Analiza informational-decizionala

Analiza informational-decizionala

Elementele componente al sistemului economic isi desfasoara activitatea pe baza unor categorii de procese cheie: procesele reale si procesele de reglare a sistemului economic care au la baza fluxurile de mesaje. Acestea se realizeaza pe baza informatiilor prelucrate si transferate in decizii. Numai si pentru aceste motive se impune cunoasterea unor elemente de analiza informational-decizionala pentru sistemele informationale economice.

1. Ce este si cand se impune analiza?

2. Etapele analizei informational-decizionale

3. Tehnici si instrumente folosite

Dezvoltarea spectaculoasa a tehnologiilor informatiei si comunicatiilor, cu implicatii in toate sferele activitatii umane, a determinat schimbari importante si la nivelul sistemelor informationale. Astfel si-au facut aparitia instrumente moderne, specifice societatii informationale, cum sunt intranetul, extranetul, workflow-urile, posta electronica, managementul documentelor digitale etc. Toate avantajele noii societati nu sunt insa decat instrumente mai simple sau mai complexe, care utilizate in lipsa unei analize informational-decizionale fundamentate au sanse de a nu produce efectele scontate.

1. Ce este si cand se impune analiza?

Orice organizatie economica, privita ca sistem complex, poate fi analizata ca un obiect care decide asupra propriei activitati si care are anumite proiecte de dezvoltare. Din aceasta perspectiva, la nivelul oricarei organizatii economice se identifica doua sisteme: sistemul condus (operational) si sistemul conducator (managerial).

Sistemul operant reprezinta ansamblul functiilor de transformare a materiei prime in produse finite, fiind principala sursa de informatie. Sistemul conducator este reprezentat de reuniunea functiilor de control si decizie asupra solutiilor de adaptare la modificarile survenite in organizatie si mediu.

Sistemul informational asigura intermedierea intre sistemul conducator si cel condus. Astfel, sistemul conducator primeste informatii despre sistemul operant si transmite decizii catre acesta. De aceea, abordarea informationala a unei organizatii poate fi facuta din doua puncte de vedere:

     ca sistem operant, cand asigura transformarea unui flux de intrari intr-unul de iesiri (figura 1.a);

     ca sistem conducator, capabil, pe baza informatiilor care reprezinta activitatea sistemului operant, sa reactioneze luand decizii in scopul atingerii obiectivelor propuse (figura 1.b).

Fig. 1. Mecanismul economic

Formarea corecta a acestui dual informational presupune cunoasterea amanuntita a domeniilor analizate. De aceea se apeleaza la analiza informational-decizionala a organizatiilor economice.

Principala caracteristica este abordarea problemelor si a sectoarelor vitale ale unitatii economice, respectiv acelea in care problematica decizionala este mai complexa si in care, prin optimizarea fluxurilor informational-decizionale se poate obtine o serie de avantaje.

Cand se impune analiza?

Analiza informational-decizionala la nivelul sistemului economic al organizatiei poate fi declansata de urmatoarele cauze:

a)      cand se creeaza sau se suprima o activitate de natura tehnica (infiintarea unei noi sectii, lansarea in fabricatie a unui nou produs sau desfiintarea prin absorbtie a mai multor intreprinderi etc.);

b)     cand se modifica o activitate de natura tehnica;

c)      cand apar modificari ale unor conditii care influenteaza organizarea informationala, respectiv cand apar dispozitii legale sau conditii noi privind organizarea;

d)     cand se constata imperfectiuni in organizarea informationala (greseli de administrare, lipsa informarii adecvate la diferite niveluri ierarhice, sosirea cu intarziere a unor informatii etc.);

e)      cand apar noi mijloace de organizare si de prelucrare a informatiilor (teleprelucrarea datelor, dezvoltarea tehnologiilor informatiei si comunicatiilor);

f)       cand de la ultima analiza informationala s-a scurs un interval de timp indelungat, iar sistemul nu mai corespunde cerintelor de informare.

Indiferent de motivul pentru care se impune analiza informational - decizionala, aceasta trebuie sa urmeze etapele specifice metodologiilor aplicate. Aplicarea unei metodologii sau a alteia sta la latitudinea echipei de analiza formata la nivelul organizatiei sau angajata din cadrul organizatiilor specializate din domeniu.

Totodata trebuie mentionat ca in afara celor sase situatii amintite, cand se impune analiza informational - decizionala, un sistem informational performant care sa inspire incredere atat propriilor angajati ai organizatiei, cat si potentialilor clienti trebuie sa fie certificat in domeniul calitatii. Acest lucru se poate obtine in urma unui proces de auditare informationala aplicat de corporatii de renume in domeniul certificarii.

Cum se efectueaza analiza?

Metodologiile pentru analiza si proiectarea informational - decizionala sunt de doua tipuri:

metodologii ameliorative, caz in care analiza se desfasoara pornind de la sistemele informational-decizionale existente, iar printr-un sir de procedee iterative se urmareste imbunatatirea sau reproiectarea sistemelor in functiune;

metodologii constructive, care se bazeaza pe ideea ca intregul sistem informational-decizional trebuie edificat pornind de la obiectivele acestuia. Aceasta metoda se foloseste pentru elaborarea sistemelor informational-decizionale noi.

Indiferent de metodologia folosita, analiza informational - decizionala la nivelul unui sistem presupune verificarea modului in care deciziile adoptate la nivelul sistemului managerial sunt fundamentate din punct de vedere informational. In procesul de fundamentare a deciziilor, informatiile sunt supuse si unui proces de compatibilizare cu cerintele sistemului de conducere, obtinandu-se astfel informatiile finale, care pot fi folosite direct in modelele decizionale.

In practica procesul de compatibilizare se initializeaza in cazuri in care apare incompatibilitatea informationala, care poate fi de domeniu sau de latura semantica . In situatia incompatibilitatii de domeniu, informatia se va compatibiliza prin procese de agregare-dezagregare.

Agregarea presupune ca din mai multe informatii cu aceeasi latura semantica dar cu domenii diferite sa se obtina o informatie noua, cu aceeasi latura semantica si cu un domeniu format prin reuniunea domeniilor informatiilor prelucrate. Conform definitiei, operatia de agregare este preponderent intalnita la nivelul informatiilor si nu schimba latura semantica, ci doar domeniul acoperit.

De exemplu, sa presupunem ca suntem in cazul in care fundamentarea informationala se face pentru o decizie care urmeaza a fi adoptata la nivel superior, caz in care domeniul competentei vizeaza intregul sistem economic. Atunci, indiferent de modul de culegere, informatiile care vor fi transmise prin intermediul sistemului informational trebuie prezentate la acelasi nivel.

Operatia de dezagregare presupune ca dintr-o singura informatie cu o anumita latura semantica si un anumit domeniu sa se obtina mai multe informatii, cu aceeasi latura semantica, dar ale caror domenii vor fi parti ale domeniului acoperit de informatia prelucrata. Ca urmare, procesul de dezagregare nu modifica latura semantica a informatiilor. Acest tip de operatii se intalneste de obicei in cazul transformarii deciziilor in informatii de tip decizie, corespunzatoare ca domeniu acelei entitati administrative (veriga organizatorica) a sistemului operational in care urmeaza a se declansa actiunile prevazute.

