PROCESUL DECIZIONAL IN INSTITUTIILE PUBLICE

PROCESUL DECIZIONAL IN INSTITUTIILE PUBLICE

Administratia publica implica elaborarea si aplicarea strategiilor publice proiectate sa asigure servicii si/sau sa impuna regulamente indivizilor, grupurilor si organizatiilor in comunitatea politica.

O mare parte a obligatiilor unor administratori publici presupune ca ei sa ia decizii ce definesc obiectivele strategiilor publice si sa aleaga mijloacele adecvate pentru realizarea lor. Luarea unei decizii administrative consta in alegerea dintre alternativele competente a scopurilor si mijloacelor pe care un program administrativ sau o organizatie le vor indeplini.

Luarea si executarea deciziilor reprezinta unul dintre scopurile fundamentale, poate chiar singurul, al oricarei organizatii, al oricarui tip de manager; orice organizatie depinde de natura deciziilor care sunt luate in interiorul sau si de cei care decid, fie ca aceste decizii sunt luate individual, fie ca sunt luate in grup. Experienta in luarea unei decizii este un fenomen care depinde de informatie si trebuie sa fie in stransa relatie cu noile tehnologicii informationale, comunicationale, in general cu sistemele de informatii.

Management inseamna decizie.

A decide inseamna a identifica si a rezolva problemele pe care le intalneste orice organizatie.

a) Mediul deciziei

definitia deciziei - reprezinta momentul esential al procesului de conducere deoarece toate functiile procesului de conducere (5) se incheie prin actul decizional

functia de previziune se incheie cu decizia privind obiectivele si directiile de actiune

functia de organizare se incheie cu decizia privind formele si metodele de organizare

functia de coordonare se incheie cu decizia privind armonizarea intre personal si activitati

functia de antrenare-declansare se incheie cu decizia privind motivarea

functia de control-reglare se incheie cu decizia privind corectiile pentru realizarea obiectivelor

definirea procesului decizional - este procesul prin care un sistem inteligent stabileste oportunitatea si pertinenta unei anumite modificari a comportamentului sau si elaboreaza alternative posibile selectionand pe una dintre acestea ca actiune indreptata constient pentru realizarea scopului propus

Luarea unei decizii consta in alegerea dintre mai multe alternative a scopurilor si mijloacelor pe are o organizatie le are de indeplinit

b) Factori determinanti in procesul decizional

factorii determinati in procesul decizional sunt: factori interni si factori externi

factorii interni si externi sunt: economici, tehnici, sociali, politici

Factorii externi organizatiei: prevederile normative - acte normative, standarde tehnice si sistemul legislativ

Procesul decizional- limitari:

o      Limitari informationale

o      Limitari organizationale

o      Limitari economico-financiare

o      Limitari de ajustare

o      Limitari conjuncturale

Factorii interni sunt evidentiati in aceleasi 4 categorii( economici, tehnici, sociali, politici) si sunt caracterizati ca fiind factori cu actiune personala in sensul influentarii actului decizional de catre caracteristicile personale ale decidentului, relatiile umane in interiorul organizatiei si climatul de munca propriu organizatiei

Limitarile intalnite in categoria factorilor interni actioneaza in:

o      Limitarea inertiala

o      Limitarea statistica

o      Limitarea de invatare

o      Limitarea de aplicare a deciziei

o      Limitarea performantelor personale

c)Mecanismele procesului decizional

In practica, intalnim doua modele ale mecanismelor de decizie:

modelul "analogic"

modelul "inteligenta - modelare - alegere".

