| CATEGORII DOCUMENTE |
Relatiile publice
Conceptul de relatii publice
Activitatea de relatii publice este in general definita prin prisma unor tehnici sau tactici cum ar fi : promovarea in paginile editoriale ale unei publicatii, interviul cu purtatorul de cuvant al unei organizatii difuzat de un post de televiziune sau participarea unei celebritati la un eveniment. Ceea ce majoritatea oamenilor nu sesizeaza este faptul ca relatiile publice sunt de fapt un proces care implica foarte multe aspecte: cercetarea si analiza, programarea, comunicarea precum si feed-back-ul pe care il primeste organizatia, in cazul nostru, Ministerul Administratiei si Internelor, de la diferitele segmente de public.
Cea mai cunoscuta si mai acceptata definitie a Relatiilor Publice este cea a lui Rex Harlow[1]: Relatiile publice reprezinta functia manageriala distincta care ajuta la stabilirea si mentinerea unor limite reciproce de comunicare, la acceptarea reciproca si la cooperarea dintre o organizatie si publicul ei; ele implica managementul problemelor, ajutandu-i pe manageri sa fie informati asupra opiniei publice si sa raspunda cererilor opiniei publice; ele definesc si accentueaza obligatiile managerilor de a anticipa tendintele mediului; ele folosesc ca principale instrumente de lucru cercetarea si comunicarea bazate pe principii etice.
O alta definitie este cea elaborata de Institutul Britanic de Relatii Publice, conform careia acestea reprezinta efortul planificat sa influenteze opinia publica prin buna reputatie si performanta responsabila, bazat pe acte satisfacatoare de comunicare bidirectionala. De asemenea, potrivit Asociatiei Internationale de Relatii Publice: Relatiile publice sunt functia manageriala care evalueaza atitudinea publicurilor, identifica politicile si procedurile unui individ sau ale unei organizatii fata de interesul public, elaboreaza si executa un program pentru a dobandi intelegerea si acceptarea publicului.
In final, o definitie mult mai potrivita este cea data de Scott Cutlip in cartea sa "Effective Public Relations". Potrivit acestui autor, relatiile publice sunt acea functie de management ce identifica, stabileste si mentine relatii mutual benefice intre o organizatie si diverse categorii de public de care depinde succesul sau decaderea respectivei organizatii.
Relatiile Publice in Ministerul Administratiei si Internelor sunt reglementate de Instructiunile nr. 171 din 21. 11. 2001, privind organizarea si desfasurarea activitatilor de Relatii Publice, Traditii, Educatie si Sport.
Prin activitatea de relatii publice a Ministerului Administratiei si Internelor se intelege stabilirea si mentinerea unor legaturi de comunicare permanente si corecte cu societatea civila si institutiile acesteia.
In plan concret, relatiile publice ale Ministerului Administratiei si Internelor reprezinta acel element al mixului promotional, care se bazeaza in principal pe comunicarea nonverbala si nonpersonala, ce urmareste evaluarea atitudinii publicului, identificarea acelor aspecte care pot sa trezeasca preocuparea cetatenilor si elaborarea unor programe care sa atraga intelegerea si atitudinea favorabila a publicului fata de organizatie si activitatile desfasurate de aceasta, informarea potentialilor beneficiari cu privire la natura si caracteristicile activitatilor desfasurate de Ministerul Administratiei si Internelor, in vederea incurajarii cetatenilor sa apeleze la serviciile sale si cu scopul crearii convingerii acestora ca structurile din subordinea Ministerului Administratiei si Internelor actioneaza numai in interesul cetatenilor.
In acest context, relatiile publice apar sub forma contactelor directe realizate, in mod constant si sistematic, de catre Ministerul Administratiei si Internelor cu diferite categorii de public, cu persoane din cadrul altor institutii din tara sau strainatate, cu lideri de opinie, cu organizatii nonguvernamentale, in scopul obtinerii sprijinului lor pentru realizarea activitatilor specifice. Relatiile publice sunt importante si in scopul de a limita potentiale atacuri, indiferent de natura acestora.
Relatiile publice se pot manifesta si cu prilejul desfasurarii unor congrese, simpozioane, reuniuni internationale in cadrul carora, pe langa evocarea si transmiterea unor informatii cu privire la organizatie si structurile sale, se urmaresc si realizarea contactelor cu specialistii din cadrul altor institutii, cu reprezentanti ai presei etc.
In concluzie, putem identifica mai multe cuvinte cheie care ne pot ajuta sa definim relatiile publice:
Deliberat - este o activitate facuta cu intentia de a influenta, a genera intelegere, informatii, reactii;
Planificat - sunt activitati planificate ce se bazeaza pe o cercetare si analiza riguroasa;
Fapte - sustinerea si bunavointa publicului nu pot fi castigate doar prin activitati de relatii publice; acestea trebuie sustinute de fapte;
Interes public - rezultatul actiunilor de relatii publice trebuie sa fie mutual benefic atat pentru organizatie cat si pentru diversele categorii de public carora i se adreseaza;
Comunicare biunivoca - este esential se existe comunicare in ambele directii si activitatile de relatii publice sa nu se rezume doar la transmiterea de informatii catre public, ci si la receptionarea lor;
Functie de management - relatiile publice sunt eficiente atunci cand sunt parte integranta a deciziilor conducerii organizatiei si mult mai putin eficiente atunci cand doar difuzeaza informatiile dupa ce decizia a fost luata la nivel central.