De exemplu, in cazul lansarii in fabricatie a unui nou produs, decizia privind cantitatea produsa va fi una la nivel superior (de sistem economic). Dezagregarea va trebui sa indice fiecarei entitati organizationale (sectie, atelier, angajat) care este nivelul productiei de realizat. Astfel, decizia de la nivel superior devine operationala.

Operatiile de agregare si dezagregare afecteaza componenta de subiect din descrierea in limbaj formalizat a indicatorilor economici (vezi 2).

In situatia incompatibilitatii de latura semantica, informatia se va compatibiliza prin operatii de sintetizare-desintetizare. Operatia de sintetizare presupune ca din mai multe informatii despre fenomene sau notiuni cu laturi semantice diferite sa se obtina o singura informatie, a carei latura semantica se formeaza prin transfer de latura semantica din informatiile prelucrate. Latura semantica a informatiei astfel obtinute va trebui sa corespunda cerintelor deciziilor care o consuma (informatia va fi in forma finala).

Sintetizarea se poate aplica in lant, pana la formarea laturii semantice reclamate de sistemul decizional. In acest caz, circulatia laturii semantice are loc de la informatiile primare ca sursa initiala, catre informatiile sintetice finale, pe fluxurile la nivel conceptual pentru prelucrare.

Operatia de desintetizare presupune ca dintr-o informatie sintetica sa se obtina mai multe informatii despre fenomene sau notiuni care au ca latura semantica parti din latura semantica a informatiei sintetice prelucrate. Practic, desintetizarea este operatia de scoatere in evidenta a factorilor de influenta a fenomenelor sau notiunilor. Astfel, scopul final il reprezinta posibilitatea obtinerii informatiilor despre fenomene, cand aceste informatii sunt continute in informatiile despre o notiune obtinuta prin procedeul indicatorilor care o estimeaza (figura 2).

Evidentierea fenomenelor prin desintetizare este necesara pentru ca informatiile astfel obtinute sa poata fi transformate in informatii de tip decizie care, pentru a fi operationale, trebuie sa aiba ca si corespondent fenomene economice. Informatiile de tip decizie care se refera la notiuni nu pot fi operationale deoarece in sistemele economice reale nu se opereaza cu notiuni.

Fig. 2. Operatiile de sintetizare-desintetizare a informatiilor

Operatiile de agregare si dezagregare in principal, formeaza, pe structura organizatorica a unei unitati economice, piramida informational-decizionala. La baza piramidei, care corespunde in cea mai mare parte sistemului operational, numarul deciziilor si al informatiilor este foarte mare. Putem spune ca la acest nivel, obtinerea informatiilor si adoptarea deciziilor necesita un timp foarte scurt. Inaintand spre nivelurile superioare, sfera competentelor manageriale creste, iar numarul deciziilor si al informatiilor scade. La varful piramidei informational-decizionale unde, de cele mai multe ori se afla o singura persoana, numarul deciziilor va fi cel mai mic, dar va creste semnificativ sfera de competenta si importanta deciziilor.

Forme de reprezentare a informatiei

La nivelul sistemului informational economic, indiferent de modalitatea fizica de reprezentare a informatiei, in final aceasta apare sub forma indicatorilor economici. Indicatorii economici pot fi reprezentati in limbaj normal sau in limbaj formalizat.

Limbajul normal este utilizat pentru mesajele informationale transmise catre sistemul de conducere, deoarece permite receptia corecta a laturii semantice. Pe langa termenii propriu-zisi de identificare, limbajul normal contine cuvinte de legatura si redundanta informationala in scopul receptionarii corecte a informatiilor si fixarii acestora in tezaurul de cunostinte.

Limbajele formalizate au ca scop descrierea ordonata a partii de identificare a indicatorilor economici. Acest lucru deserveste prelucrarea informationala a indicatorilor si alcatuirea mesajelor sub forma machetelor de prezentare. Reprezentarea informatiei in limbaj formalizat implica, pentru fiecare indicator, identificarea a sase componente: de nume, de obiect, de functie, de timp, de subiect si de unitate de masura.

componenta de nume (N) reprezinta latura semantica (continutul economic) a indicatorului si poate fi modificata numai prin procese de sintetizare-desintetizare (in cazul notiunilor, aceasta componenta vizeaza numele indicatorului prin care se exprima notiunea);

componenta de obiect (O) exprima fenomenul economic la care se refera informatia (in cazul notiunilor, aceasta componenta vizeaza numele notiunii estimate prin informatie);

componenta de functie (F) exprima rolul pentru care s-a cules respectiva informatie;

componenta de timp (T) reflecta momentul de timp la care se calculeaza indicatorul economic;

componenta de subiect (S) exprima domeniul real la care se refera informatia si poate fi modificata numai prin procese de agregare-dezagregare (fara a modifica celelalte componente);

componenta de unitate de masura (U) exprima, cum ii spune si numele, unitatea de masura in care se exprima indicatorul economic.

2. Etapele analizei informational-decizionale

In domeniul analizei si proiectarii de sistem in general exista numeroase metodologii, metode si tehnici. Cele mai multe dintre acestea se grupeaza in doua mari categorii: metodologii structurate si metodologii orientate obiect. Aceasta clasificare este specifica indeosebi cand vorbim de analiza si proiectarea sistemelor informatice economice, adica atunci cand vorbim despre rezolvarea problemelor economice reale prin utilizarea tehnologiilor informatiei si comunicatiilor.

Rezolvarea unei probleme cu ajutorul calculatorului electronic este o activitate complexa, care presupune o abordare sistematica, bazata pe o succesiune de operatii, pentru realizarea carora se folosesc tehnici si instrumente specifice. In practica proiectarii aplicatiilor informatice se utilizeaza urmatoarele concepte de baza:

Proiect informatic - denumire generica, care se refera la realizarea sistemelor informatice, a aplicatiilor informatice sau a unor probleme independente.

Sistem informatic - ansamblu structurat de elemente intercorelate functional, pentru automatizarea procesului de culegere si prelucrare a datelor, in vederea obtinerii informatiilor pentru fundamentarea deciziilor. In general, sistemele informatice reprezinta componente ale sistemelor informationale din organizatiile socio-economice.

Aplicatie informatica - denumire generica pentru problemele de informatica de dimensiuni relativ reduse, care vizeaza un domeniu de activitate strict delimitat (de exemplu gestiunea stocurilor, evidenta personalului etc.).

Metodologie - in sens informatic, defineste succesiunea etapelor de parcurs pentru conceperea si realizarea proiectelor informatice. O metodologie poate cuprinde mai multe metode.

Metoda (tehnica, algoritm) - o multime de pasi, aplicati intr-o succesiune logica asupra unei multimi de date de intrare, care conduce la obtinerea rezultatelor.

