ABORDAREA SISTEMICA A INTREPRINDERII

ABORDAREA SISTEMICA A INTREPRINDERII

1. Notiuni generale cu privire la sistem
Notiunea de sistem este una dintre cele mai cuprinzatoare idei ale gandirii umane. Poate tocmai de aceea teoria generala a sistemelor nu a reusit inca sa dea o formulare unanim recunoscuta acestui concept.
Sistemul poate fi definit ca un grup de elemente intre care se stabileste un ansamblu de relatii. Se poate spune deci ca structura sistemului este data atat de numarul elementelor ce formeaza sistemul, cat si de conexiunile respectiv relatiile dintre acestea. Elementele sunt partile considerate ca fiind cele mai simple si care nu se mai analizeaza sau detaliaza pentru ca nu mai este necesar sau posibil. In general sunt reprezentate de indivizi, obiecte sau alte unitati.
Alegerea elementelor ce compun sistemul depinde de optica sub care urmeaza sa fie analizat si de intentiile analistului care va trebui sa defineasca granitele sistemului pe care si-l propune spre studiu.
Elementele sistemului prezinta caracteristici sau stari susceptibile adesea de a suferi transformari in timp.
Starea unui element este identificata prin intermediul unui atribut sau variabila de stare. Relatiile sau conexiunile dintr-un sistem apar ca urmare a faptului ca acesta din urma nu include decat elemente care au legatura intre ele. Relatiile intre elemente pot fi secventiale, reciproce si polare.
La un moment dat starea unui sistem este identificata cu ajutorul ansamblului starilor elementelor sale, dar aceste stari se pot transforma din diverse ratiuni, exprimand astfel functionarea sistemului.
Un sistem poate fi deschis sau inchis in functie de intensitatea relatiilor pe care le intretine cu alte sisteme care ii sunt exterioare.
Astfel sistemele inchise nu au nici o relatie iar sistemele deshise sufera influenta sau influenteaza alte sisteme cu care sunt in relatie si care constituie mediul lor.
Un sistem comunica cu mediul sau prin intermediul variabilelor de intrare sau de iesire.
Anumite intrari pot fi considerate ca perturbatii care modifica starea unor elemente ale sistemului.
Categoria elementelor de intrare care poate modifica starea unui sistem influentand functionarea sa in scopul atingerii unui obiectiv fixat se numeste comanda sistemului.
Sistemul comandat este compus dintr-un centru de comanda numit substistemul conducator si dintr-un subsistem comandat numir condus.
O forma particulara de comanda a unui sistem o reprezinta reglarea care pentru un centru de comanda inseamna a proceda astfel incat functionarea unui subsistem comandat sa conduca spre o anumita stare voita, adica la atingerea obiectivelor fixate.
Un sistem poate fi descompus in subsisteme atat pe verticala cat si pe orizontala sistemului.
Pe verticala, sistemul poate fi descompus in subsisteme pe diferite nivele cuplate cu ajutorul unui centru de comanda. Pe orizontala, un sistem poate fi adesea descompus in subsisteme specializate intr-o functie precisa. In acest caz pentru centrul de comanda de nivel superior ca si pentru celelalte subsisteme componente se pune problema coordonarii.
Subsistemele paralele trebuie sa aiba obiective a caror realizare sa permita atingerea obiectivelor centrului de comanda de nivel superior.
Functionarea ansamblului subsistemelor trebuie sa se faca prin evitarea oricaror conflicte ce ar putea sa apara.



2. Aplicarea notiunii de sistem la intreprindere
a) Intreprinderea - sistem compus din elemente diferite
Privita ca sistem economic, intreprinderea cuprinde urmatoarele elemente:
- personalul, caracterizat prin diverse variabile de stare cum sunt: sexul, varsta, calificarea, functia;
- mijloacele materiale si anume masini, utilaje, instalatii pentru care bilantul contabil retine doua variabile de stare: valoarea si categoria de imobilizare. Alte variabile de stare se pot referi la natura echipamentului, puterea instalata sau capacitatea de productie;
- drepturile, obligatiile si mijloacele financiare ale intreprinderii care sunt cuprinse in bilant sub forma valorica si se refera la dreptul de proprietate asupra altor intreprinderi sub forma actiunilor detinute, a creantelor si a lichiditatilor in banca sau in casa;
- materiile prime, produsele finite, semifabricatele sau in curs de fabricatie care se gasesc in bilant sub denumirea de valori de exploatatie.
In intreprindere pot fi identificate si alte elemente reprezentate ca entitati: brevetele de fabricate, ansamblul cunostintelor etnice si stiintifice ale membrilor intreprinderii, informatiile.