Practic, relatiile publice se bazeaza pe cateva aspecte clare:
este o functie manageriala
deliberata
planificata
la nivel performant
care capteaza interesul publicului
presupune o comunicare bilaterala.
In plan conceptual, exista o serie de principii care guverneaza relatii publice ale Ministerului Administratiei si Internelor si anume :
Principiul transparentei - informatiile de interes public despre activitatea, realizarile si neimplinirile organizatiei si structurilor subordonate vor fi transmise complet si nedistorsionat.
Principiul complementaritatii - actiunile de informare si relatii publice desfasurate de Ministerul Administratiei si Internelor vor fi conjugate cu efortul de informare al structurilor de relatii publice apartinand altor institutii cu care coopereaza in exercitarea atributiilor specifice (Ministerul Public, Ministerul Justitiei s.a.).
Principiul "vocii unice" - purtatorul de cuvant al institutiei reprezinta vocea unica a institutiei.
Principiul utilitatii - constructia mesajului va tine seama de nevoile de informare ale cetateanului sau ale grupurilor tinta.
Principiul diferentei - pe langa mesajele generale, nediferentiate, vor fi concepute si difuzate mesaje distincte, in raport de nevoile de informare ale fiecarui grup tinta.
Principiul parteneriatului - actiunile de informare si relatii publice vor fi desfasurate, dupa caz, cu sprijinul organizatiilor oamenilor de afaceri, al altor organizatii interesate, reprezentantilor comunitatilor locale si al componentelor Sistemului National de Aparare, Ordine Publica si Siguranta Nationala, precum si in cooperare cu alte organisme guvernamentale sau neguvernamentale sau cu societatea civila.
In societatea romaneasca de azi, exista mai multe feluri de a intelege activitatea numita relatii publice. In mod frecvent si eronat, o parte mare a publicului crede ca termenul se refera doar la contactul dintre angajatii aflati la poarta ori la ghiseul unei institutii si persoanele care se prezinta acolo pentru diverse solicitari.
O simplificare si mai severa a notiunii, limiteaza totul la politetea si rabdarea pe care trebuie sa o aiba functionarii, atunci cand sunt fata in fata cu solicitantii.
Toate aceste obligatii apartin insa activitatii de relatii cu publicul.
Relatiile cu publicul sunt doar un doar un segment al complexului de activitati si specializari care asigura relatiile publice ale unei organizatii.
Relatiile publice revin ca atributii, in primul rand, profesionistilor special pregatiti si conducatorilor din prima linie de decizie; apoi, ca obligatie de a respecta linia trasata, tuturor angajatilor institutiei.
De aceea, pozitia si subordonarea specialistului in relatii publice este, la orice institutie, in imediata apropiere a managerului principal.
In general, trebuie sa distingem, pe de o parte, intre relatiile publice ca disciplina stiintifica si activitatea de relatii publice ca aplicatie practica. Daca prima componenta are un caracter teoretic, a doua are un caracter aplicativ, fiind fundamentata prin prima.
Se disting doua componente ale activitatii de relatii publice:
- componenta interna, care incepe odata cu constituirea organizatiei si in cadrul careia se realizeaza comunicarea in interiorul acesteia. Rolul acesteia este de a optimiza fluxul de comunicare si de a asigura buna functionare a organizatiei prin diverse tactici, metode, mijloace si tehnici. Specialistul in relatii publice previne producerea de crize in cadrul organizatiei, ori, daca acestea s-au produs, identifica caile de depasire a momentului cu pierderile de imagine cele mai mici pentru organizatie.
- componenta externa, care se manifesta pe fondul desfasurarii activitatii organizatiei intr-un mediu cu care aceasta interactioneaza. Interactiunea cu mediul trebuie gestionata de catre specialistul in relatii publice. Fiecare organizatie are unul sau mai multe publicuri, cu atitudini si opinii fata de organizatie diferite. Acestea pot fi favorabile sau nu. Specialistul in relatii publice este interesat de atitudinile si comportamentul publicului fata de organizatie, care trebuie sa fie unele favorabile. El este interesat de modelarea opiniilor publicului conform intereselor organizatiei. Activitatea sa de formare a unei imagini conforme a organizatiei se numeste promovare.
Promovarea are doua componente:
- informarea, in cadrul careia se transmit informatii privind organizatia, serviciile si produsele acesteia.
Activitatea de informare poate apela la doua tipuri de metode:
tehnici de comunicare fixe, care asteapta publicul (ghiseele, firma luminoasa etc)
tehnici de comunicare ofensive, prin intermediul carora publicului i se iese in cale si i se ofera informatii (presa, pliante, prin agenti, pagina web etc).
- persuasiunea, prin intermediul careia publicului i se inoculeaza opinii favorabile si i se creeaza convingeri. Activitatea de persuasiune asupra publicului utilizeaza forme de relationare, tehnici de comunicare si figuri de stil. Aceasta trebuie sa tina seama de procesele mentale parcurse de individ atunci cand isi formeaza opiniile.