Aplicatiile informatice acopera o gama larga de probleme, ale caror extreme pot fi caracterizate astfel:

a) existenta unui volum relativ redus de date de intrare si iesire, dublata de calcule laborioase (aplicatii tehnico-ingineresti, care conduc la aplicatii bazate pe aproximari succesive, exprimate matematic prin ecuatii algebrice si transcendente, sisteme de ecuatii liniare, ecuatii diferentiale, integrale, adica intr-o formulare globala, aplicatii bazate pe metode de calcul numeric).

b) existenta unui volum mare de date de intrare si iesire, asociate uzual unor calcule cu complexitate redusa (evidenta materialelor, evidenta personalului si calculul salariilor, evidenta mijloacelor fixe, urmarirea realizarii productiei, a contractelor de aprovizionare/desfacere etc., adica, in general, aplicatii de gestiune economica).

Intre aceste extreme exista, evident, o diversitate de aplicatii, dintre care unele presupun atat volume mari de date cat si modele economico-matematice bazate pe calcule laborioase: gestiunea stocurilor, programarea productiei, probleme de transport, croire, alocare a resurselor etc.

Realizarea proiectelor informatice este un proces complex, structurat in mai multe etape, cu obiective specifice. Modul de realizare a etapelor, resursele implicate si durata lor totala depind de varianta de solutie aleasa si de nivelul de abordare (aplicatie, sistem informatic, problema).

Dupa complexitatea problemelor abordate in vederea rezolvarii cu calculatorul electronic, din perspectiva programelor ce vor fi elaborate, solutiile proprii pot conduce la una din urmatoarele situatii: sisteme de programe realizate la nivelul unor aplicatii informatice, abordate independent sau ca parte a unor sisteme informatice; unul sau mai multe programe, in cazul unor probleme de dimensiuni reduse.

Realizarea proiectelor informatice presupune parcurgerea urmatoarelor etape: formularea cerintelor, analiza, conceptia si finalizarea . Pentru realizarea unui proiect informatic se recomanda constituirea unei echipe de analiza - conceptie - programare. Numarul membrilor echipei trebuie stabilit in functie de dimensiunea si complexitatea proiectului, precum si de resursele disponibile. In acest sens, exista mai multe modele de organizare a activitatii de analiza - conceptie - programare: organizare democratica (deschisa), echipa programatorului sef (CPT - Chief Programmer's Team), echipa chirurgicala etc.

Organizarea democratica este cel mai simplu model de conducere a proiectelor, in care: intreaga echipa are ca scop unic reusita proiectului si nu scopuri individuale, inlaturarea erorilor si nu ascunderea lor; definirea solutiei de realizare a proiectului se face in colectiv; realizarea sarcinilor se distribuie intre membrii echipei, iar rolul conducator poate fi jucat de orice membru al echipei, prin rotatie.

Echipa programatorului sef presupune existenta unui numar de programatori dintre care unul este sef, iar procesul de realizare a proiectelor trebuie structurat precis, pe sarcini care se vor distribui membrilor echipei. Programatorul sef este conducatorul tehnic al intregii echipe si realizeaza si legatura cu beneficiarii produsului. De asemenea, programatorul sef trebuie sa fie un bun manager si un bun analist-programator. Avantajul principal al acestui model de organizare este ca activitatea poate fi riguros planificata si urmarita, atat sub aspectul sarcinilor de executat, cat si al resurselor si termenelor stabilite.

Modelul echipei chirurgicale presupune o specializare mai accentuata a membrilor echipei de analiza - conceptie - programare. Astfel, va exista un manager care va fi ajutat de un administrator si un secretar, iar ceilalti membri ai echipei vor fi impartiti pe diverse sarcini: responsabili cu formalizarea matematica, responsabili cu proiectarea algoritmilor, responsabili cu instrumentele de programare, responsabili cu documentatia, responsabili cu hardware-ul si software-ul de baza, responsabili cu codificarea si implementarea, responsabili cu testarea si depanarea programelor, responsabili cu interfata etc.

Indiferent de modelul ales pentru organizarea activitatii echipei de analiza - conceptie - programare, acesta trebuie sa asigure controlul proiectului in sensul atingerii obiectivelor privind calitatea produselor software, utilizarea eficienta a resurselor alocate, incadrarea in costurile alocate si respectarea termenelor stabilite.

Revenind la definitia de mai sus pentru sistemul informatic observam ca, in majoritatea cazurilor, acesta constituie o componenta a sistemului informational economic. Exceptia o constituie situatiile in care sistemul informational insusi se constituie in sistem informatic, confundandu-se cu acesta. Diferenta principala dintre cele doua notiuni este data de faptul ca sistemul informational include (pe langa tehnologia informatiei si comunicatiilor, procesele de prelucrare automata a datelor, formatele de prezentare a rezultatelor prelucrarii etc. - elementele specifice sistemului informatic) si acele componente ale sistemului organizational care reclama activitati de analiza a relatiilor de munca, a structurilor organizatorice, a regulamentelor de organizare si functionare, a deciziilor si modului in care acestea sunt fundamentate informational etc.

Iata deci doar cateva motive pentru care nu trebuie sa existe confuzii intre adjectivele informatic si informational, intre sistemele informatice si sistemele informationale. In cazul sistemelor informationale se impune analiza informational decizionala, pentru efectuarea careia exista doua tipuri de metodologii (vezi 1), fiecare cu etape specifice.

Indiferent de natura metodologiei alese (ameliorativa sau constructiva), abordarea problemei utilizarii modelarii in analiza sistemelor informationale pune in evidenta doua niveluri:

o abordare intuitiva, care face apel in special la experienta analistului si foloseste ca modele, de cele mai multe ori, reprezentarea grafica a fluxurilor informationale, a structurilor organizatorice, a fluxurilor de lucru etc.

o abordare stiintifica, bazata pe utilizarea modelelor matematice, care prin nivelul ridicat de formalizare si prin posibilitatea analizei corelate a principalelor aspecte ale fenomenelor studiate ofera reale perspective pe linia proiectarii unor sisteme eficiente.

Abordarea intuitiva se bucura de un grad inca ridicat de utilizare, pentru crearea unei reprezentari vizuale a sistemului informational direct utilizabila de catre analist. Din pacate, acest nivel de modelare nu asigura o abordare sistematica a tuturor caracteristicilor sistemului informational si nu ofera proceduri pentru optimizarea acestora. Pe masura cresterii complexitatii sistemelor investigate, utilitatea acestor modele scade datorita pierderii treptate a principalei lor calitati - realizarea unei viziuni de ansamblu asupra sistemului analizat (dualul informational[4]).

Utilizarea modelelor matematice ofera posibilitati superioare de abordare, in special pentru problemele care vizeaza optimizarea de ansamblu a activitatii sistemelor sau a principalelor caracteristici ale acestora. Fata de modelele intuitive, modelarea matematica introduce obligativitatea masurarii efective a nivelului diferitelor caracteristici. Prin aceasta cuantificare se creeaza baza pentru abordarea problemelor de optimizare. Utilizarea modelelor matematice in analiza sistemelor informationale economice reclama divizarea caracteristicilor de sistem in caracteristici cantitative si calitative.

Caracteristicile cantitative se regasesc sub forma caracteristicilor informatiilor cuprinse in indicatori si documente: frecventa, timp de elaborare, volum (numar de exemplare) etc. Prin natura lor, caracteristicile sunt exprimate in forma cuantificabila.

