AUDIT SI CONTROL BANCAR

MIJLOACE DE CONTROL INTERN

Mijloacele cu ajutorul carora se pot atinge obiectivele de catre dispozitivul de control sunt:

A)    MANUALUL GESTIONAR DE PROCEDURI

-el raspunde necesitatilor de formalizare a controlului intern si este modalitatea de asigurarea omogenizarii si formalizarii operatiunilor efectuate zilnic de catre banca.

Specialitatile si riscurile activitatii bancare fac obligatorie existenta manualului

operational de proceduri, desi in prectica numeroase banci nu poseda inca un ansamblu de proceduri coerente si complete deoarece: costul este ridicat pt. concepere redactare desfasurare si mentinere la zi a unui astfel de manual, teama ca manualul ar determina rigidizarea si ingreunarea activitatii bancare.

Un manual bun are urmatoarele consecinte:

asigura transparenta etapelor succesive de tratare a operatiilor

facilitati de rotatii de personal, care constitue o sursa de imbogatire personala si securitate pt. banca

Realizarea manualului operational de proceduri este prilej de analiza a practicilor bancare si modificarea acestora in spiritul ameliorarii productiei , controlului intern , ..... serviciilor, o ocazie pt. banca de a-si fixa obiective in materie de control si testarea operatiunilor bancare.

Caracteristicile unui manual operational de proceduri sunt:

punerea in aplicatie a obiectivelor fixate

este clar , precis si complet in ceea ce priveste continutul , adica nu trebuie sa se rezume la prezentarea principiilor generale sau descrierea partiala a modalitatoode tratare a oparatiilor , ci trebuie sa se exprime clar ce organizare se aplica pt. tratarea fiecarui tip de operatie , care sunt etapele succesive si logice in tratarea operatiilor, cum se face arhivarea lor, care sunt responsabilitatile fiecarui proces in tratare , modalitatile de control si autocontrol si mijloacele de a se asigura ca acestea au fost realizate.

Se afla la dispozitia efectiva a utilizatorilor prin asigurarea unei pregatiri si informari suficiente atat in momentul editarii acestuia si la fiecare actualizare.

Este aplicat cu rigurozitate deoarece acestea reprezinta o investitie grea pt. banca concretizata in timp pt. concepere si redactare precum si-n bani pt. editareplata firmelor de consultanta in materie, iar pt. ca aceasta investitie sa fie rentabila trebuie ca manualul sa fie operational si sa se aplice cu strictete.

In contrapartida acestei obligativitati trebuie sa se asigure actualizarea permanenta a manualului si sa se organizeze si controleze un sistem de derogari care sa permita gestionarea tuturor situatilor exceptionale cu care banca se confrunta.

EXP. o mica unitate descentralizata (agentie) ar fi nerealist sa se impuna principiul separari functiilor de autorizare, executare, control.

Derogarea ce se va acorda de conducerea bancii trebuie sa precizeze urmatoarele:

-partea din procedura pt. care s-a acordat derogarea

-motivele ----- ----- -------

-durata----- ----- ----- ----- ----

trebuie sa fie actualizat in mod constant

In functie de schimbari facute de factorii exteriori( reglementari, tehnici si practici bancare ) cat si factori interni ( reorganizarea activitatii bancare , activitati si produse noi, noi aplicatii informatice) este necesara infiintarea in cadrul bancii la nivelul directiei de organizare a unui serviciu de intretinerea manualului , serviciu cu urmatoarele responsabilitati:

-centralizarea tuturor procedurilor bancilor in manuale

-aducerea la .................. a continutului

-redactarea procedurilor pt. noile operatiuni

-pregatirea utilizatorilor si asistarea lor

-gestionarea sistemului de derogari in colaborare cu directia de audit si control

-supravegherea aplicarii procedurilor in colaborarea cu auditorii interni si externi

B)   STRICTA SEPARARE A SARCINILOR

-este principiul de baza si are la baza urmatoarele etape:

1)autorizarea - presupune intocmirea a urmatoarelor liste:

1.a) una de operatii- din recensamantul operatiilor pe liste/servicii din banca: casierie , operatii din ghiseu, credite, decontari interne si externe, contabilitate, informatica, operatii de trezorerie , operatii pe piata de capital

.b)lista de persoane poate fi calculata de la lista de imputernicire data de consiliul de administratie sau persoanele autorizate ce figureaza in culegerea de semnaturi autorizate de banca.