1. Modelul analogic

Mecanismele psihologice de rezolvare sau de decizie pot fi considerate ca un sistem de tratament al informatiei ale carui elemente sunt:

"agendele" - care cuprind informatii simbolice si sunt in stransa legatura cu diverse relatii de ordine, date structurate, modele, imagini;

"operatorii elementari" (procese primitive sau functii primitive) care pot fi utilizati cu informatiile disponibile din memorie, transformandu-le pe acestea intr-un mod perfect definit,

"programele" sau regulile jocului, permit combinarea diversilor operatori elementari () dupa bunul plac al celui care decide: - comportamentul este in mod precis caracterizat prin alegerea programelor pe care ei accepta sa le apeleze. Aceste programe, dupa ce au fost deja identificate, sunt grupate in doua mari familii ale rationamentului: algoritmice si euristice. Modelul analogic nu descrie in totalitate comportamentul celui care decide.

2. Modelul "inteligenta - modelare - alegere" - model fundamental al deciziei

Procesul de decizie se dezvolta iterativ, dupa trei faze distincte si succesive:

(1) faza "inteligenta" sau de "identificare" - se poate adopta expresia "a avea inspiratia sa";

(2) faza de modelare sau conceptie - cel care decide are dreptul sa modeleze si sa reorganizeze un anumit numar de informatii, chiar daca acestea au fost anterior reunite intr-un anumit sistem. Prin aceasta modelare, cel care decide poate sa gaseasca solutiile cele mai bune;

(3) faza alegerii: este cea mai simpla de definit si chiar de executat. Avand la dispozitie mai multe solutii, cel care decide alege numai una dintre ele, devenind rezultatul deciziei sale.

"Inteligenta, conceptie, alegere". Considerand decizia un sinonim al managementului, nu se ia in considerare atat actul final al alegerii, cat procesul de decizie in ansamblul sau. Acest produs cuprinde trei faze:

- identificarea ocaziilor care justifica deciziile;

- ordonarea solutiilor posibile si urmarirea actiunilor care se intrevad;

- alegerea unei solutii optime.

Aceste trei activitati constituie, in proportii diferite, esenta activitatii responsabililor executivi ai organizatiilor si variaza de la o organizatie la alta, de la un responsabil la altul.

Responsabilii o mare parte din timpul lor supravegheaza mediul economic, tehnic, politic si social, cautand sa identifice noile conditii care ar putea sa justifice noile actiuni. Ei isi petrec o parte si mai mare din timpul lor singuri sau cu colegii, incercand sa inventeze, sa prevada, sa selecteze solutiile, actiunile posibile care ar putea permite infruntarea unor situatii mai dificile in luarea deciziilor. In final, isi petrec o mica fractiune din timpul lor alegand din aceste alternative, dupa ce s-au asigurat ca acestea raspund corect problemelor puse si dupa ce au analizat consecintele lor previzibile.

Activitatea de inteligenta (imprumutand acest termen din vocabularul militar anglo-saxon), prima faza a procesului de decizie,

activitatea de conceptie (proiectare) a doua faza: a inventa, a dezvolta, a analiza diverse actiuni previzibile

activitatea de alegere, cea de-a treia faza, selectarea unei actiuni dintre cele care au fost anterior alese.

d) Etapele si principiile procesului decizional

precizarea si definirea problemei

adunarea si selectionarea datelor

analiza informatiilor

construirea variantelor

alegerea variantei optime si adoptarea deciziei

comunicarea deciziei

aplicarea deciziei

urmarirea si controlul aplicarii deciziei

sunt etape: - fundamentale

-complementare

-auxiliare

etapele fundamentale sunt:

o      etapa 1 - precizarea si definirea problemei

o      etapa 4 - construirea variantelor

o      etapa 5 - alegerea variantei optime si adoptarea deciziei

o      etapa 7 - aplicarea deciziei

etapele complementare sunt:

o      etapa 2 - adunarea si selectionarea datelor

o      etapa 3 - analiza informatiilor

o      etapa 8 - urmarirea si controlul aplicarii deciziei

etapa auxiliara este: etapa 6 - comunicarea deciziei

Aceste etape se supun aplicarii principiilor:

• argumentarii selective (etapa 2 - adunarea si selectionarea datelor si etapa 3 - analiza informatiilor)
• individualizarii si fundamentarii alternativelor (etapa 4 - construirea variantelor),
• optimizarii si delegarii de autoritate si responsabilitate (etapa 5 - alegerea variantei optime si adoptarea deciziei) ,
• principiului economiei informationale (etapa 6 - comunicarea deciziei),
• principiului participarii (etapa 8 - urmarirea si controlul aplicarii deciziei)

Modele de subiecte:    Enumerati etapele procesului decizional (8)

Care sunt etapele fundamentale ale procesului decizional?