Caracteristicile calitative, cum sunt intensitatea legaturilor informationale intre diferite componente, gradul de utilizare a indicatorilor, gradul de satisfacere a cerintelor de informatii etc., desi nu sunt direct cuantificabile, pot fi determinate prin modele adecvate, ca urmare a folosirii unor caracteristici derivate masurabile.

O caracteristica importanta in cadrul analizei informational-decizionale o reprezinta legatura dintre componentele sistemului informational, considerate doua cate doua, fie pe acelasi nivel organizational (subsisteme, module, documente, indicatori), fie pe niveluri diferite sub forma relatiilor binare (documente-subsisteme, indicatori-documente, indicatori-decizii etc.). Prin organizarea acestui ansamblu de informatii in conformitate cu cerintele diverselor modele (de exemplu in forma matriceala) se creeaza baza informationala necesara determinarii caracteristicilor calitative ale sistemului informational actual sau reproiectat.

Modelele utilizate in analiza informational-decizionala trebuie sa asigure satisfacerea urmatoarelor cerinte:

i. reflectarea intr-o forma simpla si unitara a tuturor datelor privind activitatile informationale ale sistemului studiat;

ii. exprimarea intr-o forma concentrata si riguroasa a procesului de formare si a cailor de miscare a indicatorilor si documentelor;

iii. sesizarea existentei si caracterizarea intensitatii legaturilor informationale intre componentele sistemului;

iv. structurarea ansamblului indicatorilor in indicatori primari si derivati, la nivelul sistemului si pe componentele acestuia;

v. evidentierea gradului de utilizare a indicatorilor in cadrul aceluiasi subsistem si la nivelul intregului sistem;

vi. determinarea gradului de repetabilitate a indicatorilor;

vii. estimarea volumului datelor prelucrate intr-o perioada data de timp;

viii.      evaluarea gradului de utilizare a echipamentelor de prelucrare existente.

Conditia utilizarii eficiente a modelelor matematice o constituie asigurarea calitatii corespunzatoare a datelor de intrare in aceste modele, lucru care implica o buna organizare a activitatii de analiza a fluxurilor informationale.

Principala caracteristica in analiza informational-decizionala o reprezinta abordarea problemelor si sectoarelor vitale ale unitatii economice, respectiv acelea in care situatiile decizionale sunt mai complexe si in care prin optimizarea fluxurilor informational-decizionale se pot obtine avantaje. Exista doua situatii distincte care preced analiza informational-decizionala si care stabilesc modalitatea de abordare. O prima situatie este atunci cand se doreste proiectarea unui sistem informational nou sau cand sistemul in functiune nu permite obtinerea unui numar suficient de mare de elemente care sa se mentina in noul sistem. A doua situatie o reprezinta reproiectarea, cand se evalueaza elementele sistemului informational in functiune pentru a stabili care dintre ele raman in noul sistem.

Indiferent de ipoteza de lucru, prima etapa in analiza informational-decizionala o constituie elaborarea unui studiu selectiv (dupa metoda partiala) numit studiu de oportunitate sau preliminar. Sensul de studiu de oportunitate stabileste necesitatea interventiei in noul sistem. Cand deficientele sunt locale, deci nesemnificative, ele se vor rezolva prin interventie directa. Studiul preliminar are ca scop evidentierea starii sistemului informational in functiune (prin matricele de stare a sistemului) pentru a furniza informatiile de fundamentare a deciziei de alegere a modului de abordare - prin proiectare sau reproiectare. Informatiile obtinute se folosesc pentru intocmirea planului de activitate, in sensul volumului si structurii echipei de analiza raportate la volumul si structura activitatii necesare si volumul de resurse.

Fiind efectuat dupa metoda selectiva, studiul de oportunitate va include elemente ale sistemului informational cum sunt indicatorii economici, deciziile, mesajele si/sau documentele, inclusiv fluxurile informationale. Aceasta organizare selectiva va implica un volum al cheltuielilor relativ mic, tocmai pentru a preintampina o eventuala risipa de resurse cu o interventie globala in sistem cand nu este cazul.

Primul pas in cadrul studiului de oportunitate il reprezinta cunoasterea generala a mecanismului economic care este sau va fi deservit de sistemul informational. Acest lucru vizeaza aspectele generale ale organizatiei, care tin de istoricul acesteia, statutul juridic, capitalul social, forta de munca, dotarea tehnologica, infrastructura de comunicatii. Mai mult, se va urmari incadrarea organizatiei ca sistem in cadrul sistemelor cibernetice de ordin superior (vezi Principiul complementaritatii externe, 1.4), evidentiindu-se principalele legaturi informationale cu mediul extern: furnizori, beneficiari, banci, societati de asigurari, burse de valori, administratii locale, institutii ale statului etc.

La pasul urmator are loc analiza structurii organizatorice a unitatii, care se concretizeaza intr-o organigrama a relatiilor ierarhice care permite orientarea fluxurilor informationale ascendente, descendente si orizontale. Analiza structurii organizatorice a unitatii va fi insotita, in mod firesc, de analiza regulamentului de organizare si functionare (ROF). Prin ROF se stabilesc competentele, sarcinile si atributele pentru fiecare post de lucru. La nivelul unei organizatii, toate caracteristicile unui post de lucru - vazut din perspectiva analizei ca statie informationala - se grupeaza intr-un document cu caracter impus, numit fisa postului. In afara de documentele amintite, in faza studiului de oportunitate care precede analiza informational-decizionala vor fi luate in calcul si aspecte mai greu de cuantificat si care vizeaza aspecte legate de natura relatiilor de munca intre angajati. Pentru orice forma de organizare sau de socializare, aceste aspecte definesc cultura organizationala (vezi 4.6).

Ultima etapa a studiului de oportunitate consta in definirea subsistemelor componente ale sistemului analizat. Analiza structurarii informationale largeste sfera de cunoastere a sistemului prin interferarea structurii organizatorice cu structura functionala a organizatiei. Realizarea acestei structurari ofera posibilitatea identificarii compartimentelor care realizeaza fiecare activitate, pentru toate functiunile intreprinderii. De exemplu, in cazul aprovizionarii, activitatea poate fi structurata in cinci subsisteme:

a. stabilirea necesarului de aprovizionat;

b. comenzile si/sau contractele cu furnizorii;

c.       derularea activitatii propriu-zise de aprovizionare;

d. lansarea materialelor in fabricatie;

e.       gestiunea stocurilor.

Activitatea de analiza informational-decizionala are in vedere trei niveluri de abordare a fluxurilor informationale: conceptual, logic si fizic. La nivel conceptual se asigura suficienta deciziilor, gradul de fundamentare informationala a acestora si modul de obtinere a informatiilor finale pana la crearea bazei informationale. La nivel logic, elementele sunt repartizate pe producatori si consumatori de informatie, iar la nivel fizic se organizeaza mesajele informationale si se proiecteaza machetele de prezentare in vederea transmiterii lor pe fluxurile informationale.