Pt. bancile mari listele de persoane autorizate pot fi insuficiente deoarece:

-nr. de operatii tratate sunt atat de mari incat listele de semnaturi din culegere sunt insuficiente pt. a viza masa de documente

-lista reprezinta abilitatea unei persoane de a autoriza numai operatii si anumite persoane subordonate

In sistemul informationist sistemul de abilitare este bazate pe coduri confidentiale atribuite anumitor persoane sau terminale PC, coduri pe baza carora respectivele persoane pot efectua un anumit tip de operatie.

2)executarea - cuprinde realizarea efectiva a operatiilor , tratarea administrativo-tehnica a operatiei , inregistrarea operatiilor in contabilitate

In sistemul informatizat cele 3 etape sunt automatozate

3)controlul - are drept scop asigurarea ca operatiile sunt automatizate de o persoana abilitata sa faca acest lucru si ca acestea au fost tratate corect.

Mijloace de realizare a controlului sunt variate si depind de organizarea interna a fiecarei banci si-n special de gradul de informatizare a acestuia.

In prezent sunt folosite urmatoarele sisteme:

control in sistem clasic- unde operatiile sunt tratate in mod manual si duc la generarea unor documente contabile grupate pe categorii care sunt introduse intensiv in sistemul contabil de catre un personal specializat.

Procedura de tratare poate ....... Astfel:

-autorizarea oparatiei de o persoana abilitata

-realizarea ----- ----- ------------

-pregatirea documentului contabil

-inregistrarea in sistemul contabil a bancii

-tratarea informatica si editarea situatiilor

-controlul situatiilor rezultate

• control in sistemul tranzactional - fiecare operatie este introdusa de la un terminal iar inregistrariile contabile se genereaza automat. Rezulta ca accesul la conturi este strict limitat cu exceptia anumitor inregistrari care se introduc manual. Controlul este mai simplu pt. ca-n general sistemele informatice prevad o serie de garantii de securitate bazate pe coduri secrete de acces cunoscute numai de persoane abilitate sa efectueze o anumita tranzactie.
• control a .... -- nu exclude erorile de introducere, de sistem sau manipularile valutare / intravalutare intre momentul controlul documentele contabile si momentul introducerii lor in sistem .Controlul priveste: erorile detectate de sistem, orice SIC este prevazut cu o serie de controale logice ca : nr. cont, data valutei , iar in caz de eroare sistemul directioneaza operatii ( cont de asteptare si perioada ) formeaza o lista a anomaliilor. Aceste anomalii trebuie reciclate pe baza unui proceduri speciale ce prevede :

regularizarea operatiei

controlul si vizarea regularizarilor de persoana abilitata

justificarea zilnica a contului de asteptare , soldarea zilnica a acestuia

Este greu de vazut in functie de gradul de fiabilitate al sistemului de cont intern sau de riscuri specifice pe care le comporta anumite operatii, solutii de detectare a erorilor:

controlul fiecarei introduceri in raport de documente de baza

incerderea in sistemul de control, inainte de controlurile prin sondaj

editarea unei liste cu operatii aparent anormale sau cu risc.

Alegerea modalitatii de control este treaba cea mai delicata, depinzand de o serie de factori:

SIC , riscurile si complexitatea operatiei, competenta personalului, costul controalelor, fiabilitatea procedurilor, obiectivele de control.

Principalele modalitati de control sunt:

• controlul trebuie sa fie unic . Multitudinea de controale determina o stare de confort moral, rezultate din pasarea responsabilitatiilor pt. repararea greselilor de la un control la altul.
• Controlul trebuie sa fie tinta - trebuie sa fie situat intr-o anumita etapa a tratarii operatiei astfel incat sa permita verificarea.
• Controlul trebuie sa fie real si nu formal printr-o responsabilitate sau putere din partea conducerii bancii si structurii de audit intern
• Costurile controalelor trebuie sa fie avute in vedere prin compararea lor permanenta cu riscurile care se pot produce in caz de neefectuare a controlului

4)sistemul de informatii si control de gestiune permanent

Controlul bancii este construit pe o baza in care exista descentralizare si ..... De competenta ceea ce imploca atat datoria de control cat si cat si cea de a superviza.

Acest sistem poate avea urmatoarele forme:

a te asigura permanent de nivelul de pregatire si calificare al personalului

-/-/-/-/-/-/-/ ca se efectueaza regulat controalele prevazute de proceduri

a efectua controale prin sondaj

a evalua regulat statisticile de activitati, de regularizarea planurilor si bugetelor

pastrarea unui control in ceea ce priveste deciziile importante