Exista etapa auxiliara in procesul decizional? Argumentati.

Exista o corelatie intre aplicarea principiului procesului decizional mai multor etape (se enumera cele 8 si ce este comun la mai multe).

e) Clasificarea deciziilor

in functie de orizontul de timp pentru care sunt adoptate:

o      decizii strategice - sunt caracterizate de complexitatea problemei pentru care sunt luate (probleme majore) pentru o perioada mai mare de timp de 1 an, de obicei intre 3 si 5 ani

o      decizii tactice - sunt deciziile luate pentru realizarea unor actiuni concrete, imediate, cu caracter de repetitivitate si cu un orizont de timp intre 1 an si o luna

o      decizii curente (operationale) - sunt deciziile luate pentru aspecte minore ale activitatii organizatiei publice, pentru perioade scurte de timp, masurate in ore si zile.

in functie de frecventa lor:

o      decizii periodice - sunt cele care sunt luate la intervale stabilite de timp

o      decizii aleatorii - sunt cele luate la intervale de timp nestabilite, ocazionale

o      decizii unice - sunt cele de exceptie

in functie de sfera de cuprindere:

o      decizii individuale - sunt cele curente care sunt luate de o singura persoana

o      decizii de grup - sunt cele adoptate la nivel ierarhic superior de catre organisme de conducere

dupa certitudinea realizarii obiectivelor:

o      decizii certe - sunt deciziile a caror aplicare garanteaza realizarea obiectivelor

o      decizii de risc - sunt deciziile cu un pronuntat caracter de prevedere

o      decizii incerte - sunt decizii cu un grad mare de nerealizare a obiectivelor

pe niveluri - aceasta clasificare este realizata prin modelul piramidal traditional si care evidentiaza existenta:

o      nivelului 1 -nivelul superior la care se iau deciziile mari, strategice si sunt luate de mai multe persoane

o      nivelului 2 - corespunde deciziilor de mijloc sau deciziilor medii. Acestea sunt deciziile tactice care sunt luate de catre nivelul de conducere de mijloc fiind confundate cu deciziile administrative( nu e vorba de decizii juridice) ci de deciziile manageriale

o      nivelului 3 - sunt deciziile luate de indivizi si care sunt concepute ca decizii mici, operationale, iar acest nivel este cel mai apropiat de baza.

f) Abordarea manageriala

Abordarea manageriala cauta sa permita managerilor publici sa ia decizii rationale in maniera cea mai eficienta, economica si efectiva. Un mod de a introduce rationalitatea in procesul de luare a deciziei este acela de a proiecta un sistem care sa ajute managerul public sa aleaga intre alternativele competente prin:

1.reducerea numarului de alternative ce trebuie luate in considerare;

2.reducerea numarului valorilor ce trebuie analizate in alegerea dintre alternative;

3.asigurarea ca administratorul stie sa faca o alegere rationala

4.furnizarea de informatii necesare managerului sa selecteze dintre alternative.

Specializarea reprezinta mijlocul dominant in reducerea numarului de alternative, pe care un administrator public le poate lua in considerare atunci cand ia o decizie. Specializarea jurisdictionala intre institutiile publice limiteaza autoritatea administratorilor publici la zone aproximativ bine determinate ale politicii publice. Specializarea imparte functiile institutiilor publice in unitati ce pot fi usor de condus.