In functie de amploarea problemelor, activitatile de relatii publice pot fi si externalizate, partial sau intr-o mai mare masura. Astfel, unele programe necesare organizatiei (sondaje de opinie, consfatuiri, campanii de promovare a imaginii etc.) sunt realizate, prin contract, de catre specialisti sau firme din afara acesteia.
Un profesionist al relatiilor trebuie sa puna in acord:
Concluzii:
Relatiile publice au ca suport de lucru buna comunicare a unei organizatii cu oamenii sau cu alte organizatii.
Relatiile publice au obiective atat in exterior, cu societatea, cat si in interiorul organizatiei, cu personalul propriu.
Relatiile publice sunt o responsabilitate a conducerii si un interes pentru tot personalul unei organizatii care este in contact direct cu societatea.
Relatiile publice ale oricarei organizatii sunt proiectate si controlate de specialisti.
Obiectivele standard ale activitatilor de Relatii Publice sunt:
Fluidizarea comunicarii dintre organizatie si publicul sau.
Realizarea si mentinerea increderii publicului fata de organizatie.
Castigarea simpatiei constante a publicului.
Asigurarea sprijinului dat de public pentru actiunile curente ale organizatiei si pregatirea unui suport pentru cele viitoare.
Componentele relatiilor publice
à Consultanta, presupune asigurarea consultantei pentru conducerea organizatiei referitor la politici, relatii si comunicare.
à Cercetarea, consta in determinarea atitudinilor si comportamentelor publicului pentru a planifica strategiile de PR menite fie sa genereze intelegerea mutuala, fie pentru a influenta publicul.
à Relatiile cu mass media, presupun cooperarea cu mass media in vederea asigurarii publicitatii in paginile editoriale sau pentru a raspunde interesului mass mediei referitor la organizatie.
à Promovarea in paginile editoriale, consta in transmiterea planificata de mesaje prin canale media atent selectate in scopul sprijinirii intereselor organizatiei.
à Relatiile cu angajatii sunt menite sa raspunda ingrijorarilor angajatilor, sa ii motiveze si sa ii informeze.
à Relatiile cu comunitatea/sponsorizari/actiuni caritabile sunt activitati planificate cu comunitatea menite sa mentina un mediu ce este benefic atat organizatiei, cat si comunitatii respective.
à Afacerile publice (public affairs) constau in implicarea eficienta in crearea si aplicarea politicilor publice si adaptarea organizatiei la asteptarile publicului.
à Afacerile guvernamentale (government affairs) presupun stabilirea de relatii directe cu legislativul, executivul si agentiile de reglementare.
à Issue management se axeaza pe identificarea si rezolvarea unor probleme de interes public ce afecteaza organizatia (efectele radiatiilor electromagnetice emise de telefoanele mobile asupra organismului).
à Evenimentele speciale in cadrul carora se urmareste stimularea interesului pentru o persoana sau organizatie printr-un eveniment concentrat pe grupul tinta; aceste evenimente pot avea scopul de a permite organizatiei sa interactioneze direct cu publicul.
Notiunea de public si categorii de public
Potrivit, Dictionarului de sociologie, publicul reprezinta un grup de persoane interesate sau afectate de o problema si fata de care adopta o pozitie pro sau contra, exprimata cu diferite grade de intensitate[2].
In opinia noastra, prin public intelegem un grup de persoane interesate sau afectate de o problema si care comunica, in legatura cu ea, adoptand pozitii pro sau contra, exprimate cu diferite grade de intensitate.
Oamenii se pot grupa si participa activ in mai multe publicuri. Fiecare persoana poate apartine succesiv sau simultan mai multor publicuri, conform numarului de centre de interes pe care le are, prin sistemul comunicatiilor si al contactelor sale interpersonale[3].
Se pot identifica mai multe categorii de public, in functii de urmatoarele criterii:
I. Dupa apartenenta la organizatie:
public intern;
public extern.
II. Dupa specificul relatiilor:
mass media;
angajatii unei institutii/ organizatii;
comunitatea/ societatea civila;
institutiile guvernamentale etc.
III. Dupa gradul de implicare:
primar;
secundar;
special.
In ceea ce priveste Ministerul Administratiei si Internelor, publicul este constituit, in principal, din urmatoarele categorii:
Publicul extern, respectiv beneficiarii activitatilor desfasurate de structurile din subordinea sa. In aceasta categorie putem include:
cetatenii romani,
comunitatile de persoane,
cetatenii strainii si apatrizii,
institutiile statului cu atributii in domeniul ordinii si sigurantei nationale (Ministerul Justitiei / Parchetul, Prefectura, Primaria, S.R.I., S.P.P., M.Ap.N.)
presa,
scolile,
organizatiile nonguvernamentale,
asociatiile recunoscute (sindicate etc.)
partidele politice,
furnizorii.
Publicul intern, constituit din:
personalul angajat,
institutiile de formare a cadrelor,
cadrele in rezerva si veteranii.
Avand in vedere aceasta clasificare a publicului, comunicarea publica a M.A.I. trebuie particularizata in asa fel incat toate aceste grupuri sa se poata regasi in preocuparile actuale si de viitor ale institutiei.