2. Functionarea intreprinderii ca sistem
Ca orice sistem, intreprinderea functioneaza atunci cand are loc transformarea elementelor sale.
O transformare este cunoscuta sub numele de productie.
Pentru a se realiza transformarea productiva, intreprinzatorul reuneste factorii de productie achizitionati din exteriorul intreprinderii si combina rational acesti factori in proportii care depind de tehnicile puse in aplicare sau de obiectivele vizate.
Productia care este rezultatul acestei combinatii se prezinta sub forma de bunuri materiale sau servicii.
Transformarea productiva este de fapt ceea ce se numeste proces de productie.
Generalizand, se poate spune ca aceasta reprezinta totalitatea activitatilor desfasurate cu ajutorul mijloacelor de munca si a proceselor naturale care au loc in legatura cu transformarea obiectelor muncii in produse finite.
Procesul de productie cuprinde doua laturi distincte:
1. procesul tehnologic,
2. procesul de munca.
Procesul tehnologic reprezinta transformarea directa, cantitativa si calitativa a obiectelor muncii prin modificarea formelor, dimensiunilor, compozitiei chimice sau structurii interne si dispozitiei spatiale a acestora.
Procesul de munca reprezinta activitatea executantului in sfera productiei sau indeplinirea unei functii in sfera neproductiva.
Transformarile succesive ce au loc in cadrul unui proces de productie si care se repeta identic pentru fiecare obiect al muncii respectiv produs sau lot de produse formeaza un ciclu de productie.
Caracteristica de baza a ciclului de productie este durata sa, adica timpul calendaristic in decursul caruia obiectele muncii trec succesiv printr-un anumit numar de procese partiale de fabricatie, considerand acest timp din momentul intrarii lor in I stadiu de productie si pana la obtinerea productiei finite.
Durata unui ciclu de productie este influentata de diversi factori.
O alta transformare a lementelor din cadrul sistemului intreprinderii are loc in cadrul distributiei.
Intreprinderea produce bunuri si servicii pe care le poate vinde direct pe piata si incasand imediat contravaloarea lor in acest caz dispunand de lichiditati sau le vinde pe credit, situatie in care va poseda creante.
Ansamblul de transformari ale elementelor intreprinderii ce au loc in cadrul productiei si distributiei formeaza ciclul de exploatatie al intreprinderii.