Specializarea limiteaza principiile pe care un administrator public trebuie sa le aiba in vedere la alegerea dintre mai multe alternative competente. Administratorii publici trebuie sa fie preocupati cu promovarea interesului public in masura in care acesta are legatura cu autoritatea lor. Ei nu sunt liberi sa aleaga intre alternative politice in mod deliberat.

Ierarhia defineste, de asemenea, autoritatea administratorilor publici. Tipic, aceia cu autoritate mai putina au posibilitati mult mai limitate cu care sa se confrunte.

Specializarea si ierarhizarea tind sa se intrepatrunda una cu cealalta in sensul de limitare a autoritatii; specializarea limiteaza autoritatea jurisdictionala, in timp ce ierarhia limiteaza autoritatea manageriala.

Oficializarea este importanta in procesul de luare a deciziei, pentru reducerea alternativelor valabile, prin specificarea exacta a factorilor si informatiilor de care sa se tina seama in exercitarea alegerii. Oficializarea poate, de asemenea, sa includa mai multe afirmatii valorice. Ea poate indica celui care ia decizia importanta relativa atribuita diferitilor factori atunci cand exista un potential conflict intre ei.

Conform modelului, procesul de luare a deciziei este fundamentat de urmatoarele etape:

1. Determinarea obiectivelor. In luarea deciziilor, administratorii publici trebuie mai intai sa determine care sunt obiectivele politicii publice. Aceste obiective trebuie identificate in termeni operationali, in moduri in care pot fi observate si masurate.

2.Stabilirea mijloacelor. In concordanta cu modelul de intelegere rationala, in stabilirea mijloacelor potentiale ale obiectivelor, administratorul public trebuie sa incerce sa estimeze toate consecintele fiecarui mijloc, in toate domeniile de interes guvernamental.

3. Alegerea celei mai bune alternative. O data ce toate mijloacele potentiale pentru a ajunge la o finalitate sunt identificate, este necesar sa alegem dintre ele. Conform abordarii manageriale, aceasta alegere trebuie sa fie facuta astfel incat sa duca la maximum de eficienta, economie si eficacitate. Acolo unde aceste trei valori nu sunt intr-o deplina armonie, trebuie creat un echilibru adecvat intre ele.

g) Abordarea politica a deciziei: modelul cresterii

Dezbaterile despre "modelul cresterii" au dezvoltat un argument dual:

o      In primul rand ca abordarea cresterii in mod regulat este, de fapt, abordarea cea mai caracteristica operatiunilor publice administrative

o      in al doilea rand, ca acesta este modelul ce ar trebui sa aiba cea mai mare extindere.

Modelul cresterii specifica urmatorul proces general pentru luarea deciziei administrative.

Redefinirea finalitatilor. Mijloacele si scopurile nu sunt tratate ca forme distincte unele de celelalte. Modelul recunoaste ca obiectivele politice pot fi prea neclare pentru a servi ca finalitate in oricare sens operational. In consecinta, finalitatile strategiei guvernamentale sunt adesea definite prin mijloacele utilizate intr-o agentie pentru miscarea intr-o directie de politica generala.

Ajungerea la un consens. Testul unei bune decizii este acordul sau consensul in favoarea politicii si metoda de implementare pe care aceasta o dezvolta. Mijloacele si scopurile sunt tratate ca pachete, ce sunt mai mult sau mai putin acceptabile pentru grupuri de interes relevante. Pachetul care este cel mai acceptabil - acesta este sustinut de cel mai puternic consens - este considerat in mod obisnuit "cea mai buna" abordare. Un program care face mai putin si costa mai mult poate fi acceptat intr-un grad mai mare, conform modelului cresterii, decat unul care este mult mai economic si eficient.