Fluxurile informationale la nivel conceptual

La nivel conceptual, fluxurile informationale rezulta din proiectarea elementelor sistemului - decizii, informatii primare si informatii derivate. Sistemul de decizii supus analizei se va referi la deciziile corectorii de comportament. Pentru determinarea fenomenelor care urmeaza a fi dirijate se determina, in prima faza, multimea tuturor fenomenelor din sistemul economic. Din aceasta multime de fenomene se inlatura cele care au un comportament stabil sau cu variatii nesemnificative (care nu influenteaza obiectivele generale ale sistemului). Dintre fenomenele ramase se exclud cele care nu pot fi supuse observarii in timp util pentru a putea lua decizii de corectare a comportamentului. Astfel de fenomene au o densitate a variatiei foarte mare in timp: de la culegerea informatiei pana la obtinerea ei in forma finala, fenomenul isi modifica semnificativ comportamentul. In acest caz, informatia isi pierde autenticitatea, avand un ridicat grad de incertitudine care, prin utilizare, poate conduce la decizii eronate in sensul incertitudinii.

De asemenea, din submultimea de fenomene ramase se exclud cele care pe timpul de raspuns al sistemului, dupa inlaturarea perturbatiilor, au o perioada mica de functionare normala. Acestea vor conduce la un efect economic mic, care nu justifica cheltuielile cu luarea si aplicarea deciziei. Ramane astfel o submultime de fenomene care potential pot fi din categoria celor dirijate. Fenomenele dirijate trebuie alese astfel incat sa asigure direct si/sau indirect prin influenta asupra celor nedirijate o anumita stabilitate a sistemului.

Pentru fenomenele dirijate se va stabili periodicitatea interventiei, in sensul asigurarii obtinerii informatiilor de abatere. Multimea deciziilor astfel stabilita ramane una potentiala, deoarece poate fi modificata dupa stabilirea cerintei de informatii, respectiv a modului de obtinere a acestora. In procesul de formare a multimii fenomenelor dirijate/nedirijate se au in vedere si notiunile economice care apar pe parcursul procesului datorita interactiunii dintre fenomene. Unele dintre notiuni pot fi dirijate, restul ramanand in afara procesului de dirijare.

Cerinta interna - multimea informatiilor finale

Pentru fiecare decizie corectoare de comportament se determina lista fenomenelor care influenteaza (determina) abaterea fenomenului dirijat, adica acele fenomene fata de care comportamentul fenomenului dirijat este in relatii de dependenta. Fenomenele nedirijate determina abaterea, manifestandu-se in timpul functionarii ca grade de libertate fata de fenomenele dirijate. In procesul decizional, tinand seama de dependentele existente se formuleaza informatii de tip decizie referitoare la aceste fenomene, prin modificarea carora (comportament/stare) rezulta efectul invers, asigurandu-se astfel o diminuare a abaterii fenomenului dirijat.

Prin informatiile de tip decizie formate pe baza celor despre starea fenomenelor nedirijate se tin indirect sub control si aceste fenomene, modificandu-le abaterile care influenteaza semnificativ aparitia abaterii la fenomenele dirijate. Controlul nu este permanent, efectuandu-se doar la fenomenele dirijate, unde se organizeaza continuu sau periodic procese de culegere a informatiilor de abatere. Pentru fenomenele nedirijate care contribuie la inlaturarea abaterii se aplica procese de cunoastere numai cand la nivelul fenomenului corespunzator dirijat apare o abatere semnificativa, fiind necesara corectia ei prin decizie (figura 3).

Fig. 3. Observarea fenomenelor dirijate si nedirijate

Corectia abaterii la fenomenele nedirijate se realizeaza doar cand trebuie inlaturata abaterea la fenomenele dirijate, adica la perioade relativ mari. Aceste interventii (procesele de cunoastere si inlaturare a abaterii) tin sub control comportamentul fenomenelor nedirijate, contribuind la cresterea gradului de stabilitate a sistemului. In concluzie, stabilitatea unui sistem in general este asigurata prin fenomenele dirijate, influenta fenomenelor dirijate asupra fenomenelor nedirijate si dirijarea indirecta a fenomenelor nedirijate (care se realizeaza foarte rar).

Pentru fiecare decizie se intocmeste lista informatiilor potential compatibile, despre fenomenele aflate in situatie de cauza pentru fenomenul dirijat. Pe baza listelor se completeaza matricea informatiilor- decizii potentiale, care serveste la stabilirea corelata a gradului de fundamentare a deciziilor si a gradului de consum al informatiilor (tabelul 1). Tinand seama de aportul real al informatiei la fundamentarea deciziei se stabileste multimea informatiilor de fundamentare pe fiecare decizie, anuland informatiile potentiale cu aport nesemnificativ (de exemplu celulele hasurate din tabelul 1).

Pe aceasta matrice se poate face analiza corelata a gradului de fundamentare si de consum al informatiilor pe fiecare decizie in parte (producem informatii reclamate expres de o decizie, dar le putem folosi pentru fundamentarea si altor decizii). In final trebuie sa se asigure o stabilitate ceruta a sistemului, cu un consum maxim al informatiilor obtinute. Acest lucru implica un volum mic al activitatii de dirijare (numar redus de decizii) si un volum mic al activitatii informationale (numar redus de informatii de fundamentare). Daca o decizie nu poate fi fundamentata corect - la nivelul de certitudine cerut - in conditiile de eficienta a acesteia, atunci ea poate fi inlaturata din sistem. Pentru conservarea gradului de stabilitate generala a sistemului se poate largi sfera fenomenelor dirijate.

Tabelul 1. Matricea informatiilor - decizii potentiale

Cerinta interna potentiala se formeaza prin reuniunea informatiilor potential compatibile ale fiecarei decizii. Se impune reuniunea deoarece o informatie poate participa la fundamentarea mai multor decizii. Dupa analiza complexa a gradului de fundamentare si a gradului de consum rezulta multimea deciziilor potentiale si cerinta interna potentiala. Ambele sunt in stare potentiala (si nu efectiva) pentru ca urmeaza procesul de proiectare a modului de obtinere a acestor informatii finale, din care pot rezulta iarasi informatii imposibil de obtinut in conditii economice avantajoase. Acest ultim lucru poate influenta in final gradul de fundamentare si gradul de consum al informatiei.

Baza informationala

Cerinta interna de informatii poate fi formata din informatii primare, care corespund ca latura semantica si domeniu cu cerintele deciziei sau din informatii derivate. Informatiile derivate sunt cele pentru care nu se poate proiecta un sistem de culegere care sa asigure latura semantica si domeniul corespunzatoare. Daca informatiile finale corespund ca latura semantica dar nu corespund ca domeniu, atunci se vor proiecta modele de agregare, ajungandu-se in final la informatii primare operationale. Daca incompatibilitatea este de latura semantica (de exemplu pentru ca nu se pot culege informatii despre notiuni) se vor aplica modele de desintetizare in urma carora pot rezulta unele informatii despre fenomene. Acestea vor fi analizate in sensul corespondentei ca domeniu acoperit (conditie de comparabilitate), iar daca nu pot fi culese in aceasta forma se vor aplica modele de dezagregare.

