca doamnele nu au, adesea, posibilitati de a-si prinde ecusoanele si nici nu doresc sa-si perforeze rochiile de matase cu acele acestora-deci pregatiti lantisoare, de care se pot prinde ecusoanele.
Panouri magnetice, eventual cu dipozitive de copiere
Panouri de expunere, cu materialele documentare corespunzatoare
Diaproiectoare sau proiectoare de filme, ecran de protectie
Tabla, cu burete si creta
Videocasetofon cu monitor
Videocamera cu accesorii
Computer cu afisare cu cristale lichide sau proiector
Magnetofon sau casetofon
Pupitru pentru vorbitori
Microfoane, amplificator, difuzoare
Ecusoane pentru mese
Rechizite de scris
Bauturi si pahare
Copiator si fax
Telefon
Ceas
Masa pentru presa si masa pentru punctul de informare
Masa pentru persoana care intocmeste protocolul
Daca au loc convorbiri pe grupe in timpul sedintei, atunci acestea trebuie sa aiba la dispozitie incaperi auxiliare corespunzatoare.
Garderoba nu va fi amplasata, pe cat posibil, in sala de sedinte, ci intr-un loc special amenajat.
Chiar si cea mai buna organizare a sedintelor reprezinta doar o parte a pregatirii succesului, tot atat de importanta fiind si perfecta desfasurare a acestora.
In timpul manifestarilor veti fi prezente fie in sala de sedinte (eventual intocmind protocolul), fie in nemijlocita apropiere.
Inspectati inca o data sala de conferinte, inainte de incepere, pentru a nu se uita nimic, pentru ca atmosfera sa fie placuta, iar iluminarea sa fie adecvata.
Prezenta invitatiilor trebuie, de regula, controlata. Fie ca se trece o lista de la o persoana la alta, in care se inscrie fiecare, fie se inregistreaza participantii la o masa speciala, inainte de inceperea manifestarii. Cu aceasta ocazie se pot inmana participantilor si documentatiile, ecusoanele si eventualele materiale informative.
Trebuie sa fiti prezente in sala si in timpul discutiilor, pentru a colecta contributiile scrise, a le aduce la podium, si pentru a pune microfoane la dispozitia participantilor.
Pentru aceasta se folosesc adesea si angajate ale organizatorului manifestarii sau ale organizatorilor profesionisti de congrese, special instruite pentru acest scop, purtand uneori uniforme.
Trebuie rezolvate si urmatoarele sarcini, care nu vor fi tratate detaliat:
Preluarea invitatiilor de la aeroport sau de la gara
Scrisorilecadourile de bun-venit din camerele de hotel ale invitatiilor
Ghizii pentru aducerea participantilor la locul desfasurarii sesiunii
Preluarea cheltuielilor de parcare
Preluarea cheltuielilor cu garderoba
Punerea la dispozitie a soferilor
Primirea invitatilor
Asigurarea persoanelor care se ocupa de invitati
Asigurarea celor care se ocupa de presa
Asigurarea persoanelor care se ocupa de referenti si de artisti
Amenajarea si functionarea garderobei
Verificarea grupurilor sanitare
Verificarea indicatorilor din hotel
Rezervarea primelor randuri din sala pentru persoanele deosebit de importante
Mentionarea eventualelor schimbaride referenti in mapele de sedinta
Asezarea ordinii de zi pe fiecare masa
Fixarea unor afise inscriptionate
"Nu deranjati" pe
Reglementarea controlului la
Angajarea unui fotograf
Luarea masurilor de siguranta pentru persoanele periclitate
Cadourile pentru invitati
Supervizarea programelor auxiliare si a celor pentru persoanele insotitoare
Organizarea unui serviciu de curieri
Informarea centralei telefonice
Avizierul pentru mesajele sosite pentru participanti
Intocmirea tuturor documentatiilor, diagramelor si a informatiilor de presa necesare
Distribuirea si colectarea fiselor de evaluare
Organizarea si supervizarea punctului de informare si a materialelor de informare aferente
Dupa terminarea sesiunii si dupa ce participantilor li s-au adresat cateva cuvinte amabile de ramas-bun (oferindu-le uneori si cadouri), incep urmatoarele operatii:
Debarasarea salii de conferinte
Restituirea aparaturii si a ustensilelor imprumutate
Sortarea si pastrarea documentelor
Scrierea, trimiterea si evaluarea protocolului
Evaluarea notitelor, eventual memorarea si transmiterea lor
Supervizarea deciziilor si a activitatilor rezultate
Colectarea, evaluarea si transmiterea rapoartelor de presa
Trimiterea de fotografii invitatiilor de onoare, referentilor si eventual participantilor
Decontarea numerarului
Decontarea onorariilor si a cheltuielilor de deplasare
Achitarea costurilor hoteliere
Verificarea facturilor sosite si dispunerea platii acestora
Calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul si tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestari
Rezolvarea eventualei corespondente
Notarea si memorarea modificarilor de adrese
Completarea mapelor de sedinta
Completarea sau corectarea listei de verificare din computer
Pe cat posibil, imediat dupa sesiune sau cel mai tarziu in ziua urmatoare, trebuie efectuata o analiza cu toate persoanele implicate.