3. Intreprinderea, sistem organizat
In definirea organizarii intreprinderii trebuie sa pornim de la ceea ce inseamna in general organizarea si anume descompunerea unui fenomen, proces sau obiect in elementele sale cele mai simple si analiza acestora in scopul recompunerii lor sun un efect de sinteza bine determinat.
Se poate spune ca intreprinderea devine un sistem organizat prin descompunerea ei in elementele componente, analiza acestora cu scopul recompunerii lor dupa anumite criterii tehnice, economice si de personal avand ca obiect realizarea a ceea ce se propune.
In cadrul unei intreprinderi poate fi identificat un ansamblu de activitati de baza: aprovizionarea, productia, vanzarea, transportul, finantele si evidenta contabila.
La randul lor, fiecare dintre aceste activitati pot fi descompuse intr-un anumit numar de operatii sau atributii care trebuie coordonate intre ele intr-un mod cat mai eficient. Pentru aceasta operatiunile se descompun in sarcini elementare la care trebuie urmarita o corelare deplina.
In administrarea intreprinderii, activitatile de baza, cum ar fi productia, vanzarea, aprovizionarea, coincid cu ceea ce reprezinta functiunile acesteia. Pentru prima data problema functiunilor intreprinderii a fost abordata de francezul Henri Fayol dar, indiferent de modul de impartire a ansamblului intreprinderii pe functiuni, activitati, atributii sau sarcini, toate acestea se regasesc intr-o forma sau alta in celulele organizatorice ce se integreaza unele in altele.
Cea mai mica dintre acestea este postul care cuprinde totalitatea obiectelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor desemnate pe anumite perioade fiecarui component al intreprinderii.
Factorul de generalizare a posturilor il reprezinta functia. De exemplu, functiei de sef de serviciu ii corespunde un numar cuprins intre 5-15 posturi.
Intr-o intreprindere, atat posturile cat si functiile pot fi de conducere sau de executie.
Prin agregarea unor posturi si functii cu un continut similar si/sau complementar rezulta compartimentul. Acesta este alcatuit dintr-un grup de persoane ce exercita activitati sub o autoritate unica. Aceste activitati pot fi o parte din elementele unei functiuni a intreprinderii, pot acoperi in totalitate o functiune sau chiar mai multe functiuni.
Crearea unui compartiment in cadrul unei intreprinderi depinde de importanta functiunii pentru acea intreprindere. Multitudinea compartimentelor intreprinderii poate fi clasificata dupa mai multe criterii:
a) importanta ierarhica: directia, serviciul, biroul, sectia sau atelierul;
b) activitatile specifice indeplinite: compartimente de aprovizionare, vanzari, persoane, contabilitate;
c) modul de participare la actiune: compartimentul de conducere, de executie;
d) modul de exercitare a autoritatii: compartimente ierarhice sau functionale.
Ansamblul persoanelor si compartimentelor aflate sub autoritatea directa a unui conducator, adica in relatie directa cu acesta se numeste pondere ierarhica sau norma de conducere.
Ponderea ierarhica poate fi restransa in cazul unui numar mic de subordonati sau largita in situatia contrara.
Avantajele ponderii ierarhice restranse constau in cunoasterea si coordonarea mai buna a subordonatilor si in mai buna eficacitate a activitatii compartimentului. Prezinta si inconvenientul ca duce la cresterea numarului de niveluri ierarhice si de aici pot apare dificultati de comunicare.
O pondere ierarhica largita prezinta avantajul unei participari mai largi la realizarea sarcinilor compartimentului si o mai mare flexibilitate la schimbare.
Inconvenientul consta in dificultatea controlului din partea sefului datorita numarului mare de relatii pe care le intretine cu subordonatii.
Problema organizarii generale a intreprinderii are in vedere gruparea activitatii acesteia dupa diferite criterii, si anume: in cadrul intreprinderii mici patronul poate sa-si asume singur ansamblul functiunilor generate de specificul activitatii. Odata cu cresterea marimii intreprinderii creste si numarul operatiunilor care devin complexe, astfel incat nu pot fi asumate de catre aceeasi persoana, fiind necesara regruparea lor pentru a putea fi date spre indeplinire unor alte persoane.


4. Intreprinderea - sistem condus
Conducerea intreprinderii inseamna, de fapt, luarea de decizii, directia generala reprezentand centrul de comanda ce priveste intreprinderea in mod global si care isi asuma intreaga responsabilitate pentru aceasta.
Ea este alcatuita dintr-un anumit numar de persoane in functie de marimea intreprinderii. In cadrul directiei generale sunt inclusi in primul rand conducatorii plasati la nivelul ierarhic cel mai inalt care indeplinesc si functia de administratori.
In cazul in care directia generala a intreprinderii este formata din mai multe persoane, deciziile in acest caz sunt considerate ca se iau in numele acestui grup.
Principalele atributii ale directiei generale a intreprinderii sunt:
a) Elaborarea strategiei intreprinderii - presupune observarea mediului intreprinderii, in mod deosebit a sectoarelor de activitate in care se integreaza sau in care ar dori sa se integreze intreprinderea
' detectarea nevoilor pietei susceptibile de a fi exploatate, alegerea intre diferitele oportunitati tinand seama de posibilitatile intreprinderii;
' elaborarea planului strategic care defineste atributiile generale si permite adaptarea resurselor intreprinderii la oportunitatile selectate;
' elaborarea planului de productie in care sunt descrise politicile ce trebuiesc puse in aplicare pentru atingerea obiectivelor si resurselor ce sunt alocate diferitelor compartimente, operationale si functionale.
b) Exercitarea autoritatii ierarhice, ce se refera la stabilirea si punerea in functiune a structurii organizatorice a intreprinderii, coordonarea diferitelor compartimente in scopul atingerii obiectivelor, controlul evolutiei activitatii intreprinderii si a rezultatelor acesteia precum si punerea in aplicare a unui sistem de recompense si sanctiuni pentru stimularea si motivarea personalului.
c) Stabilirea de relatii cu mediul inconjurator. Aceste relatii ocupa un timp considerabil in activitatea directiei generale deoarece se refera la contactele pe care le intretine intreprinderea cu diferite organizatii publice sau private.