Pentru a se ajunge la aceste rezultate, specialistii de relatii publice actioneaza intotdeauna in doua sensuri :
dinspre public spre organizatie, in scopul de a cunoaste publicul pentru a informa conducerea organizatiei despre nevoile lui reale dar si despre dorintele si aspiratiile pe care acesta le nutreste. Tot pentru informare, specialistii urmaresc si cum este vazuta in public organizatia, dar mai ales cum intelege si apreciaza publicul intentiile ei prezente si de viitor.
dinspre organizatie spre public, pentru a prezenta, cat mai explicit, actiunile si obiectivele organizatiei. Daca activitatea RP, in acest sens, este bine facuta, atunci oamenii si publicurile in care sunt ei reuniti isi vor intelege exact locul lor in tot ceea ce intreprinde organizatia si - daca sunt multumiti - vor coopera cu aceasta.
Atunci cand cele doua directii de actiune RP evolueaza echilibrat, intentiile si realizarile fiecarei parti vor fi cunoscute si intelese corect de cei interesati. Iar despre organizatia care isi foloseste in acest fel relatiile publice, se spune ca are 'imagine buna'.
Tactici si tehnici de relatii publice
Comunicatul de presa este unul dintre cele mai utilizate tactici de PR in relatia cu mass media. El reprezinta o informare succinta, rapida, de actualitate, care prezinta fapte.
Exista mai multe tipuri de comunicate:
Comunicatul - invitatie;
Comunicatul de reamintire;
Comunicatul - anunt;
Comunicatul statistic;
Comunicatul de informare;
Comunicatul oficial;
Comunicatul pentru radio si TV;
Comunicatul video.
Reguli care trebuie respectate cu ocazia redactarii unui comunicat de presa:
Masuri ce trebuie luate:
Asigurati-va ca informatia pe care o comunicati sa prezinte valoare de noutate.
Nu faceti anunturi inutile, care nu vor atrage atentia nimanui.
Asigurati-va ca anuntul dvs. se adreseaza persoanelor pe care le vizati.
Incercati sa anticipati care vor fi mediile care vor reactiona pozitiv la mesajul dvs.
Decideti daca este mai avantajos sa va adresati direct sau in presa scrisa.
Editarea comunicatului
Nu dactilografiati niciodata textul la un rand. Intervalul optim este de un rand si jumatate. Spatiul dintre randuri permite ziaristului sa lucreze mai usor iar textul este mai usor de urmarit de dactilografe.
Listeaza pe o singura fata a foii
Nu uita sa mentionezi "pentru difuzare imediata" sau data de difuzare in partea de sus a primei pagini
Doua randuri mai jos trebuie trecut titlul scurt dar descriptiv
Alte doua randuri mai jos incepe comunicatul de presa cu data la care este dat publicitatii precum si locul
Pe prima pagina, deasupra titlului sau pe ultima pagina, dupa ultima fraza a comunicatului trebuie sa apara numele, functia si numerele de telefon, fax si e-mailul persoanei de contact
Comunicatul va fi receptionat mai pozitiv de cititori cand textul este scurt, prezinta acuratete si este formulat la obiect.
Lasati o margine de 3-5 cm in stanga textului. Asta va permite sa foloseasca spatiul pentru diferite recomandari tehnice (caracterul literei, dimensiuni, subtitluri suplimentare etc).
Este insa de preferat ca textul dactilografiat al comunicatului sa nu depaseasca o pagina si jumatate.
Limbaj si stil
Compuneti propozitiile comunicatului intr-un stil direct si simplu. Propozitiile lungi si complexe, cu multe ramificatii colaterale si cu un vocabular prea incarcat nu fac textul mai impresionant.
Inainte de a incepe redactarea unui comunicat este important sa va definiti publicul caruia acesta ii este destinat. Mesajul trebuie sa fie redactat intr-un limbaj care sa evite referirile specializate.
Foloseste timpul prezent daca doresti sa faci comunicatul de presa sa para actual (in special in cazul in care evenimentul relatat isi pierde importanta dupa cateva zile). Daca comunicatul se refera la actiuni trecute foloseste timpul trecut;
Organizeaza materialul: fa o lista cu toate punctele pe care doresti sa le comunici apoi organizeaza-le in ordinea prioritatii;
Cand te apuci de scris foloseste regula piramidei inversate: primul paragraf trebuie sa raspunda la cat mai multe din urmatoarele intrebari: cine, ce, cand, unde, cum si de ce. Urmatoarele paragrafe vin sa completeze primul paragraf cu detalii. Detaliile trebuie ordonate in ordinea descrescatoare a importantei lor astfel incat la sfarsitul comunicatului, in ultimul paragraf de exemplu sa avem doar detalii ce la o eventuala editare pot fi eliminate fara a afecta major informatia de baza;
Continutul trebuie sa aiba valoare de stire;
Obtine aprobarile necesare inainte de a-l da publicitatii.
Declaratia de presa este un material scris tot dupa regulile comunicatului de presa in care organizatia face public punctul de vedere referitor la o anumita problema. Declaratiile de presa sunt in general folosite ca reactie la anumite evenimente.
Mapa de presa este folosita in foarte multe situatii: la conferinte de presa, la interviuri, etc. In functie de ocazia in care este folosita precum si modul in care este distribuita, continutul mapei poate varia.