Baza informationala va fi formata in totalitate din informatii primare propriu-zise, plus informatiile primite din afara sistemului (externe), care pot participa direct sau indirect la formarea deciziilor. Informatiile externe se pot referi la fenomene sau notiuni din alte sisteme economice (de exemplu preturile la furnizori), impunandu-se in acest caz stabilirea corespondentei sau a posibilitatii de obtinere din afara a informatiilor cerute de decizii.

In final, prin informatiile de tip decizie se asigura inchiderea procesului cunoastere-decizie-actiune. Fiecare fenomen supus observatiei pentru obtinerea informatiilor finale operationale trebuie sa aiba corespondent informatia de tip decizie operationala, care sa indice modificarile ce trebuie efectuate in starea fenomenului supus analizei.

Fluxurile informationale la nivel logic

La nivel logic, fluxurile informationale repartizeaza elementele proiectate la nivel conceptual pe elementele spatiului informational (producatori si consumatori de informatii). La acest nivel exista fluxuri informationale externe si fluxuri informationale interne. Fluxurile externe sunt incidente spre interior si incidente spre exterior.

Fluxurile informationale incidente spre interior urmaresc determinarea multimii informatiilor din afara sistemului, care intra in baza informationala. Necesarul de informatii este stabilit la nivel conceptual, fiind cerut direct de sistemul decizional sau de sistemul de prelucrare. La nivel logic se stabilesc posibilitatile de obtinere a acestor informatii de la furnizorii informationali. Nevoia de informatii poate fi stabilita legal, prin acte normative, fapt care impune obligativitatea emiterii de catre furnizori si receptionarii de catre beneficiari. Daca prin actele normative este stabilita si metodologia de obtinere a informatiilor, atunci nici emitentul si nici echipa de analiza nu pot interveni cu modificari. La fiecare furnizor informational se stabileste, prin ancheta de opinie, care este multimea informatiilor la cerere, precizandu-se cu aceasta ocazie atat fenomenele sau notiunile care trebuie reprezentate prin informatii, cat si domeniul acoperit de informatii. In raport cu metoda de culegere, pentru fenomene se va stabili gradul de exactitate, autenticitate si eventual posibilitatile de agregare-dezagregare la furnizori.

Modelele de obtinere a informatiilor despre notiuni se stabilesc in functie de latura semantica reclamata de decizii sau de informatiile derivate. Cand nu se gasesc modele adecvate trebuie sa se determine latura semantica reala pe care o vor avea informatiile despre notiuni. Pentru informatiile cu caracter confidential (informatii secrete comerciale, de strategie, de stat etc.) se vor stabili limitele si restrictiile in utilizare, care vor deveni ulterior conditii ale furnizarii lor.

Fluxurile informationale la nivel logic incidente spre exteriorul activitatii analizate formeaza cerinta externa de informatii care, impreuna cu cerinta interna, formeaza cerinta totala de informatii finale (necesare nevoilor proprii sistemului si sistemelor din exterior). Stabilirea cerintei externe are in vedere baza legala (actele normative) care reglementeaza circuitul informatiilor, atat pe fluxurile exterioare ascendente, cat si pe cele orizontale incidente spre exterior. Pentru componenta dirijata (prin reglementari legale) a cerintei externe, echipa de analiza este obligata sa aplice metodologia de obtinere prevazuta: metodele de culegere a informatiei si modelele de prelucrare a acesteia.

In cazul informatiilor la cerere, necesarul pentru exterior se stabileste de asemenea prin anchete de opinie la beneficiar, stabilindu-se modalitatile de obtinere in sensul laturii semantice si a domeniului acoperit. Pentru informatiile despre notiuni se stabilesc modelul care sa confere latura semantica si metodele de culegere a informatiilor necesare modelului pentru asigurarea exactitatii si autenticitatii.

Fluxurile interne la nivel logic sunt decizionale si de prelucrare. Scopul fluxurilor decizionale il constituie repartizarea informatiilor de tip decizii operationale proiectate la nivel conceptual pe componentele sistemului operational. Pe langa multimea informatiilor de tip decizie trebuie luat in considerare si ROF-ul, care permite sarcinile fiecarui element din sistem.

Realizarea cerintei totale de informatii serveste la formarea mesajelor informationale interne si sau externe. Astfel, cerinta totala va fi formata din acele informatii din baza de informatii care pot fi folosite in interior sau in exterior in aceeasi forma si acelasi continut, dar si din informatii derivate. Pentru informatiile derivate proiectate la nivel conceptual si completate cu cele existente doar in cerinta externa se proiecteaza fluxurile la nivel logic pentru prelucrare. Daca informatiile derivate sunt obtinute in mai multe etape (fluxuri "supraunitare"), procesul informational va implica mai multe componente ale sistemului de prelucrare. Pentru informatiile primite din exterior se poate organiza un sistem de transfer direct al acestora catre sistemul de prelucrare.

Concluzionand, in sistemul de prelucrare se vor regasi informatii primare, informatii de iesire din sistem (care trebuie sa se regaseasca in cerinta totala de informatii) si informatii intermediare (care apartin sau nu cerintei totale). Finalitatea etapei de analiza informational-decizionala o constituie asigurarea conexiunii dintre componentele sistemului operational din care se culeg informatiile, determinarea elementelor spatiului informational care furnizeaza informatii formand baza informationala (sursa de latura semantica) si identificarea elementelor consumatoare de informatii si a legaturilor dintre sistemul de conducere si sistemul operational.

Pe fluxurile la nivel logic vor circula doar informatii, indiferent daca acestea sunt culese din propriul sistem sau sunt primite din exterior, mentinandu-se redundanta de latura semantica.

Fluxurile informationale la nivel fizic

La nivel conceptual se analizeaza legatura dintre fenomene, informatia despre starea initiala a acestora trecand in informatie de tip decizie. La nivel logic se asigura legatura dintre componentele sistemului operational in care se afla fenomenele la care se refera informatia. Fluxurile informationale la nivel fizic presupun formarea in prealabil a mesajelor informationale. La formarea mesajelor se aplica criterii legate de apartenenta la mesaj si criterii de oportunitate referitoare la momentul de timp si locul obtinerii informatiei. Astfel, apartenenta la mesaj este determinata de scopul comun al anumitor informatii, concretizat prin reprezentarea informationala a unui fenomen dupa mai multe atribute sau prin participarea in comun a mai multor informatii la fundamentarea aceleiasi decizii.

Criteriile de oportunitate vizeaza, la emitent, momentul obtinerii informatiilor sau a mesajului in totalitate daca informatiile se produc aproximativ in acelasi timp. Gruparea informatiilor in mesaj trebuie sa ia in calcul aspecte legate de autenticitatea informatiei, in sensul ca timpii de asteptare pentru emitere maresc gradul de incertitudine. Un alt aspect care trebuie avut in vedere la formarea mesajelor informationale il reprezinta momentul intrarii in consum a informatiei la receptor. Daca momentul intrarii in consum este acelasi pentru toate informatiile din mesaj se vor accepta timpii de asteptare, permitand astfel formarea unui singur mesaj. In cazul intrarii in consum la momente diferite se va tine cont de posibilitatea utilizarii tuturor informatiilor la formarea tuturor deciziilor. Daca acest lucru nu se poate asigura, nu vor putea fi acceptati timpii de asteptare pentru obtinerea informatiilor, caz in care trebuie proiectate sub-mesaje (situatie mai costisitoare).

