Auditul public intern - Conceptul de audit intern

Auditul public intern

1.1.Conceptul de audit intern

Termenul de audit provine din limba latina, de la cuvantul auditare, care are semnificatia "a asculta", dar despre audit se vorbeste de pe vremea asirienilor, egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau a lui Eduard I al Angliei. Activitatile de audit s-au realizat in decursul timpului si in Romania, dar purtau alte denumiri.

Toate entitatile au inceput sa-si organizeze propriile compartimente de audit intern, in special pentru reducerea cheltuielilor, prin preluarea efectuarii lucrarilor pregatitoare din interiorul entitatii, iar pentru realizarea activitatii de certificare au apelat in continuare la cabinete de audit extern, care aveau dreptul la o supervizare a activitatilor entitatilor. Pentru a se distinge intre auditorii cabinetelor de audit extern si cei ai organizatiei supuse auditului, primii au fost numiti auditori externi, iar cei din urma au fost numiti auditori interni, deoarece faceau parte din entitate.

Rolul si necesitatea auditorilor interni au crescut continuu si au fost unanim acceptate, motiv pentru care acestia au simtit nevoia de a se organiza si de a-si standardiza activitatile practice. Astfel, in anul 1941 s-a creat in Orlando, Florida, SUA, Institutul Auditorilor Interni - IIA, care a fost recunoscut international. Ulterior a aderat Marea Britanie, iar in 1951, Suedia, Norvegia, Danemarca si alte state. In prezent la acest institut s-au afiliat peste 90 de institutii nationale ale auditorilor interni si membri din peste 120 de tari, in urma obtinerii calitatii de CIA - auditor intern certificat, acordate de IIA pe baza unor examene profesionale.

Functia de audit intern s-a instituit in Anglia si Franta la inceputul anilor '60, fiind puternic marcata de originile sale de control financia - contabil. Abia dupa anii functia de audit intern incepe sa se contureze in activitatea entitatilor, iar evolutia ei continua si in prezent.

In Romania auditul intern a fost adoptat ca un termen la moda in domeniul controlului financiar, insa cu timpul s-a reusit decantarea conceptelor de control intern si audit intern. In prezent exista o problema cu intelegerea sistemului de control intern, care, fiind obiect al auditului intern, inglobeaza toate activitatile de control intern realizate in interiorul unei entitati si riscurile asociate acestora.

La inceputul mileniului al treilea SUA au fost zguduite de cateva scandaluri financiare de proportii, respectiv de fraudele fiscale ale firmelor WORLD COM si ENRON, la care auditul intern si consultanta manageriala s-au efectuat in ultimii zece ani de catre firma de audit si consultanta ARTHUR ANDERSEN si care au condus la disparitia acesteia de pe piata si la elaborarea Amendamentului Sarbanes & Oxley in Congresul SUA, care printre altele prevede:

- separarea activitatii de consultanta de cea de audit, deoarece nu putem oferi consultanta si apoi sa venim sa auditam;

- controlul intern este responsabilitatea managerului, care trebuie sa se ocupe de organizarea lui si de actualizarea sistematica a acesteia pe baza analizei riscurilor;

- managerul, eventual, poate sa apeleze la auditul extern pentru a-l sprijini in organizarea sistemului de control intern;

- auditorul intern realizeaza numai evaluarea controlului intern pe baza evaluarii analizei riscurilor asociate.

Din 1999, in economia romaneasca este introdus prin lege auditul intern pentru entitatile publice. Aceasta premisa absoluta a produs multe dezbateri de idei, multe reorganizari ale controlului si separarea acestuia de audit.

Functia de audit intern a cunoscut transformari succesive pana la stabilizarea efinirii conceptului. Aceste abordari pogresive au scos in evidenta o serie de elemente, care trebuie retinute pentru conturarea cadrului in care se inscrie auditul intern.

Din analiza evolutiei functiei auditului intern pana in prezent putem aprecia urmatoarele elemente de implicare in viata entitatii auditate.