Este un ansamblu complet de documente care se refera la o anumita tema, la un anumit eveniment. Acest dosar este destinat jurnalistilor, contine fapte, desfasurarea lor in timp, precum si numeroase informatii.
Mapa de presa poate contine:
I. Comunicatul de presa - forma de baza a comunicarii cu mass media;
II. Textul integral al discursurilor, documentelor publice sau prezentarilor pe care se bazeza comunicatul;
III. Fact sheets/backgrounder - documente care furnizeaza detalii referitoare la subiectul mapei de presa;
IV. Glosar cu termenii tehnici ce nu au putut fi evitati;
V. brosura de prezentare a organizatiei;
VI. Un raport anual daca este cazul;
VII. Schite biografice si fotografii ale persoanelor mentionate in comunicat sau care au sustinut interviul sau conferinta de presa.
Dosarul de presa trebuie sa fie lesne utilizat, astfel incat jurnalistul sa gaseasca toate elementele si datele de care are nevoie pentru redactarea articolului sau. Inca de la prima vedere, dosarul trebuie sa fie atractiv, forma sa grafica sa stimuleze curiozitatea de a-l consulta. Cu toate acestea, dosarul nu trebuie sa fie luxos: calitatile sunt concizia, claritatea si simplitatea.
Documentele trebuie sa fie reunite intr-un ambalaj solid, usor de transportat si de folosit. E bine sa precizati:
denumirea organizatiei si sigla;
titlul;
mentiunea "Dosar de presa";
data;
numele functionarului care poate fi contactat ulterior, numerele sale de telefon si de fax;
sumarul care prezinta clar diferite parti ale dosarului, cu numarul paginii corespunzatoare;
rezumatul informatiei continute in dosar;
Elementele dosarului (discurs, rezumat al interventiilor participantilor etc.).
Conferinta de presa trebuie sa aiba un caracter de eveniment; sa capteze atentia publicului; sa suscite si sa aduca raspunsuri precise.
Conferinta de presa ofera avantajul reunirii simultane a tuturor jurnalistilor interesati de un anumit subiect, intr-un mod omogen si realizarea unui schimb de informatii.
Conferinta de presa este o operatiune importanta si delicata, iar pregatirea ei trebuie sa fie meticuloasa. Este necesar sa respectam urmatoarele reguli:
Asigurati-va ca nici un alt eveniment important nu are lor in aceeasi zi.
Pregatiti dosarul de presa.
Alegeti o ora de desfasurare compatibila cu programul jurnalistilor. Durata totala a unei conferinte de presa este de aproximativ o ora si jumatate.
Trimiteti invitatiile jurnalistilor in functie de specializarea lor. Invitatia trebuie trimisa cu o saptamana inainte de conferinta. Reamintirea telefonica este intotdeauna utila. Este necesar sa inviti la conferinta de presa toate canalele media relevante pentru subiectul acesteia.
Redactati invitatia pe carton sau pe hartie de scrisori, indicand clar obiectivul conferintei de presa, numele si functia exacta a persoanelor care sustin, locul si ora. Indicati un numar de telefon pentru confirmarile de participare.
Amenajati sala intr-un mod accesibil, echipati-o cu toate cele necesare: mese, scaune pentru vorbitori (ale caror nume trebuie sa fie indicate vizibil), echipament audio-video, lumini, scaune, microfoane.
Daca sunt mai multe persoane care participa la conferinta, organizati in ajun o reuniune de informare.
Conferinta de presa poate fi improvizata rapid, atunci cand urmeaza unor evenimente extraordinare. In acest caz, invitatiile se fac prin comunicat sau telefonic. Organizati riguros, chiar si in acest caz.
Distribuie materiale inainte de conferinta. Acest lucru ii va ajuta pe jurnalisti sa se familiarizeze cu subiectul, vor putea lua notite direct pe materialul furnizat de organizatie marind sansele de a nu pierde aceste materiale, ii va ajuta sa puna intrebari pertinente;
Nu include informatii irelevante.
Cu privire la locatia conferintei de presa, incaperea trebuie sa fie organizata in asa fel incat sa lase spatiu suficient in fata vorbitorilor si pe mijlocul salii pentru reporterii de televiziune si fotoreporteri. De asemenea, ea trebuie sa fie pe cat posibil izolata fonic pentru a permite inregistrarea;
In privinta expunerii, ea trebuie pregatita cu mare atentie si nu va depasi 45 de minute. Este necesar sa se respecte intotdeauna programul anuntat. De asemenea, este bine sa se utilizeze suporturi pentru expunere (diapozitive, scheme etc.).
Este necesar sa precizati clar atunci cand nu doriti sa fiti citat ca sursa pentru o informatie; sa raspundeti intrebarilor intr-un mod cat mai clar posibil; iar, daca este cazul, nu ezitati sa refuzati comentariile sau declaratiile in legatura cu o chestiune mai delicata.
Dupa conferinta, se recomanda a se face bilantul participantilor si a se expedia rapid dosarele necesare jurnalistilor care au absentat.
Reguli generale
Stabileste stirea pe care doresti sa o comunici;
Scrie comunicatul de presa si fa o mapa de presa;
Distribuie comunicatul impreuna cu mapa de presa;
Suna reporterii carora le-ai trimite informatia si ofera-le posibilitatea de a face interviul.