5. Intreprinderea, sistem deschis

Intreprinderea este un sistem deschis pentru ca functioneaza intr-un mediu complex de la care sufera influente si pe care il poate influenta.
Privit in sens larg, mediul in cadrul caruia intreprinderea isi desfasoara activitatea cuprinde un ansamblu de factori ce alcatuiesc o structura complexa, eterogena. La randul sau, intreprinderea poate fi considerata ca un subsistem al unor sisteme de nivel superior.
Functionarea oricarei economii se caracterizeaza prin existenta schimburilor de bunuri si servicii intre diferiti indivizi si/sau agenti economici.
Intreprinderea participa la ansamblul activitatii economice si datorita acestui fapt intra in relatii cu ceilalti agenti economici.
Relatiile dintre diferiti agenti economici se exprima prin fluxuri care sunt de doua categorii:
- fluxuri reale sau fizice, care semnifica un schimb de bunuri si servicii de la un agent economic la altul;
- fluxul monetar sau financiar care semnifica transferul de bani de la un agent economic la altul sau nasterea unei creante, a unui agent economic fata de altul.
In economiile moderne ca regula generala orice flux real va da nastere la un flux monetar de marime egala si de sens invers. In schimb, anumite fluxuri monetare nu vor avea in mod necesar o contrapartida reala, cum este cazul imprumuturilor acordate de catre banci intreprinderilor.


6. Intreprinderea, sistem cu finalitate
Finalitatea unei intreprinderi este exprimata de obiectivele sale. Problema care se afla inca in discutia specialistilor este aceea daca exista obiective superioare proprii intreprinderilor sau obiectivele intreprinderii rezulta din suma obiectivelor membrilor sai ori a centrlor de comanda ale fiecaruia dintre subsisteme.
Ceea ce se poate spune cu certitudine este faptul ca finalitatea fundamentala a unui individ in intreprindere este determinata de anumite mobiluri: atunci cand individul respectiv este patronul intreprinderii, mobilurile sale sunt similare cu ale organizatiei pe care o conduce.
De-a lungul diferitelor stadii ale dezvoltarii economice finalitatea intreprinderii a suferit mai multe mutatii. Raportata la mediul sau traditional, intreprinderea are drept obiectiv asigurarea subsistentei sau satisfacerea nevoilor grupului uman care o compune.
Odata cu aparitia industrializarii si ale concurentei, intreprinderea isi propune ca obiectiv primordial realizarea de profit maxim.
In acest caz profitul devine proprietatea exclusiva a proprietarilor capitalului si de asemenea preocuparea principala excluzand orice preocupare de ordin social.
Finalitatile astfel exprimate si comportamentele care decurg din acestea sunt expresia asa numitului capitalism salbatic criticat de numerosi economisti.
Intreprinderile contemporane se dezvolta intr-un mediu postindustrializat in care sunt supuse unor restrictii cum sunt concentrarea, adica gruparea intreprinderilor in ansambluri de mari dimensiuni, internationalizarea prin care intreprinderile urmaresc sa-si extinda pietele in strainatate pentru a-si vinde produsele precum si participatia care conduce la integrarea personalului, adica adeziunea la obiectivele firmei, colaborarea la deciziile care il vizeaza si cointeresarea in rezultatele firmei.
In conditiile economiei de piata moderne, obtinerea de profit ramane prima finalitate a intreprinderii, dar nu si singura. Disocierea proprietatii si a puterii in cadrul intreprinderii a favorizat dezvoltarea altor obiective dar a caror realizare ramane subordonata obtinerii unui nivel satisfacator de profit.
Aceste obiective se refera la cresterea sau maximizarea vanzarii si la calitatea serviciului prestat. Cresterea sau maximizarea vanzarilor constituie un obiectiv acceptat de in masura in care el rezolva o parte din problemele cu care se confrunta intreprinderea si anume:
a) pe plan social cresterea vanzarilor permite rezolvarea problemelor de munca;
b) cresterea intreprinderii permite satisfacerea motivatiilor conducatorilor acesteia.
Referitor la calitatea serviciului prestat, aceasta exprima vointa conducerii intreprinderii de a asigura utilitatea sociala a produselor fabricate. Acest obiectiv este frecvent evocat mai ales de catre intreprinderile publice.