1.2.Conceptul de audit extern

Astfel, auditul extern independent presupune existenta auditorului financiar extern, ca profesionist independent calificat, care examineaza si certifica sinceritatea documentelor

financiar-contabile, a situatiilor financiare anuale.

Auditorul financiar extern:

. actioneaza in perfecta independenta in vederea certificarii situatiilor financiare

anuale ale entitatii economice (clientului);

. nu este functionar al entitatii economice. Actele sale nu sunt supuse controlului

managementului entitatii economice;

. are responsabilitatea limitata la expresia avizului sau asupra documentelor financiar contabile pe care le examineaza. Documentele financiar-contabile raman fapta

managementului entitatii economice (clientului), care are obligatia: sa adopte politici contabile corespunzatoare; sa organizeze un sistem contabil suficient si eficient pentru

protejarea activelor; sa elaboreze un sistem de control intern care sa contribuie la asigurarea

intocmirii satisfacatoare a documentelor financiar-contabile. In consecinta sinceritatea

informatiilor prezentate in cadrul documentelor financiar-contabile face parte integranta si

fara restrictii din responsabilitatea managementului entitatii economice;

. examineaza documentele financiar-contabile in acord cu normele (standardele)

general acceptate si include toate procedurile considerate necesare. Sunt norme generale:

executarea examenului de auditor care poseda pregatire tehnica temeinica si o experienta

profesionala deosebita; completa independenta de gandire a auditorului in toate problemele

misiunii; mentinerea grijii profesionale necesare in cursul pregatirii si realizarii auditului;

. analizeaza informatiile din documentele financiar-contabile prin sondaj. In

consecinta, constatarile sale nu reflecta o certitudine absoluta. Expresia de opinie asupra

documentelor financiar-contabile este limita pana la care poate sa avanseze auditorul

extern. Cand exprima opinia asupra situatiilor financiare, auditorul independent indica daca

informatiile cuprinse de acestea sunt de o maniera satisfacatoare, in conformitate cu

principiile contabile general acceptate;

. prezinta opinia rezultata in urma examinarii documentelor financiar-contabile sub

forma unui document scris numit raport. Raportul constituie certificatul ca situatiile

financiare sunt corecte. Certificarea este numai o expresie de opinie si nu o garantie

absoluta

1.3.Rolul si contributia auditului intern

ASIGURA

o       ALERTEAZA

CONSILIAZA

AJUTA

o       STABILESTE ACTIUNI

OBTINE REZULTATE

Ofera ASIGURARE cu privire la caracterul adecvat, aplicabilitatea si eficacitatea procedurilor de control, management al riscurilor si conducere.

ALERTEAZA conducerea cu privire la puncte slabe semnificative ale controlului care este posibil sa fi condus la erori materiale, pierderi, risipa, daune sau alte rezultate nedorite si la neatingerea nivelului dorit de performanta.

CONSILIAZA conducerea si personalul cu privire la imbunatatiri ale controlului si, dupa caz, ale performantelor.

AJUTA intr-o masura limitata la solutionarea problemelor, imbunatatirea controalelor si efectuarea schimbarii

STABILESTE ACTIUNI si modalitati de a merge mai departe

OBTINE REZULTATE convingandu-i pe altii.

2.1 Aspecte ale auditului intern utile auditului extern

Intrucat unele dintre mijloacele de realizare a obiectivelor corespunzatoare auditului

intern si auditului extern sunt adesea similare, anumite aspecte ale auditului intern pot fi

utile in determinarea naturii, duratei si intinderii procedurilor de audit extern, avandu-se in vedere urmatoarele relatii:

Auditul (auditorul) intern:

are un rol stabilit de management si obiective care difera de cele ale auditului

extern si care variaza in functie de cerintele managementului

este parte componenta a entitatii. Indiferent de gradul de autonomie si obiectivitatea

auditului intern, acesta nu poate sa atinga acelasi grad de independenta precum cel

solicitat auditorului extern atunci cand exprima o opinie asupra situatiilor financiare

Autitul(auditorul) extern:

1. are menirea de a raporta independenta asupra situatiilor financiare si este

preocupat in special sa stabileasca daca situatiile financiare nu contin denaturari semnificative

2. detine responsabilitatea unica pentru opinia de audit exprimata si aceasta

responsabilitate nu este diminuata in niciunfel de folosirea auditului intern. Toate rationamentele referitoare la auditarea situatiilor financiare sunt acelea care apartin auditorului extern.