Cum pregatesti un interviu
Identifica maximum 5 mesaje cheie pe care doresti sa le comunici in interviu;
Incearca sa identifici subiectele pe care jurnalistul ar dori sa le abordeze in interviu;
Pentru fiecare din aceste subiecte identifica doua sau trei aspecte care te vor ajuta sa iti atingi obiectivele;
Pe baza celor de mai sus, incearca sa anticipezi intrebarile jurnalistului si raspunsurile cele mai potrivite;
Fa cateva repetitii imbunatatind raspunsurile.
Interviul propriu-zis
Nimic nu este "off the record'. Tot ceea ce vei spune poate fi publicat;
Aminteste-ti pe tot parcursul interviului mesajele cheie si incearca sa le plasezi in raspunsuri ori de cate ori este nevoie. Nu te pierde in detalii irelevante;
In cazul interviurilor telefonice, foloseste intrebarile si raspunsurile pregatite dar incearca sa nu pari ca citesti;
Daca nu cunosti raspunsul la o intrebare, spune-i reporterului acest lucru si revin-o dupa interviu cu raspunsul;
Daca jurnalistul iti cere informatii confidentiale pe care nu doresti sa i le dai, spune-i acest lucru intr-un mod ferm dar politicos;
In momentul in care ai spus ce aveai de spus referitor la un anumit subiect, inceteaza sa vorbesti si asteapta intrebarea urmatoare;
Pentru interviurile televizate, evita sa porti culori sau bijuterii stridente, nu face miscari bruste, nu iti miji ochii datorita luminilor prea puternice si incearca sa alegi ca loc de desfasurare o zona care reprezinta cel mai bine organizatia;
Daca interviul este realizat in birou, nu lasa pe masa nici un fel de documente confidentiale. Ochiul jurnalistului vede foarte multe.
Cererile de informatii din partea mass mediei trebuie onorate rapid si in limita timpului pe care jurnalistul il are la dispozitie. Daca organizatia, decide sa nu furnizeze informatiile cerute, acest lucru trebuie comunicat jurnalistului in cel mai scurt timp. Respectand aceasta regula poti castiga respectul si increderea jurnalistilor stabilind o relatie de lunga durata cu acestia.
Structurile de Relatii Publice specifice Ministerului Administratiei si Internelor
Purtatorul de cuvant lucreaza in stransa legatura cu alte organizatii (Guvern, ministere, sindicate, asociatii patronale, mass-media etc) care se ocupa de subiectul abordat de el. Directia de Relatii Publice (DRP) este pusa la dispozitia sa ori de cate ori are nevoie.
DIRP insufleteste si coordoneaza procesul de comunicare dintre organizatie si public si in acest sens:
Difuzeaza materiale pentru presa si pentru cei care le solicita;
Reflecta parerile colaboratorilor referitoare la posibilitatea de optimizare a activitatii de PR;
Integreaza sugestiile pe care le primeste;
Asigura transparenta in ce priveste deciziile luate la nivelul MAI.
Sarcinile DIRP sunt consacrate de legea sau statutul de organizare al institutiei si pot fi urmatoarele:
Sa efectueze actiuni de informare referitoare la initiativele si actiunile organizatiilor (pentru mass-media, la cererea purtatorului de cuvant);
Sa acorde asistenta tehnica liderilor si compartimentelor organizatiei care desfasoara activitati de relatii publice si sa o asigure, daca este cazul;
Sa difuzeze informatii reprezentatilor institutiilor cu care organizatie sa se afla in relatii de cooperare, precum si presei, cu privire la obiectivele, deciziile si actiunile publice pe care organizatia sa le realizeaza;
Sa coordoneze sau sa efectueze studii si sondaje de opinie;
Sa stocheze toate declaratiile publice ale liderilor organizatiei, ale purtatorului de cuvant, precum si toate feed-back-urile consemnate in presa;
Sa stocheze si sa evalueze intrebarile si solicitarile adresate de mass-media sau de public organizatiei;
Sa elaboreze materiale tiparite, video, audio care sprijina prestatiile publice ale membrilor organizatiei.
Pentru a raspunde acestor sarcini, DRP este fi organizata in mai multe departamente sau grupuri de lucru, care raspund fie de informarea liderilor organizatiei, fie de comunicarea organizatiei cu publicul sau, fie de analiza.
Activitatile de Comunicare ale DRP sunt:
1. Informarea organizatiei proprii
DIRP va realiza sondaje si studii calitative pentru a urmari evolutia perceptiei opiniei publice referitoare la obiectivele organizatiei, raporturile cu partenerii de dialog, semnificatia si implicatiile evenimentelor care se produc in cadrul relatiilor dintre minister si alte organizatii.
Realizeaza periodic un raport de evaluare destinat liderilor organizatiei, raport ce ofera o viziune sintetica a asteptarilor si opiniilor grupurilor-tinta asupra actiunilor organizatiei.
DIRP asigura un rol de consultanta si coordonare pentru exploatarea sondajelor comandate la alte organizatii, pe care le stocheaza si analizeaza.
Revista presei.
DIRP difuzeaza zilnic conducerii organizatiei revista presei si realizeaza alte lucrari la cerere. Periodic, sunt realizate sinteze pe teme semnificative ale relatiilor, prin selectarea de informatii, opinii, puncte de vedere, exprimate in presa interna si internationala sau in unele publicatii de specialitate.
