Planificarea procesului managerial

Planificarea procesului managerial

Planificarea este parte integranta a procesului managerial. Ea constituie o veriga principala a procesului complex de dezvoltare, perfectionare, ordonare si reglementare a unei organizatii (intreprindere, firma, unitate agricola, institutie publica etc.).

Planificarea identifica, contureaza si stabileste ceea ce urmeaza sa se faca, avand menirea de a orienta eforturile viitoare ale managerului si organizatiei.

Planificarea, ca atribut al conducerii reprezinta un ansamblu de actiuni complexe intreprinse de manager sau echipa manageriala in vederea determinarii clare a tuturor elementelor ce caracterizeaza activitatea: obiective, resurse umane, materiale si informationale, probleme de spatiu si timp, instrumente si metode de conducere.

Unii specialisti leaga planificarea de prevedere, aceasta din urma avand un caracter mai general, desemnand totalitatea activitatilor ce au drept obiectiv activitati viitoare.

Conform acestor conceptii, planificarea este o prevedere pe termene medii si scurte, care se intind de la cativa ani pana la un semestru (trimestru, luna). Produsul planificarii este planul. Prin intermediul planului se stabilesc modalitatile de utilizare optima a resurselor materiale si umane, mijloacele utilizate, precum si actiunile ce se vor intreprinde in vederea atingerii obiectivelor propuse.

1. Trasaturile planificarii

Planificarea da posibilitatea conducerii de a coordona actiunile din fiecare sector de activitate spre teluri stabilite in perspectiva. Prin aceasta, planificarea devine o activitate care asigura conditii favorabile realizarii obiectivelor viitoare.

Planificarea are un pronuntat caracter stiintific, intemeiat pe legitatile sociale si pe cunoasterera profunda a realitatilor. Pe aceasta baza, si luand in considerare prognozele si tendintele dezvoltarii, planificarea reprezinta o activitate de analiza, sinteza si conceptie, cu un autentic caracter de creatie stiintifica.

Atributul de planificare se concretizeaza in planuri, ca instrumente ale conducerii. Planul este documentul de baza prin care se coordoneaza indeplinirea obiectivelor, cuprinde sarcini si mijloace de realizare a acestora, responsabilitati si termene de realizare.

Planificarea creeaza posibilitatea conducerii de a coordona diferitele activitati/specializari pentru atingerea obiectivelor propuse.

2. Principiile planificarii

In procesul de planificare se disting urmatoarele principii:

cercetarea premiselor;

principiul alternativelor;

principiul integrarii planurilor pe termen scurt in planuri pe termen lung;

obligativitatea indeplinirii planurilor;

principiul angajarii/asumarii responsabilitatii;

principiul flexibilitatii planurilor;

principiul schimbarii/redefinirii pe parcurs a planurilor.

Cercetarea premiselor orienteaza activitatea de planificare asigurandu-i eficienta. Aplicarea lui implica o fundamentare temeinica, determinari consistente pe baza de analiza, atat in ceea ce priveste resursele necesare infaptuirii obiectivelor cat si alocarea lor in timp. Din acest principiu decurge si necesitatea luarii in considerare a factorilor limitativi in asa fel incat alternativele de planificare sa tina seama de restrictii (resurse umane, financiare, materiale, energie etc.).

Principiul alternativelor orienteaza activitatea de planificare pe multiple planuri. Primul are in vedere elaborarea si analiza unor alternative de plan, pe baza de criterii, prioritare fiind calitatea, eficienta, folosirea tuturor resurselor in concordanta cu obiectivele urmarite. Optiunile de plan au la baza consecintele imediate si de perspectiva ale alternativelor studiate. Al doilea priveste studiul si pregatirea din timp a unor variante de actiune pentru planul elaborat, care sa permita conducerii sa actioneze cu oportunitatea si rapiditatea necesare atunci cand se pot ivi situatii si conditii noi sau dificultati in realizarea obiectivelor.

Principiul integrarii planurilor pe termen scurt in planuri pe termen lung sustine corelarea lor judicioasa, prioritara fiind cea de perspectiva. In acest cadru, obiectivele si activitatile din planurile curente trebuie racordate la cele pe termen lung cu detalierea infaptuirii lor, pas cu pas.

Obligativitatea indeplinirii planurilor implica conceperea planurilor ca un ansamblu de sarcini (activitati) cu indicatori si finalitati clare, masurabile sau/si verificabile cu termene, responsabilitati si resurse materiale si umane stabilite. Prin continutul lor, planurile devin instrumente de conducere si odata adoptate devin obligatorii pentru toti cei implicati.

Principiul angajarii/asumarii responsabilitatii semnifica atat implicarea in infaptuirea obiectivelor din plan cat si responsabilitatea indeplinirii acestora.

Principiul flexibilitatii planurilor. Cu cat un plan este mai flexibil cu atat este mai redusa posibilitatea pierderilor determinate de elemente neasteptate, costul flexibilitatii trebuie insa apreciat in raport cu riscurile pe care le presupun angajamentele facute pentru viitor.

Principiul schimbarii/redefinirii pe parcurs a planurilor. Cu cat o decizie de planificare exprima angajamente mai mari pentru viitor, cu atat mai mult decidentii trebuie sa verifice periodic stadiul indeplinirii obiectivelor si sa redefineasca planul ori de cate ori e necesar pentru a mentine cursul de evolutie spre scopul urmarit.

3. Etapele planificarii

In linii generale, etapele planificarii sunt urmatoarele:

♦ Constientizarea necesitatii planificarii / nevoia de orientare in viitor.

