Comunicarea interna

Comunicarea interna

Comunicarea cu angajatii joaca un rol crucial, indiferent de marimea organizatiei. Au apus de ceva timp vremurile cand o companie isi putea permite sa spuna ca angajatii sunt resursa ei nr. 1 si sa ii puna in situatia de a afla despre restructurari majore, fuziuni, schimbari in conducerea organizatiei sau lansarea unor programe si produse noi din ziare. Cred cu tarie ca cele mai multe companii nu doresc ca acest lucru sa se intample. Cu toate acestea, in ciuda numarului impresionant de moduri in care pot fi informati angajatii, ei continua sa afle noutati despre organizatie din exterior. Acesta este cel mai sigur mod de a demoraliza angajatii.

Aici intervine rolul comunicarii interne strategice. indiferent daca vorbim de o organizatie mica sau de o corporatie cu mii de angajati, acestia au dreptul sa stie ce se intampla cu organizatia, indiferent daca vestile sunt bune sau rele.

Orice plan de comunicare interna trebuie sa fie creat pornind de la strategia respectivei organizatii, de la misiunea si viziunea organizatiei, bazandu-se pe valorile acesteia.

Iata cum defineste un profesionist de relatii publice profilul strategilor din spatele tuturor companiilor cu culturi de corporatie solide si angajati fericiti: " Acestia sunt oamenii care sunt constienti de faptul ca tot ceea ce fac trebuie sa aiba un corespondent in obiectivele de afaceri ale organizatiei. Sunt oamenii care isi planifica munca si pun in practica aceste planuri. Masoara tot ceea ce fac pentru a vedea daca si-au atins obiectivele. Sunt cei care inteleg ca nu vor crea niciodata un sentiment de apartenenta la "comunitate" publicand articole tampite despre pisica nu-stiu-carui angajat. Ei sunt cei care stiu ca nu poti crea acel sentiment de apartenenta la comunitate decat construind o cultura de corporatie solida in care angajatii sa se simta apreciati si importanti. Si mai stiu ca singurul mod de a crea acest gen de cultura este prin comunicare interna strategica."

In construirea unui plan eficient de comunicare interna trebuie avut in vedere un aspect crucial in relatiile cu angajatii: ierarhia nevoilor, asa cum a definit-o Maslow este perfect aplicabila si in comunicarea interna. Astfel, angajatii nu vor fi gata sa inteleaga mesaje sofisticate decat in momentul in care nevoile lor de baza - siguranta si apartenenta la grup - nu le sunt satisfacute. Pentru a putea comunica angajatilor misiunea companiei, acestia trebuie in primul rand sa se simta o parte importanta a organizatiei, nu doar simpli angajati. In acest sens, orice plan de comunicare interna trebuie sa porneasca de la a satisface nevoia angajatilor de informatie referitoare in primul rand la viata lor in organizatie, munca lor. Modelul urmator poate reprezenta un bun ghid al etapelor ce trebuie parcurse de la a furniza informatii vitale pentru locul de munca pana la transmiterea unor informatii referitoare la directia in care se indreapta intreaga organizatie. Primele trei intrebari sunt concentrate pe individ, pe cand urmatoarele trei sunt concentrate pe echipa.

EU

In ce consta munca mea?

Cum ma descurc?

Ii pasa cuiva?

NOI

Cum ne descurcam?

Care este locul nostru (al echipei) in organizatie?

Cea de-a sasea etapa este aceea in care angajatul este intr-adevar implicat in problemele organizatiei si isi pune intrebarea:

Cum pot sa ajut?

Studii recente arata ca doar 10% din informatiile despre companie ajung la angajati prin intermediul canalelor formale de comunicare interna (buletine informative, revista angajatilor, aviziere de informare, etc.). Restul de 90% sunt informatii culese de angajati din surse informale (comportamentul conducerii companiei si actiunile companiei). Comunicarea formala este ceea ce compania SPUNE angajatilor, iar comunicarea informala este ceea ce compania FACE pentru a sustine cele spuse. De exemplu, daca o companie spune angajatilor ca doreste sa imbunatateasca serviciul oferit clientilor, compania trebuie in acelasi timp sa puna la dispozitia angajatilor instruire, proceduri, sisteme, masuri, recompense si recunoastere care sa sustina acest comportament din partea angajatilor. Cu alte cuvinte,    comunicarea formala si informala trebuie sa fie coerente pentru a avea succes - angajatii trebuie sa vada actiuni viabile menite sa sustina schimbarea de comportament pe care o cere organizatia.

Comunicarea interna nu este doar responsabilitatea departamentului de relatii publice. Pentru ca un plan de comunicare interna sa aiba sorti de izbanda resursele umane, presedintele si consiliul executiv al companiei precum si middle-managementul trebuie implicat in diversele etape de comunicare. Totul incepe insa de la varf. Comunicarea catre angajati trebuie sa inceapa cu clarificarea misiunii organizatiei, clarificare care trebuie sa porneasca de la conducerea companiei.

O data clarificat acest aspect, poate incepe procesul de planificare a comunicarii. Aici trebuie avut in vedere faptul ca pentru a da credibilitate si forta mesajului, conducerea companiei trebuie sa devina foarte "vizibila" si sa fie cea care livreaza mesajul catre angajati.

Cu toate acestea, credibilitatea oferita de conducere nu este suficienta. Mesajul venit de la conducerea companiei nu va prinde radacini daca supervizorii directi ai angajatilor nu sunt capabili sa le transmita acelasi mesaj si sa se comporte in conformitate cu acest mesaj.

Vehiculele prin care se face comunicarea vor fi intotdeauna alese in functie de public si de scopul urmarit. Cel mai eficient mod de a face ca un mesaj sa ajunga la angajati si sa prinda radacini in mintea lor este sa folosesti un mix de canale de comunicare cum ar fi Intranet-ul, brosurile, buletinele informative (tiparite sau electronice), manualele, mapele de prezentare, sedintele cu angajatii, forumurile de discutii si nu in ultimul rand intalnirile fata in fata. In zilele noastre, in mijlocul unui mediu invadat practic de canale de comunicare, nu este suficient sa transmiti un mesaj o singura data printr-un canal. Marea ironie a societatii informationale in care traim este ca desi avem la dispozitie canale de comunicare in timp real precum e-mailul, descoperim ca datorita numarului coplesitor de mesaje mult prea des angajatii sterg e-mailurile fara sa le citeasca. Cheia este sa reiterezi mesajul prin mai multe canale. Daca, de exemplu transmiti, un mesaj printr-o combinatie de canale scrise, electronice si prin intalniri fata in fata, poti fi sigur ca intr-un fel sau altul angajatii au fost expusi mesajului cel putin o data.