Ce a mers bine si ce poate fi ameliorat la manifestarile urmatoare? Factorii succesului, erorile si omisiunile trebuie privite cat mai critic, pentru a trage invataminte in viitor.
Daca participantii au completat fise de evaluare, atunci acestea se analizeaza si se trag concluziile corespunzatoare.
Se compileaza toate costurile, se analizeaza si se relationeaza cu rezultatul.
Hotelurile, referentii si artistii care au contribuit la succes pot fi introdusi in banca de date si pot fi folositi din nou in caz de necesitate - sau pot fi recomandati partenerilor de afaceri.
Se va mentine si se va adanci, pe cat posibil, contactul cu ziaristii placuti.
In cazul manifestarilor incununate de succes, cei responsabili pentru aceasta se vor bucura daca sunt laudati si daca li se multumeste.
Dati-le de inteles sefilor acest lucru, si primiti si dumneavoastra cu placere multumirile lor.
Memorati toate listele partiale de verificare in computer, imbogatit aceste date cu activitatile de care nu se tinuse cont, dar care sunt importante si imprimati o lista speciala pentru fiecare manifestare organizata.
Intrucat doar schimbarea este permanenta, aceasta lista de verificare trebuie din cand in cand verificata, actualizata si largita cu noi tehnici si idei.
Organizarea intalnirilor de lucru la care participa mai multe persoane.
Daca este relativ usor a organiza o intalnire intre doua persoane, chiar cu disponibilitati de timp reduse, este foarte dificil a gasi o data si o ora care sa convina mai multor persoane. Aceste dificultati cresc in proportie directa cu cresterea numarului celor care trebuie sa participe la aceasta. Exista doua solutii:
Prima consta in a lua contact succesiv cu fiecare dintre cei interesati si a pune de acord datele cu cea fixata de primul interlocutor
A doua solutie se realizeaza cu ajutorul unui tabel, in care sunt mentionate orele disponibile ale fiecarui viitor participant, stabilind astfel zilele si orele convenabile pentru fiecare dintre acestia.
In cazul primei solutii secretarul insarcinat cu organizarea intalnirii telefoneaza persoanei cu functia cea mai importanta si ii cere sa fixeze ziua si ora care-i convin; apoi telefoneaza celorlalti participanti pentru a verifica daca sunt disponibili. Daca cei interesati nu sunt disponibili la ora fixata, secretarul se intereseaza de datele propuse de acestia, cheama din nou primul interlocutor pentru a-i prezenta contrapropunerile.
Sistemul este dificil, poate provoca nemultumiri din partea persoanelor solicitate si un mare consum de timp pentru secretar. De aceea, este preferabila a doua solutie.
In cazul celei de-a doua solutii, secretarul, in atributiile caruia intra organizarea intalnirii, ia contact cu secretariatele si se intereseaza care sunt zilele si orele disponibile intr-un anumit interval de timp, ale viitorilor participanti la intalnire.
Pe masura ce primeste raspunsurile, secretarul intocmeste un tabel, in coloanele caruia indica orele disponibile ale fiecarei persoane solicitate. Un astfel de tabel permite sa se fixeze cu mai multa usurinta ziua si ora care convin tuturor participantilor.