Relativ la locul producerii si al consumului informatiei se pot organiza mesaje complete, chiar daca informatiile se produc sau se consuma in locuri diferite. Deoarece un mesaj poate ajunge la mai multi beneficiari, unele informatii utile preluate din fluxurile la nivel logic pot deveni redundante la nivelul unor beneficiari (cei care folosesc doar o parte din informatiile mesajului). Acesta este singurul tip de redundanta admis la formarea mesajelor informationale.

Fluxurile informationale la nivel fizic se formeaza in acelasi mod cu cele la nivel logic, intre elementele spatiului informational. Pe aceste fluxuri vor circula doar mesaje, concretizate in machete de prezentare - documentele. Reprezentarea fluxurilor la nivel fizic se poate face sub forma matriceala, grafica sau sub forma grafurilor informationale.

3. Tehnici si instrumente folosite

In activitatea de analiza informational-decizionala se pot folosi metodologii orientate pe matrice informationale sau metodologii orientate pe grafuri informationale. Pentru claritate si usurinta in prezentare vom considera doar prima situatie. Astfel, metodologiile matriceale de analiza implica utilizarea a trei tipuri de matrice: matrice booleene (logice), matrice de structura si matrice latine. De asemenea, din motive de lizibilitate a lucrarii vom prezenta si exemplifica doar cazul matricelor logice.

Matricea document - document

Acest prim model consta in construirea unei matrice booleene, cu patru cadrane, care pune in evidenta relatiile informationale dintre componentele sistemului reprezentate de documente. Schema de principiu a acestei matrice este urmatoarea:

Elementele matricei pot lua valori +1/-1, daca intre elementele de pe linie si cele de pe coloana exista o relatie, respectiv valori 0, cand relatia dintre cele doua elemente este nesemnificativa. Astfel, in cadranul I sunt puse in evidenta activitatile informationale din interiorul sistemului, stabilin-du-se relatii informationale numai intre elementele proprii sistemului. Un element A_ij primeste valoarea 1 daca documentul propriu de pe linia i participa la formarea documentului propriu de pe coloana j sau A_ij primeste valoarea 0 cand relatia este nesemnificativa. In aceste conditii, o linie din cadranul I va arata modul de utilizare a unui document propriu in interiorul sistemului, iar o coloana va arata modul de formare a respectivului document propriu.

In cadranul al II-lea sunt puse in evidenta relatiile dintre documentele proprii si Lista spatiului informational al sistemului prin reprezentarea fluxurilor informationale la nivel fizic, incidente spre exterior. Un element Aik va primi valoarea 1 daca documentul propriu i generat de sistem este transmis beneficiarului k. Daca in schimb documentul propriu i a fost generat de sistem in statia informationala k, atunci elementul A_ik va primi valoarea -1, iar cand relatia dintre cele doua elemente ale sistemului informational este nesemnificativa, valoarea lui A_ik va fi egala cu 0. In aceste conditii putem spune ca o linie i va arata multimea beneficiarilor documentului propriu i, in timp ce o coloana va furniza informatii referitoare la activitatea informationala a statiei, ca furnizor si beneficiar al documentelor proprii.

In cadranul al III-lea sunt puse in evidenta relatiile dintre documentele externe si documentele proprii. Astfel, un element A_lj primeste valoarea 1 daca documentul extern l participa la formarea documentului propriu j, prin transfer de latura semantica, iar daca relatia este nesemnificativa, A_lj va primi valoarea 0. In aceste conditii, o linie l indica faptul ca documentul extern participa la formarea documentului propriu j (de pe coloana), iar o coloana va arata modul de formare a documentului propriu corespunzator.

In cadranul al IV-lea sunt puse in evidenta relatiile dintre documentele externe si Lista spatiului informational al sistemului, reprezentandu-se fluxurile informationale la nivel fizic, incidente spre interior. Un element A_lk primeste valoarea 1 daca documentul extern l este transmis beneficiarului k. Daca documentul extern l este furnizat statiei informationale k, atunci elementului A_lk i se va asocia valoarea -1. Cand relatia dintre cele doua elemente este nesemnificativa A_lk primeste valoarea 0. In aceste conditii, o linie l va arata multimea beneficiarilor documentului extern l, in timp ce o coloana va indica activitatea informationala a statiei, ca furnizor si beneficiar al documentelor externe.

Matricea informationala indicator - document

Aceasta matrice evidentiaza legatura dintre indicatorii si documentele din sistemul informational, permitand identificarea apartenentei unui indicator la un document. Pentru completarea matricei este necesara clasificarea indicatorilor in indicatori proprii si indicatori externi. Indicatorii proprii sunt cei care se formeaza exclusiv pe baza informatiilor continute in documentele proprii, iar indicatorii externi vor fi cei care provin din documentele externe.

Matricea indicator-document este compusa din patru cadrane, dintre care doua sunt nule (al II-lea si al III-lea), valorile semnificative concen-trandu-se de-a lungul diagonalei principale, in primul si al IV-lea cadran. Schema de principiu a acestei matrice este urmatoarea:

Continutul cadranului I poate oferi informatii si in legatura cu repetabilitatea unui indicator in documentele proprii sistemului, urmand ca in etapa de reproiectare sa se analizeze oportunitatea respectivei repetabilitati. O linie din acest cadran va arata apartenenta unui indicator la un document (in care document j de pe coloana este continut indicatorul i de pe linie). Astfel, un element A_ij va primi valoarea 1 daca indicatorul propriu i se regaseste in documentul propriu j. O coloana va indica continutul informational al documentelor.

In cadranul al IV-lea, o linie va indica modul de formare a indicatorului extern k, care se preia dintr-un document extern l. O coloana va indica modul de participare a documentului extern l la formarea indicatorului extern k. Astfel, elementul A_kl va primi valoarea 1 daca indicatorul extern k apare in documentul extern l.

            Matricea informationala indicator - indicator

Acest instrument permite analiza informational-decizionala a fluxurilor la nivel conceptual de prelucrare, pe care se transfera latura semantica intre indicatori. Schema de principiu a acestei matrice este urmatoarea:

O linie a matricei arata ca indicatorul de pe acea linie contribuie la formarea indicatorului propriu j de pe coloana. Pe coloana este reflectat modul de formare a indicatorului propriu j. Este o matrice de precedenta si se completeaza pe coloana, folosind lista indicatorilor, coloana "mod de formare". Valorile in matrice apar daca indicatorul participa la formarea indicatorului din coloana.