Atunci cand auditorii externi iau in considerare rezultatele activitatii auditului intern aplica proceduri de audit doar activitatilor de audit intern care sunt relevante in procesul de auditare a situatiilor financiare.

Regulile si recomandarile prevazute de standarde cu privire la luarea in considerare a activitatilor de audit intern nu includ situatiile in care persoanele din departamentele de audit intern ofera asistenta auditorilor externi in efectuarea procedurilor de audit extern.

Auditorul extern ia in considerare activitatile specifice auditului intern si efectele

acestora, daca exista asupra procedurilor de audit intern.

Auditul intern inseamna o activitate de evaluare in cadrul unei entitati, activitate care reprezinta un serviciu efectuat in favoarea entitatii. Funcrtiile sale includ, printre altele, monitorizarea controlului intern.

Anumite parti ale activitatii de audit intern pot fi utile auditorului extern, care are

responsabilitatea exclusiva pentru:

- opinia de audit exprimata;

- determinarea naturii, duratei si gradului de cuprindere a procedurilor de audit

extern

Regulile si recomandarile prevazute de standarde cu privire la luarea in considerare de

catre auditorul extern a activitaŃilor de audit intern relevante pentru auditarea situatiilor

financiare au in vedere aspecte cum sunt:

sfera si obiectivele auditului intern;

relatia dintre auditul intern si auditul extern;

intelegerea si evaluarea preliminara a auditului intern;

momentul colaborarii si coordonarea;

evaluarea activitatii de audit intern.

2.2.Metodologia de derulare a misiunii de audit intern

Pentru stabilirea misiunii de audit intern care urmeaza a se desfasura se analizeaza planul anual al compartimentului de audit intern, unde pentru fiecare misiune sunt prezentate urmatoarele elemente: domeniul de auditat, obiectivele, activitatile care urmeaza sa fie evaluate pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusa auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii si numarul de auditori.

In practica, in mod optional, se poate intocmi o informare - cadru privind misiunea de audit intern care urmeaza a se desfasura cu scopul de a informa propria conducere despre perioada in care se va derula misiunea, obiectivele si auditorii interni implicati si obtinerea aprobarii acesteia pentru inceperea misiunii.

Activitatea de desfasurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasa si de aceea si in informare-cadru trebuie sa se mentioneze:

entitatea publica care va fi auditata;

cadrul legal in baza caruia se va efectua misiunea;

perioada supusa auditarii;

perioada alocata desfasurarii misiunii;

planificarea misiunii, avand ca scop alocarea timpului si a auditorilor care vor efectua activitatile preliminare si presupunand:

prelucrarea informatiilor;

analiza riscurilor asociate si interventia la fata locului;

intocmirea documentelor preliminare;

elaborarea documentelor finale;

activitatile care urmeaza a fi auditate;

instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate;

concluzii - prin care fac recomandari in vederea indeplinirii misiunii, cum ar fi de exemplu, respectarea termenelor planificare.

Pe baza informarii - cadru aprobate se procedeaza la intocmirea si transmiterea, cu 15 zile inaintea inceperii misiunii de audit intern, a notificarii privind declansarea misiunii de audit intern. Scopul notificarii este acela ca entitatea publica care urmeaza a fi auditata sa fie instiintata asupra misiunii si principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, duratei misiunii, interventiilor la fata locului si eventual sa furnizeze informatiile necesare, materialele care sa solicita prin acesta si, daca este cazul si exista motive intemeiate, sa obtina amanare.

In practica, pe langa misiunile de audit intern, planificate, pot, in mod exceptional, sa fie realizate si misiuni ad-hoc.

Misiunile ad-hoc se desfasoara conform procedurilor prevazute in norme, insa termenul de notificare poate fi redus, dat nu mai putin de trei zile calendaristice.