DIRP trebuie sa fie in masura sa prezinte, la solicitarea liderilor organizatiei sau purtatorului de cuvant, informatii la zi despre evolutia unor probleme, analize predictive si studii despre problema desemnata.
Redactarea revistei presei inseamna selectarea articolelor de presa care traseaza un anumit subiect si difuzarea lor catre organismul interesat.
Revista presei poate fi insotita de eventualele analize si comentarii.
Aceasta permite factorilor de raspundere:
Sa fie informati cat mai rapid si cat mai complet;
Sa evalueze imaginea rezultata, modificarile situatiei si in consecinta sa adapteze politica de comunicare;
Sa urmareasca, daca nu evolutia opiniei publice, macar pe cea a intermediarilor de opinie, si astfel sa fie imediat informati despre un eventual atac, pentru a fi capabili sa ii raspunda;
Sa masoare impactul actiunilor de comunicare desfasurate;
Sa pastreze anumite elemente transmise, pentru a le insera in dosare.
Revista presei este, prin definitie, un produs care are o durata de viata foarte scurta. Interesul pentru acest materiale este justificat de calitatea si de rapiditatea intocmirii si difuzarii.
Agendele.
DIRP elaboreaza agende tematice care oglindesc evenimentele politice, economice, sociale, diplomatice si culturale. Elaborarea listei tematice reprezinta o activitate esentiala pentru mentinerea initiativei organizatiei, atat in orientarea sa tactica, cat si pentru a asigura o comunicare eficienta cu partenerii de dialog social.
Comunicarea in reteaua proprie.
O activitate substantiala cu un rol major in functionarea de ansamblu a organizatiei o reprezinta contributia DIRP la asigurarea comunicarii interne intre diversele componente si structuri distribuite la nivel de ramuri sau teritorial. Principalul obiectiv la acestei activitati il reprezinta realizarea consensului intern cu referire la temele majore, indeosebi la acelea care fac obiect de disputa in relatia cu ceilalti parteneri. Consensul intern este conditia esentiala a coeziunii si acestea asigura atat autoritatea in negociere cat si resursele pentru campaniile de cucerire a suportului public in favoarea obiectivelor proprii.
Comunicarea cu publicul.
Se deruleaza prin intermediul:
- Publicatiilor
- Relatiilor publice
- Relatiilor internationale
- Publicitate si campanii.
Comunicarea se adreseaza deci cetateanului dintr-un interes public. Este vorba de pozitionarea sau de construirea unei personalitati proprii a ministerului, cat si de informarea cetatenilor si de evolutia comportamentelor lor.
O organizatie publica nu vorbeste in numele ei personal, ci descrie in mod cat mai transparent modalitatile alese pentru a realiza obiectivele asumate. Informatia nu se epuizeaza odata cu informatia catre cetatean. Ea este completata la un alt nivel de catre informarea administrativa a publicului. Informarea optima a publicului este de fapt o datorie imperioasa.
Elaborarea planului de comunicare
Un demers de comunicare, care emana dintr-o institutie publica, cere un efort de continuitate. De aici decurge necesitatea unei mari atentii acordate definirii strategiilor de comunicare, care trebuie sa se inscrie intr-un plan general pe termen lung.
Un demers de comunicare cere ridicarea catorva intrebari:
Cand si de ce comunicam?
Cine vorbeste?
Pentru a spune ce?
Cui?
Prin ce mijloace?
Ce buget exista la dispozitie?
Raspunzand acestor intrebari se fixeaza cadrul director al politicii de comunicare pe termen scurt, mediu si lung. El trebuie sa fie clar si sa serveasca drept referinta pe tot parcursul procesului de comunicare.
Etapele planului de comunicare sunt urmatoarele:
1. Analiza situatiei: De ce comunicam?
Exista o informatie noua, o nevoie a emitatorului de a face cunoscut ceva nou si o nevoie a publicului tinta de a cunoaste aceasta informatie.
Precizarea scopului comunicarii trebuie sa fie acompaniata de analiza mediului, adica a contextului in care trebuie sa se desfasoare. Aceasta analiza permite alegerea momentului optim de lansare a mesajului precum si a tonului. Analiza trebuie sa se refere la:
2. Definirea publicului: Cui comunicam?
Atunci cand ratiunea comunicarii este determinata, trebuie definit publicul tinta;
trebuie stabilita o tipologie, definind tipurile de public interesate, care trebuie ierarhizate.
Nu trebuie neglijat faptul ca publicul "intern" este de cele mai multe ori primul interesat.
3. Determinarea obiectivelor si punerea la punct a strategiei: Cand? Cine? Prin ce mijloace?
Este vorba de explicarea actiunii, definirea clara a scopului ei. Trebuie sa cautam apoi mesajul esential, sa ierarhizam punctele forte si sa le exprimam corect si convingator, inainte de a pune la punct strategia.
Mesajul trebuie sa aiba cel mult cinci idei pentru ca, receptarea sa fie eficienta.
4. Alegerea mijloacelor
Mijlocul folosit are o importanta capitala in difuzarea informatiei.