De exemplu, daca pe data de 13, la ora 14,30 toti participantii sunt disponibili pentru a se intalni, secretarul comunica telefonic secretariatelor participantilor data hotarata si le cere acestora confirmarea printr-o scrisoare.
|
Ziua |
Fixeaza intalnirea |
Participantii 1 | |||||
|
Luni |
4.ll | ||||||
|
Marti |
5.ll | ||||||
|
Joi |
7.ll | ||||||
|
Vineri |
8.ll | ||||||
|
Sambata |
9.ll | ||||||
|
Luni |
11.ll | ||||||
|
Marti |
12.ll | ||||||
|
Miercuri |
13.ll | ||||||
|
Joi |
14.ll | ||||||
|
Vineri |
15.ll | ||||||
|
Sambata |
16.ll |
Primirea cetatenilor in audienta este reglementata in spirit democratic prin lege.
Conducerile organelor de stat sunt obligate sa organizeze si sa asigure primirea in audienta la zile si ore precise, a cetatenilor care doresc sa participe personal, verbal sau in scris, cereri, reclamatii, sesizari sau propuneri.
Organele centrale ale administratiei publice organizeaza audiente, inlesnind primirea unui numar cat mai mare de cetateni de catre persoanele din conducerea acestora.
Consiliile locale organizeaza primirea in audienta de catre primari, viceprimari si secretari, asigurandu-se accesul zilnic al cetatenilor care vor sa prezinte personal cererile, sesizarile sau propunerile lor.
Conducatorii institutiilor si al oricaror unitati economice tin seama ca primirea in audienta sa se faca, pe cat posibil, in timpul liber al cetatenilor.
Conducerile organelor de stat sunt obligate sa invite in audienta pe cetatenii care au ridicat probleme deosebite prin petitiile lor pentru a se informa asupra tuturor aspectelor problemei, in vederea unei rezolvari temeinice a acesteia.
Normele privitoare la primirea, examinarea si rezolvarea cererilor, reclamatiilor, sesizarilor si propunerilor prezentate in scris, se aplica si in cazurile cand acestea au fost facute cu prilejul primirii cetatenilor in audienta.
Secretariatele au obligatia organizarii unui strict sistem de evidenta, prin fise de audiente si registre de audiente, in care sa se consemneze numele persoanelor primite in audienta, problemele ridicate de acestea, modul de rezolvare a cererilor, reclamatiilor sau sesizarilor lor. Pe baza acestor evidente, secretariatele vor informa conducerea in cazul oricarei abateri de la respectarea hotaririlor de rezolvare a problemelor ridicate de cetateni sau de intarziere a termenelor de rezolvare.
Programarea audientelor trebuie facuta cu grija, in asa fel incat persoanele ce se prezinta sa aiba timpul necesar pentru a-si expune problemele, evitandu-se totodata un timp prea indelungat de asteptare.
Persoanele care se prezinta pentru audienta vor fi tratate de personalul secretariatelor cu deferenta si amabilitate. Crearea unui climat propice in perioada de asteptare va asigura desfasurarea audientei in conditii optime. Introducerea cetatenilor in birourile conducerii se va face anuntandu-se numele si titlul acestora.
Timpul afectat audientelor trebuie respectat cu strictete; nu se vor face legaturi telefonice cu persoane care cheama conducerea, decat in cazuri cu totul exceptionale, nu se vor introduce vizitatori neprogramati, nu se vor intrerupe audientele pentru comunicari, se va evita zgomotul in anticamera.
Respectarea dreptului la audiente nu inseamna numai primirea in audiente, ci si crearea conditiilor pentru buna desfasurare a acestora, in scopul obtinerii celor mai corecte si juste rezultate.
BIBLIOGRAFIE:
v Gatjens-Reuter, Margit, Manual de secretariat si asistenta manageriala
Behrens, Claudia
v Hascal, Abela, Corespondenta si tehnica secretariatului
Preotesiu, Lucretia
v Socobeanu, Iordana, Manual de secretariat, Editura Eficient, Bucuresti 2002
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 4403
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