            Matricea informationala indicatori - decizii

Coloanele matricei indica gradul de fundamentare a deciziilor. Liniile matricei indica consumul de informatii la luarea unei decizii. Informatiile de pe linii se vor numi informatii de fundamentare. Matricea ilustreaza lista deciziilor si cerinta interna actuala de informatii. Din multimea informatiilor potentiale doar o parte sunt utile in luarea deciziilor. Aceasta formeaza cerinta interna efectiva. In matricea indicatori-decizii valorile de 0 si 1 au urmatoarele sensuri:

1, daca indicatorul Ii participa la fundamentarea deciziei Dj;

a_ij =   0, daca indicatorul Ii participa la fundamentarea deciziei Dj, dar nu face obiectul acesteia, sau indicatorul Ii nu participa la fundamentarea deciziei Dj, dar face obiectul acesteia.

            Matricea cerintei externe de informatii

Pentru evidentierea fluxurilor la nivel logic se elaboreaza matricea cerintei externe de informatii, care cuprinde toate informatiile necesare pentru compartimentele din sistem. Matricea permite identificare relatiilor existente intre doua compartimente (un furnizor si un beneficiar). De asemenea, permite identificarea multimii indicatorilor utilizati sau furnizati de un compartiment si gradul de fundamentare informationala a indicatorilor din compartimentul beneficiar, pe baza indicatorilor primiti de la compartimentul furnizor. Analiza fluxurilor la nivel logic scoate in evidenta inutilitatea unor informatii din baza informationala si din sistemul de prelucrare a informatiilor.

Schema de principiu a matricei cerintei externe este urmatoarea:

In cadranul I, un element A_ij ia valoarea 1 cand compartimentul j de pe coloana beneficiaza de indicatorul propriu I_i de pe linie si primeste valoarea -1 cand indicatorul propriu I_i de pe linie este derivat din alti indicatori proprii, care sunt continuti in documentele furnizate de compartimentul j de pe coloana. In aceste conditii, valorile de pe linie vor reprezenta multimea beneficiarilor indicatorului propriu, iar valorile de pe linie vor indica cine este furnizorul de informatie. Valorile de pe coloana reprezinta multimea indicatorilor proprii care au beneficiar compartimentul j, iar valorile de pe coloana vor indica cine este furnizorul indicatorilor proprii sistemului.

In cadranul al II-lea, un element A_kj primeste valoarea 1 daca compartimentul j de pe coloana beneficiaza de indicatorul extern k de pe linie, respectiv primeste valoarea -1, daca indicatorul extern k de pe linie este format pe baza unui document extern, care este furnizat de compartimentul j de pe coloana. In aceste conditii, valorile de pe linie vor reprezenta multimea beneficiarilor indicatorului extern k, iar valorile de pe linie vor indica multimea furnizorilor indicatorului extern k. Valorile de pe coloana reprezinta multimea indicatorilor externi k de care beneficiaza compartimentul j, iar valorile de pe coloana indica multimea indicatorilor externi k furnizati de compartimentul j.

La completarea matricei cerintei externe de informatii, pentru valorile se vor consulta Fisele documentelor, punctul 1, iar beneficiarii unui document vor fi beneficiari ai tuturor indicatorilor cuprinsi in acel document. Pe matrice se va marca cu 1 in dreptul indicatorului care apartine respectivului document, pe coloana corespunzatoare compartimentelor care sunt trecute drept beneficiare ale indicatorilor.

Pentru valorile se va consulta coloana Mod formare din Lista indicatorilor si apoi coloana Furnizori din Lista documentelor externe sau din Schema fluxurilor externe la nivel fizic. Pe matrice se va marca cu -1 coloana compartimentului corespunzatoare statiei informationale care a furnizat respectivul indicator. Indicatorii care nu au marcat cel putin un 1 in plus fata de marcajul de pe coloana corespunzatoare (sub)sistemului analizat (S1) nu au cerinta externa.

            Matricea modului de utilizare a indicatorilor

Matricea modului de utilizare a indicatorilor constituie un prim pas in directia evaluarii sistemului informational analizat. Pentru a construi aceasta matrice se folosesc matricea indicator - indicator, matricea indicator - decizii si matricea cerintei externe de informatii.

Pentru completarea coloanei SP se va consulta matricea indicator - indicator (pe linii) in care sunt reprezentate fluxurile conceptuale de prelucrare si se vor marca acei indicatori care sunt utili in procesul de prelucrare (transfera latura semantica). Pentru completarea coloanei SC se va consulta matricea indicator - decizii (pe linii) in care sunt reprezentate fluxurile conceptuale de conducere si se vor marca acei indicatori care participa la fundamentarea deciziilor. Pentru completarea coloanei CE se va consulta matricea cerintei externe in care sunt reprezentate fluxurile informationale la nivel logic si se vor marca acei indicatori care au cerinta externa de informatii.

In urma completarii matricei modului de utilizare a indicatorului se obtine o situatie care poate permite analiza indicatorilor. Astfel, in orice sistem informational, indicatorii se impart in indicatori utili si indicatori inutili. Indicatorii inutili sunt cei care in matricea modului de utilizare au liniile nule, cu semnificatia neapartenentei lor la vreun flux informational (vor fi notati cu I). In faza de reproiectare, indicatorii inutili vor fi eliminati din sistem. De cealalta parte sunt indicatorii utili, adica cei marcati pe coloana SC. Acestia reprezinta singurele informatii din sistem care participa direct la fundamentarea deciziilor si vor fi notati cu U.

Restul indicatorilor sunt considerati redundanti, continand informatii care si-au pierdut caracterul de noutate. Acestia se impart in indicatori repetati (apar de mai multe ori la acelasi beneficiar) - notati cu R, indicatori de verificare si control (sau indicatori de pret) - notati la analiza cu VC si indicatori de calcul (care apar in formule) - notati cu C.

            Evaluarea

Evaluarea unui sistem informational poate urmari doua obiective principale:

a)    stabilirea elementelor existente deja in sistem, care pot fi mentinute in aceeasi forma si cu acelasi continut si compatibilizarea acestora (elementele sistemului informational pot fi documente, indicatori, fluxuri informationale, decizii);

b)    identificarea si descrierea elementelor noi necesare sistemului care trebuie reproiectat.

In faza de evaluare a sistemului informational, echipa de analiza informational-decizionala va trebui sa ia in calcul mai multe aspecte specifice sistemului, care pot consta in logica generala de sistem, faptele de opinie (vezi Fisele documentelor, punctul 4), rezultatele modelelor de analiza si reprezentare a sistemului informational.

Pentru a usura activitatea echipei de analiza se poate apela la diverse instrumente, dintre care cel mai frecvent utilizat il reprezinta structura studiului de caz sau structura proiectului. Aceasta permite stabilirea de relatii de precedenta intre etapele activitatii de analiza informational-decizionala, astfel incat, la reproiectare, matricea proiectului va putea furniza informatii despre implicatiile oricarei modificari efectuate in sistemul informational.

            Reproiectarea

Etapa de reproiectare este consecinta directa a rezultatelor fazei de evaluare. Astfel, la reproiectare pot aparea urmatoarele situatii:

inlaturarea unor elemente din sistem;

modificarea formei si/sau continutului unor elemente;

modificarea unor fluxuri informationale.

Indiferent de natura activitatilor reclamate in etapa de reproiectare este indicat sa se lucreze cu matricea proiectului, pentru a nu se omite eventuale modificari in cadrul sistemului informational.