Alegerea mijloacelor depinde de:
Publicul interesat (numar, raspandire, obiceiuri);
Mesajele retinute (natura lor, durata lor de viata);
Buget (poate cel mai important).
Mijloacele nu se exclud unele pe altele, ci dimpotriva, o complementaritate bine dozata permite o comunicare eficienta.
Reguli pentru o buna comunicare cu jurnalistii:
O comunicare rapida
* Raspundeti intotdeauna rapid si cat mai posibil intrebarilor jurnalistilor;
O comunicare selectiva
* Un birou de presa nu poate intretine relatii de colaborare cu tot ansamblul presei: astfel ca este utila consultarea "inventarului" presei, si stabilirea listei jurnalistilor "privilegiati". Selectionarea interlocutorilor privilegiati se face in functie de tema si de interesele generale ale institutiei.
O comunicare constanta
* Nu ezitati sa contactati jurnalistii, fara a astepta sa vina sa ceara informatii. Puteti sa le transmiteti documente, sa ii invitati la reuniuni, la briefing-uri: acestea le va permite sa anticipeze evenimentul si sa prezinte mai bine mesajul (sa pregateasca anchete, interviuri, reportaje). Daca jurnalistul este informat periodic despre evolutia unui eveniment, atunci el va fi in masura sa reactioneze rapid, avand elementele necesare.
La nivelul Inspectoratului General al Politiei Romane functioneaza Centrul de Informare si Relatii Publice care desfasoara activitati specifice relatiilor cu presa, relatiilor interne si interinstitutionale. Activitatea de informare si relatii publice consta in stabilirea, mentinerea si dezvoltarea unor relatii de incredere intre Politia Romana si comunitate, pentru promovarea scopurilor si obiectivelor institutiei, cresterea gradului de informare si a nivelului de intelegere a problematicii asociate domeniului politienesc. Centrul de Informare si Relatii Publice are in componenta purtatorul de cuvant al Inspectoratului General al Politiei Romane, Biroul de Relatii cu Presa si Biroul Informare Publica.
Centrul de Informare si Relatii Publice are urmatoarele atributii:
isi aliniaza activitatea la cea a Directiei Informare si Relatii Publice din Ministerul Administratiei si Internelor;
redacteaza proiecte de raspuns la materialele aparute in presa centrala, care prejudiciaza in mod nejustificat imaginea institutiei;
elaboreaza documentare, in urma consultarii directiilor de specialitate si cu aprobarea conducerii I.G.P.R.;
coordoneaza redactarea declaratiilor, materialelor si interviurilor pentru presa ale Inspectorului General al Politiei Romane;
elaboreaza comunicate si alte materiale de presa, in urma consultarii directiilor de specialitate, cu aprobarea conducerii I.G.P.R.;
monitorizeaza materialele publice aparute in mass-media centrala;
asigura prelucrarea telexurilor si difuzarea informatiilor de interes public, in flux continuu, catre mass-media;
prelucreaza Sinteza presei elaborata de M.A.I si o transmite in toate unitatile teritoriale ale Politiei Romane;
coordoneaza si sprijina activitatea purtatorilor de cuvant din unitatile teritoriale aflate in responsabilitate, organizeaza convocari de specialitate cu acestia si evalueaza stadiul in care isi indeplinesc sarcinile in domeniul informarii presei;
asigura documentarea pentru conferintele de presa ale I.G.P.R.. precum si pentru factorii de conducere din Politia Romana care participa la intalnirile cu reprezentantii mass media;
asigura participarea jurnalistilor la conferintele de presa, precum si la actiuni initiate de I.G.P.R.;
intocmeste documentele de planificare a comunicarii si relatiilor publice, la nivelul I.G.P.R., pe linia informarii presei;
gestioneaza, sub directa coordonare a conducerii I.G.P.R., eventualele crize mediatice;
asigura acreditarea jurnalistilor pe langa I.G.P.R.;
elaboreaza documentare, in urma consultarii directiilor de specialitate si cu aprobarea conducerii I.G.P.R.;
desfasoara activitati de popularizare a actelor normative prin elaborarea unor materiale de presa ce au acest obiect;
primirea, inregistrarea, analizarea si documentarea solicitarilor transmise in baza Legii 544/ 2001, precum si solutionarea acestora si informarea petentului;
primirea, inregistrarea, analizarea si documentarea solicitarilor scrise sau verbale, transmise de jurnalisti, privind diverse activitati, operatiuni sau statistici ale Politiei Romane, precum si solutionarea acestora si informarea jurnalistilor;
actualizarea permanenta a site-ul Politiei Romane, www.politiaromana.ro, prin consultarea structurilor din cadrul IGPR;
organizarea si desfasurarea activitatilor de traditii si educatie, conform normelor in vigoare;
executa atributii din domeniul comunicarii interne si interinstitutionale
La nivelul Inspectoratului General al Politiei de Frontiera functioneaza, in cadrul Directiei Management Operational, Serviciul de Presa si Comunicare care include:
biroul de presa
redactia revistei "Frontiera".
In cadrul Administratiei Nationale a Penitenciarelor, functioneaza Biroul Relatii Publice si Mass-Media aflat in subordinea Directorului general. Pentru fiecare unitate din sistemul administratiei penitenciare sunt desemnati cate un purtator de cuvant.
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 1550
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