Luarea unei decizii satisfacatoare. Cei care iau decizii administrative prin abordarea cresterii vor considera cateva pachete de mijloace-scopuri si vor selecta unul care este satisfacator. Fara efort, sau cu foarte putin, se ajunge la o decizie optima ce maximizeaza valorile pertinente. Deciziile sunt ghidate de practica precedenta si tind sa nu se sprijine mult pe teorie. Cu toate acestea, un grad substantial de intelegere poate fi cladit pe modelul cresterii de luare a deciziei prin incurajarea participarii unor importante grupuri de interese, alte agentii, membri ai Legislativului, si indivizi preocupati de procesul de decizie asupra unei strategii.

h) Abordarea juridica a deciziei

Abordarea juridica a deciziei in administratia publica se bazeaza pe o procedura distincta, adjudecarea. Adjudecarea este o forma speciala de decizie, una delimitata de o procedura elaborata, formalizata, de proceduri si reguli ce intentioneaza sa le identifice:

o      faptele unei situatii,

o      interesele partilor opuse

o      echilibrul dintre aceste interese care se potrivesc cel mai bine cu cerintele legale sau servesc cel mai bine interesului public.

Se presupune ca trecerea prin procedura judecatoreasca, intr-un mare numar de cazuri ocupandu-se in mod esential de aceeasi zona a politicii publice, va da posibilitatea construirii unei organizari a principiilor ce definesc interesul public.

Al doilea tip de adjudecare este retrospectiva. Aici, un presupus delict intra in atentia unei agentii administrative. Aceasta poate aparea in urma inregistrarii unei plangeri impotriva unui individ, corporatie sau alta parte. O asemenea plangere poate afirma o concurenta neloiala, o reclama falsa, o munca necinstita sau o practica pentru personal sau alta forma de comportament ce incalca legea sau regulile agentiei. Uneori, agentia devine constienta de presupusul delict prin investigatiile sale preliminare, monitorizarea rapoartelor, audieri si mijloace similare.

Adjudecarea este un mijloc important de luare a deciziilor administrative in multe domenii ale politicii, in special regulamente, administratia personalului si garantarea bunastarii sociale. Avantajele sale sunt considerate a fi acelea ce permit organizatiilor administrative sa se comporte detasat de presiunile politice, sa aiba o vedere pe termen lung asupra interesului public, sa ia decizii care sa sustina acest punct de vedere, si sa dezvolte o organizatie legala ce ajuta la identificarea interesului public.

Abordarea deciziei in institutiile comunitare

- Principiile fundamentale care se aplica procesului decizional in institutiile comunitare, conform Tratatului de instituire a unei noi Constitutii pentru Europa, Titlul III art.1.1.

1. Principiul atribuirii prin care sunt delimitate competentele (decizionale)institutiilor comunitare

2. Principiul subsidiaritatii care asigura exercitarea competentelor decizionale in institutiile comunitare

3. Principiul proportionalitatii privind stabilirea competentelor in institutiile U.E.

- Competenta U.E. este exclusiva si comuna cu cea a statelor membre

- Care sunt institutiile europene cu rol decizional?

- Comisia (1) - este promotorul programelor in parteneriat cu autoritatile locale si regionale. Este cea care intervine in procesul decizional

Consiliul si Statele Membre (2) - prin reprezentantii acestora in Consiliul UE, asigura transmiterea deciziei luate la nivelul institutiilor europene, la nivel local

Parlamentul European (3) - este reprezentat de competenta politica a institutiilor

Comitetul regiunilor (4) -in care sunt reprezentate autoritatile regionale locale, nationale prin reprezentanti desemnati

- Tipologia deciziilor luate la nivelul institutiilor europene este tridimensionala prin manifestarea celor 3 tipuri de decizii la cele 3 niveluri.

Nivelului 1 superior reprezinta decizia strategica in modelul piramidal traditional si ii corespunde decizia politica( parlam.european)

Nivelului 2 - deciziei tacite ii corespunde decizia administrativa sau decizia juridica

Nivelului 3 - deciziei operationale ii corespunde decizia manageriala(transpune decizia politica respectind norme la nivelul national de decizie)