♦ Definirea obiectivelor pe niveluri, actiuni, termene este unul dintre cele mai puternice instrumente ale managementului si un element esential la dispozitia conducatorului. Pentru a conduce eficient trebuie sa stim ce obiective vrem sa atingem si sa le facem clare pentru cei pe care ii conducem.

Pentru a fi eficiente este nevoie ca obiectivele sa indeplineasca urmatoarele conditii: 

- sa fie definite;

- sa fie corelate cu celelalte obiective;

- sa fie verificabile - de preferat masurabile;

- sa stimuleze;

- sa fie realizabile.

♦ Determinarea starii actuale din unitatile pentru care se face planificarea.

♦ Crearea de scenarii pe baza resurselor avute la dispozitie, raportate la obiectivele preconizate.

♦ Compararea alternativelor / scenariilor in functie de scopurile urmarite.

♦ Identificarea si alegerea alternativei optime, care devine planul ce urmeaza a fi aplicat.

♦ Formularea planurilor de sprijin.

♦ Implementarea / aplicarea planului si evaluarea rezultatelor, eventual luarea unor masuri corective.

4. Ciclul operatiilor de planificare

Activitatea de planificare se desfasoara in mai multe etape si faze, concretizate intr-un ciclu de operatii ce permit fundamentarea ei riguroasa.

♦ Ciclul acestor operatii incepe cu identificarea si studiul atent al cerintelor ce decurg din legile tarii si din alte acte normative. Analiza profunda a acestor cerinte, legate de specificul firmei, permite formularea unor obiective temeinic fundamentate a caror modalitate de indeplinire urmeaza sa faca obiectul activitatii de planificare.

♦ Pentru fiecare obiectiv se identifica si se stabileste termenul de realizare, fara de care activitatea de planificare ar fi lasata la voia intamplarii. Termenul de realiazare devine astfel o restrictie, o obligatie pentru cei ce planifica. Totodata, se determina si celelalte restrictii si cerinte obligatorii cum sunt: resursele financiare si materiale adoptate; formularea unor obiective in termen calitativ si cantitativ; interconditionarile cu alte obiective sau cu activitatea altor niveluri ierarhice.

♦ Stabilirea obiectivelor partiale si pe domenii de activitate, precum si a activitatilor ce sunt necesare pentru a le transpune in practica este o caracteristica a muncii de conceptie. Ea are la baza intocmirea de alternative cu date de plan, orientarea principala fiind caliatea lor pe baza cerintelor, cunoasterea realitatilor, fiecare activitate sa aiba un scop bine definit - o finalitate, posibilitatea de control si apreciere, sa asigure promovarea noului, a calitatii si eficientei, sa directioneze clar si unitar pe cei ce le indeplinesc, fiecare activitate sa fie incadrata in termenle finale de realizare, dupa care si in termene intermediare, pe faze de realizare.

♦ Activitatea de planificare trebuie sa asigure proportionalitatea dintre resursele umane, financiare, materiale si de timp necesare si disponibile. Echilibrul acestora are o importanta deosebita pe timpul elaborarii planurilor. In unele cazuri, modelarea si planificarea se fac cu ajutorul calculatoarelor electronice, testarea evolutiei diferitelor relatii cantitative contribuie la elaborarea planurilor si alegerea unei variante cu caracteristici de performanta ridicata.

5. Metode si tehnici de planificare

Metodele de management sunt ansamburi de mijloace si procedee cu ajutorul carora managementul influenteaza actiunea elementelor sistemului condus in vederea realizarii obiectivelor stabilite. Utilizarea metodelor moderne a fost impusa de cresterea complexitatii sitemelor conduse si a devenit posibila datorita realizarilor teoretice si practice specifice.

Dintre metodele si tehnicile de planificare, cele mai folosite sunt:

♦ Planificarea evenimentelor cheie. Aceasta metoda de planificare consta in listarea evenimentelor cheie (importante) si datele cand sunt planificate aceste evenimente. Prin evenimente se intelege activitatea care este planificata sa aiba loc intr-o perioada de timp mai lunga.

♦ Planificarea etapelor succesuve. Prin aceasta metoda se intocmeste o lista cuprinzand o serie de date si intervale fixe (saptamanal, lunar), cu precizarea etapelor in care fiecare din activitatile principale trebuie sa fie atinse la termenul fixat.

♦ Metoda Gantt - planificare prin diagrame cu bare care consta in descompunerea activitatii de planificat in elemente componente, pe baza ratiunii si experientei; stabilirea pentru fiecare obiectiv a duratei si perioadei celei mai indicate de desfasurare; in final, componentele se inscriu intr-un grafic divizat in unitati de timp (minute, ore, zile). Aceasta metoda ofera conducerii un instrument eficace pentru planificarea si controlul activitatii. A fost primul model formal de programare folosit in procesul de conducere. Graficul Gantt se poate realiza in mod independent sau poate fi dedus treptat din graficul retea al unei activitati de ansamblu realizat prin metoda drumului critic (CPM sau PERT).

♦ Analiza drumului critic prezinta urmatoarele avantaje in raport cu metodele traditionale de planificare: evidentierea interdependentei si a succesiunii rationale a activitatilor creeaza posibilitatile repartitiei rationale a timpului si a resurselor, previne compromiterea planului in faza de executie prin evidentierea din timp a lucrarilor ce pot intra in criza / intarziere; ofera solutii de interventie si redistribuirea sarcinilor (refacerea planificarii fara depasirea termenelor stabilite initial); posibilitatea descoperirii rezervelor de timp.