Specific realizarii misiunilor de audit intern este faptul ca, in etapa de pregatire, notificarea se inainteaza de catre structura de audit intern entitatii publice auditate, insotita de carta auditorului intern, comunicandu-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de audit.

Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit intern ale fiecarei entitati, asa cum rezulta din schema urmatoare:

Etapa I: Pregatirea misiunii de audit

Proceduri: 1. Initierea auditului

Documente:- ordinul de serviciu

- declaratia de independenta

- notificarea pv. declansarea misiunii

2. Colectarea si prelucrarea informatiilor

- lista centralizatoare a obiectelor auditabile

3. Analiza riscurilor

- tabelul "puncte tari si puncte slabe"

4. Elaborarea programului de AI

- programul de audit

- programul preliminar al interventiilor la fata

locului

5. Sedinta de deschidere

- minuta sedintei de deschidere

Etapa II: Interventia la fata locului

1. Colectarea dovezilor

- lista de verificare

- teste

- fisa de identificare si analiza a problemelor

2. Constatarea si raportarea iregularitatilor

- formular de constatare si raportare a

iregularitatilor

3.Revizuirea documentelor de lucru

- nota centralizatoare a documentelor de lucru

4. Sedinta de inchidere

- minuta sedintei de inchidere

Etapa III: Raportul de audit

1. Elaborarea proiectului de raport de AI

- proiect de raport

2. Transmiterea proiectului de raport de AI

3. Reuniune de conciliere

- minuta reuniunii de conciliere

4. Raportul final

- raportul final

5. Difuzarea Raportului de AI

Etapa IV: Urmarirea recomandarilor

1. Urmarirea recomandarilor

- fisa de urmarire a recomandarilor

2. Supervizarea

- lista de supervizare a documentelor

Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin intocmirea si transmiterea ordinului de serviciu echipei de auditori interni. Rolul acestui document este de a repartiza sarcinile pe auditori pentru ca acestia sa poata demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se intocmeste de catre coordonatorul acesteia pe baza planului de audit intern si a informarii-cadru privind efectuarea misiunii de audit intern.

Asigurarea independentei auditorilor fata de entitatile publice auditate se realizeaza prin intocmirea declaratiei de independenta, al carei scop este verificare incompatibilitatilor personale ale auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate. Astfel un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilitati personale, decat daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului structurii de audit intern.

2.3.Contraventii si sanctiuni Constituie contraventii si se sanctioneaza cu amenda urmatoarele fapte:
a) incalcarea obligatiei de a institui la nivelul entitatii publice structuri organizatorice functionale de audit public intern, conform prevederilor art. 9;
b) incalcarea obligatiei de a elabora norme de audit public intern specifice entitatii publice, precum si neprezentarea lor spre avizare, potrivit prevederilor art. 11 lit. a);
c) incalcarea obligatiei de a elabora proiectul planului de audit public intern, conform prevederilor art. 11 lit. b);
d) refuzul personalului de executie sau de conducere, implicat in activitatea auditata, de a prezenta documentele solicitate cu ocazia efectuarii misiunilor de audit public intern, in conformitate cu prevederile art. 16 alin. (4);
e) nerespectarea prevederilor referitoare la numirea/destituirea conducatorului compartimentului de audit public intern, respectiv la numirea/revocarea auditorilor interni, in conformitate cu prevederile art. 10 alin. (2), respectiv ale art. 18 alin. (2).
Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac astfel:
a) de catre reprezentantii imputerniciti din cadrul UCAAPI, in limitele sale de competenta, pentru contraventiile prevazute la art. 21;
b) de catre reprezentantii imputerniciti ai organului ierarhic superior, la nivelul entitatii publice subordonate, pentru contraventiile prevazute la art. 21 lit. a), c) si e);
c) de catre reprezentantii imputerniciti de conducatorul entitatii publice, pentru contraventiile prevazute la art. 21 lit. d).
Contraventiilor prevazute la art. 21 le sunt aplicabile dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata si modificata prin Legea nr. 180/2002.